दस्तावेज़ों या आइटम्स निलंबित करने के लिए होल्ड बनाना

होल्ड और eDiscovery सुविधा, जो किसी भी साइट के लिए उपलब्ध है, संगठनों को समय सीमा समाप्ति नीतियों से आइटम्स जैसे दस्तावेज़, छवियाँ, पृष्ठों, का पता लगाने और निलंबित करने में सक्षम करती है. आप विशिष्ट रूप से इस सुविधा का उपयोग उन आइटम्स के लिए करेंगे जो अभियोग, अंकेक्षण या अनुसंधानों जैसे ईवेंट्स के अधीन हों. संगठन उन आइटम्स को रोकने के लिए होल्ड्स का उपयोग कर सकते हैं जो चल रहे अभियोग या समय सीमा समाप्त हो रहे अनुसंधान से संगत हो सकते हैं या जिस ईवेंट के लिए वे प्रासंगिक हैं उसके नष्ट होने के पहले हल हो चुके हैं. इसके आगे, जब आइटम पर होल्ड रखे जाते है तो आपके पास इसे नीचे अवरोधित करने का विकल्प है ताकि यह संपादित या हटाया नहीं जा सके.

होल्ड्स जोड़ने, संपादित करने या निकालने के लिए आपका साइट संग्रह व्यवस्थापक होना आवश्यक है.

इस आलेख में

होल्ड कैसे कार्य करता है

होल्ड बनाना

होल्ड पर आइटम्स जोड़ना

होल्ड पर जोड़ने के लिए आइटम्स के लिए खोजना

सभी आइटम्स को होल्ड पर देखना

एक आइटम पर सभी होल्ड्स को देखना

होल्ड से आइटम को निकालना

होल्ड से सभी आइटम्स को रिलीज़ करना

होल्ड कैसे कार्य करता है

होल्ड और eDiscovery सुविधा किसी भी साइट के लिए सक्रिय की जानी चाहिए जो होल्ड सुविधा का उपयोग करने के लिए आइटम्स को होस्ट करेगी. डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रत्येक रिकॉर्ड केंद्र साइट के पास होल्ड सूची होती है जो रिकॉर्ड प्रबंधक इवेंट्स जैसे अभियोग, अंकेक्षण या अनुसंधानों को बनाने और प्रबंधित करने के लिए उपयोग कर सकते हैं. हालाँकि, अभिलेख केंद्र साइट में केवल होल्ड और eDiscovery सुविधा का उपयोग करने के लिए आप सीमित नहीं हैं. साइट के लिए साइट सेटिंग्स पृष्ट पर पहुँच प्राप्त करने के द्वारा आप होल्ड सूची को किसी भी साइट पर जोड़ सकते हैं और होल्ड और eDiscovery सुविधा को सक्षम कर सकते हैं.

आप होल्ड सूची पर नई प्रविष्टि जोड़कर विशिष्ट ईवेंट के लिए नया होल्ड बनाते हैं. प्रासंगिक आइटम्स ढूँढने और होल्ड करने के लिए होल्ड सूची उपकरण प्रदान करती है, उन आइटम्स को देखना जो वर्तमान में होल्ड पर हैं या जब इसकी आवश्यकता न हो तो होल्ड को रिलीज़ करना.

जब आइटम होल्ड पर जोड़ा जाता है, तो उसकी होल्ड स्थिति इंगित करने के लिए कि वह होल्ड पर है अद्यतन होता है और अनुप्रयोग इस आइटम को समय सीमा समाप्ति और हटाने से रोकता है. आइटम्स के होल्ड पर जोड़े जाने के बाद, उनकी सामान्यतः संगठन के अंतगर्त क़ानूनी स्टाफ़ द्वारा यह निर्धारित करने के लिए समीक्षा की जाती है कि वह उस ईवेंट से प्रासंगिक हैं या नहीं जो होल्ड के निर्माण का संकेत देते हैं. व्यक्तिगत आइटम्स होल्ड से तब निकाले जा सकते है जब निर्धारित किया जाता है कि वे प्रासंगिक नहीं हैं.

संगठन में एक समय में एकाधिक होल्ड्स प्रभाव में हो सकते हैं. कई विभिन्न होल्ड्स पर एक आइटम जोड़े जाना भी संभव है. यदि आइटम को एकाधिक होल्ड पर रखा गया हैं, तो इसे तब तक मूल जानकारी प्रबंधन नीति से निलंबित नहीं किया जाता जब तक सभी होल्ड्स जिसमें वह जोड़ा गया था, रिलीज़ न हो जाएँ

महत्वपूर्ण:  होल्ड सूची पर अनुमतियाँ देखें के साथ उपयोगकर्ता होल्ड से आइटम्स जोड़ या निकाल सकते है. होल्ड सूची पर अनुमतियाँ संपादित करें के साथ उपयोगकर्ता स्वंय ही सीधे होल्ड को संशोधित कर सकते हैं.

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होल्ड बनाना

किसी भी साइट पर जिसके पास होल्ड और eDiscovery सुविधा सक्षम हो, तो आप इस पर आइटम्स जोड़ने के लिए होल्ड बना सकते हैं.

  1. रिकॉर्ड्‍स केंद्र साइट पर, साइट क्रियाएँ साइट क्रियाएँ पर क्लिक करें और फिर साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  2. साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर, होल्ड और eDiscovery अनुभाग में, होल्ड करें पर क्लिक करें. यह जानने के लिए कि होल्ड और eDiscovery सुविधा को कैसे सक्रिय करें, यह भी देखें के अंतर्गत लिंक्स देखें.

  3. होल्ड पृष्ठ पर, रिबन के सूची उपकरण टैब पर आइटम्स पर क्लिक करें.

  4. रिबन पर, नया आइटम पर क्लिक करें.


    नया आइटम


  1. शीर्षक बॉक्स में, उस होल्ड के लिए नाम टाइप करें जिसे आप बनाना चाहते हैं. सामान्यतः, शीर्षक उस ईवेंट से संबंधित होना चाहिए (उदाहरण के लिए, अभियोग, अंकेक्षण या अनुसंधानों) जो होल्ड का संकेत देती है.

  2. विवरण बॉक्स में, होल्ड के बारे में कोई भी अतिरिक्त जानकारी टाइप करें. उदाहरण के लिए, आप उस ईवेंट के बारे में जो होल्ड के बारे में संकेत दे रहा है अतिरिक्त जानकारी प्रदान कर सकते हैं.

  3. इसके द्वारा प्रबंधित बॉक्स में, रिकॉर्ड प्रबंधक उस व्यक्ति या समूह का नाम दर्ज करें जो होल्ड को प्रबंधित करने के लिए ज़िम्मेदार है.

  4. ठीक पर क्लिक करें.

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होल्ड पर आइटम्स जोड़ना

यदि आप जानते हैं कि विशिष्ट आइटम होल्ड से प्रासंगिक है, तो आप आइटम को सीधे सूची या लाइब्रेरी से जहाँ वह संग्रहीत है, होल्ड पर जोड़ सकते हैं.

  1. उस सूची या लाइब्रेरी को खोलें जो उस आइटम को शामिल करता है, जिसे आप होल्ड पर जोड़ना चाहते हैं.

  2. उस आइटम को इंगित करें जिसे आप होल्ड पर जोड़ना चाहते हैं, प्रकट होने वाले तीर पर क्लिक करें और फिर अनुपालन विवरण पर क्लिक करें.

  3. अनुपालन विवरण पृष्ठ पर, होल्ड से जोड़ें/निकालें पर क्लिक करें.

  4. होल्ड से जोड़ें या निकालें अनुभाग में, होल्ड विकल्प पर जोड़ें का चयन करें और फिर विशिष्ट होल्ड का चयन करें जिसे आप आइटम पर जोड़ना चाहते हैं.


    होल्ड जोड़ें या निकालें

  5. टिप्पणियाँ बॉक्स में, कोई भी टिप्पणियाँ टाइप करें जो आप प्रदान करना चाहते हैं कि आप क्यों इन आइटम को होल्ड पर रखना चाहते हैं.

    नोट:  यह टिप्पणियाँ अंकेक्षित हैं.

  6. सहेजें क्लिक करें.

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होल्ड पर जोड़ने के लिए आइटम्स के लिए खोजना

आप खोज का उपयोग एक बार में होल्ड में एकाधिक रिकॉर्ड्स को खोजने और जोड़ने के लिए कर सकते हैं. आप संपूर्ण एकाधिक साइट्स पर तब तक आइटम्स की खोज कर सकते हैं जब तक प्रत्येक साइट के पास होल्ड और eDiscovery सुविधा सक्षम है. एकाधिक साइट्स पर आइटम्स की खोज के लिए, आपको अपने साइट संग्रहण में शीर्ष स्तरीय साइट के लिए होल्ड और eDiscovery सुविधा सक्रिय करनी चाहिए.

  1. उस साइट पर जिसमें वे आइटम्स होते हैं जिन्हें आप खोजना चाहते हैं, साइट क्रियाएँ साइट क्रियाएँ पर क्लिक करें और फिर साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  2. साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर, होल्ड और eDiscovery अनुभाग में, सामग्री खोजें और होल्ड करें पर क्लिक करें.

    नोट:  कीवर्ड्स और कीवर्ड सिंटेक्स के बारे में अधिक जानने के लिए, यह भी देखें के अंतर्गत लिंक्स देखें

    .

  3. खोजें और होल्ड पृष्ठ में जोड़ें पर, खोज मापदंड अनुभाग में, साइट का चयन करें पर क्लिक करें.

    रिकॉड्‍स खोज के लिए साइट चुनें

  4. साइट चुनें संवाद पर, उस साइट का चयन करें जिसमें आप होल्ड में जोड़ने के लिए आइटम्स की खोज करना चाहते हैं और फिर ठीक पर क्लिक करें.

  5. खोज बॉक्स में, वे कीवर्ड टाइप करें जिनका उपयोग आप संबंधित आइटम्स ढूँढने में मदद के लिए करना चाहते हैं और फिर परिणाम पूर्वावलोकन करें पर क्लिक करें.

    नोट:  कीवर्ड्स और कीवर्ड सिंटेक्स के बारे में अधिक जानने के लिए, यह भी देखें के अंतर्गत लिंक्स देखें.

    होल्ड पर रखने के लिए आइटम्स को खोजना

  6. परिणामों की सूची के प्रकट होने के बाद, प्रासंगिक होल्ड्स अनुभाग में, उस होल्ड का चयन करें जिसे आप सूची में आइटम्स पर लागू करना चाहते हैं.

  7. ठीक पर क्लिक करें.

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सभी आइटम्स को होल्ड पर देखना

आपके द्वारा बनाए गए प्रत्येक होल्ड में एक होल्ड रिर्पोट है जिसका उपयोग आप होल्ड पर जोड़े गए सभी आइटम्स को त्वरित रूप से देखने के लिए कर सकते हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, होल्ड रिर्पोट्स को 11:00 अपराह्न पर चलने के लिए शेड्यूल किया गया है जो वह समय है जिसमें आप होल्ड से संबद्ध सभी आइटम्स को जल्द से जल्द देख सकते हैं. आपका व्यवस्थापक रिर्पोट्स बनते समय कॉन्फ़िगर कर सकता है या किसी भी समय में रिर्पोट्स मैन्युअल रूप से चला सकता है. रिपोर्ट शेड्यूल्स को कॉन्फ़िगर करने के बारे में अधिक जानने के लिए, यह भी देखें के अंतर्गत लिंक्स देखें.

नोट:  आप किसी भी साइट से होल्ड रिपोर्ट्स देख सकते हैं जिसके पास होल्ड और eDiscovery सुविधा सक्षम हो.

  1. उस साइट पर जिसमें वे आइटम्स होते हैं जिन्हें होल्ड पर रखा जाता है, साइट क्रियाएँ साइट क्रियाएँ पर क्लिक करें और फिर साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  2. साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर, होल्ड और eDiscovery अनुभाग में, होल्ड रिपोर्ट्स सूची को खोलने के लिए होल्ड रिपोर्ट्स पर क्लिक करें.

    नोट:  यदि आप साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर होल्ड और eDiscovery अनुभाग नहीं देखते हैं, तो होल्ड और eDiscovery सुविधाएँ साइट पर सक्षम नहीं किए गए हैं.

  3. होल्ड रिर्पोटस में, आप जिस रिर्पोट को देखना चाहते हैं उसके नाम पर क्लिक करें.

  4. रिर्पोट स्प्रेडशीट स्वरुप में खुलता है.

  5. सभी आइटम्स को देखने के लिए जो चयनित होल्ड के भाग हैं होल्ड पर आइटम्स टैब पर क्लिक करें.


    रिपोर्ट होल्ड करना

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एक आइटम पर सभी होल्ड्स को देखना

यदि आइटम को एक से अधिक होल्ड पर जोड़ा जाता है, तो आप होल्ड की ऐसी सूची को देख सकते हैं जो अनुपालन विवरण आदेश का उपयोग करके इससे संबंधित है.

  1. वह सूची या लाइब्रेरी खोलें जो वह आइटम शामिल करता है जिसके लिए आप होल्ड जानकारी देखना चाहते हैं.

  2. आप जि‍स आइटम को चाहते हैं उसे इंगि‍त करें, दिखाई देने वाले तीर पर क्लि‍क करें और फिर अनुपालन विवरण पर क्लि‍क करें.

  3. अनुपालन विवरण पृष्ठ पर, होल्ड से जोड़ें/निकालें पर क्लिक करें.

  4. होल्ड स्थिति पृष्ठ पर, होल्ड्स की उस सूची को देखने के लिए जो आइटम के साथ संबद्ध है होल्ड से निकालें विकल्प के अंतर्गत तीर पर क्लिक करें.

    होल्ड्स रिकॉर्ड के साथ संबद्ध होते हैं

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होल्ड से आइटम को निकालना

होल्ड से व्यक्तिगत आइटम को निकालने के लिए आप अनुपालन विवरण आदेश का उपयोग कर सकते हैं.

  1. उस साइट और सूची या लाइब्रेरी को खोलें जो आइटम को शामिल करता है, जिसे आप होल्ड से निकालना चाहते हैं.

  2. आप जि‍स आइटम को चाहते हैं उसे इंगि‍त करें, दिखाई देने वाले तीर पर क्लि‍क करें और फिर अनुपालन विवरण पर क्लि‍क करें.

  3. होल्ड स्थिति अनुभाग में, होल्ड से जोड़ें/निकालें पर क्लिक करें.

  4. आइटम होल्ड स्थिति पृष्ठ पर, होल्ड से निकालें विकल्प का चयन करें और फिर होल्ड का चयन करें जिससे आप आइटम को रिलीज़ करना चाहते हैं.

    होल्ड से रिकॉर्ड निकालना

  5. सहेजें क्लिक करें.

नोट:  आइटम एक से अधिक होल्ड के साथ संबद्ध हो सकता है, इसलिए यह महत्वपूर्ण हो जाता है कि आप सही होल्ड का चयन करें जिससे आप दस्तावेज़ छोड़ सकें.

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होल्ड से सभी आइटम्स को रिलीज़ करना

यदि उस ईवेंट पर,जिस के लिए एक या अधिक आइटम्स हेतु होल्ड निश्चित किया गया है और अब जिसे होल्ड की आवश्यकता नहीं है, आप उन सभी आइटम्स को रिलीज़ कर सकते है जो होल्ड पर जोड़े गए हैं. जब आप होल्ड को छोड़ते हैं, तो सूचना प्रबंधन नीति का साधारण प्रवर्तन उन आइटम्स को फिर से प्रारंभ करता है जो होल्ड के अधीन हैं.

डिफ़ॉल्ट रूप से, होल्ड रिर्पोट्स को 11:00 अपराह्न पर चलने के लिए शेड्यूल किया गया है जो वह समय है जिसमें आप आइटम सत्यापित कर सकेंगे कि वह होल्ड से रिलीज़ हो गया है. हालाँकि, आपका व्यवस्थापक रिर्पोट्स बनते समय कॉन्फ़िगर कर सकता है या किसी भी समय में रिर्पोट्स मैन्युअल रूप से चला सकता है.

  1. उस साइट पर जिसमें वे आइटम्स होते हैं जिन्हें होल्ड पर रखा जाता है, साइट क्रियाएँ साइट क्रियाएँ पर क्लिक करें और फिर साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  1. साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर, होल्ड और eDiscovery अनुभाग में, होल्ड सूची खोलने के लिए होल्ड पर क्लिक करें.

    नोट:  यदि आप साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर होल्ड और eDiscovery अनुभाग नहीं देखते हैं, तो होल्ड और eDiscovery सुविधाएँ साइट पर सक्षम नहीं किए गए हैं.

  2. उस होल्ड को इंगित करें जो उन आइटम्स को शामिल करता है जिसे आप होल्ड से रिलीज़ करना चाहते हैं, दिखाई दे रहे तीर पर क्लिक करें और फिर अनुपालन विवरण पर क्लिक करें.

  3. अनुपालन विवरण पृष्ठ पर, होल्ड स्थिति अनुभाग में होल्ड से जोड़ें/निकालें पर क्लिक करें.

  4. होल्ड्स संवाद पर, होल्ड स्थिति अनुभाग में, होल्ड छोड़ दें पर क्लिक करें.

  5. होल्ड छोड़े पृष्ठ पर, कोई भी टिप्पणियाँ टाइप करें जो आप प्रदान करना चाहते हैं कि आप क्यों होल्ड को रिलीज़ चाहते हैं.

    नोट:  यह टिप्पणियाँ अंकेक्षित हैं.

    होल्ड को ठीक करें

    1. होल्ड छोड़ दें पर क्लिक करें.

      महत्वपूर्ण:  जब आप होल्ड को छोड़ते हैं, तो सूचना प्रबंधन नीति का साधारण प्रवर्तन उन आइटम्स को फिर से प्रारंभ करता है जो होल्ड के अधीन हैं. इसका मतलब कि आइटम्स अब तक समय समाप्ति से या अवरोधक से अधिव्यापन नहीं है. यदि विशेष आइटम एक से अधिक होल्ड के अधीन हैं, तो यह आइटम्स साधारण नीति प्रवर्तन पर तब तक पुनर्स्थापित नहीं किए जा सकते जब तक सभी होल्ड्स जिससे वह संबंधित है हल नहीं किए जाते और छोड़े नहीं जाते.

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