दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट को बनाना और प्रबंधित करना

दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट आपको अन्य लोगों के साथ एक या अधिक संबंधित दस्तावेज़ों के विकास में सहायता करने में मदद करता है. साइट आपको फ़ाइल साझा और अद्यतन करने के लिए उपकरण प्रदान करता है और लोगों को उन फ़ाइलों की स्थिति के बारे में जानकारी देता है.

इस आलेख में

ओवरव्यू

लायब्रेरी में दस्तावेज़ से दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बनाएँ

कोई रिक्त दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बनाएँ

दस्तावेज़ जोड़ें

उपयोगकर्ता जोड़ें

कार्य जोड़ें

घोषणाएँ जोड़ें

लिंक्स सूची में लिंक जोड़ें

कार्य के लिए कोई ई-मेल चेतावनी बनाएँ

दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट से लायब्रेरी में वापस दस्तावेज़ प्रकाशित करें

दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट हटाएँ

ओवरव्यू

किसी दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट का उपयोग करके, आप और आपके सहकर्मी एक या अधिक संबंधित दस्तावेज़ के विकास में सहयोग कर सकते हैं. साइट फ़ाइल को साझा वौर अद्यतित करने के लिए उपकरण प्रदान करती है और लोगों को फ़ाइल की स्थिति के बारे में जानकारी देता है. आप और आपके सहकर्मी दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट पर निम्नलिखित तरीकों में दस्तावेज़ ‍विकसित कर कार्य कर सकते हैं:

  • दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट पर स्थित प्रतिलिपि पर कार्य करें

  • दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट पर नियमित रूप से प्रतिलिपि अद्यतित करना और किसी स्थानीय प्रतिलिपि पर कार्य करें

आप और आपके कार्यस्थान के सदस्य किसी घोषणा को प्रकाशित करने, कार्य असाइन करने, प्रासंगिक लिंक का साझा करने, और साइट सामग्री में बदलाव के बारे में चेतावनी प्राप्त करने के लिए किसी दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट का उपयोग कर सकते हैं. आप किसी साइट को हटाने और कम समय के प्रोजेक्ट के लिए दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बना सकते हैं जब प्रोजेक्ट समाप्त हो रहा हो और साइट स्थाई रूप से रख रहा हो.

नोट: डिफ़ॉल्ट रूप से, साइट स्वामी के पास किसी मौजूदा साइट के साथ में दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट को बनाने मे लिए आवश्यक अनुमति स्तर है. यदि आप साइट के स्वामी हैं और अन्य साइट सदस्यों को दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बनाने में सक्षम करना चाहते हैं, आप साइट बनाने के लिए Microsoft Windows SharePoint Services SharePoint समूह से अनुमति ले सकते हैं जिससे समूह के सदस्य संबंधित हैं.

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लायब्रेरी में दस्तावेज़ से दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बनाएँ

आप दस्तावेज़ से नई दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बना सकते हैं जो कि पहले से साइट पर लायब्रेरी में है. प्रोग्राम पर निभर्र करता है, आप किसी प्रोग्राम में से नई दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बनाने में सक्षम हो सकते हैं जो कि Microsoft Windows SharePoint Services के साथ संगत है, जैसे कि Microsoft Office Word 2007. अधिक जानकारी के लिए, उस प्रोग्राम में मदद देखें.

  1. दस्तावेज़ जहाँ संग्रहीत की गई है वहाँ दस्तावेज़ लायब्रेरी खोलें.

  2. दस्तावेज़ का नाम इंगित करें, तीर क्लिक करें जो प्रकट होता है, इस भेजें इंगित करें, और तब दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बनाएँ क्लिक करें.

    नोट: यदि यहाँ दस्तावेज़ कार्यस्थान बनाएँ विकल्प उपलब्ध नहीं है, आपके पास साइट पर कार्यस्थान बनाने क अनुमति नहीं है. आपको कार्यस्थान साइट बनाने के लिए अनुमति के लिए साइट स्वामी से पूछें.

  3. ठीक क्लिक करें.

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कोई रिक्त दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बनाएँ

यदि आप कोई दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बनाना चाहते हैं लेकिन इसे किसी लायब्रेरी में किसी मौजूदा साइट पर आधारित नहीं चाहते हैं, आप एक रिक्त दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बना सकते हैं और इसके बाद एक या अधिक दस्तावेज़ जोड़ सकते हैं.

  1. आप जहाँ कोई दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बनाना चाहते हैं वहाँ साइट खोलें.

    सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब सभी साइट सामग्री पृष्ठ पर बनाएँ क्लिक करें.

    युक्ति: अधिकांश मामलों में, आप इस चरण को पूर्ण करने के बजाय साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ मेनू का उपयोग कर सकते हैं.

    नोट: आपको दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बनाने के लिए साइट स्वामी से अनुमति लेने की आवश्यकता है.

  2. वेब पेजेज़ सूची में, साइट और कार्यस्थान क्लिक करें.

  3. दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट के बारें में जानकारी दर्ज करें जिसे आप बनाना चाहते हैं, जैसे शीर्षक और वेब साइट पते का अंतिम भाग.

  4. टेम्पलेट चयन अनुभाग में, सहयोग टैब क्लिक करें, और तब दस्तावेज़ कार्यस्थान क्लिक करें.

  5. अनुमतियाँ अनुभाग में, निम्नलिखित में से कोई एक करें:

    • यदि आप चाहते हैं कि पेरेंट साइट के सभी सदस्य इस कार्यस्थान के सदस्य हो जाएँ, पेरेंट साइट के रूप में समान अनुमतियाँ उपयोग करें क्लिक करें.

    • यदि आप केवल लोगों के विशिष्ट सेट को इस कार्यस्‍तान का सदस्य बनाना चाहते हैं, अन्नय अनुमतियाँ उपयोग करें क्लिक करें.

  6. यदि आप नई साइट पर पृष्ठ पर पेरेंट साइट से ऊपरी लिंक पट्टी प्रकट करना चाहते हैं, सत्यापित करें कि नेविगेशन वंशानुक्रम अनुभाग में पेरेंट साइट से ऊपरी लिंक पट्टी का उपयोग करें चयनित किया गया है.

  7. बनाएँ क्लिक करें.

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दस्तावेज़ जोड़ें

आप जहाँ कोई रिक्त दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बनाना या किसी मौजूदा दस्तावेज़ से दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट बनाना चाहते हैं, आप किसी भी समय नया दस्तावेज़ दस्तावेज़ कार्यस्थशन साइट पर जोड़ सकते हैं.

  1. दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट के मुख पृष्ट पर, साझा दस्तावेज़ क्लिक करें.

  2. निम्नलिखित करें:

    • नया दस्तावेज़ बनाने और जोड़ने के लिए, नया क्लिक करें.

    • किसी मौजूदा दस्तावेज़ में जोड़ने के लिए, अपलोड क्लिक करें, और तब उस फ़ाइल को ढूँढ़नें के लिए जिसे आप जोड़ना चाहते हैं ब्राउज़ करें. फ़ाइल का चयन करें, और तब खोलें क्लिक करें. यदि दस्तावेज़ समान फ़ाइल नाम के साथ लायब्रेरी में मौजूद है और आप मौजूदा दस्तावेज़ पर अधिलेखित नहीं करना चाहते हैं, मौजूदा फ़ाइलों को अधिलेखित करना चेक बॉक्स साफ करें.

  3. ठीक क्लिक करें.

युक्ति: आप अन्य लायब्रेरी से दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट की लायब्रेरी से साझा दस्तावेज़ में दस्तावेज़ की लिंक्ड प्रतिलिपि जोड़ सकते हैं इसे भेजें लक्ष्य को बनाकर. जब मूल दस्तावेज़ या लिंक्ड प्रतिलिपि अद्यतित हो जाती है, आप आसानी से अन्य स्थान में प्रतिलिपि अद्यतित कर सकते हैं. इसे भी देखें अनुभाग में अन्य लायब्रेरी में दस्तावेज़ की प्रतिलिपि लिंक करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए लिकं ढूँढ़ें.

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उपयोगकर्ता जोड़ें

दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट में उपयोगकर्ता जोड़ें, आपके पास पेरेंट साइट या दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट में सदस्य जोड़ने की अनुमति होनी चाहिए. यदि आप दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट पर उपयोगकर्ता नहीं जोड़ना चाहते हैं, पेरेंट साइट का स्वामी से संपर्क करें.

  1. दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट के मुख पृष्ठ पर, सदस्य सूची में, समूह का नाम क्लिक करें जिसे आप उपयोगकर्ता से जोड़ना चाहते हैं.

  2. नया मेनू नया मेनू पर, उपयोगकर्ता जोड़ें क्लिक करें.

  3. उपयोगकर्ता जोड़ें अनुभाग में, नाम लिखें, समूह नाम, या समूह या उपयोगर्ता का ई-मेल पता लिखें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं. यदि आप अन्य उपयोगकर्ता से अधिक जोड़ना चाहते हैं, अर्ध-विराम (;) के साथ प्रत्येक नाम अलग करें. आप ब्राउज़ बटन छवि क्लिक कर सकते हैं निर्देशिका से व्यक्ति चयन करने के लिए और खोज़ने के लिए.

  4. अनुमति दें अनुभाग में, समूह क्लिक करें जिसमें आप उपयोगकर्ता जोड़ना चाहते हैं.

  5. ठीक क्लिक करें.

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कार्य जोड़ें

अपनी दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट पर कार्य सुची उपयोग कर सकते हैं अपने आइटम में या कार्यस्थान के अन्य सदस्यों में कार्य असाइन कर सकते हैं. सदस्य तब असाइन किए गए कार्य आसानी से साझा और अद्यतित कर सकते हैं. कार्य सूची का उपयोग करके, आप कार्यों के लिए नियत दिनांक और प्राथमिकता सेट कर सकते हैं, साथ ही कार्य स्थिति और पूर्ण प्रतिशत. दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट के स्वामी के रूप में, आप कस्टम फ़ील्ड कार्य सुची में जोड़ सकते हैं, जैसे कि SharePoint साइट पर अन्य सूची के साथ कर सकते हैं. इसे भर देखें अनुभाग में अनुकूलन सूची के बारे में अधिक जानकारी के लिए लिंक ढूँढ़ें.

  1. दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट के मुख पृष्ठ पर, कार्य के तहत, नया कार्य जोड़ें क्लिक करें.

  2. कार्य के लिए एक नाम शीर्षक बॉक्स में लिखें.

  3. अग्रता सूची में, कार्य की अग्रता क्लिक करें.

  4. स्थिति सूची में, कार्य की स्थिति क्लिक करें.

  5. किसी व्यक्ति को कार्य असाइन करने के लिए, इन्हें असाइन किया गया अनुभाग में निम्न में से कोई एक करें:

    • जिस व्यक्ति को आप कार्य असाइन करना चाहते हैं उसका ई-मेल पता लिखें.

    • जिसे आप कार्य असाइन करना चाहते हैं, उस व्यक्ति का पूरा नाम लिखें, और तब नाम जाँचें बटन छवि क्लिक करें. यदि वह व्यक्ति निर्देशिका में मिल जाता है, तो नाम उस व्यक्ति के ई-मेल पते को बताता है. यदि वह व्यक्ति निर्देशिका में नहीं मिलता, तो कोई सही मेल नहीं मिला संदेश दिखाई देता है.

    • निर्देशिका में खोजने और व्यक्ति का चयन करने के लिए ब्राउज़ करें बटन छवि क्लिक करें. पूर्ण कर लेने पर, ठीक क्लिक करें.

  6. यदि आवश्यक हो, तो वर्णन बॉक्स में कार्य का संक्षिप्त विवरण लिखें.

  7. प्रारंभ दिनांक बॉक्स में, कार्य के आरंभ होने की दिनांक दर्ज करें.

  8. नियत दिनांक बॉक्स में, वह दिनांक दर्ज करें, जब कार्य पूर्ण हो जाना चाहिए.

  9. ठीक क्लिक करें.

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घोषणाएँ जोड़ें

सूची का उपयोग करें समूह सदस्यों के लिए प्रोजेक्ट के बारे में महत्तवपूर्ण जानकारी के लिए घोषणाएँ सूची का उपयोग करें, जैसे कि समय सीमा और डिलिवरेबल्स में बदलाव नए समूह सदस्यों का परिचय, और अन्य जानकारी.

  1. दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट के मुख पृष्ठ पर, नई घोषणा जोड़ें क्लिक करें.

  2. शीर्षक बॉक्स में, अपनी घोषणा के लिए कोई शीर्षक लिखें.

  3. मुख्य भाग बॉक्स में, अपनी घोषणा का पूरा पाठ लिखें.

  4. यदि आप चाहते हैं कि घोषणा की समय सीमा किसी निश्चित दिनांक के बाद स्वचालित रूप से समाप्त हो जाए, तो समयावधि समाप्त होती है बॉक्स में दिनांक लिखें.

  5. ठीक क्लिक करें.

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लिंक्स सूची में लिंक जोड़ें

आप साझा में लिंक्स जोड़ सकते हैं जो कि समूह सदस्यों के लिए उपयोगी है. सूची त्वरित रूप से और संबंधित जानकारी और संशाधनों में आसानी से पहँच प्रदान कर सकते हैं जैसे कि अन्य वेब साइट.

  1. दस्तावेज़ कार्यस्थान के मुख पृष्ठ पर, नई लिंक जोड़ें क्लिक करें.

  2. URL अनुभाग में, वेब पृष्ठ का पता या अन्य प्रकार का स्रोत जिस पर आप लिंक चाहते हैं, लिखें, और तब उस लिंक का विवरण लिखें.

    नोट: वर्णन लिखें बॉक्स में आप जो पाठ लिखते हैं वे लिंक सूची में लिंक के नाम की तरह प्रकट होते हैं. आप नोट्स अनुभाग में लिंक के बारे में नोट्स सम्मिलित कर सकते हैं, लेकिन यह जानकारी दस्तावेज़ कार्य स्थान के मुख पृष्ठ पर प्रकट होने वाली लिंक्स सूची, के डिफ़ॉल्ट दृश्य में प्रकट नहीं होती हैं.

  3. ठीक क्लिक करें.

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कार्य के लिए कोई ई-मेल चेतावनी बनाएँ

आप जब कार्य बनाते हैं उसके बाद और उन्हें कार्यस्थान सदस्य असाइन करते हैं, सूचित करें कि आप ई-मेल चेतावनी प्राप्त करना चुन सकते हैं आप को्ई भी कार्य सूची में आइटम बदल सकते हैं. सदस्य ई-मेल प्राप्त करने के लिए अपनी चेतावनी बना सकते हैं अन्य आइटम में बदलाव कर सकते हैं.

नोट: आप कार्य के लिए ई-मेल चेतावनी बना सकते हैं केवल यदि आपका सर्वर व्यवस्थापक ई-मेल भेजने के लिए सर्वर Windows SharePoint Services चलाना सक्षम किया है.

  1. दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट में मुख पृष्ठ पर, कार्य क्लिक करें.

    यदि कार्य सूची मुख पृष्ठ पर प्रकट न हो, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लिक करें, और तब कार्य क्लिक करें.

  2. क्रियाएँ मेन्‍यू छवि‍ मेनू पर, मुझे सूचना दें क्लिक करें.

  3. चेतावनी शीर्षक अनुभाग में, अपनी चेतावनी के लिए कोई नाम लिखें.

  4. सूचनाएँ इन्हें भेजें अनुभाग में, डिफ़ॉल्ट रूप से आपका नाम उपयोगकर्ता बॉक्स में आपका नाम सम्मिलित किया गया है. आप अन्य सदस्यों को उनका नाम, अर्ध विराम से अलग करके, उपयोगकर्ता बॉक्स में जोड़कर, चेतावनियाँ भेज सकते हैं(;).

  5. परिवर्तन प्रकार अनुभाग में, परिवर्तन के वे प्रकार चयन करें जिनके लिए आप चेतावनि देना चाहते हैं.

  6. इन परिवर्तनों पर सूचना भेजें अनुभाग में, किसी निश्चित मापदंड के आधार पर परिवर्तन प्राप्त करने के लिए कोई फ़िल्टर चुने.

    युक्ति: कार्य सूची के विशेष दृश्य में दिखाई गई आइटम्स के लिए आप चेतावनियाँ प्राप्त करने के‍ लिए चुन सकते हैं.

  7. चेतावनी भेजना चाहते हैं अनुभाग में, चयन करें कि आप किस आवृति में चेतावनी प्राप्त करना चाहते हैं.

  8. ठीक क्लिक करें.

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दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट से लायब्रेरी में वापस दस्तावेज़ प्रकाशित करें

यदि आपकी दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट मौजूदा दस्तावेज़ पर आधारित है जो कि लायब्रेरी में संग्रहीत है, आप मूल प्रतिलिपि को बदलाव के साथ अद्यतित कर सकते हैं जो कि दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट पर दस्तावेज़ की प्रतिलिपि के लिए बनाते हैं.

  1. दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट पर, लायब्रेरी खोलें जिसमें दस्तावेज़ हैं.

  2. दस्तावेज़ का नाम इंगित करें, तीर क्लिक करें जो प्रकट होता है, इसे भेजें इंगित करें, और तब स्रोत स्थान पर प्रकाशित करें क्लिक करें.

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दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट हटाएँ

दस्तावेज़ीकरण प्रोजेक्ट समाप्त करने के बाद, और दस्तावेज़ का अंतिम संस्करण अन्य स्थान पर ले जाते हैं, आप दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट हटाना चुन सकते हैं. साइट हटाने के लिए, आपके पास पूर्ण नियंत्रण अनुमति स्तर होना चाहिए. डिफ़ॉल्ट रूप से, साइट का स्वामी इस अनुमति स्तर को रखता है.

महत्वपूर्ण: सुनिश्चित करें कि आप जब दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट हटाते हैं उससे पहले आप सभी दस्तावेज़ अन्य स्थान पर प्रकाशित करने के लिए. आप जब दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट, सभी दस्तावेज़, लायब्रेरी, सूची या सूची डेटा, साइट सेटिंग, अनुमति स्तर, हटाते हैं और दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट पर सुरक्षा जानकारी है वह स्थाई रूप से नष्ट हो गए हैं.

साइट के मुख पृष्ठ पर साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ मेनू क्लिक करें, और तब साइट सेटिंग्स क्लिक करें.

नोट: जिसके लिए साइट क्रियाएँ मेनू को अनुकूलित किया गया है, उस साइट पर, साइट सेटिंग्स को इंगित करें, और तब वे सेटिंग्स क्लिक करें, जिसे आप देखना चाहते हैं..

  1. साइट व्यवस्थापक स्तंभ में, यह साइट हटाएँ क्लिक करें.

  2. हटाएँ क्लिक करें, और तब जिसे आप साइट से हटाना चाहते हैं तब उसे निश्चित करने के लिए ठीक क्लिक करें.

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