छुपे डेटा और व्यक्तिगत जानकारी के लिए कार्यपुस्तिकाओं का निरीक्षण करना

यदि आप किसी Microsoft Office Excel कार्यपुस्तिका की कोई इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि सहकर्मियों और क्लायंट्स के साथ साझा करने की योजना बनाते हैं, तो कार्यपुस्तिका या उसके दस्तावेज़ गुणों (मेटाडेटा) में संभवत: छुपे हुए डेटा या व्यक्तिगत जानकारी के लिए कार्यपुस्तिका का पुनरावलोकन करना एक अच्छा विचार है. चूँकि यह छुपी जानकारी आपके संगठन के बारे में या स्वयं कार्यपुस्तिका के बारे में कोई ऐसी जानकारी प्रकट कर सकती है जिसे आप सार्वजनिक रूप से साझा नहीं करना चाहते हों, इसलिए संभव है कि कार्यपुस्तिका को अन्य लोगों के साथ साझा करने से पहले आप इस छुपी जानकारी को निकालना चाहें.

यह आलेख बताता है कि Microsoft Office Excel 2007 में दस्तावेज़ निरीक्षक सुविधा आपको अपनी Excel कार्यपुस्तिकाओं में छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी ढूँढने और निकालने में कैसे मदद कर सकती है.

नोट: जिन कार्यपुस्तिकाओं को आप अन्य लोगों के साथ साझा करते हैं उनसे आप छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी निकाल सकते हैं. लेकिन, यदि आपकी कार्यपुस्तिका एक साझे की कार्यपुस्तिका के रूप में सहेजी गई है (समीक्षा टैब, कार्यपुस्तिका साझा करें आदेश), आप टिप्पणियां, एनोटेशन, दस्तावेज़ गुण, और व्यक्तिगत जानकारी नहीं निकाल सकते हैं. इस जानकारी को एक साझे की कार्यपुस्तिका से निकालने के लिए, पहले कार्यपुस्तिका की प्रतिलिपि बनाएं और फिर उसे अनशेयर करें.

इस आलेख में

कार्यपुस्तिकाओं में किस प्रकार का छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी संग्रहीत होती है?

दस्तावेज़ निरीक्षक कार्यपुस्तिकाओं में कैसी जानकारी ढूँढ और निकाल सकता है?

मैं अपनी कार्यपुस्तिकाओं में छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी कैसे ढूँढ और निकाल सकता हूँ?

कार्यपुस्तिकाओं में किस प्रकार का छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी संग्रहीत होती है?

किसी Excel कार्यपुस्तिका में कई प्रकार का छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी सहेजी जा सकती है. संभव है कि Office Excel 2007 में कार्यपुस्तिका देखने पर यह जानकारी तुरंत दिखाई नहीं दे, लेकिन अन्य लोग संभवत: जानकारी देख या प्राप्त कर सकते हैं.

छुपी जानकारी में कोई ऐसा डेटा शामिल हो सकता है जो Office Excel 2007 आपको अन्य लोगों के साथ किसी कार्यपुस्तिका में सहयोग करने में सक्षम बनाने के लिए उसमें जोड़ता है. इसमें कोई ऐसी जानकारी भी हो सकती है जिसे आप सोच समझकर छुपी हुई निर्दिष्ट करते हैं.

Excel कार्यपुस्तिकाओं में निम्न प्रकार का छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी हो सकती है:

  • टिप्पणियाँ और इंक एनोटेशन    यदि आपने अन्य लोगों के सहयोग से अपनी कार्यपुस्तिका बनाई है, तो आपकी कार्यपुस्तिका में टिप्पणियाँ या इंक एनोटेशन जैसे आइटम हो सकते हैं. यह जानकारी अन्य लोगों को आपकी कार्यपुस्तिका पर कार्य करने वाले दूसरे लोगों के नाम, समीक्षकों की टिप्पणियाँ, और आपकी कार्यपुस्तिका में किए गए परिवर्तन देखने में सक्षम बना सकती है.

  • दस्तावेज़ गुण और व्यक्तिगत जानकारी    दस्तावेज़ गुण, जिसे मेटाडेटा भी कहा जाता है, में आपकी कार्यपुस्तिका के बारे में विवरण शामिल होते हैं, जैसे कि लेखक, विषय, और शीर्षक. दस्तावेज़ गुण में वह जानकारी भी होती है जिसका Office प्रोग्राम्स स्वचालित रूप से रखरखाव करते हैं, जैसे कि कोई कार्यपुस्तिका हाल ही में सहेजने वाले व्यक्ति का नाम और कार्यपुस्तिका बनाए जाने का दिनांक. यदि आपने विशेष सुविधाओं का उपयोग किया है, तो आपके दस्तावेज़ में अतिरिक्त प्रकार की पर्सनली आइडेंटिफ़ायेबल इन्फ़ॉर्मेशन (PII), जैसे कि ई-मेल शीर्ष लेख, पुनरावलोकन के लिए भेजी गई जानकारी, रूटिंग स्लिप्स, प्रिंटर पथ, और वेब पेजेज़ के प्रकाशन के लिए फ़ाइल पथ जानकारी हो सकती है.

  • शीर्ष लेख और पाद लेख    Excel कार्यपुस्तिकाओं में शीर्ष लेख और पाद लेख में जानकारी हो सकती है.

  • छुपी पंक्तियाँ, स्तंभ, और कार्यपत्रक    किसी Excel कार्यपुस्तिका में, पंक्तियाँ, स्तंभ, और संपूर्ण कार्यपत्रक छुपे हो सकते हैं. यदि आप किसी ऐसी कार्यपुस्तिका की कोई प्रतिलिपि वितरित करते हैं जिसमें छुपी पंक्तियाँ, स्तंभ, या कार्यपत्रक हैं, तो अन्य लोग इन पंक्तियों, स्तंभों, या कार्यपत्रकों को सामने ला सकते हैं और इनका डेटा देख सकते हैं.

  • दस्तावेज़ सर्वर गुण    यदि आपकी कार्यपुस्तिका किसी दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर के किसी स्थान पर सहेजी गई थी, जैसे कि कोई दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट या Microsoft Windows SharePoint सेवाओं पर आधारित कोई लायब्रेरी, तो कार्यपुस्तिका में अतिरिक्त दस्तावेज़ गुण या इस सर्वर स्थान से संबंधित जानकारी हो सकती है.

  • कस्टम XML डेटा    कार्यपुस्तिकाओं में ऐसा कस्टम XML डेटा हो सकता है जो दस्तावेज़ में दिखाई नहीं देता. दस्तावेज़ निरीक्षक यह XML डेटा ढूँढ और निकाल सकता है.

  • अदृश्य सामग्री    किसी कार्यपुस्तिका में ऐसे ऑब्जेक्ट्स हो सकते हैं जो दिखाई नहीं देते हैं क्योंकि वे अदृश्य के रूप में स्वरूपित हैं.

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दस्तावेज़ निरीक्षक कार्यपुस्तिकाओं में कैसी जानकारी ढूँढ और निकाल सकता है?

Office Excel 2007 में, दस्तावेज़ निरीक्षक कई भिन्न निरीक्षक प्रदर्शित करता है जो Excel कार्यपुस्तिकाओं के लिए विशिष्ट छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी ढूँढने और निकालने में आपको सक्षम बनाते हैं. ऐसे छुपे डेटा और व्यक्तिगत जानकारी के भिन्न प्रकारों की किसी सूची के लिए जो दस्तावेज़ निरीक्षक प्रस्तुतियों में ढूँढ और निकाल सकता है, निम्न तालिका की समीक्षा करें.

नोट: यदि आपके संगठन ने निरीक्षक मॉड्यूल्स जोड़कर दस्तावेज़ निरीक्षक अनुकूलित किया है, तो संभवत: आप अपनी कार्यपुस्तिकाओं को अतिरिक्त प्रकार की जानकारी के लिए जाँच सकते हैं.

Office Excel 2007

निरीक्षक का नाम

ढूँढता और निकालता है

टिप्पणियाँ और एनोटेशन

  • टिप्पणियाँ

  • इंक एनोटेशन

दस्तावेज़ गुण और व्यक्तिगत जानकारी

  • दस्तावेज़ गुण, जिसमें दस्तावेज़ गुण संवाद बॉक्स के सारांश, आँकड़े, और कस्टम टैब्स की जानकारी शामिल है

  • ई-मेल शीर्ष लेख

  • रूटिंग स्लिप्स

  • पुनरावलोकन के लिए भेजी गई जानकारी

  • दस्तावेज़ सर्वर गुण

  • दस्तावेज़ प्रबंधन नीति जानकारी

  • सामग्री प्रकार जानकारी

  • उपयोगकर्ता का नाम

  • प्रिंटर पथ जानकारी

  • परिदृश्य टिप्पणियाँ

  • वेब पेजेज़ के प्रकाशन के लिए फ़ाइल पथ

  • निर्दिष्ट नामों और तालिका नामों के लिए टिप्पणियाँ

  • निष्क्रिय बाह्य डेटा कनेक्शंस

शीर्ष लेख और पाद लेख

  • कार्यपत्रक शीर्ष लेख की जानकारी

  • कार्यपत्रक पाद लेख की जानकारी

छुपी पंक्तियाँ और स्तंभ

  • छुपी पंक्तियाँ

  • छुपे स्तंभ जिनमें डेटा हो

    नोट्स: 

    • यदि आपकी कार्यपुस्तिका में ऐसे छुपे स्तंभ हैं जिनमें डेटा नहीं है और वे उन स्तंभों के बीच में स्थित हैं जिनमें डेटा है, तो ये रिक्त छुपे स्तंभ भी ढूँढे और निकाले जाएँगे.

    • यदि आपकी कार्यपुस्तिका की छुपी पंक्तियों या स्तंभों में डेटा है, तो आप वह डेटा निकाल कर अपनी कार्यपुस्तिका में परिकलनों या सूत्रों के परिणाम बदल सकते हैं. यदि आपको नहीं पता है कि छुपी पंक्तियों या स्तंभों में क्या जानकारी है, तो दस्तावेज़ निरीक्षक बंद करें, छुपी पंक्तियाँ या स्तंभ सामने लाएँ, और तब उनकी सामग्री का पुनरावलोकन करें.

    • यह दस्तावेज़ निरीक्षक आकृतियों, चार्ट्स, नियंत्रण, Microsoft ActiveX ऑब्जेक्ट्स और नियंत्रण, चित्रों, या SmartArt ग्राफ़िक्स, जो छुपे हुए स्तंभों में हो सकते हैं, का पता नहीं लगाता है.

छुपी कार्यपुस्तिकाएँ

  • छुपी कार्यपुस्तिकाएँ

    नोट: यदि आपकी कार्यपुस्तिका में छुपे कार्यपत्रकों में डेटा है, तो आप वह डेटा निकालकर अपनी कार्यपुस्तिका में परिकलनों या सूत्रों के परिणाम बदल सकते हैं. यदि आपको नहीं पता है कि छुपे कार्यपत्रकों में क्या जानकारी है, तो दस्तावेज़ निरीक्षक बंद करें, छुपे कार्यपत्रक सामने लाएँ, और तब उनकी सामग्री का पुनरावलोकन करें.

कस्टम XML डेटा

  • कस्टम XML डेटा जो संभवत: किसी कार्यपुस्तिका में संग्रहीत हो

अदृश्य सामग्री

  • वे ऑब्जेक्ट्स जो दिखाई नहीं देते हैं क्योंकि वे अदृश्य के रूप में स्वरूपित हैं

    नोट: यह निरीक्षक उन ऑब्जेक्ट्स का पता नहीं लगाता जो अन्य ऑब्जेक्ट्स में समाहित होते हैं.

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मैं अपनी कार्यपुस्तिकाओं में छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी कैसे ढूँढ और निकाल सकता हूँ?

Office Excel 2007 और पिछले संस्करणों में बनाई गई Excel कार्यपुस्तिकाओं में छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी ढूँढने और निकालने के लिए आप दस्तावेज़ निरीक्षक का उपयोग कर सकते हैं. अपनी Excel कार्यपुस्तिका की कोई इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि, जैसे किसी ई-मेल अनुलग्नक में, साझा करने के पहले दस्तावेज़ निरीक्षक का उपयोग करना अच्छा विचार है.

  1. वह कार्यपुस्तिका खोलें जिसे आप छुपे डेटा या व्यक्तिगत जानकारी के लिए जाँचना चाहते हैं.

  2. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, इस रूप में सहेजें क्लिक करें, और तब अपनी मूल कार्यपुस्तिका की कोई प्रतिलिपि सहेजने के लिए फ़ाइल का नाम बॉक्स में कोई नाम लिखें.

    महत्वपूर्ण: अपनी मूल कार्यपुस्तिका की किसी प्रतिलिपि पर दस्तावेज़ निरीक्षक का उपयोग करना एक अच्छा विचार है क्योंकि दस्तावेज़ निरीक्षक द्वारा निकाले जाने वाले डेटा को पुनर्स्थापित करना हमेशा संभव नहीं होता है.

  3. अपनी मूल कार्यपुस्तिका की प्रतिलिपि में, Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, तैयार करें इंगित करें, और तब दस्तावेज़ जाँचें क्लिक करें.

  4. दस्तावेज़ निरीक्षक संवाद बॉक्स में, किस प्रकार की छुपी सामग्री जाँचना है यह चुनने के लिए चेक बक्सों का चयन करें. अलग-अलग निरीक्षकों के बारे में जानाकरी के लिए, दस्तावेज़ निरीक्षक कार्यपुस्तिकाओं में कैसी जानकारी ढूँढ और निकाल सकता है? देखें

  5. निरीक्षण करें क्लिक करें.

  6. दस्तावेज़ निरीक्षक संवाद बॉक्स में निरीक्षण के परिणामों की समीक्षा करें.

  7. अपने दस्तावेज़ से निकाली जाने वाली छुपी सामग्री के प्रकार के निरीक्षण परिणाम के आगे सभी निकालें क्लिक करें.

    महत्वपूर्ण: 

    • यदि आप अपने दस्तावेज़ से छुपी सामग्री निकालते हैं, तो पूर्ववत् करें क्लिक कर संभवत: आप उसे पुनर्स्थापि‍त नहीं कर पाएँगे.

    • यदि आप ऐसी छुपी पंक्तियाँ, स्तंभ, या कार्यपत्रक निकालते हैं जिनमें डेटा है, तो संभवत: आप अपनी कार्यपुस्तिका में परिकलनों या सूत्रों के परिणाम बदल सकते हैं. यदि आपको नहीं पता है कि छुपी पंक्तियों, स्तंभों, या कार्यपत्रकों में क्या जानकारी है, तो दस्तावेज़ निरीक्षक बंद करें, छुपी पंक्तियाँ, स्तंभ, या कार्यपत्रक सामने लाएँ, और तब उनकी सामग्री का पुनरावलोकन करें.

    • टिप्पणियां और एनोटेशन, दस्तावेज़ गुण और व्यक्तिगत जानकारी, तथा शीर्ष लेख और पाद लेख के लिए निरीक्षक उस कार्यपुस्तिका में इस्तेमाल नहीं किए जा सकते हैं जो साझे की कार्यपुस्तिका के रूप में सहेजी गई है (समीक्षा टैब, साझे की कार्यपुस्तिका आदेश). ऐसा इसलिए है क्योंकि विभिन्न लोगों को एक ही कार्यपुस्तिका पर एक साथ कार्य करने के योग्य बनाने हेतु साझे की कार्यपुस्तिकाएं व्यक्तिगत जानकारी का इस्तेमाल करती हैं. इस जानकारी को एक साझे की कार्यपुस्तिका से हटाने के लिए, आप कार्यपुस्तिका की प्रतिलिपि बना कर फिर उसे अनशेयर कर सकते हैं. एक कार्यपुस्तिका को अनशेयर करने के लिए, समीक्षा टैब पर, क्लिक करें साझे की कार्यपुस्तिका. सम्पादन टैब पर, एक ही समय पर एक से अधिक उपयोगकर्ताओं द्वारा परिवर्तनों की अनुमति दें चेक बॉक्स साफ़ करें.

    • यदि आप OpenDocument स्प्रेडशीट (.ods) फ़ॉर्मेट में सहेजी गई स्प्रेडशीट्स से छिपे डेटा और व्यक्तिगत जानकारी को निकालना चाहते हैं, आपको हर बार इस फ़ॉर्मेट में स्प्रेडशीट सहेजते समय दस्तावेज़ निरीक्षक चलाना चाहिए.

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