प्रपत्र लायब्रेरी बनाना

प्रपत्र लाइब्रेरी आपको जानकारी एकत्र करने में उपयोग किए जाने वाले XML-आधारित प्रपत्रों को साझा करने और ट्रैक करने के लिए एक सरल तरीका प्रदान करता है. उदाहरण के लिए, आप अपनी टीम के व्यय रिपोर्ट प्रपत्र के लिए एक प्रपत्र लायब्रेरी बना सकते हैं.

इस आलेख में

ओवरव्यू

प्रपत्र लायब्रेरी बनाना

प्रपत्र टेम्पलेट संपादि‍त करना

कोई कस्टम टेम्पलेट नि‍र्दि‍ष्ट करना

कोई प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित होता है. मान लें कि आप आपकी टीम के लिए उपयोग करने के लिए कोई व्यय रिपोर्ट टेम्पलेट डिज़ाइन करते हैं. प्रत्येक व्यय रिपोर्ट जो किसी के द्वारा भरी जाती है, एक प्रपत्र होती है.

कोई प्रपत्र जो कि लोगों द्वारा भरा जाता है, वह केवल एक .xml फ़ाइल होती है जिसमें प्रपत्र में दर्ज किया गया डेटा (और केवल डेटा) होता है, जैसे व्यय दिनांक और राशि. इसके अलावा सब कुछ, जिससे व्यय रिपोर्ट बनती है, प्रपत्र टेम्पलेट द्वारा प्रदान किया जाता है. लोगों द्वारा प्रपत्र भरने के बाद, आप प्रपत्र डेटा को मर्ज कर सकते हैं या विश्लेषण के लिए निर्यात कर सकते हैं.

जिस प्रकार आप अन्य प्रकार की लायब्रेरीज़ में फ़ाइलों का प्रबंधन करते हैं उसी प्रकार आप प्रपत्र लायब्रेरी में, वर्ज़निंग और अनुमोदन सुविधाओं का उपयोग प्रपत्र का प्रबंधन करने के लिए कर सकते हैं. आप संस्करणों का ट्रैक रख सकते हैं, जिससे आप संस्करण इतिहास देख सकते हैं और यदि आवश्यक हो तो पिछले संस्करणों को पुनर्स्थापित कर सकते हैं. आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि प्रपत्र तब तक लंबित अवस्था में रहेंगे जब तक कि वे उस व्यक्ति द्वारा अनुमोदित या अस्वीकार नहीं किए जाते हैं जिसके पास ऐसा करने की अनुमति है.

किसी एक स्थान पर आपके प्रपत्रों को संग्रह करने के लिए प्रपत्र लायब्रेरी एक सुविधाजनक तरीका है, लेकिन आप अन्य प्रकार की लायब्रेरीज़, जैसे दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ में प्रपत्रों का संग्रह कर सकते हैं. आप प्रपत्र को अन्य लायब्रेरीज़ में उपलब्ध कराने के लिए सामग्री प्रकार का उपयोग कर सकते हैं, जैसे एक टीम दस्तावेज़ लायब्रेरी. सामग्री प्रकार के बारे में और अधिक जानकारी के लिए यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स ढूँढें.

प्रपत्र लायब्रेरी उस प्लेसहोल्डर फ़ाइल के साथ आती है जिसे आपके टेम्पलेट के साथ बदलना आपके लिए आवश्यक होता है. टेम्पलेट बनाने या कस्टमाइज़ करने के लिए, किसी XML-आधारित प्रपत्र डिज़ाइन प्रोग्राम जैसे Microsoft Office InfoPath 2007 या Windows SharePoint Services 3.0 से संगत किसी XML संपादक का उपयोग करें.

जब आप प्रपत्र लायब्रेरी में टेम्पलेट प्रकाशित करते हैं, तब लायब्रेरी के स्तंभ टेम्पलेट के स्तंभों पर आधारित होते हैं.

यद्यपि प्रपत्र लायब्रेरीज़ अन्य फ़ाइलों का संग्रहण कर सकती हैं, फिर भी XML फ़ाइलों के साथ कार्य करना और टेम्पलेट को किसी संगत प्रोग्राम के साथ कस्टमाइज़ करना लाभदायक होता हैं. आप प्रपत्रों से डेटा मर्ज कर सकते हैं, और आपके द्वारा टेम्पलेट में निर्दिष्ट शीर्ष या फ़ील्ड, प्रपत्र लायब्रेरी में स्तंभ के समान प्रकट होते हैं.

नोट: प्रपत्र लायब्रेरी बनाने के लिए, आपके पास उस साइट पर सूचियाँ प्रबंधित करने की अनुमति होना आवश्यक है जिस पर आप प्रपत्र लायब्रेरी बनाना चाहते हैं.

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प्रपत्र लायब्रेरी बनाना

जब आप प्रपत्र डिज़ाइन प्रोग्राम से एक प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करते हैं तब कुछ XML-आधारित प्रपत्र डिज़ाइन प्रोग्राम्स, जैसे Office InfoPath 2007, SharePoint साइट पर लायब्रेरी बनाने में आपको सक्षम करते हैं. अधिकतर स्थितियों में, आप टेम्पलेट की एक प्रतिलिपि को सहेजकर और तब उसे लायब्रेरी में प्रकाशित कर प्रारंभ करते हैं. प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करने के बारे में और अधिक जानकारी के लिए, अपने XML-आधारित डिज़ाइन प्रोग्राम्स या XML संपादक में मदद देखें.

यदि प्रपत्र डिज़ाइन प्रोग्राम आपके लिए लायब्रेरी बनाता है, तो Windows SharePoint Services 3.0से लायब्रेरी बनाने के लिए आपको इस प्रक्रिया का पालन करने की आवश्यकता नहीं है. प्रोग्राम द्वारा आपके लिए लायब्रेरी बनाने के बाद, आप SharePoint साइट पर लायब्रेरी में किसी भी सेटिंग को बदल सकते हैं.

आपका प्रपत्र डिज़ाइन प्रोग्राम किसी मौजूदा लायब्रेरी में टेम्पलेट प्रकाशित करने के लिए विकल्प प्रदान कर सकता है. टेम्पलेट प्रकाशित करने के पूर्व प्रपत्र लायब्रेरी बनाने के लिए इस प्रक्रिया का पालन करें. उदाहरण के लिए, आप लायब्रेरी बना सकते हैं, इसकी सेटिंग्स बदलें, और प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करने के पूर्व इसमें उपयोगकर्ता और समूह जोड़ें.

सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब सभी साइट सामग्री पृष्ठ पर बनाएँ क्लिक करें.

युक्ति: अधिकांश मामलों में, आप इस चरण को पूर्ण करने के बजाय साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ मेनू का उपयोग कर सकते हैं.

  1. लायब्रेरीज़ के तहत, प्रपत्र लायब्रेरी क्लिक करें.

    नाम बॉक्स में, लायब्रेरी के लिए कोई नाम लिखें. लायब्रेरी का नाम आवश्यक है.

    नाम लायब्रेरी पेज के ऊपर दिखाई देता है, लायब्रेरी पेज के पते का भाग बन जाता है, और नेविगेशनल घटकों में दिखाई देता है जो उपयोगकर्ताओं को लायब्रेरी ढूँढने और खोलने में मदद करता है.

    वर्णन बॉक्स में, लायब्रेरी के उद्देश्य का वर्णन लिखें. वर्णन वैकल्पिक है.

    वर्णन लायब्रेरी पेज के ऊपर, लायब्रेरी के नाम के नीचे दिखाई देता है. यदि आप लायब्रेरी को ई-मेल के द्वारा सामग्री प्राप्त करने में सक्षम बनाने की योजना बनाते हैं, तो आप लायब्रेरी का ई-मेल पता उसके वर्णन में जोड़ सकते हैं, ताकि लोग उसे आसानी से ढूँढ सकें.

  2. त्वरित लॉन्च पर इस लायब्रेरी में कोई लिंक जोड़ने के लिए, जाँच लें कि नेविगेशन अनुभाग में हाँ चयनित है.

  3. यदि कोई आवक ई-मेल अनुभाग प्रकट होता है, तब ई-मेल द्वारा सामग्री प्राप्त करने के लिए आपकी साइट को आपके व्यवस्थापक द्वारा सक्षम किया जा चुका होता है. यदि आप चाहते हैं कि लोग ई-मेल संदेशों द्वारा प्रपत्र लायब्रेरी में प्रपत्र जोड़ें, तो इस दस्तावेज़ लायब्रेरी को ई-मेल प्राप्त करने के लिए सक्षम करें के तहत हाँ क्लिक करें. तब, ई-मेल पता बॉक्स में, पते का वह प्रथम भाग लिखें जिसे आप चाहते हैं कि लोग प्रपत्र लायब्रेरी के लिए उपयोग करें.

  4. प्रपत्र लायब्रेरी में प्रत्येक बार फ़ाइल की जाँच करते समय दस्तावेज़ संस्करण इतिहास अनुभाग में, हाँ क्लिक करें.

    आप बाद में चुन सकते हैं कि आप लघु और दीर्घ संस्करण संग्रह करना चाहते हैं या नहीं और आप प्रत्येक के कितने संस्करणों देखना चाहते हैं.

  5. दस्तावेज़ टेम्पलेट अनुभाग में, उस प्रपत्र टेम्पलेट का चयन करें जिसे आप प्रपत्र प्रकार के रूप में, लायब्रेरी के अन्य सभी प्रपत्रों के लिए निर्दिष्ट करना चाहते हैं.

  6. बनाएँ क्लिक करें.

नोट: जब उपयोगकर्ता कोई प्रपत्र बनाता है, वह डिफॉल्ट रूप से प्रपत्र-संपादन प्रोग्राम में खुलता है जो कि Windows SharePoint Services 3.0 के साथ संगत है, यदि ऐसा कोई प्रोग्राम उपयोगकर्ता की हार्डडिस्क पर स्थापित है. यदि कोई संगत प्रोग्राम स्थापित नहीं है, तो प्रपत्र किसी ब्राउज़र में खुलता है. आप यह निर्दिष्ट कर सकते है कि प्रपत्र, लायब्रेरी के लिए उन्नत सेटिंग को परिवर्तित कर हर समय किसी ब्राउज़र में खुले.

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प्रपत्र टेम्पलेट संपादि‍त करना

कुछ XML संपादक या XML-आधारि‍त प्रपत्र डि‍ज़ाइन प्रोग्राम्‍स जो Windows SharePoint Services के संगत हैं, जैसे Office InfoPath 2007, XML संपादक या प्रपत्र डि‍ज़ाइन प्रोग्राम से प्रपत्र टेम्पलेट संपादि‍त और प्रकाशि‍त करता है.

कुछ प्रपत्र डिज़ाइन प्रोग्राम्स में टेम्पलेट के कि‍सी स्‍थानीय संस्‍करण का संपादन करना और फि‍र उसे पुन: लायब्रेरी में प्रोग्राम से प्रकाशि‍त करना आवश्‍यक हो सकता है. प्रपत्र टेम्पलेट्स को प्रकाशि‍त करने के बारे में अधि‍क जानकारी के लि‍ए, अपने XML-आधारि‍त प्रपत्र डिज़ाइन प्रोग्राम या XML संपादक में मदद देखें.

यदि‍ आपके पास टेम्‍पलेट की स्‍थानीय प्रति‍ नहीं है और आपको SharePoint साइट से कोई प्रति‍ प्राप्त करने की आवश्‍यकता है तो नि‍म्‍न प्रक्रि‍या का उपयोग करें. आपके प्रपत्र डिज़ाइन प्रोग्राम के अनुसार, टेम्पलेट केवल पढ़ने के लि‍ए खुल सकती है. आपको पहले अपनी हार्ड डि‍स्‍क पर पुनरावलोकि‍त टेम्‍पलेट सहेजना और तब उसे पुन: प्रकाशि‍त करना पड़ सकता है.

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  2. सेटिंग मेनू पर Settings menu , प्रपत्र लायब्रेरी सेटिंग्स क्‍लि‍क करें.

  3. सामान्य सेटिंग्स के तहत, उन्नत सेटिंग्स क्लिक करें.

  4. दस्तावेज़ टेम्पलेट अनुभाग में, टेम्पलेट URL बॉक्स के तहत, टेम्पलेट संपादि‍त करें क्‍लि‍क करें.

  5. टेम्पलेट कि‍सी XML संपादक या XML-आधारि‍त प्रपत्र डि‍ज़ाइन प्रोग्राम्‍स जो Windows SharePoint Services के संगत हैं, जैसे Office InfoPath 2007 में खुलेगा.

  6. इच्‍छि‍त परि‍वर्तन करें, और तब टेम्‍पलेट सहेजें.

    आपके प्रपत्र डिज़ाइन प्रोग्राम के अनुसार, आपको प्रोग्राम से अपनी SharePoint साइट पर लायब्रेरी में टेम्पलेट को पुन: प्रकाशि‍त करना पड़ सकता है.

  7. आपकी SharePoint साइट में, प्रपत्र लायब्रेरी उन्नत सेटिंग्स पृष्ठ के नि‍चले भाग में, ठीक क्‍लि‍क करें.

नोट: यदि‍ आपकी साइट देख रहे लोगों ने मूल टेम्‍पलेट पर आधारि‍त प्रपत्र पहले से ही भर दि‍ए हैं, तो consider how any changes to the template may affect those forms. उदाहरण के लि‍ए, कोई फ़ील्‍ड्स जोड़ना जि‍न्हें उपयोगकर्ता के लि‍ए भरना आवश्‍यक हो, उन मूल प्रपत्रों में त्रुटि‍ प्रकट होने का कारण हो सकता है जि‍न्‍हें फ़ील्‍ड्स जोड़ने से पहले भर दि‍या गया है.

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कोई कस्टम टेम्पलेट नि‍र्दि‍ष्ट करना

प्रपत्र लायब्रेरी के लि‍ए प्रपत्र टेम्पलेट अनुकूलित करने हेतु, कि‍सी XML संपादक या XML-आधारि‍त प्रपत्र डि‍ज़ाइन प्रोग्राम्‍स जो Windows SharePoint Services के संगत हैं, का उपयोग करें. आपका प्रोग्राम टेम्पलेट का अनुकूलित करने और उसे प्रोग्राम से पुन: प्रकाशि‍त करने का सुझाव दे सकता है. उदाहरण के लि‍ए, आप Office InfoPath 2007 में कि‍सी टेम्‍पलेट की एक स्‍थानीय प्रति‍ में परि‍वर्तन कर सकते हैं और तब उसे SharePoint साइट पर पुन: प्रकाशि‍त कर सकते हैं. आपको SharePoint साइट से कि‍सी कस्‍टम टेम्‍पलेट के लि‍ए पथ नि‍र्दि‍ष्ट करने की आवश्‍यकता नहीं होगी. अधि‍क जानकारी के लि‍ए, अपने प्रोग्राम में मदद देखें.

नि‍म्‍न प्रक्रि‍या आपको अपनी SharePoint साइट से कि‍सी कस्‍टम टेम्‍पलेट को नि‍र्दि‍ष्ट करना बताती है. कोई कस्‍टम टेम्‍पलेट नि‍र्दि‍ष्ट करने के लि‍ए, पहले आपको लायब्रेरी के प्रपत्र फ़ोल्डर में अपनी कस्‍टम टेम्‍पलेट को प्रकाशि‍त करना होगा या उसकी प्रति‍लि‍पि‍ बनाना होगी और तब टेम्‍पलेट के स्‍थान पर लायब्रेरी को इंगि‍त करना होगा.

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  2. क्रियाएँ मेनू मेन्‍यू छवि‍ पर, Windows Explorer के साथ खोलें क्लिक करें.

  3. Windows Explorer में, स्वयं द्वारा बनाया गया कस्टम टेम्पलेट ढूँढने के लिए ब्राउज़ करें.

  4. फ़ाइल को राइट-क्लिक करें, और तब शॉर्टकट मेनू पर प्रतिलिपि क्लिक करें.

  5. जब तक आप लायब्रेरी पर वापस न पहुँच जाएँ तब तक वापस बटन क्लिक करें, और तब उसे खोलने के लिए प्रपत्र फ़ोल्डर क्लिक करें.

  6. फ़ोल्डर विंडो में किसी रिक्त क्षेत्र में राइट-क्लिक करें, और तब शॉर्टकट मेनू पर चिपकाएँ क्लिक करें.

  7. Windows Explorer बंद करें और साइट पर लायब्रेरी में वापस लौटें.

  8. सेटिंग मेनू पर Settings menu , प्रपत्र लायब्रेरी सेटिंग्स क्‍लि‍क करें.

  9. सामान्य सेटिंग्स के तहत, उन्नत सेटिंग्स क्लिक करें.

  10. दस्तावेज़ टेम्पलेट अनुभाग में, टेम्पलेट URL बॉक्स में उपयोग करने के लि‍ए इच्‍छि‍त टेम्‍पलेट का पता लि‍खें. स्‍थान SharePoint साइट पर टेम्‍पलेट का वेब पता है, जो साइट के नाम के सापेक्ष है. उदाहरण के लि‍ए, यदि‍ आपके टेम्‍पलेट का नाम Orders.xml है, और आपने उसे साझा दस्तावेज़ लायब्रेरी के प्रपत्र फ़ोल्डर में जोड़ा है, तो आपको टेम्पलेट URL बॉक्‍स में /Shared Documents/Forms/Orders.xml लि‍खना होगा.

    यदि‍ दस्तावेज़ टेम्पलेट अनुभाग में दी गई सेटिंग्स उपलब्ध नहीं है, तो एकाधिक सामग्री प्रकार सक्षम हो सकते हैं. एकाधिक सामग्री प्रकार सक्षम है, यह देखने के लि‍ए, जाँचें कि‍ सामग्री प्रकार अनुभाग में सामग्री प्रकार के प्रबंधन को अनुमति दें? के तहत हाँ चयनि‍त है. यदि‍ ऐसा है, तो यदि‍ आपके पास लायब्रेरी की सेटिंग्‍स बदलने की अनुमति‍ है, आपको सामग्री प्रकार के लि‍ए टेम्‍पलेट को संपादि‍त करना होगा.

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