दस्तावेज़ सेट्स का परिचय

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

कोई दस्तावेज़ सेट ऐसे संबंधित दस्तावेज़ों का समूह है जिन्हें आप एकल एंटिटी के रूप में प्रबंधित कर सकते हैं. आप एक ही चरण में दस्तावेज़ सेट बना सकते हैं, और तब इसकी विशेषताएँ और मेटाडेटा निर्धारित कर सकते हैं. आप सेट को एकल इकाई के रूप में प्रबंधित कर सकते हैं.

इस आलेख में

दस्तावेज़ सेट क्या है?

आप दस्तावेज़ सेट के साथ क्या कर सकते हैं?

दस्तावेज़ सेट क्या है?

कई प्रकार के प्रोजेक्ट्स के लिए, लोग अक्सर संबंधित दस्तावेज़ों का संपूर्ण सेट बना लेते हैं. कुछ मामलों में, दस्तावेज़ों का यह सेट किसी प्रोजेक्ट का परिणाम, या "डिलिवरेबल" हो सकता है. उदाहरण के लिए, कोई व्यावसायिक सेवा कंपनी किसी संभावित क्लाइंट के प्रस्ताव के अनुरोध का प्रतिसाद देते समय कोई मानक "पिच बुक'' बना सकती है. हो सकता है कि पिच बुक में यह हिस्से हमेशा रहें, और वह किसी विशेष प्रोजेक्ट की निर्दिष्ट आवश्यकताओं के लिए प्रत्येक हिस्से को अनुकूलित करे:

  • सेवा कंपनी का परिचय

  • क्षमताएँ, कमज़ोरियाँ, अवसर, और ख़तरा (SWOT) विश्लेषण

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  • तुलना करने योग्य कोई कंपनी विश्लेषण

अन्य मामलों में, दस्तावेज़ों का यह सेट केवल ऐसी भिन्न प्रकार की जानकारी का प्रतिनिधित्व कर सकता है जो किसी बड़े प्रोजेक्ट का समर्थन करती है और परिणाम स्वरूप किसी और चीज़ के निर्माण या वितरण करती है. उदाहरण के लिए, एक निर्माण कंपनी अपने द्वारा बनाए जाने वाले प्रत्येक उत्पाद के ड़िजाइन, परीक्षण और निर्माण से संबंधित दस्तावेज़ों के मानक सेट बना सकती है.

यह दस्तावेज़ समान समय पर, या चरणों में बनाए जा सकते हैं. दस्तावेज़ एक व्यक्ति या कई लोगों द्वारा निर्मित या जाँचे जा सकते हैं. सभी दस्तावेज़ समान स्वरूप (जैसे कि Word दस्तावेज़) के हो सकते हैं. वैकल्पिक रूप से, इनमें विभिन्न फ़ाइल स्वरूप (उदाहरण के लिए, Word दस्तावेज़, OneNote नोटबुक्स, PowerPoint प्रस्तुतियाँ, Visio आरेख, Excel कार्यपुस्तिकाएँ, आदि.) शामिल हो सकते हैं.

दस्तावेज़ सेट्स इन स्थितियों को आसानी से प्रबंधित करने में संगठनों की मदद कर सकते हैं. दस्तावेज़ सेट, एकाधिक संबंधित दस्तावेज़ों को एकल दृश्य में व्यवस्थित करता है जहाँ उन पर कार्य किया जा सकता है और उन्हें एकल इकाई के रूप में प्रबंधित किया जा सकता है. जब आप कोई नया दस्तावेज़ सेट बनाते हैं, तो वास्तव में आप एक नया सामग्री प्रकार बनाते हैं. सामग्री प्रकार पूरे साइट संग्रह में उपलब्ध हो जाता है, और आप प्रत्येक भिन्न एकाधिक-दस्तावेज़ कार्य उत्पाद के लिए कोई नया दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार कॉन्फ़िगर कर सकते हैं.

जब कोई दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार किसी लाइब्रेरी में जोड़ा जाता है, तो उपयोगकर्ता दस्तावेज़ सेट की नई आवृतियाँ उसी प्रकार बना सकते हैं जैसे वे कोई एकल दस्तावेज़ बनाते हैं.

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आप दस्तावेज़ सेट के साथ क्या कर सकते हैं?

दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार में कई विशिष्ट सुविधाएँ शामिल हैं जो एकाधिक-दस्तावेज़ कार्य उत्पादों को सफ़लतापूर्वक बनाना और प्रबंधित करना आसान बनाता है. जब आप दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार को कॉन्फ़िगर कर रहे हों, तो आप निम्न कार्य कर सकते हैं:

दस्तावेज़ जिसमें जो किसी उपयोगकर्ता के लिए आवश्यक सभी जानकारी सेट करें के बारे में सेट के लिए एक स्वागत पृष्ठ अनुकूलित करें    । स्वागत पृष्ठ पर वेब पार्ट वाले किसी टीम सदस्य किसी दस्तावेज़ सेट (उदाहरण के लिए, प्रोजेक् ट समयरेखा, संसाधन, आदि के लिए लिंक्स.) पर कार्य कर रहे हैं जो आपकी मदद करने के लिए संसाधन या प्रोजेक्ट जानकारी प्रदर्शित करने के लिए सेट किया जा सकता पृष्ठ है। इसे भी सेट करने के लिए जोड़े गए थे दस्तावेज़ों की एक सूची प्रदर्शित करता है।

  • आप पास स्वचालित रूप से बनाए गए प्रत्येक दस्तावेज़ सेट की नई आवृत्ति में शामिल करना चाहते हैं और जो डिफ़ॉल्ट सामग्री निर्दिष्ट करें    । आप कुछ दस्तावेज़ स्वचालित रूप से शामिल कर सकते हैं, और आप लोगों का उपयोग करने वाले टेम्पलेट्स को नियंत्रित कर सकते हैं। आप डिफ़ॉल्ट दस्तावेज़ सही सामग्री प्रकार हैं, कि कुछ जा सकते हैं। यदि आपका संगठन जिसका उपयोग आप संचार के वि शि ष्ट प्रकारों के लिए टेम्पलेट्स ब्रांडेड हैं, तो आप दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार कॉन्फ़िगर करते हैं उदाहरण के लिए, आप ये अपलोड कर सकते हैं।

  • अनुमति प्राप्त सामग्री प्रकार निर्दिष्ट करें    जिन्हें दस्तावेज़ सेट (उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ फ़ाइलें, छवियाँ, ऑडियो, या वीडियो) के अंतर्गत उपयोग किया जा सकता है.

  • साझा मेटाडेटा और मेटाडेटा स्तंभ निर्दिष्ट करें    , जिन्हें आप एक सेट में सभी दस्तावेज़ों के लिए चाहते हैं. दस्तावेज़ सेट बनाए जाने पर डिफ़ॉल्ट दस्तावेज़ों का मेटाडेटा के साथ स्वचालित रूप से प्रावधान किया जाता है, और आप साझा किया गया वह मेटाडेटा स्वागत पृष्ठ पर प्रदर्शित कर सकते हैं.

  • वह वर्कफ़्लो असाइन करें    , जिन्हें आप दस्तावेज़ सेट के लिए उपयोग करना चाहते हैं. आप दस्तावेज़ सेट में मानक समीक्षा या अनुमोदन वर्कफ़्लोज़ का उपयोग कर सकते हैं, और संपूर्ण दस्तावेज़ सेट वर्कफ़्लो चरण में ऐसे आगे बढ़ता है जैसे वह कोई एकल फ़ाइल था. इसके अतिरिक्त, आपका संगठन दस्तावेज़ सेट्स के लिए कस्टम वर्कफ़्लो विकसित कर सकता है.

  • किसी लक्षित फ़ोल्डर,    साइट, या लाइब्रेरी पर रूट करने के लिए सामग्री आयोजक को दस्तावेज़ सेट भेजें.

किसी लाइब्रेरी में दस्तावेज़ सेट सामग्री प्रकार जोड़ने के बाद, साइट उपयोगकर्ता परिचित दस्तावेज़ प्रबंधन सुविधाओं और विशेष दस्तावेज़ सेट सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं.

दस्तावेज़ सेट लेखक निम्न में से कोई भी कार्य कर सकते हैं:

  • दस्तावेज़ लाइब्रेरी में नया दस्तावेज़ आदेश का उपयोग करते हुए त्वरित रूप से और आसानी से नया एकाधिक-दस्तावेज़ कार्य उत्पाद बनाएँ.

  • दस्तावेज़ सेट के अंतर्गत वर्तमान गुणों और दस्तावेज़ों के संस्करण इतिहास स्नैपशॉट को कैप्चर करें.

समीक्षा और अनुमोदन जैसे सामान्य कार्यों को प्रबंधित करने के लिए दस्तावेज़ सेट के अंतर्गत संपूर्ण दस्तावेज़ सेट या व्यक्तिगत आइटम्स पर वर्कफ़्लोज प्रारंभ करें.

  • दस्तावेज़ सेट के लिए लिंक ई-मेल करें.

  • अन्य स्थान पर (गंतव्य को केंद्रीय व्यवस्थापन के अंतर्गत कॉन्फ़िगर किया जाना आवश्यक है) दस्तावेज़ सेट को ले जाने या प्रतिलिपि बनाने के लिए इन्हें भेजें आदेश का उपयोग करें.

  • दस्तावेज़ सेट के लिए अनुमतियों को प्रबंधित करें.

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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