दस्तावेज़ों को वैयक्तिकृत करने के लिए मेल मर्ज का उपयोग करना

दस्तावेज़ों को वैयक्तिकृत करने के लिए मेल मर्ज का उपयोग करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

मेल मर्ज उन पत्रों, प्रमाणपत्रों या अन्य दस्तावेज़ों को अनुकूलित करना आसान बनाता है, जिन्हें आप कई भिन्न लोगों के लिए मुद्रित करने जा रहे हैं. यह एक पाँच-चरण की प्रक्रिया है और आप अच्छे डेटा से प्रारंभ करके तथा विवरणों पर अधिक ध्यान देकर समय बचा सकते हैं.

कोई मेल मर्ज दस्तावेज़ बनाने और मुद्रित करने के लिए चलिए प्रत्येक चरण का निष्पादन करते हैं. यदि आप कोई ईमेल मर्ज चलाना चाहते हैं, तो किसी ईमेल मर्ज के लिए Word का उपयोग करना देखें. मेल मर्ज का उपयोग करके लेबल बनाने के लिए, मेल मर्ज से लेबल बनाना देखें.

1. अपनी मेलिंग सूची सेट अप करें

मेल मर्ज की कुंजी: प्रारंभ करने से पहले अपना डेटा जाँचें. Word, डेटा को सूची से आपके दस्तावेज़ में खींचता है. जितना बेहतर डेटा होता है, उतने बेहतर परिणाम होते हैं.

यदि आपकी मेलिंग सूची किसी Excel स्प्रैडशीट में है, तो सुनिश्चित करें कि ZIP या पोस्टल कोड के स्तंभ को पाठ के रूप में स्वरूपित किया गया है, ताकि आप कोई शून्य न खो दें. अधिक जानकारी के लिए, मेल मर्ज संख्या, दिनांक और अन्य मान स्‍वरूपित करना देखें.

यदि आप अपने Outlook संपर्कों का उपयोग करना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि Outlook आपका डिफ़ॉल्ट ईमेल प्रोग्राम है. अधिक जानकारी के लिए, Outlook को ईमेल, संपर्कों और कैलेंडर के लिए डिफ़ॉल्ट प्रोग्राम बनाएँ देखें.

यदि आपके पास कोई सूची नहीं है, तो आपको मेल मर्ज के दौरान Word में एक सूची बनाने का अवसर मिलेगा. प्रारंभ करने से पहले अपनी सभी पता सूचियों को एक साथ करके तैयार हो जाएँ. (Word में कोई सूची लिखने के बाद, आप उसे दस्तावेज़ के साथ सहेज सकते हैं और उसे अगली बार पत्र भेजते समय उपयोग कर सकते हैं.)

2. अपना दस्तावेज़ बनाएँ

मेलिंग्स पर क्लिक करें > मेल मर्ज प्रारंभ करें > पत्र

मेल मर्ज प्रारंभ करें मेनू पर पत्र विकल्प

3. अपनी मेलिंग सूची से कनेक्ट करना

मेलिंग टैब पर, प्राप्तकर्ताओं का चयन करें पर क्लिक करें और अपनी सूची से मेल खाने वाला विकल्प क्लिक करें। किसी Excel स्प्रेडशीट या Access डेटाबेस में अपनी मेलिंग सूची है, तो किसी मौजूदा सूची का उपयोग करेंपर क्लिक करें।

आप किसी सूची अभी तक नहीं है, तो कोई नई सूची प्रकारचुनें। अधिक जानकारी के लिए, Word या Outlook के साथ मेल मर्ज सूची सेट करनादेखें।

एक नई सूची लिखें आदेश

यदि आप अपनी सूची के प्रत्येक व्यक्ति को अपना पत्र भेजना चाहते हैं, तो चरण 4 पर जाएँ. यदि आप अपनी सूची के केवल कुछ लोगों से संपर्क कर रहे हैं—उदाहरण के लिए, आपके ईवेंट से 20 मील के अंदर रहने वाले लोगों से—तो उन लोगों को चुनें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं.

  1. प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें क्लिक करें.

    Word में प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें आदेश हाइलाइट किए गए के रूप में दिखा रहा है, तो मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

  2. उन लोगों का नाम जाँचें जिन्हें आप पत्र भेजना चाहते हैं.

    चेक बॉक्स को चेक करके पंक्तियों का चयन करें

    नाम और पता ढूँढना आसान बनाने के लिए, आप सूची को सॉर्ट या फ़िल्टर भी कर सकते हैं.

4. वैयक्तिकृत सामग्री जोड़ें

पहले, वह जानकारी लिखें जिसे आप सभी लोगों को भेजना चाहते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप लोगों को आने वाले ईवेंट के बारे में बता रहे हैं, तो ईवेंट का नाम, दिनांक, समय और स्थान लिखें. वह जानकारी सभी लोगों के लिए समान होती है.

इसके बाद, पत्र का वह भाग जोड़ें जो पत्र प्राप्त करने वाले प्रत्येक व्यक्ति के लिए भिन्न होता है—उदाहरण के लिए, उनका नाम और पता.

ऐसा करने का सबसे तेज़ तरीका एक पता खंड फ़ील्ड और एक अभिवादन पंक्ति फ़ील्ड जोड़ना है.

  1. वहाँ क्लिक करें जहाँ आप व्यक्ति का पता जोड़ना चाहते हैं, और फिर पता खंड क्लिक करें.

    पता खंड मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करना

  2. अपनी इच्छा के अनुसार नाम प्रकट होना चुनें.

    पता खंड विकल्प

    युक्ति: यह सुनिश्चित करने के लिए कि Word आपकी सूची में नाम और पते ढूँढता है, फ़ील्ड्स का मिलान करें पर क्लिक करें. जाँचें कि क्या आपकी इच्छित फ़ील्ड सूची में दिखाई देती हैं. यदि आपकी कोई इच्छित फ़ील्ड मेल नहीं खाती, बताती है, तो उस फ़ील्ड के लिए ड्रॉप-डाउन सूची क्लिक करें और फिर अपनी सूची के स्तंभ से मेल खाने वाला स्तंभ नाम क्लिक करें.

  3. वहाँ क्लिक करें जहाँ आप व्यक्ति का अभिवादन करना चाहते हैं और अभिवादन पंक्ति क्लिक करें.

    Word में अभिवादन पंक्ति आदेश हाइलाइट किए गए के रूप में दिखा रहा है, तो मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

  4. वह नाम शैली चुनें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं, और अन्य विकल्प सेट करें.

    अपनी मेलिंग सूची से अनुकूलित अभिवादन या अन्य जानकारी जोड़ने के लिए, एक समय पर एक मेल मर्ज फ़ील्ड जोड़ें.

5. पत्रों को मुद्रित करें

  1. पूर्वावलोकन परिणामों पर क्लिक करें और फिर मर्ज की गई फ़ील्ड को सही तरह से दिखाने के लिए तीरों पर क्लिक करें.

    पूर्वावलोकन परिणाम समूह दिखाता हुआ Word में, मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

  2. समाप्त करें और मर्ज करें > दस्तावेज़ मुद्रित करें पर क्लिक करें.

    समाप्त और मर्ज आदेश और इसकी विकल्प दिखाता हुआ Word में, मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

अपने मेल मर्ज दस्तावेज़ को अगली बार के लिए सहेजें

जब आप मेल मर्ज दस्तावेज़ सहेजते हैं, तो यह आपकी मेलिंग सूची से कनेक्ट रहता है. मेल मर्ज दस्तावेज़ को पुनः उपयोग करने के लिए, इसे खोलें और Word द्वारा उस कनेक्शन को रखने का संकेत देने पर हाँ क्लिक करें. फिर, यदि आप परिवर्तित करना चाहते हैं कि मर्ज में किन आइटम्स या लोगों को शामिल करना है, तो उन्हें सॉर्ट करने, फ़िल्टर करने या उनका चयन करने के लिए प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें क्लिक करें. किसी मेलिंग सूची को सॉर्ट करने या फ़िल्टर करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, मेल मर्ज के लिए डेटा सॉर्ट या फ़िल्टर करें देखें.

मेल मर्ज फ़ील्ड्स स्वरूपित करें

मर्ज की गई सामग्री का फ़ॉन्ट, आकार या रिक्ति परिवर्तित करने के लिए, फ़ील्ड का चयन करें और इच्छित परिवर्तन करें.

  1. मर्ज किए गए परिणामों से वापस मेल मर्ज फ़ील्ड में स्विच करने के लिए परिणाम पूर्वावलोकन करें पर क्लिक करें.

    पूर्वावलोकन परिणाम समूह दिखाता हुआ Word में, मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

  2. प्रत्येक छोर के चिह्नों सहित, संपूर्ण फ़ील्ड का चयन करें.

    चयनित पता खंड फ़ील्ड

  3. मुख पृष्ठ क्लिक करें और इच्छित फ़ॉन्ट तथा फ़ॉन्ट आकार चुनें.

    मुख पृष्ठ टैब पर फ़ॉन्ट समूह

  4. पृष्ठ लेआउट (Word 2013) या लेआउट (Word 2016) पर क्लिक करें और अनुच्छेद रिक्ति आप चाहते हैं चुनें। आप उस फ़ील्ड में अनुच्छेदों के बीच की रिक्ति को कम करने के लिए चाह सकते हैं ताकि उदाहरण के लिए, Word प्रत्येक पंक्ति के एक पता खंड में किसी अनुच्छेद के रूप में मानता है।

    अनुच्छेद रिक्ति

    आपके द्वारा किए गए स्वरूपण परिवर्तन प्रत्येक मर्ज किए गए दस्तावेज़ में दिखाई देंगे.

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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