प्रपत्र डेटा सबमिट करने का परिचय

इस आलेख में

ओवरव्यू

किसी Access या SQL Server डेटाबेस पर प्रपत्र डेटा सबमिट करना

किसी वेब सेवा पर प्रपत्र डेटा सबमिट करना

Microsoft Windows SharePoint Services चलाने वाले किसी सर्वर पर प्रपत्र डेटा सबमिट करना

किसी ई-मेल संदेश के रूप में प्रपत्र डेटा सबमिट करना

किसी वेब सेवा के किसी अनुप्रयोग पर प्रपत्र डेटा सबमिट करना

किसी डेटा कनेक्शन फ़ाइल के उपयोग से प्रपत्र डेटा सबमिट करना

कोड के उपयोग से प्रपत्र डेटा सबमिट करना

ओवरव्यू

किसी बड़ी व्यावसायिक प्रक्रिया के भाग के रूप में डेटा संग्रहीत करने के लिए जब आप Microsoft Office InfoPath प्रपत्रों का उपयोग करते हैं, तो वह डेटा समान्यत: उन प्रपत्रों में नहीं रहता जो उपयोगकर्ता भरते हैं. इसके बजाय, प्रपत्र डेटा प्रपत्र से व्यावसायिक प्रक्रिया के अगले चरण में जाता हैं, सामान्यत: किसी बाह्य डेटा स्रोत जैसे कि कोई डेटाबेस, वेब सेवा, या किसी वेब सर्वर के अनुप्रयोग पर जाता है. उदाहरण के लिए, संभव है कि कोई कर्मचारी व्यय रिपोर्ट प्रपत्र भरने के लिए InfoPath का उपयोग करे और तब उस प्रपत्र को किसी वेब सेवा पर सबमिट करे जहाँ प्रपत्र संसाधित किया जा सके.

बाह्य डेटा स्रोत पर सबमिट किया गया InfoPath प्रपत्र

किसी प्रपत्र को सहेजने के विपरीत, जहाँ उपयोगकर्ता उनका प्रपत्र भरते समय उसे संग्रहीत करने के लिए कोई स्थान चुनते हैं, किसी प्रपत्र को सबमिट करना प्रपत्र के डेटा को उस विशिष्ट स्थान पर भेजता है जिसे प्रपत्र से संबंधित प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते समय निर्धारित किया गया था. जब आप कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते हैं और प्रपत्र सबमिशन सक्षम करते हैं, तो आप उपयोगकर्ताओं द्वारा अपने प्रपत्र में सबमिट किए जाने वाले डेटा को निम्न स्थानों पर सबमिट करना चुन सकते हैं:

  • Microsoft Office Access या Microsoft SQL Server डेटाबेस

  • कोई वेब सेवा

  • Microsoft Windows SharePoint Services चलाने वाला कोई सर्वर

  • किसी ई-मेल संदेश में

  • किसी वेब सर्वर का कोई अनुप्रयोग

  • कोई कस्टम अनुप्रयोग जो InfoPath को होस्ट करता हो

अपने प्रपत्र का डेटा आप कहाँ सबमिट करना चाहते हैं यह निर्दिष्ट करने से आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की सटीकता और क्षमता बढ़ सकती है, क्योंकि इससे आपको उन प्रक्रियाओं पर अधिक नियंत्रण रखने की सुविधा मिलती है. इससे पहले कि उपयोगकर्ता उनका प्रपत्र डेटा सबमिट कर सकें, InfoPath सुनिश्चित करता है कि प्रपत्र का डेटा मान्य है और उपयोकर्ताओं को कोई भी अमान्य डेटा सही करने देता है. यह सुविधा सुनिश्चित करने में मदद करती है कि बाह्य डेटा स्रोत पर केवल मान्य डेटा ही भेजा गया है.

अपना प्रपत्र टेम्पलेट इस प्रकार से डिज़ाइन करने के अतिरिक्त जिससे कि उपयोगकर्ता उनका डेटा किसी एकल स्थान पर सबमिट कर सकें, आप अपना प्रपत्र टेम्पलेट इस तरह से डिज़ाइन कर सकते हैं ताकि उपयोगकर्ता उनके प्रपत्र डेटा एक ही बार में एकाधिक स्थानों पर सबमिट कर सकें. उदाहरण के लिए, आप कोई व्यय रिपोर्ट प्रपत्र टेम्पलेट इस तरह से डिज़ाइन कर सकते हैं ताकि उपयोगकर्ताओं द्वारा उनके पूर्ण प्रपत्र सबमिट करने पर, प्रपत्र का डेटा किसी डेटाबेस पर भेजा जाए, और प्रत्येक पूर्ण प्रपत्र की एक प्रतिलिपि किसी ई-मेल संदेश में उनके प्रबंधक को भी भेजी जाए.

जब भी आप कोई ऐसा प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते जो किसी बाह्य डेटा स्रोत पर सबमिट किया जा सके, तो InfoPath फ़ाइल मेनू पर सबमिट करें आदेश, साथ ही साथ मानक उपकरण पट्टी पर सबमिट करें बटन डिफ़ॉल्ट रूप से चालू कर देता है. आपनी आवश्‍यकताओं के आधार पर, आप सबमिट करें आदेश का नाम बदलना चुन सकते हैं. इसके अतिरिक्त, आप सीधे अपने प्रपत्र टेम्पलेट पर कोई बटन भी सम्मिलित कर सकते हैं जिसे उपयोगकर्ता प्रपत्र को भरने के बाद उनका प्रपत्र डेटा सबमिट करने के लिए क्लिक कर सकें.

आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट को इस प्रकार से भी सेट कर सकते हैं ताकि प्रपत्र सबमिट किए जाने के बाद निम्न में से कोई एक कार्य हो:

  • मौजूदा प्रपत्र बंद हो जाए.

  • मौजूदा प्रपत्र बंद हो जाए और कोई नया, रिक्त प्रपत्र खुले.

  • मौजूदा प्रपत्र खुला रहता है.

इसके अतिरिक्त, आप उपयोगकर्ताओं द्वारा उनका प्रपत्र सबमिट करने के बाद दिखाई देने वाला कोई ऐसा संदेश लिख सकते हैं जो यह निर्दिष्ट करता है कि क्या प्रपत्र सफलतापूर्वक सबमिट किया गया.

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किसी Access या SQL Server डेटाबेस पर प्रपत्र डेटा सबमिट करना

InfoPath प्रपत्र डेटाबेसेस पर बार-बार सबमिट होते हैं, चाहे वह किसी ग्राहक रिकॉर्ड की कोई एकल तालिका अद्यतन करने के लिए हो या फिर और जटिल परिदृश्यों के लिए, जैसे कि किसी व्यय रिपोर्ट प्रपत्र टेम्पलेट में ऐसी एकाधिक तालिकाएँ संशोधित करना जो एक दूसरे से लिंक्ड हों. आप InfoPath में अपना प्रपत्र टेम्पलेट इस तरह से भी डिज़ाइन कर सकते हैं ताकि स्क्रिप्ट या कस्टम कोड का उपयोग किए बिना भी वह सीधे किसी Access या SQL Server डेटाबेस पर स‍बमिट किया जा सके. आप कस्टम कोड के उपयोग से या किसी ऐसी वेब सेवा जो उस डेटाबेस से कनेक्टेड हो, पर प्रपत्र सबमिट कर प्रपत्र डेटा को उन अन्य प्रकार के डेटाबेसेस पर भी सबमिट कर सकते हैं.

कोई प्रपत्र किसी Access या SQL Server डेटाबेस पर सबमिट करने के लिए, आपको कोई ऐसा प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करना आवश्यक है जो उस डेटाबेस पर आधारित हो. इससे यह सुनिश्चित होता है कि प्रपत्र टेम्पलेट का डेटा स्रोत डेटाबेस की संरचना से मेल खाता है. यदि आप किसी मौजूदा प्रपत्र टेम्पलेट में कोई डेटाबेस कनेक्शन जोड़ते हैं, तो उपयोगकर्ता उनके पूर्ण प्रपत्र डेटाबेस पर सबमिट करने में सक्षम नहीं होंगे, क्योंकि प्रपत्र का डेटा स्रोत डेटाबेस की संरचना से मेल नहीं खाएगा. यदि प्रपत्र टेम्पलेट डेटाबेस की संचरना से मेल नहीं खाता है, तो InfoPath डेटा सबमिट किए जाने पर डेटाबेस के सही फ़ील्ड्स अद्यतन नहीं कर सकता.

जब आप कोई ऐसा InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते हैं जो किसी डेटाबेस पर आधारित होता है, तो निम्न मुद्दों को नोट करें:

  • जब आप प्रपत्र टेम्पलेट को डेटाबेस में एक से अधिक से कनेक्ट करते हैं, तो तालिकाएँ कुंजी फ़ील्ड्स से कनेक्ट होना आवश्यक है.

  • लंबे डेटा प्रकार, जैसे कि चित्र, छवियाँ, OLE ऑब्जेक्ट्स, फ़ाइल अनुलग्नक, और Access Memo या SQL डेटा प्रकार, डेटा कनेक्शन से छोड़ दिए जाने चाहिए. InfoPath इन लंबे डेटा प्रकारों के डेटा कनेक्शंस का समर्थन नहीं करता. डेटाबेस में विशिष्ट फ़ील्ड्स को छोड़ने के लिए, डेटा कनेक्शन सेट करने के लिए डेटा कनेक्शन विज़ार्ड का उपयोग करें.

डेटा कनेक्शन विज़ार्ड के अंतिम पृष्ठ पर सारांश बॉक्स की जानकारी पढ़कर आप यह पता लगा कर सकते हैं कि क्या इन मुद्दों में से कोई एक मुद्दा लागू होता है. सारांश बताता है कि क्या प्रपत्र सबमिशन सक्षम है, और यदि वह अक्षम है, तो सारांश बताता है क्यों.

प्रपत्र टेम्पलेट और डेटाबेस के बीच डेटा कनेक्शन सेट करने के बाद, आप कोई भी अन्य इच्छित सबमिट विकल्प अनुकूलित कर कतसे हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट में सबमिट करें बटन पर दिखाई देने वाला पाठ बदल सकते हैं. आप वे संदेश भी बदल सकते हैं जो उपयोगकर्ताओं को यह बताने के लिए दिखाए जाते हैं कि प्रपत्र सफलतापूर्वक सबमिट हो गया है, और आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि सबमिशन के बाद प्रपत्र खुला रखना है या नहीं.

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किसी वेब सेवा पर प्रपत्र डेटा सबमिट करना

किसी वेब सेवा का उपयोग चाहे आप किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का वर्कफ़्लो स्थापित करने के लिए करें या अपने डेटाबेस के शीर्ष पर किसी मध्य टियर के रूप में, InfoPath ऐसे प्रपत्र टेम्पलेट्स बनाना आसान कर देता है जो किसी वेब सेवा में कार्य करते हैं. InfoPath में एक डेटा कनेक्शन विज़ार्ड होता है जो प्रपत्र टेम्पलेट्स को किसी वेब सेवा से कनेक्ट करने की प्रक्रिया में आपका का मार्गदर्शन करता है.

किसी वेब सेवा पर प्रपत्र सबमिट करने वाला कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करने की दो समान्य पद्धतियाँ हैं:

  • कोई मौजूदा प्रपत्र टेम्पलेट किसी वेब सेवा से कनेक्ट करना

  • किसी वेब सेवा पर आधारित कोई नया प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करना

इन दोनों पद्धतियों से, InfoPath एक ऐसा डेटा स्रोत बनाता है जो वेब सेवा के स्कीमा पर आधारित होता है. इससे किसी प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र वेब सेवा पर डेटा सबमिट करने में सक्षम होते हैं.

तकनीकी विवरण

जब उपयोगकर्ता कोई प्रपत्र किसी वेब सेवा पर सबमिट करते हैं, तो प्रपत्र किसी SOAP एनवलप में एक्सटेंसिबल मार्कअप भाषा (XML) डेटा के रूप में भेजा जाता है. SOAP एनवलप निर्दिष्ट वेब सेवा कार्रवाई के किसी इनपुट पैरामीटर के रूप में कार्य करता है. आप HTTP के उपयोग से कोई प्रपत्र सबमिट करने से इसकी तुलना कर सकते हैं, जो कि किसी HTTP POST अनुरोध के किसी XML दस्तावेज़ में होता है.

किसी InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट को किसी वेब सेवा से कनेक्ट करने के पहले, निम्न बातों पर विचार करें:

  • InfoPath किसी ऐसी वेब सेवा से कनेक्ट नहीं हो सकता जो दूरस्थ प्रक्रिया कॉल (RPC) एन्कोडेड शैली का उपयोग करती है. केवल दस्तावेज़ शाब्दिक एन्कोडिंग समर्थित है.

  • जब आप कोई प्रपत्र टेम्पलेट इस प्रकार से कॉन्फ़िगर करते हैं ताकि उसके प्रपत्र किसी वेब सेवा पर डेटा सबमिट कर सकें, तो आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि केवल विशिष्ट फ़ील्ड्स या समूहों का डेटा सबमिट किया जा सकता है, या आप प्रपत्र का सभी डेटा सबमिट कर सकते हैं.

वेब सेवा से डेटा कनेक्शन सेट किए जाने के बाद, आप प्रपत्र टेम्पलेट पर कोई सबमिट करें बटन जोड़ सकते हैं और कोई भी अन्य इच्छित सबमिट विकल्प अनुकूलित कर सकते हैं.

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Microsoft Windows SharePoint Services चलाने वाले किसी सर्वर पर प्रपत्र डेटा सबमिट करना

आप कोई ऐसा प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं जो Microsoft Windows SharePoint Services चलाने वाले किसी सर्वर पर डेटा सबमिट करता हो. यह कार्य कर, आप अपने सभी उपयोगकर्ताओं के प्रपत्र किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में संग्रहीत और संगठित कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, आपके उपयोगकर्ता प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र सीधे दस्तावेज़ लायब्रेरी से भर सकते हैं. वे प्रपत्र डेटा को Microsoft Office Excel में निर्यात भी कर सकते हैं या कई प्रपत्रों का डेटा किसी एकल प्रपत्र में मर्ज कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, जब आप सीधे दस्तावेज़ लायब्रेरी पर प्रपत्र सबमिशन सक्षम करते हैं, तो आप प्रपत्रों के फ़ाइल नाम, या तो स्थिर मानों के साथ, प्रपत्र के डेटा पर आधारित मानों के साथ, या किसी सूत्र के उपयोग से, पहले ही निर्धारित कर सकते हैं.

किसी SharePoint दस्तावेज़ लायब्रेरी पर प्रपत्र सबमिशन करने देने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर करने के बाद, आप प्रपत्र पर सबमिट करें बटन जोड़ सकते हैं और अन्य सबमिट विकल्प अनुकूलित कर सकते हैं, जैसे कि सबमिट करें बटन का पाठ, उपयोगकर्ता को प्रपत्र के सफलतापूर्वक सबमिट होने की सूचना देने वाला संदेश, और सबमिशन के बाद प्रपत्र खुला रखना है या नहीं.

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किसी ई-मेल संदेश के रूप में प्रपत्र डेटा सबमिट करना

किसी ई-मेल प्रोग्राम का उपयोग करना किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए वर्कफ़्लो सेट करने का सबसे आसान और सबसे सामान्य तरीका है. आप कोई ऐसा InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं जो उपयोगकर्ताओं को उनके पूर्ण प्रपत्र या तो किसी अनुलग्नक के रूप में या किसी ई-मेल संदेश के मुख्य भाग में भेजने के लिए मानक उपकरण पट्टी पर या फ़ाइल मेनू पर सबमिट करें बटन क्लिक करने की सुविधा देता हो. जब आप अपना प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते हैं तो ई-मेल पता, विषय पंक्ति, और अनुलग्नक फ़ाइल नाम पहले ही निधर्शरित किए जा सकते हैं — या तो स्थिर मानों के साथ, प्रपत्र की प्रविष्टियों पर आधारित मानों के साथ, या किसी सूत्र के उपयोग से. उदाहरण के लिए, आप अपना प्रपत्र टेम्पलेट इस तरह से डिज़ाइन कर सकते हैं ताकि पूर्ण प्रपत्र किसी ई-मेल संदेश में किसी पूर्वनिर्धारित विषय पंक्ति के साथ प्रपत्र की किसी प्रवि‍ष्टि पर आधारित किसी ई-मेल पते पर स्वचालित रूप से भेजे जाएँ. इसके अतिरिक्त, प्रपत्र में उपयोगकर्ताओं द्वारा दर्ज किए जाने वाले डेटा के आधार पर, आप प्रपत्र के लिए डायनेमिक फ़ाइल नाम निर्धारित कर सकते हैं.

उपयोगकर्ताओं को उनके प्रपत्र ई-मेल संदेश के रूप में सबमिट करने के लिए, उनके कंप्यूटर पर Microsoft Office Outlook 2003 या Microsoft Office Outlook 2007 स्थापित होना आवश्यक है. किसी वेब ब्राउज़र में प्रपत्र टेम्पलेट भरने वाले उपयोगकर्ताओं को उनके प्रपत्र किसी ई-मेल संदेश के रूप में सबमिट करने के लिए Outlook की आवश्यकता नहीं होती.

किसी ई-मेल संदेश में प्रपत्र सबमिशन करने देने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर करने के बाद, आप प्रपत्र टेम्पलेट पर मानक उपकरण पट्टी पर सबमिट करें बटन और फ़ाइल मेनू पर सबमिट करें आदेश जोड़ सकते हैं और अन्य सबमिट विकल्प, जैसे कि सबमिट करें बटन पर दिखाई देने वाला पाठ, उपयोगकर्ता को प्रपत्र के सफलतापूर्वक सबमिट होने की सूचना देने वाला संदेश, और क्या सबमिशन के बाद प्रपत्र खुला रखना चाहते हैं आदि अनुकूलित कर सकते हैं.

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किसी वेब सेवा के किसी अनुप्रयोग पर प्रपत्र डेटा सबमिट करना

यदि आपके पास किसी ऐसे वेब सर्वर पर कोई मौजूदा सक्रिय सर्वर पृष्ठ (ASP) पेज या अन्य कोड है जो XML डेटा संसाधित कर सकता है, तो आप अपना प्रपत्र टेम्पलेट इस तरह से डिज़ाइन कर सकते हैं ताकि उपयोगकर्ता पूर्ण प्रपत्रों को HTTP POST पद्धति के उपयोग से उस वेब सर्वर पर सबमिट कर सकें. जब आप उपयोगकर्ताओं को उनके प्रपत्र इस प्रकार से सबमिट करने देने के लिए अपना प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर करते हैं, तो InfoPath प्रपत्र डेटा शामिल कर एक संदेश बनाता है और तब इस संदेश को वेब सर्वर पर भेजता है. जब आप किसी वेब सर्वर पर डेटा सबमिट करने के लिए कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते हैं, तो आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट पर सबमिट करें बटन जोड़ सकते हैं, सबमिट करें बटन पर दिखाई देने वाला पाठ निर्दिष्ट कर सकते हैं, और उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र के सफलतापूर्वक सबमिट होने की सूचना देने वाला संदेश अनुकूलित कर सकते हैं, और यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि क्या सबमिशन के बाद प्रपत्र खुला रखना है.

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किसी डेटा कनेक्शन फ़ाइल के उपयोग से प्रपत्र डेटा सबमिट करना

Microsoft Office InfoPath 2007 में आपके पास एक ऐसी XML फ़ाइल जिसे डेटा कनेक्शन फ़ाइल कहा जाता है, बनाने की सुविधा भी होती है जिसमें किसी डेटा कनेक्शन के लिए आवश्यक सभी सेटिंग्स होती हैं. आप उस फ़ाइल को किसी Microsoft Office SharePoint Server 2007 साइट की किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में संग्रहीत कर सकते हैं और तब कई ऐसे प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं जो कोई डेटा कनेक्शन कॉन्फ़िगर करने के लिए समान XML फ़ाइल का उपयोग करते हों. किसी डेटा कनेक्शन फ़ाइल का उपयोग करने का अर्थ होता है कि यदि डेटा कनेक्शन की कोई भी चीज़ बदलती है — उदाहरण के लिए, यदि बाह्य डेटा स्रोत का स्थान बदलता है — तो प्रत्येक अलग प्रपत्र टेम्पलेट में डेटा कनेक्शन अद्यतन करने के बजाय, आप डेटा कनेक्शन फ़ाइल एक ही बार में अद्यतन कर सकते हैं. वे सभी प्रपत्र टेम्पलेट्स जो डेटा कनेक्शन फ़ाइल का उपयोग करते हैं, नई सेटिंग्स से स्वचालित रूप से अद्यतन हो जाएँगे.

किसी डेटा कनेक्शन फ़ाइल में वे सेटिंग्स हो सकती हैं जो यह निर्धारित करती हैं कि उपयोगकर्ता उनका प्रपत्र डेटा कैसे सबमिट कर सकते हैं. आप इस डेटा कनेक्शन फ़ाइल की सेटिंग्स का उपयोग करने के लिए कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं. प्रपत्र टेम्पलेट को प्रपत्र सबमिशन करने देने के लिए कॉन्फ़िगर करने के बाद, आप प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र पर फ़ाइल मेनू पर सबमिट करें आदेश और मानक उपकरण पट्टी पर सबमिट करें बटन जोड़ सकते हैं, और तब अन्य सबमिट विकल्प, जैसे कि सबमिट करें बटन और आदेश पर दिखाई देने वाला पाठ, उपयोगकर्ता को प्रपत्र के सफलतापूर्वक सबमिट होने की सूचना देने वाला संदेश, और क्या सबमिशन के बाद प्रपत्र खुला रखना चाहते हैं आदि अनुकूलित कर सकते हैं.

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कोड के उपयोग से प्रपत्र डेटा सबमिट करना

प्रपत्र डेटा सबमिट करने हेतु अपने प्रपत्र टेम्पलेट में उन्नत कार्यक्षमता बनाने के लिए, आप Microsoft Visual Basic .NET, Microsoft Visual C# .NET, या किसी स्क्रिप्ट के उपयोग से कोई प्रबंधित कोड लिख सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट में कोई ऐसी कार्यक्षमता जोड़ सकते हैं जो एक ही समय में एक से अधिक स्थान पर या किसी ऐसे बाह्य डेटा स्रोत जो InfoPath द्वारा समान्यत: समर्थित नहीं होता, पर प्रपत्र सबमिशन सक्षम करती हो.

युक्ति: उपयोगकर्ताओं को InfoPath डेटा कनेक्शन विकल्पों के उपयोग से उनके प्रपत्र किसी बाह्य डेटा स्रोत पर सबमिट करने देने के लिए यदि आप अपना प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर नहीं कर सकते, तो उस बाह्य डेटा स्रोत पर डेटा कनेक्शन का स्वयं का क्रियान्वयन लिखने के लिए आप इस सुविधा का उपयोग कर सकते हैं.

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