दस्तावेज़ों को रूट करने के लिए सामग्री आयोजक कॉन्फ़िगर करना

दस्तावेज़ों को रूट करने के लिए सामग्री आयोजक कॉन्फ़िगर करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

सामग्री आयोजक एक SharePoint सुविधा है जो स्वचालित रूप से लाइब्रेरी के कुछ महत्वपूर्ण कार्यों का प्रबंधन कर सकती है. इससे केवल समय में ही बचत नहीं होती है, बल्कि यह सुनिश्चित करने में भी सहायता मिलती है कि दस्तावेज़ लाइब्रेरी का प्रबंधन लगातार होता रहे.

सामग्री आयोजक क्या कर सकता है?

सामग्री आयोजक स्वचालित रूप से निम्न कार्य कर सकता है:

  • दस्तावेज़ों को भिन्न लाइब्रेरीज़ या फ़ोल्डर्स में रूट करना    असल में, सामग्री आयोजक दस्तावेज़ों के लिए गेटकीपर के रूप में कार्य करता है. प्रत्येक बार दस्तावेज़ के लोड होने पर, दस्तावेज़ को कहाँ ले जाना चाहिए यह निर्धारित करने के लिए सामग्री आयोजक उन नियमों का उपयोग करता है जो आपने बनाए थे. उसके बाद, यह दस्तावेज़ों को सही लाइब्रेरी या फ़ोल्डर में रूट करता है, जो कि भिन्न साइट संग्रह में स्थित हो सकते हैं. सामग्री प्रकार और मेटाडेटा के संयोजन पर नियम आधारित हो सकते हैं.

  • सभी दस्तावेज़ों को ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी में अपलोड करें    आप सामग्री अपलोड किए गए सभी दस्तावेज़ों को ड्रॉप ऑफ़ जहाँ मेटाडेटा दर्ज किया जा सकता और एक सबमिशन प्रक्रिया पूर्ण लाइब्रेरी में, रखने के लिए आयोजक को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

  • फ़ोल्डर आकार प्रबंधित करता है   फ़ोल्डर्स में आइटम की संख्या पर निगरानी रखने के लिए, और यह सुनिश्चित करने के लिए की किसी भी फ़ोल्डर में निर्दिष्ट संख्या से अधिक आइटम न हों आप सामग्री आयोजक को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, यह सीमा 2500 आइटम है, और जब आइटम संख्या 2501 पहुँचती है, तो सामग्री आयोजक स्वचालित रूप से एक नया फ़ोल्डर बनाता है और दस्तावेज़ को उसमें रखता है. आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि सामग्री आयोजक एक फ़ोल्डर में आइटम की कितनी संख्या को अनुमति प्रदान करे.

  • डुप्लिकेट सबमिशन प्रबंधित करें    जब कोई दस्तावेज़ लाइब्रेरी में पहले से ही मौजूद अपलोड की गई है, तो आप सामग्री SharePoint संस्करणों का उपयोग करना, या फ़ाइल का नाम बदलें अनन्य वर्णों को जोड़कर आयोजक कर सकते हैं। यह सुनिश्चित करें कि मौजूदा दस्तावेज़ और डुप्लिकेट संरक्षित किए जाते हैं बनाता है।

  • ऑडिट लॉग्स बनाए रखना    सामग्री आयोजक दस्तावेज़ के रूट किए जाने के बाद इसके साथ संग्रहित दस्तावेज़ के बारे में ऑडिट लॉग्स रख सकता है.

साइट पर सामग्री आयोजक सुविधा को सक्रिय करना

इस कार्य को करने के लिए आपके पास कम से कम साइट स्वामी अनुमतियाँ होना आवश्यक हैं.

साइट के लिए सामग्री आयोजक सुविधा को सक्रिय करने के लिए

  1. कॉन्फ़िगर करने के लि‍ए इच्छि‍त साइट पर नेवि‍गेट करें.

  2. सेटिंग्स सेटिंग्स चिह्न पर क्लिक करें और उसके बाद ड्रॉप डाउन मेनू से साइट सेटिंग्स चुनें।

    SharePoint Online, के लिए सेटिंग्स सेटिंग्स चिह्न पर क्लिक करें, साइट सामग्रीपर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

  3. साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर, साइट क्रियाएँ समूह में, साइट सुविधाएँ प्रबंधित करेंपर क्लिक करें।

  4. सामग्री आयोजक सुविधा नाम के आगे, सक्रिय करें पर क्लिक करें. जब सुविधा सक्रिय हो जाती है, तो स्थिति स्तंभ में शब्द सक्रिय प्रकट होता है.

    सामग्री organzier सक्षम करें बटन

दस्तावेज़ों को रूट करने के लिए सामग्री आयोजक कॉन्फ़िगर करना

नोट: आपके पास सामग्री आयोजक को कॉन्फ़िगर करने के लिए कम से कम साइट स्वामी अनुमतियाँ होना आवश्यक हैं.

  1. उस साइट पर नेविगेट करें जिसके लिए आप निर्दिष्ट किए गए स्थानों हेतु स्वचालित रूप से दस्तावेज़ रूट करने के लिए सामग्री आयोजक को कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं.

  2. सेटिंग्स सेटिंग्स चिह्न पर क्लिक करें और उसके बाद ड्रॉप डाउन मेनू से साइट सेटिंग्स चुनें।

    SharePoint Online, के लिए सेटिंग्स सेटिंग्स चिह्न पर क्लिक करें, साइट सामग्रीपर क्लिक करें, और फिर साइट सेटिंग्सपर क्लिक करें।

  3. साइट व्यवस्थापन समूह में, सामग्री आयोजक सेटिंग्स चुनें.

    नोट: यदि इस साइट के लिए सुविधा सक्रिय है तो केवल तभी सामग्री आयोजक सेटिंग्स लिंक प्रकट होगा.

  4. उपयोगकर्ताओं को ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी में पुनर्निर्देशित करें अनुभाग में, सामग्री आयोजक को लागू करने के लिए चेक बॉक्स का चयन करें. यह स्वचालित रूप से उपयोगकर्ताओं को ड्रॉप ऑफ़ लाइब्रेरी में पुनर्निर्देशित करेगा जब वे दस्तावेज़ को अपलोड करने का प्रयास करेंगे.

  5. किसी अन्य साइट पर भेजना अनुभाग में, चेक बॉक्स का चयन करें यदि आप दस्तावेज़ों को भिन्न साइट पर रूट करने के नियमों की अनुमति देना चाहते हैं.

  6. फ़ोल्डर विभाजन अनुभाग में, किसी स्थान पर आइटम्स की संख्या अधिक होने के बाद स्वचालित रूप से उपफ़ोल्डर्स बनाने के लिए लक्ष्य स्थान में बहुत अधिक आइटम्स हो जाने के बाद सबफ़ोल्डर्स बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.

    • एकल फ़ोल्डर में आइटम्स की संख्या बॉक्स में, दस्तावेज़ों की वह संख्या लिखें जिन्हें एक नया फ़ोल्डर बनाने से पहले फ़ोल्डर में संग्रहीत किया जा सकता है.

    • फ़ोल्डर नाम का स्वरूप बॉक्स में, किसी नए बनाए गए फ़ोल्डर्स के लिए नामकरण विधियाँ निर्दिष्ट करें.

  7. डुप्लिकेट सबमिशन अनुभाग में, चयन करें कि क्या आप संस्करण बनाने की सुविधा का उपयोग करने के लिए डुप्लिकेट्स चाहते हैं या नहीं या क्या डुप्लिकेट्स में हमेशा आइटम के फ़ाइल नाम के पीछे जोड़े गए अद्वितीय वर्ण होने चाहिए.

  8. यदि आप सबमिट किए गए आइटम या दस्तावेज़ पर एक ऑडिट प्रविष्टि के रूप में ऑडिट लॉग्स या मेटाडेटा को सहेजना चाहते हैं, तो संरक्षित प्रसंग अनुभाग में चेक बॉक्स का चयन करें.

  9. नियम प्रबंधक अनुभाग में, जो आपके संगठन में नियम प्रबंधक हैं उपयोगकर्ता नाम दर्ज करें। नियम प्रबंधक अनुमतियाँ access वेब साइट प्रबंधित करें कि सामग्री आयोजक नियम पृष्ठ सेट होना आवश्यक है। अधिक जानकारी के लिए, दस्तावेज़ रूट करने के लिए सामग्री आयोजक बनाना नियमदेखें।

  10. ईमेल संदेशों को स्वचालित रूप से नियम प्रबंधकों को भेजने के लिए उपयुक्त चेक बॉक्स का चयन करें. जब सबमिशन किसी नियम से मेल नहीं खाता है, या जब किसी सामग्री को सामग्री आयोजक पर सबमिट किया जाता है तो सामग्री आयोजक एक ईमेल संदेश भेज सकता है.

    नोट: ईमेल सर्वर के लिए अपने SharePoint या नेटवर्क व्यवस्थापक या सेवा के लिए इन चेकबॉक्स द्वारा सक्षम होने के लिए कॉन्फ़िगर होने चाहिए।

  11. सबमिशन बिंदू अनुभाग में, अन्य साइट्स या ई-मेल मैसेजिंग सॉफ़्टवेयर के बारे में जानकारी दर्ज करें जिनके द्वारा वर्तमान साइट पर सामग्री भेजी जा सकती है.

    युक्ति: यदि आप ईमेल सिस्टम से दस्तावेज़ों को सबमिट करने के लिए वर्कफ़्लो या कस्टम समाधान बनाना चाहते हैं तो यह अनुभाग आपको साइट पर सामग्री सबमिट करने के लिए वेब सेवा का URL प्रदान करता है.

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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