पेपर प्रपत्रों को InfoPath प्रपत्रों में कनवर्ट करने का परिचय

इस आलेख में डेटा एकत्र करने के लिए पेपर-आधारित प्रपत्रों के बजाय इलेक्ट्रॉनिक प्रपत्रों के उपयोग से होने वाले लाभ की चर्चा की गई है. इसमें पेपर-आधारित प्रपत्रों को Microsoft Office InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्स में कनवर्ट करने के कुछ श्रेष्ठ तरीके भी बताए गए हैं.

नोट: यदि आपका पेपर-आधारित प्रपत्र Microsoft Office Word या Microsoft Office Excel में डिज़ाइन किया गया था, तो आप दस्तावेज़ या कार्यपुस्तिका को तेज़ी से किसी InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट में कनवर्ट करने के लिए InfoPath आयात करें विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं. यदि प्रपत्र किसी अन्य प्रोग्राम में बनाया गया था, या यदि आप प्रपत्र की मूल स्रोत फ़ाइल तक नहीं पहुँच सकते हैं, तो आपको InfoPath के स्क्रैच से पेपर प्रपत्र पुन: बनाना पड़ेगा.

इस आलेख में

इलेक्ट्रॉनिक प्रपत्रों के उपयोग के लाभ

पेपर प्रपत्र कनवर्ट करने के श्रेष्ठ तरीके

पेपर प्रपत्र कनवर्ट करने के लिए Office मार्केटप्लेस विकल्प

इलेक्ट्रॉनिक प्रपत्रों के उपयोग के लाभ

पेपर-आधारित प्रपत्रों के बजाय इलेक्ट्रॉनिक प्रपत्र उपयोग करने के ‍कई लाभ हैं. इनमें निम्न लाभ शामिल हैं:

शुद्ध, एकरूप डेटा    पेपर प्रपत्रों के साथ, लोग प्राय: ग़लत स्थान पर जानकारी लिख देते हैं या प्रपत्र भरने के निर्देशों का सही प्रकार से पालन नहीं करते. त्रुटियाँ तब भी हो सकती हैं जब कोई कर्मचारी प्रपत्र डेटा को मैन्युअली किसी डेटाबेस या अन्य प्रोग्राम में पुन: दर्ज करता हो. इस प्रकार की डेटा-प्रविष्टि त्रुटियाँ ढूँढना और हल करना ख़र्चीला और समय लेने वाला कार्य हो सकता है. InfoPath में डेटा-प्रविष्टि त्रुटियों से बचने में उपयोगकर्ताओं की मदद के लिए कई स्वचालित तरीके हैं. उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए गणितीय मान स्वत: परिकलित करने के लिए आप सूत्र का उपयोग कर सकते हैं. उपयोगकर्ताओं का ध्यान आकर्षित करने, या उपयोगकर्ता उनके प्रपत्र सबमिट करने के पहले वर्तनीगत त्रुटियों को जाँच सकें इस सुविधा हेतु वर्तनी परीक्षक सक्षम करने के लिए आप सशर्त स्वरूपण का भी उपयोग कर सकते हैं. किसी डेटाबेस या अन्य डेटा संग्रहण सिस्टम के मौजूदा डेटा के उपयोग से उपयोगकर्ताओं के लिए फ़ील्ड्स को स्वत: भरना भी संभव है. उदाहरण के लिए, आप कोई ऐसा विक्रय प्रपत्र बना सकते हैं जिसमें उपयोगकर्ताओं द्वारा कर्मचारी ID बॉक्स में उनका पहचान क्रमांक दर्ज करने के बाद कर्मचारी जानकारी फ़ील्ड्स स्वत: भर जाएँ.

आसान अद्यतन    यदि आप कोई मौजूदा प्रपत्र टेम्पलेट अद्यतन करना चाहते हैं, तो आप उसे बदल सकते हैं, पुनर्प्रकाशित कर सकते हैं, और उपयोगकर्ताओं को पुनर्वितरित कर सकते हैं. अद्यतन उपयोगकर्ताओं द्वारा अगली बार आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र खोलने पर स्वत: लागू हो जाते हैं. आपके द्वारा अद्यतन प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करने के समय यदि उपयोगकर्ता ऑफ़लाइन कार्य कर रहे हैं, तो उनके अगली बार नेटवर्क से कनेक्ट होने पर अद्यतन हो जाते हैं. उपयोगकर्ताओं को सामान्यत: कोई अद्यतन होने के बारे में नहीं पता चलेगा, हालाँकि आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट को उपयोगकर्ताओं को सूचित करने के लिए डिज़ाइन कर सकते हैं.

वर्कफ़्लो विकल्प    InfoPath की वर्कफ़्लो सुविधाओं का लाभ लेकर, आप ऐसी समान्य व्यवसाय प्रक्रियाओं की संपूर्ण क्षमता बढ़ा सकते हैं जिनमें डेटा एक से दूसरे व्यक्ति को दिया जाता है. वर्कफ़्लोज़ प्रोजेक्ट अनुमोदन या दस्तावेज़ समीक्षा जैसी व्यवसाय प्रक्रियाओं में शामिल मानवीय कार्यों को प्रबंधित और ट्रैक कर उनकी लागत और समन्वय में लगने वाला समय कम कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, किसी पेपर-आधारित व्यय रिपोर्टिंग प्रक्रिया की कल्पना करें जिसमें कोई कर्मचारी मुद्रित व्यय रिपोर्ट प्रपत्र भरता है, प्रपत्र में एक पेपर रूटिंग स्लिप लगाता है, और तब उसे अपने प्रबंधक को अंतर्कायालयीन मेल द्वारा भेजता है. रिपोर्ट अनुमोदित करने के बाद, प्रबंधक रूटिंग स्लिप पर उसके नाम के आगे वाला चेक बॉक्स जाँचती है, और तब रिपोर्ट को अंतर्कायालयीन मेल द्वारा लेखांकन विभाग को भेजती है. यदि लेखांकन प्रबंधक रिपोर्ट अनुमोदित करता है, तो अदायगी चेक जारी कर दिए जाते हैं. आरंभिक रिपोर्ट सबमिट किए जाने और कर्मचारी को उसके अदायगी चेक मिलने के बीच हफ़्तों लग सकते हैं. यदि आप Microsoft Office SharePoint Server 2007 के साथ InfoPath उपयोग करते हैं, तो आप इस प्रकार का वर्कफ़्लो स्वचालित कर सकते हैं, जिससे आपका महत्वपूर्ण समय और व्यय बच सकता है.

अन्य सिस्टम्स के साथ समेकन    आप InfoPath के प्रपत्र डेटा को अन्य उत्पादों या तकनीकों के साथ समेकित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप प्रपत्र डेटा किसी Microsoft SQL Server डेटाबेस में संग्रहीत कर सकते हैं, या अपने प्रपत्र टेम्पलेट की डिज़ाइन को किसी वेब सेवा पर आधारित करने का निर्णय ले सकते हैं ताकि आप ऐसे डेटाबेस पर भी डेटा सबमिट कर सकें जो सीधे InfoPath द्वारा समर्थित नहीं है. InfoPath Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel, और Microsoft Office Access सहित Microsoft Office सिस्टम के कई अन्य प्रोग्राम्स और सर्वर्स के साथ कार्य करता है. अन्य चीज़ों के साथ, आप InfoPath प्रपत्र बना सकते हैं और Outlook ई-मेल संदेशों में भर सकते हैं, InfoPath डेटा Excel कार्यपुस्तिकाओं में निर्यात कर सकते हैं, InfoPath डेटा किसी Access डेटाबेस में सबमिट कर सकते हैं, या किसी SharePoint सूची का डेटा क्वेरी कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, डेवलपर्स InfoPath नियंत्रणों को आपकी कंपनी में उपयोग किए जाने वाले कस्टम व्यवसाय अनुप्रयोगों में एम्बेड कर सकते हैं.

अतिरिक्त सुरक्षा    पेपर प्रपत्र आवश्यक रूप से सुरक्षित नहीं होते. वे ग़लत रूट या ग़ुम हो सकते हैं, जिससे संवेदनशील जानकारी के उजागर होने की संभावना रहती है. InfoPath का सुरक्षा मॉडल Windows Internet Explorer के सुरक्षा क्षेत्र और स्तर सेटिंग्स से संबंधित है. ये सुरक्षा सुविधाएँ उपयोगकर्ताओं के प्रपत्रों और कंप्यूटर्स को असुरक्षित कार्रवाइयों जैसे कि किसी अविश्वसनीय स्रोत के डेटा का उपयोग करना या उस पर डेटा भेजना, से सुरक्षित रखने के लिए डिज़ाइन की गई हैं. किसी प्रपत्र टेम्पलेट की डिज़ाइन सुरक्षित रखने, डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग, मर्जिंग और सबमिशन जैसे निश्चित प्रपत्र कार्रवाइयों को प्रबंधित करने, और उपयोगकर्ता कंप्यूटर्स पर स्थापित प्रपत्रों पर विश्वास करने सहित InfoPath अतिरिक्त सुरक्षा उपाय प्रदान करता है.

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पेपर प्रपत्र कनवर्ट करने के श्रेष्ठ तरीके

निम्न तालिका कुछ ऐसी सावधानियों का वर्णन करती है जिनको पेपर प्रपत्रों को InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्स में कनवर्ट करते समय ध्यान रखना चाहिए.

  • प्रपत्र के अनुभागों को संगठित करने के लिए लेआउट तालिकाओं का उपयोग करें    किसी पेपर प्रपत्र के समान, आपको एक इलेक्ट्रॉनिक प्रपत्र संगठित करना चाहिए ताकि उसे भरने वाले लोग प्रपत्र में तार्किक रूप से आगे बढ़ सकें. InfoPath में, आप लेआउट तालिकाओं का उपयोग नियंत्रणों को संगठित करने, एक अनुभाग को दूसरे से अलग करने, और लोगोज़ और अन्य ग्राफ़िक्स रखने के लिए कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, लेआउट तालिकाओं का उपयोग करने से आपको पाठ बक्से, चेक बक्से, और अन्य तत्व आसानी से संरेखित करने का अतिरिक्त लाभ मिलता है ताकि आपका प्रपत्र टेम्पलेट पेशेवर और आकर्षक दिखाई दे. निम्न उदाहरण में, लेआउट तालिका प्रपत्र टेम्पलेट पर अनुभाग के अंदर के पाठ बक्सों को संगठित करने के लिए उपयोग की गई है.

    प्रपत्र टेम्पलेट पर अनुभाग के अंदर लेआउट तालिका

    1. इस लेआउट तालिका में दो पंक्तियाँ हैं.

    2. दूसरी पंक्ति में तीन स्तंभ हैं. बीच का स्तंभ केवल रिक्ति देने के उद्देश्य से उपयोग किया जाता है.

  • वैकल्पिक जानकारी के समाधानों पर विचार करें    पेपर प्रपत्रों में प्राय: ऐसे अनुभाग भी होते हैं जो विशिष्ट श्रेणी के उपयोगकर्ताओं के लिए आरक्षित होते हैं. उदाहरण के लिए, किसी अस्पताल में, मरीज़ की जानकारी प्रपत्र में एक "केवल आधिकारिक उपयोग के लिए" अनुभाग हो सकता है जो मरीज़ द्वारा नहीं बल्कि नर्सों या अन्य मेडिकल कर्मचारी द्वारा भरे जाने के लिए होता है. InfoPath में, इस प्रकार की वैकल्पिक जानकारी रखने के कई तरीके हैं. एक श्रेष्ठ तरीका वैकल्पिक अनुभाग उपयोग करना है, जो कि ऐसा नियंत्रण होता है जिसमें अन्य नियंत्रण होते हैं किंतु प्रपत्र पर तब तक दिखाई नहीं देते जब तक कि उपयोगकर्ता उनको जोड़ता नहीं है. उदाहरण के लिए, किसी स्थिति रिपोर्ट प्रपत्र टेम्पलेट पर, आप कोई वैकल्पिक नोट्स अनुभाग शामिल कर सकते हैं. वे उपयोगकर्ता जो अतिरिक्त नोट्स जोड़ना चाहते हैं, यह वैकल्पिक अनुभाग सम्मिलित कर सकते हैं और भर सकते हैं. अन्य सभी व्यक्ति इस अनुभाग को छुपा रहने दे सकते हैं.

    नोट्स संग्रहीत करने के लिए उपयोग किया गया वैकल्पिक अनुभाग

    प्रपत्र में कोई विशिष्ट शर्त पूरी न होने तक निश्चित फ़ील्ड्स को छुपाए रखने के लिए आप सशर्त स्वरूपण का भी उपयोग कर सकते हैं — उदाहरण के लिए, किसी आवेदन प्रपत्र टेम्पलेट में, उपयोगकर्ता द्वारा 18 या अधिक चेक बॉक्स का चयन न करने तक आप फ़ील्ड्स के कुछ विशिष्ट समूह छुपा सकते हैं.

  • नियमित तालिकाओं के बजाय दोहराई जाने वाली तालिकाओं का उपयोग करें    स्थान बचाने और अपने उपयोगकर्ताओं को आपके प्रपत्र भरते समय अधिक से अधिक सुविधा देने के लिए आप दोहराई जाने वाली तालिकाओं का उपयोग कर सकते हैं. जब आप दोहराई जाने वाली तालिकाओं का उपयोग करते हैं, तो आपका प्रपत्र टेम्पलेट उपयोगकर्ता द्वारा पहली बार खोले जाने पर उसमें कई रिक्त पंक्तियाँ नहीं दिखनी चाहिए. इसके बजाय, उपयोगकर्ताओं को सामान्यत: केवल एक पंक्ति दिखाई देती है और वे केवल आवश्यकता होने पर ही अधिक पंक्तियाँ जोड़ते हैं.

    व्यय रिपोर्ट में ला्इन आइटम्स एकत्र करने के लिए उपयोग की गई दोहराई जाने वाली तालिका

  • डेटा आवश्यकताएँ निर्धारित करें    अपना पेपर प्रपत्र कनवर्ट करने के पहले, आपको आपको अंतत: यह निर्णय ले लेना चाहिए कि इलेक्ट्रॉनिक प्रपत्रों में उपयोगकर्ताओं द्वारा दर्ज किए जाने वाले डेटा का क्या होगा. अपना पेपर प्रपत्र कनवर्ट करने के पहले, अपनी डेटा आवश्यकताओं को सबसे पहले स्थान देकर, आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि क्या आपके पास अपना प्रपत्र टेम्पलेट बनाने की आवश्यक अधोसंरचना है. उदाहरण के लिए, यदि उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र डेटा तेज़ी से इधर-उधर भेजने में सक्षम होने की आवश्यकता है, और आपको डेटा को पुन: उपयोग नहीं करना है, तब आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट को एक ई-मेल संदेश के रूप में प्रकाशित कर सकते हैं. इसके बाद आप उपयोगकर्ता प्रपत्रों को अपने इनबॉक्स में किसी InfoPath Forms फ़ोल्डर में संग्रहीत कर सकते हैं. यदि अन्य लोगों को प्रपत्र डेटा उपयोग और साझा करने की आवश्यकता है, तो आप संबंधित InfoPath प्रपत्रों के संग्रहों को Microsoft Windows SharePoint Services चलाने वाले किसी सर्वर पर लायब्रेरीज़ में संग्रहीत कर सकते हैं. यदि उपयोगकर्ताओं को अन्य व्यवसाय अनुप्रयोगों या सिस्टम्स जैसे‍ कि व्यय रिपोर्टिंग या लेखांकन अनुप्रयोग, का प्रपत्र डेटा उपयोग करने की आवश्यकता है, तो आप डेटा को कॉर्पोरेट डेटाबेसेस में संग्रहीत कर सकते हैं. यह प्राय: प्रपत्र टेम्पलेट को किसी वेब सेवा से कनेक्ट कर पूर्ण किया जाता है, जो कि प्रपत्र टेम्पलेट और डेटाबेस या व्यवसाय सिस्टम के बीच एक मध्यस्थ का कार्य करती है.

  • आपको कितने दृश्य आवश्यक हैं यह निर्धारित करें    InfoPath में, आप समान प्रपत्र टेम्पलेट के विभिन्न दृश्य बना सकते हैं. कोई दृश्‍य प्रपत्र टेम्पलेट का डेटा प्रस्तुत करने का एक वैकल्पिक तरीका होता है. उदाहरण के लिए, यदि आप कोई परमिट आवेदन प्रपत्र टेम्पलेट बना रहे हैं, तो आप एक दृश्‍य इलेक्ट्रिकल ठेकेदार द्वारा भरने के लिए, दूसरा दृश्य प्राप्ति एजेंट के लिए, और तीसरा दृश्य आवेदन को अनुमोदित या निरस्त करने वाले परीक्षक के लिए उपयोग कर सकते हैं. दृश्यों के उपयोग से, आप समान व्यवसाय प्रक्रिया के लिए एकाधिक प्रपत्र बनाने और उनका रखरखाव करने की आवश्यकता को समाप्त कर देते हैं.

  • आपको किसी प्रकार के नियंत्रणों की आवश्यकता है यह‍ निर्धारित करें    यदि आपने Word जैसे किसी प्रोग्राम में कोई पेपर प्रपत्र बनाया है, जो कि प्रपत्र डिज़ाइन करने के लिए बिल्कुल नहीं है, तो आपने संभवत: पाठ बक्सों, चेक बक्सों, बटंस, और कुछ अन्य नियंत्रणों का उपयोग किया होगा. InfoPath 30 से अधिक विभिन्न नियंत्रण प्रदान करता है जिनको आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट में जोड़ सकते हैं. मानक नियंत्रणों जैसे कि पाठ बक्से और सूची बक्से, के अतिरिक्त InfoPath में कई नए नियंत्रण हैं, जैसे कि दोहराई जाने वाली तालिका, पसंद समूह, और वैकल्पिक अनुभाग. इस प्रकार के नियंत्रणों से आप अपने उपयोगकर्ताओं के अनुकूल एक सुविधाजनक प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, व्यय रिपोर्ट्स प्रपत्र टेम्पलेट में, आप उपयोगकर्ताओं को उनकी आवश्यकतानुसार व्यय आइटम्स दर्ज करने की अनुमति देने के लिए दोहराई जाने वाली तालिका उपयोग कर सकते हैं.

  • समान समूह के नियंत्रणों के लिए टेम्पलेट भागों के उपयोग पर विचार करें    यदि आपको अधिक संख्या में पेपर प्रपत्र कनवर्ट करने हैं, तो आप ऐसे समान अनुभागों और फ़ील्ड्स के समूह खोज सकते हैं जिनको InfoPath टेम्पलेट भागों में बदला जा सके. टेम्पलेट भाग किसी प्रपत्र टेम्पलेट का ऐसा हिस्सा होता है, जिसे एकाधिक प्रपत्र टेम्पलेट में पुनः उपयोग के लिए सहेजा जा सकता है. एक सामान्य टेम्पलेट भाग में नियंत्रण और एक डेटा स्रोत होता है, और उसमें डेटा कनेक्शंस, डेटा मान्यता, और नियम जैसी सुविधाएँ भी हो सकती हैं. टेम्पलेट भाग बनाकर और उपयोग कर, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके संगठन के प्रपत्र टेम्पलेट्स स्वरूप, संरचना, और व्यवहार में एकरूप हैं. उदाहरण के लिए, कोई मानव संसाधन विभाग अपने सभी प्रपत्र टेम्पलेट्स में एक ही संपर्क जानकारी टेम्पलेट भाग का उपयोग कर सकता है.

    एकाधिक प्रपत्रों में दिखाई देता हुआ टेम्पलेट भाग

  • डिजिटल हस्ताक्षर सक्षम करें    InfoPath में, आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट को इस प्रकार कॉन्फ़िगर कर सकते हैं जिससे कि उपयोगकर्ता किसी प्रपत्र के कुछ निश्चित भाग या संपूर्ण प्रपत्र हस्ता‍क्षरित कर सकते हैं. कोई प्रपत्र हस्ताक्षरित करने से उपयोगकर्ता की पहचान ऐसे व्यक्ति के रूप में करने में मदद मिलती है जिसने प्रपत्र भरा था और इससे यह भी सुनिश्चित होता है कि प्रपत्र की सामग्री बदली नहीं गई है.

  • उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र भरने में मदद करने वाली सुविधाओं का उपयोग करें    InfoPath में, उपयोगकर्ताओं को अपने प्रपत्र तेज़ी से भरने में मदद के लिए आप नियंत्रणों पर डिफ़ॉल्ट मान असाइन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, किसी व्यय रिपोर्ट प्रपत्र में, आप दिनांक पिकर नियंत्रण के डिफ़ॉल्ट मान के रूप में आज का दिनांक असाइन कर सकते हैं. आप फ़ील्ड्स का उप-योग और योग निकालने के सूत्र असाइन कर सकते हैं ताकि उपयोगकर्ता द्वारा व्यय के आइटम्स दर्ज करते ही व्यय स्वत: ही परिकलित हो जाए. आप वर्तनी परीक्षक भी सक्षम कर सकते हैं, जिससे कि उपयोगकर्ता उनके द्वारा दर्ज किए जाने वाले पाठ में वर्तनी की समस्याएँ जाँच सकें, ठीक वैसे जैसे कि आप किसी अन्य Microsoft Office दस्तावेज़ में करते हैं. और यदि प्रपत्र-विशिष्ट आदेश या मदद सामग्री प्रदान करना चाहते हैं, तो आप प्रपत्र के ठीक पास में प्रदर्शित होने वाला कोई कस्टम कार्य फलक बना सकते हैं.

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पेपर प्रपत्र कनवर्ट करने के लिए Office मार्केटप्लेस विकल्प

यदि आपकी कंपनी में विशेष रूप से बड़ी संख्या में पेपर प्रपत्र हैं, तो अपने प्रपत्र कनवर्ट करने के लिए आप कोई तृतीय-पक्ष समाधान के उपयोग पर विचार कर सकते हैं. आप Microsoft Office मार्केटप्लेस पर इन समाधानों की खोज कर सकते हैं, जहाँ तृतीय-पक्ष प्रदाताओं के उत्पादों और सेवाओं को सूचीबद्ध होती हैं. यह भी देखें अनुभाग में Office मार्केटप्लेस के बारे में और जानकारी की लिंक्स ढूँढें.

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