टेम्पलेट के भाग उपयोग करने के परिदृश्य

यह आलेख स्वयं आपके प्रपत्र टेम्पलेट्‍स के टेम्पलेट के भागों के लिए परिदृश्य उपलब्ध कराता है. भले ही हो सकता है कि आपको इस आलेख में वर्णित मानव संसाधन और विक्रय-आधारित आवश्यकताओं से भिन्न व्यावसायिक आवश्यकताएँ हों, किंतु आप स्वयं की स्थिति में यहाँ दिए गए परिदृश्य सिद्धांतों को लागू कर सकते हैं.

नोट: यह आलेख इसका वर्णन नहीं करता कि टेम्पलेट के भागों को किस प्रकार डिज़ाइन और वितरित करें. यह भी देखें अनुभाग में टेम्पलेट भागों के डिज़ाइन और वितरण के बारे में अधिक जानकारी की लिंक्स ढूँढें.

इस आलेख में

टेम्पलेट भागों का उपयोग करने के लाभ

परिदृश्य 1: मानव संसाधन

परिदृश्य 2: विक्रय

टेम्पलेट भागों का उपयोग करने के लाभ

टेम्पलेट भाग किसी प्रपत्र टेम्पलेट के पुनः उपयोग योग्य हिस्से होते हैं. विशेष रूप से इनमें नियंत्रण, एक डेटा स्रोत, और सुविधाएँ जैसे डेटा कनेक्शन या डेटा सत्यापन शामिल होती हैं. टेम्पलेट भाग कई स्थितियों में उपयोगी हो सकते हैं. हालाँकि, वे विशेष रूप से तब लाभकारी होते हैं, जब आपके पास ऐसे प्रपत्र टेम्पलेट्‍स बड़ी संख्या में हों, जिनमें एक जैसे सामान्य नियंत्रण और डिज़ाइन घटक हों. अलग-अलग प्रपत्र टेम्पलेट्‍स में मानक अनुभाग को पुनः डिज़ाइन करने के बजाय, आप सिर्फ़ एक टेम्पलेट भाग डिज़ाइन कर सकते हैं और उसे एकाधिक प्रपत्र टेम्पलेट्‍स में पुनः उपयोग कर सकते हैं.

निम्न छवि किसी एकल कर्मचारी जानकारी टेम्पलेट भाग को दिखाती है, जिसका संपूर्ण संगठन में विभिन्न व्यावसायिक प्रपत्रों में पुनः उपयोग किया जा सकता है.

एकाधिक प्रपत्रों में दिखाई देता हुआ टेम्पलेट भाग

प्रपत्र अनुभागों को मानकीकृत करने के बहुत लाभ हैं, जिससे सभी प्रपत्र डिज़ाइनर एक जैसे टेम्पलेट भागों का उपयोग कर रहे हैं. टेम्पलेट भागों का उपयोग करके आप इन चीज़ों को अधिक आसान बना सकते हैं:

  • प्रपत्र टेम्पलेट्स डिज़ाइन करना    यदि आप प्रपत्र डिज़ाइनर्स को टेम्पलेट भागों की लायब्रेरी उपलब्ध कराते हैं, तो वे विभिन्न किस्म के प्रपत्र टेम्पलेट्‍स में सामान्य डिज़ाइन तत्वों का पुनः उपयोग कर सकते हैं. टेम्पलेट भागों की लायब्रेरी का उपयोग करके, प्रपत्र डिज़ाइनर समय की बचत कर सकते हैं क्योंकि उन्हें अलग-अलग हर प्रपत्र के लिए एक जैसे अनुभागों को डिज़ाइन नहीं करना पड़ता. उदाहरण के लिए, कई व्यावसायिक प्रपत्रों में कर्मचारी नाम, पद नाम, ई-मेल पता और अन्य संबंधित संपर्क जानकारी के लिए पाठ बक्सों की एक श्रृंखला होती है. आप टेम्पलेट भाग का उपयोग करके, इस अनुभाग को एक बार डिज़ाइन कर सकते हैं, विशेष नियंत्रणों में डेटा मान्यता और अन्य व्यवसाय तर्क सुविधाएँ जोड़ सकते हैं, और तब प्रपत्र डिज़ाइनर्स को टेम्पलेट भाग वितरित कर सकते हैं. प्रपत्र डिज़ाइनर्स द्वारा द्वारा नियंत्रण कार्यफलक में टेम्पलेट भाग जोड़ने के बाद, जहाँ भी संपर्क जानकारी अनुभाग की आवश्यकता हो, वे उसका पुनः उपयोग कर सकते हैं, और हर बार जब भी संपर्क जानकारी अनुभाग का उपयोग करने की आवश्यकता हो, तो उन्हें उसे पुनः डिज़ाइन करने की आवश्यकता नहीं पड़ती.

  • प्रप‍त्र भरना    जिन लोगों को प्रपत्र भरने हों, उन लोगों के लिए भी संगति बनाए रखना अच्छा है. यह उन्हें और तेज़ी से प्रपत्र पूर्ण करने में मदद करता है, चूँकि यह चिंता नहीं रहती कि उपयोगकर्ता किस प्रपत्र के साथ कार्य कर रहा है, सामान्य फ़ील्ड में एक जैसी लेबलिंग का उपयोग होता है, ये संगत रूप में व्यवस्थित किए जाते हैं और अपेक्षित तरीके से डेटा निवेश का उत्तर देते हैं.

  • प्रपत्र डेटा का पुनः उपयोग करें    यदि प्रपत्र डेटा को कार्पोरेट-अनुसार सिस्टम्स, जैसे कस्टमर रिलेशनशिप मैनेज़मेंट (CRM) डेटाबेसेस के लिए सबमिट किया जाता हो, जिसमें सुसंगत फ़ील्ड नामों और डेटा प्रकारों की आवश्यकता होती है, तो मानकीकरण महत्वपूर्ण होता है. टेम्पलेट भागों का उपयोग करके, आप यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि प्रपत्र के समान अनुभागों के डेटा, डेटा विनिमय के लिए समान मॉडल का अनुपालन करते हैं.

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परिदृश्य 1: मानव संसाधन

बड़ी बीमा एजेंसी का मानव संसाधन (HR) विभाग उन प्रपत्र टेम्पलेट्‍स की श्रृंखला के डिज़ाइन और रखरखाव के लिए जिम्मेदार है, जो भर्ती करने और स्टाफ़ संबंधी प्रक्रियाओं को पूर्ण करने, हितलाभ देने, कर्मचारियों को भुगतान करने और नियमों का अनुपालन सुनिश्चित करने से संबंधित होते हैं. इन प्रपत्र टेम्पलेट्‍स द्वारा कई सामान्य अनुभाग, जैसे कर्मचारी जानकारी और कर्मचारी हस्ताक्षर को साझा करने के कारण, एचआर विभाग के कर्मचारियों के लिए यह अर्थ रखता है कि उन्हें सामान्य रूप से उपयोग किए जाने वाले टेम्पलेट भागों की लायब्रेरी विकसित करने के लिए सूचना तकनीक (IT) विभाग के डेवलपर्स के साथ कार्य करना चाहिए. कंपनी के प्रपत्र डिज़ाइनर नियंत्रण कार्यफलक से टेम्पलेट भाग की इस लायब्रेरी तक पहुँच सकते हैं.

नियंत्रण कार्यफलक में दिखाई देते हुए टेम्पलेट भाग

उदाहरण के रूप में, स्वास्थ्य रक्षा के प्रतिपूर्ति प्रपत्रों के लिए, मानव संसाधन विभाग के कर्मचारी निम्न टेम्पलेट भागों को आवश्यक निर्धारित कर सकते हैं.

टेम्पलेट भाग

संभावित फ़ील्ड्स

इसमें उपयोग किया गया

लोगो शीर्ष लेख

कोई नहीं

अधिकांश प्रपत्र

कर्मचारी जानकारी अनुभाग

कर्मचारी का प्रथम, मध्य और अंतिम नाम; जन्मतिथि; डाक का पता; निवास का फ़ोन नंबर; कार्यालय का फ़ोन नंबर; पद नाम; विभाग नाम

अधिकांश प्रपत्र

कर्मचारी जानकारी अनुभाग

कर्मचारी का प्रथम, मध्य और अंतिम नाम; डाक का पता; योजना ID नंबर; समूह संख्या

चिकित्सा दावा प्रपत्र

रोगी जानकारी अनुभाग

रोगी का प्रथम, मध्य और अंतिम नाम; जन्मतिथि; डाक का पता; लिंग; कर्मचारी से संबंध

चिकित्सा दावा प्रपत्र

प्रदाता जानकारी अनुभाग

प्रदाता का प्रथम, मध्य और अंतिम नाम; डाक का पता; टेलीफ़ोन नंबर

चिकित्सा दावा प्रपत्र

दावे से संबंधित जानकारी अनुभाग

सेवा का दिनांक; सबमिट किया गया कुल भुगतान

चिकित्सा दावा प्रपत्र

कर्मचारी हस्ताक्षर अनुभाग

कर्मचारी हस्ताक्षर; दिनांक

चिकित्सा दावा प्रपत्र

कर्मचारी ID अनुभाग

कर्मचारी ID; कर्मचारी का प्रथम, मध्य और अंतिम नाम; ई-मेल पता, टेलीफ़ोन नंबर; लेने का दिनांक; पद ID; वेतन; कमीशन; प्रबंधक; विभाग

चिकित्सा दावा प्रपत्र

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परिदृश्य 2: विक्रय

फ़ार्मास्युटिकल कंपनी का विक्रय विभाग ऐसे InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्‍स की श्रृंखला डिज़ाइन करने की योजना बनाता है, जिन्हें उत्पाद ऑर्डर्स और ग्राहकों के बारे में जानकारी संग्रहीत करने के लिए उपयोग किया जाएगा. वर्तमान में कंपनी व्यवसाय डेटा के संग्रह के मानकीकरण में मदद करने के लिए एक XML स्कीमा का उपयोग करती है. प्रमुख रूप से इस स्कीमा का उपयोग विपणन, विक्रय और ग्राहक सेवा विभागों द्वारा उपयोग किया जाता है, और यह निर्धारित करती है कि डेटा ग्राहक, उत्पाद और ऑर्डर आदेशों से संबंधित है.

InfoPath में, प्रपत्र डिज़ाइनर ऐसे टेम्पलेट भाग बना सकते हैं, जो कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें संवाद बॉक्स में XML या स्कीमा विकल्प का चयन करके मौजूदा स्कीमाज़ पर आधारित हों.

मौजूदा XML स्कीमा पर आधारित टेम्पलेट भाग डिज़ाइन करना

एक बार जब प्रपत्र डिज़ाइनर ने टेम्पलेट भाग बना लिया हो, तो वे स्कीमा के लिए उपयुक्त फ़ील्ड्‍स में बाउंड टेम्पलेट भाग पर नियंत्रण सम्मिलित कर सकते हैं. डिज़ाइनर टेम्पलेट भाग पर नियंत्रणों के लिए डेटा मान्यता सेटिंग्स, नियम, परिकलित डिफ़ॉल्ट मान और डेटा कनेक्शन निर्दिष्ट कर सकते हैं. उनके द्वारा टेम्पलेट भाग ‍का डिज़ाइन पूर्ण कर लेने पर, वे उन्हें सहेज सकते हैं और संगठन में उन अन्य प्रपत्र डिज़ाइर्स के लिए उनकी उपलब्धता को घोषित कर सकते हैं, जो अपने प्रपत्र टेम्पलेट्‍स में उस टेम्पलेट भाग का उपयोग कर सकते हैं.

एक उदाहरण के रूप में, विक्रय विभाग के कर्मचारी यह निर्धारित कर सकते हैं कि निम्न टेम्पलेट भाग आवश्यक हैं.

टेम्पलेट भाग

संभव फ़ील्ड्स

इसमें उपयोग किया गया

ग्राहक अनुभाग

ग्राहक ID; ग्राहक नाम; ग्राहक का प्रकार; डाक का पता; शहर; राज्य/प्रदेश; पिन/डाक कोड; देश/क्षेत्र; ई-मेल पता; टेलीफ़ोन नंबर

ग्राहक सहभागिता प्रपत्र; जानकारी अनुरोध प्रपत्र; आदेश प्रपत्र; कॉल ट्रैकिंग प्रपत्र; प्रदर्शन अनुरोध; सेवा अनुरोध

ऑर्डर शीर्ष लेख

विभाग; वितरण केंद्र; विक्रय संगठन

ग्राहक सहभागिता प्रपत्र; जानकारी अनुरोध प्रपत्र; आदेश प्रपत्र; कॉल ट्रैकिंग प्रपत्र; प्रदर्शन अनुरोध; सेवा अनुरोध

ऑर्डर स्थिति अनुभाग

ऑर्डर दिनांक; शिप दिनांक; ई-मेल पता

आदेश प्रपत्र; इनवॉइस प्रपत्र

वितरण स्थिति अनुभाग

रोगी का नाम; कर्मचारी से संबंध; जन्मतिथि

आदेश प्रपत्र; इनवॉइस प्रपत्र

भुगतान जानकारी अनुभाग

भुगतान प्रकार; भुगतान दिनांक; भुगतान नोट्‍स

आदेश प्रपत्र; इनवॉइस प्रपत्र

ऑर्डर विवरण अनुभाग

उत्पाद ID; मात्रा; इकाई लागत; प्राप्ति दिनांक; छूट; कुल कीमत; स्थिति

आदेश प्रपत्र; इनवॉइस प्रपत्र

शिपिंग पता अनुभाग

शिपिंग नाम; शिपिंग पता; शहर; राज्य/प्रदेश; पिन/डाक कोड; देश/क्षेत्र

आदेश प्रपत्र; इनवॉइस प्रपत्र

बिलिंग पता अनुभाग

बिलिंग नाम; बिलिंग पता; शहर; राज्य/प्रदेश; पिन/डाक कोड; देश/क्षेत्र

आदेश प्रपत्र; इनवॉइस प्रपत्र

विक्रय एजेंट अनुभाग

एजेंट का नाम; प्रारंभ दिनांक; समापन दिनांक; कार्य से संबंधित विभाग

आदेश प्रपत्र; इनवॉइस प्रपत्र

कमीशन अनुभाग

विक्रय संगठन; विक्रय प्रतिनिधि; कमीशन की मात्रा; कमीशन राशि; ऑर्डर की राशि; ऑर्डर की मात्रा; प्रतिशत मात्रा

आदेश प्रपत्र; इनवॉइस प्रपत्र

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