दस्तावेज़ लाइब्रेरी में एकाधिक Office टेम्पलेट्स जोड़ना

यह आलेख दस्तावेज़ लाइब्रेरी में रिक्त या कस्टम टेम्पलेट्स संबद्ध करने के लिए मार्गदर्शन प्रदान करता है, जो उपयोगकर्ताओं को इन टेम्पलेट्स के आधार पर सामान्य या उच्च अनुकूलित Microsoft Office दस्तावेज़ आसानी से बनाने में सक्षम बनाता है. यदि आप व्यय रिपोर्ट्स, घटना विशेष के ब्रांडेड PowerPoint स्लाइड्स या यात्रा रिपोर्ट्स जैसी विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ों के निरंतर उपयोग को सक्षम करना चाहते हैं, तो आप इस जानकारी को विशेष रूप से उपयोगी पाएँगे. दस्तावेज़ लाइब्रेरी में कस्टम टेम्पलेट्स जोड़े जाने के बाद, लाइब्रेरी को ही एक टेम्पलेट के रूप में सहेजा जा सकता है, जिसे आपके संगठन के अंतर्गत मानव संसाधन, क़ानूनी, IT, इत्यादि जैसे विशिष्ट समूह हेतु विशेष प्रकार के दस्तावेज़ बनाने के लिए उपयोग किया जा सकता है.

आप क्या करना चाहते हैं?

परिचय

दस्तावेज़ टेम्पलेट के लिए सामग्री प्रकार बनाना

नए दस्तावेज़ बनाते समय विकल्प के रूप मे नए टेम्पलेट प्रदर्शित करना

अपनी अनुकूलित लाइब्रेरी को टेम्पलेट के रूप में सहेजना

परिचय

जब आप किसी भी दी गई लाइब्रेरी के लिए कोई नया दस्तावेज़ बनाते हैं, तब आपके पास डिफ़ॉल्ट प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में Microsoft Word दस्तावेज़ उपलब्ध होता है. लेकिन क्या, अगर आप अपनी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में त्वरित रूप से एक Microsoft Excel कार्यपत्रक, Microsoft OneNote दस्तावेज़ या एक Microsoft PowerPoint प्रस्तुति जोड़ना चाहते हों? और क्या, यदि आप चाहते हैं कि प्रत्येक दस्तावेज़ प्रकार एक विशेष टेम्पलेट का अनुसरण करें ताकि एक निश्चित प्रकार के सभी दस्तावेज संगत रहें?

दस्तावेज़ लाइब्रेरी के अंतर्गत विभिन्न फ़ाइल प्रकारों के लिए टेम्पलेट्स के रूप में उपयोग किए जाने हेतु सामग्री प्रकार बनाने और फिर जोड़ने के लिए इस आलेख को आवश्यक दो चरणों में विभाजित किया गया है.

लाइब्रेरी में कोई नया आइटम जोड़ते समय विभिन्न टेम्पलेट्स में से चुनें.

नोट:  : यदि आपका संगठन SharePoint Online/Microsoft Office 365 का उपयोग कर रहा है और आप Microsoft Office क्लाइंट प्रोग्राम्स के बजाय Microsoft Office वेब अनुप्रयोगों का उपयोग करते हैं, तो आपको उपयोगकर्ताओं को ब्राउज़र के अंतर्गत दस्तावेज़ लाइब्रेरी में एकाधिक Microsoft Office दस्तावेज़ प्रकार बनाने देने में सक्षम करने के लिए इस आलेख में दिए गए चरणों का अनुसरण करना आवश्यक है.

दस्तावेज़ टेम्पलेट के लिए सामग्री प्रकार बनाना

नोट:  इस प्रक्रिया को सफ़लतापूर्वक पूर्ण करने के लिए आपका एक साइट संग्रह स्वामी होना आवश्यक है.

  1. साइट संग्रह के शीर्ष स्तर पर जाएँ तथा साइट क्रियाएँ मेनू से साइट सेटिंग्स का चयन करें.

  2. साइट सेटिंग्स पृष्ठ के गैलरी अनुभाग के अंतर्गत, साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

    नोट:  नोट करें कि डिफ़ॉल्ट रूप से, नया Word सामग्री प्रकार समूह कार्य सामग्री प्रकार अनुभाग के अंतर्गत मौजूद होता है. यह विशेष रूप से एक विकल्प है जो दस्तावेज़ लाइब्रेरी में कोई नया दस्तावेज़ जोड़ते समय आपके लिए उपलब्ध होता है.

    दस्तावेज़ लाइब्रेरी में एक नया दस्तावेज़ जोड़ना

  3. साइट सामग्री प्रकार सेटिंग्स पृष्ठ के शीर्ष पर बनाएँ क्लिक करें.

  4. नए साइट सामग्री प्रकार पृष्ठ पर निम्न करें:

    • नाम फ़ील्ड में “PowerPoint” लिखें.

    • वर्णन फ़ील्ड में “इस लाइब्रेरी में नई प्रस्तुति बनाएँ" लिखें.

    • पेरेंट सामग्री प्रकार का यहाँ से चयन करें ड्रॉप डाउन सूची से दस्तावेज़ सामग्री प्रकार का चयन करें.

    • पेरेंट सामग्री प्रकार ड्रॉप-डाउन सूची से दस्तावेज़ का चयन करें.

    • ठीक पर क्लिक करें.

  5. साइट सामग्री प्रकार > PowerPoint पृष्ठ पर, सेटिंग्स के अंतर्गत, उन्नत सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  6. दस्तावेज़ टेम्पलेट अनुभाग में, कोई नया दस्तावेज़ टेम्पलेट अपलोड करें का चयन करें, ब्राउज़ करें पर क्लिक करें और फिर PowerPoint स्लाइड या उस टेम्पलेट पर क्लिक करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं.

    नोट:  Office से जनरेट हुए दस्तावेज़ों को बनाने के लिए आपके पास Microsoft Office स्थापित होना आवश्यक है.

  7. ठीक पर क्लिक करें.

    नोट:  आप प्रत्येक फ़ाइल प्रकार के लिए ऊपर दिए गए चरणों को दोहराकर कोई नया Excel, OneNote या Word टेम्पलेट भी जोड़ सकते हैं.

    Note आप समान फ़ाइल प्रकार के एकाधिक और भिन्न टेम्पलेट्स बना सकते हैं.

    नोट: 

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नए दस्तावेज़ बनाते समय विकल्प के रूप मे नए टेम्पलेट प्रदर्शित करना

अब जब आप अपने PowerPoint, OneNote और Excel टेम्पलेट्स के लिए सामग्री प्रकार बना चुके हैं, आपको इन सामग्री प्रकारों को किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में जोड़ना आवश्यक है. यह चरण सुनिश्चित करता है कि वे रिबन पर नया दस्तावेज़ आदेश से विकल्पों के रूप में प्रदर्शित होंगे.

  1. उस लाइब्रेरी पर नेविगेट करें जिससे आप नए सामग्री प्रकार संबद्ध करना चाहते हैं.

  2. रिबन के लाइब्रेरी टैब पर, लाइब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें. यदि आप किसी सूची के साथ कार्य कर रहे हैं, तो सूची सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. सामान्य सेटिंग्स के अंतर्गत, उन्नत सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  4. सामग्री प्रकार अनुभाग में सामग्री प्रकार के प्रबंधन को अनुमति दें? के अंतर्गत हाँ पर क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

  5. लाइब्रेरी सेटिंग्स पृष्ठ पर, सामग्री प्रकार के अंतर्गत, मौजूदा साइट सामग्री प्रकार से जोड़ें पर क्लिक करें.

  6. सामग्री प्रकार जोड़ें पृष्ठ पर, साइट सामग्री प्रकार यहाँ से चुनें के अंतर्गत सभी समूह का चयन करें.

  7. उपलब्ध साइट सामग्री प्रकार के अंतर्गत, इस लाइब्रेरी से संबद्ध करने के लिए नए सामग्री प्रकार ढूँढ़कर चयन करें और जोड़ें क्लिक करें.

    नोट:  आप <CTRL> कुँजी को दबाकर सूची में विभिन्न सामग्री प्रकार पर क्लिक करते हुए एकाधिक सामग्री प्रकार का चयन कर सकते हैं.

  8. अगली बार जब आप, उस लाइब्रेरी के लिए जिस पर आप आइटम्स जोड़ना चाहते हैं, रिबन पर नया क्लिक करते हैं, नए टेम्पलेट सामग्री प्रकार ड्रॉप-डाउन सूची में विकल्पों के रूप में प्रकट होते हैं.

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अपनी अनुकूलित लाइब्रेरी को टेम्पलेट के रूप में सहेजना

अब जब आप अपने PowerPoint, OneNote और Excel टेम्पलेट्स के लिए सामग्री प्रकार बना चुके हैं और उन्हें दस्तावेज़ लाइब्रेरी में जोड़ चुके हैं, तो आप इस लाइब्रेरी को टेम्पलेट के रूप में सहेज सकते हैं. इस तरह, यदि आप किसी अन्य दस्तावेज़ लाइब्रेरी के लिए ऐसा ही कुछ चाहते हैं तो आपको उपर्युक्त चरण दोहराने नहीं पड़ेंगे.

नोट:  इस कार्य को पूरा करने के लिए आपके पास डिज़ाइनर अनुमतियाँ होनी आवश्यक हैं.

  1. उस दस्तावेज़ लाइब्रेरी पर जाएँ जिसे आप टेम्पलेट के रूप में सहेजना चाहते हैं.

  2. रिबन पर, लाइब्रेरी उपकरण के अंतर्गत, लाइब्रेरी टैब पर क्लिक करें.

  3. रिबन के सेटिंग्स समूह में, लाइब्रेरी सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  4. अनुमतियाँ और प्रबंधन के अंतर्गत, दस्तावेज़ लाइब्रेरी को टेम्पलेट के रूप में सहेजें पर क्लिक करें.

  5. प्रदान की गई फ़ील्ड्स में फ़ाइल नाम, टेम्पलेट नाम और वर्णन लिखें.

  6. यदि आप किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में पहले से मौजूद आइटम्स को शामिल करने के लिए दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ इस नई दस्तावेज़ लाइब्रेरी टेम्पलेट से बनाना चाहते हैं, तो सामग्री शामिल करें चेक बॉक्स का चयन करें.

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