डेटा से कनेक्ट करने (आयात करने) का ओवरव्यू

आपकी Microsoft Excel कार्यपुस्तिका के बाहर डेटा की एक दुनिया है जिसका उपयोग आप अपनी कार्यपुस्तिका के अंदर कर सकते हैं. लेकिन आप इसका पता कैसे लगाते हैं, इससे कनेक्ट करते हैं, इसे आयात करते हैं, इसे अद्यतन करते हैं, इसे सुरक्षित करते हैं और इसे प्रबंधित करते हैं? डेटा कनेक्शंस बनाकर और उनका उपयोग करके आप ऐसा कर सकते हैं.

इस आलेख में

बाह्य डेटा कनेक्शंस के साथ कार्य करना

डेटा कनेक्शंस की मूलभूत बातें समझना

कनेक्शंस ढूँढना

कनेक्शन गुणों को संपादित करना

कनेक्शंस प्रबंधित करना

कनेक्शंस साझा करना

ODC फ़ाइलों का उपयोग करना

क्वेरी फ़ाइलें उपयोग करना

बाह्य डेटा श्रेणियों और गुणों का उपयोग करना

Excel और Excel Services में डेटा स्रोत समर्थन समझना

Excel डेटा ऑब्जेक्ट और डेटा स्रोत समर्थन

Excel Services और डेटा स्रोत समर्थन

Microsoft Data Access घटकों को समझना

डेटा स्रोतों से कनेक्ट करने के लिए ODBC का उपयोग करना

ODBC आर्किटेक्चर

कनेक्शन जानकारी निर्धारित करना

मशीन डेटा स्रोत

फ़ाइल डेटा स्रोत

डेटा स्रोतों से कनेक्ट करने के लिए OLE DB का उपयोग करना

OLE DB आर्किटेक्चर

कनेक्शन जानकारी निर्धारित करना

डेटा ताज़ा करना

डेटा स्रोतों से डेटा आयात करना

Access डेटाबेस से डेटा आयात करना

Excel में Access डेटा के साथ कार्य करना

Access में Excel डेटा के साथ कार्य करना

वेब से डेटा आयात करना

पाठ फ़ाइलें आयात करना

Microsoft SQL Server से डेटा आयात करना

Microsoft SQL Server विश्लेषण सेवाओं से डेटा आयात करना

XML डेटा आयात करना

मुख्य XML परिदृश्य

Excel में XML डेटा का उपयोग करने की मूल प्रक्रिया

XML डेटा का उपयोग करना

डेटा कनेक्शन विज़ार्ड का उपयोग कर डेटा आयात करना

Microsoft Query का उपयोग कर डेटा आयात करना

प्रोग्रामेटिकली फ़ंक्शंस का उपयोग करके डेटा आयात करना

डेटा पहुँच को अधिक सुरक्षित बनाना

किसी विश्वसनीय स्थान पर डेटा कनेक्शंस संग्रहीत करना

क्रेडेंशियल्स का उपयोग सुरक्षित रूप से करना

Excel Services का सुरक्षित रूप से प्रकाशन करना

डेटा से कनेक्ट करने के बारे में समस्याएँ

समस्या: जब मैं डेटा आयात करने का प्रयास करता हूँ, तो डिस्क का स्थान कम हो जाता है.

समस्या: OLAP क्यूब विज़ार्ड कहाँ है?

समस्या: डेटा पुनर्प्राप्ति सेवाओं का क्या हुआ?

बाह्य डेटा कनेक्शंस के साथ कार्य करना

निम्न अनुभाग बताते हैं कि बाह्य डेटा कनेक्शन कैसे कार्य करते हैं और कैसे कनेक्शन जानकारी ढूँढी, संपादित और अन्य प्रोग्राम्स और उपयोगकर्ताओं के साथ साझा की जाती है.

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डेटा कनेक्शंस की मूलभूत बातें समझना

Excel कार्यपुस्तिका में डेटा दो भिन्न स्थानों से आ सकता है. डेटा सीधे कार्यपुस्तिका में संग्रहीत किया जा सकता है या इसे किसी बाह्य डेटा स्रोत में संग्रहीत किया जा सकता है, जैसे कि पाठ फ़ाइल, डेटाबेस, या ऑनलाइन एनालिटिकल प्रोसेसिंग (OLAP) क्यूब. यह बाह्य डेटा स्रोत डेटा कनेक्शन के माध्यम से कार्यपुस्तिका से कनेक्ट किया जाता है, जो कि उस सूचना का एक सेट है, जो बाह्य डेटा स्रोत का पता कैसे लगाएँ, कैसे लॉग इन करें और कैसे इस तक पहुँच प्राप्त करें, का वर्णन करता है.

बाह्य डेटा से कनेक्ट करने का मुख्य लाभ यह है कि आप बार-बार डेटा की प्रतिलिपि बनाए बिना इस डेटा का समय-समय पर विश्लेषण कर सकते हैं. बार-बार डेटा की प्रतिलिपि बनाना ऐसी प्रक्रिया है जो अधिक समय लेने वाली और त्रुटि-संभावित हो सकती है. बाह्य डेटा से कनेक्ट करने के बाद, आप अपनी Excel कार्यपुस्तिकाओं को नई जानकारी के साथ अद्यतन किए गए मूल डेटा स्रोत से स्वचालित रूप से भी ताज़ा (या अद्यतन) कर सकते हैं.

कनेक्शन जानकारी कार्यपुस्तिका में संग्रहीत होती है और कनेक्शन फ़ाइल जैसे Office Data Connection (ODC) फ़ाइल (.odc) या किसी Data Source Name फ़ाइल (.dsn) में भी संग्रहीत की जा सकती है.

बाह्य डेटा को Excel में लाने के लिए, आपका डेटा तक पहुँच प्राप्त करना आवश्यक है. यदि बाह्य डेटा स्रोत, जिस तक आप पहुँचना चाहते हैं, आपके स्थानीय कंप्यूटर पर नहीं है, तो आपको पासवर्ड, उपयोगकर्ता अनुमतियों, या अन्य कनेक्शन जानकारी के लिए डेटाबेस व्यवस्थापक से संपर्क करने की आवश्यकता है. यदि डेटा स्रोत एक डेटाबेस है तो सुनिश्चित करें कि डेटाबेस अनन्य मोड में नहीं खोला गया है. यदि डेटा स्रोत एक पाठ फ़ाइल या स्प्रेडशीट है तो सुनिश्चित करें कि किसी दूसरे उपयोगकर्ता ने इसे अनन्य पहुँच के लिए नहीं खोला है.

Excel, कनेक्शन फ़ाइल, और डेटा स्रोत के बीच डेटा के प्रवाह का समन्वय करने के लिए, कई डेटा स्रोतों को भी ODBC ड्राइवर या OLE DB प्रदाता की आवश्यकता होती है.

निम्न आरेख डेटा कनेक्शंस के बारे में मुख्य बिंदुओं का सारांश देता है.

बाह्य डेटा स्रोतों से कनेक्ट करना

1. डेटा स्रोतों के विविध प्रकार हैं जिनसे आप कनेक्ट कर सकते हैं: विश्लेषण सेवाएँ, SQL Server, Microsoft Office Access, अन्य OLAP और संबंधित डेटाबेस, स्प्रेडशीट्स और पाठ फ़ाइलें.

2. कई डेटा स्रातों में, संबद्ध ODBC ड्राइवर या OLE DB प्रदाता होता है.

3. कनेक्शन फ़ाइल, डेटा स्रोत से डेटा पर पहुँच प्राप्त करने और डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए आवश्यक पूरी जानकारी को परिभाषित करती है.

4. कनेक्शन जानकारी की कनेक्शन फ़ाइल से कार्यपुस्तिका में प्रतिलिपि बनाई जाती है और उसे आसानी से संपादित किया जा सकता है.

5. डेटा की कार्यपुस्तिका में प्रतिलिपि बनाई जाती है ताकि आप उसका उपयोग, सीधे कार्यपुस्तिका में संग्रहीत डेटा की तरह ही कर सकें.

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कनेक्शंस ढूँढना

कनेक्शन फ़ाइलों को ढूँढ़ने के लिए, मौजूदा कनेक्शंस संवाद बॉक्स का उपयोग करें. (डेटा टैब पर,बाह्य डेटा प्राप्त करें समूह में, मौजूदा कनेक्शंस पर क्लिक करें.) इस संवाद बॉक्स का उपयोग कर, आप निम्न प्रकार के कनेक्शंस देख सकते हैं:

  • कार्यपुस्तिका में कनेक्शंस    

    यह सूची कार्यपुस्तिका में सभी वर्तमान कनेक्शंस प्रदर्शित करती है. सूची उन पहले से ही निर्धारित कनेक्शंस से बनाई जाती है, जिन्हें आपने डेटा कनेक्शन विज़ार्ड के डेटा स्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स का उपयोग करके बनाया है या उन कनेक्शंस से जिनका आपने इस संवाद बॉक्स से किसी कनेक्शन के रूप में पूर्व में चयन किया है.

  • आपके कंप्यूटर पर कनेक्शन फ़ाइलें    

    यह सूची मेरे डेटा स्रोत फ़ोल्डर से बनाई जाती है, जो सामान्य रूप से मेरे दस्तावेज़ (Windows XP) या दस्तावेज़ (Windows Vista) फ़ोल्डर में संग्रहीत रहती है.

  • नेटवर्क पर कनेक्शन फ़ाइलें    

    यह सूची निम्न से बनाई हुई हो सकती है:

    • आपके स्थानीय नेटवर्क पर फ़ोल्डर्स का वह सेट, जिसका स्थान नेटवर्क पर Microsoft Office समूह नीतियों के परिनियोजन के भाग के रूप में परिनियोजित किया जा सकता है.

    • एक SharePoint Foundation साइट पर एक Excel Services डेटा कनेक्शन लाइब्रेरी (DCL). DCL के बारे में अधिक जानकारी के लिए, सुरक्षित रूप से Excel Services पर प्रकाशित करना अनुभाग देखें.

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कनेक्शन गुणों को संपादित करना

कार्यपुस्तिका या कनेक्शन फ़ाइल में संग्रहीत बाह्य डेटा स्रोतों से कनेक्शन बनाने और संपादित करने के लिए एक कनेक्शन फ़ाइल संपादक के रूप में आप Excel का भी उपयोग कर सकते हैं. यदि आपको इच्छित कनेक्शन नहीं मिल पाता है, तो डेटा स्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स प्रदर्शित करने के लिए आप अधिक के लिए ब्राउज़ करें पर क्लिक कर कोई कनेक्शन बना सकते हैं और फिर डेटा कनेक्शन विज़ार्ड प्रारंभ करने के लिए नया स्रोत पर क्लिक करें.

कनेक्शन बना लेने के बाद, आप कनेक्शन गुण संवाद बॉक्स (डेटा टैब पर, बाह्य डेटा प्राप्त करें समूह में, गुण पर क्लिक करें.) का उपयोग बाह्य डेटा स्रोतों से कनेक्शन की विभिन्न सेटिंग्स को नियंत्रित करने के लिए और कनेक्शन फ़ाइलों का उपयोग करने, पुन: उपयोग करने या स्विच करने के लिए कर सकते हैं.

डेटा स्रोत से कनेक्ट करने के लिए यदि आप कनेक्शन फ़ाइल का उपयोग करते हैं, तो Excel कनेक्शन फ़ाइल से कनेक्शन जानकारी की प्रतिलिपि Excel कार्यपुस्तिका में बनाता है. जब आप कनेक्शन गुण संवाद बॉक्स का उपयोग कर परिवर्तन करते हैं, तो आप उस डेटा कनेक्शन जानकारी को संपादित कर रहे होते हैं जो वर्तमान Excel कार्यपुस्तिका में संग्रहीत की जाती है, न कि मूल डेटा कनेक्शन फ़ाइल में, जो कनेक्शन बनाने में उपयोग की गई है (परिभाषा टैब पर कनेक्शन फ़ाइल गुण में प्रदर्शित किए गए फ़ाइल नाम द्वारा इंगित). आपके द्वारा कनेक्शन जानकारी संपादित किए जाने के बाद (कनेक्शन नाम और कनेक्शन विवरण गुणों के अतिरिक्त), कनेक्शन फ़ाइल से लिंक निकाल दिए जाते हैं और कनेक्शन फ़ाइल गुण को साफ़ कर दिया जाता है.

यह सुनिश्चित करने के लिए कि डेटा स्रोत को ताज़ा करते समय हमेशा कनेक्शन फ़ाइल का उपयोग किया जाता है, परिभाषा टैब पर, इस डेटा को ताज़ा करने के लिए हमेशा इस फ़ाइल का उपयोग करने का प्रयास करें पर क्लिक करें. इस चेक बॉक्स का चयन करना यह सुनिश्चित करता है कि कनेक्शन फ़ाइल में अद्यतन का उन सभी कार्यपुस्तिकाओं द्वारा उपयोग किया जाएगा जो कनेक्शन फ़ाइल का उपयोग करती हैं, जिनमें यह गुण सेट भी होना आवश्यक है.

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कनेक्शंस प्रबंधित करना

कार्यपुस्तिका कनेक्शंस संवाद बॉक्स का उपयोग कर, आप इन कनेक्शंस को बनाने, संपादित करने और हटाने सहित आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं. (डेटा टैब पर,बाह्य डेटा प्राप्त करें समूह में, मौजूदा कनेक्शंस पर क्लिक करें.) इस संवाद बॉक्स का उपयोग आप निम्न को करने के लिए कर सकते हैं:

  • कार्यपुस्तिका में उपयोग होने वाले कनेक्शंस बनाएँ, संपादित करें, ताज़ा करें और हटाएँ.

  • बाह्य डेटा के स्रोत की पुष्टि करें. यदि कनेक्शन किसी अन्य उपयोगकर्ता द्वारा निर्धारित किया गया था तो आप यह करना चाहेंगे.

  • वह स्थान दिखाएँ जहाँ वर्तमान कार्यपुस्तिका में प्रत्येक कनेक्शन उपयोग किया जाता है.

  • बाह्य डेटा स्रोत के कनेक्शंस के बारे में किसी त्रुटि संदेश का निराकरण करें.

  • किसी भिन्न सर्वर या डेटा स्रोत के कनेक्शन को पुनर्निर्देशित करें, या किसी मौजूदा कनेक्शन के लिए कनेक्शन फ़ाइल बदलें.

  • कनेक्शन फ़ाइलें बनाना और उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करना आसान बनाएँ.

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कनेक्शंस साझा करना

कनेक्शन फ़ाइलें निरंतरता के आधार पर कनेक्शंस साझा करने में, कनेक्शंस को अधिक खोज योग्य बनाने में, कनेक्शंस की सुरक्षा को सुधारने में मदद करने में और डेटा स्रोत व्यवस्थापन को सरल बनाने में विशेष रूप से उपयोगी होती हैं. कनेक्शन फ़ाइलों को साझा करने का सर्वोत्तम तरीका है उन्हें एक सुरक्षित और विश्वसनीय स्थान पर रखना, जैसे नेटवर्क फ़ोल्डर या SharePoint लाइब्रेरी, जहाँ उपयोगकर्ता फ़ाइल को पढ़ सकते हैं लेकिन केवल निर्दिष्ट उपयोगकर्ता ही फ़ाइल को संशोधित कर सकते हैं.

ODC फ़ाइलों का उपयोग करना

डेटा स्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स के माध्यम से बाह्य डेटा से कनेक्ट कर या एक नए डेटा स्रोत से कनेक्ट करने के लिए डेटा कनेक्शन विज़ार्ड का उपयोग कर आप Office Data Connection (ODC) फ़ाइलें (.odc) बना सकते हैं. कनेक्शन जानकारी को संग्रहीत करने के लिए ODC फ़ाइल कस्टम HTML और XML टैग्स का उपयोग करती है. Excel में आप आसानी से फ़ाइल की सामग्री को देख या संपादित कर सकते हैं.

आप अन्य लोगों के साथ, उन्हें वही पहुँच प्रदान करने के लिये जो एक बाह्य डेटा स्रोत के लिए आपके पास है, कनेक्शन फ़ाइलें साझा कर सकते हैं. कनेक्शन फ़ाइल को खोलने के लिए अन्य उपयोगकर्ताओं को डेटा स्रोत सेटअप करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन अपने कंप्यूटर पर बाह्य डेटा पर पहुँच प्राप्त करने के लिए उन्हें ODBC ड्राइवर या OLE DB प्रदाता स्थापित करने की आवश्यकता हो सकती है.

ODC फ़ाइलें डेटा से कनेक्ट करने और डेटा साझा करने के लिए अनुशंसित पद्धति हैं. आप कनेक्शन फ़ाइल को खोलकर और फिर कनेक्शन गुण संवाद बॉक्स के परिभाषा टैब पर कनेक्शन फ़ाइल निर्यात करें क्लिक कर अन्य पारंपरिक कनेक्शन फ़ाइलों को (DSN, UDL और क्वेरी फ़ाइलें) ODC फ़ाइल में कनवर्ट कर सकते हैं.

क्वेरी फ़ाइलें उपयोग करना

क्वेरी फ़ाइलें वह पाठ फ़ाइलें हैं जिनमें डेटा स्रोत जानकारी होती हैं साथ ही उस सर्वर का नाम होता है जहाँ डेटा स्थित होता है और वह कनेक्शन जानकारी होती है जो आप डेटा स्रोत बनाते समय उपलब्ध कराते हैं. क्वेरी फ़ाइलें किसी अन्य Excel उपयोगकर्ता के साथ क्वेरीज़ साझा करने का एक पारंपरिक तरीका है.

.dqy क्वेरी फ़ाइलों का उपयोग करना    .dqy फ़ाइलों को सहेजने के लिए आप Microsoft Query का उपयोग कर सकते हैं, इन फ़ाइलों में संबंधात्मक डेटाबेसेज़ या पाठ फ़ाइलों में डेटा के लिए क्वेरीज़ होती हैं. जब आप इन फ़ाइलों को Microsoft Query में खोलते हैं, तो आप क्वेरी से मिले डेटा को देख सकते हैं और विभिन्न परिणाम प्राप्त करने के लिए क्वेरी को संशोधित कर सकते हैं. आप किसी भी क्वेरी के लिए, जो आप बनाते हैं, एक .dqy फ़ाइल या तो क्वेरी विज़ार्ड का उपयोग कर या सीधे Microsoft Query में सहेज सकते हैं.

.oqy क्वेरी फ़ाइलों का उपयोग करना    OLAP डेटाबेस में डेटा से कनेक्ट करने के लिए आप .oqy फ़ाइलों को या तो किसी सर्वर पर या एक ऑफ़लाइन क्यूब फ़ाइल (.cub) में सहेज सकते हैं. किसी OLAP डेटाबेस या क्यूब के लिए एक डेटा स्रोत बनाने हेतु जब आप Microsoft Query में बहु-आयामी कनेक्शन विज़ार्ड का उपयोग करते हैं तो स्वचालित रूप से एक .oqy फ़ाइल बन जाती है. क्योंकि अभिलेखों व तालिकाओं में OLAP डेटाबेसज़ व्यवस्थित नहीं होते, आप इन डेटाबेसेज़ तक पहुँचने के लिए क्वेरीज़ या .dqy फ़ाइलें नहीं बना सकते.

.rqy क्वेरी फ़ाइलों का उपयोग करना    OLE DB डेटा स्रोत ड्राइवर्स जो .rqy स्वरूप का उपयोग करते हैं, उनका समर्थन करने के लिए Excel .rqy स्वरूप में क्वेरी फ़ाइलें खोल सकता है. अधिक जानकारी के लिए, अपने ड्राइवर का दस्तावेज़ीकरण देखें.

.qry क्वेरी फ़ाइलों का उपयोग करना    Microsoft Query के पुराने संस्करणों, जो .dqy फ़ाइलों को नहीं खोल सकते, के साथ उपयोग करने के लिए Microsoft Query, क्वेरी फ़ाइलों को .qry स्वरूप में खोल व सहेज सकता है. यदि आपके पास .qry स्वरूप में कोई ऐसी फ़ाइल है जिसका आप Excel में उपयोग करना चाहते हैं, तो फ़ाइल को Microsoft Query में खोलें और फिर .dqy फ़ाइल के रूप में सहेजें. .dqy फ़ाइलों को सहेजने के बारे में जानकारी के लिए, Microsoft Query मदद देखें.

.iqy वेब क्वेरी फ़ाइलों का उपयोग करना    Excel वेब से डेटा पाने के लिए .iqy वेब क्वेरी फ़ाइलें खोल सकता है.

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बाह्य डेटा श्रेणियों और गुणों का उपयोग करना

एक बाह्य डेटा श्रेणी (जिसे क्वेरी तालिका भी कहा जाता है) वह निर्धारित नाम या तालिका नाम है जो कार्यपत्रक में लाए गए डेटा के स्थान को निर्धारित करती है. जब आप बाह्य डेटा से कनेक्ट होते हैं, तो Excel स्वचालित रूप से एक बाह्य डेटा श्रेणी बनाता है. इसका एकमात्र अपवाद PivotTable रिपोर्ट है जो एक ऐसे डेटा स्रोत से कनेक्ट की गई है जो बाह्य डेटा श्रेणी नहीं बनाता. Excel में, आप बाह्य डेटा श्रेणी को स्वरूपित और लेआउट कर सकते हैं या परिकलनों में उसका उसी प्रकार उपयोग कर सकते हैं जैसे आप किसी अन्य डेटा के साथ करते हैं.

Excel निम्न प्रकार से बाह्य डेटा श्रेणी को स्वचालित रूप से नाम देता है:

  • Office Data Connection (ODC) फ़ाइलों से बाह्य डेटा श्रेणियों को वही नाम दिया जाता है जो फ़ाइल का नाम है.

  • डेटाबेसेज़ से बाह्य डेटा श्रेणियों को क्वेरी के नाम से नामित किया जाता है. डिफ़ॉल्ट रूप से Query_from_स्रोत उस डेटा स्रोत का नाम है जिसका उपयोग आपने क्वेरी बनाने में किया था.

  • पाठ फ़ाइलों से बाह्य डेटा श्रेणियों को पाठ फ़ाइल नाम से नामित किया जाता है.

  • वेब क्वेरी से बाह्य डेटा श्रेणियों को उस वेब पेज के नाम से नामित किया जाता है जिससे डेटा पुनर्प्राप्त किया गया था.

यदि आपके कार्यपत्रक में उसी स्रोत से एक से अधिक बाह्य डेटा श्रेणी हैं, तो श्रेणियाँ क्रमांकित कर दी जाती हैं. उदाहरण के लिए, MyText, MyText_1, MyText_2, इत्यादि.

एक बाह्य डेटा श्रेणी के पास अतिरिक्त गुण होते हैं (कनेक्शन गुणों से भ्रमित न हों) जिसे आप डेटा को नियंत्रित करने के लिए उपयोग कर सकते हैं, जैसे कक्ष स्वरूपण और स्तंभ चौड़ाई को बनाए रखना. डेटा टैब पर कनेक्शन समूह में ग़ुण पर क्लिक कर बाह्य डेटा श्रेणी ग़ुण या बाह्य डेटा गुण संवाद बॉक्स में परिवर्तन कर आप इन बाह्य डेटा श्रेणी गुणों को परिवर्तित कर सकते हैं.

नोट: यदि आप बाह्य डेटा पर आधारित सारांश या रिपोर्ट को साझा करना चाहते हैं, तो आप अन्य लोगों को वह कार्यपुस्तिका दे सकते हैं जो एक बाह्य डेटा श्रेणी को शामिल करता है या आप रिपोर्ट टेम्पलेट बना सकते हैं. रिपोर्ट टेम्पलेट आपको बाह्य डेटा को सहेजे बिना सारांश या रिपोर्ट को सहेजने देता है ताकि फ़ाइल छोटी रहे. बाह्य डेटा तब पुनर्प्राप्त किया जाता है जब उपयोगकर्ता रिपोर्ट टेम्पलेट को खोलता है.

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Excel और Excel Services में डेटा स्रोत समर्थन समझना

ऐसे कई डेटा ऑब्जेक्ट्स हैं (जैसे एक बाह्य डेटा श्रेणी और PivotTable रिपोर्ट) जिसे आप भिन्न डेटा स्रोतों से कनेक्ट करने के लिए उपयोग कर सकते हैं. हालाँकि, आप जिस प्रकार के डेटा स्रोत से कनेक्ट कर सकते हैं, वह प्रत्येक डेटा ऑब्जेक्ट के बीच भिन्न है. आप Excel Services में कनेक्टेड डेटा का उपयोग कर सकते हैं और उसे ताज़ा भी कर सकते हैं, लेकिन ऐसी कई अतिरिक्त सीमाएँ और वर्कअराउंड हैं जिससे आपको परिचित होना चाहिए.

Excel डेटा ऑब्जेक्ट और डेटा स्रोत समर्थन

निम्न तालिका सारांशित करती है, कि Excel में प्रत्येक डेटा ऑब्जेक्ट के लिए कौन से डेटा स्रोत समर्थित हैं.

समर्थित डेटा स्रोत

Excel
डेटा
ऑब्जेक्ट

बाह्य
डेटा
श्रेणी
बनाता है?

OLE
DB

ODBC

पाठ
फ़ाइल

HTML
फ़ाइल

XML
फ़ाइल

Share-
Point
सूची

पाठ आयात करें विज़ार्ड

हाँ

नहीं

नहीं

हाँ

नहीं

नहीं

नहीं

PivotTable रिपोर्ट
(गैर-OLAP)

नहीं

हाँ

हाँ

हाँ

नहीं

नहीं

हाँ

PivotTable रिपोर्ट
(OLAP)

नहीं

हाँ

नहीं

नहीं

नहीं

नहीं

नहीं

Excel तालिका

हाँ

हाँ

हाँ

नहीं

नहीं

हाँ

हाँ

XML मैप

हाँ

नहीं

नहीं

नहीं

नहीं

हाँ

नहीं

वेब क्वेरी

हाँ

नहीं

नहीं

नहीं

हाँ

हाँ

नहीं

डेटा कनेक्शन विज़ार्ड

हाँ

हाँ

हाँ

हाँ

हाँ

हाँ

हाँ

Microsoft Query

हाँ

नहीं

हाँ

हाँ

नहीं

नहीं

नहीं

नोट: ये फ़ाइलें, पाठ आयात करें विज़ार्ड का उपयोग कर आयात की गई कोई पाठ फ़ाइल, XML मैप का उपयोग कर आयात की गई कोई XML फ़ाइल और वेब क्वेरी का उपयोग कर आयात की गई HTML या XML फ़ाइल डेटा स्रोत से कनेक्शन बनाने के लिए ODBC ड्राइवर या OLE DB प्रदाता का उपयोग नहीं करती हैं.

Excel Services और डेटा स्रोत समर्थन

यदि आप Excel Services (वेब ब्राउज़र में Excel) में Excel कार्यपुस्तिका को प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो आप इससे कनेक्ट हो सकते हैं और डेटा ताज़ा कर सकते हैं लेकिन आपका PivotTable रिपोर्ट का उपयोग करना आवश्यक है. Excel Services बाह्य डेटा श्रेणियों का उपयोग नहीं करता, जिसका अर्थ है कि Excel Services एक डेटा स्रोत, वेब क्वेरी, XML मैप या Microsoft Query से कनेक्टेड होने के लिए Excel तालिका का समर्थन नहीं करती है.

हालाँकि, आप इस डेटा स्रोत से कनेक्ट होने के लिए PivotTable का उपयोग करते हुए इस सीमा के आस पास कार्य कर सकते हैं और तब स्तरों, समूहों या उप-योगों के बिना दो-आयामी तालिका के रूप में PivotTable को डिज़ाइन करें और लेआउट बनाएँ ताकि सभी इच्छित पंक्ति और स्तंभ मान प्रदर्शित हों. अधिक जानकारी के लिए, यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स देखें.

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Microsoft Data Access घटकों को समझना

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, Microsoft Windows Server 2003 और Windows XP SP2 के साथ शामिल है. MDAC के साथ, आप कनेक्ट हो सकते हैं और आनुपतिक और गैर आनुपतिक डेटा स्रोतों के कई वृहद प्रकारों से डेटा का उपयोग कर सकते हैं. आप Open Database Connectivity (ODBC) ड्राइवर्स या OLE DB प्रदाताओं का उपयोग कर कई भिन्न डेटा स्रोतों से कनेक्ट कर सकते हैं, जो या तो Microsoft द्वारा बनाए या भेजे जाते हैं या कई तृतीय पक्षों द्वारा विकसित किए जाते हैं. जब आप Microsoft Office को स्थापित करते हैं तो अतिरिक्त, ODBC ड्राइवर्स और OLE DB प्रदाता आपके कंप्यूटर से जोड़े जाते हैं.

Windows Vista और Windows 7,Windows Data Access Components (Windows DAC) का उपयोग करते हैं.

अपने कंप्यूटर पर स्थापित OLE DB प्रदाताओं की पूरी सूची देखने के लिए, डेटा लिंक फ़ाइल से डेटा लिंक गुण संवाद बॉक्स प्रदर्शित करें और तब प्रदाता टैब पर क्लिक करें.

आपके कंप्यूटर पर स्थापित ODBC प्रदाताओं की पूरी सूची देखने के लिए, ODBC डेटाबेस व्यवस्थापक संवाद बॉक्स प्रदर्शित करें और तब ड्राइवर्स टैब पर क्लिक करें.

ODBC और OLE DB डेटाबेसेज़ के अन्य प्रकारों समेत, आप Microsoft डेटा स्रोतों के अतिरिक्त, स्रोतों से जानकारी प्राप्त करने के लिए अन्य निर्माताओं से ODBC ड्राइवर्स और OLE DB प्रदाताओं का भी उपयोग कर सकते हैं. इन ODBC ड्राइवर या OLE DB प्रदाताओं को स्थापित करने के बारे में जानकारी के लिए, डेटाबेस के लिए दस्तावेज़ीकरण की जाँच करें या अपने डेटाबेस विक्रेता से संपर्क करें.

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डेटा स्रोतों से कनेक्ट करने के लिए ODBC का उपयोग करना

निम्न अनुभाग Open Database Connectivity (ODBC) का विस्तृत विवरण देते है.

ODBC आर्किटेक्चर

ODBC आर्किटेक्चर में, कोई अनुप्रयोग (जैसे कि Excel) ODBC ड्राइवर मैनेजर से कनेक्ट हो जाता है, जो बदले में किसी विशिष्ट ODBC ड्राइवर (जैसे कि Microsoft SQL ODBC ड्राइवर) का उपयोग किसी डेटा स्रो‍त (जैसे कि Microsoft SQL Server डेटाबेस) से कनेक्ट होने के लिए करता है.

कनेक्शन जानकारी निर्धारित करना

ODBC डेटा स्रोतों से कनेक्ट करने के लिए, निम्न करें:

  1. सुनिश्चित करें कि डेटा स्रोत वाले कंप्यूटर पर उपयुक्त ODBC ड्राइवर स्थापित किया गया है.

  2. किसी डेटा स्रोत का नाम या तो Microsoft Windows रजिस्ट्री या किसी रजिस्ट्री या DSN फ़ाइल में कनेक्शन जानकारी संग्रहीत करने के लिए, या तो ODBC डेटा स्रोत व्यवस्थापक का उपयोग कर डेटा स्रोत नाम (DSN) को निर्धारित करें या ODBC ड्राइवर प्रबंधक में कनेक्शन जानकारी सीधे पास करने के लिए Microsoft Visual Basic कोड में किसी स्ट्रिंग को कनेक्ट करें.

    Windows Vista में किसी डेटा स्रोत को निर्धारित करने के लिए, प्रारंभ करें बटन पर क्लिक करें और तब नियंत्रण कक्ष पर क्लिक करें. सिस्टम और रखरखाव पर क्लिक करें और तब व्यवस्थापक उपकरण पर क्लिक करें. Windows XP और Windows Server में प्रारंभ क्लिक करें और तब नियंत्रण कक्ष पर क्लिक करें. सिस्टम और रखरखाव पर क्लिक करें, व्यवस्थापक उपकरण पर क्लिक करें. और तब Data Sources (ODBC) पर क्लिक करें. विभिन्न विकल्पों के बारे में और जानकारी के लिए, प्रत्येक संवाद बॉक्स में मदद बटन क्लिक करें.

मशीन डेटा स्रोत

मशीन डेटा स्रोत, रजिस्ट्री में उपयोगकर्ता-निर्धारित नाम के साथ विशिष्ट कंप्यूटर पर कनेक्शन जानकारी को संग्रहीत करती हैं. आप केवल निर्धारित कंप्यूटर पर ही मशीन डेटा स्रोतों का उपयोग कर सकते हैं. मशीन डेटा स्रोतों के दो प्रकार हैं — उपयोगकर्ता और सिस्टम. उपयोगकर्ता डेटा स्रोत केवल वर्तमान उपयोगकर्ता द्वारा ही उपयोग किए जा सकते हैं और केवल उसी उपयोगकर्ता के लिए दृश्यमान हैं. सिस्टम डेटा स्रोत एक कंप्यूटर पर सभी उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग किए जा सकते हैं और कंप्यूटर पर सभी उपयोगकर्ताओं के लिए दृश्यमान हैं.

मशीन डेटा स्रोत विशेष रूप से तब उपयोगी है जब आप अतिरिक्त सुरक्षा प्रदान करना चाहते हैं, क्योंकि यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि केवल लॉग ऑन हुए उपयोगकर्ता ही डेटा स्रोत देख सकें और किसी दूरस्थ उपयोगकर्ता द्वारा अन्य कंप्यूटर पर मशीन डेटा स्रोत की प्रतिलिपि नहीं बनाई जा सके.

फ़ाइल डेटा स्रोत

फ़ाइल डेटा स्रोत (इन्हें DSN फ़ाइलें भी कहा जाता है) पाठ फ़ाइल में कनेक्शन जानकारी संग्रहीत करते हैं, रजिस्ट्री में नहीं और सामान्यत: मशीन डेटा स्रोतों की तुलना में उपयोग करने के लिए अधिक लचीले हैं. उदाहरण के लिए, आप सही ODBC ड्राइवर के साथ किसी कंप्यूटर पर फ़ाइल डेटा स्रोत की प्रतिलिपि बना सकते हैं ताकि आपका अनुप्रयोग उन कंप्यूटर्स के लिए निरंतर और सही कनेक्शन पर निर्भर कर सके जिसका वह उपयोग करता है. या आप एकल सर्वर पर फ़ाइल डेटा स्रोत को रख सकते हैं, नेटवर्क पर कई कंप्यूटर्स के बीच साझा कर सकते हैं और आसानी से एक स्थान में कनेक्शन जानकारी को संग्रहीत कर सकते हैं.

फ़ाइल डेटा स्रोत साझा नहीं करने योग्य भी हो सकता है. साझा नहीं करने योग्य फ़ाइल डेटा स्रोत एकल कंप्यूटर पर स्थित होता है और एक मशीन डेटा स्रोत को इंगित करता है. आप फ़ाइल डेटा स्रोत से मौजूदा डेटा स्रोतों पर पहुँच प्राप्त करने के लिए साझा नहीं करने योग्य डेटा स्रोतों का उपयोग कर सकते हैं.

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डेटा स्रोतों से कनेक्ट करने के लिए OLE DB का उपयोग करना

निम्न अनुभाग Object Linking and Embedding Database (OLE DB) का विस्तार से वर्णन करते हैं.

OLE DB आर्किटेक्चर

OLE DB आर्किटेक्चर में, अनुप्रयोग जिसकी डेटा तक पहुँच होती है, डेटा उपभोक्ता (जैसे Excel) कहा जाता है और प्रोग्राम, जो डेटा तक मूल पहुँच की अनुमति देता है, डेटाबेस प्रदाता (जैसे कि SQL सर्वर के लिए कोई Microsoft OLE DB प्रदाता) कहा जाता है.

कनेक्शन जानकारी निर्धारित करना

एक Universal Data Link file फ़ाइल (.udl) में वह कनेक्शन जानकारी होती है जिसे एक डेटा उपभोक्ता उस डेटा स्रोत के OLE DB प्रदाता के माध्यम से डेटा स्रोत पर पहुँच प्राप्त करने में उपयोग के लिए करता है. आप निम्न में से कोई एक कार्य करके कनेक्शन जानकारी बना सकते हैं:

  • डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में, OLE DB प्रदाता के लिए एक डेटा लिंक को निर्धारित करने के लिए डेटा लिंक गुण संवाद बॉक्स का उपयोग करें. अधिक जानकारी के लिए, डेटा कनेक्शन विज़ार्ड का उपयोग करते हुए डेटा आयात करना अनुभाग देखें.

  • .udl फ़ाइल नाम एक्सटेंशन के साथ रिक्त पाठ फ़ाइल बनाएँ और तब फ़ाइल को संपादित करें जो डेटा लिंक गुण संवाद बॉक्स को प्रदर्शित करती है.

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डेटा ताज़ा करना

जब आप एक बाह्य डेटा स्रोत से कनेक्ट होते हैं, तो आप अद्यतन किए गए डेटा को पुनर्प्राप्त करने के लिए ताज़ा करें कार्रवाई भी कर सकते हैं. प्रत्येक बार जब आप डेटा को ताज़ा करते हैं, तो आप डेटा के उस नवीनतम संस्करण को उन सभी परिवर्तनों सहित देखते हैं, जो डेटा को अंतिम बार ताज़ा किए जाने पर किए गए थे.

निम्न रेखांकन किसी बाह्य डेटा स्रोत से कनेक्ट किए गए डेटा को ताज़ा करने पर क्या होता है, इसकी मूल प्रक्रिया को स्पष्ट करता है.

बाह्य डेटा ताज़ा करने की मूल प्रक्रिया

1. ताज़ा कार्रवाई अप-टू-डेट डेटा प्राप्त करती है.

2. कनेक्शन फ़ाइल उस सभी जानकारी को निर्धारित करती है जिसकी आवश्यकता बाह्य डेटा स्रोत से डेटा पर पहुँच प्राप्त करने और पुनर्प्राप्त करने के लिए है.

3. डेटा स्रोतों के प्रकार जिन्हें आप ताज़ा कर सकते हैं: OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC, स्प्रेडशीट, और पाठ फ़ाइलें.

4. वर्तमान कार्यपुस्तिका में नवीनतम डेटा जोड़ा जाता है.

जब भी आप कार्यपुस्तिका खोलते हैं और स्वचालित रूप से समय अंतरालों में डेटा ताज़ा करते हैं, तो Excel आयात किए गए डेटा को ताज़ा करने सहित आयात किए गए डेटा को ताज़ा करने के लिए कई विकल्प प्रदान करता है. आप डेटा को ताज़ा किए जाने के दौरान Excel में कार्य करना जारी रख सकते हैं और आप डेटा को ताज़ा किए जाने के दौरान भी ताज़ा करें की स्थिति की जाँच कर सकते हैं.

यदि आपके बाह्य डेटा स्रोत को डेटा पर पहुँच प्राप्त करने के लिए ऑफ़लाइन क्यूब फ़ाइलपासवर्ड की आवश्यकता है, तो आपको प्रत्येक बार बाह्यबाह्य डेटा श्रेणी ताज़ा होते समय पासवर्ड दर्ज करने की आवश्यकता हो सकती है.

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डेटा स्रोतों से डेटा आयात करना

Windows XP, Windows Vista और Microsoft Office उन ODBC ड्राइवर्स और OLE DB प्रदाताओं की आपूर्ति करते हैं जिसे आप निम्न सामान्य डेटा स्रोतों से डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए उपयोग कर सकते हैं: Microsoft Access, वर्ल्ड वाइड वेब पर HTML फ़ाइलें, पाठ फ़ाइलें, Microsoft SQL सर्वर, SQL सर्वर विश्लेषण सेवाएँ और XML फ़ाइलें. डेटा कनेक्शन विज़ार्ड और Microsoft Query के उपयोग द्वारा, आप उन अन्य कई डेटा स्रोतों पर भी पहुँच प्राप्त कर सकते हैं जिनके पास अन्य Excel कार्यपत्रकों, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle, और DB2 सहित, उचित OLE DB प्रदाता और ODBC ड्राइवर्स हैं.

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Access डेटाबेस से डेटा आयात करना

Microsoft Office Access और Microsoft Office Excel के बीच डेटा आदान-प्रदान करने के अनेक तरीके हैं.

  • Access से Excel में डेटा लाने के लिए, आप Access डेटा पत्रक से डेटा की प्रतिलिपि बना सकते हैं और उसे Excel कार्यपत्रक में चिपका सकते हैं, Excel कार्यपत्रक से Access डेटाबेस में कनेक्ट कर सकते हैं या Excel कार्यपत्रक में Access डेटा निर्यात कर सकते हैं.

  • Excel से Access में डेटा लाने के लिए, आप किसी Excel कार्यपत्रक से डेटा की प्रतिलिपि बना सकते हैं और इसे Access डेटापत्रक में चिपका सकते हैं, Access तालिका में Excel कार्यपत्रक आयात कर सकते हैं, Access तालिका से Excel कार्यपत्रक लिंक कर सकते हैं.

नोट: आयात शब्द के Excel और Access के बीच दो भिन्न अर्थ हैं. Excel में, आयात शब्द का अर्थ उस डेटा के साथ स्थाई कनेक्शन बनाना है जिसे ताज़ा किया जा सके. Access में, आयात शब्द का अर्थ डेटा को बिना डेटा कनेक्शन के Access में लाना है.

Excel में Access डेटा के साथ कार्य करना

डेटा विश्लेषण और चार्टिंग सुविधाएँ, डेटा प्रबंधन और लेआउट में लचीलेपन की सुविधा या Access में अनुपलब्ध Excel के फ़ंक्शंस का लाभ लेने के लिए आप Excel कार्यपुस्तिका में Access डेटा पर कार्य करना चाह सकते हैं.

Excel से Access डेटा कनेक्ट करना

Excel में ताज़ा करने योग्य Access डेटा लाने के लिए, आप Access डेटाबेस से कनेक्शन बना सकते हैं और तालिका या क्वेरी से सभी डेटा को पुनर्प्राप्त कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप उस Excel सारांश बजट रिपोर्ट को अद्यतन करना चाह सकते हैं जिसे आप प्रत्येक महीने वितरित करते हैं ताकि यह वर्तमान महीने का डेटा शामिल करे.

Access डेटा को Excel में निर्यात करना

Access में निर्यात विज़ार्ड का उपयोग कर के, आप Excel कार्यपत्रक में दृश्य में एक Access डेटाबेस ऑब्जेक्ट (जैसे तालिका, क्वेरी या प्रपत्र) या चयनित अभिलेखों का निर्यात कर सकते हैं. जब आप Access में निर्यात कार्रवाई को करते हैं, तो आप भविष्य के उपयोग के लिए उस कार्रवाई के डिज़ाइन को सहेजते हैं और निर्दिष्ट अंतरालों पर स्वचालित रूप से चलाने के लिए निर्यात कार्रवाई को शेड्यूल भी करते हैं.

Access से Excel में डेटा निर्यात करने के लिए सामान्य परिदृश्य निम्न हैं:

  • आपका विभाग या कार्यसमूह डेटा के साथ कार्य करने के लिए Access और Excel दोनों का उपयोग करता है. आप Access डेटाबेसेज़ में डेटा संग्रहीत करते हैं, लेकिन आप डेटा का विश्लेषण करने के लिए और अपने विश्लेषण के परिणामों को वितरित करने के लिए Excel का उपयोग करते हैं. आपकी टीम वर्तमान में आवश्यक होने पर Excel में डेटा का निर्यात करती है, लेकिन आप इस प्रक्रिया को अधिक प्रभावी बनाना चाहेंगे.

  • आप Access के लंबे-समय के उपयोगकर्ता हैं, लेकिन आपका प्रबंधक Excel में रिपोर्ट्स देखने को प्राथमिकता देता है. नियमित अंतरालों पर, Excel में डेटा की प्रतिलिपि बनाने का कार्य करते हैं, लेकिन आप अपने समय को बचाने के लिए इस प्रक्रिया को स्वचालित करना चाहेंगे.

Access से Excel में डेटा निर्यात करने पर अधिक जानकारी के लिए, Access सहायता प्रणाली देखें.

Access में Excel डेटा के साथ कार्य करना

आप Access डेटा प्रबंधन सुरक्षा या एकाधिक उपयोगकर्ता सुविधाओं का लाभ लेने के लिए Access डेटाबेस में Excel डेटा के साथ कार्य करना चाह सकते हैं. हालाँकि Access में कई उपयोगी सुविधाएँ हैं, दो सुविधाएँ ऐसी हैं जिन्हें उपयोगकर्ता अपने Excel डेटा के लिए विशेष रूप से उपयोगी पाते हैं:

  • रिपोर्ट्स    यदि आप Access रिपोर्ट्स डिज़ाइनिंग से परिचित हैं और आप इस प्रकार की रिपोर्ट में अपने Excel डेटा को सारांशित और संगठित करना चाहते हैं, तो आप एक Access रिपोर्ट बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अधिक लचीली रिपोर्ट्स बना सकते हैं, जैसे कि समूह और सारांश रिपोर्ट्स, मुद्रित लेबल्स और ग्राफ़िकल रिपोर्ट्स.

  • प्रपत्र    यदि आप Excel में डेटा ढूँढने या प्रदर्शित करने के लिए प्रपत्र का उपयोग करना चाहते हैं, तो आप एक Access प्रपत्र बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अपनी कार्यप‍त्रक में स्तंभों के क्रम से भिन्न क्रम में फ़ील्ड्स प्रदर्शित करने के लिए एक Access प्रपत्र बना सकते हैं या आप एक स्क्रीन पर डेटा की लंबी पंक्ति को अधिक आसानी से देख सकते हैं.

Access प्रपत्रों और रिपोर्ट्स के साथ कार्य करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Access मदद सिस्टम देखें.

Access से Excel डेटा से लिंक करना

आप Excel श्रेणी को तालिका के रूप में Access डेटाबेस में लिंक कर सकते हैं. जब आप Excel में डेटा की श्रेणी की बनाए रखना जारी रखने की योजना बनाते हैं, लेकिन उस डेटा को Access में से उपलब्ध भी करवाना चाहते हैं तो इस एप्रोच का उपयोग करें. आप Access डेटाबेस में से इस प्रकार का लिंक बनाते हैं, लेकिन Excel से नहीं.

जब आप Excel कार्यपत्रक या नामित श्रेणी से लिंक करते हैं, तो Access एक नई तालिका बनाता है, जो स्रोत कक्षों से लिंक है. आप Excel के लिए स्रोत कक्षों में जो कोई भी परिवर्तन करते हैं, वे लिंक तालिका में दिखाई देते हैं. हालाँकि, आप Access में संगत तालिका की सामग्रियों को संपादित नहीं कर सकते. यदि आप डेटा को जोड़ना, संपादित करना या हटाना चाहते हैं, तो आपका स्रोत Excel फ़ाइल में परिवर्तन करना आवश्यक है.

Access से Excel कार्यपत्रक में लिंक करने के लिए सामान्य परिदृश्य निम्न हैं:

  • आप Excel कार्यपत्रकों में अपना डेटा रखना जारी रखना, लेकिन अभी भी Access की प्रभावशाली रूप से क्वेरी करने और रिपोर्ट करने की सुविधाओं का उपयोग करना चाहते हैं.

  • आपका विभाग या कार्यसमूह Access का उपयोग करता है, लेकिन जिन बाह्य स्रोतों से डेटा के साथ आप कार्य करते हैं, वे Excel कार्यपत्रकों में संग्रहीत है. आप बाह्य डेटा की प्रतिलिपियाँ नहीं बनाकर रखना चाहते, लेकिन आप इसके साथ Access में कार्य करने योग्य होना चाहते हैं.

Access से Excel में डेटा लिंक करने पर अधिक जानकारी के लिए, Access मदद सिस्टम देखें.

Excel डेटा को Access में आयात करना

Excel से Access डेटाबेस में डेटा संग्रह करने के लिए और फिर उपयोग करने के लिए और उस बिंदु पर से Access में डेटा बनाए रखने के लिए, आप Access में डेटा आयात कर सकते हैं. जब आप डेटा आयात करते हैं, तो Access, Excel में डेटा बदले बिना डेटा को नए या मौजूदा तालिका में संग्रहीत करता है. आयात कार्रवाई के दौरान आप एक समय में केवल एक कार्यपत्रक आयात कर सकते हैं. एकाधिक कार्यपत्रक से डेटा आयात करने के लिए, प्रत्येक कार्यपत्रक के लिए आयात कार्रवाई दोहराएँ.

Access में Excel से डेटा आयात करने के लिए सामान्य परिदृश्य निम्न हैं:

  • आप Excel के लंबे-समय से उपयोगकर्ता हैं, लेकिन आगे जाने पर, इस डेटा के साथ कार्य करने के लिए आप Access का उपयोग करना चाहते हैं. आप एक या अधिक नए Access डेटाबेसेज़ में अपनी Excel कार्यपत्रकों में डेटा ले जाना चाहते हैं.

  • आपका विभाग या कार्यसमूह Access का उपयोग करता है, लेकिन आप कभी-कभी ऐसे Excel सवरूप में डेटा प्राप्त करते हैं, जिसका आपके Access डेटाबेसेज़ के साथ मर्ज होना आवश्यक है. आपके डेटाबेस में Excel कार्यपत्रकों को प्राप्त करते ही आप उन्हें आयात करना चाहते हैं.

  • आप डेटा को प्रबंधित करने के लिए Access का उपयोग करते हैं, लेकिन वे साप्ताहिक रिपोर्ट्स, जो आप अपनी बाकी टीम से प्राप्त करते हैं, वे Excel कार्यपुस्तिकाएँ हैं. यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके डेटाबेस में किसी निर्दिष्ट समय पर डेटा आयात हुआ हो, आप आयात प्रक्रिया को स्ट्रीमलाइन करना पसंद करेंगे.

Excel से Access में डेटा आयात के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Access मदद सिस्टम देखें.

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वेब से डेटा आयात करना

अक्सर वेब पृष्ठों में वह जानकारी होती है जो Excel में विश्लेषण के लिए उपयुक्त है. उदाहरण के लिए, आप वेब पृष्ठ से सीधे आने वाली जानकारी का उपयोग करते हुए स्टॉक कोट्स का विश्लेषण कर सकते हैं. आपकी आवश्यकताओं पर निर्भर करते हुए, आप ऐसे डेटा को पुनर्प्राप्त कर सकते हैं, जो ताज़ा करने योग्य है (अत: आप Excel में डेटा को वेब पृष्ठ पर नवीनतम डेटा के साथ अद्यतन कर सकते हैं) या आप वेब पृष्ठ से डेटा प्राप्त कर सकते हैं और उसे कार्यपत्रक पर स्थैतिक रख सकते हैं.

आप अपने इंट्रानेट या इंटरनेट पर संग्रहीत डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए वेब क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि एक एकल तालिका, एकाधिक तालिकाएँ या वेब पृष्ठ पर सभी पाठ और Excel में सुविधाओं का उपयोग करते हुए डेटा का विश्लेषण कर सकते हैं. बटन के एक क्लिक के साथ, आप वेब पृष्ठ से नवीनतम जानकारी के साथ आसानी से डेटा ताज़ा कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, सार्वजनिक वेब पृष्ठ से आप स्टॉक कोट्स को पुनर्प्राप्त और अद्यतन कर सकते हैं या कंपनी वेब पृष्ठ से विक्रय जानकारी की तालिका को पुनर्प्राप्त और अद्यतन कर सकते हैं.

आप नई वेब क्वेरी संवाद बॉक्स का उपयोग करते हुए वह डेटा आयात कर सकते हैं, जो वेब पृष्ठ से आते हैं. (डेटा टैब पर, बाह्य डेटा प्राप्त करें समूह में, वेब से क्लिक करें.) आपको अपनी कंपनी के इंट्रानेट या अपने कंप्यूटर अथवा नेटवर्क के मोडेम द्वारा वर्ल्ड वाइड वेब (WWW) पर पहुँचने की आवश्यकता होगी, या आप अपने कंप्यूटर पर संग्रहीत HTML या XML फ़ाइलों के लिए क्वेरी बना सकते हैं.

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पाठ फ़ाइलें आयात करना

आप कार्यपत्रक में पाठ फ़ाइल से डेटा आयात करने के लिए Excel का उपयोग कर सकते हैं. (डेटा टैब पर, बाह्य डेटा प्राप्त करें समूह में, पाठ से क्लिक करें.) पाठ स्वरूप विज़ार्ड आयात की जाने वाली पाठ फ़ाइल की जाँच करता है और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि डेटा आपके इच्छित तरीके में आयात होता है.

Excel उपयोग करके पाठ फ़ाइल से डेटा आयात करने के दो तरीके हैं: आप Excel में पाठ फ़ाइल खोल सकते हैं (जो पाठ फ़ाइल से कोई कनेक्शन नहीं बनाता है), या आप पाठ फ़ाइल को बाह्य डेटा श्रेणी के रूप में आयात कर सकते हैं (जो पाठ फ़ाइल से कनेक्शन बनाता है).

पाठ के सामान्य रूप दो स्वरूप उपयोग किए जाते हैं:

  • सीमांकित पाठ फ़ाइलें (.txt ), जिसमें टैब वर्ण (ASCII वर्ण कोड 009) सामान्य तौर पर पाठ के प्रत्येक फ़ील्ड को अलग करता है.

  • कॉमा-सेपरेटेड वेल्यूज़ (CSV) पाठ फ़ाइलें (.csv), जिसमें सामान्यत: कॉमा वर्ण (,) पाठ के प्रत्येक फ़ील्ड को अलग करता है.

आप उस विभाजक वर्ण को भी परिवर्तित कर सकते हैं, जो दोनों सीमांकित और .csv पाठ फ़ाइलों में उपयोग किए गए हैं. हो सकता है कि यह सुनिश्चित करने के लिए हो कि आयात या निर्यात कार्रवाई आपके इच्छित तरीके से कार्य करें.

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Microsoft SQL Server से डेटा आयात करना

Microsoft SQL Server पूर्ण-सुविधायुक्त, संबंधात्मक डेटाबेस है जो ऐसे एंटरप्राइज़-व्यापी डेटा समाधानों के लिए डिज़ाइन किया जाता है जिन्हें अधिकतम कार्यक्षमता, उपलब्धता, स्केलेबिलिटी और सुरक्षा की आवश्यकता होती है. Excel में, आप आसानी से Microsoft SQL Server डेटाबेस से कनेक्ट हो सकते हैं. (डेटा टैब पर, बाह्य डेटा प्राप्त करें समूह में, अन्य स्रोतों से क्लिक करें और फिर SQL Server से पर क्लिक करें.)

जब आप Microsoft SQL Server डेटाबेस से कनेक्ट होते हैं, तो डेटा कनेक्शन विज़ार्ड तीन पृष्ठ प्रदर्शित करता है:

  • पृष्ठ 1: डेटाबेस सर्वर से कनेक्ट करें    सर्वर और डेटाबेस सर्वर पर लॉग ऑन करने के आपके तरीके को निर्दिष्ट करने के लिए इस पृष्ठ का उपयोग करें.

  • पृष्ठ 2: डेटाबेस और तालिका का चयन करें    डेटाबेस, तालिका या क्वेरी निर्दिष्ट करने के लिए इस पृष्ठ का उपयोग करें, जिसमें आपके इच्छित डेटा शामिल हैं.

  • पृष्ठ 3: डेटा फ़ाइल और कनेक्शन सहेजें    फ़ाइल का पता करने के लिए कनेक्शन फ़ाइल और खोज पदबंधों को निर्दिष्ट और वर्णन करने हेतु इस पृष्ठ का उपयोग करें.

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Microsoft SQL Server विश्लेषण सेवाओं से डेटा आयात करना

उन सेवाओं (Microsoft SQL सर्वर के घटक) का विश्लेषण करें, जो व्यवसाय इंटेलीजेंस का समर्थन करती है और OLAPविश्लेषण सिस्टम, की परफ़ॉर्मेंस इंडिकेटर (KPI) स्कोरकार्ड्स, डेटा माइनिंग और डैशबोर्ड रिपोर्टिंग सिस्टम का आधार हैं. Excel में, OLAP प्रदाता का उपयोग करते हुए आप आसानी से विश्लेषण सेवाएँ OLAP डेटाबेस से कनेक्ट कर सकते हैं. (डेटा टैब पर, बाह्य डेटा प्राप्त करें समूह में, अन्य स्रोत से पर क्लिक करें और फिर विश्लेषण सेवाओं से पर क्लिक करें.) OLAP प्रदाता सॉफ़्टवेयर का एक सेट है, जो विशेष प्रकार के OLAP डेटाबेस तक पहुँच प्रदान करता है. यह सॉफ़्टवेयर डेटा स्रोत ड्राइवर और अन्य क्लायंट सॉफ़्टवेयर को शामिल कर सकता है, जो डेटाबेस से कनेक्ट करने के लिए आवश्यक हैं. आपको OLAP प्रदाता से कनेक्ट करने के लिए PivotTable रिपोर्ट रिपोर्ट का उपयोग करना आवश्यक है.

जब आप OLAP डेटा स्रोत से डिस्कनेक्ट हों, तो आप OLAP डेटा तक भी पहुँच सकते हैं. ऑफ़लाइन क्यूब फ़ाइल .cub एक्सटेंशन के साथ एक फ़ाइल है, जो OLAP स्रोत डेटा से स्रोत डेटा के भाग को संग्रहीत करता है. जब सर्वर अनुपलब्ध हो या जब आप नेटवर्क से डिस्कनेक्ट हों, तो PivotTable और PivotChart रिपोर्ट में परिवर्तन करना जारी रखने के लिए ऑफ़लाइन क्यूब फ़ाइल का उपयोग करें.

जब आप विश्लेषण सेवाओं से कनेक्ट करते हैं, तो डेटा कनेक्शन विज़ार्ड तीन पृष्ठ प्रदर्शित करता है:

  • पृष्ठ 1: डेटाबेस सर्वर से कनेक्ट करें     सर्वर और डेटाबेस सर्वर पर लॉग ऑन करने के आपके तरीके को निर्दिष्ट करने के लिए इस पृष्ठ का उपयोग करें.

  • पृष्ठ 2: डेटाबेस और तालिका का चयन करें    डेटाबेस और क्यूब निर्दिष्ट करने के लिए इस पृष्ठ का उपयोग करें.

  • पृष्ठ 3: डेटा फ़ाइल और कनेक्शन सहेजें    फ़ाइल का पता करने के लिए कनेक्शन फ़ाइल और खोज पदबंधों को निर्दिष्ट और वर्णन करने हेतु इस पृष्ठ का उपयोग करें.

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XML डेटा आयात करना

Excel एक्सटेंसिबल मार्कअप भाषा (XML) डेटा को आयात करना आसान बनाता है, जो अन्य डेटाबेसेज़ और अनुप्रयोगों से बनाए गए हैं, XML स्कीमा से कार्यपत्रक कक्षों पर XML स्कीमा को मैप करें और अन्य डेटाबेसेज़ और अनुप्रयोगों से साथ संवाद के लिए संशोधित XML डेटा को निर्यात करें. इन नई XML सुविधाओं के बारे में सोचें जैसे परिचित उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के साथ Excel को XML डेटा फ़ाइल जनरेटर में बदलना.

XML मैप्स का उपयोग करते हुए, आप आसानी से Excel दस्तावेज़ों से व्यवसाय डेटा को जोड़, पहचान और विशिष्ट भागों को निकाल सकते हैं. उदाहरण के लिए, वह इनवॉइस जिसमें ग्राहक का नाम और पता शामिल है या वह रिपोर्ट जिसमें अंतिम तिमाही के वित्तीय परिणाम शामिल हैं, अब केवल स्थैतिक रिपोर्ट नहीं है. आप आसानी से डेटाबेसेज़ और अनुप्रयोगों से इस जानकारी को आयात, संशोधित और इसे समान या अन्य डेटाबेसेज़ और अनुप्रयोगों पर निर्यात कर सकते हैं.

मुख्य XML परिदृश्य

निम्नलिखित मुख्य परिदृश्य हैं जिन्हें XML सुविधाओं द्वारा संबोधित करने के लिए डिज़ाइन किया जाता है:

  • मौजूदा कक्षों को XML तत्वों में मैप करते हुए मौजूदा Excel टेम्पलेट्स की कार्यक्षमता को विस्तृत करें. यह आपके टेम्पलेट्स को पुनः डिज़ाइन किए बिना, इनमें XML डेटा प्राप्त करना और भेजना आसान बनाता है.

  • मौजूदा कार्यपत्रकों पर XML तत्वों की मैपिंग के द्वारा आपके मौजूदा परिकलन मॉडल्स में इनपुट के रूप में XML डेटा का उपयोग करें.

  • नई कार्यपुस्तिका में XML डेटा फ़ाइलें आयात करें.

  • किसी वेब सेवा से अपनी Excel कार्यपत्रक में XML डेटा आयात करें.

  • XML डेटा फ़ाइलों के लिए मैप किए गए कक्षों में डेटा आयात करें जो कार्यपुस्तिका में अन्य डेटा से स्वतंत्र है.

Excel में XML डेटा का उपयोग करने की मूल प्रक्रिया

जब आप Excel के साथ XML का उपयोग करते हैं, तो नि‍म्न आरेख दिखाते हैं कि कैसे भिन्न फ़ाइलें और कार्रवाइयाँ एक साथ कार्य करती हैं. आवश्यक रूप से, प्रक्रिया के पाँच चरण हैं.

XML डेटा के साथ Excel के काम करने के तरीके का ओवरव्यू

कॉलआउट 1 कार्यपुस्तिका से XML स्कीमा फ़ाइल (.xsd) जोड़ना.

कॉलआउट 2 XML स्कीमा तत्वों को व्यक्तिगत कक्षों या XML सूचियों में मैप करना.

कॉलआउट 3 XML डेटा फ़ाइल (.xml) आयात करना और मैप‍ किए गए कक्षों में XML तत्वों को बाइंड करना.

चरण 4 XML संरचना और परिभाषाओं को संरक्षित रखते समय, डेटा दर्ज करना, मैप किए गए कक्षों को ले जाना, और Excel कार्यक्षमता को बढ़ाना.

चरण 5 मैप किए गए कक्षों से XML डेटा फ़ाइल में संशोधित डेटा आयात करना.

XML डेटा का उपयोग करना

जब आप अपनी कार्यपुस्तिका में XML डेटा की सामग्रियों को मौजूदा XML मैप में आयात करते हैं, तो आप आपनी कार्यपुस्तिका में संग्रहीत XML मैप पर फ़ाइल से डेटा को बाइंड करते हैं. इसका अर्थ है कि XML स्कीमा में XML डेटा फ़ाइल में प्रत्येक डेटा तत्व के पास संगत तत्व है, जिसे आपने XML स्कीमा फ़ाइल से या अनुमानित स्कीमा से मैप किया है. प्रत्येक XML मैप के पास केवल एक XML डेटा बाइंडिंग हो सकती है, और XML डेटा बाइंडिंग सभी मैपिंग्स से बाउंड है, जो एकल XML मैप से बनाया गया था.

आप वहाँ XML मैप गुण संवाद बॉक्स (डेवलपर टैब पर, XML समूह में, मैप गुण क्लिक करें.) प्रदर्शित कर सकते हैं, जहाँ सभी डिफ़ॉल्ट रूप से चालू, तीन विकल्प हैं, जिन्हें आप XML डेटा बाइंडिंग का व्यवहार नियंत्रित करने के लिए सेट या साफ़ कर सकते हैं:

  • आयात या निर्यात करने के लिए स्कीमा के सापेक्ष डेटा मान्य करें    निर्दिष्ट करता है, कि क्या डेटा आयात करते समय Excel XML मैप की तुलना में डेटा मान्य करता है. जब आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि जो XML डेटा आप आयात करते हैं, वह XML स्कीमा की पुष्टि करता है, तो यह विकल्प सेट करें.

  • मौजूदा डेटा को नए डेटा के साथ अधिलेखित करें    निर्दिष्ट करता है कि यदि डेटा आयात करते समय, डेटा अधिलेखित है. जब आप वर्तमान डेटा को नए डेटा से बदलना चाहते है, तो इस विकल्प को सेट करें, उदाहरण के लिए, जब नई XML डेटा फ़ाइल में अप-टू-डेट डेटा हो.

  • मौजूदा XML सूचियों के पीछे नया डेटा जोड़ें    निर्दिष्ट करता है, कि यदि कार्यपत्रक पर डेटा स्रोत की सामग्रियों को मौजूदा डेटा से जोड़ा गया है. उदाहरण के लिए, इस विकल्प को तब सेट करें, जब आप XML सूची में कई समान XML डेटा फ़ाइलों से डेटा समेकित करते हैं या आप किसी ऐसे कक्ष की सामग्री को अधिलेखित नहीं करना चाहते जो किसी फ़ंक्शन को शामिल करता है.

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डेटा कनेक्शन विज़ार्ड का उपयोग कर डेटा आयात करना

आप पहले से निर्धारित OLE DB और ODBC बाह्य डेटा स्रोत से कनेक्ट करने के लिए डेटा कनेक्शन विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं. डेटा कनेक्शन विज़ार्ड खोलने के लिए, डेटा टैब पर, बाह्य डेटा प्राप्त करें समूह में, अन्य स्रोतों से क्लिक करें और तब डेटा कनेक्शन विज़ार्ड से पर क्लिक करें.

यदि आप डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में अन्य/उन्नत डेटा स्रोत विकल्प चुनते हैं तो आप डेटा लिंक गुण संवाद बॉक्स में उपलब्ध OLE DB प्रदाताओं की सूची देख सकते हैं. इसके अलावा, ODBC ड्राइवर्स के लिए Microsoft OLE DB प्रदाता भी ODBC डेटा स्रोतों की पहुँच को अनुमत करते हैं. इस संवाद बॉक्स में प्रत्येक टैब का उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, डेटा लिंक गुण संवाद बॉक्स में मदद पर क्लिक करें.

सामान्यत:, डेटा लिंक गुण संवाद बॉक्स में कनेक्शन जानकारी निर्धारित करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  • प्रदाता टैब पर क्लिक करें, OLE DB प्रदाता का चयन करें और तब अगला पर क्लिक करें. यह कनेक्शन टैब प्रदर्शित करता है, जिसमें आप उस OLE DB प्रदाता के लिए विशिष्ट कनेक्शन जानकारी दर्ज कर सकते हैं.

    प्रत्येक OLE DB प्रदाता विशिष्ट कनेक्शन जानकारी निर्धारित करता है. उदाहरण के लिए, SQL सर्वर के लिए OLE DB प्रदाता को सर्वर नाम, सर्वर स्थान और उपयोगकर्ता नाम की आवश्यकता होती है. आप अतिरिक्त जानकारी निर्धारित करना भी चाह सकते हैं, जैसे पासवर्ड या आप Microsoft Windows एकीकृत सुरक्षा उपयोग करना चाह सकते हैं.

  • अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने के लिए उन्नत टैब पर क्लिक करें, जैसे नेटवर्क सेटिंग्स और पहुँच अनु‍मतियाँ.

  • OLE DB प्रदाता के लिए प्रारंभ करने वाले गुणों को निर्धारित करने के लिए सभी टैब पर क्लिक करें.

नोट: आप डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में डेटा फ़िल्टर कर या जोड़ नहीं सकते हैं.

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Microsoft Query का उपयोग कर डेटा आयात करना

आप डेटा आयात करने के लिए Microsoft Query का भी उपयोग कर सकते हैं. (डेटा टैब पर, बाह्य डेटा प्राप्त करें समूह में, अन्य स्रोतों से क्लिक करें और तब Microsoft Query से क्लिक करें.) आप डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए ODBC डेटा स्रोत सेटअप करने के लिए Microsoft Query का उपयोग करते हैं. Microsoft Query में, एक साधारण क्वेरी बनाने के लिए आप क्वेरी विज़ार्ड उपयोग कर सकते हैं या क्वेरी में एक जटिल क्वेरी बनाने के लिए आप उन्नत‍ मापदंड उपयोग कर सकते हैं और निम्न करें:

  • डेटा को Excel में लाने से पहले उसकी पंक्तियाँ या स्तंभ फ़िल्टर करें.

  • कोई पैरामीटर क्वेरी बनाएँ.

  • डेटा को Excel में लाने के पहले उसे सॉर्ट करें.

  • एकाधिक तालिकाएँ जोड़ें.

Microsoft Query एक साधारण फ़्रंट एंड प्रदान करती है, जिसे इन विशिष्ट क्वेरी कार्यो को करने के लिए Excel से आसानी से प्राप्त किया जा सकता है.

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प्रोग्रामेटिकली फ़ंक्शंस का उपयोग करके डेटा आयात करना

यदि आप कोई डेवलपर हैं, तो Excel में विभिन्न तरीके हैं जिनका आप डेटा आयात करने में उपयोग कर सकते हैं:

  • आप बाह्य डेटा स्रोत से पहुँच प्राप्त करने के लिए एप्लिकेशन के लिए Visual Basic (VBA) का उपयोग कर सकते हैं. डेटा स्रोत पर निर्भर करते हुए, आप डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए या तो ActiveX डेटा ऑब्जेक्ट्स (ADO) या डेटा एक्सेस ऑब्जेक्ट्स (DAO) का उपयोग कर सकते हैं. आप अपने उस कोड में कनेक्शन स्ट्रिंग भी निर्धारित कर सकते है जो कनेक्शन जानकारी निर्दिष्ट करता है. कनेक्शन स्ट्रिंग का उपयोग करना तब उपयोगी होता है, उदाहरण के लिए, जब आप आवश्यक सिस्टम व्यवस्थापकों या सबसे पहले कनेक्शन फ़ाइल को बनाने के लिए या अपने अनुप्रयोग की स्थापना को सरल बनाने के लिए उपयोगकर्ताओं को अनदेखा करना चाहते हों.

  • यदि आप SQL सर्वर डेटाबेस से डेटा आयात करते हैं, तो SQL Native Client के उपयोग करने की पुष्टि करें जो स्टैंडअलोन डेटा पहुँच एप्लिकेशन प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस (API) है, जिसे OLE DB और ODBC दोनों के लिए उपयोग किया जाता है. यह एक स्थानीय, डायनेमिक लिंक लाइब्रेरी में SQL OLE DB प्रदाता और SQL ODBC ड्राइवर को संयोजित करता है जबकि नई कार्यक्षमता भी प्रदान करता है जो Microsoft Data Access Components (MDAC) से पृथक और भिन्न है. आप नए अनुप्रयोगों को बनाने या मौजूदा अनुप्रयोगों को एन्हांस करने के लिए SQL Native Client का उपयोग कर सकते हैं जो नई SQL सर्वर सुविधाओं से लाभ उठाते हैं जैसे Multiple Active Result Sets (MARS), User-Defined Types (UDT) और XML डेटा प्रकार समर्थन.

  • RTD फ़ंक्शन किसी ऐसे प्रोग्राम से रीयल-टाइम डेटा को पुनर्प्राप्त करता है, जो COM एड-इन का समर्थन करता है. RTD COM स्वचालन ऐड-इन को स्थानीय कंप्यूटर पर बनाया जाना और पंजीकृत करना आवश्यक है.

  • SQL.REQUEST फ़ंक्शन, बाह्य डेटा स्रोत से कनेक्ट होता है और कार्यपत्रक से क्वेरी चलाता है. SQL.REQUEST फ़ंक्शन तब मैक्रो प्रोग्रामिंग के लिए आवश्यकता के बिना सरणी के रूप में परिणाम देता है. यदि यह फ़ंक्शन उपलब्ध नहीं है, तो आपका Microsoft Excel ODBC एड-इन (XLODBC.XLA) स्थापित करना आवश्यक है. आप Office.com से एड-इन स्थापित कर सकते हैं.

Visual Basic for Applications बनाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Visual Basic मदद देखें.

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डेटा पहुँच को अधिक सुरक्षित बनाना

जब आप बाह्य डेटा स्रोत से कनेक्ट होते हैं या डेटा ताज़ा करते हैं, तो संभावित सुरक्षा समस्याओं के प्रति सजग होना और जानना कि उन सुरक्षा समस्याओं के बारे में आप क्या कर सकते हैं महत्वपूर्ण है. अपना डेटा सुरक्षित करने में मदद के लिए निम्न दिशानिर्देशों और श्रेष्ठ अभ्यासों का उपयोग करें.

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किसी विश्वसनीय स्थान पर डेटा कनेक्शंस संग्रहीत करना

किसी डेटा कनेक्शन फ़ाइल में प्राय: एक या अधिक क्वेरीज़ होती हैं जिन्हें बाह्य डेटा को ताज़ा करने के लिए उपयोग किया जाता है. इस फ़ाइल को बदलकर, कोई उपयोगकर्ता जिसका इरादा द्वेषपूर्ण है वह गोपनीय जानकारी तक पहुँच प्राप्त करने के लिए क्वेरी डिज़ाइन कर सकता है और इसे अन्य उपयोगकर्ताओं में वितरित कर सकता है या अन्य हानिकारक क्रियाएँ कर सकता है. इसलिए, निम्न सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है:

  • कनेक्शन फ़ाइल विश्वसनीय व्यक्ति के द्वारा लिखी गई थी.

  • कनेक्शन फ़ाइल सुरक्षित है और किसी विश्वसनीय स्थान पर संग्रहीत है.

सुरक्षा सुधारने में मदद के लिए, आप अपने कंप्यूटर पर बाह्य डेटा के लिए कनेक्शंस अक्षम करना चाह सकते हैं. आपके द्वारा कार्यपुस्तिका खोले जाने पर डेटा कनेक्ट करने के लिए, आपका विश्वास केंद्र पट्टी के उपयोग से या कार्यपुस्तिका को विश्वसनीय स्थान पर रखकर डेटा कनेक्शंस को सक्रिय करना आवश्यक है. अधिक जानकारी के लिए, यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स देखें.

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क्रेडेंशियल्स का उपयोग सुरक्षित रूप से करना

बाह्य डेटा स्रोत तक पहुँच प्राप्त करने में सामान्यत: क्रेडेंशियल्स (जैसे उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड) की आवश्यकता होती है जिन्हें उपयोगकर्ता को प्रमाणित करने के लिए उपयोग किया जाता है. सुनिश्चित करें कि ये क्रेंडेंशियल्स आपको सुरक्षित तरीके से प्रदान किए गए हैं और आप अन्यों को ये क्रेडेंशियल्स आकस्मिक रूप से नहीं प्रकट करते.

अभेद्य पासवर्ड का उपयोग करें जो अपरकेस और लोअरकेस वर्णों, संख्याओं, और प्रतीकों का संयोजन हो. कमजोर पासवर्ड में ये तत्व मिश्रित नहीं होते. अभेद्य पासवर्ड: Y6dh!et5. कमजोर पासवर्ड: House27. पासवर्ड लंबाई में 8 या उससे अधिक वर्ण वाले होने चाहिए. 14 या उससे अधिक वर्णों का उपयोग करने वाला पासफ्रे़ज़ बेहतर होता है. और जानकारी के लिए, अभेद्य पासवर्ड्‍स से अपनी व्यक्तिगत जानकारी की सुरक्षा में मदद (अंग्रेज़ी में) देखें.

अपना पासवर्ड याद रखना महत्वपूर्ण है. यदि आप अपना पासवर्ड भूल गए हैं, तो Microsoft उसे पुनर्प्राप्त नहीं कर सकता. सुरक्षा में मदद करने वाली जानकारी से दूर किसी सुरक्षित स्थान पर अपने पासवर्ड्‍स लिख कर रखें.

डेटा स्रोतों से कनेक्ट करते समय लॉगऑन जानकारी सहेजने से बचें. यह जानकारी सादे पाठ और कनेक्शन फ़ाइल के रूप में सहेजी जा सकती है और द्वेषपूर्ण उपयोगकर्ता डेटा स्रोत की सुरक्षा से समझौता करने के लिए जानकारी तक पहुँच प्राप्त कर सकता है.

जब संभव हो तो Windows प्रमाणीकरण (विश्वसनीय कनेक्शन के रूप में भी संदर्भित है) का उपयोग करें, जो SQL सर्वर से कनेक्ट करने के लिए Windows उपयोगकर्ता खाते का उपयोग करता है. जब कोई उपयोगकर्ता Windows उपयोगकर्ता खाते के माध्यम से कनेक्ट होता है तो SQL सर्वर खाता नाम और पासवर्ड को सत्यापित करने के लिए Windows ऑपरेटिंग सिस्टम में जानकारी का उपयोग करता है. इससे पहले कि आप Windows प्रमाणन का उपयोग कर सकें, सर्वर व्यवस्थापक को प्रमाणीकरण के इस मोड का उपयोग करने के लिए SQL सर्वर को अवश्य कॉन्फ़िगर करना चाहिए. यदि Windows प्रमाणीकरण उपलब्ध नहीं है तो कार्यपुस्तिका या कनेक्शन फ़ाइल में उपयोगकर्ताओं की लॉगऑन जानकारी सहेजने से बचें. यह उपयोगकर्ताओं के लिए हर बार जब वे लॉग ऑन करते हैं, उनकी लॉगऑन जानकारी को दर्ज करने के लिए अधिक सुरक्षित है.

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Excel Services का सुरक्षित रूप से प्रकाशन करना

जब आप किसी डेटा स्रोत से कनेक्ट होते हैं तो आप प्रमाणीकरण की पद्धति चुनने के लिए Excel Services प्रमाणीकरण सेटिंग्स संवाद बॉक्स का उपयोग कर सकते हैं, जब आप Excel Services में डेटा स्रोत तक पहुँच प्राप्त करते हैं. आप डेटा स्रोत से लॉगऑन करने के लिए निम्न विकल्पों में से एक का चयन कर सकते हैं:

  • Windows प्रमाणीकरण    वर्तमान उपयोगकर्ता के उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड का उपयोग करने के लिए, इस विकल्प का चयन करें. यह सबसे अधिक सुरक्षित पद्धति है लेकिन जब कई उपयोगकर्ता हों, तो यह प्रदर्शन पर प्रभाव डाल सकती है.

  • SSS    सुरक्षित संग्रह सेवा (SSS) का उपयोग करने के लिए, इस विकल्प का चयन करें और फिर SSS ID पाठ बॉक्स में उपयुक्त पहचान स्ट्रिंग दर्ज करें. उस सुरक्षित संग्रह सेवा डेटाबेस का उपयोग करने के लिए, जहाँ उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड का संग्रह किया जा सकता है, एक साइट व्यवस्थापक SharePoint साइट को कॉन्फ़िगर कर सकता है. यह पद्धति तब सबसे अधिक कुशल हो सकती है, जब कई उपयोगकर्ता हों.

  • कोई नहीं    कनेक्शन फ़ाइल में उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड सहेजने के लिए, इस विकल्प का चयन करें.

नोट: प्रमाणीकरण सेटिंग केवल Excel Services द्वारा उपयोग की जाती हैं, Microsoft Excel द्वारा नहीं. यदि आप सुनिश्चित होना चाहते हैं कि आप चाहे Excel या Excel Services में कार्यपुस्तिका खोलें, समान डेटा तक पहुँच प्राप्त की जाती है, तो सुनिश्चित करें कि Excel में प्रमाणीकरण सेटिंग समान है.

अपने कनेक्शंस की सुरक्षा सुधारने के लिए, डेटा कनेक्शन लाइब्रेरी (DCL) का उपयोग करें. DCL एक विशेष SharePoint दस्तावेज़ लाइब्रेरी है जो विश्वसनीय स्थान लाइब्रेरी के रूप में निर्धारित कर सकती है और वह संग्रहीत करने, सुरक्षित करने और साझा करने में आसान बनाती है और ODC फ़ाइलों को प्रबंधित करती है. उदाहरण के लिए, किसी व्यवस्थापक को टेस्ट सर्वर से प्रोडक्शन सर्वर में डेटाबेस ले जाने या वह क्वेरी अद्यतन करने की आवश्यकता हो सकती है जो डेटा तक पहुँच प्राप्त करती है. DCL में सहेजी गई एक ODC फ़ाइल द्वारा, इस कनेक्शन जानकारी का व्यवस्थापन अधिक आसान हो जाता है और डेटा तक उपयोगकर्ताओं की पहुँच अधिक सुविधाजनक बन जाती है क्योंकि सभी कार्यपुस्तिकाएँ समान कनेक्शन फ़ाइल का उपयोग करती हैं और ताज़ा करें कार्रवाई (चाहे क्लाइंट या सर्वर कंप्यूटर पर) कनेक्शन फ़ाइल में परिवर्तनों का अद्यतन कर देती है. यहाँ तक कि आप कनेक्शन फ़ाइल में स्वचालित रूप से परिवर्तनों का पता लगाने के लिए SharePoint Server और उपयोगकर्ता का क्लायंट कंप्यूटर भी सेटअप कर सकते हैं और फिर उस कनेक्शन फ़ाइल का सबसे अधिक अद्यतन संस्करण उपयोग कर सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए, Microsoft SharePoint Foundation 2010 केंद्रीय व्यवस्थापन मदद देखें.

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डेटा से कनेक्ट करने के बारे में समस्याएँ

निम्न अनुभाग आपके द्वारा बाह्य डेटा से कनेक्ट करते समय आने वाली कई समस्याओं पर चर्चा करते हैं

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समस्या: जब मैं डेटा आयात करने का प्रयास करता हूँ, तो डिस्क का स्थान कम हो जाता है.

बाह्य डेटा पर कनेक्ट करते समय आपकी डिस्क में स्थान कम हो जाता है, तो निम्न कार्य करने पर विचार करें:

उपलब्ध डिस्क स्थान जाँचें और उसे बढ़ाएँ    अपने हार्ड डिस्क पर कुछ स्थान खाली करने के लिए, रिसायकल बिन खाली करने का प्रयास करें, अनावश्यक फ़ाइलों का बैकअप लें और फिर उन्हें अपनी हार्ड डिस्क से निकालें या वे Windows घटक निकालें जिनका आप उपयोग नहीं करते. हार्ड डिस्क स्थान खाली करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Windows मदद देखें.

वे नीतियाँ जिन्हें आप डिस्क स्थान के सीमित होने पर आज़मा सकते हैं    यदि आपकी हार्ड हिस्क पर सीमित मात्रा में स्थान हैं, तो निम्न आज़माएँ:

Microsoft Query    निम्न में से एक या अधिक कार्य करें:

  • अपनी क्वेरी को सरलीकृत करें    सुनिश्चित करें कि आप केवल वे तालिका और ऑफ़लाइन क्यूब फ़ाइलपासवर्डफ़ील्ड शामिल करते हैं जो आपकी क्वेरी के लिए आवश्यक हैं. यदि आपकी क्वेरी में अनावश्यक तालिकाएँ या फ़ील्ड्स हैं तो अस्थायी क्वेरी फ़ाइल का आकार कम करने के लिए उन्हें क्वेरी से हटाएँ.

  • परिणाम सेट का आकार कम करने के लिए मापदंड का उपयोग करें    डेटाबेस से सभी अभिलेखों को पुनर्प्राप्त करने की बजाय केवल विशिष्ट अभिलेखों को पुनर्प्राप्त करने के लिए मापदंड का उपयोग करें. अधिक जानकारी के लिए,Microsoft Query मदद देखें.

  • क्वेरी द्वारा लौटाए जाने वाले अभिलेखों की संख्या पर सीमा तय करें    क्वेरी द्वारा लौटाए जाने वाले अभिलेखों की संख्या सीमित करें. Microsoft Query में, संपादन मेनू पर विकल्प क्लिक करें, उपयोगकर्ता सेटिंग्स के तहत लौटाए गए अभिलेखों की संख्या सीमित करें चेक बॉक्स का चयन करें और तब अभिलेख बॉक्स में लौटाने के लिए अभिलेखों की अधिकतम संख्या दर्ज करें.

डेटा कनेक्शन विज़ार्ड    यद्यपि आप डेटा कनेक्शन विज़ार्ड के माध्यम से डेटा सीमित नहीं कर सकते, आप डेटा स्रोत में क्वेरी निर्धारित करके डेटा स्रोत से डेटा सीमित करने में सक्षम हो सकते हैं. यदि आपके पास डेटा स्रोत पर क्वेरी निर्धारित करने की क्षमता या अनुमति नहीं है तो अपने डेटा व्यवस्थापक से संपर्क करें.

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समस्या: OLAP क्यूब विज़ार्ड कहाँ है?

Microsoft Query में OLAP क्यूब विज़ार्ड जो किसी जेट डेटाबेस से OLAP क्यूब बनाता था, अब Excel में उपलब्ध नहीं है.

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समस्या: डेटा पुनर्प्राप्ति सेवाओं का क्या हुआ?

Microsoft Office 2003 में प्रस्तुत, डेटा पुनर्प्राप्ति सेवाएँ वेब सेवाओं पर पहुँच प्राप्त करने और विभिन्न डेटा स्रोतों से क्वेरी करने के लिए यूनिवर्सल डेटा कनेक्शन (UDC) फ़ाइल (.udcx) का उपयोग करती हैं.

डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में आपका स्वागत है पृष्ठ पर डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में, आप Microsoft व्यवसाय समाधान या डेटा पुनर्प्राप्ति सेवाएँ डेटा स्रोत विकल्पों का चयन कर सकते हैं. डेटा पुनर्प्राप्ति सेवा विकल्प की सहायता से आप दो डेटा पुनर्प्राप्ति सेवाएँ चुन सकते हैं: Windows SharePoint Services सूचियाँ, जो एक SharePoint Foundation चालू सर्वर की सूचियों और दस्तावेज़ लाइब्रेरियों से डेटा पुनर्प्राप्त करता है, और Microsoft SQL Server, जो Microsoft SQL Server 2000 या बाद वाले संस्करण से डेटा पुनर्प्राप्त करता है.

यद्यपि डेटा कनेक्शन विज़ार्ड अब UDC कनेक्शन फ़ाइलों के संपादन का समर्थन नहीं करता है, फिर भी Excel मौजूदा डेटा पुनर्प्राप्ति सेवाओं के कनेक्शन का समर्थन करना जारी रखता है और आप अभी भी उन कनेक्शन को ताज़ा कर सकते हैं.

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