प्रभावी प्रस्तुति निर्माण और वितरण की युक्तियाँ

इस आलेख में

प्रभावी प्रस्तुति निर्माण की युक्तियाँ

प्रभावी प्रस्तुति के वितरण की युक्तियाँ

प्रभावी प्रस्तुति निर्माण की युक्तियाँ

युक्ति

विवरण

स्लाइड्‍स की संख्या कम करें.

संदेश को स्पष्ट बनाए रखने और अपने दर्शकों का ध्यान और रूचि बनाए रखने के लिए, अपनी प्रस्तुति में स्लाइड्‍स की संख्या न्यूनतम रखें.

ऐसी फ़ॉन्ट शैली चुनें, जिसे आपके दर्शक दूर से पढ़ सकें.

सही फ़ॉन्ट शैली, जैसे Helvetica या Arial चुनने से आपके संदेश को समझने में मदद मिलती है. सँकरे फ़ॉन्ट्‍स, जैसे Arial Narrow से बचें और फ़ैन्सी किनारों वाले फ़ॉन्ट्‍स, जैसे Times से बचें.

अपनी प्रस्तुति में पहले से डिज़ाइन किए गए विषयवस्तु फ़ॉन्ट्स के उपयोग के बारे में और जानने के लिए, विषयवस्तुओं, त्वरित शैलियों, कक्ष शैलियों और पृष्ठभूमि शैलियों के बारे में संपूर्ण जानकारी देखें.

ऐसा फ़ॉन्ट आकार चुनें, जिसे आपके दर्शक दूर से पढ़ सकें.

सही फ़ॉन्ट आकार चुनने से आपके संदेश को समझने में मदद मिलती है.

नोट: निम्न माप आपके कंप्यूटर स्क्रीन पर फ़ॉन्ट के आकार को दर्शाते हैं, न कि पूर्ण स्क्रीन मोड में आपके दर्शकों के लिए स्क्रीन पर दिखाई देने वाला आकार. पूर्ण स्क्रीन मोड को सक्षम करने के लिए, दृश्य टैब पर, प्रस्तुति दृश्य समूह में, स्लाइड शो क्लिक करें.

  • एक-इंच वाले वर्ण 10 फ़ीट से पढ़ने योग्य होते हैं.

  • दो-इंच वाले वर्ण 20 फ़ीट से पढ़ने योग्य होते हैं.

  • तीन-इंच वाले वर्ण 30 फ़ीट से पढ़ने योग्य होते हैं.

अपनी प्रस्तुति में पहले से डिज़ाइन किए गए विषयवस्तु फ़ॉन्ट्स के उपयोग करने के बारे में अधिक जानने के लिए, विषयवस्तुओं, त्वरित शैलियों, कक्ष शैलियों और पृष्ठभूमि शैलियों के बारे में संपूर्ण जानकारी देखें.

बुलेट बिंदुओं या छोटे वाक्यों का उपयोग करके अपना पाठ सरल बनाए रखें.

बुलेट्‍स या छोटे वाक्यों का उपयोग करें और प्रत्येक को एक पंक्ति में रखने का प्रयास करें; अर्थात्, पाठ रैप किए बिना.

आपको चाहिए कि आपके दर्शक स्क्रीन पर पढ़ने के बजाय, आपके द्वारा प्रस्तुत की जाने वाली जानकारी सुनें.

कुछ प्रोजेक्टर किनारों पर स्लाइड्‍स काट देते हैं, अतः लंबे वाक्य कट सकते हैं.

पंक्ति में शब्द संख्या कम करने में मदद के लिए आप "a" और "the" जैसे आर्टिकल निकाल सकते हैं.

अपने संदेश संप्रेषण में मदद के लिए आर्ट का उपयोग करें.

अपनी बात कहने में मदद के लिए ग्राफ़िक्स का उपयोग करें. हालाँकि, स्लाइड में बहुत अधिक ग्राफ़िक्स जोड़कर अपने दर्शकों को न उबाएँ.

चार्ट और ग्राफ़ को समझाने के लिए लेबल बनाएँ.

चार्ट या ग्राफ़ को समझने योग्य बनाने में लेबल तत्वों के लिए केवल आवश्यक पाठ का उपयोग करें.

स्लाइड पृष्ठभूमियाँ उत्तम बनाएँ और उन्हें संगत रखें.

आकर्षक, सुसंगत टेम्पलेट या विषयवस्तु चुनें, जो आँखों को बहुत अधिक बाँध कर न रखे. आप पृष्ठभूमि या डिज़ाइन के द्वारा आपके संदेश से ध्यान हटाना नहीं चाहेंगे.

विषयवस्तुओं का उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, दस्तावेज़ विषयवस्तु लागू करें या अनुकूलित करें देखें.

पृष्ठभूमि रंग और पाठ रंग के बीच उच्च कंट्रास्ट का उपयोग करें.

विषयवस्तु अपने आप हल्के रंग की पृष्ठभूमि को गहरे रंग वाले पाठ के साथ या हल्के रंग के पाठ को गहरे रंग की पृष्ठभूमि के साथ कंट्रास्ट सेट कर देती है.

देखने में आँखों को अच्छा लगने वाले कंट्रास्ट स्तर को अपने आप सेट करने हेतु विषयवस्तुओं का उपयोग करने के बारे में और जानने के लिए, विषयवस्तुओं, त्वरित शैलियों, कक्ष शैलियों और पृष्ठभूमि शैलियों के बारे में संपूर्ण जानकारी देखें.

वर्तनी और व्याकरण की जाँच करें.

अपने दर्शकों का ध्यान आकर्षित करने और उसे कायम रखने के लिए, अपनी प्रस्तुति में वर्तनी और व्याकरण को हमेशा जाँचें.

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प्रभावी प्रस्तुति के वितरण की युक्तियाँ

युक्ति

विवरण

समय से पहले दिखाएँ और सत्यापित करें कि आपके उपकरण सही ढंग से कार्य कर रहे हैं.

सुनिश्चित करें कि सभी उपकरण कनेक्टेड हैं और चल रहे हैं.

ऐसा न मानें कि आपकी प्रस्तुति दूसरे कंप्यूटर पर बढ़िया कार्य करेगी.

डिस्क विफलता, सॉफ़्टवेयर संस्करण का मेल न खाना, डिस्क स्थान की कमी, न्यून स्मृति और कई अन्य कारक प्रस्तुति को बिगाड़ सकते हैं.

जिस कंप्यूटर पर आप अपनी प्रस्तुति देने की योजना बना रहे हैं, यदि वह आपका नहीं है, तो सुनिश्चित करें कि उस पर पर्याप्त डिस्क स्थान है, जिससे आपको CD से प्रस्तुत न करना पड़े.

स्क्रीन सेवर्स बंद करें, और सुनिश्चित करें कि आपके पास उचित फ़ाइलें और आवश्यक सॉफ़्टवेयर के संस्करण हैं, जिसमें Microsoft Office PowerPoint शामिल है.

सभी फ़ाइलों की CD या नेटवर्क ड्राइव पर प्रतिलिपि बनाने पर वे उचित रूप में हैं, यह सुनिश्चित करने और उन्हें अपने प्रस्तुति स्थान पर ले जाने के लिए, CD, नेटवर्क या स्थानीय डिस्क ड्राइव में प्रस्तुति की प्रतिलिपि बनाएँ देखें.

सत्यापित करें कि प्रोजेक्टर का रिज़ॉल्यूशन उस कंप्यूटर के समान है, जिस पर आपने अपनी प्रस्तुति बनाई.

यदि रिज़ॉल्यूशन मेल नहीं खाते, तो हो सकता है कि आपकी स्लाइड्‍स कट जाए या अन्य प्रदर्शन समस्याएँ आ सकती हैं.

अपना स्क्रीन सेवर बंद करें.

अपने दर्शकों का ध्यान अपनी प्रस्तुति की सामग्री पर केंद्रित करें.

वास्तविक प्रस्तुति देने से पहले प्रोजेक्शन स्क्रीन पर सभी रंगों की जाँच करें.

आपके मॉनिटर पर दिखाई देने वाले रंग प्रोजेक्ट करने पर भिन्न दिखाई दे सकते हैं.

अपने दर्शकों को समापन तक प्रश्न पूछने से रूकने के लिए कहें.

प्रश्न इस बात के सूचक हैं कि लोग आपके विषय और प्रस्तुति कौशल में दिलचस्पी ले रहे हैं. किंतु यदि आप प्रस्तुति के समापन तक प्रश्नों को रोकें, तो आपकी बिना किसी बाधा के सामग्री प्रस्तुत कर पाएँगे. साथ ही, समय से पूर्व प्रश्नों के उत्तर प्रायः आगामी स्लाइड्‍स और कमेंटरी में मिल जाते हैं.

बिना कारण सूचक हिलाने से बचें.

जब आप सूचक का उपयोग न कर रहे हों, तो माउस से अपना हाथ हटा लें. यह आपको अनजाने में सूचक को हिलाने से रोकने में मदद करता है, जो ध्यान भंग करने वाला हो सकता है.

प्रस्तुति को न पढ़ें.

प्रस्तुति देने का अभ्यास करें, ताकि आप बुलेट बिंदुओं से ही बता सकें. दर्शकों के लिए पाठ पूरा संदेश दे इसके बजाय वह प्रस्तुतकर्ता के लिए संकेत होना चाहिए.

समय पर कायम रहें.

यदि आपने अपनी प्रस्तुति के लिए निश्चित समय निर्धारित कर रखा है, तो उससे आगे न बढ़ें. यदि कोई समय सीमा निश्चित न हो, तो लोग आपकी प्रस्तुति में दिलचस्पी ले रहे हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए अधिक समय न लेकर कम समय लें.

अपने दर्शकों के व्यवहार पर निगरानी रखें.

हर बार प्रस्तुति देते समय अपने दर्शकों के व्यवहार पर निगरानी रखें, यदि आप अपनी स्लाइड्‍स पर फ़ोकस करने वाले लोगों का निरीक्षण करते हैं, तो बहुत स्लाइड्स अधिक डेटा वाली या दूसरी तरह से भ्रमित करने या ध्यान भंग करने वाली हो सकती हैं. अपनी भविष्य की प्रस्तुतियों में सुधार लाने के लिए सीखी गई जानकारी का उपयोग करें.

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