नियमों का उपयोग करके ईमेल संदेशों को प्रबंधित करना

नियमों का उपयोग करके ईमेल संदेशों को प्रबंधित करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

नियम वह क्रिया है है के लिए Windows, आवक या जावक संदेशों पर स्वचालित रूप से चलता है जो आपके द्वारा निर्दिष्ट शर्तों पर आधारित उस Outlook 2013 और Outlook 2016 .

इस आलेख में

ईमेल संदेश प्रबंधित करने में नियम आपकी कैसे मदद करते हैं

नियम बनाना

नियमों को आयात या निर्यात करना

नियम हटाना

नियमों को मैन्युअल रूप से चलाना

सर्वर-आधारित नियम बनाम केवल-क्लाइंट नियम

अन्य Outlook आइटम्स पर नियम लागू करना

संदेशों को अपने संगठन से बाहर अग्रेषित करना

ईमेल संदेश प्रबंधित करने में नियम आपकी कैसे मदद करते हैं

नियम मैन्युअल रूप से फ़ाइलिंग या समान संदेश आने पर समान क्रिया कर रहा कम करने में मदद। नियम हमेशा चालू हैं और स्वचालित रूप से चलाएँ। उदाहरण के लिए, किसी संदेश से प्राप्त होने पर कोई व्यक्ति आपको किसी नियम में निर्दिष्ट किए गए, इसे स्वचालित रूप से आप नामित को फ़ोल्डर में ले जाया जाता है।

नियम विज़ार्ड, संदेश प्रबंधित करने के लिए नियम बनाने में आपकी मदद करते हैं. नियम दो श्रेणियों में से किसी एक में आते हैं — संगठन और सूचना.

Outlook नि‍यम वि‍ज़ार्ड

नियम विज़ार्ड में सर्वाधिक उपयोग किए जाने वाले नियमों के टेम्पलेट्स शामिल होते हैं, जो निम्न हैं:

  • व्यवस्थित रहना    इन नियमों आप फ़ाइल और फ़ॉलो अप संदेशों पर मदद करें। उदाहरण के लिए, आप किसी विशिष्ट प्रेषक, Keri Mills, जैसे word "विक्रय" के साथ संदेशों के लिए किसी नियम में फ़ॉलो-अप के लिए ध्वजांकित किया गया, विक्रय के रूप में श्रेणीबद्ध किया गया और Keri के विक्रय नामक एक फ़ोल्डर में ले जाया करने के लिए विषय पंक्ति, बना सकते हैं।

  • अप टू डेट रहना    ये नियम एक विशेष संदेश प्राप्त करने पर आपको किसी तरीके से सूचित करते हैं. उदाहरण के लिए, आपको परिवार के किसी सदस्य द्वारा भेजा गया संदेश प्राप्त होने पर, आप मोबाइल डिवाइस पर स्वचालित रूप से संदेश भेजने का नियम बना सकते हैं.

  • किसी रिक्त नियम से प्रारंभ करना    ये वे नियम जिन्हें आप नियम टेम्पलेट के बिना बना सकते हैं — एक आप कर सकते हैं पूरी तरह से अनुकूलित करें।

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नियम बनाना

Outlook में सामान्य परिदृश्यों के लिए नियम टेम्पलेट्स शामिल होते हैं. इन नियम टेम्पलेट्स का उपयोग करें या अपने स्वयं के कस्टम नियमों के डिज़ाइन बनाएँ.

Outlook नियम टेम्पलेट्स का उपयोग करना

  1. फ़ाइल टैब क्लिक करें.

  2. दाएँ फलक में, नियम और चेतावनियाँ प्रबंधितकरें पर क्लिक करें।

  3. नियम और चेतावनियाँ बॉक्स में, ई-मेल नियम टैब पर, नया नियमपर क्लिक करें।

  4. के अंतर्गत चरण 1: किसी टेम्पलेट का चयन करें, व्यवस्थित बने रहें या रहने अप दिनांक के लिए टेम्पलेट्स की सूची से इच्छित टेम्पलेट का चयन करें।

  5. चरण 2: नियम का वर्णन संपादित करें के अंतर्गत, कोई रेखांकित मान क्लिक करें. उदाहरण के लिए, यदि आप लोग या सार्वजनिक समूह लिंक पर क्लिक करते हैं, तो पता पुस्तिका खुल जाती है.

  6. अगला पर क्लिक करें.

  7. चरण 1: शर्ते(शर्तों) का चयन करें के तहत, उन शर्तों का चयन करें जो आप चाहते हैं कि नियम को लागू करने के लिए संदेशों में हों.

  8. चरण 2: नियम वर्णन संपादित करें के तहत, अपने द्वारा जोड़ी गई किसी भी शर्त के लिए रेखांकित मान पर क्लिक करें और फिर मान निर्दिष्ट करें.

  9. अगला पर क्लिक करें.

  10. चरण 1: क्रिया(क्रियाओं) का चयन करें के अंतर्गत, उस क्रिया का चयन करें जिसे आप निर्दिष्ट की गई शर्तें पूरी होने पर नि‍यम द्वारा नि‍ष्पादि‍त करना चाहते हैं.

  11. चरण 2: नियम का वर्णन संपादित करें के अंतर्गत, उस किसी भी क्रिया के रेखांकित मान पर क्लिक करें, जिसे आपने जोड़ा है और फिर मान निर्दिष्ट करें.

  12. अगला पर क्लिक करें.

  13. चरण 1: अपवाद(दों) का चयन करें के तहत, नियम के लि‍ए अपवादों का चयन करें और फिर अगला क्लिक करें.

  14. चरण 2: नियम वर्णन संपादित करें के तहत, अपने द्वारा जोड़ी गई किसी भी अपवाद के लिए रेखांकित मान पर क्लिक करें और फिर मान निर्दिष्ट करें.

  15. अगला पर क्लिक करें.

  16. चरण 1: इस नियम के लिए नाम निर्दिष्ट करें के तहत, नाम दर्ज करें.

  17. के अंतर्गत चरण 2: नियम विकल्प सेटअप करें, अपने इच्छित विकल्पों के लिए चेक बॉक्सेज़ का चयन करें।

    • यदि आप उन संदेशों पर यह नियम चलाना चाहते हैं, जो पहले से ही इनबॉक्स में हैं, तो ''इनबॉक्स" में पहले से मौजूद संदेशों पर अब यह नियम चलाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.

    • नया नियम अब स्वचालित रूप से चालू होता है। नियम को बंद करने के लिए, पर यह नियम चालू करें चेक बॉक्स साफ़ करें।

    • यह नियम Outlook में अपने सभी ई-मेल खाते सेटअप में लागू करने के लिए, यह नियम सभी खातों पर बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.

  18. समाप्त पर क्लिक करें.

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कस्टम नियम डिज़ाइन करना

  1. फ़ाइल टैब क्लिक करें.

  2. दाएँ फलक में, नियम और चेतावनियाँ प्रबंधितकरें पर क्लिक करें।

  3. नियम और चेतावनियाँ बॉक्स में, ई-मेल नियम टैब पर, नया नियमपर क्लिक करें।

  4. या तो संदेश मुझे प्राप्त पर नियम लागू या मेरे द्वारा भेजे गए संदेश पर नियम लागू करेंके अंतर्गत किसी रिक्त नियम से प्रारंभ करें, पर क्लिक करें।

  5. अगला पर क्लिक करें.

  6. चरण 1: शर्ते(शर्तों) का चयन करें के तहत, उन शर्तों का चयन करें जो आप चाहते हैं कि नियम को लागू करने के लिए संदेशों में हों.

  7. चरण 2: नियम वर्णन संपादित करें के तहत, अपने द्वारा जोड़ी गई किसी भी शर्त के लिए रेखांकित मान पर क्लिक करें और फिर मान निर्दिष्ट करें.

  8. अगला पर क्लिक करें.

  9. चरण 1: क्रिया(क्रियाओं) का चयन करें के अंतर्गत, उस क्रिया का चयन करें जिसे आप निर्दिष्ट की गई शर्तें पूरी होने पर नि‍यम द्वारा नि‍ष्पादि‍त करना चाहते हैं.

  10. चरण 2: नियम का वर्णन संपादित करें के अंतर्गत, उस किसी भी क्रिया के रेखांकित मान पर क्लिक करें, जिसे आपने जोड़ा है और फिर मान निर्दिष्ट करें.

  11. अगला पर क्लिक करें.

  12. चरण 1: अपवाद(दों) का चयन करें के तहत, नियम के लि‍ए अपवादों का चयन करें और फिर अगला क्लिक करें.

  13. चरण 2: नियम वर्णन संपादित करें के तहत, अपने द्वारा जोड़ी गई किसी भी अपवाद के लिए रेखांकित मान पर क्लिक करें और फिर मान निर्दिष्ट करें.

  14. अगला पर क्लिक करें.

  15. चरण 1: इस नियम के लिए नाम निर्दिष्ट करें के तहत, नाम दर्ज करें.

  16. चरण 2: नियम विकल्प सेटअप करें के तहत, अपने इच्छित विकल्पों के लिए चेक बॉक्सेज़ का चयन करें.

    • यदि आप उन संदेशों पर यह नियम चलाना चाहते हैं, जो पहले से ही इनबॉक्स में हैं, तो ''इनबॉक्स" में पहले से मौजूद संदेशों पर अब यह नियम चलाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.

    • नया नियम अब स्वचालित रूप से चालू होता है। नियम को बंद करने के लिए, पर यह नियम चालू करें चेक बॉक्स साफ़ करें।

    • यह नियम Outlook में अपने सभी ई-मेल खाते सेटअप में लागू करने के लिए, यह नियम सभी खातों पर बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.

  17. समाप्त पर क्लिक करें.

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किसी संदेश के प्रेषक या प्राप्तकर्ता पर आधारित नियम बनाना

आप किसी भी संदेश से कोई नियम बना सकते हैं। नियम संदेश प्रेषक या प्राप्तकर्ता पर आधारित सुझाई गई हैं कि इस पद्धति का लाभ है। आप किसी संदेश के साथ प्रारंभ करते हैं, उदाहरण के लिए, एक नियम का सुझाव दिया गया है सभी संदेशों से उस प्रेषक फ़ोल्डर, जिसे आप चुनते ले जाता है।

  1. जिसके लिए आप कोई ऐसा नियम बनाने के लिए इच्छित संदेश पर क्लिक करें, और फिर मुख पृष्ठ टैब पर, नियमक्लिक करें।

    सुझाए गए नियम संदेश प्रेषक और प्राप्तकर्ताओं के आधार पर प्रकट होते हैं.

  2. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • सुझाए गए नियमों से एक पर क्लिक करें, गंतव्य फ़ोल्डर क्लिक करें, और फिर ठीक पर क्लिक करें.

    • अधिक नियम के लिए प्रेषक पर आधारित विकल्प, प्राप्तकर्ता या संदेश का विषय पर क्लिक करें नियम बनाएँ

चरण 2 में नियम बनाएँ चुनते हैं, तो नियम बनाएँ बॉक्स प्रकट होता है। निम्न चरणों के साथ जारी रखें।

  1. जब सभी चयनित शर्तों के साथ ई-मेल प्राप्त करते हैंके अंतर्गत, इच्छित शर्तों के लिए बॉक्सेज़ चेक करें।

  2. निम्न कार्य करेंके अंतर्गत, इच्छित निर्दिष्ट की गई शर्तें पूरी होने के लिए नियम क्रिया के लिए बॉक्सेज़ चेक करें।

  3. आइटम फ़ोल्डर में ले जाने के लिए बॉक्स चेक करें।

  4. फ़ोल्डर का चयन करें पर क्लिक करें और किसी मौजूदा फ़ोल्डर चुनें या संदेशों को संग्रहीत करने के लिए एक फ़ोल्डर बनाने के लिए नया पर क्लिक करें।

    अधिक शर्तें जोड़ने के लिए, क्रियाएँ, या, नियम के लिए अपवाद उन् नत विकल् पपर क्लिक करें, और फिर शेष नियम विज़ार्डमें दिए गए निर्देशों का अनुसरण करें।

    युक्ति: अधिक जानकारी के लिए किसी कस्टम नियम डिज़ाइन करना देखें।

  5. ठीक क्लिक करें.

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नियमों को आयात या निर्यात करना

अन्य लोग भी नियमों का उपयोग कर सकें, इसलिए नियमों को आयात या निर्यात करने के तरीके के बारे में जानने के लिए, नियमों का सेट आयात या निर्यात करना देखें.

नियम हटाना

जब कोई नियम आवश्यक नहीं है, तो इसे हटाने का तरीका यहाँ बताया गया है:

  1. फ़ाइल टैब क्लिक करें.

  2. नियम और चेतावनियाँ प्रबंधित करें पर क्लिक करें.

  3. उस नियम का चयन करें, जिसे आप हटाना चाहते हैं.

  4. हटाएँ चिह्न हटाएँ पर क्लिक करें.

  5. ठीक क्लिक करें.

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नियम मैन्युअल रूप से चलाना

यदि आप एक या अधिक नियमों को मैन्युअल रूप से चलाना चाहते हैं, तो निम्न कार्य करें:

  1. फ़ाइल टैब क्लिक करें.

  2. नियम और चेतावनियाँ प्रबंधित करें पर क्लिक करें.

  3. अब नियम चलाएँ क्लिक करें.

  4. अब नियम चलाएँ बॉक्स में, चलाने के लिए नियमों का चयन करें, के अंतर्गत चलाने के लिए इच्छित प्रत्येक नियम के आगे वाले बॉक्सेज़ चेक करें।

  5. इस फ़ोल्डर में चलाएँ बॉक्स में, यदि आप किसी भिन्न फ़ोल्डर का चयन करना चाहते हैं, तो ब्राउज़ करें पर क्लिक करें, फ़ोल्डर क्लिक करें, और फिर ठीक क्लिक करें.

    चरण 5 में निर्दिष्ट फ़ोल्डर के अंतर्गत सभी फ़ोल्डर शामिल करने के लिए, सबफ़ोल्डर्स शामिल करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  6. इन पर नियम लागू करें सूची में सभी संदेश डिफ़ॉल्ट हैं. आप इसे पढ़े गए या न पढ़े गए संदेश पर परिवर्तित कर सकते हैं.

  7. अब चलाएँ क्लिक करें.

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सर्वर-आधारित नियम बनाम केवल-क्लाइंट नियम

Outlook में दो प्रकार के नियम हैं — सर्वर-आधारित तथा केवल-क्लाइंट.

  • सर्वर-आधारित नियम    आपके द्वारा किसी Microsoft Exchange Server खाते के उपयोग के दौरान कुछ नियम सर्वर-आधारित नियम होते हैं. जब Outlook नहीं चल रहा हो तब भी, ये नियम Exchange मेल सर्वर पर आपके मेलबॉक्स पर चलते हैं. आपके इनबॉक्स में पहली बार संदेश वितरित किए जाते समय उन पर सर्वर-आधारित नियमों को अवश्य ही लागू किया जाना चाहिए, और‍ नियम तब तक चलने में सक्षम होने चाहिएँ जब तक कि वे सर्वर पर पूर्ण न हो जाएँ. उदाहरण के लिए, संदेश मुद्रित किए जाने को निर्दिष्ट करने वाला नियम, सर्वर पर पूर्ण होने से पहले नहीं चल सकता है. यदि कोई नियम सर्वर पर लागू नहीं किया जा सकता, तो यह आपके द्वारा Outlook प्रारंभ किए जाने पर लागू होता है और फिर केवल-क्लाइंट नियम बन जाता है.

  • केवल-क्लाइंट    नियम वे नियम होते हैं जो केवल आपके कंप्यूटर पर चलते हैं. ये ऐसे नियम हैं जो Exchange server के बजाय Outlook पर चलते हैं. केवल-क्‍लाइंट नियम केवल तभी चल सकते हैं जब Outlook चल रहा हो.

युक्ति: यदि नियमों की आपकी सूची में दोनों प्रकार के नियम हैं, तो सर्वप्रथम सर्वर-आधारित नियम लागू होते हैं, उसके बाद केवल-क्लाइंट नियम लागू होते हैं.

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अन्य Outlook आइटम्स में नियम लागू करना

वितरण रसीदें, वोटिंग प्रतिसाद और स्वचालित उत्तर

जब नियम लागू किए जाते हैं, तो वितरण रसीदें, पठन रसीदें, वोटिंग प्रतिसाद और स्वचालित उत्तर (कार्यालय से बाहर होने की सूचनाएँ) इस तरह संसाधित किए जाते हैं, जैसे कि वे संदेश हों. उदाहरण के लिए, कोई नियम जो विषय में ''मीटिंग'' शब्द वाले आइटम्स को किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जाता है, साथ ही उन सभी वितरण रसीदों, वोटिंग प्रतिसादों या स्वचालित उत्तर को भी ले जाता है, जिनके विषय में ''मीटिंग'' शब्द होता है.

नोट: जब कोई नियम, वोटिंग प्रतिसादों को इनबॉक्स से किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाता है, तो वोट को ट्रैक करना प्रभावित होता है. जब वोटिंग बटन शामिल किया हुआ कोई भेजा गया संदेश खोला जाता है, तो ट्रैकिंग जानकारी में नियम द्वारा ले जाए गए प्रतिसादों की गणना शामिल नहीं होती. किसी प्रतिसाद को मैन्युअल रूप से ले जाने या हटाने से ट्रैकिंग प्रभावित नहीं होती है.

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मीटिंग अनुरोध, कार्य अनुरोध, और दस्तावेज़

नियमों को लागू करते हैं, मीटिंग अनुरोध, कार्य अनुरोध और दस्तावेज़ संदेशों माने जाते हैं। उदाहरण के लिए, एक नियम है जो word "मीटिंग" के साथ आइटम्स विषय बॉक्स में किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जाता है भी किसी भी कार्य उस शर्त को पूरा करता है जो मीटिंग अनुरोध या ले जाता है। जब आप इस प्रकार के आइटम्स को प्रभावित करने वाली नियम बनाते हैं, हालाँकि की निम्न सीमाएँ जानकारी रखें:

  • हो सकता है कि, किसी मेल फ़ोल्डर के बजाय किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाया गया आइटम, ले जाने के बाद अपेक्षानुसार कार्य न करे. उदाहरण के लिए, यदि किसी संदेश को कैलेंडर फ़ोल्डर में ले जाया जाता है, तो कोई नया अपॉइंटमेंट नहीं बनाया जाता है.

  • यदि किसी मीटिंग या कार्य प्रतिसाद को एक नियम का उपयोग कर हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में ले जाया जाता है, तो प्रतिसाद को मूल आइटम द्वारा ट्रैक नहीं किया जाता है.

  • यदि कोई मीटिंग अनुरोध स्वचालि‍त रूप से हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर में ले जाया जाता है, तो मीटिंग को कैलेंडर में नहीं जोड़ा जाता है.

  • आपके द्वारा भेजे जाने वाले संदेशों को प्रभावित करने वाले नियम, कार्य अनुरोध और मीटिंग अनुरोध पर लागू नहीं किए जाते हैं.

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संपर्क समूह

संपर्क समूह शामिल करने वाला नियम, नियम बनाए जाने के आधार पर भिन्न रूप से व्यवहार कर सकता है.

  • किसी सार्वजनिक समूह को भेजे गए संदेशों को एक फ़ोल्डर में ले जाना     यह नियम केवल आपके द्वारा Exchange Server खाते का उपयोग करने के दौरान ही उपलब्ध होता है. केवल संपर्क समूह को भेजे गए संदेश ही निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाए जाते हैं. संपर्क समूह के सदस्यों से आने वाले संदेश, निर्दिष्ट फ़ोल्डर में नहीं ले जाए जाते हैं.

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संदेशों को अपने संगठन से बाहर अग्रेषित करना

Microsoft Exchange Server खाते (Exchange Server 2010 के साथ प्रारंभ होने वाले) आपके संगठन के बाहर के ईमेल पतों पर संदेश अग्रेषित करने हेतु नियमों का उपयोग कर सकते हैं. हालाँकि, कोई Exchange व्यवस्थापक विशिष्ट डोमेन के लोगों के लिए संदेशों के स्वचालित अग्रेषण को रोक सकता है.

अधिक जानकारी के लिए, मेरे खाते से कनेक्ट होने वाले Microsoft Exchange Server का संस्करण निर्धारित करना देखें.

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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