दस्तावेज़ों को रूट करने के लिए सामग्री व्यवस्थापक नियमों को बनाना

दस्तावेज़ों को रूट करने के लिए सामग्री व्यवस्थापक नियमों को बनाना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

यह निर्धारित करने के लिए कि दस्तावेज़ को किस प्रकार रूट किया जाए, सामग्री व्यवस्थापक आपके द्वारा बनाए गए नियमों का उपयोग करता है. नियम सामग्री प्रकार और मेटाडेटा के संयोजन पर आधारित हैं.

यह आलेख वर्णन करता है कि दस्तावेज़ों या रिकॉर्डों को संगठित करने और रूट करने के लिए नियम किस प्रकार बनाए जाते हैं. किसी भी SharePoint एंटरप्राइज़ साइट को दस्तावेज़ रूटिंग के लिए सक्षम किया जा सकता है.

महत्वपूर्ण: आपके द्वारा पहले सामग्री व्यवस्थापक सुविधा सक्षम करना और व्यवस्थापक को रिकॉर्ड्स रूट करने के लिए कॉन्फ़िगर करना आवश्यक है. सामग्री आयोजक को किस प्रकार कॉन्फ़िगर किया जाए, इस बारे में अधिक जानकारी यह भी देखें अनुभाग में देखें.

इस आलेख में

आपके द्वारा नियम बनाए जाने से पहले: प्रथम चरण

समझें कि दस्तावेज़ किस प्रकार से रूट होते हैं

दस्तावेज़ रूट करने के लिए नियम बनाना

आपके द्वारा नियम बनाए जाने से पहले: प्रथम चरण

दस्तावेज़ों को रूट करने के लिए आपके द्वारा नियम बनाने से पहले आपको अनेक महत्वपूर्ण चरणों का अनुसरण करना होगा.

  1. सामग्री व्यवस्थापक सुविधा सक्रिय करें.

  2. वे लाइब्रेरीज़ और फ़ोल्डर्स बनाएँ, जिनमें आप दस्तावेज़ों को रूट करना चाहते हैं. आप रूट किए जाने वाले सभी प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए फ़ोल्डर्स बनाना चाह सकते हैं. उदाहरण के लिए, केवल ई-मेल रिकॉर्ड्स या Excel स्प्रेडशीट्स के लिए लाइब्रेरी बनाएँ. लाइब्रेरीज़ कैसे बनाएँ, इस बारे में जानने के लिए, यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स देखें.

  3. रूट किए जाने वाले दस्तावेज़ों के साथ सामग्री प्रकार संबद्ध होने चाहिए. इनमें, सामग्री प्रकार उस मापदंड का भाग हो सकता है, जो उस अंतिम स्थान को निर्धारित करता है, जहाँ कोई दस्तावेज़ संग्रहीत किया जाता है.

पृष्ठ का शीर्ष

समझें कि दस्तावेज़ किस प्रकार से रूट होते हैं

दस्तावेज़ों को रिकॉर्ड्स सेंटर साइट या किसी अन्य प्रकार की SharePoint साइट में किसी लाइब्रेरी या फ़ोल्डर में रूट किया जा सकता है. ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी, जो स्वचालित रूप से तब निर्मित होती है, जब आप सामग्री आयोजक सुविधा को सक्रिय करते हैं, एक डिफ़ॉल्ट स्थान के रूप में कार्य करती है. दस्तावेज़ रूटिंग प्रक्रिया विभिन्न तत्वों से मिलकर बनती है:

  • लक्ष्य लाइब्रेरीज़ और फ़ोल्डर्स    सामग्री स्टीवर्ड्स या रिकॉर्ड्स प्रबंधक मैन्युअल रूप से लाइब्रेरी और जहाँ दस्तावेज़ रूट किया जाना चाहिए, और इन लाइब्रेरीज़ को लक्ष्य लाइब्रेरीज़ के रूप में निर्दिष्ट फ़ोल्डर बनाएँ।

  • साइट सामग्री प्रकार    किसी सामग्री प्रकार प्रत्येक दस्तावेज़ होना चाहिए, और उपयोगकर्ता उपयुक्त साइट सामग्री प्रकार मैन्युअल रूप से लक्ष्य लाइब्रेरीज़ को जोड़ सकते हैं।

  • ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी    उपयोगकर्ताओं को आवश्यक मेटाडेटा दर्ज कर सकते हैं ताकि जो एक नियम मेल नहीं खाते, या जो गुम आवश्यक मेटाडेटा दस्तावेज़ों को ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी में भेजे जाते हैं। या, सभी अपलोड किए गए दस्तावेज़ों को ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी के लिए अस्थायी रूप से रूट होते हैं ताकि आप सामग्री आयोजक को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

  • दस्तावेज़ नियम सूची    यह सभी रूटिंग नियमों का संग्रह है. सामग्री स्टीवर्ड्स या रिकॉर्ड्स प्रबंधक रूटिंग नियम बनाने, प्रबंधित करने और देखने के लिए इस सूची पर आते हैं.

निम्नलिखित आरेख दिखाता है कि दस्तावेज़ और ईमेल संदेश किसी विशिष्ट मानदंड के आधार पर कैसे रूट होते हैं, और किस तरह जिन दस्तावेज़ों में जानकारी गुम होती है, ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी में वापस लौट जाते हैं.

सामग्री आयोजक का उपयोग करके दस्तावेज़ रूटिंग. विभिन्न स्रोत प्रदर्शित करता है, और गुम मेटाडेटा वाले दस्तावेज़ों को भी प्रदर्शित करता है, जो ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी में लौट आते हैं.

पृष्ठ का शीर्ष

दस्तावेज़ रूट करने के लिए नियमों को बनाना

अपने द्वारा रिकॉर्ड रूटिंग सूची में जोड़े जाने वाले हर रिकॉर्ड प्रकार के लिए आप एक रिकॉर्ड शीर्षक और विवरण निर्दिष्ट करते हैं. आप साइट में वह स्थान भी निर्दिष्ट करते हैं, जहाँ रिकॉर्ड संग्रहीत किया जाता है. यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी प्रासंगिक रिकॉर्ड्स उपयुक्त स्थान पर रूट किए गए हैं, आप रिकॉर्ड प्रकार के लिए वैकल्पिक नामों को निर्दिष्ट कर सकते हैं.

नोट: दस्तावेज़ रूट करने हेतु नियम बनाने के लिए आपके पास कम से कम साइट स्वामी अनुमतियाँ होनी चाहिए.

  1. उस साइट पर नेविगेट करें, जिसके लिए आप सामग्री व्यवस्थापक नियमों को बनाना चाहते हैं.

  2. साइट सामग्री विकल्पों को देखने के लिए त्वरित लॉन्च पैनल पर अधिक... क्लिक करें.

  3. अनुप्रयोग मेनु पंक्ति में, सेटिंग्स क्लिक करें.

  4. साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर, साइट व्यवस्थापन अनुभाग के अंतर्गत, सामग्री व्यवस्थापक नियम क्लिक करें.

  5. सामग्री आयोजक नियम पृष्ठ पर, कोई नया आइटम जोड़ने के लिए क्लिक करें में जोड़ें क्लिक करें.

  6. नियम नाम अनुभाग में वह नाम लिखें, जो नियम की शर्तों और क्रियाओं का वर्णन करता हो.

  7. नियम स्थिति और प्राथमिकता अनुभाग में, इनकमिंग सामग्री पर नियम लागू करने के लिए सक्रिय चुनें. उसके बाद, ऐसी प्राथमिकता का चयन करें, जो यह निर्धारित करेगी कि एक से अधिक सामग्री आयोजक नियम से मेल खाने पर सामग्री को कैसे रूट किया जाता है.
    यदि आप इनकमिंग सामग्री पर इस नियम को लागू नहीं करना चाहते हैं, तो निष्क्रिय चुनें.

  8. सबमिशन सामग्री प्रकार अनुभाग में, नियम को किसी सामग्री प्रकार से संबद्ध करें. ऐसा करके, व्यवस्थापक में किए जाने वाले सबमिशन चयनित सामग्री प्रकार से लेबल किए जाते हैं और नियम की शर्तों में उपयोग किए जाने वाले गुण पहचाने जाते हैं.

    • उपयुक्त सामग्री समूह का चयन करें. आपके द्वारा चयनित समूह उन सामग्री प्रकारों को निर्धारित करता है, जिन्हें आप अगले चरण में चुन सकते हैं.

    • उपयुक्त सामग्री प्रकार का चयन करें.

    • किसी अन्य SharePoint साइट पर किसी भिन्न नाम आपके द्वारा चयनित सामग्री प्रकार हैं, तो वैकल्पिक नाम के अंतर्गत चेक बॉक्स का चयन करें। फिर प्रदान की गई फ़ील्ड में अन्य साइट पर उपयोग किया जाता है वह नाम लिखें, और क्लिक करेंजोड़ें। वैकल्पिक सामग्री प्रकारों के लिए नाम के नीचे सूची में प्रकट होते हैं।

  9. शर्तें अनुभाग में, उन शर्तों को चुनें, जिन्हें किसी सबमिशन के गुणों द्वारा नियम के लिए पूरा करना आवश्यक है. उदाहरण के लिए, आप नियम को उन सभी दस्तावेज़ों पर लागू करना चाह सकते हैं, जिनके शीर्षक में “बजट” शब्द हो. अन्य शर्त जोड़ें लिंक पर क्लिक करके आप और शर्तें जोड़ सकते हैं.

    नोट: गुण ड्रॉप-डाउन सूची से उपलब्ध गुण आपके द्वारा चरण 6. में चयनित सामग्री प्रकार के अनुसार भिन्न होते हैं

  10. लक्ष्य स्थान अनुभाग में, उस स्थान को लिखें या उस पर ब्राउज़ करें, जहाँ नियम के अनुरूप सामग्री को रखा जाना है. फ़ोल्डर्स में समान दस्तावेज़ समूहीकृत करने के लिए स्वचालित रूप से कोई फ़ोल्डर बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कोई ऐसा गुण हो, जो आपके संगठन में प्रोजेक्ट करने के लिए सभी दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध करता हो, तो आप व्यवस्थापक को प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए अलग फ़ोल्डर बनाने के लिए बाध्य कर सकते हैं.

पृष्ठ का शीर्ष

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

अपने कौशल का विस्तार करें
प्रशिक्षण का अन्वेषण करें
पहले नई सुविधाएँ प्राप्त करें
Office प्रतिभागी में शामिल हों

क्या यह जानकारी मददगार थी?

आपकी प्रतिक्रिया के लिए आपको धन्यवाद!

आपकी प्रतिक्रिया के लिए धन्यवाद! ऐसा लगता है आपको हमारे किसी Office सहायता एजेंट से कनेक्ट करना मददगार हो सकता है.

×