डेटा कनेक्‍ट करने (आयात करने) का ओवरव्यू

आपके Microsoft Office Excel कार्यपुस्‍तिका के बाहर भी डेटा का एक विश्व है जिसे आप अपनी कार्यपुस्‍तिका में उपयोग कर सकते हैं. लेकिन आप उसे कैसे ढूँढेंगे, आयात, अद्यतन, सुरक्षित और प्रबंधित करेंगे? यह सिर्फ़ सही कनेक्‍शन द्वारा संभव है.

इस आलेख में

बाहरी डेटा कनेक्‍शन के साथ कार्य करना

डेटा ताजा किया जा रहा है

डेटा स्रोतों से डेटा आयात करना

डेटा पहुँच को अधिक सुरक्षित बनाना

डेटा से कनेक्ट करने के बारे में समस्याएँ

बाहरी डेटा कनेक्‍शन के साथ कार्य करना

निम्‍न अनुभाग में यह बताया गया है कि बाहरी डेटा कनेक्‍शन कैसे कार्य करता है, कनेक्‍शन जानकारी कैसे ढूँढी, संपादित और अन्‍य अनुप्रयोगों और उपयोगकर्ताओं के साथ साझा की जाती है.

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डेटा कनेक्‍शन की आधारभूत बातें समझना

Excel कार्यपुस्तिका में डेटा दो भिन्‍न स्‍थानों से आ सकता है. डेटा सीधे कार्यपुस्‍तिका में संग्रहीत किया जा सकता है, या इसे बाहरी डेटा स्रोत में भी संग्रहीत किया जा सकता है, जैसे किसी पाठ फ़ाइल, डेटाबेस, या ऑनलाइन एनालायटिकल प्रोसेसिंग (OLAP) क्‍यूब. यह बाहरी डेटा स्रोत डेटा कनेक्‍शन द्वारा कार्यपुस्‍तिका से कनेक्‍ट होता है, जो जानकारी का एक सेट है जो बाहरी डेटा स्रोत को देखने, लॉग इन करने और पहुँच प्राप्त करने का तरीका बताता है.

बाहरी डेटा स्रोत से कनेक्‍ट करने का लाभ यह है कि आप समय-समय पर इस डेटा को बिना बार-बार प्रतिलिपि बनाए विश्लेषित कर सकते हैं, जो एक समय लेने वाला और त्रुटि की प्रवृत्ति वाला उपक्रम है. बाहरी डेटा स्रोत से कनेक्‍ट करने के बाद, डेटा स्रोत को नई जानकारी से अद्यतन करने पर आप स्‍वचालित रूप से भी अपनी Excel कार्यपुस्‍तिकाओं को मूल डेटा स्रोत से ताज़ा (या अद्यतन) कर सकते हैं.

कनेक्‍शन जानकारी कार्यपुस्‍तिका में संग्रहीत होती है और कनेक्‍शन फ़ाइल जैसे ऑफ़िस डेटा कनेक्‍शन (ODC) फ़ाइल (.odc) या किसी डेटा सोर्स नेम फ़ाइल (.dsn) में भी संग्रहीत कर सकती है.

बाह्य डेटा को Excel में लाने के लिए, आपको डेटा पर पहुँच प्राप्त करना आवश्‍यक है. यदि बाहरी डेटा स्रोत जिस पर आप पहुँच प्राप्त करना चाहते हैं वह आपके स्‍थानीय कंप्‍यूटर पर नहीं है, तो आपको पासवर्ड, उपयोगकर्ता अनुमतियाँ, या अन्‍य कनेक्‍शन जानकारी के लिए डेटाबेस के व्‍यवस्‍थापक से संपर्क करने की आवश्‍यकता हो सकती है. यदि डेटा स्रोत कोई डेटाबेस है, तो सुनिश्चित करें कि डेटाबेस अनन्य मोड में खुलता नहीं है. यदि डेटा स्रोत कोई पाठ फ़ाइल या कोई स्‍प्रेडशीट है, तो सुनिश्चित करें कि अन्‍य उपयोगकर्ता उसे अनन्‍य पहुँच के लिए खोल न पाएँ.

Excel, कनेक्‍शन फ़ाइल, और डेटा स्रोत के बीच डेटा के फ़्लो का समन्‍वय करने के लिए कई डेटा स्रोतों को ODBC ड्राइवर या OLE DB प्रदाता की भी आवश्‍यकता हो सकती है.

निम्‍न आरेख डेटा कनेक्‍शन के बारे में मुख्‍य बिंदु का सारांश देता है.

बाह्य डेटा स्रोतों से कनेक्ट करना

1. डेटा स्रोतों के प्रकार जिनसे आप कनेक्‍ट कर सकते हैं: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Office Access, अन्‍य OLAP और संबंधित डेटाबेस, स्‍प्रेडशीट, और पाठ फ़ाइलें.

2. कई डेटा स्रातों में संबद्ध ODBC ड्राइवर या OLE DB प्रदाता होते हैं.

3. कोई कनेक्‍शन फ़ाइल डेटा स्रोत से डेटा एक्‍सेस करने और पुनर्प्राप्त करने के लिए आवश्‍यक पूरी जानकारी को परिभाषित करती है.

4. कनेक्‍शन जानकारी की कनेक्‍शन फ़ाइल से कार्यपुस्‍तिका में प्रतिलिपि बनाई जाती है और उसे संपादित किया जा सकता है.

5. डेटा की कार्यपुस्‍तिका में प्रतिलिपि बनाई जाती है ताकि आप उसका उपयोग कार्यपुस्‍तिका में संग्रहीत डेटा की तरह ही कर सकें.

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कनेक्‍शन ढूँढना

कनेक्‍शन फ़ाइलों को ढूँढने के लिए, मौजूदा कनेक्शन संवाद बॉक्स का उपयोग करें. (डेटा टैब पर, बाहरी डेटा प्राप्त करें समूह में, मौजूदा कनेक्शन क्‍लिक करें.) इस संवाद बॉक्‍स का उपयोग कर, आप कनेक्‍शन के निम्‍न प्रकारों को देख सकते हैं:

  • कार्यपुस्‍तिका में कनेक्‍शन    

    यह सूची कार्यपुस्‍तिका के सभी वर्तमान कनेक्‍शंस को प्रदर्शित करती है. सूची कनेक्‍शन से बनाई जाती है जिन्‍हें आप पहले ही स्‍पष्ट कर चुके हैं, जिन्‍हें आपने डेटा कनेक्शन विज़ार्ड के डेटा स्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स का उपयोग कर या पूर्व में इस संवाद बॉक्स से कनेक्‍शन के रूप में चयन किए गए कनेक्‍शंस द्वारा बनाया था.

  • आपके कंप्‍यूटर पर कनेक्‍शन फ़ाइलें    

    यह सूची मेरे डेटा स्रोत फ़ोल्‍डर से बनाई गई है जो सामान्‍यत: मेरे दस्तावेज़ फ़ोल्‍डर में संग्रहीत होती है.

  • नेटवर्क पर कनेक्‍शन फ़ाइलें    

    यह सूची निम्‍न से बनाई गई हो सकती है:

    • आपके स्‍थानीय नेटवर्क पर फ़ोल्‍डर्स का वह सेट, जिसका स्‍थान नेटवर्क पर Microsoft Office समूह नीतियों के वितरण के भाग के रूप में वितरित किया जा सकता है.

    • किसी Microsoft Office SharePoint Server 2007 साइट पर Excel Services डेटा कनेक्शन लायब्रेरी (DCL). DCL के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Excel Services पर सर्वर पर प्रकाशित करें देखें.

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कनेक्‍शन गुणों का संपादन करना

किसी कार्यपुस्‍तिका या किसी कनेक्‍शन फ़ाइल में संग्रहीत बाहरी डेटा स्रोतों से कनेक्‍शन बनाने या उसे संपादित करने के लिए आप कनेक्‍शन फ़ाइल संपादक के रूप में Excel का भी उपयोग कर सकते हैं. यदि आपको इच्‍छित कनेक्‍शन नहीं मिला, तो आप डेटा कनेक्शन विज़ार्ड प्रारंभ करने के लिए डेटा स्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स प्रदर्शित करने के लिए, और के लिए ब्राउज़ करें क्‍लिक करने के बाद नया स्रोत क्‍लिक करके कनेक्‍शन बना सकते हैं.

कनेक्‍शन बना लेने के बाद, आप कनेक्शन गुण संवाद बॉक्स (डेटा टैब पर, बाहरी डेटा प्राप्त करें समूह में, गुण क्‍लिक करें.) का उपयोग बाहरी डेटा स्रोतों से कनेक्‍शन की विभिन्‍न सेटिंग्‍स को नियंत्रित करने के लिए और कनेक्‍शन फ़ाइलों का उपयोग करने, पुन: उपयोग करने या स्‍विच करने के लिए कर सकते हैं.

यदि आप कनेक्‍शन फ़ाइल का उपयोग किसी डेटा स्रोत से कनेक्‍ट करने के लिए करते हैं, तो Excel कनेक्‍शन जानकारी की कनेक्शन फ़ाइल से Excel कार्यपुस्‍तिका में प्रतिलिपि बनाता है. जब आप कनेक्शन गुण संवाद बॉक्स का उपयोग कर परिवर्तन करते हैं, तो आप वर्तमान Excel कार्यपुस्‍तिका में संग्रहीत डेटा कनेक्‍शन जानकारी संपादित कर रहे हैं और न कि मूल डेटा कनेक्‍शन फ़ाइल जो संभवत: कनेक्‍शन को बनाने में उपयोग की गई है, जो फ़ाइल नाम से बताई गई है जो परिभाषा टैब पर कनेक्शन फ़ाइल गुण में प्रदर्शित होता है. कनेक्‍शन जानकारी (कनेक्शन का नाम और कनेक्शन विवरण गुणों को छोड़कर) संपादित कर लेने के बाद, कनेक्‍शन फ़ाइल की लिंक निकाल दी जाती है और कनेक्‍शन फ़ाइल गुण साफ़ कर दिए जाते हैं.

यह सुनिश्चित करने के लिए कि जब भी डेटा स्रोत ताज़ा किया जाता है कनेक्‍शन फ़ाइल का हमेशा उपयोग होता है, परिभाषा टैब पर इस फ़ाइल को हमेशा यह डेटा ताज़ा करने के लिए उपयोग करें क्‍लिक करें. इस चेक बॉक्‍स का चयन करने से यह सुनिश्चित हो जाता है कि कनेक्‍शन फ़ाइल के अद्यतनों का उस कनेक्‍शन फ़ाइल का उपयोग करने वाली सभी कार्यपुस्‍तिकाओं द्वारा उपयोग किया जाएगा, जिसमें यह गुण सेट होना भी आवश्‍यक है.

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कनेक्‍शन प्रबंधित करना

कार्यपुस्तिका कनेक्शंस संवाद बॉक्स का उपयोग कर, आप आसानी से इन कनेक्‍शंस को बनाने, संपादित करने, और उन्‍हें हटाने सहित संपादित कर सकते हैं. (डेटा टैब पर, बाहरी डेटा प्राप्त करें समूह में, कनेक्शन क्‍लिक करें.) आप निम्‍न कार्य करने के लिए इस संवाद बॉक्‍स का उपयोग कर सकते हैं:

  • वे कनेक्‍शन बनाएँ, संपादित करें, ताज़ा करें और हटाएँ जो कार्यपुस्‍तक में उपयोग में हैं.

  • सत्‍यापित करें कि बाहरी डेटा कहाँ से आ रहा है, क्‍योंकि उदाहरण के लिए कनेक्‍शन किसी अन्‍य उपयोगकर्ता द्वारा निर्धारित किया गया था.

  • वर्तमान कार्यपुस्‍तिका में उपयोग किए गए प्रत्‍येक कनेक्‍शन का स्‍थान दिखाएँ.

  • बाहरी डेटा से कनेक्‍शन के बारे में किसी त्रुटि संदेश का पता लगाना.

  • किसी भिन्‍न सर्वर या डेटा स्रोत से कनेक्‍शन रिडायरेक्‍ट करें या कनेक्‍शन फ़ाइल को किसी मौजूदा कनेक्‍शन से बदलें.

  • कनेक्‍शन फ़ाइलें बनाना और उन्‍हें उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करना आसान बनाएँ.

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कनेक्‍शन साझा करना

कनेक्‍शन फ़ाइलें कनेक्‍शंस को समान आधार पर उन्‍हें और अधिक खोज करने योग्‍य बनाते हुए, उनकी सुरक्षा बढ़ाने में मदद करते हुए, और डेटा स्रोत व्‍यवस्‍थापन की सुविधा देते हुए साझा करने के लिए विशेष रूप से उपयोगी हैं. कनेक्‍शन फ़ाइलों को साझा करने का सबसे अच्‍छा तरीका उन्‍हें सुरक्षित और विश्वसनीय स्‍थान पर रखना है जैसे नेटवर्क फ़ोल्‍डर या SharePoint लायब्रेरी, जहाँ उपयोगकर्ता फ़ाइल पढ़ सकें लेकिन केवल निर्दिष्ट उपयोगकर्ता ही फ़ाइल संशोधित कर सकें.

ODC फ़ाइलों का उपयोग करना

आप बाहरी डेटा से डेटा स्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स द्वारा कनेक्‍ट कर या डेटा कनेक्शन विज़ार्ड का नए डेटा स्रोतों से कनेक्‍ट करने के लिए उपयोग कर Office डेटा कनेक्शन (ODC) फ़ाइलें (.odc) बना सकते हैं. कोई ODC फ़ाइल कनेक्‍शन जानकारी संग्रहीत करने के लिए कस्‍टम HTML और XML टैग्‍स का उपयोग करती है. आप आसानी से फ़ाइल की सामग्री को Office Excel में देख और संपादित कर सकते हैं.

आप कनेक्‍शन फ़ाइलों को अन्‍य लोगों के साथ उन्‍हें वही पहुँच देने के लिए जो आपके पास बाहरी डेटा स्रोत के लिए है, साझा कर सकते हैं. अन्‍य उपयोगकर्ताओं को कनेक्‍शन फ़ाइल खोलने के लिए डेटा स्रोत सेट अप करने की आवश्‍यकता नहीं है, लेकिन उन्‍हें ODBC ड्राइवर या OLE DB प्रदाता स्‍थापित करने की आवश्‍यकता हो सकती है जो उनके कंप्‍यूटर पर बाहरी डेटा तक पहुँच प्राप्त करने के लिए आवश्‍यक है.

ODC फ़ाइलें डेटा से कनेक्‍ट करने और डेटा साझा करने के लिए अनुशंसित पद्धति है. आप आसानी से कनेक्‍शन फ़ाइल को खोलकर और फिर कनेक्शन गुण संवाद बॉक्स के परिभाषा टैब पर कनेक्शन फ़ाइल निर्यात करें बटन क्‍लिक करके अन्‍य पारंपरिक कनेक्‍शन फ़ाइलों को (DSN, UDL और क्‍वेरी फ़ाइलें) ODC फ़ाइल में कनवर्ट कर सकते हैं.

क्वेरी फ़ाइलें उपयोग करना

क्वेरी फ़ाइलें पाठ फ़ाइलें होती हैं ‍‍जिनमें डेटा रखने वाले सर्वर का नाम सहित, डेटा स्रोत जानकारी और डेटा स्रोत बनाते समय आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली कनेक्शन जानकारी होती है. क्वेरी फ़ाइलें अन्य Excel उपयोगकर्ताओं के साथ क्वेरी साझा करने का पारंपरिक तरीका है.

.dqy क्वेरी फ़ाइलें उपयोग करना     आप Microsoft क्वेरी का उपयोग .dqy फ़ाइलें सहेजने के लिए कर सकते हैं जिनमें संबंधात्मक डेटाबेस या पाठ फ़ाइलों के डेटा के लिए क्वेरीज़ होती हैं. जब आप इन फ़ाइलों को Microsoft क्वेरी में खोलते हैं, तो आप क्वेरी में डेटा देख सकते हैं और पुनर्प्राप्त करने के लिए क्वेरी हेतु विभिन्न डेटा का चयन कर सकते हैं. आप बनाई गई किसी भी क्वेरी के लिए .dqy फ़ाइल को, क्वेरी विज़ार्ड उपयोग करके या सीधे ही Microsoft क्वेरी में सहेज सकते हैं.

.oqy क्वेरी फ़ाइलें उपयोग करना     आप डेटा को OLAP डेटाबेस में कनेक्ट करने के लिए .oqy फ़ाइलों को, सर्वर पर या ऑफ़लाइन क्यूब फ़ाइल (.cub) में सहेज सकते हैं. जब आप OLAP डेटाबेस या क्यूब के लिए डेटा स्रोत बनाने हेतु Microsoft क्वेरी में बहु-आयामी कनेक्शन विज़ार्ड उपयोग करते हैं, तो .oqy फ़ाइल अपने आप बन जाती है. चूँकि OLAP डेटाबेस अभिलेखों या तालिकाओं में व्यवस्थित नहीं होते हैं, इसलिए आप इन डेटाबेस पर पहुँचने के लिए क्वेरीज़ या .dqy फ़ाइलें नहीं बना सकते.

.rqy क्वेरी फ़ाइलें उपयोग करना     .rqy स्वरूप का उपयोग करने वाले OLE DB डेटा स्रोत ड्राइवर्स का समर्थन करने के लिए Excel क्वेरी फ़ाइलों को .rqy स्वरूप में खोल सकता है. अधिक जानकारी के लिए, अपने ड्राइवर का दस्तावेज़ देखें.

.qry क्वेरी फ़ाइलों का उपयोग करना     Microsoft Query .dqy फ़ाइलें न खोल पाने वाले Microsoft Query के पिछले संस्करण में उपयोग के लिए .qry स्वरूप में क्वेरी फ़ाइलें खोल और सहेज सकता है. यदि आपके पास Excel में उपयोग करने के लिए .qry स्वरूप में क्वेरी फ़ाइल है, तो Microsoft Query में फ़ाइल खोलें, और तब इसे .dqy फ़ाइल के रूप में सहेजें. .dqy फ़ाइलें सहेजने की जानकारी के लिए, Microsoft Query मदद देखें.

.iqy वेब क्वेरी फ़ाइलों का उपयोग करना     Excel वेब से डेटा पाने के लिए .iqy वेब क्वेरी फ़ाइलें खोल सकता है.

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बाह्य डेटा श्रेणियों और गुणों का उपयोग करना

कोई बाह्य डेटा श्रेणी (क्वेरी तालिका भी कहलाती है) निर्धारित नाम या तालिका नाम है जो किसी कार्यपत्रक में लाए गए डेटा के स्थान को निर्धारित करती है. जब आप बाह्य डेटा से कनेक्ट होते हैं, तो Excel स्वचालित रूप से बाह्य डेटा श्रेणी बनाता है. इसमें PivotTable रिपोर्ट का डेटा स्रोत से कनेक्ट होना केवल एक अपवाद है, जो बाह्य डेटा श्रेणी नहीं बनाती. Excel में, अन्य डेटा के समान, आप डेटा श्रेणी स्वरूपित कर सकते हैं या लेआउट बना सकते हैं या इसका परिकलनों में उपयोग कर सकते हैं.

Excel निम्न प्रकार से बाह्य डेटा श्रेणी को स्वचालित रूप से नाम देता है:

  • Office डेटा कनेक्शन (ODC) फ़ाइलों से बाह्य डेटा श्रेणियों को फ़ा‍इल नाम के समान नाम दिया जाता है.

  • डेटाबेस से बाह्य डेटा श्रेणियों को क्वेरी का नाम दिया जाता है. क्वेरी बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले डेटा स्रोत का डिफ़ॉल्ट रूप से Query_from_source नाम होता है.

  • पाठ फ़ाइलों से बाह्य डेटा श्रेणियों को पाठ फ़ाइल का नाम दिया जाता है.

  • वेब क्वेरी से बाह्य डेटा श्रेणियों को उस वेब पेज का नाम दिया जाता है जिससे डेटा प्राप्त किया जाता है.

यदि आपके कार्यपत्रक में समान स्रोत से एक से अधिक बाह्य डेटा श्रेणी है, तो श्रेणियों को क्रमांकित किया जाता है. उदाहरण के लिए, MyText, MyText_1, MyText_2 इत्यादि.

बाह्य डेटा श्रेणी में अतिरिक्त गुण (कनेक्शन गुणों से भ्रमित न हों) होते हैं जिन्हें आप डेटा का नियंत्रण करने के लिए उपयोग कर सकते हैं, जैसे कक्ष स्वरूपण और स्तंभ चौड़ाई की सुरक्षा. आप डेटा टैब पर कनेक्शंस समूह में गुण क्लिक कर इन बाह्य डेटा श्रेणी गुणों को बदल सकते हैं, और तब बाह्य डेटा श्रेणी या XML मैप गुण संवाद बक्सों में अपने परिवर्तन कर सकते हैं.

नोट: यदि आप बाह्य डेटा पर आधारित सारांश या रिपोर्ट साझा करना चाहते हैं, तो आप अन्य लोगों को बाह्य डेटा श्रेणी वाली कार्यपुस्तिका दे सकते हैं, या आप रिपोर्ट टेम्पलेट बना सकते हैं. रिपोर्ट टेम्पलेट से आप बाह्य डेटा बिना सहेजे सारांश या रिपोर्ट सहेज सकते हैं जिससे कि फ़ाइल छोटी रहे. उपयोगकर्ता द्वारा रिपोर्ट टेम्पलेट खोले जाने पर बाह्य डेटा प्राप्त किया जाता है.

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Excel और Excel Services में डेटा स्रोत सहायता समझना

विभिन्न डेटा स्रोतों से कनेक्ट होने के लिए आप अनेक डेटा ऑब्जेक्ट्स (जैसे कोई बाह्य डेटा श्रेणी और PivotTable रिपोर्ट) का उपयोग कर सकते हैं. यद्यापि, वह डेटा स्रोत का प्रकार, जिसमें आप कनेक्ट हो सकते हैं, प्रत्येक डेटा ऑब्जेक्ट के बीच भिन्न होता है. आप Excel Services में कनेक्ट किए गए डेटा का उपयोग और ताज़ा भी कर सकते हैं, लेकिन आपको अतिरिक्त सीमाओं और वैकल्पिक सुविधाओं के बारे में पता होना चाहिए.

Excel डेटा ऑब्जेक्ट और डेटा स्रोत सहायता

निम्न तालिका यह सारांशित करती है कि Excel में प्रत्येक डेटा ऑब्जेक्ट के लिए कौन से डेटा स्रोत समर्थित हैं.

समर्थित डेटा स्रोत

Excel
डेटा
ऑब्जेक्ट


बाह्य
डेटा
श्रेणी बनाता है?

OLE
DB

ODBC

पाठ
फ़ाइल

HTML
फ़ाइल

XML
फ़ाइल

Share-
Point
सूची

पाठ आयात करें विज़ार्ड

हाँ

नहीं

नहीं

हाँ

नहीं

नहीं

नहीं

PivotTable रिपोर्ट
(गैर-OLAP)

नहीं

हाँ

हाँ

हाँ

नहीं

नहीं

हाँ

PivotTable रिपोर्ट
(OLAP)

नहीं

हाँ

नहीं

नहीं

नहीं

नहीं

नहीं

Excel तालिका

हाँ

हाँ

हाँ

नहीं

नहीं

हाँ

हाँ

XML मैप

हाँ

नहीं

नहीं

नहीं

नहीं

हाँ

नहीं

वेब क्वेरी

हाँ

नहीं

नहीं

नहीं

हाँ

हाँ

नहीं

डेटा कनेक्शन विज़ार्ड

हाँ

हाँ

हाँ

हाँ

हाँ

हाँ

हाँ

Microsoft क्वेरी

हाँ

नहीं

हाँ

हाँ

नहीं

नहीं

नहीं

नोट: ये फ़ाइलें, पाठ आयात करें विज़ार्ड का उपयोग कर आयात कोई पाठ फ़ाइल, XML मैप का उपयोग कर आयात की गई कोई XML फ़ाइल, और वेब क्वेरी का उपयोग कर आयात की गई HTML या XML फ़ाइल डेटा स्रोत से कनेक्शन बनाने के लिए ODBC ड्राइवर या OLE DB प्रदाता का उपयोग नहीं करती.

Excel सेवाएँ और डेटा स्रोत सहायता

यदि आप Excel Services में Excel कार्यपुस्तिका प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो आप डेटा से कनेक्ट हो सकते हैं और इसे ताज़ा कर सकते हैं, लेकिन आपको PivotTable रिपोर्ट का उपयोग करना चाहिए. Excel Services बाह्य डेटा श्रेणियों का समर्थन नहीं करता, अर्थात Excel Services डेटा स्रोत, वेब क्वेरी, XML मैप, या Microsoft Query से कनेक्ट Excel तालिका का समर्थन नहीं करता.

यद्यपि, आप डेटा स्रोत से कनेक्ट होने के लिए PivotTable का उपयोग कर इस सीमा पर कार्य कर सकते हैं, और तब स्तरों, समूहों, या उप-योगों के बिना द्वि-आयामी तालिका के रूप में PivotTable डिज़ाइन करें और लेआउट बनाएँ जिससे कि सभी वांछित पंक्ति और स्तंभ मान प्रदर्शित होंगे. अधिक जानकारी के लिए, Excel सेवाओं में उपलब्ध बाह्य तालिका डेटा बनाने के लिए PivotTable रिपोर्ट उपयोग करें देखें.

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Microsoft Data Access घटक समझना

Microsoft Data Access घटक (MDAC) 2.8 Windows Server 2003 और Windows XP SP2 और बाद के संस्करण में शामिल होता है. MDAC से, आप आनुपतिक और गैर आनुपतिक डेटा स्रोत विस्तृत श्रेणी से डेटा से कनेक्ट कर सकते हैं और इसका उपयोग कर सकते हैं. आप ओपन डेटाबेस कनेक्टिविटी (ODBC) ड्राइवर्स या OLE DB प्रदाता का उपयोग कर कई भिन्न डेटा स्रोतों कनेक्ट कर सकते हैं, जो या तो Microsoft द्वारा बनाए या भेजे जाते हैं या विभिन्न तृतीय पक्षों द्वारा विकसित किए जाते हैं. Microsoft Office स्थापित करने के दौरान, आपके कंप्यूटर पर अतिरिक्त ODBC ड्राइवर्स और OLE DB प्रदाता जोड़े जाते हैं.

आपके कंप्यूटर पर स्थापित OLE DB प्रदाताओं की पूरी सूची देखने के लिए, डेटा लिंक फ़ाइल से डेटा लिंक गुण संवाद बॉक्स प्रदर्शित करें, और तब प्रदाता टैब क्लिक करें.

आपके कंप्यूटर पर स्थापित ODBC प्रदाताओं की पूरी सूची देखने के लिए, ODBC डेटाबेस व्यवस्थापक संवाद बॉक्स प्रदर्शित करें, और तब ड्राइवर्स टैब क्लिक करें.

आप ODBC और OLE DB डेटाबेस सहित, Microsoft डेटा स्रोतों के अतिरिक्त स्रोतों से जानकारी पाने के लिए अन्य निर्माताओं से ODBC ड्राइवर्स और OLE DB प्रदाताओं का उपयोग कर सकते हैं. इन ODBC ड्राइवर्स या OLE DB प्रदाताओं को स्थापित करने के बारे में जानकारी के लिए, डेटाबेस के दस्तावेज़ की जाँच करें, या अपने डेटाबेस विक्रेता से संपर्क करें.

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डेटा स्रोतों से कनेक्ट करने के लिए ODBC का उपयोग करना

निम्न अनुभाग में ओपन डेटाबेस कनेक्टिविटी (ODBC) का विस्तृत विवरण है.

ODBC आर्किटेक्‍चर

ODBC आर्किटेक्चर में, कोई अनुप्रयोग (जैसे कि Excel) ODBC ड्राइवर मैनेजर में कनेक्ट हो जाता है, जो किसी विशिष्ट ODBC ड्राइवर (जैसे कि Microsoft SQL ODBC ड्राइवर) का उपयोग किसी डेटा स्रो‍त (जैसे कि Microsoft SQL सर्वर डेटाबेस) में कनेक्ट होने के लिए करता है.

कनेक्शन जानकारी परिभाषित करना

ODBC डेटा स्रोतों से कनेक्ट करने के लिए, निम्न करें:

  1. सुनिश्चित करें कि उपयुक्त ODBC ड्राइवर डेटा स्रोत वाले कंप्यूटर पर स्थापित किया गया है.

  2. किसी डेटा स्रोत का नाम या तो Microsoft Windows रजिस्ट्री या किसी DSN फ़ाइल में कनेक्शन जानकारी संग्रहीत करने के लिए ODBC डेटा स्रोत व्यवस्थापक, या ODBC ड्राइवर मैनेजर में कनेक्शन जानकारी सीधे पास करने के लिए Microsoft Visual Basic कोड में किसी कनेक्ट स्ट्रिंग का उपयोग करके परिभाषित करें.

    कोई डेटा स्रोत निर्दिष्ट करने के लिए, प्रारंभ क्लिक करें, नियंत्रण कक्ष क्लिक करें, व्यवस्थापन उपकरण डबल-क्लिक करें, और तब डेटा स्रोत (ODBC) डबल-क्लिक करें. भिन्न विकल्पों की ज्यादा जानकारी के लिए, प्रत्येक संवाद बॉक्स में मदद बटन क्लिक करें.

मशीन डेटा स्रोत

किसी विशिष्ट कंप्यूटर पर, यूज़र-डिफ़ाइंड नाम के साथ, मशीन डेटा स्रोत कनेक्शन जानकारी Windows रजिस्ट्री में संग्रहीत करता है. आप मशीन डेटा स्रोत का उपयोग केवल उन्ही कंप्यूटर्स पर कर सकते हैं जिस पर वे परिभाषित हैं. मशीन डेटा स्रोत दो प्रकार के होते हैं — उपयोगकर्ता और सिस्टम. उपयोगकर्ता डेटा स्रोत केवल वर्तमान उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग किए जा सकते हैं और केवल उसी उपयोगकर्ता को दृश्यमान होते हैं.

कोई मशीन डेटा स्रोत विशेष तौर पर उपयोगी है जब आप अतिरिक्त सुरक्षा प्रदान करना चाहते हैं, क्योंकि यह सुनिश्चित में मदद करता है कि केवल लॉग ऑन उपयोगकर्ता ही डेटा स्रोत देख सके, और किसी दूरस्थ उपयोगकर्ता द्वारा अन्य कंप्यूटर पर मशीन डेटा स्रोत की प्रतिलिपि नहीं बनाई जा सके.

फ़ाइल डेटा स्रोत

फ़ाइल डेटा स्रोत (DSN फ़ाइलें भी कहलाती हैं) Windows रजिस्ट्री के बजाय, किसी पाठ फ़ाइल में कनेक्शन जानकारी संग्रहीत करता है, और सामान्यत: मशीन डेटा स्रोतों का उपयोग करने में अधिक सुविधाजनक होता है. उदाहरण के लिए, आप सही ODBC ड्राइवर सहित किसी भी कंप्यूटर में फ़ाइल डेटा स्रोत की प्रतिलिपि बना सकते हैं, जिससे कि उपयोग किए जा रहे सभी कंप्यूटर में आपका अनुप्रयोग संगत और उचित कनेक्शन जानकारी पर निर्भर हो सके. या आप एकल सर्वर पर फ़ाइल डेटा स्रोत रख सकते हैं, नेटवर्क पर अनेक कंप्यूटर के बीच साझा कर सकते हैं, और एक स्थान पर आसानी से कनेक्शन जानकारी प्रबंधित कर सकते हैं.

कोई फ़ाइल डेटा स्रोत न साझा किया जा सकने वाला भी हो सकता है. साझा न किया जा सकने वाला फ़ाइल डेटा स्रोत किसी एकल कंप्यूटर पर रहता है और मशीन डेटा स्रोत इंगित करता है. आप फ़ाइल डेटा स्रोतों से साझा न किए जा सकने जाने वाले फ़ाइल डेटा स्रोतों का उपयोग मौजूद डेटा स्रोतों तक पहुँचने के लिए कर सकते हैं.

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डेटा स्रोतों से कनेक्ट करने के लिए OLE DB का उपयोग करना

निम्न अनुभाग ऑब्जेक्ट लिंकिंग और एम्बेडिंग डेटाबेस (OLE DB) की व्याख्‍या विस्तार से करते हैं.

OLE DB आर्किटेक्चर

OLE DB आर्किटेक्चर में, अनुप्रयोग जिसकी डेटा तक पहुँच होती है, डेटा उपभोक्ता (जैसे Excel) कहा जाता है, और प्रोग्राम जो डेटा तक मूल पहुँच की अनुमति देता है डेटाबेस प्रदाता (जैसे कि SQL सर्वर के लिए कोई Microsoft OLE DB प्रदाता) कहा जाता है.

कनेक्शन जानकारी परिभाषित करना

किसी यूनिवर्सल डेटा लिंक फ़ाइल (.udl) में कनेक्शन जानकारी होती है जिसका उपयोग कोई डेटा उपभोक्ता उस डेटा स्रोत के OLE DB प्रदाता के द्वारा डेटा स्रोत तक पहुँचने के लिए करता है. आप निम्न में से कोई एक कार्य करके कनेक्शन जानकारी बना सकते हैं:

  • डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में, डेटा लिंक गुण संवाद बॉक्स का उपयोग किसी OLE DB प्रदाता के लिए कोई डेटा लिंक निर्दिष्ट करने के लिए करें. अधिक जानकारी के लिए, डेटा कनेक्शन विज़ार्ड का उपयोग करके डेटा आयात करना देखें.

  • किसी .udl फ़ाइल प्रकार के साथ, कोई खाली पाठ फ़ाइल बनाएँ, और तब फ़ाइल संपादित करें, जो डेटा लिंक गुण संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है.

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डेटा ताजा किया जा रहा है

जब आप किसी बाह्य डेटा स्रोत से कनेक्ट किए जाते है, तो आप अद्यतन डेटा पुर्नप्राप्त करने के लिए ताजा करें प्रक्रिया भी अपना सकते हैं. प्रत्येक बार जब आप डेटा ताजा करते हैं, सभी परिवर्तनों सहित जो डेटा में हुआ था जब उसे अंतिम बार ताजा किया गया था, आपको डेटा का सबसे नवीन संस्करण दिखाई देता है.

निम्‍न रेखांकन उस घटना की आधारभूत प्रक्रिया का वर्णन करता है जो आपके बाहरी डेटा स्रोत से कनेक्‍ट डेटा को ताज़ा करने पर घटित होती है.

बाह्य डेटा ताज़ा करने की मूल प्रक्रिया

1. ताज़ा कार्रवाई अप-टू-डेट डेटा प्राप्त करती है.

2. कनेक्‍शन फ़ाइल किसी बाहरी डेटा स्रोत से डेटा एक्‍सेस करने और पुनर्प्राप्त करने के लिए आवश्‍यक पूरी जानकारी को परिभाषित करती है.

3. डेटा स्रोतों के प्रकार जिन्हें आप ताज़ा कर सकते हैं: OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC, स्‍प्रेडशीट, और पाठ फ़ाइलें.

4. अप-टू-डेट डेटा वर्तमान कार्यपुस्‍तिका में जोड़ा गया है.

कार्यपुस्‍तिका को खोलते हैं और निर्धारित समय अंतराल से डेटा का स्‍वचालित रूप से ताज़ा करने सहित, Excel, आयात किए गए डेटा को ताज़ा करने के लिए कई शामिल विकल्‍प उपलब्‍ध कराता है. आप डेटा के ताज़ा होने की प्रक्रिया में Excel में कार्य करना जारी रख सकते हैं, और आप जब डेटा ताज़ा हो रहा हो, उसके ताज़ा होने की स्‍थिति की जाँच भी कर सकते हैं.

यदि आपका बाहरी डेटा स्रोत डेटा पर पहुँच प्राप्त करने के लिए ऑफ़लाइन क्यूब फ़ाइलपासवर्ड माँगता है, तो आप प्रत्‍येक बार बाह्य डेटा श्रेणी ताज़ा होते समय पासवर्ड दर्ज करना आवश्‍यक बना सकता है.

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डेटा स्रोतों से डेटा आयात करना

Windows और Microsoft Office ODBC ड्राइवर और OLE DB प्रदाता प्रदान करते हैं जिनका उपयोग आप डेटा को निम्‍न सामान्‍य डेटा स्रोत से पुनर्प्राप्त करने के लिए कर सकते हैं: Microsoft Office Access, वर्ल्ड वाइड वेब पर HTML फ़ाइलें, पाठ फ़ाइलें, Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server विश्लेषण सेवाएँ, और XML फ़ाइलें. डेटा कनेक्शन विज़ार्ड और Microsoft Query का उपयोग कर, आप कई अन्‍य डेटा स्रोत एक्‍सेस कर सकते हैं जिनके पास Excel कार्यपत्रकों, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle, और DB2 सहित उचित OLE DB प्रदाता और ODBC ड्राइवर हो.

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Access डेटाबेस से डेटा आयात करना

Microsoft Office Access और Microsoft Office Excel के बीच डेटा के विनिमय के कई तरीके हैं.

  • डेटा को Access से Excel में ले जाने के लिए, आप Access डेटापत्रक से डेटा की प्रतिलिपि बनाकर किसी Excel कार्यपुस्‍तिका में चिपका सकते हैं, किसी Excel कार्यपुस्‍तिका से Access डेटाबेस में कनेक्‍ट कर सकते हैं, या Access डेटा को Excel कार्यपत्रक में निर्यात कर सकते हैं.

  • डेटा को Excel से Access में ले जाने के लिए, आप Excel कार्यपुस्‍तिका से डेटा की प्रतिलिपि बनाकर उसे किसी Access डेटापत्रक में चिपका सकते हैं, किसी Excel कार्यपत्रक को Access तालिका में निर्यात कर सकते हैं, या Access तालिका से किसी Excel कार्यपत्रक को लिंक कर सकते हैं.

नोट: आयात शब्‍द के Excel और Access के बीच दो भिन्‍न अर्थ हैं. Excel में, आयात शब्‍द का अर्थ उस डेटा के साथ स्‍थायी कनेक्‍शन बनाना है जिसे ताज़ा किया जा सके. Access में, आयात शब्‍द का अर्थ डेटा को बिना डेटा कनेक्‍शन के Access में जाना है.

Excel में Access डेटा के साथ कार्य करना

आप चाहे तो डेटा विश्लेषण और चार्टिंग सुविधाओं, डेटा व्‍यवस्‍था और लेआउट सुविधा, या Access में अनुपलब्‍ध फ़क्‍शंस का लाभ लेने के लिए Excel कार्यपुस्तिका में Access डेटा के साथ कार्य कर सकते हैं.

Excel से Access डेटा कनेक्‍ट करना

Excel में ताज़ा किए जाने योग्‍य Access डेटा ले जाने के लिए, आप Access डेटाबेस से कनेक्‍शन बना सकते हैं और पूरा डेटा किसी तालिका या क्‍वेरी से पुनर्प्राप्त कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप चाहें तो किसी Excel सारांश बजट रिपार्ट को अद्यतन कर सकते हैं जो आप प्रति माह वितरित करते हैं ताकि उसमें वर्तमान माह का डेटा हो.

Access डेटा को Excel में निर्यात करना

Access में निर्यात विज़ार्ड का उपयोग कर, आप किसी Access डेटाबेस ऑब्जेक्ट, जैसे तालिका, क्‍वेरी, प्रपत्र, या चयनित अभिलेखों को Excel कार्यपत्रक के किसी दृश्‍य में निर्यात कर सकते हैं. जब आप निर्यात कार्रवाई करते हैं, तो आप भविष्य में उपयोग के लिए विवरण सहेज सकते हैं और निर्यात कार्रवाई को निर्दिष्ट समय अंतराल के बाद स्‍वत: चलने के लिए शेड्यूल भी कर सकते हैं.

Access से Excel में डेटा निर्यात करने के लिए निम्‍न कुछ सामान्‍य परिदृश्‍य हैं:

  • आपका विभाग या कार्य समूह डेटा के साथ कार्य करने के लिए Access और Excel दोनों का उपयोग करता है. आप Access डेटाबेस में डेटा संग्रहीत करते हैं, लेकिन आप डेटा का विश्लेषण करने और अपने विश्लेषण के परिणामों के वितरण के लिए Excel का उपयोग करते हैं. आपकी टीम आवश्‍यकता पड़ने पर वर्तमान में Excel में डेटा निर्यात करती है, लेकिन आप इस प्रक्रिया को और बेहतर बनाना चाहेंगे.

  • आप Access के दीर्घकालीन उपयोगकर्ता हैं, लेकिन आपका प्रबंधक Excel में रिपार्ट देखना पसंद करता है. नियमित समय अंतराल के बाद, आप डेटा की Excel में प्रतिलिपि बनाने का कार्य कर सकते हैं,लेकिन आप इस प्रक्रिया को अपना समय बचाने के लिए स्‍वचालित कर सकते हैं.

Access से Excel में डेटा निर्यात करने के बारे में और जानकारी के लिए, Access मदद प्रणाली देखें.

Access में Excel डेटा के साथ कार्य करना

आप चाहें तो Access डेटा प्रबंधन, सुरक्षा, या एकाधिक उपयोगकर्ता सुविधाओं का लाभ उठाने के लिए Access डेटाबेस में Excel डेटा के साथ कार्य कर सकते हैं. यद्यपि Access में कई उपयोगी सुविधाएँ हैं, फिर भी दो सुविधाएँ ऐसी हैं जिन्‍हें उपयोगकर्ता अपने Excel डेटा के लिए विशेष रूप से उपयोगी पाएँगे:

  • रिपोर्ट्‍स     यदि आप Access रिपोर्ट्स डिज़ाइन करने से परिचित हैं और यदि आप अपने Excel डेटा का इस प्रकार की रिपोर्ट में सारांश बनाना और उसे व्‍यवस्‍थित करना चाहते हैं, तो आप कोई Access रिपोर्ट बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अधिक सुविधायुक्त रिपोर्ट्स जैसे समूह और सारांश रिपोर्ट, मुद्रित लेबल, और ग्राफ़िकल रिपोर्ट्स बना सकते हैं.

  • प्रपत्र     यदि आप Excel में डेटा ढूँढनें या प्रदर्शित करने के लिए कोई प्रपत्र उपयोग करना चाहते हैं, तो आप Access प्रपत्र बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने कार्यपत्रक में स्‍तंभों के क्रम से भिन्‍न क्रम में फ़ील्‍ड प्रदर्शित करने के लिए कोई Access प्रपत्र बना सकते हैं, या आप एक स्‍क्रीन पर अधिक आसानी से डेटा की एक लंबी पंक्ति देख सकते हैं.

Access प्रपत्रों और रिपोर्ट्स के साथ कार्य करने के बारे में और अधिक जानकारी के लिए, Access मदद प्रणाली देखें.

Access से Excel डेटा से लिंक करना

आप किसी Excel श्रेणी को Access डेटाबेस में तालिका के रूप में लिंक कर सकते हैं. इस पहुँच का उपयोग आप न केवल Excel में श्रेणी के रखरखाव को जारी रखने के लिए करें बल्कि Access द्वारा श्रेणी उपलब्ध रखने के लिए भी करें. इस प्रकार की लिंक आप Access से बनाते हैं, Excel से नहीं.

जब आप किसी Excel कार्यपत्रक या नामित श्रेणी पर लिंक करते हैं, तो Access नई तालिका बनाता है जो स्रोत कक्षों पर लिंक की जाती है. Excel में स्रोत कक्षों में किया गया कोई भी बदलाव लिंक की गई तालिका में दिखाई देता है. हालाँकि, आप Access में संगत तालिका की सामग्रियों को संपादित नहीं कर सकते हैं. यदि आप डेटा जोड़ना, संपादित करना, या हटाना चाहते हैं, तो आपको स्रोत फ़ाइल में परिवर्तन करना चाहिए.

Access से Excel कार्यपत्रक पर लिंक करने के लिए सामान्य परिदृश्य निम्न हैं:

  • आप Excel कार्यपत्रकों में न केवल अपना डेटा रखना चाहते हैं, बल्कि Access की सशक्त क्वेरिंग और रिपोर्टिंग सुविधाओं को भी उपयोग करने में सक्षम होना चाहते हैं.

  • आपका विभाग या कार्यसमूह Access उपयोग करता है, परंतु बाह्य स्रोतों का डेटा जिस पर आप कार्य करते हैं Excel कार्यपत्रकों में होता है. आप बाह्य डेटा की प्रतिलिपियाँ बनाए रखना नहीं चाहते हैं, किंतु आप Access में इसके साथ कार्य करने में सक्षम होना चाहते हैं.

Access से Excel में डेटा लिंक करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Access मदद सिस्‍टम देखें.

Excel डेटा को Access में आयात करना

Access डेटाबेस में Excel से डेटा संग्रहीत करने, और तब वहाँ से Access में डेटा का उपयोग व बनाए रखने के लिए, आप डेटा आयात कर सकते हैं. जब आप डेटा आयात करते हैं, तो Access Excel में बिना डेटा परिवर्तित किए किसी नई या मौजूदा तालिका में डेटा संग्रहीत करता है. किसी आयात प्रक्रिया के दौरान आप एक बार में केवल एक कार्यपत्रक ही आयात कर सकते हैं. एकाधिक कार्यपत्रकों से डेटा आयात करने के लिए, प्रत्येक कार्यपत्रक के लिए आयात प्रक्रिया दोहराएँ.

Excel डेटा को Access में आयात करने के लिए निम्न सामान्य परिदृश्य हैं:

  • आप Excel के दीर्घकालिक उपयोगकर्ता हैं परंतु, आगे जाकर, आप इस डेटा के साथ कार्य करने के लिए Access उपयोग करना चाहते हैं. आप अपने Excel कार्यपत्रकों के डेटा को एक या अधिक नए Access डेटाबेस में ले जाना चाहते हैं.

  • आपका विभाग या कार्यसमूह Access उपयोग करता है, परंतु कभी-कभी आप Excel स्वरूप में डेटा प्राप्त करते हैं जो आपके Access डेटाबेस के साथ मर्ज होना चाहिए. आप इन Excel कार्यपत्रकों को प्राप्त होते ही अपने डेटाबेस में आयात करना चाहते हैं.

  • आप अपना डेटा प्रबंधित करने के लिए Access उपयोग करते हैं, परंतु आपके बाकी दल से प्राप्त होने वाली साप्ताहिक रिपोर्ट Excel कार्यपुस्तिकाएँ हैं. आप आयात प्रक्रिया को यह सुनिश्चित करने के लिए सरल बनाना चाहेंगे कि डेटा आपके कार्यप‍त्रक में प्रत्येक सप्ताह निश्चित समय पर आयात होता है.

Excel से Access में डेटा आयात करने के बारे में और जानकारी के लिए, Access मदद प्रणाली देखें.

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वेब से डेटा आयात करना

वेब पेजेज़ में आमतौर पर वह जानकारी होती है जो Excel में विश्लेषण के लिए पूर्ण है. उदाहरण के लिए, आप वेब पेज से सीधे ही आने वाली जानकारी उपयोग करके Excel में स्टॉक कोट्स विश्लेषित कर सकते हैं. आपकी आवश्यकताओं के आधार पर आप ताज़ा करने योग्य डेटा पुनर्प्राप्त कर सकते हैं (अर्थात, आप वेब पेज पर नवीनतम डेटा के साथ Excel में डेटा अद्यतन कर सकते हैं), या आप वेब पेज से डेटा प्राप्त कर सकते हैं और इसे कार्यपत्रक पर स्थैतिक रख सकते हैं.

अपने इंट्रानेट या इंटरनेट, जैसे एकल तालिका, एकाधिक तालिकाएँ या वेब पेज का सभी पाठ पर संग्रहीत डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए, और Excel के उपकरण व सुविधाएँ उपयोग करके विश्लेषित करने के लिए आप वेब क्वेरी उपयोग कर सकते हैं. बटन की एक क्लिक के साथ, आप वेब पेज से नवीनतम जानकारी के साथ डेटा आसानी से ताज़ा कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप सार्वजनिक वेब पेज से स्टोक कोट्स पुनर्प्राप्त करके अद्यतन कर सकते हैं, या कंपनी वेब पेज से विक्रय जानकारी की तालिका पुनर्प्राप्त करके अद्यतन कर सकते हैं.

नई वेब क्वेरी उपयोग करके आप वेब पेज से उत्पन्न डेटा आयात कर सकते हैं. (डेटा टैब पर, बाह्य डेटा प्राप्त करें समूह में, वेब से क्लिक करें.) आपको अपनी कंपनी के इंट्रानेट या अपने कंप्यूटर अथवा नेटवर्क के मोडेम द्वारा वर्ल्ड वाइड वेब (WWW) पर पहुँचने की आवश्यकता होगी, या आप स्थानीय HTML या XML फ़ाइलों से क्वेरी बना सकते हैं.

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पाठ फ़ाइलें आयात करना

पाठ फ़ाइल से कार्यपत्रक में डेटा आयात करने के लिए आप Excel का उपयोग कर सकते हैं. (डेटा टैब पर, बाह्य डेटा प्राप्त करें समूह में, पाठ से क्लिक करें.) पाठ स्वरूप विज़ार्ड आयात की जाने वाली पाठ फ़ाइल की जाँच करता है और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि डेटा आपके इच्छित तरीके में आयात होता है.

Excel उपयोग करके पाठ फ़ाइल से डेटा आयात करने के दो तरीके हैं: आप Excel में पाठ फ़ाइल खोल सकते हैं (जो पाठ फ़ाइल में कोई कनेक्शन नहीं बनाता है), या आप पाठ फ़ाइल को बाह्य डेटा श्रेणी के रूप में आयात कर सकते हैं (जो पाठ फ़ाइल पर कनेक्शन बनाता है).

सामान्यत: दो उपयोग किए गए फ़ाइल स्वरूप हैं:

  • सीमांकित पाठ फ़ाइलें (.txt), जिसमें TAB वर्ण (ASCII वर्ण कोड 009) सामान्यत: पाठ की प्रत्येक फ़ील्ड को अलग करता है.

  • अर्द्धविराम द्वारा पृथक किए गए मान (CSV) वाली पाठ फ़ाइलें (.csv), जिसमें सामान्यत: अर्द्धविराम पाठ की प्रत्येक फ़ील्ड को पृथक करता है.

आप पृथककारी वर्ण, जो सीमांकित और .csv पाठ फ़ाइलों में उपयोग किए जाते हैं, भी बदल सकते हैं. आयात या निर्यात प्रक्रियाएँ आपके इच्छित तरीके में कार्य करती हैं या नहीं यह सुनिश्चित करने के लिए यह आवश्यक हो सकता है.

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Microsoft SQL Server से डेटा आयात करना

Microsoft SQL Server पूर्ण-सुविधायुक्त, संबंधात्मक डेटाबेस है जो ऐसे उद्यम-व्यापी डेटा समाधानों के लिए डिज़ाइन किया जाता है जिन्हें अधिकतम कार्यक्षमता, उपलब्धता, स्केलेबिलिटी, और सुरक्षा की आवश्यकता होती है. Excel में, आप आसानी से Microsoft SQL Server डेटाबेस से कनेक्ट हो सकते हैं. (डेटा टैब पर, बाह्य डेटा प्राप्त करें समूह में, अन्य स्रोतों से क्लिक करें, और तब SQL Server से क्लिक करें.)

जब आप Microsoft SQL Server डेटाबेस से कनेक्ट होते हैं, तो डेटा कनेक्शन विज़ार्ड तीन पृष्ठ प्रदर्शित करता है:

  • पृष्ठ 1: डेटाबेस सर्वर से कनेक्ट करें     सर्वर और डेटाबेस सर्वर पर लॉग ऑन करने के आपके तरीके को निर्दिष्ट करने के लिए इस पृष्ठ का उपयोग करें.

  • पृष्ठ 2: डेटाबेस और तालिका का चयन करें    डेटाबेस, और तालिका या क्वेरी निर्दिष्ट करने के लिए इस पृष्ठ का उपयोग करें.

  • पृष्ठ 3: डेटा फ़ाइल और कनेक्शन सहेजें    फ़ाइल का पता करने के लिए कनेक्शन फ़ाइल और खोज पदबंधों को निर्दिष्ट और वर्णन करने हेतु इस पृष्ठ का उपयोग करें.

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Microsoft SQL Server Analysis Services से डेटा आयात करना

वे विश्लेषण सेवाएँ (Microsoft SQL Server का घटक) जो व्यवसाय इंटेलिजेंस का समर्थन करती है और OLAPविश्लेषण सिस्टम, की परफ़ॉर्मेंस इंडिकेटर (KPI) स्कोरकार्ड्स, डेटा माइनिंग, और डैशबोर्ड रिपोर्टिंग सिस्टम की नींव हैं. Excel में, आप OLAP प्रदाता का उपयोग कर विश्लेषण सेवाएँ OLAP डेटाबेस से आसानी से कनेक्ट कर सकते हैं. (डेटा टैब पर, बाहरी डेटा प्राप्त करें समूह में, अन्य स्रोतों से क्लिक करें, और तब विश्लेषण सेवाओं से क्लिक करें.) OLAP प्रदाता किसी विशिष्ट प्रकार के OLAP डेटाबेस को पहुँच प्रदान करने वाले सॉफ़्टवेयर का सेट है. यह सॉफ़्टवेयर डेटा स्रोत ड्राइवर और डेटाबेस से कनेक्ट करने के लिए आवश्यक अन्य क्लाइंट सॉफ़्टवेयर शामिल कर सकता है. OLAP प्रदाता से कनेक्ट होने के लिए आपको PivotTable रिपोर्ट रिपोर्ट का उपयोग करना चाहिए.

OLAP डेटा स्रोत से डिस्कनेक्ट होने पर आप OLAP डेटा पर पहुँच पा सकते हैं. ऑफ़लाइन क्यूब फ़ाइल .cub एक्सटेंशन वाली फ़ाइल है जो OLAP सर्वर डेटाबेस से स्रोत डेटा का भाग संग्रहीत करता है. सर्वर अनुपलब्ध रहने या नेटवर्क से डिस्कनेक्ट होने पर PivotTable और PivotChart रिपोर्ट में परिवर्तन करना जारी रखने के लिए ऑफ़लाइन क्यूब फ़ाइल का उपयोग करें.

जब आप Microsoft SQL Server विश्लेषण सेवाएँ से कनेक्ट होते हैं, तब डेटा कनेक्शन विज़ार्ड तीन पृष्ठ प्रदर्शित करता है:

  • पृष्ठ 1: डेटाबेस सर्वर से कनेक्ट करें     सर्वर और डेटाबेस सर्वर पर लॉग ऑन करने के आपके तरीके को निर्दिष्ट करने के लिए इस पृष्ठ का उपयोग करें.

  • पृष्ठ 2: डेटाबेस और तालिका का चयन करें    डेटाबेस और क्यूब निर्दिष्ट करने के लिए इस पृष्ठ का उपयोग करें.

  • पृष्ठ 3: डेटा फ़ाइल और कनेक्शन सहेजें    फ़ाइल का पता करने के लिए कनेक्शन फ़ाइल और खोज पदबंधों को निर्दिष्ट और वर्णन करने के लिए इस पृष्ठ का उपयोग करें.

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XML डेटा आयात करना

Office Excel से आसानी से अन्य डेटाबेस और अनुप्रयोगों से बना एक्सटेंसिबल मार्कअप भाषा (XML) डेटा आयात किया जा सकता है, XML स्कीमा से कार्यपत्रक कक्षों में XML तत्व मैप किए जा सकते हैं, और अन्य डेटाबेस और अनुप्रयोगों से आदान-प्रदान के लिए संशोधित XML डेटा निर्यात किया जा सकता है. परिचित उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस से Excel को XML डेटा फ़ाइल जनरेटर में बदलना, जैसे इन नई XML सुविधाओं के बारे में सोचें.

XML मैप्स का उपयोग कर, आप Excel दस्तावेज़ से व्यावसायिक डेटा के विशिष्ट भागों को आसानी से जोड़, पहचान, और निकाल कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, ग्राहक के नाम और पते वाला इनवॉइस, या अंतिम तिमाही वित्तीय परिणामों वाली रिपोर्ट, केवल स्टैटिक रिपोर्ट्स नहीं रहतीं. आप आसानी से डेटाबेस और अनुप्रयोगों से यह जानकारी आयात कर सकते हैं, संशोधित कर सकते हैं और इसे उसी या अन्य डेटाबेस और अनुप्रयोगों में निर्यात कर सकते हैं.

मुख्य XML परिदृश्य

XML सुविधाएँ निम्न मुख्य परिदृश्य बताने के लिए डिज़ाइन की गई हैं:

  • मौजूदा कक्षों पर XML तत्वों को मैप कर मौजूदा Excel टेम्पलेट्स की कार्यक्षमता विस्तृत करें. यह पुन: डिज़ाइन किए बिना आपके टेम्पलेट्स में से XML डेटा प्राप्त करना आसान बनाता है.

  • मौजूदा स्प्रैडशीट्स पर XML ‍तत्व मैप कर अपने मौजूदा परिकलन मॉडल में XML डेटा का इनपुट के रूप में उपयोग करें.

  • किसी नई कार्यपुस्तिका में XML डेटा फ़ाइले आयात करें.

  • वेब सेवा से आपके Excel कार्यपत्रक में XML डेटा आयात करें.

  • मैप किए गए कक्षों के डेटा को कार्यपुस्तिका के अन्य डेटा से स्वतंत्र XML डेटा फ़ाइलों में निर्यात करें.

Excel में XML डेटा उपयोग करने की आधारभूत प्रक्रिया

निम्न आरेख यह दिखाता है कि Excel के साथ XML का उपयोग करने पर विभिन्न फ़ाइलें और कार्रवाई एक साथ कैसे कार्य करते हैं. मूलत:, प्रक्रिया में पाँच चरण होते हैं.

XML डेटा के साथ Excel के काम करने के तरीके का ओवरव्यू

कॉलआउट 1 किसी कार्यपुस्तिका में XML स्कीमा फ़ाइल (.xsd) जोड़ना.

कॉलआउट 2 अलग-अलग कक्षों या XML सूचियों में XML स्कीमा तत्व मैप करना.

कॉलआउट 3 XML डेटा फ़ाइल (.xml) आयात करना और मैप किए गए कक्षों में XML तत्वों को बाइंड करना.

चरण 4 XML संरचना और परिभाषाओं को रक्षित करने के दौरान, डेटा दर्ज करना, मैप किए गए कक्षों को ले जाना, और Excel कार्यक्षमता प्राप्त करना.

चरण 5 मैप किए गए कक्षों के संशोधित डेटा को XML डेटा फ़ाइल में निर्यात करना.

XML डेटा का उपयोग करना

जब आप आपकी कार्यपुस्तिका के मौजूदा XML मैप में XML डेटा फ़ाइल की सामग्री आयात करते हैं, तब आप फ़ाइल के डेटा को आपकी कार्यपुस्तिका में संग्रहीत XML मैप में बाइंड करते हैं. इसका अर्थ यह है कि XML डेटा फ़ाइल के प्रत्येक डेटा तत्व का XML स्कीमा या अनुमानित स्कीमा में संबंधित तत्व होता है. प्रत्येक XML मैप में केवल एक XML डेटा बाइंडिंग होती है, और XML डेटा बाइंडिंग किस‍ी एकल XML मैप से बनी सभी मैपिंग से बाउंड होती है.

आप वहाँ XML मैप गुण संवाद बॉक्स (डेवलबर टैब पर, XML समूह में, मैप गुण क्लिक करें.) प्रदर्शित कर सकते हैं, जहाँ सभी डिफ़ॉल्ट रूप से चालू, तीन विकल्प हैं, जिन्हें आप XML डेटा बाइंडिंग का व्यवहार नियंत्रित करने के‍ लिए सेट या साफ़ कर सकते हैं:

  • आयात और निर्यात करने के लिए स्कीमा से डेटा मान्य करें    डेटा आयात करते समय Excel का XML मैप की तुलना में डेटा मान्य करना निर्दिष्ट करता है. आयात किया गया XML डेटा का XML स्कीमा से मेल खाना सुनिश्चि‍त करते समय यह विकल्प सेट करें.

  • मौजूदा डेटा को नए डेटा से अधिलेखित करें    डेटा आयात करते समय डेटा का अधिलेखित होना निर्दिष्ट करता है. वर्तमान डेटा को नए डेटा से बदलने के लिए इस विकल्प को सेट करें, उदाहरण के लिए, जब नई XML डेटा फ़ाइल में अप-टू-डेट डेटा हो.

  • मौजूदा XML सूचियों के पीछे नया डेटा जोड़ें    कार्यपत्रक पर मौजूदा डेटा के पीछे डेटा स्रोत की सामग्री का जोड़ा जाना निर्दिष्ट करता है. यह विकल्प सेट करें, उदाहरण के लिए, जब आप अनेक समान XML डेटा फ़ाइलों से XML सूची में डेटा समेकित करते हैं, या आप फ़ंक्शन वाले कक्षों की सामग्री अधिलेखित नहीं करना चाहते.

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डेटा कनेक्शन विज़ार्ड का उपयोग कर डेटा आयात करना

आप पहले से निर्धारित OLE DB और ODBC बाह्य डेटा स्रोत से कनेक्ट करने के लिए डेटा कनेक्शन विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं. डेटा कनेक्शन विज़ार्ड खोलने के लिए, डेटा टैब पर, बाहरी डेटा प्राप्त करें समूह में, अन्य स्रोतों से क्लिक करें, और तब डेटा कनेक्शन विज़ार्ड से क्लिक करें.

यदि आप डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में अन्य/उन्नत डेटा स्रोत विकल्प चुनते हैं, तो आप डेटा लिंक गुण संवाद बॉक्स में उपलब्ध OLE DB प्रदाताओं की कोई सूची देख सकते हैं. इसके अलावा, ODBC ड्राइवर्स के लिए Microsoft OLE DB प्रदाता ODBC डेटा स्रोतों को पहुँच प्रदान करते हैं. इस संवाद बॉक्स में प्रत्येक टैब के उपयोग की अधिक जानकारी के लिए, डेटा लिंक गुण संवाद बॉक्स में मदद क्लिक करें.

सामान्यत:, डेटा लिंक गुण संवाद बॉक्स में कनेक्शन जानकारी निर्धारित करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  • प्रदाता टैब क्लिक करें, OLE DB प्रदाता का चयन करें, और तब कनेक्शन टैब प्रदर्शित करने, उस OLE DB प्रदाता के लिए विशिष्ट कनेक्शन जानकारी दर्ज करने के लिए अगला क्लिक करें.

    प्रत्येक OLE DB प्रदाता विशिष्ट कनेक्शन जानकारी प्रदान करता है. उदाहरण के लिए, Microsoft OLE DB प्रदाता को SQL सर्वर के लिए एक सर्वर नाम, सर्वर स्थान और एक उपयोगकर्ता नाम की आवश्यकता होती है , और आप शायद अतिरिक्त जानकारी परिभाषित करना चाहें, जैसे एक पासवर्ड या आप Microsoft Windows एकीकृत सुरक्षा उपयोग करना चाहते हैं.

  • अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने के लिए उन्नत टैब क्लिक करें, जैसे नेटवर्क सेटिंग्स और पहुँच अनु‍मतियाँ.

  • OLE DB प्रदाता के लिए प्रारंभ करने वाले गुण परिभाषित करने के लिए सभी टैब क्लिक करें.

नोट: आप डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में डेटा फ़िल्टर नहीं कर सकते या जोड़ नहीं सकते.

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Microsoft क्वेरी का उपयोग कर डेटा आयात करना

आप डेटा आयात करने के लिए Microsoft क्वेरी का भी उपयोग कर सकते हैं. (डेटा टैब पर, बाह्य डेटा प्राप्त करें समूह में, किसी अन्य स्रोत से क्लिक करें, और तब Microsoft क्वेरी से क्लिक करें.) डेटा पुर्नप्राप्त करने के लिए ODBC डेटा स्रोत स्थापित करने के लिए आप Microsoft क्वेरी उपयोग करें. Microsoft क्वेरी में, एक साधारण क्वेरी बनाने के लिए आप क्वेरी विज़ार्ड उपयोग कर सकते हैं, या क्वेरी में एक जटिल क्वेरी बनाने के लिए आप उन्नत‍ तरीका उपयोग करें और निम्न करें:

  • डेटा को Excel में लाने के पहले उसकी पंक्तियाँ या स्तंभ फ़िल्टर करें.

  • कोई पैरामीटर क्वेरी बनाएँ.

  • डेटा को Excel में लाने के पहले उसे सार्ट करें.

  • एकाधिक तालिकाएँ जोड़ें.

Microsoft क्वेरी एक साधारण फ़्रंट एण्ड प्रदान करती है, जिसे इन विशिष्ट क्वेरी कार्यो को करने के लिए Excel से आसानी से प्राप्त किया जा सकता है.

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फ़ंक्शन्स का उपयोग करके प्रोग्राम के रूप में डेटा आयात करना

यदि आप कोई डेवलपर हैं, तो Excel में विभिन्न तरीके है जिनका आप डेटा आयात करने में उपयोग कर सकते हैं:

  • आप बाह्य डेटा स्रोत पर पहुँच प्राप्त करने के लिए एप्लिकेशन के लिए Visual Basic (VBA)उपयोग कर सकते हैं. डेटा स्रोत के आधार पर, आप डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए ActiveX डेटा ऑब्जेक्ट्स (ADO) या डेटा एक्सेस ऑब्जेक्ट्स (DAO) उपयोग कर सकते हैं. आप कनेक्शन जानकारी को निर्दिष्ट करने वाली कनेक्शन स्ट्रिंग अपने कोड में परिभाषित कर सकते हैं. कनेक्शन स्ट्रिंग का उपयोग करना लाभकारी है, उदाहरण के लिए, जब आप सिस्टम व्यवस्थापक की आवश्यकता पड़ने से या उपयोगकर्ता द्वारा पहले एक कनेक्शन फ़ाइल का निर्माण करने से बचना चाहें या अपने अनुप्रयोग की स्थापना सरल बनाना चाहें.

  • यदि आप SQL सर्वर डेटाबेस से डेटा आयात करते हैं, तो SQL नेटिव क्लाइंट के उपयोग करने पर विचार करें, जो कि एक स्टैंड-अलोन डेटा पहुँच अनुप्रयोग प्रोग्रामिंग इंटरफेस (API) है जो कि OLE DB और ODBC दोनों के लिए उपयोग किया जाता है. यह SQL OLE DB प्रदाता और SQL ODBC ड्राइवर को एक नेटिव डायनेमिक लिंक लायब्रेरी (DLL) में जोड़ता है, साथ ही Microsoft डेटा पहुँच घटक (MDAC) से भिन्न नई कार्यक्षमता भी प्रदान करता है. आप SQL नेटिव क्लाइंट का उपयोग नए SQL सर्वर 2005 सुविधाओं, जैसे एकाधिक सक्रिय परिणाम सेट्स (MARS), उपयोगकर्ता-निर्धारित प्रकार (UDT), और XML डेटा प्रकार समर्थन का लाभ लेने वाले नए अनुप्रयोग बनाने या मौजूदा अनुप्रयोग एनहांस करने में कर सकते हैं.

  • RTD फ़ंक्शन COM एड-इन का समर्थन करने वाले किसी प्रोग्राम से रीयल-टाइम डेटा पुनर्प्राप्त करता है. RTD COM स्वचालन ऐड-इन स्थानीय कंप्यूटर पर अवश्य बनाना और पंजीकृत करना चाहिए.

  • SQL.REQUEST फ़ंक्शन किसी बाह्य डेटा स्रोत से कनेक्ट होता है और कार्यपत्रक से कोई क्वेरी चलाता है. SQL.REQUEST मेक्रो प्रोग्रामिंग की आवश्यकता के बिना एक सरणी के रूप में परिणाम देता है. यदि यह फ़ंक्शन उपलब्ध नही है, तो आपको Microsoft Excel ODBC एड-इन (XLODBC.XLA) अवश्य स्थापित करना चाहिए. आप Microsoft Office वेब साइट से ऐड-इन स्थापित कर सकते हैं.

अनुप्रयोगों के लिए Visual Basic बनाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Microsoft Visual Basic मदद देखें.

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डेटा पहुँच को अधिक सुरक्षित बनाना

जब आप किसी बाह्य डेटा स्रोत से कनेक्ट होते हैं या डेटा को ताज़ा करते हैं, तब संभावित सुरक्षा विषयों के बारे में सावधान रहना और यह जानना कि आप इस विषय में क्या कर सकते है, महत्वपूर्ण है. निम्न मार्गदर्शन उपयोग करें और अपने डेटा की सुरक्षा में मदद के लिए इनका प्रयोग करें.

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किसी विश्वसनीय स्थान पर डेटा कनेक्शन संग्रहीत करें

किसी डेटा कनेक्शन फ़ाइल में सामान्यत: एक या अधिक क्वेरीज़ होती हैं जो कि बाह्य डेटा को ताज़ा करने के लिए उपयोग की जाती हैं. इस फ़ाइल को बदलकर, द्वेषपूर्ण उद्देश्य रखने वाला उपयोगकर्ता गुप्त जानकारी प्राप्त करने के लिए कोई क्वेरी डिज़ाइन कर सकता है और उसे अन्य लोगों को दे सकता है या अन्य हानिकारक कार्य कर सकता है. अत:, निम्न सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है:

  • कनेक्शन फ़ाइल विश्वसनीय व्यक्ति के द्वारा लिखी गई थी.

  • कनेक्शन फ़ाइल सुरक्षित है और किसी विश्वसनीय स्थान से प्राप्त होती है.

सुरक्षा सुधारने में मदद के लिए, आपके कंप्यूटर पर बाह्य डेटा कनेक्शन अक्षम किया जा सकता है. आपके द्वारा किसी कार्यपुस्तिका के खोले जाने पर डेटा से कनेक्ट होने के लिए, आपको विश्वसनीय केन्द्रीय पट्टी का उपयोग कर या कार्यपुस्तिका किसी विश्वसनीय स्थान पर रखकर डेटा कनेक्शन अवश्य सक्रिय करना चाहिए. अधिक जानकारी के लिए अपनी फ़ाइलों के लिए एक विश्वसनीय स्थान बनाएँ, निकालें या बदलें , कोई विश्वसनीय प्रकाशक जोड़ें, निकालें या देखें, और विश्वास केन्द्र में मेरी सुरक्षा सेटिंग देखें देखें.

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क्रेडेंशियल्स का उपयोग सुरक्षित रूप से करें

किसी बाह्य डेटा स्रोत पर पहुँच प्राप्त करने के लिए आमतौर पर क्रेडेंशियल्स की आवश्यकता होती है (जैसे कि कोई उपयोगकर्ता नाम और एक पासवर्ड) जो कि उपयोगकर्ता के प्रमाणीकरण के लिए उपयोग किए जाते है. सुनिश्चित कर लें कि आपको ये क्रेडेंशियल्स सुरक्षित रूप से प्रदान किए गए हैं और आप भूलवश इन क्रेडेंशियल्स को अन्य लोगों को प्रकट न कर दें.

अभेद्य पासवर्ड का उपयोग करें जो अपरकेस और लोअरकेस वर्णों, संख्याओं, और प्रतीकों का संयोजन हो. कमजोर पासवर्ड में ये तत्व मिश्रित नहीं होते. अभेद्य पासवर्ड: Y6dh!et5. कमजोर पासवर्ड: House27. पासवर्ड लंबाई में 8 या उससे अधिक वर्ण वाले होने चाहिए. 14 या उससे अधिक वर्णों का उपयोग करने वाला पासफ्रे़ज़ बेहतर होता है. और जानकारी के लिए, अभेद्य पासवर्ड्‍स से अपनी व्यक्तिगत जानकारी की सुरक्षा में मदद (अंग्रेज़ी में) देखें.

अपना पासवर्ड याद रखना महत्वपूर्ण है. यदि आप अपना पासवर्ड भूल गए हैं, तो Microsoft उसे पुनर्प्राप्त नहीं कर सकता. सुरक्षा में मदद करने वाली जानकारी से दूर किसी सुरक्षित स्थान पर अपने पासवर्ड्‍स लिख कर रखें.

डेटा स्रोत से कनेक्ट होते समय लॉग ऑन जानकारी सहेजने से बचें. यह जानकारी कार्यपुस्तिका और कनेक्शन फ़ाइल में साधारण पाठ के रूप में सहेजी जा सकती है, और कोई द्वेषपूर्ण उपयोगकर्ता डेटा स्रोत की सुरक्षा को भंग करते हुए जानकारी पर पहुँच प्राप्त कर सकता है.

संभव होने पर, Windows प्रमाणीकरण (जो कि विश्वसनीय कनेक्शन भी कहा जाता है) उपयोग करें, जो कि SQL सर्वर से कनेक्ट करने के लिए किसी Windows उपयोगकर्ता खाते उपयोग करता है. जब कोई उपयोगकर्ता Windows उपयोगकर्ता खाते के द्वारा कनेक्ट होता है, तब SQL सर्वर, खाता नाम और पासवर्ड मान्य करने के लिए ऑपरेटिंग सिस्टम की जानकारी उपयोग करता है. आपके द्वारा Windows प्रमाणीकरण जानकारी उपयोग किए जाने के पहले, सर्वर व्यवस्थापक के प्रमाणीकरण का यह मोड उपयोग करने के लिए SQL सर्वर अवश्य कॉन्फ़िगर करना चाहिए. यदि Windows प्रमाणीकरण उपलब्ध नहीं है, तो उपयोगकर्ता की लॉगऑन जानकारी सहेजने से बचें. उपयोगकर्ता के लिए प्रत्येक बार लॉगऑन करते समय उनकी लॉगऑन जानकारी प्रविष्ट करना ज्यादा सुरक्षित है.

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Excel सेवाओं पर सुरक्षित रूप से प्रकाशन करना

किसी डेटा स्रोत से कनेक्ट करने पर, जब आप Excel सेवाओं में डेटा स्रोत पर पहुँच प्राप्त करते हैं, तब प्रमाणीकरण की पद्धति चुनने के लिए आप Excel सेवा प्रमाणीकरण सेटिंग संवाद बॉक्स का उपयोग कर सकते हैं. डेटा स्रोत पर लॉग ऑन करने के लिए आप निम्न में से एक विकल्प का चयन कर सकते हैं:

  • Windows प्रमाणीकरण    वर्तमान उपयोगकर्ता का Windows उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड उपयोग करने के लिए इस विकल्प का चयन करें. यह सबसे सुरक्षित पद्धति है, किंतु कई उपयोगकर्ता होने पर यह प्रदर्शन पर प्रभाव डाल सकता है.

  • SSO    सिंगल साइन ऑन का उपयोग करने के लिए इस विकल्प का चयन करें, और तब SSO ID पाठ बॉक्स में उचित पहचान स्ट्रिंग दर्ज करें. साइट व्यवस्थापक सिंगल साइन ऑन डेटाबेस का उपयोग करने के लिए वह SharePoint साइट कॉन्फ़िगर कर सकता है, जहाँ उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड संग्रहीत किया जा सकता है. कई उपयोगकर्ता होने पर यह पद्धति सबसे प्रभावी हो सकती है.

  • कुछ नहीं    कनेक्शन फ़ाइल में उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड सहेजने के लिए इस विकल्प का चयन करें.

नोट: प्रमाणीकरण सेटिंग केवल Excel सेवाओं द्वारा उपयोग की जाती है, Microsoft Office Excel द्वारा नहीं. यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि Excel या Excel सेवाओं में कार्यपुस्तिका खोलने पर भी समान डेटा पर पहुँचा जाए, तो ध्यान दें कि Excel में प्रमाणीकरण सेटिंग भी समान हो.

अपने कनेक्शन की सुरक्षा बेहतर बनाने के लिए, डेटा कनेक्शन लायब्रेरी (DCL) का उपयोग करें. DCL एक विशेष SharePoint दस्तावेज़ लायब्रेरी है, जिसे एक विश्वसनीय स्थान लायब्रेरी के रूप में निर्धारित किया जा सकता है, और जो ODC फ़ाइलों को संग्रहीत, सुरक्षित, साझा, और प्रबंधित करना आसान बनाती है. उदाहरण के लिए, किसी व्यवस्थापक के लिए परीक्षण सर्वर से उत्पादन सर्वर पर डेटाबेस ले जाना, या डेटा पर पहुँच प्राप्त करने वाली क्वेरी का अद्यतन करना आवश्यक है. DCL में सहेजी गई एक ODC फ़ाइल का उपयोग करके, इस केनक्शन जानकारी का व्यवस्थापन अधिक आसान है और डेटा पर उपयोगकर्ता की पहुँच अधिक सुविधाजनक है, क्योंकि सभी कार्यपुस्तिका समान कनेक्शन फ़ाइल का उपयोग करती हैं, और ताज़ा करने की कार्रवाई (चाहे क्लाइंट या सर्वर कंप्यूटर पर) उस कनेक्शन फ़ाइल पर नवीनतम बदलाव करती है. कनेक्शन फ़ाइल के बदलावों को स्वतः पहचानने और उस कनेक्शन फ़ाइल पर सबसे नवीनतम संस्करण उपयोग करने के लिए आप Office SharePoint सर्वर और उपयोगकर्ता के क्लाइंट कंप्यूटर को सेट कर सकते हैं. और जानकारी के लिए, Office SharePoint Server 2007 केंद्रीय व्यवस्थापन मदद देखें

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डेटा से कनेक्ट करने के बारे में समस्याएँ

निम्न अनुभाग आपके द्वारा बाह्य डेटा से कनेक्ट करते समय आने वाली कई समस्याओं पर चर्चा करते हैं

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समस्या: मेरे द्वारा डेटा आयात किए जाने पर डिस्क का स्थान कम हो जाता है.

बाह्य डेटा पर केनक्ट करते समय आपकी डिस्क में स्थान कम हो जाता है, तो निम्न कार्य करने पर विचार करें:

उपलब्ध डिस्क स्थान जाँचें और उसे बढ़ाएँ     Windows में उपलब्ध हार्ड ड्राइव स्थान जाँचने के लिए, Windows डेस्कटॉप पर स्विच करें, मेरा कंप्यूटर चिह्न डबल क्लिक करें, और तब वह डिस्क क्लिक करें जिसे आप जॉचना चाहते हैं. फ़ाइल मेनू पर, गुण क्लिक करें. अपनी हार्ड डिस्क पर कुछ स्थान खाली करने के लिए, रिसाइकल बिन खाली करने का प्रयास करें, अनावश्यक फ़ाइलों का बैकअप लें और फिर उन्हें अपनी हार्ड डिस्क से निकाल दें, या आपके द्वारा उपयोग न की जाने वाली सामग्री हटा दें. हार्ड डिस्क स्थान खाली करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Microsoft Windows मदद देखें.

नीतियाँ जिन्हें आप डिस्क स्थान के सीमित होने पर आज़मा सकते हैं     यदि आपकी हार्ड हिस्क पर सीमित मात्रा में स्थान हैं, तो निम्न आज़माएँ:

Microsoft क्वेरी    निम्न में से एक या अधिक कार्य करें:

  • अपनी क्वेरी को सरलीकृत करें     यह सुनिश्चित करें कि आप केवल उन तालिका एवं ऑफ़लाइन क्यूब फ़ाइलपासवर्डफ़ील्ड को शामिल करते हैं, जो आपकी क्वेरी के लिए आवश्यक है. यदि आपकी क्वेरी में अनावश्यक तालिकाएँ या फ़ील्ड्स हैं, तो अस्थायी क्वेरी फ़ाइल के आकार को छोटा करने के लिए उन्हें क्वेरी से हटा दें.

  • परिणाम सेट का आकार कम करने के लिए मापदंड का उपयोग करें     किसी डेटाबेस से सभी अभिलेख पुनर्प्राप्त करने के बजाय केवल विशिष्ट अभिलेखों को पुनर्प्राप्त करने के लिए मापदंड का उपयोग करें. और जानकारी के लिए, Microsoft क्वेरी मदद देखें.

  • क्वेरी द्वारा लौटाए जाने वाले अभिलेखों की संख्या पर सीमा तय करें     क्वेरी द्वारा लौटाए जाने वाले अभिलेखों की संख्या सीमित करें. Microsoft क्वेरी में, संपादन मेनू पर विकल्प क्लिक करें, उपयोगकर्ता सेटिंग्स के तहत लौटाए गए अभिलेखों की संख्या सीमित करें चेक बॉक्स का चयन करें, और तब अभिलेख बॉक्स में लौटाने के लिए अभिलेखों की अधिकतम संख्या दर्ज करें.

डेटा कनेक्शन विज़ार्ड     यद्यपि डेटा कनेक्शन विज़ार्ड द्वारा आप डेटा सीमित नहीं कर सकते, किंतु आप डेटा स्रोत में एक क्वेरी निर्धारित करके डेटा स्रोत से डेटा सीमित कर सकते हैं. यदि आपके पास डेटा स्रोत पर कोई क्वेरी निर्धारित करने की क्षमता या अनुमति नहीं है, तो अपने डेटा व्यवस्थापक से संपर्क करें.

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समस्‍या: OLAP क्‍यूब विज़ार्ड कहाँ है?

Microsoft Query में OLAP क्‍यूब विज़ार्ड जो किसी जेट डेटाबेस से OLAP क्यूब बनाता था, अब Office Excel में उपलब्‍ध नहीं है.

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समस्‍या: डेटा पुनर्प्राप्ति सेवाओं को क्‍या हुआ?

Microsoft Office 2003 में प्रस्तुत, डेटा पुनर्प्राप्ति सेवाएँ वेब सेवाओं पर पहुँच प्राप्त करने और विभिन्न डेटा स्रोतों से क्वेरी करने के लिए यूनिवर्सल डेटा कनेक्शन (UDC) फ़ाइल (.udcx) का उपयोग करती हैं.

डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में आपका स्वागत है पृष्ठ पर डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में, आप Microsoft Business Solutions या डेटा पुनर्प्राप्ति सेवा डेटा स्रोत विकल्पों का चयन कर सकते हैं. डेटा पुनर्प्राप्ति सेवा विकल्प से आप दो डेटा पुनर्प्राप्ति सेवाएँ चुन सकते हैं: Windows SharePoint सेवा सूचियाँ, जो Windows SharePoint Services को चला रहे किसी सर्वर से सूचियाँ और दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ से डेटा पुनर्प्राप्त करती हैं, और Microsoft SQL Server, जो Microsoft SQL Server 2000 या बाद के संस्करण से डेटा पुनर्प्राप्त करता है.

यद्यपि डेटा कनेक्शन विज़ार्ड अब UDC कनेक्शन फ़ाइलों के संपादन का समर्थन नहीं करता है, फिर भी Excel मौजूदा डेटा पुनर्प्राप्ति सेवाओं के कनेक्शन का समर्थन करना जारी रखता है, और आप अभी भी उन कनेक्शन को ताज़ा कर सकते हैं.

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