डुप्लिकेट रिकॉर्ड्स का समाधान करना

जब आप कोई खाता, व्यावसायिक संपर्क या लीड रिकॉर्ड समान प्रकार के मौजूदा रिकॉर्ड के रूप में समान नाम या ई-मेल पते के साथ सहेजने का प्रयास करते हैं, तो Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधकएक डुप्लिकेट आइटम का पता चला है संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है.

किसी डुप्लिकेट आइटम में संवाद बॉक्स का पता लगा है

  1. आप अपने डुप्लिकेट रिकॉर्ड का इच्छित तरीके से समाधान करने के लिए निम्न विकल्पों में से एक क्लिक करें:

    • इसे किसी भी तरह एक नए रिकॉर्ड के रूप में जोड़ें      समान नाम के साथ मौजूदा रिकॉर्ड के रूप में निर्दिष्ट फ़ोल्डर में नया रिकॉर्ड जोड़ने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें.

    • इस एक रिकॉर्ड की नई जानकारी के साथ मौजूदा रिकॉर्ड अद्यतित करें और खोलें      Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक को सभी फ़ील्ड्स की तुलना करने और विरोधी डेटा को नए रिकॉर्ड के डेटा से बदलने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास किम एकर्स नाम से कोई खाता हो जिसका फ़ोन नंबर 555-555-0167 हो और आप समान नाम से लेकिन भिन्न फ़ोन नंबर के साथ दूसरा खाता खोलते हैं, तो Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधक मौजूदा खाता रिकॉर्ड का फ़ोन नंबर नए फ़ोन नबंर से बदल देता है.

      कौन सी नई जानकारी की मौजूदा रिकॉर्ड में प्रतिलिपि बनाई गई है?

      • वह जानकारी जिसकी नए रिकॉर्ड से मौजूदा रिकॉर्ड में प्रतिलिपि बनाई गई है:

        • डेटा, जैसे नाम, पते और ई-मेल पते.

        • अन्य रिकॉर्ड्स के लिए लिंक्स जैसे व्यावसायिक संपर्क. यदि लागू हो तो लिंक्स जोड़े जाते हैं, लेकिन मौजूदा लिंक्स से बदलते नहीं हैं.

      • वे आइटम्स जिनकी नए रिकॉर्ड से मौजूदा रिकॉर्ड में प्रतिलिपि नहीं बनाई गई है

        • श्रेणियाँ

        • पाठ और अनुलग्न फ़ाइलें या टिप्पणियाँ बॉक्स में ई-मेल संदेश

        • इतिहास आइटम्स

          श्रेणियाँ, पाठ और अनुलग्न फ़ाइलें और नए रिकॉर्ड से संचार इतिहास आइटम्स शामिल करने के लिए, श्रेणी जोड़े और मूल रिकॉर्ड में पाठ और इतिहास आइटम्स की प्रतिलिपि बनाएँ. डुप्लिकेट रिकॉर्ड को Outlook के लिए व्यावसायिक संपर्क प्रबंधकहटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर में ले जाया जाता है.

    • रिकॉर्ड खोलें      दो रिकॉर्ड्स के बीच डेटा की तुलना करने के हेतु किसी मौजूदा रिकॉर्ड को खोलने के लिए इस बटन पर क्लिक करें.

      आप एक में बदलाव कर सकते हैं और दूसरे को हटा सकते हैं या इसे दूसरे से अलग करने के लिए एक रिकॉर्ड के नाम से एक पहचानकर्ता (एक संख्या, उदाहरण के लिए) जोड़ें और फिर दोनों रिकॉर्ड्स को सहेजें.

      नोट: रिकॉर्ड रिकॉर्ड का एक प्रकार है: खाता, व्यावसायिक संपर्क या लीड.

  2. ठीक पर क्लिक करें.

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