जानकारी प्रबंधन नीतियाँ बनाना और लागू करना

जानकारी प्रबंधन नीतियाँ आपको ये नियंत्रित करने में सक्षम करती हैं कि आपकी संगठनात्मक जानकारी तक कौन पहुँच प्राप्त कर सकते हैं, वे उसके साथ क्या कर सकते हैं और उसे कब तक रोक सकते हैं. क़ानूनी और शासकीय अधिनियमों या आंतरिक व्यवसाय प्रक्रियाओं के साथ अनुपालन को लागू करने में नीति मदद कर सकती है. व्यवस्थापक के रूप में, आप दस्तावेज़ों को कैसे ट्रैक करें, किनके पास दस्तावेज़ों तक पहँच है और दस्तावेज़ों को कब तक रोका जा सकता है, नियंत्रित करने के लिए एक नीति सेट कर सकते हैं.

सामग्री के विशिष्ट प्रकार के लिए प्रत्येक नीति नियमों के सेट को स्थापित कर सकती है. नीति में प्रत्येक नियम, नीति सुविधा है. उदाहरण के लिए, जानकारी प्रबंधन नीति सुविधा निर्दिष्ट कर सकती है कि कब तक एक प्रकार की सामग्री को रोके रखना चाहिए.

जानकारी प्रबंधन नीति, साइट पर तीन भिन्न तरीके से बनाई जा सकती है:

  1. साइट संग्रह के तहत एकाधिक सामग्री के प्रकारों पर उपयोग करने के लिए जानकारी प्रबंधन नीति बनाएँ.

  2. साइट सामग्री प्रकार के लिए जानकारी प्रबंधन नीति बनाएँ.

  3. सूची या लाइब्रेरी के लिए जानकारी प्रबंधन नीति बनाएँ.

आप क्या करना चाहते हैं?

साइट संग्रह के तहत एकाधिक सामग्री के प्रकारों के लिए जानकारी प्रबंधन नीति बनाना

साइट सामग्री प्रकार के लिए नीति बनाना

सूची, लाइब्रेरी या फ़ोल्डर (स्थान पर आधारित अवधारण नीति) के लिए नीति बनाना

सामग्री प्रकार पर साइट संग्रह नीति लागू करना

सभी साइट संग्रह पर नीति लागू करना

सभी साइट संग्रह पर उपयोग करने के लिए मौजूदा नीति से टेम्पलेट बनाना

नीति निर्यात करना

भिन्न साइट संग्रह पर नीति आयात करना

साइट संग्रह के तहत एकाधिक सामग्री के प्रकारों के लिए जानकारी प्रबंधन नीति बनाना

यह सुनिश्चित करने के लिए कि साइट संग्रह के तहत निश्चित प्रकार के सभी दस्तावेज़ों पर जानकारी नीति लागू कर दी गई है, साइट संग्रह स्तर पर नीति बनाने के बारे में विचार करें और फिर बाद में सामग्री के प्रकारों पर नीति लागू करें. ये साइट संग्रह नीतियों के रूप में संदर्भित किए गए हैं. अधिक जानने के लिए, सामग्री प्रकार पर साइट संग्रह नीति लागू करना देखें.

  1. साइट संग्रह मुख पृष्ठ पर, साइट क्रियाएँ पर क्लिक करें और फिर साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  2. साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर, साइट संग्रह व्यवस्थापन सूची में, साइट संग्रह नीतियाँ पर क्लिक करें.

  3. साइट संग्रह नीतियाँ पृष्ठ पर बनाएँ क्लिक करें.

  4. नीति के लिए नाम और विवरण टाइप करें और फिर संक्षिप्त नीति कथन लिखें जो उपयोगकर्ताओं को बताता है कि नीति किस लिए है. नीति कथन में 512 वर्ण हो सकते हैं.

  5. आप जिन सुविधाओं को नीति के साथ संबद्ध करना चाहते हैं, उन्हें कैसे सेट अप करें, इसके बारे में जानने के लिए सामग्री प्रकार के लिए नीति बनाना देखें.

  6. साइट संग्रह नीतियाँ पृष्ठ पर वापस जाने के लिए ठीक पर क्लिक करें.

साइट सामग्री प्रकार के लिए नीति बनाना

सामग्री प्रकार पर जानकारी प्रबंधन नीति को जोड़ना, एकाधिक सूचियों या लाइब्रेरीज़ के साथ नीति सुविधाओं को संबद्ध करना आसान बनाता है. आप सामग्री प्रकार पर मौजूदा जानकारी प्रबंधन नीति जोड़ना चुन सकते हैं या व्यक्तिगत सामग्री प्रकार के लिए विशिष्ट अद्वितीय नीति बना सकते हैं.

नोट:  आप उस सामग्री प्रकार पर जानकारी प्रबंधन नीति भी जोड़ सकते हैं, जो सूचियों के लिए विशिष्ट है. इसका प्रभाव केवल उस सूची में आइटम्स पर नीति को लागू करना होता है, जिसे सामग्री प्रकार उपयोग करता है.

  1. साइट संग्रह मुख पृष्ठ पर साइट क्रियाएँ क्लिक करें और फिर साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  2. साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर गैलरीज़ अनुभाग में साइट सामग्री प्रकार पर क्लिक करें.

  3. साइट सामग्री प्रकार सेटिंग्स पृष्ठ पर, उस सामग्री प्रकार का चयन करें, जिसे आप नीति में जोड़ना चाहते हैं.

  4. साइट सामग्री प्रकार पृष्ठ पर सेटिंग्स अनुभाग में, जानकारी प्रबंधन नीति सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  5. जानकारी प्रबंधन नीति सेटिंग्स पृष्ठ पर नीति निर्धारित करें का चयन करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

  6. नीति संपादित करें पृष्ठ पर, नीति के लिए नाम और विवरण लिखें, और फिर वह संक्षिप्त नीति कथन लिखें, जो उपयोगकर्ताओं को बताता है कि नीति किस लिए है. विवरण की लंबाई 512 वर्णों तक हो सकती है.

  7. अगले अनुभागों में, उन व्यक्तिगत नीति सुविधाओं का चयन करें, जिन्हें आप अपनी जानकारी प्रबंधन नीति में जोड़ना चाहते हैं.

  8. दस्तावेज़ों और आइटम्स के लिए अवधारण अवधि को निर्दिष्ट करने के लिए, जो इस नीति के अधीन हैं, अवधारण सक्षम करें पर क्लिक करें और फिर अवधारण अवधि और क्रियाएँ निर्दिष्ट करें, जिन्हें आप आइटम्स समाप्त होने के समय उत्पन्न होने देना चाहते हैं.

    अवधारण अवधि निर्दिष्ट करने के लिए

1.

अभिलेखों के लिए अवधारण चरण जोड़ें… पर क्लिक करें.

2.

जब दस्तावेज़ों और आइटम्स समाप्त पर सेट हों, तो निर्दिष्ट करने के लिए अवधारण अवधि विकल्प का चयन करें. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

  • दिनांक गुण पर आधारित समय सीमा समाप्ति दिनांक सेट करने के लिए, ईवेंट अनुभाग में, यह अवस्था आइटम पर बंद दिनांक गुण पर आधारित है पर क्लिक करें और फिर जब आप आइटम को समाप्त करना चाहते हैं, तो दस्तावेज़ या आइटम क्रिया (उदाहरण के लिए, बनाया गया या संशोधित किया गया) और इस क्रिया के बाद समय के संवृद्ध (उदाहरण के लिए, दिनों, महीनों या वर्षों की संख्या) का चयन करें.

  • समयसीमा समाप्ति निर्धारित करने के लिए कस्टम अवधारण सूत्र का उपयोग करने हेतु, इस सर्वर पर स्थापित कस्टम अवधारण सूत्र द्वारा सेट करें पर क्लिक करें.

नोट:  यदि आपके व्यवस्थापक द्वारा कस्टम सूत्र सेट किया गया हो, तभी यह विकल्प उपलब्ध होता है.

3.

यदि आप सूची, लाइब्रेरी या सामग्री प्रकार के लिए नीति निर्धारित करते हैं, जिसके पास पहले से इससे संबद्ध वर्कफ़्लो है, तो केवल तभी वर्कफ़्लो प्रारंभ करें विकल्प उपलब्ध होता है. आपको फिर चुनने के लिए वर्कफ़्लोज़ के विकल्प दिए जाएँगे.

4.

पुनरावर्ती अनुभाग में, इस क्रिया की अवस्था को दोहराएँ… का चयन करें और फिर दर्ज करें कि आप कितनी बार क्रिया को पुनः होने देना चाहते हैं.

नोट:  यह विकल्प केवल तब ही उपलब्ध होगा यदि आपके द्वारा चयनित क्रिया दोहराई जा सकती हो. उदाहरण के लिए, आप स्थायी रूप से हटाई गई क्रिया के लिए पुनरावर्ती सेट नहीं कर सकते.

5.

ठीक पर क्लिक करें.

  1. उन दस्तावेज़ों और आइटम्स के लिए अंकेक्षण सक्षम करने हेतु, जो इस नीति के अधीन हैं, अंकेक्षण सक्षम करें पर क्लिक करें और फिर अंकेक्षण करने के लिए अपने इच्छित ईवेंट्स निर्दिष्ट करें.

    अंकेक्षण सक्षम करने के लिए

1.

नीति संपादित करें पृष्ठ पर, अंकेक्षण अनुभाग में, अंकेक्षण सक्षम करें चेक बॉक्स का चयन करें और फिर उन ईवेंट्स के आगे वाले चेक बॉक्स का चयन करें जिनके लिए आप ऑडिट ट्रेल को रखना चाहते हैं.

2.

दस्तावेज़ों में इन बारकोड्स को सम्मिलित करने के लिए, उपयोगकर्ताओं को संकेत देने हेतु, सहेजने या मुद्रित करने से पहले बारकोड सम्मिलित करने के लिए उपयोगकर्ता को संकेत दें चेक बॉक्स का चयन करें.

3.

नीति पर अंकेक्षण सुविधा लागू करने के लिए ठीक पर क्लिक करें.

अंकेक्षण नीति सुविधा संगठनों को दस्तावेज़ों और सूची आइटम्स, जैसे सूचियाँ, मुद्दे की सूचियाँ, चर्चा समूह और कैलेंडर्स बनाने और ऑडिट ट्रेल का विश्लेषण करने में सक्षम करती है. यह नीति सुविधा एक ऐसा अंकेक्षण लॉग प्रदान करती है जो ईवेंट्स रिकॉर्ड करता है, जैसे कि जब सामग्री देखी गई, संपादित की गई या हटाई गई हो.

जब अंकेक्षण, जानकारी प्रबंधन नीति के भाग के रूप में सक्षम होता है, तो उन नीति उपयोग रिपोर्ट्स में व्यवस्थापक अंकेक्षण डेटा को देख सकते हैं, जो Microsoft Excel पर आधारित हैं और जो वर्तमान उपयोग को सारांशित करते हैं. व्यवस्थापक, संगठन के तहत जानकारी के उपयोग के तरीके को निर्धारित करने के लिए इन रिपोर्ट्स का उपयोग कर सकते हैं. ये रिपोर्ट्स संगठनों को उनके नियामक अनुपालन सत्यापित करने और दस्तावेज़ बनाने में या संभावित मुद्दों की जाँच करने में भी मदद कर सकती हैं.

अंकेक्षण लॉग नि‍म्न जानकारी रिकॉर्ड करता है: ईवेंट नाम, ईवेंट का दिनांक और समय और उस उपयोगकर्ता के सिस्टम का नाम जिसने क्रिया की है.

  1. जब बारकोड्स नीति के भाग के रूप में सक्षम होते हैं, तो वे दस्तावेज़ गुणों में जोड़े जाते हैं और दस्तावेज़ के उस शीर्ष क्षेत्र में प्रदर्शित किए गए हैं, जिस पर बारकोड लागू किए जाते हैं. लेबल्स की तरह, दस्तावेज़ से बारकोड्स को मैन्युअल रूप से भी निकाला जा सकता है. आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि यदि किसी आइटम को मुद्रित करते या सहेजते समय बारकोड शा‍मिल करने के लिए उपयोगकर्ताओं को संकेत दिया जाना चाहिए या 2010 Office रीलिज़ प्रोग्राम्स में सम्मिलित करें टैब उपयोग करके बारकोड मैन्युअल रूप से सम्मिलित होना चाहिए या नहीं.

    बारकोड्स सक्षम करने के लिए

1.

नीति संपादित करें पृष्ठ पर, बारकोड्स अनुभाग में, बारकोड्स सक्षम करें चेक बॉक्स का चयन करें.

2.

दस्तावेज़ों में इन बारकोड्स को सम्मिलित करने के लिए, उपयोगकर्ताओं को संकेत देने हेतु, सहेजने या मुद्रित करने से पहले बारकोड सम्मिलित करने के लिए उपयोगकर्ता को संकेत दें चेक बॉक्स का चयन करें.

3.

नीति पर बारकोड सुविधा लागू करने के लिए ठीक पर क्लिक करें.

नोट:  बारकोड नीति कोड 39 मानक बारकोड्स जनरेट करता है. प्रत्येक बारकोड छवि, उस बारकोड चिह्न के नीचे पाठ शामिल करती हैं, जो बारकोड मान का प्रतिनिधित्व करता है. जब स्कैनिंग हार्डवेयर उपलब्ध न हो, तो यह बारकोड डेटा को उपयोग के लिए सक्षम करता है. उपयोगकर्ता मैन्युअल रूप से साइट पर आइटम का पता लगाने के लिए खोज बॉक्स में बारकोड संख्या लिख सकता है.

  1. उन दस्तावेज़ों की आवश्यकता के लिए जो कि इस लेबल्स वाली नीति के अधीन हैं, लेबल सक्षम करें का चयन करें और फिर लेबल्स के लिए इच्छित सेटिंग्स निर्दिष्ट करें.

    लेबल्स सक्षम करने के लिए

1.

दस्तावेज़ पर लेबल जोड़ने के लिए उपयोगकर्ता की आवश्यकता हेतु, सहेजनेऔर मुद्रित करने से पहले उपयोगकर्ताओं को लेबल सम्मिलित करने के लिए संकेत दें चेक बॉक्स का चयन करें.

नोट:  यदि आप चाहते हैं कि लेबल्स वैकल्पिक हों, तो इस चेक बॉक्स का चयन न करें.

2.

लेबल लॉक करने के लिए, ताकि इसे सम्मिलित किए जाने के बाद इसे परिवर्तित न किया जा सके, लेबल के जोड़े जाने के बाद उन पर परिवर्तितनों को रोके चेक बॉक्स का चयन करें.

नोट:  एक बार क्लाइंट अनुप्रयोग जैसे कि Word, Excel या PowerPoint के तहत लेबल को आइटम में सम्मिलित किए जाने के बाद यह सेटिंग लेबल पाठ को अद्यतन करने से रोकती है. जब इस दस्तावेज़ या आइटम के लिए गुण अद्यतन किए गए हों, तो यदि आप अद्यतन किए जाने के लिए लेबल चाहते हैं, तो इस चेक बॉक्स का चयन न करें.

3.

लेबल स्वरूप बॉक्स में, लेबल के लिए पाठ लिखें जैसे आप इसे प्रदर्शित करना चाहते हैं. लेबल्स 10 स्तंभ संदर्भ तक रख सकते हैं, प्रत्येक की लंबाई 255 वर्णों तक हो सकती है. अपने लेबल के लिए स्वरूप बनाने के लिए, नि‍म्न कार्य करें:

उन स्तंभों के नाम लिखें जिसे आप इच्छित क्रम में लेबल में शामिल करना चाहते हैं, जहाँ आप उसे प्रकट करना चाहते हैं. घुमावदार कोष्ठकों ({}) में स्तंभ के नामों को बंद करें, जैसे कि नीति संपादित करें पृष्ठ पर उदाहरण में दिखाया गया है.

कोष्ठकों के बाहर सतंभों को पहचानने के लिए शब्दों को लिखें, जैसे कि नीति संपादित करें पृष्ठ पर उदाहरण में दिखाया गया है.

4.

पंक्ति-विराम जोड़ने के लिए, \n वहाँ लिखें जहाँ आप चाहते है कि पंक्ति-विराम प्रकट हो.

5.

इच्छित फ़ॉन्ट आकार और शैली का चयन करें, निर्दिष्ट करें कि यदि आप लेबल को दस्तावेज़ के बाएँ, दाएँ या मध्य में स्थित करना चाहते हैं.

युक्ति: उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर उपलब्ध फ़ॉन्ट और शैली का चयन करें. फ़ॉन्ट का आकार प्रभावित करता है कि लेबल पर कितना पाठ प्रदर्शित किया जा सकता है.

6.

लेबल की ऊँचाई और चौड़ाई लिखें. लेबल की ऊँचाई .25 इंच से 20 इंच तक हो सकती है और लेबल की चौड़ाई .25 इंच से 20 इंच तक हो सकती है. लेबल पाठ हमेशा अनुलंब रूप से लेबल छवि के तहत केंद्रित होता है.

7.

लेबल सामग्री का पूर्वावलोकन करने के लिए ताज़ा करें पर क्लिक करें.

  1. ठीक पर क्लिक करें.

सूची, लाइब्रेरी या फ़ोल्डर (स्थान पर आधारित अवधारण नीति) के लिए नीति बनाना

आप केवल किसी विशिष्ट सूची, लाइब्रेरी या फ़ोल्डर पर लागू होने वाली अवधारण नीति को निर्धारित कर सकते हैं. यदि आप इस प्रकार कोई जानकारी प्रबंधन नीति बनाते हैं, तो आप इस नीति को अन्य सूचियों, लाइब्रेरीज़ या साइट्स पर पुनः उपयोग नहीं कर सकते हैं.

नोट:  आप साइट संग्रह नीति को स्थान आधारित नीति पर लागू नहीं कर सकते.

यदि आप एकल स्थान में सभी प्रकार की सामग्री पर एकल अवधारण नीति लागू करना चाहते हैं, तो आप अधिकांशत: स्थान आधारित अवधारण का उपयोग करना चाहेंगे. कई अन्य मामलों में, आप यह सत्यापित करना चाहेंगे कि अवधारण नीति सभी सामग्री प्रकारों के लिए निर्दिष्ट है.

नोट:  प्रत्येक सबफ़ोल्डर अपने पेरेंट की अवधारण नीति को इनहेरिट करता है, जब तक की आप इनहेरिटेंस को ब्रेक करना नहीं चुनते और चाइल्ड स्तर पर किसी नई अवधारण नीति को निर्धारित नहीं करते.

यदि आप किसी सूची या लाइब्रेरी की अवधारण के बजाय जानकारी प्रबंधन नीति को निर्धारित करना चाहते हैं, तो आपको उस सूची या लाइब्रेरी से संबंधित प्रत्येक सूची सामग्री प्रकार के लिए जानकारी प्रबंधन नीति को निर्धारित करने की आवश्यकता है. अधिक जानकारी के लिए साइट सामग्री प्रकार के लिए कोई नीति बनाएँ देखें.

महत्वपूर्ण:  यदि किसी पॉइंट पर सूची या लाइब्रेरी के लिए आप सामग्री प्रकार से स्थान-आधारित नीतियों पर स्विच करने का निर्णय करते हैं, तो केवल अवधारण नीति को स्थान-आधारित नीति के रूप में उअपयोग किया जाएगा. सभी अन्य प्रबंधन नीतियाँ (अंकेक्षण, बारकोड और बारकोड) संबंधित सामग्री प्रकारों से इनहेरिट की जाएँगी.

युक्ति:  लाइब्रेरी और फ़ोल्डर आधारित अवधारण सुविधा द्वारा किसी साइट संग्रह के लिए स्थान आधारित नीतियों को अक्षम किया जा सकता है. यह साइट संग्रह व्यवस्थापकों को यह सुनिश्चित करने के लिए सक्षम करता है कि उनकी सामग्री प्रकार नीतियाँ, स्थान आधारित नीतियों द्वारा अधिलेखित नहीं हैं.

आपके पास किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए सामग्री प्रकारों को परिवर्तित करने हेतु कम से कम सूचियाँ प्रबंधित करें अनुमति होनी चाहिए.

  1. उस सूची या लाइब्रेरी पर नेविगेट करें जिसके लिए आप जानकारी प्रबंधन नीति को निर्दिष्ट करना चाहते हैं.

  2. रिबन में लाइब्रेरी या सूची टैब पर क्लिक करें और फिर इस पर निर्भर करते हुए कि यदि आप लाइब्रेरी या सूची के साथ कार्य कर रहें हैं लाइब्रेरी सेटिंग्स या सूची सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. अनुमतियाँ और प्रबंधन के तहत, जानकारी प्रबंधन नीति सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  4. जानकारी प्रबंधन नीति सेटिंग्स पृष्ठ पर, सुनिश्चित करें कि सूची और लाइब्रेरी के लिए अवधारण का स्रोत लाइब्रेरी और फ़ोल्डर्स पर सेट हों. यदि सामग्री प्रकार स्रोत के रूप में प्रकट होता है, तो निम्न कार्य करें:

    • स्रोत परिवर्तित करें पर क्लिक करें.

      नीति का स्रोत परिवर्तित करें

    • नीति संपादित करें पृष्ठ पर, अवधारण का स्रोत अनुभाग में, लाइब्रेरी और फ़ोल्डर्स का चयन करें. आपको सूचित किया गया है कि सामग्री प्रकार अवधारण नीतियों पर ध्यान नहीं दिया जाएगा.

    • ठीक पर क्लिक करें.

  5. नीति संपादित करें पृष्ठ पर, लाइब्रेरी आधारित अवधारण शेड्यूल अनुभाग में, उस नीति का संक्षिप्त वर्णन लिखें, जिसे आप बना रहें हैं.

  6. नॉन-रिकॉर्ड्स के तहत, अवधारण अवस्था जोड़ें... पर क्लिक करें

    महत्वपूर्ण:  नोट करें कि रिकॉर्ड्स के तहत, आप रिकॉर्ड्स के लिए भिन्न अवधारण अवस्थाओं को निर्धारित करें विकल्प का चयन करके आप रिकॉर्ड्स के लिए भिन्न अवधारण नीतियों को निर्धारित करना चुन सकते हैं.

  7. अवस्था गुण संवाद पर, दस्तावेज़ों और आइटम्स का समाप्त पर सेट होने का समय निर्दिष्ट करने के लिए अवधारण अवधि विकल्प का चयन करें. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • दिनांक गुण पर आधारित समय सीमा समाप्ति दिनांक सेट करने के लिए, ईवेंट अनुभाग में, यह अवस्था आइटम पर बंद दिनांक गुण पर आधारित है पर क्लिक करें और फिर जब आप आइटम को समाप्त करना चाहते हैं, तो दस्तावेज़ या आइटम क्रिया (उदाहरण के लिए, बनाया गया या संशोधित किया गया) और इस क्रिया के बाद समय के संवृद्ध (उदाहरण के लिए, दिनों, महीनों या वर्षों की संख्या) का चयन करें.

    • समयसीमा समाप्ति निर्धारित करने के लिए कस्टम अवधारण सूत्र का उपयोग करने हेतु, इस सर्वर पर स्थापित कस्टम अवधारण सूत्र द्वारा सेट करें पर क्लिक करें.

      नोट:  यदि आपके व्यवस्थापक द्वारा कस्टम सूत्र सेट किया गया हो, तभी यह विकल्प उपलब्ध होता है.

    • क्रिया के तहत, निर्दिष्ट करें कि आप दस्तावेज़ या आइटम के समाप्त होने पर क्या चाहते है. दस्तावेज़ या आइटम पर कोई निर्दिष्ट क्रिया होना सक्षम करने के लिए,(जैसे कि हटाया जाना), सूची से क्रिया का चयन करें.

  8. यदि आप सूची, लाइब्रेरी या सामग्री प्रकार के लिए नीति निर्धारित करते हैं, जिसके पास पहले से इससे संबद्ध वर्कफ़्लो है, तो केवल तभी वर्कफ़्लो प्रारंभ करें विकल्प उपलब्ध होता है. आपको फिर चुनने के लिए वर्कफ़्लोज़ के विकल्प दिए जाएँगे.

  9. पुनरावर्ती अनुभाग में, इस क्रिया की अवस्था को दोहराएँ… का चयन करें और फिर दर्ज करें कि आप कितनी बार क्रिया को पुनः होने देना चाहते हैं.

    नोट:  यह विकल्प केवल तब ही उपलब्ध होगा यदि आपके द्वारा चयनित क्रिया दोहराई जा सकती हो. उदाहरण के लिए, आप स्थायी रूप से हटाई गई क्रिया के लिए पुनरावर्ती सेट नहीं कर सकते.

  10. ठीक पर क्लिक करें.

सामग्री प्रकार पर साइट संग्रह नीति लागू करना

यदि आपकी साइट के लिए साइट संग्रह नीतियों के रूप में जानकारी प्रबंधन नीतियाँ पहले ही बनाई जा चुकी हैं, तो इनमें से एक नीति को सामग्री प्रकारों पर लागू कर सकते हैं. ऐसा करके, आप ऐसे साइट संग्रह में जो समान पेरेंट सामग्री प्रकार साझा नहीं करता, एकाधिक सामग्री प्रकारों पर समान नीति को लागू कर सकते हैं.

नोट:  यदि आप साइट संग्रह में एकाधिक सामग्री प्रकारों पर नीतियाँ लागू करना चाहते हैं, और आपके पास प्रबंधित की हुई मेटाडेटा सेवा कॉन्फ़िगर है, तो आप एकाधिक साइट संग्रहों पर जानकारी प्रबंधन नीतियों को प्रकाशित करने के लिए सामग्री प्रकार का उपयोग कर सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए, सभी साइट संग्रहों सामग्री प्रकारों पर नीति को लागू करना अनुभाग देखें.

  1. उस सूची या लाइब्रेरी को नेविगेट करें जो उस सामग्री प्रकार को शामिल करता है, जिस पर आप नीति को लागू करते हैं.

  2. रिबन में लाइब्रेरी या सूची टैब पर क्लिक करें और फिर इस पर निर्भर करते हुए कि यदि आप लाइब्रेरी या सूची के साथ कार्य कर रहें हैं लाइब्रेरी सेटिंग्स या सूची सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  3. अनुमतियाँ और प्रबंधन के तहत, जानकारी प्रबंधन नीति सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  4. सत्यापित करें कि यदि नीति स्रोत, सामग्री प्रकारों पर सेट है और सामग्री प्रकार नीतियों के तहत, उस सामग्री प्रकार का चयन करें, जिसमें आप नीति को लागू करना चाहते हैं.

  5. नीति नि‍र्दि‍ष्ट करें अनुभाग के तहत, साइट संग्रह नीति का उपयोग करें पर क्लिक करें और फिर उस नीति का चयन करें जिसे आप सूची में से लागू करना चाहते हैं.

    नोट:  Iयदि साइट संग्रह नीति का उपयोग करें विकल्प उपलब्ध नहीं हैं, तो साइट संग्रह के लिए कोई साइट संग्रह उपलब्ध नीतियाँ उपलब्ध नहीं होंगी.

  6. ठीक पर क्लिक करें.

    महत्वपूर्ण:  यदि वह सूची या लाइब्रेरी जिसके साथ आप कार्य कर रहें हैं, एकाधिक सामग्री प्रकारों के प्रबंधन का समर्थन करती है, तो सामग्री प्रकारों के तहत, आप उस सामग्री प्रकार को क्लिक कर सकते हैं, जिसके लिए आप कोई जानकारी प्रबंधन नीति निर्दिष्ट करना चाहते हैं. यह आपको सीधे चरण 5 पर ले जाएगा.

सभी साइट संग्रह पर नीति लागू करना

सामग्री प्रकार प्रकाशन को सेट अप करने के लिए प्रबंधित मेटाडेटा सेवा अनुप्रयोग का उपयोग करते हुए सभी साइट संग्रह सामग्री प्रकार को साझा करें. सामग्री प्रकार प्रकाशन आपको अपनी पूरी साइट्स में संगत रूप से सामग्री और मेटाडेटा प्रबंधित करने में मदद करता है क्योंकि सामग्री प्रकार केंद्रीय रूप से निर्मित और अद्यतन किए जा सकते हैं और अद्यतन एकाधिक सदस्यता लेने वाले साइट संग्रहों या वेब अनुप्रयोगों पर प्रकाशित किए जा सकते हैं.

सामग्री प्रकार प्रकाशन के बारे में अधिक जानने के लिए, सामग्री प्रकार प्रकाशन प्रबंधित करना देखें.

सभी साइट संग्रह पर उपयोग करने के लिए मौजूदा नीति से टेम्पलेट बनाना

आप जानकारी प्रबंधन नीति को निर्धारित कर सकते हैं और फिर आवश्यक एकाधिक साइट संग्रहों के रूप में उपयोग करने के लिए इससे टेम्पलेट बनाएँ. यदि आप आपनी जानकारी नीतियों का बैकअप प्राप्त करना चाहते हैं, तो इस पद्धति का उपयोग किया जा सकता है,या पूरे साइट संग्रह पर एक नीति को लागू करने के लिए सामग्री प्रकार प्रकाशन का उपयोग करने हेतु, इसे वैकल्पिक पद्धति के रूप में भी उपयोग किया जा सकता है. आप एक साइट संग्रह से नीति को निर्यात करके और फिर इसे किसी सहेजे गए स्थान या अन्य साइट संग्रह पर आयात करके नीति का बैकअप या टेम्पलेट बना सकते हैं.

महत्वपूर्ण:  यदि आप निर्यात/आयात सुविधा को नीति टेम्पलेट्स का सेट बनाने के लिए तरीके के रूप में उपयोहग करते हैं, तो ध्यान में रखें कि नीति .xml फ़ाइल में एक अद्वितीय पहचानकर्ता मौजूद है. इसके कारण, आप इस द्वितीय पहचानकर्ता को परिवर्तित किए बिना उस नीति को साइट में एक से अधिक बार आयात नहीं कर सकते.

नीति निर्यात करना

  1. उस साइट संग्रह के लिए मुख पृष्ठ पर, जिसमें नीति है, साइट क्रियाएँ मेनू क्लिक करें और फिर साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  2. साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर साइट संग्रह व्यवस्थापन अनुभाग के तहत साइट संग्रह नीतियाँ पर क्लिक करें.

  3. उस नीति पर क्लिक करें, जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं, नीति के नीचे स्क्रॉल करें और फिर निर्यात करें पर क्लिक करें.

  4. फ़ाइल को सहेजने या खोलने के संकेत पर सहेजें पर क्लिक करें और फिर इस पर फ़ाइल सहेजने के लिए स्थान का चयन करें. उस स्थान का चयन करना सुनिश्चित करें जो कि उस साइट संग्रह पर उपलब्ध है, जो नीति आयात कर रहा है.

  5. जब डाउनलोड पूर्ण संवाद प्रदर्शित होता है, तो बंद करें पर क्लिक करें.

भिन्न साइट संग्रह पर नीति आयात करना

जानकारी प्रबंधन नीति को आयात करना आपको किसी दिए गए साइट संग्रह के तहत साइट या सूची स्तर पर इसे एकाधिक सामग्री प्रकारों पर लागू करने में सक्षम करता है. इसे करने के दोहरे लाभ हैं: आपको प्रत्येक सामग्री प्रकार पर नीति को पुनः निर्धारित और लागू नहीं करना होगा और आप और आसानी से केवल एक स्थान पर नीति में परिवर्तन करके नीति में संशोधन को प्रबंधित कर सकते हैं.

  1. उस साइट संग्रह के लिए मुख पृष्ठ पर, जिस पर आप नीति को लागू करना चाहते हैं, साइट क्रियाएँ पर क्लिक करें और फिर साइट सेटिंग्स पर क्लिक करें.

  2. साइट संग्रह व्यवस्थापन अनुभाग में साइट संग्रह नीतियाँ पर क्लिक करें.

  3. साइट संग्रह नीति पृष्ठ पर आयात करें क्लिक करें, और फिर नीति के लिए XML फ़ाइल ढूँढने हेतु ब्राउज़ करें पर क्लिक करें.

  4. उस XML फ़ाइल का चयन करें जिसमें नीति सहेजी गई है और फिर खोलें पर क्लिक करें.

  5. साइट संग्रह नीति पृष्ठ आयात करें पर साइट संग्रह के लिए नीति को जोड़ने हेतु आयात करें पर क्लिक करें.

आपके द्वारा आयात की गई नीति अब साइट या सूची स्तर पर एक या अधिक सामग्री प्रकार पर लागू की जा सकती है. साइट सामग्री प्रकार पर साइट संग्रह नीति लागू करना के ऊपर देखें.

सामग्री प्रकार पर लागू करने के लिए, जानकारी नीति चयन करना

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