चुनें कि अभिलेखों को कैसे संग्रहीत और प्रबंधित करना है

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SharePoint में, आप अभिलेखों को किसी संग्रह में प्रबंधित कर सकते हैं या आप सक्रिय दस्‍तावेज़ों ही की तरह अभिलेखों को समान दस्‍तावेज़ रिपॉसिटरी में प्रबंधित कर सकते हैं.

ओवरव्यू

इससे पहले कि आप अपने अभिलेख प्रबंधन समाधान की योजना बनाएँ, आपको अपने समाधान की योजना बनाने के लिए अपने व्‍यवस्‍थापकों के साथ कार्य करना चाहिए. अभिलेख प्रबंधन समाधानों की योजना बनाने और क्रियान्‍वयन के बारे में अधिक जानकारी यह भी देखें अनुभाग में ढूँढें.

एक अभिलेख केंद्र साइट    एक संग्रह की तरह कार्य करती है और दस्‍तावेज़ों के अभिलेख बनने पर, संग्रह में उनकी प्रतिलिपि बनाई जाती है. दस्‍तावेज़ एक अभिलेख था या नहीं इसका निर्धारण इससे किया जाता था कि वो अभिलेख संग्रह में रहा था या कहीं और.

अभिलेखों को यथास्‍थान प्रबंधित करना    यह अभिलेखों की प्रतिलिपि बनाकर उन्‍हें दूसरे स्‍थान पर ले जाने, और फिर सुरक्षा और अवधारण नीतियों को लागू करने की पारंपरिक प्रकिया का एक विकल्‍प है. आप “यथा-स्थान फ़ाइलों का प्रबंधन कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि आप दस्तावेज़ को साइट पर इसके वर्तमान स्थान पर छोड़ सकते हैं, इसे अभिलेख के रूप में घोषित कर सकते हैं और अभिलेखों पर उपयुक्त सुरक्षा, अवधारण और अधिकार गुण लागू कर सकते हैं.

एक हाइब्रिड दृष्टिकोण भी संभव है. उदाहरण के लिए, आप दो वर्षों तक सक्रिय दस्‍तावेज़ों के साथ अभिलेखों को यथास्‍थान रख सकते थे, और फिर प्रोजेक्‍ट पूर्ण होने पर अभिलेखों को एक अभिलेख संग्रह में ले जा सकते थे.

अभिलेख केंद्र

संपूर्ण एंटरप्राइज़ से सामग्री को अभिलेख केंद्र में सबमिट किया जा सकता है और फिर उपयुक्त स्‍थान पर रूट किया जा सकता है जहाँ वह समय सीमा समाप्ति और अंकेक्षण जैसी सही अनुमतियों और नीतियों को चुना जाता है.

मेटाडेटा, या डेटा के बारे में जानकारी, जानकारी को प्रबंधित करने और उसे बाद में पुनर्प्राप्त करने के लिए मदद करने में प्रमुख भूमिका निभाता है. सामग्री प्रकार, सामग्री आयोजक, और वर्चुअल फ़ोल्‍डर्स जैसी सुविधाएँ मेटाडेटा के उपयोग का समर्थन करने में मदद करती हैं.

एक अभिलेख केंद्र की सुविधाओं में शामिल हैं:

  • दस्तावेज़ ID    प्रत्‍येक दस्‍तावेज़ को एक अनन्य पहचानकर्ता असाइन किया जा सकता है, जो दस्‍तावेज़ के संग्रह किए जाने पर भी उसके साथ रहता है. इससे अभिलेखों को आसानी से किसी ID से संदर्भित किए जाने की अनुमति मिलती है, चाहे दस्‍तावेज़ को कहीं भी ले जाया जाए.

  • बहु-चरण अवधारण    अवधारण नीतियों में एकाधिक चरण हो सकते हैं, जिससे आपको दस्‍तावेज़ के संपूर्ण जीवनचक्र को एक नीति के रूप में निर्दिष्ट करने की अनुमति मिलती है (उदाहरण, प्रत्‍येक वर्ष अनुबंधों की समीक्षा करें, और 7 वर्षों के बाद हटाएँ)

  • प्रति-आइटम अंकेक्षण रिपोर्ट्स    आप एक व्‍यक्तिगत अभिलेख के बारे में अनुकूलित अंकेक्षण रिपोर्ट जनरेट कर सकते हैं.

  • पदानुक्रमीय फ़ाइल योजनाएँ    आप गहरी, पदानुक्रमीय फ़ाइल फ़ोल्‍डर संरचनाएँ बना सकते हैं और प्रत्‍येक फ़ोल्‍डर पर पदानुक्रम में अवधारण प्रबंधित कर सकते हैं (या पेरेंट फ़ोल्‍डर्स से इनहेरिट कर सकते हैं).

  • फ़ाइल योजना रिपोर्ट    आप रोलअप योजना में प्रत्येक नोड पर अवधारण नीति के साथ फ़ाइल योजना के प्रत्येक स्तर में आइटम्स की संख्या दिखाती हुई एक स्थिति रिपोर्ट जनरेट कर सकते हैं। टैक् सोनोमी और केंद्रीयकृत सामग्री प्रकार: उपभोक्ता एंटरप्राइज़-वाइड टैक्सोनॉमीज़ और सामग्री प्रकार, यह सुनिश्चित करना कि सहयोगात्मक रिक्तियों और संग्रह के बीच संगतता और प्रसंग स्थानांतरण का संग्रह होगा। हम भविष्य में पोस्ट्स काफी हमारे 2010 वर्गीकरण निवेशों के बारे में अधिक बात कर रहा होगा।

  • टैक्‍सोनोमी और केंद्रीयकृत सामग्री प्रकार    संग्रह संपूर्ण उद्योग की टैक्‍सोनोमियों और सामग्री प्रकारों का उपभोक्ता होगा, जिससे सहयोगी रिक्त स्‍थानों और संग्रह के बीच एकरूपता और प्रसंग हस्‍तांतरण सुनिश्चित होंगे. हम भविष्‍य की अपनी पोस्‍ट्स में 2010 टैक्‍सोनोमी निवेशों के बारे में बहुत अधिक बातें करेंगे.

  • सामग्री आयोजक    अभिलेख रूटर मेटाडेटा का उपयोग इनकमिंग दस्‍तावेज़ों को पदानुक्रमीय फ़ाइल योजना में यथास्‍थान रूट करने में कर सकता है. उदाहरण के लिए, यह आपको सबमिट की गई सामग्री पर नियमों को लागू करने में स्‍वचालित रूप से सक्षम बनाता है, जैसे "यदि क्रय समझौता प्रोजेक्‍ट अल्‍फ़ा से टैग है, तो अल्‍फ़ा अनुबंध सबफ़ोल्‍डर में भेजें और उस फ़ोल्‍डर की अवधारण नीति आइटम पर लागू करें."

  • वर्चुअल फ़ोल् डर्स   : किसी संग्रह प्रबंधित करें लेकिन अक्सर समय करने का एक बेहतरीन तरीका नहीं है क्या ढूँढ रहे हैं यदि आप खोज के लिए सामग्री और नेविगेट करने के लिए उपयोग करने के लिए इच्छित फ़ाइल योजना है। SharePoint 2010 रिकॉर्ड्स केंद्र उसमें मेटाडेटा आधारित नेविगेशन जो कुंजी मेटाडेटा वर्चुअल फ़ोल् डर्स के रूप में दिखाने के लिए आप की अनुमति देता है, नामक एक नई सुविधा का उपयोग करें:

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यथा-स्थान अभिलेख प्रबंधन

किसी भी साइट को यथा-स्थान अभिलेख प्रबंधन के लिए सक्षम किया जा सकता है जिसे अभिलेख प्रबंधन सिस्टम के रूप में कॉन्फ़िगर किया जा सकता है. अभिलेख केंद्र से विपरीत, इस प्रकार के सिस्‍टम में, आप अभिलेखों को सक्रिय दस्‍तावेज़ों के साथ एक सहयोगी स्‍थान पर संग्रहीत कर सकते हैं.

यथा-स्थान प्रबंधन आपको सहयोगी स्‍थानों में सामग्री नियंत्रित करने की अनुमति देता है. यह कुछ SharePoint दस्तावेज़ों (या ब्‍लॉग्‍स, विकीज़, वेब पृष्ठों और सूची आइटम्‍स) को अभिलेखों के रूप में घोषित होने की अनुमति देता है. सिस्‍टम ऐसे अभिलेखों को हटाए जाने या संपादित किए जाने से रोक सकता है, यदि आपके संगठन की अभिलेख की परिभाषा के अनुसार आवश्यक हो तो.

अंकेक्षण, अवधारण, समय सीमा समाप्ति, रिपोर्टिंग, अभिलेख वर्कफ़्लो, eDiscovery और वैध होल्‍ड वे सारी सुविधाएँ हैं जिन्‍हें आप सहयोगी स्‍थान में उपयोग कर सकते हैं क्‍योंकि आप अंतिम उपयोगकर्ताओं के SharePoint के मूल्‍य और जानकारी प्रशासन के बीच संतुलन बना रहे हैं.

अभिलेख या तो किसी वर्कफ़्लो की बड़ी प्रक्रिया के भाग के रूप में, मैन्युअल रूप से घोषित किए जा सकते हैं या दस्‍तावेज़ के अवधारण के शेड्यूल किए गए भाग के रूप में घोषित किए जा सकते हैं, जैसे कि 2 वर्ष बाद. प्रमुख बात यह है कि जब किसी अभिलेख को घोषित किया जाता है, तो सामग्री संग्रह में नहीं जाती - वह जहाँ है वही रहती है जिससे कि अंतिम उपयोगकर्ता सामग्री को अब भी ढूँढ सकते हैं और सहभागिता कर सकते हैं.

यथा-स्थान अभिलेख प्रबंधन सिस्टम उपयोग करने के कुछ अतिरिक्त लाभ यह हैं:

  • रिकॉर्ड्स एकाधिक साइट्स पर मौजूद हो सकते हैं और उन्हें उन साइट्स पर प्रबंधित किया जा सकता है.

  • संस्करण बनाना सक्षम होने के साथ, रिकॉर्ड्स के संस्करण का रखरखाव स्वचालित है.

  • खोज को अभिलेखों और सक्रिय दस्तावेज़ों के विरुद्ध एक ही समय पर नि‍ष्पादि‍त किया जा सकता है.

  • आपके संगठन में अभिलेख क्या है और कौन अभिलेख बना सकता है, इस पर नियंत्रण विस्तृत करें.

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किसी समाधान की योजना बनाते समय विचार करने योग्‍य बातें

जैसा कि आप सोच रहे हैं कि अभिलेखों को अलग अभिलेख केंद्र में प्रबंधित किया जाए या उसी सहयोगी साइट पर जहाँ दस्‍तावेज़ों को बनाया गया था, निम्‍न प्रश्नों पर विचार करें:

  • क्‍या सहयोगी साइट का प्रशासन अभिलेख प्रबंधन के लिए उपयुक्त है?

  • क्‍या आपका उद्योग विनियमन आवश्यकताओं के विषयाधीन है जिसके अनुसार आवश्यक अभिलेखों को सक्रिय दस्‍तावेज़ों से अलग किया जाना चाहिए?

  • क्‍या सहयोगी साइट के व्‍यवस्‍थापक पर अभिलेखों वाली साइट को प्रबंधित करने के लिए विश्वास किया जा सकता है?

  • हो सकता है कि आप उस साइट में अभिलेखों को संग्रहीत करना चाहते हों जो सहयोगी साइट से अधिक सीमित पहुँच का उपयोग करती हो, या जिस साइट का भिन्‍न शेड्यूल पर बैकअप लिया जाता हो.

  • सहयोगी साइट कितने समय तक उपयोग में रहेगी? यदि अभिलेखों को प्रोजेक्‍ट के चलने से अधिक समय तक रखना आवश्यक है, तो यथा-स्थान अभिलेख प्रबंधन रणनीति को चुनने का अर्थ है कि आपको सहयोगी साइट का रखरखाव उसका उपयोग समाप्त होने के बाद भी करते रहना होगा.

  • दस्‍तावेज़ों के अभिलेख बनने के बाद क्‍या प्रोजेक्‍ट सदस्‍यों को दस्‍तावेज़ों तक पहुँच की आवश्यकता बार-बार पड़ेगी? यदि आप एक यथा-स्थान दृष्टिकोण का उपयोग करते हैं, तो प्रोजेक्‍ट सदस्‍य उसी प्रकार से दस्‍तावेज़ों तक पहुँच सकते हैं चाहे दस्‍तावेज़ सक्रिय हों या अभिलेख बन गए हों.

  • क्‍या आपके संगठन के अभिलेख प्रबंधक केवल अभिलेखों के लिए उत्तरदायी हैं, या वे सभी जानकारी के लिए उत्तरदायी हैं, चाहे वह सक्रिय हो या कोई अभिलेख? यदि अभिलेख प्रबंधक केवल आधिकारिक अभिलेखों के लिए उत्तरदायी हैं, तो एक अलग अभिलेख केंद्र होना उनके लिए अधिक आसान हो सकता है.

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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