त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो का उपयोग करना

त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो, तीन स्थितियों (चरणों) के द्वारा किसी सूची आइटम की स्थिति को ट्रैक करता है. इसे उन व्यावसायिक प्रक्रियाओं को प्रबंधित करने के लिए उपयोग किया जा सकता है जिन्हें समर्थन समस्याएँ, विक्रय लीड्स या प्रोजेक्ट कार्य जैसी समस्याओं या आइटम के उच्च वॉल्यूम को ट्रैक करने के लिए संगठन की आवश्यकता होती है. उदाहरण के लिए, किसी प्रोजेक्ट कार्य की तीन स्थितियाँ, प्रारंभ नहीं किया गया, प्रगति में और समाप्त, हो सकती हैं.

इस आलेख में

त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो कैसे कार्य करता है?

किसी त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई सूची सेट अप करना

त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई समस्या-ट्रैकिंग सूची बनाना

त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई कस्टम सूची बनाना

त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई कस्टम सूची अनुकूलित करना

किसी सूची में त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो जोड़ना

आइटम पर कोई त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो मैन्युअल रूप से प्रारंभ करना

किसी त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो में कोई वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण करना

त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो कैसे कार्य करता है?

त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो ऐसी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का समर्थन करता है जिन्हें स्थितियों के बीच तीन स्थितियों और दो संक्रमणों में किसी समस्या या आइटम की स्थिति ट्रैक करने के लिए संगठनों की आवश्यकता होती है. स्थितियों के बीच प्रत्येक संक्रमण के साथ, वर्कफ़्लो किसी व्यक्ति को कोई कार्य असाइन करता है और उस व्यक्ति को कार्य के बारे में एक ई-मेल चेतावनी भेजता है. जब यह कार्य पूर्ण हो जाता है, तो वर्कफ़्लो आइटम की स्थिति अद्यतन करता है और अगली स्थिति की ओर जाता है. त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो समस्या ट्रैकिंग सूची टेम्पलेट के साथ कार्य करता है. हालाँकि, इसका उपयोग ऐसी किसी भी सूची के साथ किया जा सकता है जिसे तीन या अधिक मानों सहित एक विकल्प स्तंभ में समाहित करने के लिए सेट अप किया गया है. इस विकल्प स्तंभ में मान, स्थितियों के रूप में दिए जाते हैं, जिन्हें वर्कफ़्लो ट्रैक करता है.

किसी सूची में एक से अधिक विकल्प स्तंभ हो सकते हैं और विकल्प स्तंभ में तीन से अधिक मान हो सकते हैं. हालाँकि, त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो को केवल एक विकल्प स्तंभ और चयनित विकल्प स्तंभ में केवल तीन मानों के उपयोग के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है. जब आप किसी त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो को सूची या लाइब्रेरी में जोड़ते हैं, तो आप किसी विकल्प स्तंभ और स्तंभ द्वारा प्रदान किए गए तीन मान का चयन करते हैं.

त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो को उन व्यावसायिक प्रक्रियाओं को प्रबंधित करने के लिए उपयोग किया जा सकता है जिन्हें ग्राहक समर्थन समस्याएँ, विक्रय लीड्स या प्रोजेक्ट कार्य जैसी समस्याओं या आइटम के उच्च वॉल्यूम को ट्रैक करने के लिए संगठनो की आवश्यकता होती है. उदाहरण के लिए, किसी छोटे ईवेंट नियोजन कंपनी के कर्मचारी उन ईवेंट्स से संबंधित अनेक कार्यों को प्रबंधित करने हेतु किसी समस्या-ट्रैकिंग सूची और अनुकूलित त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो का उपयोग कर सकते हैं. त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो, तीन स्थितियों में ईवेंट-नियोजन कार्यों को ट्रैक करता है: सक्रिय, समीक्षा के लिए तैयार और पूर्ण. किसी विशिष्ट ईवेंट से संबंधित सभी ईवेंट तैयारी कार्यों को उस ईवेंट के लिए बनाई गई समस्या-ट्रैकिंग सूची में संकलित और सक्रिय के रूप में चिह्नित किया जाता है. ईवेंट समन्वयक अपने टीम सदस्यों को व्यक्तिगत कार्य असाइन करती है और फिर ईवेंट कार्य पर कार्य आरंभ करने के लिए इन आइटम पर त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो प्रारंभ करती है.

जब वर्कफ़्लो प्रारंभ होता है, तो वह निर्दिष्ट व्यक्ति के लिए कोई कार्य बनाता है. जब कोई टीम सदस्य कार्य प्राप्त करता है, तो वह कार्य पूर्ण करने के लिए आवश्यक कार्य निष्पादित करता या करती है. यह उस सूची या साइट के बाहर होने वाला कार्य हो सकता है जहाँ समस्या-ट्रैकिंग सूची स्थित होती है. उदाहरण के लिए, यदि कोई टीम सदस्य किसी कैटरिंग योजना को विकसित करने के लिए कोई वर्कफ़्लो कार्य प्राप्त करता है, तो वह किसी कैटरिंग कंपनी से संपर्क करता या करती है और फिर योजना विकसित करने के लिए उनके साथ कार्य करता या करती है. जब कैटरिंग योजना ड्राफ़्ट की जाती है, तो टीम सदस्य उनके वर्कफ़्लो कार्य को पूर्ण के रूप में चिह्नित करता है. इस बिंदु पर, वर्कफ़्लो समस्या-ट्रैकिंग सूची में ईवेंट कार्य की स्थिति को सक्रिय से समीक्षा के लिए तैयार में अद्यतन करता है और वह कैंटरिंग योजना की समीक्षा हेतु ईवेंट समन्वयक के लिए दूसरा कार्य बनाता है. ईवेंट समन्वयक द्वारा कैटरिंग योजना की समीक्षा और अनुमोदन के बाद, वह अपने वर्कफ़्लो कार्य को पूर्ण के रूप में चिह्नित करती है और वर्कफ़्लो कार्य की स्थिति को समीक्षा के लिए तैयार से पूर्ण में अद्यतन करती है.

नोट:  कोई वर्कफ़्लो भागीदार, किसी त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो में वर्कफ़्लो कार्य को दो तरीक़ों से पूरा कर सकता है. कोई भागीदार वर्कफ़्लो कार्य को पूर्ण के रूप में चिह्नित करने के लिए उसे संपादित कर सकता है या किसी भागीदार सूची में वर्कफ़्लो आइटम की स्थिति को परिवर्तित कर सकता है (यदि भागीदार के पास सूची को परिवर्तित करने की अनुमति है). यदि कोई भागीदार सूची में वर्कफ़्लो की स्थिति को मैन्युअल रूप से अद्यतन करता है, तो वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण हो जाता है. यदि भागीदार वर्कफ़्लो कार्य को पूर्ण के रूप में चिह्नित करने के लिए उसे संपादित करता है, तो सूची में वर्कफ़्लो आइटम की स्थिति पूर्ण के रूप में अद्यतन हो जाती है.

पिछले उदाहरण में त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो में क्रियाएँ निम्न प्रक्रिया का उपयोग करती हैं:

त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो उदाहरण का फ्लो चार्ट

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किसी त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई सूची सेट अप करना

आपके द्वारा किसी त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो का उपयोग किए जाने से पहले, आपको वर्कफ़्लो के उपयोग के लिए कोई सूची सेट-अप करना होगा. इस सूची में वे आइटम शामिल होने चाहिए, जिन्हें वर्कफ़्लो का उपयोग करते हुए पता लगाने या प्रबंधित करने की आपकी योजना है. समस्या ट्रैकिंग सूची टेम्पलेट, त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो के साथ कार्य करता है. हालाँकि, इन वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए आप कोई कस्टम सूची भी तैयार कर सकते हैं. यदि आप त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो के साथ उपयोग के लिए अपनी कस्टम सूची बनाते हैं, तो आपको सुनिश्चित करना होगा कि सूची में कम से कम एक विकल्प स्तंभ हो, जिसमें तीन या अधिक विकल्प मान शामिल हैं. जब आप सूची के साथ उपयोग करने के लिए कोई त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो सेट-अप करते हैं, तो आपको वह विकल्प स्तंभ निर्दिष्ट करना होगा, जिसमें वे स्थिति मान शामिल हैं, जिनका वर्कफ़्लो को पता लगाना है.

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त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई समस्या-ट्रैकिंग सूची बनाना

डिफ़ॉल्ट रूप से, आप त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो का उपयोग किसी भी ऐसी सूची के साथ कर सकते हैं, जिसे आप समस्या ट्रैकिंग सूची टेम्पलेट से बनाते हैं.

  1. साइट क्रियाएँ मेनू में, सभी साइट सामग्री देखें पर क्लिक करें.

  2. सभी साइट सामग्री पृष्ठ में, बनाएँ पर क्लिक करें.

  3. बनाएँ संवाद बॉक्स में, समस्या ट्रैकिंग पर क्लिक करें और सूची के लिए एक नाम लिखें. सूची नाम आवश्यक है.

    नोट:  सूची पृष्ठ के शीर्ष पर जो नाम प्रकट होता है, वह सूची पृष्ठ के लिए वेब पते का हिस्सा बन जाता है और उन नेविगेशन तत्वों के साथ प्रकट होता है, जो उपयोगकर्ताओं को सूची ढूँढने और खोलने में मदद करते हैं.

  4. यदि आप सूची के लिए वर्णन उपलब्ध कराना या सूची के लिए त्वरित लॉन्च में प्रदर्शित सूची में कोई लिंक निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो डिफ़ॉल्ट हाँ है, अधिक विकल्प पर क्लिक करें.

    • वर्णन बॉक्स में, सूची के उद्देश्य का वर्णन लिखें. वर्णन वैकल्पिक है.

    • त्वरित लॉन्च पर इस सूची में लिंक जोड़ने के लिए, नेविगेशन अनुभाग में हाँ पर क्लिक करें.

  5. संवाद बनाएँ के नीचे, बनाएँ पर क्लिक करें.

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त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई कस्टम सूची बनाना

यदि आप त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई कस्टम सूची बनाना चाहते हैं, तो आपको कम से कम एक विकल्प स्तंभ जोड़ना होगा, जिसमें कम से कम तीन स्थिति मान हों, जिसका वर्कफ़्लो पता लगाएगा.

  1. साइट क्रियाएँ मेनू में, सभी साइट सामग्री देखें पर क्लिक करें.

  2. सभी साइट सामग्री पृष्ठ में, बनाएँ पर क्लिक करें.

  3. संवाद बनाएँ में, कस्टम सूची पर क्लिक करें और सूची के लिए कोई नाम लिखें. सूची नाम आवश्यक है.

    नोट: सूची पृष्ठ के शीर्ष पर जो नाम प्रकट होता है, वह सूची पृष्ठ के लिए वेब पते का हिस्सा बन जाता है और उन नेविगेशन तत्वों के साथ प्रकट होता है, जो उपयोगकर्ताओं को सूची ढूँढने और खोलने में मदद करते हैं.

  4. यदि आप सूची के लिए वर्णन उपलब्ध कराना या सूची के लिए त्वरित लॉन्च में प्रदर्शित सूची में कोई लिंक निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो डिफ़ॉल्ट हाँ है, अधिक विकल्प पर क्लिक करें.

  5. वर्णन बॉक्स में, सूची के उद्देश्य का वर्णन लिखें. वर्णन वैकल्पिक है.

  6. त्वरित लॉन्च पर इस सूची में लिंक जोड़ने के लिए, नेविगेशन अनुभाग में हाँ पर क्लिक करें.

  7. संवाद बनाएँ के नीचे, बनाएँ पर क्लिक करें.

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त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई कस्टम सूची अनुकूलित करना

  1. कस्टम सूची से, रिबन में, सूची टैब क्लिक करें, और फिर सूची सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. स्तंभ के तहत, स्तंभ बनाएँ पर क्लिक करें.

  3. नाम और प्रकार अनुभाग में, स्तंभ नाम के तहत, वह स्तंभ नाम लिखें, जिसे आप वर्कफ़्लो हेतु स्थिति मान निर्दिष्ट करने के लिए उपयोग करना चाहते हैं.

  4. इस स्तंभ में जानकारी का प्रकार यह है के तहत, विकल्प (वह मेनू जिससे चुनना है) का चयन करें.

  5. अतिरिक्त स्तंभ सेटिंग्स अनुभाग में, वर्णन के तहत, स्तंभ के लिए कोई वैकल्पिक वर्णन लिखें.

  6. इस स्तंभ में जानकारी होना आवश्यक बनाएँ के तहत, हाँ पर क्लिक करें.

  7. सूची बॉक्स में प्रत्येक विकल्प एक अलग पंक्ति में लिखें के तहत, तीन या अधिक विकल्प मान लिखें, जो आप इस स्तंभ के लिए चाहते हैं. ये मान वर्कफ़्लो के लिए स्थिति बन जाएँगे.

  8. उपयोग किए जा रहे प्रदर्शन विकल्प के तहत के तहत, ड्रॉप-डाउन मेनू या रेडियो बटन का चयन करें.

  9. 'भरण' विकल्पों की अनुमति दें के तहत, नहीं पर क्लिक करें.

  10. निर्दिष्ट करें कि क्या आप इस स्तंभ के लिए विशिष्ट डिफ़ॉल्ट मान चाहते हैं या क्या आप इसे सूची के लिए डिफ़ॉल्ट दृश्य में जोड़ना चाहते हैं.

  11. ठीक पर क्लिक करें.

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किसी सूची में त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो जोड़ना

किसी सूची के आइटम पर उपयोग करने से पहले आपको एक त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो को सूची में जोड़ना होगा. जब आप सूची के साथ कोई त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो जोड़ते हैं, तो आप निर्दिष्ट करते हैं कि सूची के किस स्तंभ में वे स्थिति मान शामिल हैं, जिन्हें आप वर्कफ़्लो द्वारा ट्रैक करना चाहते हैं. आप यह जानकारी भी निर्दिष्ट करते हैं कि वर्कफ़्लो के प्रत्येक चरण पर आप क्या होने देना चाहेंगे. उदाहरण के लिए, आप कार्य के प्राप्तकर्ताओं को मिलने वाले चेतावनी ई-मेल का विषय और पाठ निर्दिष्ट कर सकते हैं.

अधिकांश प्रकार की साइट्स पर डिफ़ॉल्ट रूप से त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो सक्षम होता है. हालाँकि, कोई साइट संग्रह व्यवस्थापक इस सुविधा को अक्षम कर सकता है. यदि त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो उपलब्ध नहीं है, तो अपने साइट संग्रह व्यवस्थापक से संपर्क करें.

महत्वपूर्ण:  किसी सूची में वर्कफ़्लो जोड़ने के लिए, आपके पास सूची प्रबंधित करने की अनुमति होनी चाहिए.

  1. वह सूची खोलें, जिसमें आप कोई त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो जोड़ना चाहते हैं. कस्टम सूची से, रिबन में, सूची टैब क्लिक करें और फिर सूची सेटिंग्स पर क्लिक करें या आप जिस प्रकार की लाइब्रेरी को खोल रहे हैं, उसके लिए सेटिंग्स पर क्लिक करें. उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में, दस्तावेज़ लाइब्रेरी सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  1. अनुमतियाँ और प्रबंधन के तहत, वर्कफ़्लो सेटिंग्स क्लिक करें.

    नोट:  यदि इस सूची, लाइब्रेरी, या सामग्री प्रकार में पहले ही वर्कफ़्लो जोड़ दिए गए थे, तो यह चरण आपको सीधे वर्कफ़्लो सेटिंग्स पृष्ठ पर ले जाएगा और आपको किसी वर्कफ़्लो जोड़ें पृष्ठ, पर जाने के लिए कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पर क्लिक करना होगा. यदि इस सूची, लाइब्रेरी या सामग्री प्रकार में कोई भी वर्कफ़्लो पहले से नहीं जोड़े गए थे, तो यह चरण आपको सीधे वर्कफ़्लो जोड़ें पृष्ठ, पर ले जाता है.

  2. यदि आपकी सूची के लिए वर्कफ़्लो पहले से मौजूद है, तो वर्कफ़्लो सेटिंग्स परिवर्तित करें पृष्ठ पर, वर्कफ़्लो जोड़ें क्लिक करें.

  3. किसी वर्कफ़्लो जोड़ें पृष्ठ पर वर्कफ़्लो अनुभाग में, किसी वर्कफ़्लो टेम्पलेट का चयन करें के तहत त्रि-स्तरीय पर क्लिक करें.

  4. नाम अनुभाग में, वर्कफ़्लो के लिए कोई अनन्य नाम लिखें.

  5. कार्य सूची अनुभाग में, वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई कार्य सूची निर्दिष्ट करें.

    नोट: 

    • आप डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग कर सकते हैं या आप एक नई सूची बना सकते हैं. यदि आप डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग करते हैं, तो वर्कफ़्लो भागीदार कार्य सूची के मेरे कार्य दृश्य का उपयोग कर बहुत आसानी से अपने वर्कफ़्लो कार्य का पता लगा सकते हैं और देख सकते हैं.

    • यदि इस वर्कफ़्लो के लिए कार्य ऐसे संवेदनशील या गोपनीय डेटा दर्शाते हैं, जिन्हें आप सामान्य कार्य सूची से अलग रखना चाहते हैं, तो कार्यों की नई सूची बनाएँ.

    • यदि आपके संगठन के पास कई वर्कफ़्लो हों या वर्कफ़्लो में कई कार्य शामिल हों, तो कार्यों की नई सूची बनाएँ. इस स्थिति में, हो सकता है कि आप प्रत्येक वर्कफ़्लो के लिए कार्यों की सूचियाँ बनाना चाहें.

  6. कार्य सूची अनुभाग में, इस वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई इतिहास चयनित करें. इतिहास सूची उन सभी ईवेंट को प्रदर्शित करती है जो वर्कफ़्लो के प्रत्येक उदाहरण के दौरान होते हैं.

    नोट:  आप डिफ़ॉल्ट इतिहास सूची का उपयोग कर सकते है या कोई नई बना सकते हैं. यदि आपके संगठन के पास कई वर्कफ़्लो हों, तो संभवतः आप प्रत्येक वर्कफ़्लो के लिए अलग इतिहास सूची बनाना चाहेंगे.

  7. प्रारंभ करें विकल्प अनुभाग में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • यदि आप वर्कफ़्लो को मैन्युअल रूप से प्रारंभ करने की अनुमति देना चाहते हैं, तो इस वर्कफ़्लो को भागीदार की अनुमति से प्राधिकृत उपयोगकर्ता द्वारा मैन्युअल रूप से प्रारंभ किए जाने की अनुमति दें चेक बॉक्स का चयन करें. यदि वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए आपको अतिरिक्त अनुमतियों की आवश्यकता है, तो वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए सूचियाँ प्रबंधित करें की आवश्यकता है चेक बॉक्स का चयन करें.

    • जब नए आइटम्स बनाए गए हों, तो यदि आप स्वचालित रूप से वर्कफ़्लो को प्रारंभ करना चाहते हैं, तो जब कोई नया आइटम बनाया जाए तब यह वर्कफ़्लो प्रारंभ करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  8. अगले पर क्लिक करें.

  9. वर्कफ़्लो स्थितियाँ अनुभाग में 'विकल्प' फ़ील्ड का चयन करें के तहत, सूची से उस विकल्प स्तंभ का चयन करें, जिसमें वे मान शामिल हों, जिनका उपयोग आप अपने वर्कफ़्लो की स्थितियों के लिए करना चाहते हैं और फिर उन स्तंभ मानों का चयन करें, जिन्हें आप वर्कफ़्लो की प्रारंभिक स्थिति, मध्य स्थिति और अंतिम स्थिति के लिए चाहते हैं.

  10. निर्दिष्ट करें कि जब कोई वर्कफ़्लो प्रारंभ किया जाता है तब आप क्या करना चाहते हैं (वर्कफ़्लो में पहले कार्य के लिए विकल्प) और निर्दिष्ट करें कि जब कोई वर्कफ़्लो अपनी मध्यम स्थिति में परिवर्तित होता है तब आप क्या करना चाहते हैं (वर्कफ़्लो में दूसरे कार्य के लिए विकल्प) निम्न जानकारी निर्दिष्ट करें:

    कार्य विवरण

कार्य वर्णन:

कोई जानकारी लिखें जिसे आप कार्य के वर्णन में शामिल करना चाहते हैं. यदि आप सूची फ़ील्ड शामिल करें चेक बॉक्स का चयन करते हैं, तो आपके द्वारा चयनित फ़ील्ड संदेश के अंत में जोड़ी जाएगी. यदि आप सूची आइटम में लिंक सम्मिलित करें चेक बॉक्स का चयन करते हैं, तो वर्णन में सूची आइटम की लिंक शामिल की जाएगी.

कार्य का नियत दिनांक:

यदि आप कार्य के लिए कोई नियत दिनांक निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो सूची फ़ील्ड शामिल करें चेक बॉक्स का चयन करें और फिर सूची से दिनांक जानकारी को शामिल करने वाला उस दिनांक स्तंभ का चयन करें, जिसका आप नियत दिनांक के लिए उपयोग करना चाहते हैं.

इसे असाइन किया गया कार्य:

सूची में निर्दिष्ट किसी व्यक्ति को कार्य असाइन करने के लिए, सूची फ़ील्ड शामिल करें पर क्लिक करें और फिर सूची से उस स्तंभ का चयन करें, जिसमें आपके द्वारा उपयोग करने के लिए आवश्यक उपयोगकर्ता जानकारी शामिल हो. जब यह वर्कफ़्लो प्रारंभ किया जाता है, तो पहला कार्य उस व्यक्ति को असाइन किया जाता है, जिसका नाम वर्कफ़्लो आइटम के लिए इस स्तंभ में प्रकट होता है.

आपके द्वारा निर्दिष्ट किसी व्यक्ति या समूह को इस वर्कफ़्लो के सभी उदाहरणों में इस कार्य को असाइन करने के लिए, कस्टम पर क्लिक करें और फिर जिस व्यक्ति या समूह को आप यह कार्य असाइन करना चाहते हैं, उनका नाम लिखें या चयन करें.

  1. यदि आप चाहते हैं कि वर्कफ़्लो सहभागियों को उनके कार्य के बारे में ई-मेल चेतावनी प्राप्त हों, तो ई-मेल संदेश भेजें चेक बॉक्स का चयन करें.

    नोट:  यदि आप सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वर्कफ़्लो प्रारंभ होने के बाद, अपने वर्कफ़्लो कार्यों के बारे में वर्कफ़्लो प्रतिभागियों को ई-मेल चेतावनी और अनुस्मारक मिले, तो अपने साइट संग्रह व्यवस्थापक से यह पुष्टि करने के लिए संपर्क करें कि आपकी साइट के लिए ई-मेल को सक्षम किया गया है.

    ई-मेल संदेश वि‍वरण

इससे

उस व्यक्ति का नाम लिखें जिसे आप वर्कफ़्लो कार्य के बारे में ई-मेल चेतावनी भेजना चाहते हैं. यदि आप कार्य स्वामी को ई-मेल चेतावनी भेजना चाहते हैं, तो इस पर असाइन किया गया कार्य शामिल करें चेक बॉक्स का चयन करें.

विषय

ई-मेल चेतावनी के उपयोग के लिए आपके द्वारा इच्छित विषय पंक्ति लिखें. यदि आप ई-मेल संदेश की विषय पंक्ति में कार्य का शीर्षक जोड़ना चाहते हैं, तो कार्य शीर्षक का उपयोग करें चेक बॉक्स का चयन करें.

मुख्य भाग

आप जो जानकारी दिखाना चाहते हैं उसे ई-मेल चेतावनी संदेश के मुख्य भाग में लिखें. यदि आप संदेश की सूची आइटम में लिंक शामिल करना चाहते हैं, तो सूची आइटम में लिंक सम्मिलित करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  1. ठीक पर क्लिक करें.

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आइटम पर कोई त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो मैन्युअल रूप से प्रारंभ करना

सूची में पहले त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो जोड़ना होगा, ताकि वह उस सूची में शामिल आइटम पर उपयोग के लिए उपलब्ध हो. अधिक जानकारी के लिए पिछले अनुभागों को देखें.

जब सूची में नए आइटम जोड़े जाएँ, तब त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो को स्वचालित रूप से प्रारंभ करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है या वर्कफ़्लो को मैन्युअल रूप से शुरू करने के लिए विशिष्ट अनुमति प्राप्त उपयोगकर्ताओं को अनुमति देने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है. कुछ वर्कफ़्लो दोनों विकल्पों की अनुमति दे सकते हैं.

सूची आइटम पर त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो को मैन्युअल रूप से प्रारंभ करने के लिए, निम्न चरणों का अनुसरण करें. आपके पास सूची के लिए आइटम संपादित करने की अनुमति होनी चाहिए. कुछ वर्कफ़्लो के लिए सूची प्रबंधन अनुमति की आवश्यकता हो सकती है.

नोट:  यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के बाद, वर्कफ़्लो सहभागियों को उनके कार्य के बारे में ई-मेल चेतावनियाँ और अनुस्मारक मिलें, तो यह पता करने के लिए अपने साइट संग्रह व्यवस्थापक से संपर्क करें कि आपकी साइट के लिए ई-मेल सक्षम किया गया है.

  1. वह सूची खोलें, जिसमें वह आइटम शामिल है, जिस पर आप त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो प्रारंभ करना चाहते हैं.

  2. उस आइटम को इंगित करें, जिस पर आप कोई वर्कफ़्लो प्रारंभ करना चाहते हैं, प्रकट होने वाले तीर पर क्लिक करें और फिर वर्कफ़्लो पर क्लिक करें.

    नोट: वर्कफ़्लो आदेश केवल तब उपलब्ध होता है, जब आइटम ऐसी सूची या लाइब्रेरी में हो, जिसमें इसके साथ कम से कम एक वर्कफ़्लो हो संबद्ध हो.

  3. साइट क्रियाएँ मेनू में, सभी साइट सामग्री देखें पर क्लिक करें.

  4. कोई नया वर्कफ़्लो प्रारंभ करें के तहत, उस त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो के नाम पर क्लिक करें जिसे आप प्रारंभ करना चाहते हैं.

    वर्कफ़्लो तुरंत प्रारंभ हो जाता है.

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किसी त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो में कोई वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण करना

त्रि-स्तरीय वर्कफ़्लो में वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण करने के लिए, आपके पास कम से कम उन कार्य सूचियों के लिए आइटम संपादित करने की अनुमतियाँ होनी चाहिए जहाँ वर्कफ़्लो कार्यों को रिकॉर्ड किया गया हैं.

  1. साइट के लिए कार्य सूची खोलें और फिर अपने वर्कफ़्लो का पता लगाने के लिए दृश्य मेनू पर मेरे कार्य का चयन करें.

    नोट:  यदि वर्कफ़्लो डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग नहीं करता है, तो आपका वर्कफ़्लो कार्य कार्य सूची में प्रकट नहीं होगा. अपने वर्कफ़्लो कार्य का पता लगाने के लिए, उस सूची या लाइब्रेरी पर जाएँ जहाँ वर्कफ़्लो आइटम सहेजा गया है. उस कार्य का नाम इंगित करें जिसे आप पूरा करना चाहते हैं, प्रकट होने वाले तीर पर क्लिक करें और फिर आइटम संपादित करें पर क्लिक करें. वर्कफ़्लो स्थिति पृष्ठ पर, वर्कफ़्लो चला रहा है के तहत उस वर्कफ़्लो के नाम पर क्लिक करें जिसमें आप एक भागीदार हैं. कार्य, के तहत अपना वर्कफ़्लो कार्य का पता लगाएँ.

  2. वह सूची खोलें, जिसमें वह आइटम शामिल है, जिसे आप पूर्ण के रूप में चिह्नित करना चाहते हैं.

  3. उस कार्य का नाम इंगित करें जिसे आप पूरा करना चाहते हैं, प्रकट होने वाले तीर पर क्लिक करें और फिर आइटम संपादित करें क्लिक करें.

  4. कार्य संवाद बॉक्स में, कार्य समाप्त करने के लिए अनुरोधित जानकारी लिखें या चयनित करें और फिर सहेजें पर क्लिक करें.

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