निर्दिष्ट करना कि प्रारूप कौन देख सकता है

आप यह नियंत्रण कर सकते है कि किस समूह के लोग सूची आइटम्स और दस्तावेज़ों के प्रारूप को पढ़ सकते है. प्रारूप या तो दस्तावेजों के लघु संस्करण होते है या सूची आइटम्स या फ़ाइलें जो अभी तक अनुमोदित नही है. कोई प्रारूप एक नया आइटम हो सकता है या वह आइटम जिसमें कोई परिवर्तन नही हुआ है.

एक प्रारूप दो परिस्थितयों में बनता है:

  • जब किसी फ़ाइल का लघु संस्करण बनाया या किसी लायब्रेरी जो लघु और मुख्य संस्करणों को ट्रैक करता है उसमे अद्यतन हुआ है.

  • जब एक सूची आइटम या दस्तावेज़ बनाया या अद्यतन किया जाता है लेकिन जो अभी तक किसी सूची या लायब्रेरी जिसमें सामग्री अनुमोदन आवश्यक है उसमें अनुमोदित नही हुआ है.

आप यह निर्दिष्ट कर सकते है कि कौन से समूह के लोग प्रारूप या दस्तावेज़ को देख सकते है. यह सेटिंग समूह के लिए की गई सेटिंग से भिन्न हो सकता है जो बाकी के आइटम्स आपकी सूची या लायब्रेरी में देख सकते है, जैसे फ़ाइलों के मुख्य संस्करण या फ़ाइल या सूची आइटम्स जो अनुमोदित है.

जब आप लघु और मुख्य संस्करणों को ट्रैक करते है, आप यह निर्दिष्ट कर सकते है कि लोगो के पास दस्तावेजों को संपादित करने की अनुमति होनी ही चाहिए इससे पहले कि वे एक लघु संस्करण को देख या पढ़ सके. जब यह सेटिंग लागू किया जाता है, वे लोग जिन्हे दस्तावेज़ को संपादित करने की अनुमति है फ़ाइल पर कार्य कर सकते है, ले‍किन वे जिन्हे केवल फ़ाइल को पढ़ने की अनुमति है लघु संस्करण नही देख सकते है. उदाहरण के लिए, आप हो सकता है किसी को नही चाहे जिसकी पहुँच आपके लायब्रेरी तक है टिप्पणियॉं या संशोधन देखें जब आपका फ़ाइल संपादित किया जा रहा है. यदि मुख्य और लघु संस्करण ट्रैक किये जा रहे है और किसी ने अभी तक कोई मुख्य संस्करण प्रकाशित नही किया है, तो फ़ाइल उन लोगो के लिए उपलब्ध नही होता जिन्हे प्रारूप आइटम्स देखने की अनुमति नही होती.

जब सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता होती है, आप यह निर्दिष्ट कर सकते है कि फ़ाइल जो लंबित है उसका अनुमोदन उन लोगो द्वारा देखा जा सकता है या नही जिन्हे पढ़ने की अनुमति, संपादित करने की अनुमति है या केवल उन लोगो द्वारा जो लेखक है या जिन्हे आइटम्स को अनुमोदित करने ‍की अनुमति है. यदि लघु और मुख्य संस्करण दोनो ट्रैक किया जा रहा है, तो लेखक को एक मुख्य संस्करण प्रकाशित करना ही चाहिए इससे पहले कि फ़ाइल को अनुमोदन के लिए सबमिट किया जा सके. जब सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता होती है, लोगो जिन्हे सामग्री पढ़ने की अनुमति तो होती है लेकिन प्रारूप आइटम्स को देखने की अनुमति नही होती फ़ाइल के अंतिम अनुमोदित या मुख्य संस्करण को देखेगें.

उदाहरण के लिए, आप हो सकता है उपयोगकर्ता जो अनुमोदन प्रक्रिया का हिस्सा नही है को उन दस्तावेज़ों को देखने से प्रतिबंधित करें जो किसी प्रमुख घोषणा से पूर्व की मीमांसात्मक जानकारी सम्मिलित करता है, या आपका संगठन हो सकता है कि यह आवश्यकता रखे कि कुछ फ़ाइलें गोपनीय है. ऐसी स्थिती में, आपको डिफ़ाल्ट प्रतिबंधों को स्वीकार कर लेना चाहिए. दूसरी तरफ, आप हो सकता है कि सामग्री अनुमोदन का उपयोग किसी सूची आइटम या फ़ाइल की स्थिती निर्दिष्ट करने के लिए करना चाहे लेकिन आवश्यक नही कि आप उस तक पहूँच को नियंत्रित करें जब उसे संशोधित किया जा रहा है. उदाहरण के लिए, आप हो सकता है उन लोगो को चाहे जो किसी फ़ाइल को यह जानने के लिए पढ़ते है कि यही वह प्रारूप है जो परिवर्तित हो सकता है, क्योकि यह अभी तक अनुमोदित नही किया गया है, लेकिन आप उन लोगो को इस फ़ाइल को पढ़ने से नही रोकना चाहेगें जो आपके साइट पर आते है. इस स्थिती में, आप किसी को भी प्रारूप देखने में सक्षम कर सकते है जिसे सूची या लायब्रेरी में पढ़ने की अनुमति है.

यह निर्दिष्ट करने के लिए प्रारूप कौन देख सकता है, आपको एक सूची या लायब्रेरी को डिज़ाइन करने की अनुमति होनी चाहिए.

निम्नलिखित कार्यविधि केवल लायब्रेरी पर लागू होती है जो लघु और मुख्य संस्करण दोनो को और सूचियों या लायब्रेरी को ट्रैक करता है जिसे सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता होती है.

  1. यदि सूची या लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी सूची या लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी सूची या लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

    सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, सूची सेटिंग्स क्लिक करें, या खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. सामान्य सेटिंग्स के तहत, सेटिंग्स के संस्करण बनाना क्लिक करें.

  3. प्रारूप आइटम सुरक्षा अनुभाग में, इस सूची में प्रारूप आइटम्स को किसे देखना चाहिए के तहत या इस दस्तावेज़ लायब्रेरी में बनाए गये आइटम कौन देखें के तहत, उपयोगकर्ताओं के समूह को क्लिक करें जिसे आप प्रारूप देखने में सक्षम बनाना चाहते है.

    उपयोगकर्ता जो आइटम को अनुमोदित कर सकते है उनके लिए विकल्प तभी उपलब्ध होता है यदि आपके लायब्रेरी को सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता होती है.

  4. ठीकक्लिक करें.

नोट: जब सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता होती है, लोग जिन्हे सामग्री पढ़ने की अनुमति तो होती है लेकिन प्रारूप के आइटम्स को देखने की अनुमति नही होती फ़ाइल के अंतिम अनुमोदित संस्करण या मुख्य संस्करण देखेंगे. यदि लघु और मुख्य संस्करण ट्रैक किए जा रहे है, और अगर किसी ने अभी तक कोई मुख्य संस्करण प्रकाशित नही किया, फ़ाइल उन लोगो को दृश्य नही होगा जिनके पास प्रारूप आइटम देखने की अनुमति नही होती.

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