दस्तावेज़ सहयोग और सह-लेखन

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

दस्तावेज़ सहयोग और सह-लेखन है प्रभावी रूप से किसी टीम के रूप में अपने एंटरप्राइज़ में कार्य करने के लिए कोई महत्वपूर्ण तत्व। इसे किसी स्प्रेडशीट सह-लेखन या किसी वर्कफ़्लो के माध्यम से किसी व्यावसायिक योजना रूटिंग है कि क्या SharePoint और Office का संयोजन दस्तावेज़ सहयोग पद्धतियों में से किसी स्पेक्ट्रम प्रस्तुत करता है। दस्तावेज़ों पर सहयोग कर सकते हैं के तरीकों को समझना करना सबसे अच्छा विकल्प आपकी आवश्यकताओं के लिए और किसी जानकारी कार्यकर्ता के रूप में अपने उत्पादकता बेहतर बनाने के लिए अनिवार्य है।

नोट: दस्तावेज़ों का सह-लेखन करने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी के लिए, मदद के लिए Word, PowerPoint, OneNote और Office Onlineखोजें। दस्तावेज़ सहयोग और सह-लेखन के लिए SharePoint को कॉन्फ़िगर करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, TechNet वेबसाइटदेखें।

इस आलेख में

दस्तावेज़ सहयोग स्पेक्ट्रम

Office और Office Web Apps के साथ सह-लेखन

सह-लेखन उत्पादों का सारांश

सह-लेखन, संस्करण बनाना, चेकआउट और मिश्रित Office परिवेश

दस्तावेज़ों का सह-लेखन और चेक आउट करना

दस्तावेज़ सह-लेखन और संस्करण बनाना

मिश्रित Office संस्करण परिवेश में दस्तावेज़ों का सह-लेखन

दस्तावेज़ सह-लेखन में समस्याएँ

दस्तावेज़ सहयोग स्पेक्ट्रम परिदृश्य

अर्द्ध-औपचारिक सह-लेखन

औपचारिक सह-लेखन

टिप्पणी और समीक्षा

अन्य विषय जिनमें आपकी रूचि हो सकती है:

दस्तावेज़ सहयोग स्पेक्ट्रम

दस्तावेज़ सहयोग का अर्थ है कि कई लेखक दस्तावेज़ या दस्तावेज़ों के संग्रह पर एक साथ कार्य करते हैं. वे संरचित वर्कफ़्लो के भाग के रूप में एक साथ दस्तावेज़ का सह-लेखन या विनिर्देशन का पुनरावलोकन कर सकते हैं. दस्तावेज़ सह-लेखन का अर्थ है कि एक या अधिक उपयोगकर्ताओं के साथ दस्तावेज़ पर एक ही समय में कार्य करना. दस्तावेज़ सहयोग और सह-लेखन की कई भिन्न पद्धतियाँ हैं, जो कि क्रम से दस्तावेज़ सहयोग अनुभव में अधिक संरचना और नियंत्रण को शामिल करती हैं. आपके लिए कौन सी दस्तावेज़ सहयोग पद्धति और उत्पाद सही है, आपको यह निर्णय करने में मदद के लिए एक अच्छा तरीका पसंदों के स्पेक्ट्रम के साथ अपने विकल्पों का अनुमान लगाना है.

दस्तावेज़ सहयोग स्पेक्ट्रम

Semiformal सह-लेखन : एकाधिक लेखक दस्तावेज़ में कहीं भी एक साथ संपादित करें। शामिल उदाहरण: पुनरावर्ती मिनट, विचार-विमर्श सत्र और OneNote; के लिए संदर्भ सामग्री और वित्तीय मॉडल्स टीम-विकसित, budgets और संपत्ति ट्रैकिंग सूचियाँ Excel के लिए।

औपचारिक सह-लेखन: एकाधिक लेखक जब सामग्री को प्रकट करने के लिए तैयार हों, तब वे सामग्री को सहेजते हुए नियंत्रित तरीके से एक साथ संपादित करते हैं. उदाहरण में शामिल हैं: व्यावसायिक योजनाएँ, न्यूज़लेटर और Word के लिए कानूनी मामले; और PowerPoint के लिए विपणन और कॉन्फ़्रेंस प्रस्तुतियाँ.

टिप्पणी और समीक्षा: प्राथमिक लेखक वर्कफ़्लो में दस्तावेज़ों की रूटिंग द्वारा (जो थ्रेड की गई चर्चाएँ हो सकती हैं) संपादन और टिप्पणियों का आग्रह करता है, लेकिन अंतिम दस्तावेज़ के प्रकाशन को नियंत्रित करता है. उदहारण में ऑनलाइन मदद, श्वेत पत्र और विशिष्टताएँ शामिल हैं.

दस्तावेज़ सेट्स: लेखक, समीक्षा और अनुमोदन जैसे सामान्य कार्यों को प्रबंधित करने के लिए दस्तावेज़ सेट के अंतर्गत संपूर्ण दस्तावेज़ सेट या व्यक्तिगत आइटम्स पर वर्कफ़्लोज प्रारंभ करता है.

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Office और Office Online के साथ सह-लेखन

निम्न अनुभाग Office और Office Online का उपयोग करके आपके द्वारा सह-लेखन के तरीकों और SharePoint लाइब्रेरीज़ का उपयोग करते समय फ़ाइलों के रखरखाव करने के श्रेष्ठ अभ्यासों का वर्णन करते हैं.

सह-लेखन उत्पादों का सारांश

विभिन्न Office और Office Online उत्पाद एकाधिक लेखकों को समान समय पर दस्तावेज़ संपादित करने के लिए सक्षम करते हैं. प्रत्येक उत्पाद के लिए, सह-लेखन कार्यक्षमता बहुत समान है. हालाँकि कुछ डिज़ाइन भिन्नताएँ हैं, जो कि भिन्न सहयोग पद्धतियों और अभीष्ट परिदृश्यों का समर्थन करती हैं. निम्न तालिका प्रत्येक सह-लेखन उत्पाद का सारांश देती है.

अनुप्रयोग

सर्वर आवश्यकताएँ

सामान्य परिदृश्य

Word

SharePoint तकनीक

प्रस्ताव, योजनाएँ, दृश्य कथन, मिनट, न्यूज़लेटर और रिपोर्ट सहित कोई भी दस्तावेज़

PowerPoint

SharePoint तकनीक

प्रशिक्षण, कॉन्फ़्रेंस, पोस्ट-मॉर्टम, उत्पाद ओवरव्यू, हैंडबुक और प्रोजेक्ट स्थिति रिपोर्ट सहित कोई भी प्रस्तुति

Excel Online

SharePoint तकनीक और Office Online

टीम वित्तीय मॉडलिंग, किसी वेब पेज पर व्यवसाय दर व्यवसाय उत्पाद पंक्ति अद्यतन और रीयल-टाइम व्यापार स्प्रेडशीट ट्रैकर सहित कोई भी स्प्रेडशीट

OneNote

SharePoint तकनीक

पुनरावर्ती मीटिंग मिनट, प्रोजेक्ट विचार विमर्श ("समूह-चिंतन"), साझा शोध और संदर्भ सामग्री और साझा प्रशिक्षण पाठ्यक्रम सहित कोई भी नोटबुक

OneNote Online

SharePoint तकनीक और Office Online

सह-लेखन, संस्करण बनाना, चेकआउट और मिश्रित Office परिवेश

जब आप अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ सह-लेखन कर रहे हों, तो निम्न अनुभाग श्रेष्ठ अभ्‍यासों का वर्णन करते हैं.

दस्तावेज़ों का सह-लेखन और चेक आउट करना

सह-लेखन, SharePoint लाइब्रेरी में दस्तावेज़ों के चेक आउट और चेक इन की प्रक्रिया से संगत नहीं है. दस्तावेज़ को चेक आउट करने का अर्थ है कि आप अनन्य रूप से इस पर लिखना चाहते हैं, और फिर अंत में इसे वापस चेक इन करना चाहते हैं ताकि अन्य लोग परिवर्तनों को देख सकें या दस्तावेज़ पर आगे कार्य कर सकें. इसलिए, जब आप फ़ाइल को चेक आउट करते हैं तो अन्य उपयोगकर्ता आपके साथ दस्तावेज़ पर सह-लेखन नहीं कर सकते हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, SharePoint लाइब्रेरीज़ के लिए फ़ाइलों को चेक आउट करने की आवश्यकता नहीं है और इसे वहाँ सक्षम नहीं किया जाना चाहिए जहाँ सह-लेखन का उपयोग किया जाएगा. यदि आप दस्तावेज़ पर सह-लेखन करना चाहते हैं, तो आपको स्पष्ट रूप से दस्तावेज़ को चेक आउट भी नहीं करना चाहिए.

दस्तावेज़ सह-लेखन और संस्करण बनाना

संस्करण बनाना उपयोगकर्ताओं के लिए दस्तावेज़ संस्करणों को सहेजना, संपादनों को रोल बैक करना या प्रोजेक्ट माइलस्टोन के संगत दस्तावेज़ की स्थिति के स्नैपशॉट को संभव बनाता है. दस्तावेज़ संपादित किए जाते समय SharePoint उनमें किए गए परिवर्तनों का ट्रैक रखता है, पिछले संस्करण संग्रहीत करता है और दस्तावेज़ के प्रमुख और लघु संस्करणों का रखरखाव भी कर सकता है. चूँकि विभिन्न सह-लेखक लंबे समय के लिए दस्तावेज़ को खुला रख सकते हैं, इसलिए सह-लेखन किए गए दस्तावेज़ों के संस्करण विशिष्ट समय अंतरालों में बनाए जाते हैं और आवश्यक नहीं है कि दस्तावेज़ के सहेजे जाने के समय ही बनाए जाएँ. डिफ़ॉल्ट रूप से, SharePoint लाइब्रेरी में संस्करण बनाना सक्षम नहीं किया गया है.

जब आप Word और PowerPoint दस्तावेज़ों का सह-लेखन करते हैं, तो प्रमुख और गौण दोनों ही संस्करण बनाने का उपयोग करने का विचार अच्छा है, ताकि जब आवश्यक हो तो उपयोगकर्ता अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा किए गए परिवर्तनों को पुनर्प्राप्त कर सकें. इसके अलावा, संस्करण बनाने की अवधि यह निर्धारित करती है कि SharePoint कितनी बार सह-लेखन किए जा रहे दस्तावेज़ का नया संस्करण बनाता है. 30 मिनट का डिफ़ॉल्ट मान संभवतः सर्वाधिक परिवेशों में कार्य करता है, लेकिन यह मान व्यवस्थापक द्वारा आवश्यकता अनुसार समायोजित किया जा सकता है. इस अवधि को निम्न मान पर सेट करना संस्करणों को अधिक त्वरित रूप से कैप्चर करता है और परिवर्तित करता है, किंतु इसमें अधिक सर्वर संग्रहण की आवश्यकता हो सकती है.

OneNote नोटबुक वाली लाइब्रेरीज़ के लिए, केवल प्रमुख संस्करणों को बनाने का विचार अच्छा है क्योंकि गौण संस्करण बनाने से सिंक्रनाइज़ेशन त्रुटियाँ हो सकती हैं, जो कि परिवर्तनों को सहेजे जाने से रोक सकती हैं. अक्सर अद्यतन किए जाने वाले OneNote नोटबुक कई संस्करण भी बना सकते हैं. चूँकि समय के साथ संस्करणों की संख्या अधिक हो सकती है, तो यह बेहतर होगा कि उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं के आधार पर उपयुक्त मात्रा में संस्करणों की अधिकतम संख्या को सेट करके बनाए रखने के लिए संस्करणों की संख्या को सीमित कर दिया जाए. नोट करें कि संस्करण बनाने की अवधि OneNote नोटबुक्स पर प्रभाव नहीं डालती, क्योंकि OneNote द्वारा नोटबुक के अंदर अधिक विस्तृत संस्करण जानकारी रखी जाती है.

मिश्रित Office संस्करण परिवेश में दस्तावेज़ों का सह-लेखन

कुछ संगठन ऐसा वातावरण बनाए रखते हैं, जहाँ उपयोगकर्ताओं के पास Microsoft Office के भिन्न संस्करण होते हैं, जैसे कि Office 2007 और Office 2010.

यद्यपि आप Word और PowerPoint 2007 के माध्यम से या किसी SharePoint लाइब्रेरी के लिए पहले फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं, लेकिन आप सह-लेखन इन दस्तावेज़ों उन लीगेसी अनुप्रयोगों के साथ नहीं कर सकते हैं। Furthermore, Word या PowerPoint 2007 के साथ कोई उपयोगकर्ता किसी Word या PowerPoint OOXML दस्तावेज़ खुलने पर, SharePoint अवरोध पर दस्तावेज़ बनाता है और Office के अन्य उपयोगकर्ताओं को उस दस्तावेज़ को संपादित करने के लिए सह-लेखन का उपयोग करने से रोकता है। Word या PowerPoint में सह-लेखन का श्रेष्ठ लाभ लेने के लिए, यह सभी उपयोगकर्ताओं के साथ कम से कम कि कार्य अनुशंसा की जाती है या 2012 Microsoft Office 2010। Excel कार्यपुस्तिकाएँ कर सकते हैं केवल जा coauthored के माध्यम से कम से कम Excel 2010 या Excel 2012 वेब App. का उपयोग करके Excel 2012 या पुराने क्लाइंट अनुप्रयोग हमेशा अनन्य अवरोध सर्वर दस्तावेज़ पर जो सहलेखन रुक जाएँगी बनाएँगे।

दस्तावेज़ सह-लेखन में समस्याएँ

यदि आप Word दस्तावेज़ या PowerPoint प्रस्तुति का सह-लेखन नहीं कर सकते हैं, तो हो सकता है कि निम्न कारणों में से कोई एक या अधिक कारण हो:

  • फ़ाइल द्वारा इन्फ़ॉर्मेशन राइट्स मैनेजमेंट (IRM) या डिजिटल राइट्स मैनेजमेंट (DRM) का उपयोग किया जा रहा है.

  • फ़ाइल चेक आउट है.

  • फ़ाइल एन्क्रिप्ट की गई है.

  • फ़ाइल स्वरूप समर्थित नहीं है. केवल .docx और .pptx फ़ाइल स्वरूप समर्थित हैं. अधिकांश स्थितियों में, आप असमर्थित फ़ाइल स्वरूप को किसी समर्थित स्वरूप में सहेज सकते हैं.

  • फ़ाइल को अंतिम के रूप में चिह्नित किया गया है. फ़ाइल स्वामी ने फ़ाइल के संपादन या सह-लेखन की प्रक्रिया को रोकने का निर्णय लिया है और फ़ाइल अब केवल-पढ़ने के लिए है.

  • कुछ Microsoft Office समूह नीति सेटिंग्स सह-लेखन सहित निम्न को रोकती हैं: स्वत: मर्ज क्लाइंट नीति अक्षम करना, सह-लेखन सर्वर नीति अक्षम करना और सह-लेखन क्लाइंट नीति अक्षम करना.

  • फ़ाइल में ActiveX नियंत्रण हैं.

  • फ़ाइल में कुछ ऐसे ऑब्जेक्ट्स हैं, जिन्हें अनन्य रूप से पहचाना नहीं जा सकता, जैसे कि OLE ऑब्जेक्ट, SmartArt ग्राफ़िक, चार्ट या इंक ऑब्जेक्ट.

  • Word दस्तावेज़ सहायक दस्तावेज़ों के साथ मास्टर दस्तावेज़ों का उपयोग करता है, जिसमें HTML फ़्रेमसेट्स होते हैं या ब्लॉग के रूप में प्रकाशित किया जा रहा है.

  • Word दस्तावेज़ संयुक्त परिशुद्धता सुधारने के लिए रैंडम संख्या संग्रहीत करें चेक बॉक्स चयनित नहीं है। यह जाँचने के लिए, रिबन पर फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, Word विकल्प संवाद बॉक्स प्रदर्शित करें, विश्वास केंद्रपर क्लिक करें, गोपनीयता विकल्पपर क्लिक करें, विश्वास केंद्र संवाद बॉक्स प्रदर्शित करने के लिए विश्वास केंद्र सेटिंग्स पर क्लिक करें, और फिर दस्तावेज़-विशिष्ट सेटिंग्स अनुभाग के अंतर्गत, संयुक्त परिशुद्धता सुधारने के लिए रैंडम संख्या संग्रहीत करें चेक बॉक्स चयनित है यह सुनिश्चित करने के लिए विकल्प पर क्लिक करें।

दस्तावेज़ सहयोग स्पेक्ट्रम परिदृश्य

निम्न अनुभाग प्रत्येक सह-लेखन उत्पाद, उनके द्वारा समर्थित भिन्न सहयोग पद्धतियों और उनके अभीष्ट परिदृश्यों के बारे में अधिक विवरण प्रदान करता है.

अर्द्ध-औपचारिक सह-लेखन

शायद अर्द्ध-औपचारिक तरीके से सह-लेखन को स्पष्ट करने का श्रेष्ठ परिदृश्य, उत्कृष्ट समूह विचार विमर्श सत्र है. OneNote, OneNote Online या दोनों ही के संयोजन का उपयोग करके कई लेखक समान समय पर और समान नोटबुक में विचार विमर्श सत्र के दौरान त्वरित रूप से विचार और चिंतन को कैप्चर कर सकते हैं. इसे "वर्चुअल व्हाइट बोर्ड" के रूप में सोचें. किसी अच्छे विचार विमर्श सत्र के समान, यहाँ तुरंत ही सही करने या समीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है, स्वयं को केवल विचारों के मुक्त-प्रवाह में अभिव्यक्त करें. सभी लेखक एक साथ सामग्री जोड़ सकते हैं और जो जोड़ा गया है उसे तुरंत ही देख सकते हैं. विचार विमर्श सत्र की समाप्ति तक, आपने अपने सत्र के रिकॉर्ड को कैप्चर किया है जिसे जब चाहें साफ़ किया जा सकता है. यदि आपको किसी अन्य लेखक के साथ फ़ॉलो-अप करने की आवश्यकता है, तो प्रत्येक सामग्री भाग को उनके उपनाम के साथ टैग किया जाता है और आप इसके द्वारा भी सामग्री खोज सकते हैं कि इसका लेखक कौन है.

अन्य सामान्य तरीके,जिन्हें आप OneNote को नोटबुक पर सहयोग करने के लिए उपयोग कर सकते हैं, वे हैं अनुवर्ती मीटिंग मिनट, त्वरित प्रोजेक्ट के लिए साझा शोध, प्रशिक्षण पाठ्यक्रम और संदर्भ सामग्रियाँ.

आप निम्न के लिए Excel का उपयोग करते हैं: अपने डेटा पर परिकलनों और सांख्यिक तुलनाओं को चलाना; संकुचित और लचीले लेआउट में श्रेणीबद्ध डेटा देखने के लिए PivotTable रिपोर्ट्स बनाना और उपयोग करना; पेशेवर-दिखने वाले चार्ट्स, सशर्त स्वरूपण चिह्न, डेटा पट्टियाँ, रंग स्केल्स और स्पार्कलाइंस का उपयोग करके अपने डेटा पर विज़ुअल रूप से बल देना; और अपने डेटा पर what-if विश्लेषण कार्रवाइयाँ निष्पादित करना.

Excel Online का उपयोग करके आप एक साथ अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ इस विश्लेषणात्मक कार्य को अधिक कर सकते हैं. अन्य उपयोगकर्ता भिन्न कार्यपत्रकों, कार्यपत्रक के भिन्न अनुभागों पर कार्य कर सकते हैं या आपकी तरह समान कक्षों को – सूत्रों और फ़ंक्शंस वाले कक्षों सहित – एक ही समय पर संपादित भी कर सकते हैं. इस स्थिति में, यदि आप दोनों ही समान कक्ष संपादित कर रहे हों, तो अंतिम संपादन सफ़ल होता है. सह-लेखन के दौरान, एक दूसरे के विचारों को जानने, भिन्न सूत्र और परिकलन जाँचने, परिणामों की तुलना करने और एक दूसरे की ग़लतियों को ढूँढ़ने और सत्यापित करने के लिए भी Excel Online का उपयोग करना श्रेष्ठ तरीका है.

औपचारिक सह-लेखन

जब SharePoint लाइब्रेरी में Word दस्तावेज़ या PowerPoint प्रस्तुति को संग्रहीत किया जाता है, तो दो या अधिक उपयोगकर्ता समान समय में दस्तावेज़ या प्रस्तुति में सह-लेखन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, समान Word दस्तावेज़ में, आप एक अनुच्छेद पर कार्य कर सकते हैं जबकि एक सहकर्मी अन्य अनुच्छेद पर कार्य करता है. या समान प्रस्तुति में, आप एक स्लाइड पर कार्य कर सकते हैं जबकि एक सहकर्मी अन्य स्लाइड पर कार्य करता है. आपको इस कार्य को करने के लिए कुछ भी चालू करने या कुछ भी सेट करने के लिए याद रखने की आवश्यकता नहीं है. सह-लेखन "बस कार्य करता है". और इस पर बल देना महत्वपूर्ण है कि जब आप टिप्पणियों, परिवर्तन ट्रैकिंग और दस्तावेज़ संस्करण सहित सह-लेखन करते हैं, तो आपको अभी भी आभासी रूप से Word या PowerPoint में सभी रिच संपादन और स्वरूपण सुविधाओं पर पहुँच प्राप्त है.

औपचारिक सह-लेखन का अर्थ है कि लेखकों द्वारा किए गए परिवर्तन बफ़र किए जाते हैं और तब रिलीज़ किए जाते हैं, जब लेखक स्पष्ट रूप से परिवर्तनों को सहेजने के लिए तैयार होते हैं. सामान्यत: कहें तो आप न तो अन्य लेखकों के साथ अर्द्ध-निरूपित विचारों को साझा करना चाहते हैं और न ही आप अपने विचारों की धारा को अन्य सह-लेखकों द्वारा निरंतर बाधित करना चाहते हैं. हालाँकि, Word और PowerPoint में सह-लेखन के दौरान, आप चिह्नों, स्थिति पट्टी संकेतक और दस्तावेज़ या प्रस्तुति के नेविगेशन फलक के माध्यम से उनके द्वारा संपादित किए जाते ही हमेशा देख सकते हैं कि अन्य लेखक कहाँ संपादन कर रहे हैं और अन्य लेखक देखेंगे कि आप कहाँ संपादन कर रहे हैं.

संक्षेप में, औपचारिक सह-लेखन का अर्थ है कि आप जानते हैं कि अन्य लेखक कहाँ हैं, लेकिन प्रत्येक लेखक परिवर्तनों को केवल तभी प्रकट करता है कि जब वे उन्हें अन्य को दिखाने के लिए तैयार हैं.

यह औपचारिक सह-लेखन प्रक्रिया विरोधों को कम करने में भी मदद करती है क्योंकि आप आसानी से परिवर्तनों को ट्रैक कर सकते हैं और आवश्यकता पड़ने पर रीयल-टाइम में समन्वयन कर सकते हैं. यदि आपके कंप्यूटर पर Office Communicator स्थापित है, तो आप त्वरित संदेश भेजने, ई-मेल भेजने के लिए उपस्थिति बटन पर क्लिक भी कर सकते हैं या किसी भी समस्या पर विचार करने के लिए अपने सहकर्मी को कॉल कर सकते हैं. अंतत:, जब आप सह-लेखन समाप्त कर लें, तो दस्तावेज़ लाइब्रेरी में दस्तावेज़ के अप-टू-डेट संस्करण को ढूँढने में कोई कठिनाई नहीं होती. यह सब समान SharePoint स्थान पर किया गया है.

टिप्पणी और समीक्षा

टिप्पणी और समीक्षा सामान्य और अधिक पारंपरिक दस्तावेज़ सहयोग पद्धति रही है. इस स्थिति में, एकल लेखक अन्य लेखकों से समीक्षा और प्रतिक्रिया चाहता है, जैसे कि पीयर या विषय वस्तु विशेषज्ञ, लेकिन वह संपादनों और अंतिम प्रकाशन के शामिल करने पर अधिक नियंत्रण चाहता है.

दस्तावेज़ समीक्षा प्रक्रिया के विवरणों के प्रबंधन में कम समय व्यतीत करने और अपने दस्तावेज़ संबंधी कार्य पर अधिक समय व्यतीत करने के लिए, आप SharePoint साइट पर दस्तावेज़ प्रतिक्रिया एकत्रित करने के लिए वर्कफ़्लो का उपयोग कर सकते हैं. वर्कफ़्लोज़ इन प्रक्रियाओं में लगने वाले मानवीय कार्यों को प्रबंधित और ट्रैक करके सामान्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं, जैसे कि दस्तावेज़ समीक्षा के लिए आवश्यक लागत और समय को स्ट्रीमलाइन करते हैं. चूँकि वर्कफ़्लो कार्यों को असाइन करता है, अनुस्मारक भेजता है, सहभागिता को ट्रैक करता है, शेड्यूल दिनांकों को लागू करता है और संपूर्ण प्रक्रिया का एक रिकॉर्ड बनाता है, तो आप दस्तावेज़ समीक्षा प्रक्रिया के परिचालन तंत्र को प्रबंधित करने के बजाय अपने कार्य को करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं.

उदाहरण के लिए, आप एक ऐसे वर्कफ़्लो आरंभ प्रपत्र को भरकर प्रतिक्रिया एकत्रित करें वर्कफ़्लो प्रारंभ कर सकते हैं, जिसमें आप उन लोगों के नाम निर्दिष्ट करते हैं, जिनसे आप दस्तावेज़ की समीक्षा कराना चाहते हैं. आप समीक्षकों को विशिष्ट निर्देश प्रदान कर सकते हैं और आप वर्कफ़्लो सहभागियों द्वारा उनकी समीक्षा पूर्ण किए जाने का अपना इच्छित दिनांक निर्दिष्ट कर सकते हैं. जब वर्कफ़्लो प्रगति पर हो, तो सहभागी वर्कफ़्लो स्थिति देख सकते हैं या यह देखने के लिए वर्कफ़्लो स्थिति पृष्ठ जाँच सकते हैं कि किन सहभागियों ने अपने वर्कफ़्लो कार्य को पूर्ण किया है. वर्कफ़्लो स्वामी वर्कफ़्लो सेट अप कर सकता है ताकि सहभागी समानांतर या क्रमिक रूप से कार्यों पर काम कर सकें, सक्रिय कार्यों का अद्यतन कर सकें, समीक्षकों को जोड़ सकें या अद्यतन कर सकें, डिलिवरेबल के लिए नियत दिनांक को निर्दिष्ट कर सकें और अंतत: जब सभी कार्य पूर्ण हो जाएँ, तो इसे पूर्ण के रूप में चिह्नित कर सकें.

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किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए वर्ज़निंग को सक्षम और कॉन्फ़िगर करना
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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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