जानकारी प्रबंधन नीति की सुविधाएँ कॉन्फ़िगर करना

साइट व्यवस्थापक निम्न सुविधाओं में से सभी या कुछ पर पहुँच सकते हैं जो इस बात पर निर्भर करता है कि कौन-सी जानकारी प्रबंधन सुविधाएँ केंद्रीय व्यवस्थापन में सक्षम हैं. विशेष रूप से आपके संगठन के लिए बनाई गईं अतिरिक्त कस्टम सुविधाएँ आपके पास भी हो सकती हैं.

आप क्या करना चाहते हैं?

नीति संपादन पेज खोलना

लेबल नीति सुविधा के बारे में जानना

किसी नीति में लेबल जोड़ना

किसी नीति में ईवेंट ऑडिटिंग जोड़ना

किसी नीति में बारकोड जोड़ना

किसी नीति में आइटम अवधारण और समय सीमा समाप्ति सुविधाएँ जोड़ना

नीति संपादन पेज खोलना

किसी साइट संग्रह नीति से या सामग्री प्रकार से जुड़ी किसी साइट से आप नीति संपादन पेज तक पहुँच सकते हैं.

किसी साइट संग्रह नीति के लिए नीति संपादन पेज खोलना

  1. साइट संग्रह के मुख पृष्ठ पर, साइट क्रियाएँ क्लिक करें, साइट सेटिंग्स इंगित करें, और तब सभी साइट सेटिंग्स संशोधित करें क्लिक करें.

  2. साइट सेटिंग्स पेज पर, साइट संग्रह व्यवस्थापन अनुभाग में, साइट संग्रह नीतियाँ क्लिक करें.

  3. उस नीति का चयन करें जिसकी सुविधाएँ आप कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं.

किसी सामग्री प्रकार नीति के लिए नीति संपादन पेज खोलना

  1. साइट संग्रह के मुख पृष्ठ पर, साइट क्रियाएँ क्लिक करें, साइट सेटिंग्स इंगित करें, और तब सभी साइट सेटिंग्स संशोधित करें क्लिक करें.

  2. साइट सेटिंग्स पेज पर, गैलेरीज़ अनुभाग में, साइट सामग्री प्रकार क्लिक करें.

  3. उस सामग्री प्रकार का चयन करें जिससे नीति संबद्ध है, और तब जानकारी प्रबंधन नीति सेटिंग्स क्लिक करें.

  4. सामग्री प्रकार का नीति संपादन पेज खोलने के लिए कोई नीति नि‍र्धारि‍त करें क्लिक करें.

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लेबल नीति सुविधा के बारे में जानना

लेबल नीति सुविधा साइट व्यवस्थापक को 2007 Microsoft Office सिस्टम दस्तावेज़ों के लिए समान लेबल बनाने में सक्षम करती है. दस्तावेज़ मुद्रित करते समय उससे अनुलग्न दस्तावेज़ गुणों के बारे में जानकारी सुनिश्चित करने में लेबल्स उपयोगी होते हैं. स्तंभों में संग्रहीत आइटम गुण, जैसे फ़ाइल नाम, लेखक, निर्माण दिनांक, स्‍थिति, प्रोजेक्ट नाम और शेड्यूल जानकारी किसी लेबल में शामिल हो सकती है.

डिफ़ॉल्ट रूप से, लेबल दस्तावेज़ शीर्ष लेख में प्रदर्शित होते हैं; हालाँकि, एंड यूज़र्स 2007 Office रिलीज़ अनुप्रयोगों, जैसे Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, और Microsoft Office PowerPoint, में सम्मिलित करें टैब का उपयोग करके दस्तावेज़ में कहीं भी लेबल सम्मिलित कर सकता है. लेबल ऐसे सभी दस्तावेज़ों में लागू होते हैं जिनमें नीति लागू है.

नीति व्यवस्थापक निम्नलिखित लेबल सुविधाएँ निर्धारित कर सकते हैं:

  • कौन-सी जानकारी लेबल में सम्मिलित करना चाहिए, जैसे आइटम स्तंभों में निर्धारित मेटाडेटा के साथ-साथ कठिन पाठ और स्वरूपण वर्ण. लेबल्स में दस तक स्तंभ संदर्भ हो सकते हैं; प्रत्येक में 255 वर्ण हो सकते हैं.

  • लेबल स्वरूप, ऊँचाई और चौड़ाई, पाठ शैल‍ी, फ़ॉन्ट, और आकार, पंक्ति विराम और टैब्स सहित. डिफ़ॉल्ट रूप से, लेबल ऊँचाई एक इंच होती है, लेकिन लेबल की ऊँचाई .25 से 20 इंच तक सेट की जा सकती है. लेबल चौड़ाई .25 से 20 इंच तक हो सकती है. लेबल पाठ हमेशा लेबल छवि में अनुलंब रूप से केंद्रित होता है.

  • कोई दस्तावेज़ सहेजने या मुद्रित करने से पहले 2007 Office रिलीज़ प्रोग्राम्स एंड यूज़र्स को लेबल सम्मिलित करने का संकेत देता है, या क्या एंड यूज़र की समझ पर लेबल मैन्युअली जोड़ा जा सकता है. आवश्यक होने पर उपयोगकर्ता किसी दस्तावेज़ से कोई लेबल हटा भी सकते हैं.

  • क्या पहली बार किसी दस्तावेज़ में जोड़े जाने पर लेबल सामग्री अवरोधित की जानी चाहिए, या स्तंभ जानकारी में परिवर्तन होने पर इसे अद्यतन होना चाहिए या नहीं. लेबल केवल तभी अवरोधित होने चाहिए जब सभी मेटाडेटा लेबल पर मौजूद हों.

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किसी नीति में लेबल जोड़ना

  1. नीति संपादन पेज खोलना उस नीति के लिए जिसमें आप लेबल जोड़ना चाहते हैं.

  2. नीति संपादन पेज पर, लेबल अनुभाग में, लेबल सक्षम करें क्लिक करें.

  3. यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई लेबल किसी दस्तावेज़ में जोड़ा गया है, सहेजने या मुद्रि‍त करने के पहले उपयोगकर्ताओं को लेबल सम्मिलित करने का संकेत दें चेक बॉक्स का चयन करें.

    नोट: सभी सेटिंग्स संपूर्ण लेबल में लागू होती हैं. पाठ ठीक से प्रदर्शित हो यह सुनिश्चित करने के लिए आपको या तो पाठ स्वरूपण या लेबल आकार समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है.

    यदि लेबल नीति वैकल्पिक है और आप चाहते हैं कि एंड यूज़र अपने दस्तावेज़ों में मैन्युअली लेबल सम्मिलित करें, तो यह चेक बॉक्स रिक्त करें.

  4. कोई लेबल अवरोधित करना ताकि उसमें परिवर्तन नहीं किया जा सके, भले ही स्तंभ जानकारी बदल गई हो, लेबल जोड़ने के बाद उनमें परिवर्तन न होने दें चेक बॉक्स का चयन करें.

    स्तंभ सेटिंग जानकारी बदलने पर लेबल परिवर्तन की अनुमति दें, चेक बॉक्स रिक्त करें.

  5. लेबल स्वरूप बॉक्स में, जैसा आप प्रदर्शित करना चाहते हैं वैसा ही लेबल का पाठ लिखें.

    • स्तंभों का नाम उसी क्रम में लिखें जैसा आप उन्हें लेबल में प्रकट करना चाहते हैं. स्तंभ नामों को पेज में दिखाए गए अनुसार धनुकोष्ठकों ({ }) में बंद करें.

    • यदि आवश्यक हो, तो आप पेज पर दिए गए उदाहरण के अनुसार धनुकोष्‍ठकों के बाहर स्तंभ पहचानकर्ता लिख सकते हैं.

    • किसी लेबल में कोई पंक्ति विराम जोड़ने के लिए, लेबल बॉक्स में \n लिखें जहाँ आप पंक्ति विराम प्रकट करना चाहते हैं.

    • कोई टैब जोड़ने के लिए, लेबल फ़ील्ड में \t लिखें जहाँ आप पाठ इंडेट करना चाहते हैं.

  6. प्रकटन अनुभाग में, लेबल के लिए पाठ स्वरूपण का चयन करें. ऐसा फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट शैली उपयोग करना सुनिश्चित करें जो एंड यूज़र्स के कंप्यूटर्स में उपलब्ध हो. फ़ॉन्ट आकार यह भी प्रभावित करेगा कि कितना पाठ लेबल पर प्रदर्शित हो सकता है.

  7. लेबल आकार अनुभाग में, लेबल की ऊँचाई और चौड़ाई लिखें. लेबल की ऊँचाई .25 से 20 इंच लंबी हो सकती है और लेबल की चौड़ाई .25 से 20 तक चौड़ी हो सकती है. लेबल पाठ हमेशा लेबल छवि में अनुलंब रूप से केंद्रित होता है.

  8. लेबल सामग्री के पूर्वावलोकन के लिए ताज़ा करें क्लिक करें.

    सुनिश्चित करें आपका पाठ निर्दिष्ट लेबल ऊँचाई और चौड़ाई में फ़िट हो. लेबल का बहुत बड़ा पाठ प्रदर्शित नहीं होगा.

    नोट: वास्तविक स्तंभ मान पूर्वावलोकन में प्रदर्शित नहीं होंगे.

  9. नीति में लेबल सुविधाएँ लागू करने के लिए ठीक क्लिक करें.

समस्या निवारण लेबल्स

यह सुनिश्चित करने के लिए कि लेबल ठीक से मुद्रित हों, निम्नलिखित की जाँच करें:

  • लेबल स्वरूप में सूचीबद्ध सभी स्तंभ दस्तावेज़ में मौजूद हैं.

  • लेबल की सामग्री लेबल की लंबाई से ज़्यादा नहीं है.

  • पाठ स्वरूपण (जैसे फ़ॉन्ट शैली) मान्य है. यदि स्वरूपण पैरामीटर्स अमान्य हैं या ऐसे फ़ॉन्ट से संदर्भित हैं जो क्लायंट के सिस्टम में मौजूद नहीं हैं, तो कोई लेबल बनता है, लेकिन डिफ़ॉल्ट स्वरूपण मानों का उपयोग करता है.

यदि वर्तमान में आवश्‍यक कुछ मेटाडेटा मान लेबल के लिए अभी भी नहीं भरे गए हैं, तो उपयोगकर्ताओं को यह बताते हुए एक सूचना संवाद बॉक्स प्रदर्शित होता है कि लेबल के लिए आवश्यक कुछ मेटाडेटा अनुपलब्ध है. उपयोगकर्ता अनुपलब्ध मेटाडेटा भरण के लिए दस्तावेज़ जानकारी फलक में जा सकते हैं.

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किसी नीति में ईवेंट ऑडिटिंग जोड़ना

साइट संग्रह नीति की ऑडिटिंग सुविधा कंपनियों को उनके दस्तावेज़ों के साथ-साथ ग़ैर दस्तावेज़ आइटम्स जैसे कार्य सूची, चर्चा समूह, और कैलेंडर बनाने और पिछले अंकेक्षण का विश्लेषण करने देती है. सुविधा कोई अंकेक्षण लॉग उपलब्ध कराती है जिसमें ईवेंट्स, जैसे सामग्री कब देखी गई, कब संपादित की गई, कब प्रकाशित हुई, इत्यादि रिकॉर्ड होते हैं. जब ऑडिटिंग किसी नीति में सक्षम होती है, तो नीति व्यवस्थापक ऑडिट किए गए डेटा को Excel-आधारित नीति उपयोग रिपोर्ट में देख सकता है, जो वर्तमान उपयोगों का सारांश बनाती है. किसी संगठन में जानकारी का कैसे उपयोग किया जा रहा है इसकी समीक्षा करने के लिए आप प्रत्येक रिपोर्ट की समीक्षा कर सकते हैं. अंकेक्षण लॉग रिपोर्ट संगठनों को नियामकीय अनुपालन सत्यापित करने और उनका दस्तावेज़ बनाने या संभावित महत्वपूर्ण कार्यों की जाँच करने में मदद कर सकती है.

अंकेक्षण लॉग में निम्नलिखित जानकारी होती है:

  • ईवेंट का नाम.

  • ईवेंट का दिनांक और समय.

  • उस कंप्यूटर का नाम जिस पर उपयोगकर्ता कार्य करता है.

  • नीति संपादन पेज खोलना उस नीति के लिए जिसमें आप अंकेक्षण जोड़ना चाहते हैं.

  • नीति संपादन पेज पर, अंकेक्षण अनुभाग में, अंकेक्षण सक्षम करें का चयन करें, और तब ईवेंट्स के आगे वाले चेक बॉक्सेस का चयन करें जहाँ आप बाद में अंकेक्षण रखना चाहते हैं.

  • नीति में अंकेक्षण सुविधा लागू करने के लिए ठीक क्लिक करें.

जब अंकेक्षण सक्षम होता है, तो इस नीति में शामिल ईवेंट्स संबंधित आइटम्स इस लॉग में सूचीबद्ध होते हैं. अंकेक्षण लॉग देखने के लिए, साइट सेटिंग पेज पर, लॉग रिपोर्ट्स अंकेक्षित करें क्लिक करें, और तब उस रिपोर्ट का चयन करें जिसे आपने सेट किया है.

नोट: अंकेक्षण इस बारे में जानकारी देता है कि कोई आइटम कब बदला गया है, लेकिन यह विवरण नहीं देता कि क्या बदला गया है. इस प्रकार, इसे दस्तावेज़ संस्करण या बैकअप उपकरण की तरह नहीं माना जाता.

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किसी नीति में बारकोड जोड़ना

बारकोड्‍स विशेष रूप से भौतिक अभिलेख प्रबंधन करने में उपयोगी होते हैं क्योंकि वे नॉनडिजिटल संपत्तियाँ, जैसे मुद्रित दस्तावेज़ और भौतिक आइटम, जैसे उत्पाद, प्रोटोटाइप और कंप्यूटर हार्डवेयर ट्रैक करने का एक तरीका बताते हैं. लेबल्स के विपरीत, बारकोड्स आइटम की जानकारी नहीं प्रदर्शित करते, इसलिए संवेदनशील जानकारी सुरक्षित तरीके से ऑनलाइन संग्रहीत की जा सकती है और जानकारी उजागर किए बिना हार्डकॉपी या भौतिक आइटम्स से संबद्ध रहती है.

जब बारकोड्स नीति के भाग के रूप में सक्षम होते हैं, तो वे दस्तावेज़ के गुणों में जुड़ जाते हैं और दस्तावेज़ के उस शीर्ष लेख क्षेत्र में प्रदर्शित होते हैं जिसमें बारकोड लागू होता है. लेबल्स की तरह, बारकोड्स भी किसी दस्तावेज़ से निकाले जा सकते हैं.

आप यह निर्दिष्‍ट कर सकते हैं कि कोई आइटम मुद्रित करते या सहेजते समय बारकोड शा‍मिल करने के लिए उपयोगकर्ताओं को संकेत दिया जाना चाहिए या 2007 Office रिलीज़ प्रोग्राम्स में सम्मिलित करें टैब उपयोग करके बारकोड मैन्युअली सम्मिलित होना चाहिए या नहीं.

बारकोड नीति कोड 39 मानक बारकोड्स जनरेट करती है. प्रत्येक बारकोड छवि में बारकोड प्रतीक के नीचे पाठ होता है जो बारकोड मान का प्रतिनिधित्व करता है. हार्डवेयर स्केनिंग उपलब्ध न होने पर भी यह बारकोड डेटा का उपयोग किया जाना सक्षम करता है. किसी साइट पर आइटम का पता करने के लिए उपयोगकर्ता Microsoft Office SharePoint Server 2007 खोज बॉक्स में मैन्युअली बारकोड संख्या लिख सकते हैं.

  1. नीति संपादन पेज पर, बारकोड्स अनुभाग में, बारकोड सक्षम करें का चयन करें.

  2. ये बारकोड्स दस्तावेज़ों में सम्मिलित करने के लिए उपयोगकर्ताओं को संकेत देने के लिए, सहेजने या मुद्रित करने के पहले उपयोगकर्ताओं को बारकोड सम्मिलित करने का संकेत दें चेक बॉक्स का चयन करें.

  3. नीति में बारकोड सुविधा लागू करने के लिए ठीक क्लिक करें.

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किसी नीति में आइटम अवधारण और समय सीमा समाप्ति सुविधाएँ जोड़ना

सक्षम होने पर, समय सीमा समाप्ति नीति उन आइटम्स का पता लगाने के लिए जिनका अवधारण समय बढ़ गया है साइट संग्रह की खोज करती है. आपका सिस्टम उन आइटम्स को संचालित करने के लिए कैसे सेट है इस पर निर्भर करते हुए उन आइटम्स का क्या होता है जिनका अवधारण समय बढ़ चुका है. उदाहरण के लिए, आइटम्स रिसायकल बिन में जा सकते हैं, ऐसा वर्कफ़्लो जिसकी समय सीमा समाप्त हो चुकी है प्रारंभ हो सकता है, या कोई अनुकूलित प्रक्रिया निष्पादित हो सकती है.

अवधारण समय और समय सीमा समाप्ति क्रिया सेट करके समय सीमा समाप्ति नीति सक्षम की जा सकती है.

  1. नीति संपादन पेज खोलना वह नीति जिसमें आप आइटम अवधारण और समय सीमा समाप्ति सेट करना चाहते हैं.

  2. नीति संपादन पेज पर, यह निर्धारित करने के लिए कि इस नीति द्वारा प्रबंधित सामग्री कैसे हटाएँ समय सीमा समाप्ति सक्षम करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  3. दस्तावेज़ों की समय सीमा समाप्ति सेट करने के लिए किसी अवधारण समय विकल्प का चयन करें. इसे किसी अलग वर्कफ़्लो या कस्टम अवधारण सूत्र में भी व्यक्त किया जा सकता है.

    • किसी दिनांक गुण के आधार पर समय सीमा समाप्ति दिनांक सेट करने के लिए, आइटम के गुणों पर आधारित समय अवधि क्लिक करें, और तब क्रिया और समय अवधि (दिन, माह, या वर्ष) का चयन करें. समय अवधि निर्धारित करने के लिए बॉक्स में सूची में कोई संख्या लिखें.

      नोट्स: 

      • जब आप कोई नीति सामग्री प्रकार के भाग के रूप में बनाते हैं, तो आप समय सीमा समाप्ति मान के रूप में उपयोग करने के लिए सामग्री प्रकार में निर्धारित किसी भी दिनाकं गुण का चयन कर सकते हैं.

      • ये विकल्प केवल तभी उपलब्ध होते हैं जब आप कोई साइट संग्रह नीति बनाते हैं.

    • समय सीमा निर्धारित करने के लिए वर्कफ़्लो या कस्टम अवधारण सूत्र का उपयोग करने हेतु, प्रोग्रामेटिकली सेट करें क्लिक करें.

  4. यह निर्धारित करें कि दस्तावेज़ की समय सीमा समाप्त होने पर आप कौन-सी क्रियाएँ करना चाहते हैं.

    • कोई पूर्वनिर्धारित क्रिया (जैसे हटाना) सक्षम करने के लिए, यह क्रिया करें क्लिक करें, और तब सूची से किसी क्रिया का चयन करें.

    • कोई समय सीमा समाप्ति वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए, यह वर्कफ़्लो प्रारंभ करें क्लिक करें, और तब वर्कफ़्लो के नाम का चयन करें.

      नोट: यह सुविधा केवल तभी उपलब्ध होती है जब आप किसी ऐसे सामग्री प्रकार की नीति निर्धारित कर रहे हैं जिसमें पहले से ही कोई वर्कफ़्लो संबद्ध है.

  5. नीति में समय सीमा समाप्ति सुविधा लागू करने के लिए ठीक क्लिक करें.

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