जानकारी प्रबंधन नीतियों का परिचय

जानकारी के प्रबंधन के लिए कार्पोरेट व्यवसाय प्रक्रियाएँ या कानूनी या शासकीय नियमन का अनुपालन लागू करने के लिए संगठन Microsoft Office SharePoint Server 2007 साइट्स पर जानकारी प्रबंधन नीतियाँ निर्धारित कर सकते हैं और उनका उपयोग कर सकते हैं. जानकारी प्रबंधन नीतियाँ साइट व्यवस्थापकों या सूची प्रबंधकों को सामग्री के प्रबंधन में सक्षम बनाती हैं.

इस आलेख में

जानकारी प्रबंधन नीति क्या है?

किसी साइट पर जानकारी प्रबंधन नीतियों का उपयोग कैसे किया जा सकता है

जानकारी प्रबंधन नीति क्या है?

कोई जानकारी प्रबंधन नीति किसी सामग्री प्रकार के लिए नियमों का सेट है. जानकारी प्रबंधन नीतियाँ संगठनों को सामग्री कब तक रखी जाए या उस सामग्री के साथ उपयोगकर्ता क्या कर सकते हैं जैसी चीज़ों पर नियंत्रण रखने और उनका ट्रैक रखने की अनुमति देती हैं. कोई जानकारी प्रबंधन नीति किसी सामग्री प्रकार के लिए नियमों का सेट है. जानकारी प्रबंधन नीतियाँ संगठनों को सामग्री कब तक रखी जाए या उस सामग्री के साथ उपयोगकर्ता क्या कर सकते हैं जैसी चीज़ों पर नियंत्रण रखने और उनका ट्रैक रखने की अनुमति देती हैं. जानकारी प्रबंधन नीतियाँ संगठनों को क़ानूनी या शासकीय अधिनियमों का पालन करने में मदद करती है या वे आंतरिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं को लागू कर सकती हैं. उदाहरण के लिए, कोई जानकारी प्रबंधन नीति किसी सामग्री प्रकार के लिए नियमों का सेट है. जानकारी प्रबंधन नीतियाँ संगठनों को सामग्री कब तक रखी जाए या उस सामग्री के साथ उपयोगकर्ता क्या कर सकते हैं जैसी चीज़ों पर नियंत्रण रखने और उनका ट्रैक रखने की अनुमति देती हैं. जानकारी प्रबंधन नीतियाँ संगठनों को क़ानूनी या शासकीय अधिनियमों का पालन करने में मदद करती है या वे आंतरिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं को लागू कर सकती हैं. उदाहरण के लिए, शासकीय विनियमों का पालन करने वाला कोई संगठन '' पर्याप्त नियंत्रण'' के लिए उनके वित्तीय कथन के प्रदर्शन हेतु एक या अधिक जानकारी प्रबंधन नीतियाँ बना सकता है जिससे वित्तीय चीज़ों से संबंधित सभी दस्तावेज़ों को बनाने और अनुमोदन प्रक्रिया के लिए किए जाने वाले वाले विशेष कार्यों का लेखांकन होता है.

Office SharePoint Server 2007 में शामिल नीति सुविधाएँ

जानकारी प्रबंधन नीति का प्रत्येक नियम नीति सुविधा होता है. Office SharePoint Server 2007 में कई पूर्वनिर्धारित नीति सुविधाएँ होती हैं जिनका उपयोग संगठन उनकी साइट की जानकारी प्रबंधन नीतियाँ अलग-अलग या सयुक्त रूप से निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं. Office SharePoint Server 2007 में निम्नलिखित सुविधाएँ शामिल हैं:

  • अंकेक्षण    अंकेक्षण नीति सुविधा संगठनों को यह विश्लेषण करने में मदद करती है कि उनका सामग्री प्रबंधन सिस्टम दस्तावेज़ों और सूची आइटम्स पर लॉगिंग ईवेंट्‍स और कार्रवाइयों द्वारा कैसे उपयोग किया जाता है. संगठन ईवेंट्स जैसे कोई दस्तावेज़ या आइटम कब संपादित किया गया, देखा गया, चेकइन, चेकआउट किया किया गया, हटाया गया या इसकी अनुमति कब बदली गई, लॉग करने के लिए अंकेक्षण नीति सुविधा कॉन्फ़िगर कर सकते हैं. अंकेक्षण जानकारी सर्वर पर एकल अंकेक्षण लॉग के रूप में संग्रहीत होती है और साइट व्यवस्थापक इस पर रिपोर्ट चला सकता है. संगठन अंकेक्षण लॉग में कस्टम ईवेंट्स लिखने और जोड़ने के लिए Office SharePoint Server 2007 ऑब्जेक्ट मॉडल का भी उपयोग कर सकते हैं.

  • समय सीमा समाप्त    समय सीमा समाप्ति नीति संगठनों को समान और ट्रैक करने योग्य तरीके से उनकी साइट का उनुपयोगी डेटा हटाने और निकालने में मदद करती है. नीति सुविधा संगठनों को अनुपयोगी सामग्री रखने में आने वाली लागत और जोखिम का प्रबंधन करने में मदद करती है. कुछ दस्तावेज़ गतिविधि (जैसे बनाना या हटाना) करने के बाद यह निर्धारित करने के लिए कि कुछ विशेष प्रकार की सामग्री की समय सीमा समाप्ति निश्चित दिनांक या निश्चित समयावधि में हो, इसके लिए संगठन समाय सीमा समाप्ति नीति कॉन्फ़िगर कर सकते हैं.

  • बारकोड    बारकोड्‍स नीति सुविधा संगठनों को किसी साइट से मुद्रित की गईं दस्तावेज़ों की हार्ड कॉपीज़ या सूची आइटम्स का ट्रैक रखने में मदद करती है. बारकोड्‍स नीति सुविधा किसी दस्तावेज़ के लिए कोई अनन्य पहचानकर्ता मान बनाती है. फिर उपयोगकर्ता उनके द्वारा बनाए गए Microsoft Office दस्तावेज़ों में उस मान की बारकोड छवि सम्मिलित कर सकते हैं. वे सर्वर पर दस्तावेज़ की मूल प्रति खोजने के लिए दस्तावेज़ की हार्ड कॉपी पर किसी बारकोड का भी उपयोग कर सकते हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, बारकोड्‍स सामान्य कोड (ANSI/AIM BC1-1995, कोड 39) के संगत होते हैं. संगठन अन्य बारकोड प्रदाताओं को स्थापित करने के लिए Office SharePoint Server 2007 ऑब्जेक्ट मॉडल का उपयोग कर सकते हैं.

  • लेबल्स    लेबल्स नीति सुविधा भी संगठनों को किसी साइट से मुद्रित की गईं दस्तावेज़ों की हार्ड कॉपीज़ या सूची आइटम्स का ट्रैक रखने में मदद करती है. लेबल्स नीति सुविधा किसी साइट व्यवस्थापक या सूची प्रबंधक द्वारा निर्धारित दस्तावेज़ गुणों और स्वरूपण पर आधारित पाठ लेबल्स स्वचालित रूप से जनरेट करती है. जब उपयोगकर्ता Microsoft Office दस्तावेज़ों में लेबल्स सम्मिलित करते हैं, तो लेबल्स दस्तावेज़ गुणों की जानकारी से स्वचालित रूप से अद्यतन हो जाते हैं.

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कस्टम नीति सुविधाएँ

विशिष्‍ट आवश्यकताओं के लिए संगठन कस्टम नीति सुविधाएँ बना और लागू भी कर सकते हैं. उदहारण के लिए, कोई निर्माता संगठन सभी दस्तावेज़ों को निर्दिष्‍ट करने वाली उत्पाद डिज़ाइन बनाने के लिए कोई जानकारी प्रबंधन नीति निर्धारित कर सकता है जिससे उपयोगकर्ता असुरक्षित प्रिंटर्स से इन दस्तावेज़ों की प्रतियाँ मुद्रित नहीं कर सकते. इस प्रकार की जानकारी प्रबंधन नीति निर्धारित करने के लिए, संगठन मुद्रण अवरोध नीति सुविधा बना और लागू कर सकते हैं जिसे सामग्री प्रकार को निर्दिष्‍ट करने वाली उत्पाद डिज़ाइन के लिए संगत जानकारी प्रबंधन नीति में जोड़ा जा सकता है.

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2007 Microsoft Office सिस्टम प्रोग्राम्स के साथ जानकारी प्रबंधन नीति समाकलन

यहाँ कई तरीके दिए गए हैं जिनसे Office SharePoint Server 2007 जानकारी प्रबंधन नीतियाँ 2007 Office रिलीज़ क्लायंट प्रोग्राम्स में उपयोगकर्ताओं के बारे में बता सकती हैं. जब आप किसी विशिष्‍ट सामग्री प्रकार, सूची या लायब्रेरी के लिए सर्वर पर कोई जानकारी प्रबंधन नीति कॉन्फ़िगर करते हैं, तो आप उन उपयोगकर्ताओं को प्रदर्शित करने वाला नीति कथन लिख सकते हैं जो यह प्रदर्शित करता है कि इस नीति से संबंधित दस्तावेज़ पर किसने कार्य किया है. नीति कथन उपयोगकर्ताओं को सूचित कर सकता है कि जानकारी प्रबंधन नीतियाँ दस्तावेज़ के लिए लागू की गई हैं, या यह विस्तृत जानकारी दे सकता है, जैसे कि वह तथ्य जिससे कि किसी निश्चित समयावधि के बाद दस्तावेज़ की समय सीमा समाप्त हो जाती है. जब उपयोगकर्ता जानकारी प्रबंधन नीतियों से संबंधित दस्तावेज़ों को किसी 2007 Office रिलीज़ क्लायंट प्रोग्राम्स में खोलते हैं, तो यह नीति कथन प्रदर्शित होता है. इसके अति‍रिक्त, यदि किसी जानकारी प्रबंधन नीति में बारकोड या लेबल नीति सुविधा शामिल होती है, तो उपयोगकर्ताओं को Microsoft Office दस्तावेज़ों में बारकोड्स या लेबल्स सम्मिलित करना आवश्यक बनाने के लिए नीति कॉन्फ़िगर की जा सकती है, जब वे उन्हें किसी 2007 Office रिलीज़ क्लायंट प्रोग्राम से सहेजने या मुद्रित करने का प्रयास करते हैं.

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किसी साइट पर जानकारी प्रबंधन नीतियों का उपयोग कैसे किया जा सकता है

कोई जानकारी प्रबंधन नीति लागू करने के लिए, आपको इसे किसी साइट पर सूची, लायब्रेरी, या सामग्री प्रकार से जोड़ना आवश्‍यक है. वे स्थान जहाँ आप कोई जानकारी प्रबंधन नीति बनाते या जोड़ते हैं वे इस आधार पर प्रभावित होते हैं कि कितने वृहद रूप से नीति लागू होती है या कितने वृहद रूप से इसका उपयोग किया जा सकता है. आप यह कर सकते हैं:

  • कोई साइट संग्रह नीति बनाना और उसे किसी सामग्री प्रकार, सूची, या लायब्रेरी में जोड़ना     आप किसी साइट संग्रह में साइट संग्रह नीति सूची में शीर्ष-स्तर साइट के लिए कोई साइट संग्रह नीति बना सकते हैं. कोई संग्रह नीति बनाने के बाद, आप इसे आयात कर सकते हैं ताकि साइट व्यवस्थापक या अन्य साइट संग्रह इसे अपने साइट संग्रह नीति सूची में आयात कर सकें. कोई आयात की जा सकने वाली साइट संग्रह नीति आपको आपके संगठन की संपूर्ण साइट में जानकारी प्रबंधन नीतियों का मानक बनाने देती है.

    जब आप किसी साइट सामग्री प्रकार में कोई साइट संग्रह नीति जोड़ते हैं और उस साइट सामग्री प्रकार की कोई आवृत्ति किसी सूची या लायब्रेरी में जोड़ते हैं, तो उस सूची या लायब्रेरी का स्वामी सूची या लायब्रेरी के साइट संग्रह नीति को संशोधित नहीं कर सकता. किसी साइट सामग्री प्रकार में कोई साइट संग्रह जोड़ना यह सुनिश्चित करने का अच्छा तरीका है कि साइट संग्रह नीतियाँ आपके प्रत्येक साइट पदानुक्रम के प्रत्येक स्तर में लागू हैं.

    नोट: साइट संग्रह व्यवस्थापक साइट संग्रह नीति सूची में सभी दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ और दस्तावेज़-आधारित सामग्री प्रकारों के लिए डिफ़ॉल्ट साइट संग्रह नीति के रूप में कोई नीति निर्धारित कर सकता है. किसी डिफ़ॉल्ट का चयन होने पर, ये लायब्रेरीज़ और सामग्री प्रकार इस जानकारी प्रबंधन नीति का उपयोग करते हैं जब तक कि अन्य नीति निर्धारित न की गई हो.

    अधिक जानकारी के लिए, किसी साइट संग्रह के लिए कोई जानकारी प्रबंधन नीति बनाना देखें.

  • शीर्ष-स्तर साइट की साइट सामग्री प्रकार गैलरी में किसी साइट सामग्री प्रकार के लिए कोई जानकारी प्रबंधन नीति बनाएँ, और फिर उस सामग्री प्रकार को एक या अधिक सूचियों या लायब्रेरीज़ में जोड़ें     आप किसी साइट के लिए सीधे भी जानकारी प्रबंधन नीति बना सकते हैं और तब एकाधिक सूचियों या लायब्रेरीज़ में उस साइट सामग्री प्रकार की आवृत्ति जोड़ें. यदि आप इस विधि का उपयोग करके कोई जानकारी प्रबंधन नीति बनाते हैं, तो सामग्री प्रकार या उस सामग्री प्रकार से आने वाले सामग्री प्रकार के साइट संग्रह के प्रत्येक आइटम में नीति होती है. यदि आप किसी सामग्री प्रकार के लिए सीधे जानकारी प्रबंधन नीति बनाते हैं, तो इस जानकारी प्रबंधन नीति का अन्य साइट संग्रह में पुन: उपयोग करना आसान नहीं होता, क्योंकि इस प्रकार से बनाई गईं नीतियों का आयात नहीं किया जा सकता.

    नोट: यह नियंत्रित करने के लिए किसी साइट संग्रह में किन नीतियों का उपयोग होगा, साइट संग्रह व्यवस्थापक किसी सामग्री प्रकार पर सीधे नीति सुविधाएँ सेट करना अक्षम कर सकता है. इस प्रतिबंध के प्रभावी होने पर, संग्रह नीति सूची से नीतियों का चयन करने वाले ऐसे उपयोगकर्ता जो सामग्री प्रकार बनाते है, सीमित होंगे.

    किसी साइट सामग्री प्रकार के लिए जानकारी प्रबंधन नीति बनाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, कोई सामग्री प्रकार बदलना देखें.

  • किसी सूची या लायब्रेरी के लिए कोई जानकारी प्रबंधन नीति बनाना     यदि आपका संगठन सामग्री के बहुत ही सीमित सेट में विशिष्‍ट जानकारी प्रबंधन नीति लागू करना चाहता है, तो आप केवल अलग-अलग सूची या लायब्रेरी में लागू होने वाली जानकारी प्रबंधन नीति बना सकते हैं. जानकारी प्रबंधन नीति बनाने की यह विधि बहुत कम परिवर्तनशील होती है, क्योंकि नीति केवल एक स्थान पर ही लागू होती है, और इसका अन्य स्थान पर आयात या पुन: उपयोग नहीं किया जा सकता. हालाँकि, कुछ संगठनों को विशिष्‍ट परिस्थितियाँ बताने के लिए सीमित रूप से लागू होने वाली अनन्य जानकारी प्रबंधन नीतियाँ बनाने की आवश्यकता हो सकती है.

    नोट्स: 

    • आप किसी सूची या लायब्रेरी के लिए कोई जानकारी प्रबंधन नीति केवल तभी बना सकते हैं यदि वह सूची या लायब्रेरी एकाधिक सामग्री प्रकारों का समर्थन नहीं करती. यदि कोई सूची या लायब्रेरी एकाधिक सामग्री प्रकारों का समर्थन करती है, तो आपको उस सूची या लायब्रेरी से संबद्ध प्रत्येक अलग-अलग सूची सामग्री प्रकार के लिए कोई जानकारी प्रबंधन नीति निर्धारित करने की आवश्‍यकता हो सकती है. (किसी विशिष्ट सूची या लायब्रेरी से संबद्ध किसी सामग्री प्रकार की आवृत्तियाँ सूची सामग्री प्रकार कहलाती हैं.)

    • यह नियंत्रित करने के लिए कि कौन-सी नीतियाँ किसी साइट संग्रह में उपयोग की जा रही हैं, साइट संग्रह व्यवस्थापक किसी साइट या लायब्रेरी पर सीधे नीति सुविधाएँ सेट करना अक्षम कर सकते हैं. इस प्रतिबंध के प्रभावी होने पर, संग्रह नीति सूची से नीतियों का चयन करने वाले ऐसे उपयोगकर्ता जो सूचियाँ या लायब्रेरीज़ का प्रबंधन करते हैं, सीमित होंगे.

    किसी सूची या लायब्रेरी के लिए कोई जानकारी प्रबंधन नीति बनाने के बारे में जानकारी के लिए, किसी सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार के लिए जानकारी प्रबंधन नीतियाँ निर्दिष्‍ट करना देखें.

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