दस्तावेज़ सेट्स का परिचय

आप नए दस्तावेज़ सेट्स सामग्री प्रकार के साथ एकाधिक-दस्तावेज़ कार्य उत्पादों का निर्माण और प्रबंधन कर सकते हैं. दस्तावेज़ सेट उन संबंधित दस्तावेज़ों का समूह है जो एक चरण में बनाया जा सकता है और फिर एकल एंटिटी के रूप में प्रबंधित किया जाता है.

इस आलेख में

दस्तावेज़ सेट क्या है?

दस्तावेज़ सेट क्षमताएँ

दस्तावेज़ सेट क्या है?

प्रोजेक्ट्स पर कार्य करने पर लोग कभी-कभी व्यक्तिगत दस्तावेज़ों को बनाते हैं. कई प्रकार के प्रोजेक्ट्स के लिए, एकाधिक संबंधित दस्तावेज़ों के सेट का उत्पादन करने के लिए, यह अधिक विशिष्ट हो सकता है. कुछ मामलों में, दस्तावेज़ों का यह सेट किसी प्रोजेक्ट का अंतिम परिणाम या “डिलिवरेबल” हो सकता है. उदाहरण के लिए, एक व्यावसायिक सेवा कंपनी उस प्रस्ताव के लिए प्रत्येक अनुरोध के प्रतिसाद में पिच बुक को उत्पन्न कर सकती है जिसे यह संभावित क्लाइंट से प्राप्त करती है. अन्य मामलों में, दस्तावेज़ों का यह सेट जानकारी के भिन्न प्रकारों का प्रतिनिधित्व कर सकता है जो बड़े प्रोजेक्ट समर्थन करते हैं और कुछ अन्य के निर्माण या डिलिवरी में परिणाम देते हैं. उदाहरण के लिए, एक निर्माण कंपनी ड़िजाइन, परीक्षण और निर्माण से संबंधित दस्तावेज़ों के मानक सेट को उत्पन्न कर सकती है, जिसे वह बनाती है.

ये दस्तावेज़ एक या अधिक लोगों द्वारा एक साथ या चरणों में उत्पन्न किए जा सकते हैं और वे विभिन्न फ़ाइल स्वरूपों (उदाहरण के लिए, Word दस्तावेज़, PowerPoint प्रस्तुतिकरण, Visio आरेख, Excel फ़ाइलें आदि.) के दस्तावेज़ों को शामिल कर सकते हैं.

जो संगठन समान रूप से एकाधिक-दस्तावेज़ कार्य उत्पादों को बनाना और प्रबंधित करना चाहते हैं, वे प्रतयेक एकाधिक-दस्तावेज़ कार्य उत्पाद के लिए नए दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, जिसे वे विशिष्ट रूप से बनाते हैं. दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार एक फ़ोल्डर-आधारित सामग्री प्रकार है जो एकल दृश्य में एकाधिक संबंधित दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करता है जहाँ वे कार्य कर सकते हैं और एकल एंटिटी के रूप में प्रबंधित किए जा सकते हैं.

जब एक दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार लाइब्रेरी से जोड़ा जाता है तो उपयोगकर्ता लाइब्रेरी के अंतर्गत रिबन पर नया दस्तावेज़ पर क्लिक कर दस्तावेज़ सेट की नई आवृतियों को बना सकते हैं.

नया दस्तावेज़ मेनू पर दस्तावेज़ सेट आदेश

पृष्ठ का शीर्ष

दस्तावेज़ सेट क्षमताएँ

दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार कई क्षमताओं को शामिल करता है जो इसे सफ़लतापूर्वक एकाधिक-दस्तावेज़ कार्य उत्पादों को बनाना और प्रबंधित करना आसान बनाता है. जब आप दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार को कॉन्फ़िगर कर रहे हों, तो आप निम्न कर सकते हैं:

  • उन सामग्री प्रकारों को निर्दिष्ट करें जो दस्तावेज़ सेट (उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ फ़ाइलें, ऑडियो या वीडियो) के अंतर्गत अनुमति योग्य हैं.

  • किन्हीं डिफ़ॉल्ट दस्तावेज़ों को निर्दिष्ट करें जिसे आप प्रत्येक बार बनाए गए दस्तावेज़ सेट की नई आवृति के लिए स्वचालित रूप से बनाना चाहते हैं. आप अनुमत सामग्री प्रकारों के लिए डिफ़ॉल्ट दस्तावेज़ों को मैप कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आपके संगठन के पास वह मानक टेम्पलेट्स हैं जिन्हें आप को अनुबंधों के समान चीजों के लिए उपयोग करते हैं या यदि आपके पास ब्रांडेड टेम्पलेट्स हैं जिन्हें आप संचार के विशिष्ट प्रकारों के लिए उपयोग करते हैं, तो आप इन्हें तब लोड कर सकते हैं जब आप दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार को कॉन्फ़िगर करते हैं.

  • कोई साझा किया गया वह मेटाडेटा निर्दिष्ट करें जिसे आप सेट में सभी दस्तावेज़ों पर सिंक्रनाइज़ करना चाहते हैं.

  • दस्तावेज़ सेट के लिए स्वागत पृष्ठ को अनुकूलित करें जो दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार से निर्मित कार्य उत्पाद के प्रत्येक आवृति में प्रदर्शित होता है. यह स्वागत पृष्ठ, वह वेब पार्ट पृष्ठ है जो दस्तावेज़ सेट (जैसे, प्रोजेक्ट टाइमलाइन, संसाधनो के लिए लिंक्स, आदि.)पर कार्य करने वाले टीम सदस्यों को मदद करने के लिए प्रोजेक्ट जानकारी या संसाधनों को प्रदर्शित करने के लिए सेट अप किया जा सकता है.

  • उन वर्कफ़्लोज़ को कॉन्फ़िगर करें जिसे आप दस्तावेज़ सेट के लिए उपलब्ध कराना चाहते हैं. आप मानक समीक्षा या अनुमोदन वर्कफ़्लोज़ को दस्तावेज़ सेट्स के साथ उपयोग कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, आपका संगठन Microsoft SharePoint Designer 2010 में उपलब्ध चार दस्तावेज़ सेट वर्कफ़्लो क्रियाओं का उपयोग करते हुए दस्तावेज़ सेट्स के लिए कस्टम वर्कफ़्लो विकसित कर सकता है. अधिक जानकारी के लिए, SharePoint Designer 2010 में वर्कफ़्लो क्रियाएँ: एक त्वरित संदर्भ निर्देशिका देखें.

दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार के कॉन्फ़िगर होने और लाइब्रेरी से जोड़े जाने के बाद, दस्तावेज़ सेट में दस्तावेज़ों को बनाते या प्रबंधित करते हुए साइट उपयोगकर्ता परिचित दस्तावेज़ प्रबंधन सुविधाओं साथ ही साथ जब दस्तावेज़ सेट में दस्तावेज़ों पर कार्य कर रहा हो तो दस्तावेज़ सेट रिबन के प्रबंधित करें टैब जैसी विशेष सुविधाओं का उपयोग कर सकता है.

दस्तावेज़ सेट लेखक निम्न कार्यों को कर सकते हैं:

  • दस्तावेज़ लाइब्रेरी में नया दस्तावेज़ आदेश का उपयोग करते हुए त्वरित रूप से और आसानी से नया एकाधिक-दस्तावेज़ कार्य उत्पादों को बनाएँ.

  • दस्तावेज़ सेट के अंतर्गत वर्तमान गुणों और दस्तावेज़ों के संस्करण इतिहास स्नैपशॉट को कैप्चर करें.

  • समीक्षा और अनुमोदन जैसे सामान्य कार्यों को प्रबंधित करने के लिए दस्तावेज़ सेट के अंतर्गत संपूर्ण दस्तावेज़ सेट या व्यक्तिगत आइटम्स पर वर्कफ़्लोज प्रारंभ करें.

  • दस्तावेज़ सेट के लिए लिंक ई-मेल करें.

  • अन्य स्थान पर (गंतव्य को केंद्रीय व्यवस्थापन के अंतर्गत कॉन्फ़िगर किया जाना आवश्यक है) दस्तावेज़ सेट को ले जाने या प्रतिलिपि बनाने के लिए इन्हें भेजें आदेश का उपयोग करें.

  • दस्तावेज़ सेट के लिए अनुमतियों को प्रबंधित करें.

पृष्ठ का शीर्ष

अपने कौशल का विस्तार करें
प्रशिक्षण का अन्वेषण करें
पहले नई सुविधाएँ प्राप्त करें
Office प्रतिभागी में शामिल हों

क्या यह जानकारी मददगार थी?

आपकी प्रतिक्रिया के लिए आपको धन्यवाद!

आपकी प्रतिक्रिया के लिए धन्यवाद! ऐसा लगता है आपको हमारे किसी Office सहायता एजेंट से कनेक्ट करना मददगार हो सकता है.

×