बाह्य डेटा का परिचय

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाओं का उपयोग करके आप करने के लिए अपनी SharePoint साइट बाह्य डेटा से कनेक्ट कर सकते हैं और उसे आपकी साइट के लिए नेटिव है तो इसका उपयोग। किसी बाहरी डेटा क्या है, इसे प्राप्त करने के स्थान और इसका उपयोग करने के तरीके के बारे में जानकारी का संग्रह है।

बाह्य डेटा का ओवरव्यू

अधिक जानकारी के लिए, बाह्य डेटा के बारे में सामग्री ढूँढनादेखें।

इस आलेख में

महत्वपूर्ण बात समझना

बाह्य डेटा का उपयोग क्यों?

तीन आवश्यक परिदृश्य

वहाँ तक पहुँचना बस आधा ही खेल है

आप भूमिका क्या है?

मूलसिद्धांत तय करना

अपना SharePoint परिवेश जानना

सही सॉफ़्टवेयर प्राप्त करना

सॉफ़्टवेयर को सही तरीके से सेटअप करना

अपने बाह्य डेटा को बुद्धिमानी के साथ चुनना

प्रदर्शन पर विचार करना

सुरक्षा को सर्वप्रथम रखना

सेट कॉर्नरस्टोन: बाह्य सामग्री प्रकार

SharePoint उत्पादों में बाह्य डेटा लाना

डेटा पढ़ना और बाह्य सूचियों में लिखना

सूचियों और लाइब्रेरीज़ के लिए बाहरी डेटा स्तंभ जोड़ें

व्यावसायिक डेटा वेब पार्ट्स के साथ समाधान बनाना

कोई प्रोफ़ाइल पृष्ठ, क्रिया या खोज में बाह्य डेटा का उपयोग करें

वर्कफ़्लोज़ में बाह्य डेटा का उपयोग करना

Office उत्पादों में बाह्य डेटा लाना

Excel में बाह्य डेटा का विश्लेषण करना

Word दस्तावेज़ों में बाह्य डेटा जोड़ना

Outlook में बाह्य डेटा सिंक्रनाइज़ करना

InfoPath प्रपत्रों के साथ बाह्य डेटा पहुँच एन्हांस करना

प्रकाशित Visio आरेखों में बाह्य डेटा जोड़ना

Access में बाह्य डेटा आयात और ताज़ा करना

महत्वपूर्ण बात समझना

बाह्य डेटा का उपयोग करने के कई कारण हैं. और किसी बाह्य डेटा पर आधारित व्यवसाय समाधान बनाने के लिए जब कोई छोटी टीम एक साथ कार्य करती है तो कठिन काम भी किए जा सकते हैं. यहाँ यह बताया गया है कि ऐसा अक्सर कब होता है और इसके द्वारा क्या परिणाम अर्जित किए जा सकते हैं.

बाह्य डेटा का उपयोग क्यों करें?

जैसे-जैसे आप अपनी व्यावसायिक गतिविधियों को बेहतर बनाने के लिए SharePoint उत्पादों का उपयोग करते हैं, तो आपको बाह्य डेटा शामिल करने की आवश्यकता हो सकती है, जैसे कि डेटाबेस, व्यावसायिक अनुप्रयोगों की श्रेणियाँ, और वेब सेवाएँ. लेकिन यह बाह्य डेटा अक्सर एक बाहरी दुनिया की तरह प्रतीत होता है जो कि केवल विशेषाधिकार प्राप्त लोगों तक ही प्रतिबंधित है, या जिस तक पहुँचना लगभग असंभव है. क्या कोई ऐसा तरीका है जिससे कि SharePoint उत्पादों, साथ ही साथ Office उत्पादों में भी इस बाह्य डेटा तक आसानी से पहुँचा जा सके, ताकि आप एक परिचित इंटरफ़ेस का लाभ उठा सकें और अपने व्यवसाय को अधिक उन्नत कर सकें?

व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ इन्हीं सब चीज़ों के लिए ही है. इसके द्वारा विभिन्न प्रकार के बाह्य डेटा तक एक सुरक्षित, प्रभावशाली, पढ़ने/लिखने की पहुँच सक्षम की जाती है. यह एक व्यापक फ़्रेमवर्क के माध्यम से होता है जो कि मानक उपयोगकर्ता और प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस प्रदान करता है. इसके अतिरिक्त, आप व्यावसायिक समाधानों की एक विस्तृत श्रेणी बना सकते हैं, कोड-नहीं, साधारण से मध्यम गतिविधियों के लिए SharePoint संयुक्त समाधान और उन्नत आवश्यकताओं के लिए कोड-आधारित समाधान, दोनों ही. उदाहरण के लिए, आप:

  • किसी बैक-एंड डेटाबेस में संग्रहीत कर्मचारी कार्मिक डेटा की SharePoint बाह्य सूची बना सकते हैं जिसे उपयोगकर्ता एक मूल SharePoint सूची के समान, पढ़ और लिख सकते हैं.

  • अपने संगठन के एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग (ERP) सिस्टम में अप-टू-डेट ग्राहक डेटा को Outlook संपर्कों के एक सेट के रूप में कनेक्ट कर सकते हैं और चाहें तो ऑफ़लाइन पहुँच भी प्रदान कर सकते हैं.

  • एक ईवेंट प्लानिंग समाधान बना सकते हैं जो कि एक नियंत्रित व्यावसायिक अनुप्रयोग की श्रेणी से लिंक है, लेकिन सभी के लिए देखने हेतु एक SharePoint कैलेंडर का उपयोग करता है.

  • एक अच्छे विज़ुअल उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के साथ Microsoft Silverlight अनुप्रयोग बनाएँ जो कि वेब से बाह्य डेटा के साथ कार्य करता है.

संक्षेप में, व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ आपको बाह्य डेटा से कनेक्ट करने, सहभागिता करने, और इसका मूल्य समझने देती है.

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तीन आवश्यक परिदृश्य

कुछ अधिक सुनना चाहते हैं? यहाँ आवश्यक समाधानों के तीन उदाहरण हैं जो कि व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ पर आधारित हैं.

मदद डेस्क    मदद डेस्क जो आंतरिक तकनीकी समर्थन प्रदान करता है, एक बड़ी एंटरप्राइज़ हैं। समर्थन अनुरोधों और तकनीकी समर्थन नॉलेज बेस किसी बाह्य डेटाबेस में संग्रहीत होते हैं, लेकिन पूर्ण रूप से किसी SharePoint साइट में बाह्य सूचियों और व्यावसायिक डेटा वेब पार्ट्स का उपयोग करके एकीकृत हो जाएँ। जानकारी कार्यकर्ता भी Microsoft Outlook 2013 में ऑनलाइन उनकी वर्तमान अनुरोध देख सकते हैं। तकनीकी समर्थन विशेषज्ञों असाइन किए गए उन्हें में Outlook 2013 ऑनलाइन और ऑफ़लाइन करने के लिए पहुँच अनुरोध देख सकते हैं। वर्कफ़्लोज़ समर्थन समस्याएँ प्रत्येक चरण के माध्यम से स्वचालित रूप से प्रबंधित करना: खोल रखा है, इसे असाइन किया गया, Escalated, हल किया गया और बंद है। प्रबंधक पर तकनीकी समर्थन टीम, उचित अनुमति के साथ, प्रत्येक समर्थन विशेषज्ञ, सबसे वर्तमान या गंभीर समस्याओं और प्रत्येक समर्थन विशेषज्ञ द्वारा किसी दिए गए समय अवधि के दौरान हैंडल किए जाते हैं समर्थन घटित की संख्या के लिए असाइन की गई समर्थन समस्याओं की संख्या को इंगित करने वाली मदद डेस्क रिपोर्ट्स प्रदर्शित डैशबोर्ड्स को देख सकते हैं। प्रबंधक भी डेटा करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करने और अधिक विस्तृत विश् लेषण और चार्ट्स के लिए Microsoft Excel 2013 निर्यात कर सकते हैं।

कलाकार ट्रैकर    किसी talent एजेंसी जिसमें कलाकार, उनकी संपर्क जानकारी, और कार्य-प्रदर्शन शेड्यूल की एक पूर्ण सूची शामिल है इसकी आंतरिक SharePoint टीम साइट में, अपने डेटाबेस का कलाकार एकीकृत होता है। Word दस्तावेज़ टेम्पलेट्स जनरेट किए गए हैं और नवीनतम कलाकार जानकारी के साथ स्वचालित रूप से भरा हुआ के रूप में रिकॉर्डिंग अनुबंधों पर। किसी वर्कफ़्लो प्रत्येक अनुबंध इसके विभिन्न चरणों के माध्यम से आपका मार्गदर्शन करता है। एजेंट्स नया कलाकार कोई बाह्य सूची के लिए किसी InfoPath प्रपत्र का उपयोग करके जोड़ सकते हैं। इस समाधान का उपयोग करके, talent एजेंट्स पास हमेशा जानकारी कि वे आस की आवश्यकता है, और वे परिचित Office उत्पादों का उपयोग करके कई मुख्य कार्य कर सकता है।

विक्रय डैशबोर्ड    किसी विक्रय डैशबोर्ड अनुप्रयोग विक्रय एसोसिएट्स विक्रय ऑर्डर्स और ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM) सिस्टम में प्रबंधित ग्राहक जानकारी को त्वरित रूप से ढूँढने में मदद करता है। उनके भूमिकाओं और संबंधित अनुमतियों के आधार पर, टीम के सदस्य विक्रय विश्लेषण जानकारी, अलग-अलग टीम सदस्यों के विक्रय कार्य-प्रदर्शन डेटा, विक्रय नेतृत्व, और किसी ग्राहक की संपर्क जानकारी और ऑर्डर देख सकते हैं। विक्रय पेशेवरों कर सकते हैं उनके दैनिक कैलेंडर्स देखना, करने के लिए उन्हें उनके प्रबंधकों द्वारा असाइन किए गए कार्यों को देखने, टीम के सदस्यों के साथ सहयोग करें, और उद्योग समाचार पढ़ें। कोई Visio आरेख विक्रय क्षेत्रों के प्रत्येक महीने के अनुसार विक्रय मानचित्र और आसानी से ताज़ा किए जाने वाले बैक-एंड डेटाबेस से लाइव डेटा शामिल है। किसी Word दस्तावेज़ का उपयोग करके, प्रबंधकों त्वरित रूप से मासिक बाह्य सिस्टम्स से डेटा को स्वचालित रूप से शामिल स्थिति रिपोर्ट्स लेखक कर सकते हैं।

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वहाँ तक पहुँचना तो बस आधा ही खेल है

व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ एक घने वृक्ष के समान है जिसके अंतर्गत कई SharePoint और Office सुविधाएँ होती हैं. लेकिन यह “ऑउट-ऑफ़-द-बॉक्स” कार्य नहीं करता क्योंकि प्रत्येक बाह्य डेटा अद्वितीय है और प्रत्येक संगठन की अपनी विशिष्ट आवश्यकताएँ हैं. एक बार जब आप आप, ऑन-प्रिमाइस या क्लाउड में, मूलसिद्धांत तय कर लें, तो आप बाह्य डेटा को SharePoint उत्पादों और Office उत्पादों में ला सकते हैं. बाह्य डेटा के साथ कार्य करते हुए, आप विशेष रूप से तीन भिन्न चरण पाएँगे:

मूलसिद्धांत चरण    इस चरण के दौरान आप की योजना बनाना, तैयार करें, और बाह्य डेटा पर पहुँच प्राप्त करने के तरीके को सेट करें। इसका अर्थ सामान्यत: एक व्यवस्थापक और कभी-कभी डेवलपर क्या हो जाने की आवश्यकता है, यह समझने के लिए के साथ निकटता से कार्य करना है। व्यावसायिक और सुरक्षित संग्रह सेवा का उपयोग करके, और संपूर्ण समाधान स्कोपिंग डेटा के लिए सुरक्षित पहुँच सुनिश्चित करना कि बाह्य डेटा स्रोत तैयार करना तकनीकी आवश्यकताएँ, महत्वपूर्ण लक्ष्यों की पहचान होते हैं। किसी pivotal लक्ष्य विस्तृत कनेक्शंस, मेटाडेटा और बाह्य डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए उपयोग किए गए अन्य जानकारी का पैकेज है जो किसी बाहरी सामग्री प्रकार, बना रहा है।

SharePoint चरण    एक बार मूलसिद्धांत रखे गए हैं, सतह में विभिन्न तरीकों से बाह्य सहित, SharePoint उत्पादों में बाह्य डेटा, बाह्य डेटा स्तंभ, व्यावसायिक डेटा वेब पार्ट्स, सूचीबद्ध करता है, अब आप कर सकते हैं वर्कफ़्लोज़, खोज परिणाम, प्रोफ़ाइल पृष्ठ, क्रियाएँ, SharePoint, और SharePoint घटक कोड-आधारित या समाधानों के लिए अनुप्रयोग।

Office चरण    एक बार जब आप SharePoint उत्पादों में बाह्य डेटा तक पहुँच बना लेते हैं, आप अब में विभिन्न प्रकार के Office उत्पाद (Excel, Word, Outlook, Visio, पहुँच और InfoPath सहित), डेटा को दिखा सकते हैं Office, और Office घटक कोड-आधारित, ऐड-इन्स या समाधानों के लिए अनुप्रयोग।

विकास के तीन चरण

आप इस आलेख में आगे इन चरणों में से प्रत्येक के बारे में अधिक विवरण पाएँगे.

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आपकी भूमिका क्या है?

बाह्य डेटा पर आधारित किसी समाधान को विकसित करना आमतौर पर एक टीम-कार्य होता है और आपके काम करने का तरीका आपकी भूमिका पर निर्भर करता है. निम्न आरेख द्वारा एक संपूर्ण विकास के जीवन चक्र में शामिल भूमिकाओं और समाधानों का एक उच्च-स्तरीय दृश्य दिखाया जाता है.

विकास जीवन चक्र भूमिकाएँ और कार्य

उपयोगकर्ता    SharePoint उत्पादों और Office उत्पादों का मूल क्षमताओं का उपयोग करके साधारण समाधान उपयोगकर्ताओं असेंबल। उदाहरण शामिल हैं:

  • एक बाह्य सूची बनाना, सूची के भिन्न दृश्य, और विभिन्न फ़िल्टर्स जोड़ना एवं सॉर्ट करना.

  • आगे के डेटा विश्लेषण के लिए बाह्य सूची को Excel 2013 पर निर्यात करना.

  • बाह्य डेटा के साथ ऑनलाइन और ऑफ़लाइन कार्य करने के लिए बाह्य सूची को Outlook 2013 के साथ कनेक्ट करना.

कुशल उपयोगकर्ता    कुशल उपयोगकर्ता व्यवसाय मध्यस्थ, बिना-कोड समाधान करने के लिए सरल बनाने और कितनी बार डेटाबेस सिस्टम्स और संगठन में संपूर्ण व्यावसायिक प्रक्रियाओं को समझने के लिए व्यवसाय विश्लेषक कौशल की आवश्यकता होती है। वे व्यवस्थापकों और डेवलपर्स, साथ ही करने के लिए व्यवसाय प्रबंधकों आवश्यकताएँ भी संचार और डिज़ाइनर्स शायद साइट। उदाहरण शामिल हैं:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013 के उपयोग से कोई बाह्य सामग्री प्रकार बनाना.

  • लाइब्रेरीज़ में बाह्य डेटा स्तंभ बनाना और स्तंभों को एक अनुकूलित Word टेम्पलेट में सामग्री नियंत्रणों से लिंक करना, जैसे कि कोई अनुबंध या इनवॉइस.

  • डिफ़ॉल्ट SharePoint सूची प्रपत्रों को बदलने के लिए InfoPath प्रपत्रों को अनुकूलित करना.

  • एक ऐसा वेब पेज डिज़ाइन करना जो कि एक जानकारी कार्यस्थान बनाने के लिए व्यावसायिक डेटा वेब पार्ट्स को उपयोगी रूप में कनेक्ट करता है.

  • एक Outlook-आधारित समाधान बनाना जो कि अनुकूलित प्रपत्र, दृश्य, रिबन आदेश, क्रियाएँ और कार्य पट्टियाँ प्रदान करता है.

  • एक वर्कफ़्लो बनाना जो कि बाह्य सूची डेटा का उपयोग करता है.

व्यवस्थापक    उपयोगकर्ता अनुमतियाँ और सुरक्षा घटकों के लिए बाह्य सामग्री प्रकार और बाह्य डेटाबेस सहित कई भिन्न SharePoint व्यवस्थापक प्रबंधित करें। एक महत्वपूर्ण गतिविधि के क्रेडेंशियल्स मैपिंग और श्रेष्ठ प्रमाणीकरण पद्धति निर्धारित करना कि सेट करने में सुरक्षित संग्रह सेवा लक्ष्य अनुप्रयोग, शामिल होता है। अन्य कार्रवाईयों के उदाहरण में शामिल हैं:

  • बाह्य डेटा पहुँच, अनुमतियों और क्वेरीज़ को प्रबंधित और सेटअप करना.

  • व्यावसायिक डेटा कनेक्टिविटी मेटाडेटा संग्रह से बाह्य सामग्री प्रकार आयात और निर्यात करना.

  • कस्टम प्रोफ़ाइल पृष्ठ, क्रियाएँ, और खोज परिणाम सेटअप करना.

डेवलपर्स    डेवलपर्स विभिन्न कस्टम समाधान की उस श्रेणी से लक्षित, पुन: उपयोग योग्य घटक उन्नत कोड-आधारित समाधान करने के लिए बनाएँ। उदाहरण शामिल हैं:

  • Microsoft Visual Studio में विकसित किए गए उन्नत बाह्य सामग्री प्रकार, जैसे कि जटिल पदानुक्रम डेटा का उपयोग करने वाले कस्टम फ़ील्ड प्रकार.

  • एकल BDC मॉडल में प्रस्तुत किया गया एकाधिक सेवाओं द्वारा समेकित डेटा.

  • पुनः उपयोग योग्य घटक, कस्टम वेब पार्ट्स, कस्टम वर्कफ़्लो गतिविधियाँ और कोड के -पीछे InfoPath प्रपत्र.

  • Outlook समाधानों के लिए कस्टम बाह्य डेटा पार्ट्स.

  • Microsoft Silverlight अनुप्रयोग और Office ऐड-इन्स.

  • ईवेंट फ़्रेमवर्क का उपयोग करके कस्टम सूचनाएँ.

  • प्रबंधित कोड का उपयोग करके कस्टम कनेक्शंस या समाधान.

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मूलसिद्धांत तय करना

चाहे आप किसी भी प्रकार का बाह्य डेटा समाधान बनाने का निर्णय लें, लेकिन आपको एक मज़बूत नींव रखनी होगी, जिसका अर्थ है कि: सही सॉफ़्टवेयर प्राप्त करना और उसका सेटअप करना, एक बाह्य डेटा स्रोत चुनना और तैयार करना, SharePoint सेवाएँ और खाते चालू करना, और एक बाह्य सामग्री प्रकार बनाना.

अपना SharePoint परिवेश जानना

जब आप किसी बाह्य डेटा समाधान का उपयोग करते हैं या उसे बनाते हैं, तो आपके SharePoint परिवेश के आधार पर सुविधाओं और कार्यक्षमता में भिन्नताएँ होती हैं जिनके बारे में आपको पता होना चाहिए:

  • ऑन-प्रिमाइस    यदि आप एक ऐसा समाधान जो में अपने उपयोगकर्ताओं और अपने समाधान पूरी तरह से पर-प्रिमाइस (फ़ायरवॉल के पीछे) हैं बनाते हैं, तो सभी व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ सुविधाएँ समर्थित हैं।

  • क्लाउड    यदि आप SharePoint Online (योजना 2, E3 और E4) में Office 365 का उपयोग कर रहे हैं, तो फिर सुविधाओं का एक सबसेट उपलब्ध नहीं हैं। उदाहरण के लिए, बाह्य सूचियाँ, व्यवसाय डेटा वेब पार्ट्स और ईवेंट फ़्रेमवर्क समर्थित हैं, लेकिन प्रोफ़ाइल पृष्ठ, क्रियाएँ, और कनेक्टर फ़्रेमवर्क नहीं हैं। Furthermore, आप केवल इन डेटा स्रोतों से कनेक्ट कर सकते हैं: WCF वेब सेवाएँ, OData और SQL Server Azure.

  • हाइब्रिड    यदि आपका संगठन पहले से ही उल्लेखनीय निवेशों में ऑन-प्रिमाइस डेटा स्रोतों, जैसे रेखा-का-व्यावसायिक अनुप्रयोगों और ERP सिस्टम्स हो सकती है। लेकिन आपके संगठन में जो कुछ कर्मचारी ऑन-प्रिमाइस हैं और कुछ क्लाउड में होते हैं हाइब्रिड SharePoint वातावरण में, यह भी हो सकते हैं। क्लाउड में उपयोगकर्ता किसी ऑन-प्रिमाइस डेटा स्रोत तक पहुँच प्राप्त कर सकते हैं ताकि किसी हाइब्रिड परिवेश में, आप भी किसी हाइब्रिड बाह्य डेटा समाधान बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ता एक व्यय रिपोर्ट किसी व्यवसाय यात्रा के दौरान पर SharePoint Online का उपयोग करके पूर्ण कर सकते हैं, और शुल्क हो सकते हैं किसी ऑन-प्रिमाइस SAP सिस्टम के साथ पुनर्संकलित करना तुरंत। आप किसी भी समर्थित ऑन-प्रिमाइस डेटा स्रोत से कनेक्ट कर सकते हैं लेकिन आप OData सेवाओं का उपयोग करना होगा और व्यापक विकास और कॉन्फ़िगरेशन की आवश्यकता हो सकती है।

सही सॉफ़्टवेयर प्राप्त करना

व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ (BCS) की सुविधाएँ भिन्न SharePoint संस्करणों में वितरित हैं. सही पसंद चुनने में मदद के लिए निम्न तालिका का उपयोग करें.

व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ सुविधा

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Standard)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint Online (SPO)
प्लान 2
(E3, E4)

टिप्पणियाँ

बाह्य सूची

बाह्य डेटा स्तंभ

व्यावसायिक डेटा कनेक्टिविटी सेवाएँ

SPO द्वारा केवल WCF और SQL Server Azure कनेक्टर्स का समर्थन किया जाता है

सुरक्षित संग्रह सेवा

SPO द्वारा केवल समूह क्रेडेंशियल्‍स का समर्थन किया जाता है

बाह्य डेटा खोज

प्रोफ़ाइल पृष्ठ

क्रियाएँ

व्यावसायिक डेटा वेब पार्ट्स

Office उत्पाद समर्थन

रिच क्लाइंट एक्सटेंशन्स *

अनुप्रयोग-स्कोप्ड BCS

कनेक्टर फ़्रेमवर्क

ईवेंट फ़्रेमवर्क

OData कनेक्टर

BCS OM APIs

हाइब्रिड (ऑन-प्रिमाइस पर SPO)

केवल OData कनेक्टर का उपयोग करते हुए

* Outlook कार्य फलक और प्रपत्र क्षेत्र में बाह्य डेटा प्रदर्शित करने के लिए प्रपत्र नियंत्रण और डेटा प्रदर्शित करने के लिए लेआउट्स शामिल होते हैं. केवल Microsoft Office Professional Plus 2013 में उपलब्ध.

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सॉफ़्टवेयर को सही प्रकार से सेटअप करना

आपके द्वारा सही सॉफ़्टवेयर स्थापित करने के बाद, सुनिश्चित करें कि आप इसे सही प्रकार से सेटअप करते हैं. विशेष रूप से:

बाह्य डेटा स्रोत तैयार करें    एक व्यवस्थापक एक खाता बनाएँ और सुनिश्चित करें कि सही लोगों के डेटा पर पहुँच प्राप्त है और डेटा में गलत हाथ समाप्त नहीं होता है कि करने के लिए डेटा स्रोत के लिए अनुमतियाँ प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है। किसी बाह्य डेटाबेस में, व्यवस्थापक भी बनाएँ विशिष्ट तालिकाओं, दृश्यों, क्वेरीज़, इत्यादि के लिए केवल क्या आवश्यकता है, परिणामों को सीमित करने के लिए और प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए कर सकते हैं।

सेवाएँ SharePoint कॉन्फ़िगर करना    एक व्यवस्थापक व्यवसाय डेटा कनेक्टिविटी सेवाएँ, सुरक्षित संग्रह सेवा, और Visio Services सक्रिय करना आवश्यक है।

सुरक्षित संग्रह सेवा कॉन्फ़िगर करना    एक व्यवस्थापक होना आवश्यक बाह्य डेटा स्रोत के लिए श्रेष्ठ पहुँच मोड को निर्धारित करना, एक लक्षित अनुप्रयोग बनाना और लक्ष्य अनुप्रयोग के लिए क्रेडेंशियल्स सेट करें।

व्यावसायिक डेटा कनेक्टिविटी सेवाएँ कॉन्फ़िगर करना    एक व्यवस्थापक यह सुनिश्चित करें कि उपयुक्त उपयोगकर्ताओं तक पहुँच प्राप्त करने के लिए बाह्य सूची पर आधारित है बाह्य सामग्री प्रकार और बाह्य सामग्री प्रकार बनाता है जो उपयोगकर्ताओं की अनुमति को व्यावसायिक डेटा कनेक्टिविटी (BDC) मेटाडेटा संग्रह करने के लिए है, जिन्हें करना होगा।

सुनिश्चित करें कि Office उत्पाद उपयोग करने के लिए तैयार हैं    Office उत्पादों के साथ बाह्य डेटा को सिंक्रनाइज़ करने के लिए, आप Windows 7 या बाद के संस्करण और निम्न नि: शुल्क सॉफ़्टवेयर उत्पादों, SQL Server संकुचित 4.0, .NET Framework 4, और WCF Data Services 5.0 OData V3 के लिए प्रत्येक क्लाइंट कंप्यूटर पर (यदि आवश्यक हो, तो आपको स्वचालित रूप से सॉफ़्टवेयर डाउनलोड करने के लिए संकेत दिया जाता) होनी चाहिए। Office स्थापना विकल्प भी, यह सुनिश्चित करने, व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ सक्षम है (यह डिफ़ॉल्ट है)। यह विकल्प व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ क्लाइंट निम्न करता है जो रनटाइम स्थापित करता है: कैश और बाह्य डेटा के साथ सिंक्रनाइज़ करता, व्यावसायिक डेटा मानचित्र बाह्य सामग्री प्रकारों के लिए, Office उत्पादों में बाह्य आइटम पिकर प्रदर्शित करता है, और कस्टम समाधान Office उत्पादों के अंदर चलाता है।

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अपने बाह्य डेटा को बुद्धिमानी के साथ चुनना

डेटाबेसेज़, एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग (ERP) सिस्टम्स, OData और उन्नत कनेक्टर्स सहित आप कई तरह के बाह्य डेटा स्रोतों के साथ कार्य कर सकते हैं.

डेटाबेसेज़    संगठनों और सभी आकृतियाँ और आकारों का कंपनियों उनके दैनिक कार्रवाइयों के लिए डेटाबेस पर निर्भर है। डेटाबेसेज़ विभिन्न प्रकार के डेटा प्रकार पाठ, संख्याएँ, छवियाँ और दस्तावेज़ सहित शामिल करते हैं, और वित्तीय, उत्पादन, बीमा सहित कई उद्देश् यों, और कंपनी डेटा-चलित वेब साइट्स हैं। सामान्य समर्थित डेटाबेसेज़ को शामिल करें: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 और कोई भी डेटाबेस के साथ OLE DB या ODBC इंटरफ़ेस मानकों का पालन करता है।

ERP सिस्टम्स    ERP सिस्टम्स पंक्ति-का-व्यावसायिक डेटा और प्रक्रियाओं को एक संपूर्ण संगठन में एकीकृत और कई की मूलभूत गतिविधियाँ की किसी भी व्यवसाय शामिल करने के लिए:

व्यावसायिक फ़ंक्शन

व्यावसायिक प्रक्रिया

वित्त और लेखांकन

सामान्य लेजर, देनदारी और लेनदारी, रोकड़ प्रबंधन, अचल संपत्ति और बजट बनाना

मानव संसाधन

पेरोल, परीक्षण, लाभ, सेवानिवृत्ति, भर्ती, और विविधता प्रबंधन.

ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM)

विक्रय और विपणन, कमीशन, सेवा, ग्राहक संपर्क और कॉल सेंटर समर्थन.

उत्पादन

अभियांत्रिकी, सामग्री बिल, वर्क ऑर्डर, शेड्यूलिंग, वर्कफ़्लो प्रबंधन, गुणवत्ता नियंत्रण और उत्पाद जीवनचक्र प्रबंधन.

आपूर्ति श्रृंखला

मालसूची, ऑर्डर प्रविष्टि, खरीदना, योजना बनाना, निरीक्षण, और दावा संसाधन.

प्रोजेक्ट प्रबंधन

लागत निर्धारण, बिलिंग, समय और व्यय, प्रदर्शन इकाई और गतिविधि प्रबंधन.

सामान्य समर्थित ERP सिस्टम्स हैं SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel और JD Edwards.

OData    Open Data protocol (OData) शेष-आधारित मानक (पोस्ट) बनाएँ, पढ़ें (प्राप्त करें), अद्यतन (रखें), और वेब सेवाओं पर पहुँच प्राप्त वाली हटाएँ (Delete) कार्रवाइयों के लिए प्रदान करता है। OData का ODBC और OLE DB के वेब-आधारित समकक्ष के रूप में सोचें। डेटा XML या JavaScript ऑब्जेक्ट नोटेशन (JSON) स्वरूप में किसी भी एक लौटाई जाती है। सामान्य OData स्रोत परिचित वेब साइट्स शामिल है (जैसे कि Amazon, E-स्थल, Azure डेटा बाज़ार और Netflix), डेटाबेसेज़ और सम अन्य SharePoint साइट्स।

उन्नत कनेक्टर्स    अन्य डेटा स्रोतों के लिए, एक डेवलपर निम्न करके उन्नत बाह्य डेटा पहुँच प्रदान कर सकते हैं:

  • ADO.NET का उपयोग करके, जो कि एक ADO.NET प्रदाता के साथ किसी भी डेटा स्रोत के लिए पहुँच सक्षम करता है.

  • WCF और Web सेवाओं का उपयोग करके, जो कि वेब सेवाओं और Windows Communication Foundation (WCF) के लिए पहुँच सक्षम करता है.

  • .NET Connectivity Assemblies का उपयोग करके, जो कि ADO.NET प्रदाता या Web सेवा के अनुपलब्ध होने पर डेटा स्रोतों के लिए पहुँच सक्षम करता है.

  • असमर्थित स्वामित्व डेटा प्रकारों को समर्थित .NET डेटा प्रकारों में कनवर्ट करना.

  • कस्टम डेटा कनेक्शन, स्थानांतरण पद्धतियों और कनेक्टर स्थापना की आवश्यकता सहित अक्सर परिवर्तित होने वाली डेटा संरचनाओं के साथ बड़े-पैमाने पर डेटा स्रोतों के लिए कस्टम समाधान बनाना.

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प्रदर्शन पर विचार करना

किसी भी व्यावसायिक समाधान में प्रदर्शन पर अवश्य ही विचार किया जाना चाहिए, और बाह्य डेटा कोई अपवाद नहीं है. सौभाग्य से, व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ को कई तरह की प्रदर्शन समस्याओं और चिंता से मुक्त करने के लिए डिज़ाइन किया गया है. सामन्य रूप से, SharePoint उत्पादों के लिए आवश्यक स्मृति और प्रोसेसिंग संसाधनों को कम करने में मदद के लिए डेटा पुनर्प्राप्ति, पेजिंग, फ़िल्टरिंग, और सॉर्टिंग को बाह्य डेटा स्रोत पर ऑफ़लोड किया गया है.

साथ ही, व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ में सर्वर (व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ कैश) और क्लाइंट कंप्यूटर्स (व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ क्लाइंट रनटाइम कैश) दोनों ही पर अंतर्निहित कैश है और हो सकता है कि बाह्य डेटा सिस्टम से सबसे नवीनतम मान सीधे ही प्रदर्शित न हों. हालाँकि, अपने उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं और अपने द्वारा बनाए गए समाधानों के आधार पर आप ताज़ा करने के अंतराल समायोजित कर सकते हैं. सभी उपयोगकर्ताओं को सीधे ही अप-टू-डेट डेटा देखने की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन यदि उन्हें है, तो वे यह कार्य कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, बाह्य सूची या Outlook संपर्क फ़ोल्डर को ताज़ा कर सकते हैं.

क्लाइंट कंप्यूटर पर ऑफ़लाइन कार्य करने की क्षमता का अर्थ यह भी है कि उपयोगकर्ताओं द्वारा बाह्य डेटा से कनेक्ट हुए बिना विस्तृत कार्य किया जा सकता है, लेकिन याद रखें कि जब वे वापस ऑनलाइन होते हैं, तो सही प्रकार से डेटा का अद्यतन और संकलन किया जाता है.

संपूर्ण रूप से, इन प्रदर्शन सुविधाओं द्वारा किसी SharePoint Web पृष्ठ और किसी Office उत्पाद में बाह्य डेटा की डिस्प्ले, ताज़ा करने, और डेटा कार्रवाइयों की गति बढ़ाने में मदद मिलती है.

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सुरक्षा को सर्वप्रथम रखना

यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है कि एक बाह्य डेटा समाधान सुरक्षित हो क्योंकि डेटा अक्सर व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण होता है और गलत उपयोगकर्ताओं द्वारा देखा या परिवर्तित नहीं किया जाना चाहिए. साथ ही, डेटा को सुरक्षित करने के कई तरीके हैं और आप चाहते हैं कि आपका समाधान एकदम साधारण हो और साथ ही साथ सुरक्षित भी. सौभाग्य से, जटिलता को कम करने के उपाय हैं, मुख्य तौर पर सुरक्षित संग्रह सेवा का उपयोग करें.

संक्षिप्त में, आपके बाह्य डेटा को सुरक्षित करने में दो मूल प्रश्नों के उत्तर की आवश्यकता है:

आप कौन हैं?    इसे प्रमाणीकरण भी कहा जाता है और यह आपके क्रेडेंशियल्‍स (आपका उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड) प्राप्त करते हुए आपकी पहचान सत्यापित करने का एक तरीका है.

आपको क्या करने की अनुमति है?    इसे प्राधिकरण कहा जाता है और यह आपको दी गई अनुमतियों की सूची प्राप्त करते हुए आपके द्वारा डेटा के प्रत्येक आइटम पर किए जा सकने वाले कार्यों को निर्धारित करने की प्रक्रिया है.

सबसे पहले, व्यवस्थापक द्वारा बाह्य डेटा स्रोत के लिए श्रेष्ठ पहुँच मोड निर्धारित करने में मदद की जाती है. ध्यान दें कि किसी ऐसे बाह्य डेटा हेतु जिसके लिए वर्तमान उपयोगकर्ता के पास एक भिन्न खाता है, व्यवसाय समाधानों द्वारा पहुँच प्रमाणित करना एक सामान्य बात है. लेकिन भिन्न क्रेडेंशियल्‍स के अंतर्गत लॉग इन करना जटिल और पेचीदा हो सकता है. सुरक्षित संग्रह सेवा द्वारा क्रेडेंशियल्‍स का संग्रहण और उनकी मैपिंग करते हुए इससे बचा जाता है. इससे केवल एक बार लॉग इन करते हुए किसी बाह्य डेटा स्रोत का उपयोग करना आसान हो जाता है.

उदाहरण के लिए, यदि आप क्रेडेंशियल्‍स के किसी एक सेट के साथ अपनी SharePoint साइट में लॉग इन हैं, लेकिन क्रेडेंशियल्‍स के दूसरे सेट का उपयोग करने वाले किसी Siebel अनुप्रयोग पर आधारित एक बाह्य सूची तक पहुँचना चाहते हैं, तो व्यवस्थापक द्वारा सुरक्षित संग्रह सेवा को क्रेडेंशियल्‍स के दोनों सेट स्वचालित रूप से मैप करने के लिए सेट किया जा सकता है ताकि आपको फिर से लॉग इन करने की आवश्यकता न हो.

सुरक्षित संग्रह सेवा द्वारा प्रसिद्ध "डबल हॉप" समस्या प्रबंधित करने में भी मदद मिलती है, जिसमें प्रत्येक प्रमाणीकरण के लिए दो कंप्यूटर्स के बीच एक “हॉप” की आवश्यकता होती है, जिसे अनदेखा किया जा सकता है, जब तक कि इससे बचने के कदम न उठाए जाएँ.

डबल हॉप समस्या का हल कैसे निकलता है

आगे, एक व्यवस्थापक द्वारा अनुमतियों के आधार पर सुरक्षा की कई परत बनाई जाती हैं, किसी किले के चारो ओर कतारबद्ध सैनिकों के समान, ताकि निम्न के लिए उपयुक्त प्रमाणीकरण और पहुँच सुनिश्चित हो सके:

  • बाह्य डेटाबेस या सिस्टम में डेटा.

  • व्यावसायिक डेटा कनेक्टिविटी मेटाडेटा संग्रह में बाह्य सामग्री प्रकार.

  • बाह्य सूची या बाह्य डेटा स्तंभ.

अंत में, एक व्यवस्थापक द्वारा एन्क्रिप्शन के माध्यम से सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत जोड़ी जा सकती है. यदि आपका बाह्य डेटा समाधान भी Office अनुप्रयोगों का उपयोग करता है, तो एक व्यवस्थापक द्वारा Windows एन्क्रिप्टिंग फ़ाइल सिस्टम का उपयोग करके व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ क्लाइंट रनटाइम कैश को सुरक्षित रखा जा सकता है. कुछ बाह्य डेटा स्रोत भी डेटा एन्क्रिप्ट करने के तरीके प्रदान करते हैं.

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कॉर्नरस्टोन: बाह्य सामग्री प्रकार को सेट करना

बाह्य सामग्री प्रकार किसी भी बाह्य डेटा समाधान के ठीक केंद्र में हैं. वे आपके और बाह्य डेटा स्रोत के बीच एक ब्रोकर के समान हैं. एक विशेष बाह्य सामग्री प्रकार, जानकारी का एक व्यवस्थित पैकेज है जिसमें निम्न शामिल है:

  • डेटा स्रोत की कनेक्शन जानकारी, जैसे कि स्थान, नाम, और प्रमाणित मोड्स.

  • तालिका, फ़ील्ड्स, प्राथमिक और बाहरी कुंजियाँ, मान्यताएँ, और डेटा प्रकार (जिसे मेटाडेटा भी कहा जाता है) की परिभाषा.

  • आपके द्वारा की जा सकने वाली डेटा कार्रवाइयाँ, जैसे कि बनाएँ, पढ़ें, अद्यतन करें, हटाएँ, और क्वेरी (जिसे CRUDQ भी कहा जाता है).

  • अन्य जानकारी और व्यवहार, जैसे कि मैप किए गए Office डेटा प्रकार या ऑफ़लाइन सिंक्रनाइज़ेशन सक्षम करना.

  • विभिन्न फ़िलटर्स, जो कि प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए डेटा क्वेरी करते हैं और परिणामों और सीमाओं को अलग करने में मदद करते हैं.

  • उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस में बाह्य डेटा पुनर्पाप्त करने के लिए बाह्य सामग्री पिकर हेतु उपयोग पहचान फ़ील्ड और प्रदर्शन स्तंभ.

  • प्राथमिक और बाहरी कुंजियों पर आधारित दो संबंधित तालिकाओं जैसे कि ऑर्डर्स और ग्राहक के बीच संबद्धता.

एक निष्ठावान उपयोगकर्ता द्वारा बाह्य सामग्री प्रकार को निर्धारित किया जाता है और इसलिए बाह्य डेटा के साथ कार्य करने की स्वाभाविक जटिलता से अन्य उपयोगकर्ताओं की रक्षा की जाती है. इसके अतिरिक्त यह सब जानकारी एक विशेष BDCM फ़ाइल (.bdcm) में, XML स्वरूप में सहेजी गई है, और व्यावसायिक डेटा कनेक्टिविटी मेटाडेटा संग्रह में संग्रहीत की गई है. इस दृष्टिकोण द्वारा भिन्न साइट्स में बाह्य सामग्री प्रकार का रखरखाव करना, अद्यतन करना, सुरक्षा करना, और पुनः उपयोग करना आसान हो जाता है. उदाहरण के लिए, आप किसी फ़ाइल को विकास से उत्पादन परिवेश में परिनियोजित करने या अन्य साइट संग्रहों के साथ साझा करने के लिए आसानी से निर्यात और आयात कर सकते हैं.

वैसे, आपके निष्ठावान उपयोगकर्ता को XML में विशेषज्ञ होने की आवश्यकता नहीं है. बाह्य सामग्री प्रकार बनाने में मदद के लिए, पसंद के दो उपकरण हैं:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    आप कर सकते हैं निर्धारित करना और घोषणात्मक का एक तरीका में बाह्य सामग्री प्रकार अद्यतन करें और फिर इसे व्यावसायिक डेटा कनेक्टिविटी मेटाडेटा स्टोर पर प्रकाशित करें।

  • Microsoft Visual Studio 2012    अपने बाह्य डेटा जटिल है या SharePoint Designer 2013द्वारा समर्थित नहीं है, तो आप कर सकते हैं अपनी XML मॉडल बनाने के लिए विज़ुअल (जो Intellisense प्रदान करता है) स् टूडियो में XML संपादक का उपयोग करें, या किसी .NET कनेक्टिविटी कस्टम बैक-एंड एकीकरण तर्क .NET Framework के माध्यम से उपलब्ध कराता है जो असेंबली बनाने के लिए Visual Studio बाह्य सामग्री प्रकार Designer का उपयोग करें।

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SharePoint उत्पादों में बाह्य डेटा लाना

अब जब आपने अपने बाह्य डेटा के लिए एक सक्षक्त और सुरक्षित नींव तैयार कर ली है, तो यहाँ बताया गया है कि आप SharePoint उत्पादों में इसके साथ क्या कर सकते हैं.

बाह्य सूचियों में डेटा पढ़ना और लिखना

बाह्य डेटा पर आधारित SharePoint समाधानों के लिए बाह्य सूची एक मुख्य बिल्डिंग ब्लॉक है. आप SharePoint सूची उपयोग करने के समान परिचित अनुभव के साथ बाह्य डेटा को पढ़ और लिख सकते हैं. बाह्य सूची काफी हद तक एक मूल सूची के समान ही दिखती है और कार्य करती है, लेकिन व्यवहार में कुछ भिन्नताएँ है. उदाहरण के लिए, आप दृश्य बना सकते हैं और सूत्रों के साथ परिकलित मानों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन फ़ाइलें अनुलग्न नहीं कर सकते या संस्करण ट्रैक नहीं कर सकते.

आप SharePoint Designer 2013 के उपयोग द्वारा बाह्य सूची भी बना सकते हैं.

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सूचियों और लाइब्रेरीज़ में बाह्य डेटा स्तंभ जोड़ना

आप एक मूल सूची या लाइब्रेरी में बाह्य डेटा स्तंभों को अन्य स्तंभों के साथ संयुक्त कर सकते हैं. क्योंकि एक बाह्य डेटा स्तंभ को एक मूल सूची या लाइब्रेरी के साथ जोड़ा गया है, सभी संबंधित सूची या लाइब्रेरी सुविधाएँ कार्य करती हैं, जिनमें संस्करण बनाना, अनुमोदन करना, चेक-इन और चेक-आउट करना और फ़ाइल अनुलग्नक शामिल हैं.

मान लें कि आपने एक ऐसी चित्र लाइब्रेरी बनाई है जिसमें आपके संगठन द्वारा बेचे जाने वाले उत्पादों के फ़ोटो शामिल हैं. आप लाइब्रेरी में एक बाह्य डेटा स्तंभ जोड़ सकते हैं जो कि एक बाह्य डेटाबेस से उत्पाद नाम, उत्पाद कोड और वर्तमान मूल्य तक पहुँच प्राप्त करता है. क्योंकि आपके कंपनी के नियम और प्रक्रियाओं द्वारा उत्पाद जानकारी में किसी भी तरह के परिवर्तन केवल डेटाबेस सिस्टम के माध्यम से किए जाने चाहिए, जब आप बाह्य सामग्री प्रकार बनाते हैं तो निर्दिष्ट करते हैं कि बाह्य डेटा केवल-पढ़ने के लिए है. लेकिन अब आपके संगठन में अधिक लोगों द्वारा सभी सामान्य उत्पाद जानकारी को एकसाथ एक ही लाइब्रेरी दृश्य में आसानी से देखा जा सकता है.

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व्यावसायिक डेटा वेब पार्ट्स के साथ समाधान बनाना

व्यावसायिक डेटा वेब पार्ट्स को एक बाह्य सूची के डेटा के साथ कार्य करने के लिए डिज़ाइन किया गया है और आप एक साइट कार्यस्थान या डैशबोर्ड बनाने के लिए इन वेब पार्ट्स को उपयोगी तरीकों से संयोजित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप सूची और आइटम वेब पार्ट्स को कनेक्ट कर सकते हैं ताकि जब आप सूची वेब पार्ट में एक व्यय रिपोर्ट आइटम का चयन करें, जैसे कि गुरुवार का खर्च, तो आइटम वेब पार्ट में आइटम विवरण प्रदर्शित किए जाएँ, जैसे कि होटल, यात्रा और भोजन के खर्च.

निम्न तालिका द्वारा संक्षिप्त में प्रत्येक व्यावसायिक डेटा वेब पार्ट को सारांशित किया गया है.

वेब पार्ट

वर्णन

व्यावसायिक डेटा सूची

बाह्य सूची से आइटम्स की एक सूची प्रदर्शित की जाती है.

व्यावसायिक डेटा आइटम

बाह्य सूची से एक या अधिक आइटम प्रदर्शित किए जाते हैं.

व्यावसायिक डेटा क्रियाएँ

बाह्य सूची से एक क्रिया प्रदर्शित की जाती है.

व्यावसायिक डेटा कनेक्टिविटी फ़िल्टर

बाह्य सूची से मानों की एक सूची का उपयोग करते हुए कनेक्ट किए गए व्यावसायिक डेटा वेब पार्ट को फ़िल्टर किया जाता है.

व्यावसायिक डेटा आइटम बिल्डर

एक URL क्वेरी स्ट्रिंग में पैरामीटर्स से व्यावसायिक डेटा आइटम बनाता है और इसे अन्य व्यावसायिक डेटा वेब पार्ट्स को प्रदान करता है.

व्यावसायिक डेटा संबंधित सूची

बाह्य सूची से किसी पैरेंट आइटम से संबंधित चाइल्ड आइटम्स की एक सूची प्रदर्शित करता है.

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प्रोफ़ाइल पृष्ठ, क्रिया या किसी खोज में बाह्य डेटा का उपयोग करना

प्रोफ़ाइल पृष्ठ, क्रियाएँ, और खोज निकटतम-संबंधित सुविधाएँ हैं.

प्रोफ़ाइल पृष्ठ

डिफ़ॉल्ट रूप से, व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ द्वारा स्वचालित रूप से बाह्य सामग्री प्रकार पर आधारित एक प्रोफ़ाइल पृष्ठ बनाया जाता है. प्रोफ़ाइल पृष्ठ एक ऐसा वेब पेज है जो कि बाह्य डेटा की एकल पंक्ति से जानकारी प्रदर्शित करता है, एक ID फ़ील्ड पर आधारित, जैसे कि किसी विशिष्ट ग्राहक के बारे में सभी व्यक्तिगत फ़ील्ड्स.

डिफ़ॉल्ट प्रोफ़ाइल पृष्ठ वास्तव में एक वेब पृष्ठ है जिसमें व्यावसायिक डेटा आइटम बिल्डर और व्यावसायिक डेटा आइटम वेब पार्ट्स एक दूसरे से कनेक्ट किए गए होते हैं. आइटम बिल्डर वेब पार्ट द्वारा प्रोफ़ाइल पृष्ठ, उदाहरण के लिए http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, के URL क्वेरी स्ट्रिंग पैरामीटर का विश्लेषण किया जाता है और CustID मान को डेटा आइटम वेब पार्ट में भेजा जाता है, जो कि तब सभी संगत ग्राहक फ़ील्ड्स को प्रदर्शित करता है.

आप कस्टम जानकारी दिखाने के लिए अपना स्वंय का प्रोफ़ाइल पृष्ठ बना सकते हैं, या किसी व्यवस्थापक द्वारा आपके लिए प्रोफ़ाइल पृष्ठ अनुकूलित किया जा सकता है.

क्रियाएँ

आप चाहें तो कुछ उपयोगी करने के लिए प्रोफ़ाइल पृष्ठ पर आधारित एक क्रिया कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप एक ऐसी क्रिया बना सकते हैं जिसके द्वारा ग्राहक का स्थान देखने या दिशाएँ प्राप्त करने के लिए ग्राहक के बारे में पता जानकारी को Bing मैप्स के साथ संयोजित किया जाता है. आप या तो प्रोफ़ाइल पृष्ठ के URL क्वेरी स्ट्रिंग पैरामीटर पर आधारित या किसी कस्टम कोड के माध्यम से क्रिया बना सकते हैं. या, एक डेवलपर द्वारा कस्टम कोड लिखे जा सकते हैं जिससे कि आप एक बैक-एंड डेटाबेस में कर्मचारी जानकारी अद्यतन करने में सक्षम होते हैं.

डिफ़ॉल्ट रूप से, जब आप व्यावसायिक डेटा क्रियाएँ या व्यावसायिक डेटा सूची वेब पार्ट में प्रोफ़ाइल देखें क्रिया आदेश पर क्लिक करते हैं तो आप एक क्रिया का उपयोग करते हैं. एक बाह्य डेटा स्तंभ का उपयोग करते समय, आप एक मेनू आदेश से भी क्रिया चला सकते हैं.

खोजें

अंत में यदि आप चाहते हैं, तो एक व्यवस्थापक द्वारा बाह्य डेटा की खोज सक्षम की जा सकती है. बाह्य डेटा को आंतरिक SharePoint डेटा ही की तरह क्रॉल और इंडेक्स किया जा सकता है, लेकिन सुरक्षा काट-छाँट के साथ ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि केवल उपयुक्त उपयोगकर्ता ही क्लिक कर सकते हैं और वे खोज परिणाम देख सकते हैं, जो कि प्रोफ़ाइल पृष्ठ का उपयोग करके प्रदर्शित किए गए हैं.

SharePoint खोज को बाह्य डेटा सिस्टम्स में एकीकृत करके, उपयोगकर्ता वे डेटा ढूँढ सकते हैं जिसका पता लगाने में वे अन्यथा सक्षम नहीं होंगे. उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ग्राहक द्वारा कार्य किए जाने वाली कंपनी जानते हैं, लेकिन उनका नाम भूल गए हैं, तो आप ग्राहक के प्रोफ़ाइल पृष्ठ को ढूँढने में मदद के लिए कंपनी नाम द्वारा खोज कर सकते हैं.

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वर्कफ़्लोज़ में बाह्य डेटा का उपयोग करना

वर्कफ़्लोज़ द्वारा किसी SharePoint सूची, लाइब्रेरी या साइट पर आधारित व्यवसाय प्रक्रियाओं का मॉडल बनाने और उन्हें स्वचालित करने के लिए शक्तिशाली उपकरण प्रदान किया जाता है. ये व्यवसाय प्रक्रियाएँ किसी एक अनुमोदनकर्ता के साथ दस्तावेज़ अनुमोदन प्रक्रिया के समान ही साधारण हो सकती हैं, या किसी संरचित व्यवसाय प्रक्रिया की तरह जटिल हो सकती हैं. हालाँकि आप सीधे ही किसी वर्कफ़्लो को बाह्य सूची से संबद्ध नहीं कर सकते हैं, आप निम्न बना सकते हैं:

मूल सूची वर्कफ़्लोज़    मूल सूची के साथ संबद्ध कोई वर्कफ़्लो जो पढ़ता है या सूची आइटम बनाएँ, अद्यतन सूची आइटम, और सूची आइटम हटाएँ क्रिया का उपयोग करके कोई बाह्य सूची से डेटा का अद्यतन करता है। उदाहरण के लिए, मूल सूची या लाइब्रेरी आइटम में परिवर्तन जब भी आप किसी बाह्य सूची आइटम का अद्यतन कर सकते हैं। बाह्य सूचियों, जैसे कि वर्कफ़्लो चर सेट करें किसी बाह्य सूची फ़ील्ड को संशोधित करने के साथ, आप अन्य क्रियाएँ का उपयोग कर सकते हैं। आप किसी बाह्य सूची आइटम किसी गंतव्य के रूप में कार्य प्रक्रिया के लिए का उपयोग भी कर सकते हैं, लेकिन लिंक कार्य करने के लिए बाह्य सूची आइटम के लिए कोई शीर्षक प्रदर्शित नहीं करता है।

साइट वर्कफ़्लोज़    साइट वर्कफ़्लोज़ प्रारंभ करने के लिए किसी ईवेंट ट्रिगर की आवश्यकता नहीं है और मैन्युअल रूप से प्रारंभ किया जा सकता है। अनधिकृत पहुँच को रोकने के लिए, बाह्य सूचियाँ हमेशा पहुँच वर्कफ़्लोज़ प्रतिरूपण का उपयोग करता है जो यहाँ तक कि कोई प्रमाणीकरण मोड के साथ किसी सेवा खाते में चलाएँ।

ईवेंट्स    डेवलपर में बाह्य डेटा स्रोत को ट्रिगर ईवेंट्स बना सकते हैं और ये ईवेंट्स को प्रतिसाद दे चेतावनियाँ उपयोगकर्ता बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप किसी ग्राहक खाते के लिए बाहरी डेटा स्रोत में उस कर्मचारी के लिए असाइन किया गया है, जब किसी कर्मचारी के लिए किसी ईमेल संदेश भेजने के लिए किसी SharePoint वर्कफ़्लो का उपयोग कर सकते हैं।

प्रदर्शन कारणों से, बाह्य सूची में स्तंभों की एक छोटी संख्या पढ़ना, या बाह्य सूची में आइटम्स की एक छोटी संख्या बनाना, अद्यतन करना या हटाना अच्छा अभ्यास है.

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Office उत्पादों में बाह्य डेटा लाना

अब जब आप SharePoint उत्पादों में डेटा को ले आए हैं, तो यहाँ यह बताया गया है कि आप Office उत्पादों में इसके साथ क्या कर सकते हैं.

Excel में बाह्य डेटा का विश्लेषण करना

आप किसी बाह्य सूची से Excel 2013 पर डेटा निर्यात कर सकते हैं और डेटा को सिंक्रनाइज़्ड रख सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप बाह्य सूची में उत्पाद मालसूची को बनाए रखना चाह सकते हैं, ताकि साझा करना और अद्यतन करना आसान हो, लेकिन Excel 2013 में आवधिक मालसूची का विश्लेषण भी करें. Excel 2013 में निर्यात किए जाने वाले बाह्य डेटा को वर्तमान बाह्य सूची दृश्य, बाह्य सामग्री प्रकार पर और बाह्य सूची में परिभाषित फ़िल्टर्स और SharePoint साइट की भाषा सेटिंग्स के द्वारा निर्धारित किया जाता है.

जब आप किसी बाह्य सूची को निर्यात करते हैं, तो वेब क्वेरी फ़ाइल पर आधारित बाह्य सूची से डेटा कनेक्शन वाली एक Excel तालिका बनाई जाती है. Excel तालिका में SharePoint सूची में किए गए अधिक परिवर्तनों को देखने के लिए, आप डेटा को ताज़ा कर सकते हैं. ध्यान दें कि आप बाह्य डेटा के स्रोत में परिवर्तन नहीं कर सकते हैं और Excel में ताज़ा करने की एक कार्रवाई से Excel में आपके द्वारा किए गए सभी परिवर्तनों को अधिलेखित किया जाएगा.

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Word दस्तावेज़ों में बाह्य डेटा जोड़ना

दस्तावेज़ लाइब्रेरी में बाह्य डेटा स्तंभ और सामग्री नियंत्रणों के साथ एक Word टेम्पलेट जोड़कर, आप एक Microsoft Word 2013 संरचित दस्तावेज़ में सटीक, अप-टू-डेट डेटा दर्ज करना आसान और प्रभावी भी बना सकते हैं.

माने लें कि आपके पास एक दस्तावेज़ लाइब्रेरी है जिसमें ग्राहक अनुबंध शामिल हैं. हालाँकि, आपकी सभी ग्राहक जानकारी का रखरखाव एक व्यावसायिक अनुप्रयोग की श्रेणी में किया जाता है, जैसे कि SAP. आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी में ग्राहक के अनुबंध ट्रैक कर सकते हैं, लेकिन सुनिश्चित करें कि संबंधित ग्राहक जानकारी अप-टू-डेट है और अनावश्यक रूप से डुप्लिकेट नहीं की गई है. इसका तरीका यहाँ बताया गया है:

  • सबसे पहले, उपयुक्त ग्राहक नाम, कंपनी नाम, और संपर्क लाइब्रेरी में प्रत्येक अनुबंध के साथ संग्रहीत टेलीफ़ोन नंबर को संबद्ध करने के लिए लाइब्रेरी में बाह्य डेटा स्तंभ जोड़ें.

  • फिर, एक ऐसा Word टेम्पलेट बनाएँ कि जिसमें ग्राहक अनुबंध बॉयलरप्लेट पाठ और ग्राहक नाम दर्ज करने के लिए सामग्री नियंत्रण, कंपनी नाम और टेलीफ़ोन नंबर हो. सही ग्राहक जानकारी को स्वचालित रूप से प्रदर्शित और पुनर्प्राप्त करके Word 2013 आपको सही जानकारी दर्ज करने या अद्यतन करने में मदद के लिए बाह्य आइटम पिकर का उपयोग करेगा.

  • अंत में, आपके द्वारा प्रत्येक बार एक अनुबंध बनाए जाने, ग्राहक डेटा दर्ज किए जाने, और अनुबंध को वापस लाइब्रेरी में सहेजे जाने पर ग्राहक डेटा मानों को संगत डेटा स्तंभों पर अवनत किया जाएगा.

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Outlook में बाह्य डेटा सिंक्रनाइज़ करना

यदि एक बाह्य सूची में ग्राहक, कार्य, अपॉइंटमेंट्स या पोस्ट्स शामिल हैं, तो आप सूची को Outlook 2013 के साथ कनेक्ट कर सकते हैं. कनेक्ट किए जाने पर, आप परिचित Outlook उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस का उपयोग करते हुए डेटा को देख, संपादित और मुद्रित कर सकते हैं. यदि डेटा संपर्क जानकारी है, जैसे कि ग्राहक, तो आप चाहें तो उन्हें कॉल भी कर सकते हैं, उन्हें ई-मेल संदेश भेज सकते हैं और मीटिंग अनुरोध बना सकते हैं.

डेटा का सिंक्रनाइज़ेशन दो-तरफ़ा या द्वि-दिशात्मक है. Outlook 2013 में किए गए परिवर्तन स्वचालित रूप से बाह्य डेटा स्रोत के साथ सिंक्रनाइज़ किए जाते हैं. बाह्य डेटा स्रोत में किए गए परिवर्तन Outlook 2013 के आइटम्स के साथ स्वचालित रूप से सिंक्रनाइज़ किए जाते हैं, हालाँकि एक ताज़ा करने की कार्रवाई की आवश्यकता हो सकती है.

डिफ़ॉल्ट रूप से, डेटा को स्वचालित रूप से प्रत्येक छह घंटे पर ताज़ा किया जाता है, लेकिन यह मान परिवर्तित हो सकता है. यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप वर्तमान डेटा को बाह्य डेटा स्रोत से देख रहे हैं, फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और फिर DB परिवर्तन सिंक्रनाइज़ करें पर क्लिक करें.

जब आप बाह्य सामग्री प्रकार बनाते हैं, तो निम्न कार्य करें:

  • यदि आप ऑफ़लाइन पहुँच चाहते हैं, तो ऑफ़लाइन सिंक्रनाइज़ करें समर्थन को सक्षम करें.

  • Office आइटम प्रकार फ़ील्ड को निम्न में से किसी एक पर सेट करें: संपर्क, अपॉइंटमेंट, कार्य या पोस्ट.

  • ग्राहक का पहला नाम, ग्राहक का अंतिम नाम, ग्राहक का पता, और ग्राहक फ़ोन जैसे बाह्य सामग्री प्रकार में व्यक्तिगत फ़ील्ड्स को उनकी संगत Outlook आइटम प्रकार फ़ील्ड में मैप करें, जैसे कि संपर्क का प्रथम नाम, अंतिम नाम, व्यवसाय पता और व्यवसाय फ़ोन.

इसके अतिरिक्त, डेवलपर द्वारा लिखे गए कुछ कोड के साथ, आप एक Outlook समाधान बना सकते हैं जो कि निम्न कार्य करता है:

  • उपयोगकर्ताओं को बाह्य डेटा प्रस्तुत करने के लिए मूल या कस्टम डेटा पार्ट्स को कस्टम कार्य पट्टियों में दिखाएँ.

  • कस्टम क्रियाएँ करने के लिए कस्टम रिबन आदेश शामिल करें.

  • बाह्य डेटा के विशिष्ट स्तंभ प्रदर्शित करने के लिए एक कस्टम दृश्य बनाएँ.

  • बाह्य डेटा प्रस्तुत करने के लिए कस्टम प्रपत्र क्षेत्र बनाएँ.

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InfoPath प्रपत्रों के साथ बाह्य डेटा पहुँच एन्हांस करना

बाह्य डेटा के साथ उपयोग करने के लिए Microsoft InfoPath 2013 के उपयोगी होने के कई कारण हैं:

जटिल डेटा प्रकारों के साथ कार्य करना    बाह्य डेटा की एक फ़ील्ड पदानुक्रमिक है, तो कोई पता फ़ील्ड जैसे स्ट्रीट, शहर और पोस्टल कोड के रूप में subfields, जिसमें फिर आप इस फ़ील्ड में कोई बाह्य सूची के लिए SharePoint प्रपत्र के साथ कार्य नहीं कर सकते हैं, और वास् तव में इसे नहीं भी बनाया जाता है। हालाँकि, यदि आप SharePoint प्रपत्र बनाएँ और InfoPath 2013का उपयोग करके फ़ील्ड्स का अद्यतन करने के लिए कोई InfoPath प्रपत्र के लिए कनवर्ट कर सकते हैं।

किसी बाह्य आइटम पिकर नियंत्रण को एम्बेड करना    आप कर सकते हैं खींचें और किसी InfoPath प्रपत्र पर बाह्य आइटम पिकर नियंत्रण छोड़ें, इसे किसी द्वितीयक डेटा स्रोत के रूप में बाह्य सूची के लिए लिंक और इसे एक अद्वितीय फ़ील्ड, जैसे किसी ग्राहक नाम या उत्पाद id पर आधारित किसी आइटम का चयन करने के लिए किसी उपयोगकर्ता के लिए आसान बनाने

इसके अतिरिक्त, यदि आप ग्राहक और ऑर्डर जैसे बाह्य सामग्री प्रकारों और ग्राहक ID जैसी बाहरी कुंजी रखने वाली किसी बाह्य सूची के लिए InfoPath प्रपत्र हेतु कोई संबद्धता सेट अप करते हैं, तो प्रपत्र में बाह्य आइटम पिकर नियंत्रण भी स्वचालित रूप से जोड़ दिया जाता है. इससे उपयोगकर्ता ऑर्डर्स के साथ कार्य करके अपने इच्छित ग्राहक आसानी से ढूँढने में सक्षम हो जाते हैं.

किसी प्रपत्र के एकाधिक दृश्य बनाना    कभी-कभी, आप विशेष रूप से कई फ़ील्ड्स और बाह्य सूची हैं या SharePoint प्रपत्र प्रभावी नहीं है, तो अपने बाह्य डेटा के एकाधिक दृश्य प्राप्त करने के लिए प्रपत्र चाह सकते हैं। एकाधिक दृश्यों भी लेखन में उपयोगी होते हैं-एक बार परिदृश्य जहाँ बाह्य सिस्टम की अनुमति नहीं बनाए जाने के बाद किसी फ़ील्ड का अद्यतन करना। ऐसे मामलों में, आप दो दृश्यों, और अन्य अद्यतन कार्रवाई के लिए बनाएँ कार्रवाई के लिए एक बना सकते हैं।

नियमों को जोड़ना या कोड-पीछे प्रपत्रों के लिए    आप घोषणात्मक नियम या कोड-पीछे प्रपत्र अतिरिक्त व्यापार तर्क, जैसे कि सत्यापन और परिकलन निष्पादित करने के लिए जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप किसी देश/क्षेत्र कोड एक नियम का उपयोग करके मान्य है, या यूएस पोस्टल कोड किसी वेब सेवा का उपयोग करके मान्य है यह सुनिश्चित कर सकते हैं।

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प्रकाशित Visio आरेखों में बाह्य डेटा जोड़ना

Microsoft Visio 2013 का उपयोग करके, आप बाहरी सूची के डेटा को किसी आरेख और इसकी आकृतियों पर लिंक कर सकते हैं. फिर आप इस आरेख को किसी SharePoint दस्तावेज़ लाइब्रेरी पर एक सहभागी वेब आरेखण के रूप में प्रकाशित कर सकते हैं ताकि उपयोगकर्ता आरेख को प्रदर्शित कर सकें और संबद्ध बाह्य डेटा देख सकें. डेटा की पंक्तियों को आपके आरेखण में आकृतियों से लिंक करने के तीन तरीके हैं. आप मौजूदा आकृतियों में एक बार में एक पंक्ति लिंक कर सकते हैं, आप स्वचालित रूप से पंक्तियों को आकृति पर लिंक कर सकते हैं, या आप डेटा से आकृतियाँ बना सकते हैं.

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Access में बाह्य डेटा आयात और ताज़ा करना

Microsoft Access 2013 सभी प्रकार के डेटा के लिए एक लैंडिंग पैड है और बाह्य डेटा कोई अपवाद नहीं है. आप अपने क्लाइंट कंप्यूटर पर अपने Access डेटाबेस में एक बाह्य सूची आयात कर सकते हैं और डेटा का समय-समय पर अद्यतन कर सकते हैं. डेटा केवल-पढ़ने के लिए है.

अमुसरण करने के मूल चरण हैं:

  1. बाह्य सामग्री प्रकार को SharePoint Designer 2013 या सीधे ही व्यावसायिक डेटा कनेक्टिविटी मेटाडेटा संग्रह से BDCM फ़ाइल के रूप में निर्यात करें.

  2. Access 2013 में, BDCM फ़ाइल का उपयोग करते हुए एक वेब सेवा डेटा कनेक्शन बनाएँ.

  3. Access 2013 में, वेब सेवा डेटा कनेक्शन पर आधारित एक लिंक की गई तालिका बनाएँ.

ध्यान दें कि इस स्थिति में, जब आप डेटा को ताज़ा करते हैं तो व्यावसायिक कनेक्टिविटी सेवाएँ क्लाइंट रनटाइम कैश को बाह्य सूची के साथ सिंक्रनाइज़ करने के लिए उपयोग नहीं किया जाता है.

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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