दस्तावेज़ केंद्र साइट का उपयोग करना

दस्तावेज़ केंद्र साइट का उपयोग करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

SharePoint सामग्री प्रबंधन के लिए कई सुविधाएँ देता है और सही स्केल करता है. यदि आपके पास सैकड़ों या हज़ारों दस्तावेज़, विडियोज़ और इत्यादि हैं, जिन्हें आपको प्रबंधित करना है, तो दस्तावेज़ केंद्र साइट टेम्पलेट (डिफ़ॉल्ट रूप से SharePoint में शामिल) का उपयोग करने पर विचार करें. इस टेम्पलेट को बड़े स्केल के दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए ऑप्टिमाइज़ किया गया है. ये समय बचा सकता है और आपको अधिक सक्षम बनाने में मदद कर सकता है, SharePoint में दस्तावेज़ केंद्र साइट टेम्पलेट भी शामिल होता है. दस्तावेज़ संस्करण, दस्तावेज़ ID, दस्तावेज़ सेट्स, मेटाडेटा नेविगेशन जैसी मुख्य सुविधाएँ और सामग्री प्रकार आपके टेम्पलेट में अंतर्निहित हैं.

दस्तावेज़ केंद्र साइट इन दोनों परिदृश्यों के लिए कार्य करती है:

  • लेखन परिवेश    किसी दस्तावेज़ केंद्र लेखन परिवेश में उपयोगकर्ता हज़ारों दस्तावेज़ या मीडिया संपत्तियाँ बनाते और संपादित करते हैं जिन्हें किसी केंद्रीय रिपॉसिटरी में संग्रहीत किया गया है.

  • सामग्री संग्रह    सामग्री संग्रह, जैसे कि नॉलेज बेस, में उपयोगकर्ता दस्तावेज़ों को संग्रहित करता या देखता है.

यह आलेख आपको दस्तावेज़ केंद्र साइट टेम्पलेट की सुविधाओं और दस्तावेज़ केंद्र साइट बनाने के तरीके के बारे में बताता है.

किसी दस्तावेज़ केंद्र बनाने के लिए, विभिन्न प्रकार की SharePoint साइट्स बनाने के लिए टेम्पलेट्स का उपयोग करना देखें.

दस्तावेज़ केंद्र साइट में क्या है?

दस्तावेज़ केंद्र साइट में वे सुविधाएँ होती हैं जो दस्तावेज़ों के बड़े सेट्स को बनाना और प्रबंधित करना आसान और अधिक प्रभावी बनाती हैं. अधिकांश स्थितियों में, साइट स्वामी इन प्रत्येक सुविधाओं को अलग से जोड़ सकता है. लेकिन दस्तावेज़ केंद्र साइट टेम्पलेट, अनुशंसित दस्तावेज़ प्रबंधन सुविधाएँ स्वचालित रूप से सक्षम करता है. निम्न अनुभाग इन सुविधाओं का संक्षेप में वर्णन करता है.

आप किसी दस्तावेज़ केंद्र साइट को एक लेखन परिवेश या एक सामग्री संग्रह के रूप में उपयोग कर सकते हैं. किसी लेखन परिवेश में, उपयोगकर्ता फ़ाइलों को अक्सर चेक इन और चेक आउट करते हैं और उन फ़ाइलों के लिए फ़ोल्डर संरचना बनाते हैं. संस्करण बनाना सक्षम किया गया है, और प्रत्येक दस्तावेज़ के 10 या अधिक पुराने संस्करण मौजूद हो सकते हैं. इसके अलावा, वर्कफ़्लो, दस्तावेज़ जीवन चक्र को नियंत्रित कर सकते हैं.

इसकी तुलना में, सामग्री संग्रह में बहुत कम लेखन होता है. उपयोगकर्ता दस्तावेज़ केवल देखते या अपलोड करते हैं. दस्तावेज़ केंद्र साइट टेम्पलेट, नॉलेज बेस संग्रह कहे जाने वाले सामग्री संग्रह के प्रकार को बनाने का समर्थन करता है. विशेष रूप से, नॉलेज बेस में दस्तावेज़ों के एकल संस्करण होते हैं और कोई साइट 10 मिलियन फ़ाइलों तक जा सकती है. किसी विशेष परिदृश्य में, जैसे कि किसी बड़े संगठन के लिए तकनीकी सहायता केंद्र में, प्राथमिक रूप से इसे पढ़ने के लिए 10,000 उपयोगकर्ता सामग्री तक पहुँच सकते हैं. 3,000 से 4,000 उपयोगकर्ताओं का कोई सबसेट साइट के लिए नई सामग्री अपलोड कर सकता है.

निम्न आइटम्स कुछ SharePoint सुविधाओं का वर्णन करते हैं जिन्हें आप दस्तावेज़ केंद्र साइट में शामिल कर सकते हैं. यह सूची केवल कुछ संभावित सुविधाओं का वर्णन करती है. इन क्षमताओं के अलावा, अधिकतर व्यवसाय किसी दस्तावेज़ केंद्र की दिखावट और नेविगेशन को अनुकूलित करते हैं और व्यवसाय हेतु अद्वितीय कार्यक्षमता के लिए अनुकूलित वेब पार्ट्स शामिल करते हैं.

प्रबंधित मेटाडेटा वह सिस्टम है जो SharePoint में दस्तावेज़ों को विशिष्ट शर्तें असाइन करता है. तब आप दस्तावेज़ों को वर्गीकृत करने के लिए उन शर्तों का उपयोग कर सकते हैं. आप उपयोगकर्ताओं के लिए शक्तिशाली नेविगेशन उपकरण बनाने के लिए भी मेटाडेटा का उपयोग कर सकते हैं जो उन्हें वह ढूँढ़ने में मदद कर सकता है जो वे तेज़ी से ढूँढ़ना चाहते हैं.

उदाहरण के लिए, मान लीजिए आपकी कंपनी के पास कोई नॉलेज बेस रिपॉसिटरी है जिसमें ऐसे आलेख हैं जो उत्पादों में आने वाली समस्याओं के निवारण में लोगों की मदद करते हैं. आप ऐसी मेटाडेटा शर्तें बना सकते हैं जो उपयोगकर्ताओं को उत्पादों के द्वारा, समस्या प्रकार के द्वारा या अन्य विशेषताओं के द्वारा सूचना फ़िल्टर करने में सक्षम बनाती हैं.

किसी दस्तावेज़ केंद्र साइट में, सामग्री के प्रत्येक भाग को एक अद्वितीय ID मिलती है जो URL लिंक जैसे दस्तावेज़ स्थान से असंबंधित होती है. इसका अर्थ है कि यदि आप दस्तावेज़ को ले जाते हैं या नया नाम देते हैं तो ID वही रहती है.0 इसलिए, दस्तावेज़ के लिए एक प्रकार के स्थायी लिंक को बनाने और टूटे लिंक्स की समय बर्बाद करने की संभावना को न्यूनतम करने के लिए आप ID का उपयोग कर सकते हैं.

दस्तावेज़ संस्करण, किसी दस्तावेज़ केंद्र साइट में स्वचालित रूप से सक्षम होते हैं. इसका अर्थ है कि आपके पास स्वचालित रूप से दस्तावेज़ के सभी भिन्न संस्करणों का इतिहास होता है. किसी दस्तावेज़ समीक्षा प्रक्रिया में, उदाहरण के लिए, इसका अर्थ है कि आपके पास उन सभी अद्यतनों का रिकॉर्ड है जो समीक्षा चक्र के दौरान दर्ज किए गए थे. आप अद्यतनों को ट्रैक कर सकते हैं, प्रतिसादकर्ताओं से संपर्क कर सकते हैं और ऐसा ही बहुत कुछ कर सकते हैं. इसके अलावा, यदि आलेख के वर्तमान संस्करण के साथ कोई समस्या आती है तो आप अंतिम ज्ञात सही संस्करण पर त्वरित रूप से वापस लौट सकते हैं,

कोई सामग्री प्रकार, सामग्री की सेटिंग्स के समूह के साथ एक विशेष प्रकार की सामग्री है. जब कोई निर्धारित सामग्री प्रकार का एक दस्तावेज़ बनाता है, तो यह स्वचालित रूप से उस सामग्री प्रकार के लिए सभी उपयुक्त सेटिंग्स प्राप्त करता है. उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ केंद्र में सामग्री प्रकार - भिन्न प्रकार के दस्तावेज़, वीडियो, टेम्पलेट और ऐसा ही बहुत कुछ का संग्रह हो सकता है.

सामग्री आयोजक को स्वचालित रूप से दस्तावेज़ केंद्र साइट में शामिल नहीं किया जाता है. हालाँकि, कई उपयोगकर्ता इसे जोड़ते हैं. सामग्री आयोजक ऐसी SharePoint सुविधा है जो आपको संपूर्ण संगठन और आइटम्स की संरचना को प्रबंधित करने देती है. मेटाडेटा या सामग्री प्रकारों के उपयोग से, सामग्री आयोजक स्वचालित रूप से दस्तावेज़ों और अन्य आइटम्स को विशिष्ट स्थानों पर रूट कर सकता है. उदाहरण के लिए, किसी नॉलेज बेस में, आपके पास विशेष लाइब्रेरी में सभी नई सबमिशंस को स्वचालित रूप से रूट करने वाला सामग्री आयोजक हो सकता है जो एक विशिष्ट उत्पाद के लिए आलेखों को एकत्रित करता है.

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

अपने कौशल का विस्तार करें
प्रशिक्षण का अन्वेषण करें
पहले नई सुविधाएँ प्राप्त करें
Office प्रतिभागी में शामिल हों

क्या यह जानकारी मददगार थी?

आपकी प्रतिक्रिया के लिए आपको धन्यवाद!

आपकी प्रतिक्रिया के लिए धन्यवाद! ऐसा लगता है आपको हमारे किसी Office सहायता एजेंट से कनेक्ट करना मददगार हो सकता है.

×