फ़ाइलों को चेक-आउट करना आवश्यक करने के लिए किसी साइट लाइब्रेरी को कॉन्फ़िगर करना

कुछ संगठन ऐसी आवश्यकता स्थापित करते हैं कि फ़ाइल संपादित किए जाने से पहले उनका चेक आउट होना आवश्यक है. यह आवश्यकता एकाधिक उपयोगकर्ताओं को एक दूसरे की फ़ाइलों में परिवर्तनों को अधिलेखित करने से रोकता है और फ़ाइलों में वर्ज़निंग के सक्षम होने पर स्पष्ट संस्करण इतिहास प्रदान करते हैं.

आप क्या जानना चाहते हैं?

क्या होता है जब साइट लाइब्रेरी के पास चेक-आउट आवश्यकता होती है?

मैं किस तरह, चेक-आउट करना आवश्यक करने के लिए साइट लाइब्रेरी को कॉन्फ़िगर करूँ?

मैं किस तरह साइट लाइब्रेरी से चेक-आउट आवश्यकता निकालूँ?

क्या होता है जब साइट लाइब्रेरी के पास चेक-आउट आवश्यकता होती है?

दस्तावेज़ सहयोग को नियंत्रित करने का एक तरीका फ़ाइलों का चेक-आउट आवश्यक करना है, विशेष रूप से तब जब एकाधिक उपयोगकर्ताओं की लाइब्रेरी तक पहुँच हो. यदि आपके पास चेक आउट की गई फ़ाइल है, तो आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि अन्य लोग उसे अधिलेखित नहीं कर सकते हैं. हालाँकि, आप अन्य लोगों को नवीनतम परिवर्तन देखने या उनको परि‍वर्तन करने से भी रोकते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप तुरंत फ़ाइलों को वापस चेक इन करें.

महत्वपूर्ण: यदि लोग लाइब्रेरी में दस्तावेज़ों पर सह-लेखन करने की योजना बनाते हैं, तो अपनी साइट लाइब्रेरी को, चेक आउट आवश्यक करने के लिए कॉन्फ़िगर नहीं करें. आवश्यक चेक आउट के प्रभाव में होने पर लोग एक साथ दस्तावेज़ों पर कार्य नहीं कर सकते.

जब आप उस लाइब्रेरी में काम करते हैं जहाँ फ़ाइल का चेक-आउट होना आवश्यक है, तो यह मददगार है यदि आप अपनी क्रियाओं का प्रभाव समझते हैं.

यदि आप ऐसा करते हैं…

तो यह होता है…

साइट लाइब्रेरी पर फ़ाइल बनाएँ या जोड़ें

फ़ाइल प्रारंभ में आपके लिए चेक आउट की जाती है. इससे पहले दूसरे इसे देखें या इसके साथ कार्य करें आपका लाइब्रेरी में इसे चेक इन करना आवश्यक है.

संपादन के लिए फ़ाइल खोलें

फ़ाइल स्वचालित रूप से आपके लिए चेक आउट हो जाती है जब आप <application name>में संपादित करें पर क्लिक करते हैं. संदेश बॉक्स आपको चेतावनी देता है कि आप फ़ाइल को चेक आउट करने ही वाले हैं और आपको इसे अपनी स्थानीय प्रारूप फ़ोल्डर में संपादित करने का अवसर प्रदान करता है.

SharePoint फ़ाइल चेक-आउट संदेश

चेक-आउट के बाद, फ़ाइल चिह्न एक नीचे इंगित करते हए हरे तीर TBD से कवर किया गया होता है, जो इंगित करता है कि फ़ाइल अब चेक आउट है. जब आप फ़ाइल चेक आउट किए हुए होते हैं, तो कोई भी फ़ाइल परिवर्तित नहीं कर सकता और कोई भी आपके परिवर्तन नहीं देख सकता.

फ़ाइल के बारे में जानकारी में परिवर्तन करें (गुण)

यदि फ़ाइल पहले से आपके लिए चेक आउट नहीं है, तो आपको उसके गुणों में परिवर्तन करने के लिए पहले उसे चेक आउट करना आवश्यक है जैसे इसका शीर्षक, लेखक का नाम, नियत दिनांक, शब्द संख्या इत्यादि. आपके द्वारा किए गए परिवर्तन तब तक प्रभावी नहीं होगें जब तक आप फ़ाइल वापस चेक इन न कर लें.

किसी और के द्वारा चेक आउट कि गई फ़ाइल को खोलने का प्रयास करें

चेक आउट और चेक इन विकल्प अनुपलब्ध हैं. आप किसी और के द्वारा चेक आउट कि गई फ़ाइल को चेक आउट नहीं कर सकते हैं. यदि आप ऐसा करने का प्रयास करते हैं, तो एक संदेश आपको बताएगा कि फ़ाइल कि‍सी और के द्वारा चेक आउट है.

आपको यह बताने वाला संदेश कि फ़ाइल कि‍सी और के द्वारा अवरोधित है

हालाँकि, फ़ाइल चिह्न पर जाकर आप पता लगा सकते हैं, कि फ़ाइल किस के पास है. जिसने चेक आउट किया है उस व्यक्ति का नाम टूल टिप में प्रदर्शित होता है.

टूल टिप जो चेक आउट फ़ाइल चिह्न के नीचे प्रकट होता है. यह उपयोगकर्ता को फ़ाइल नाम और इसे किस ने चेक आउट किया है जानने देता है.

यदि आपको फ़ाइल कि जल्दी आवश्यकता है, तो आप इसे चेक इन करने का अनुरोध करने हेतु उस व्यक्ति से संपर्क कर सकते हैं.

फ़ाइल चेक इन करें

आपके द्वारा किए गए परिवर्तनों के बारे में टिप्पणी दर्ज करने के लिए आपको संकेत दिया जाता है. यदि आपकी लाइब्रेरी संस्करणों को ट्रैक करती है, तो आपकी टिप्पणी, संस्करण इतिहास का भाग बन जाती है. यदि दोनों प्रमुख और लघु संस्करणों को ट्रैक किया जाता है, तो आपको यह चुनने के लिए संकेत दिया जाता है कि आप किस प्रकार का संस्करण चेक इन कर रहे हैं. वर्ज़निंग के बारे में अधिक जानकारी के लिए इस आलेख के यह भी देखें अनुभाग में देखें.

लंबे समय के लिए फ़ाइल को चेक आउट रखें

जब तक आप इसे चेक आउट किए रहते हैं, कोई भी आपके परिवर्तनों को नहीं देख सकता या फ़ाइल संपादित नहीं कर सकता. यद्यपि परिवर्तनों को करने के दौरान यह मददगार होता है, पर साथ ही यह दूसरों को भी उनको असाइन किए गए कार्य करने से रोक सकता है. आपके द्वारा फ़ाइल को चेक आउट करने के बाद जितनी जल्दी संभव हो सके फ़ाइल को वापस चेक इन करना अच्छा व्यावसायिक अभ्यास और सामान्य शिष्टाचार है. कुछ परिस्थितियों में, हो सकता है कि व्यवस्थापक फ़ाइल चेक इन करने को बाध्य करे.

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मैं किस तरह, चेक-आउट करना आवश्यक करने के लिए साइट लाइब्रेरी को कॉन्फ़िगर करूँ?

केवल वह लोग जिनके पास पूर्ण नियंत्रण या डिज़ाइन अनुमतियाँ है वही फ़ाइलों को चेक-आउट करना आवश्यक करने के लिए लाइब्रेरीज़ सेटअप कर सकते हैं.

फ़ाइलों को चेक-आउट करना आवश्यक करने के लिए

  1. उस लाइब्रेरी पर नेविगेट करें जिस में आपने कार्य करने कि योजना बनाई है. यदि त्वरित लॉन्च फलक पर लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री पर क्लिक करें, और फिर अपनी लाइब्रेरी का नाम चयन करें.

  2. रिबन पर, लाइब्रेरी उपकरण समूह में, लाइब्रेरी टैब पर क्लिक करें.

  3. लाइब्रेरी सेटिंग्स पर क्लिक करें SharePoint फ़ाउंडेशन लाइब्रेरी रिबन पर लाइब्रेरी सेटिंग्स बटन .

  4. लाइब्रेरी सेटिंग्स पृष्ठ पर, सामान्य सेटिंग्स के अंतर्गत, वर्ज़निंग सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  5. चेक आउट आवश्यक अनुभाग में, दस्तावेज़ों को संपादित करने से पहले चेक आउट करना आवश्यक है? प्रश्न के अंतर्गत, हाँ का चयन करें.

  6. संवाद बॉक्स बंद करने के लिए ठीक पर क्लिक करें और लाइब्रेरी सेटिंग्स पृष्ठ पर वापस आएँ.

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मैं किस तरह साइट लाइब्रेरी से चेक-आउट आवश्यकता निकालूँ?

यदि, कुछ समय के बाद, आपका संगठन निर्धारित करता है कि चेक-आउट आवश्यक करना वास्तव में जरूरी नहीं है, यदि आपके पास पूर्ण नियंत्रण है या डिज़ाइन अनुमतियाँ है, तो आप आवश्यकता निकाल सकते हैं.

फ़ाइलों को चेक-आउट करने की आवश्यकता को निकालने के लिए

  1. उस लाइब्रेरी पर नेविगेट करें जिस में आपने कार्य करने कि योजना बनाई है. यदि त्वरित लॉन्च फलक पर लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री पर क्लिक करें, और फिर अपनी लाइब्रेरी का नाम चयन करें.

  2. रिबन पर, लाइब्रेरी उपकरण समूह में, लाइब्रेरी टैब पर क्लिक करें.

  3. लाइब्रेरी सेटिंग्स पर क्लिक करें SharePoint फ़ाउंडेशन लाइब्रेरी रिबन पर लाइब्रेरी सेटिंग्स बटन .

  4. लाइब्रेरी सेटिंग्स पृष्ठ पर, सामान्य सेटिंग्स के अंतर्गत, वर्ज़निंग सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  5. चेक आउट आवश्यक अनुभाग में, दस्तावेज़ों को संपादित करने से पहले चेक आउट करना आवश्यक है? प्रश्न के अंतर्गत, नहीं का चयन करें.

  6. संवाद बॉक्स बंद करने के लिए ठीक पर क्लिक करें और लाइब्रेरी सेटिंग्स पृष्ठ पर वापस आएँ.

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