कोई Lync चैट रूम बनाना और प्रबंधित करना

यदि आपको आपके Lync व्यवस्थापक द्वारा दिया गया है, तो आप त्वरित रूप से स्वयं के निर्बाध चैट रूम्स बनाना प्रारंभ कर सकते हैं. निम्न अनुभाग चैट रूम्स बनाने, प्रबंधित करने, और अक्षम करने की व्याख्या करते हैं

नया चैट रूम बनाना

  1. Lync मुख्य विंडो में, चैट रूम दृश्य में, रूम जोड़ें बटन कोई रूम जोड़ना क्लिक करें, फिर ड्रॉपडाउन मेनू पर चैट रूम बनाएँ क्लिक करें. (यदि आपको यह विकल्प नहीं दिखाई देते हैं, तो आपके Lync व्यवस्थापक ने आपको चैट रूम बनाने और प्रबंधित करने की अनुमति नहीं दी है.)

  2. खुलने वाले मेरे रूम पृष्ठ पर, कोई नया रूम बनाएँ पर क्लिक करें.

    चैट रूम बनाना

अपने नए चैट रूम को नाम देना

जब आप कोई रूम बनाएँगे आप उसे एक अनन्य और विवरणात्मक नाम देना चाहेंगे.

  1. कोई रूम बनाएँ विंडो पर, रूम नाम में, कोई नाम दर्ज करें. किसी रूम नाम में किसी भी संयोजन में, रिक्तियों सहित 256 अल्फ़ाबेटिकल, सांख्यिक, या विशेष वर्ण हो सकते हैं.

  2. नाम का पहले से उपयोग नहीं किया जा रहा है यह सुनिश्चित करने के लिए नाम जाँचें चिह्न पर क्लिक करें. यदि ऐसा है, तो आपसे एक अन्य नाम चुनने को कहा जाएगा.

यदि आप बाद में रूम नाम बदलने का निर्णय लेते हैं, तो आपके और आपके रूम के सदस्यों और आगे के अनुयायियों के लिए नया नाम प्रदर्शित होगा. हालाँकि, प्रारंभ करने के लिए कोई उपयुक्त नाम ढूँढना और फिर उसी को बनाए रखना एक अच्छा विचार होता है. किसी रूम का नाम बदलने से सूचनाएँ सेट करने, या आपके रूम को पसंदीदा के रूप में जोड़ने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए भ्रम पैदा हो सकता है.

कोई चैट रूम विवरण लिखना

जब आप अपना चैट रूम बनाते हैं, तो रूम बनाएँ विंडो पर वर्णन पर क्लिक करें, और रूम के उद्देश्य का एक स्पष्टीकरण दर्ज करें. अपने वर्णन को संक्षिप्त रखें (अधिकतम 256 वर्ण), और उसे इस प्रकार लिखें जिससे कि लोगों को यह निर्णय लेने में मदद मिले कि उन्हें सदस्यता अनुरोध भेजना चाहिए या नहीं और किस बात पर चर्चा हो रही है इसकी जानकारी रखने के लिए सूचनाएँ सेट करना चाहिए या नहीं. आप वर्णन को किसी भी समय परिवर्तित कर सकते हैं.

कोई गोपनीयता सेटिंग चुनना

प्रत्येक Lync चैट रूम में एक गोपनीयता सेटिंग होती है, जो कि उसे ढूँढने और उसमें भाग लेने वाले लोगों को नियंत्रित करती है. तीन सेटिंग्स ये हैं:

  • खुला - कोई भी इस रूम को ढूँढने में (खोज के माध्यम से), इसे खोलने और इसमें पढ़ने और लिखने (“इसमें पोस्ट करने”) में सक्षम होगा. खुले रूम्स में “सदस्यता” जैसा कुछ नहीं होता है.

  • बंद – ग़ैर-सदस्य इस रूम को ढूँढ सकते हैं और इसके सदस्यों को देख सकते हैं, किंतु केवल सदस्य ही रूम को खोल, पढ़ सकते हैं या इसमें पोस्ट कर सकते हैं. (यह डिफ़ॉल्ट सेटिंग होती है.) किसी बंद रूम में शामिल होने के लिए, उपयोगकर्ता को सदस्य सूची में जोड़े जाने के लिए उस रूम के प्रबंधक की अनुमति लेना होगी. रूम कार्ड चैट रूम प्रबंधकों की पहचान करता है.

  • गुप्त – ग़ैर-सदस्य इस रूम, या इसके रूम कार्ड को ढूँढने, रूम के सदस्यों के बारे में जानने, या इसमें पढ़ने या पोस्ट करने में सक्षम नहीं होंगे.

आप अपने द्वारा प्रबंधित किए जाने वाले किसी रूम की गोपनीयता सेटिंग किसी भी समय बदल सकते हैं. चैट रूम गोपनीयता सेटिंग्स और रूम सदस्यता के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Lync चैट रूम सदस्यता को समझना देखें.

अपने चैट रूम में वेब अनुप्रयोग जोड़ना

आपके संगठन के द्वारा Lync निरंतर चैट का उपयोग करने के निर्णय के तरीके के आधार पर, आपको कई उपयोगी वेब-आधारित अनुप्रयोगों तक पहुँच हो सकती है जिससे रूम आपके सदस्यों के समय बिताने के लिए और अधिक उत्पादक स्थान बन सकता है. यदि आपके रूम के लिए वेब-आधारित अनुप्रयोग उपलब्ध हैं, तो आपको रूम बनाएँ विंडो पर एक एड-इन शीर्षक दिखाई देगा. बस शीर्षक के नीचे ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें, और जोड़ने के लिए इच्छित वेब अनुप्रयोगों का चयन करें.

चैट रूम प्रबंधक जोड़ना या निकालना

रूम प्रबंधक के रूप में, आप अपने द्वारा बनाए गए किसी रूम के प्रबंधन दायित्वों को साझा करने के लिए अन्य लोगों को प्रबंधक के रूप में जोड़ सकते हैं. (जैसा कि नीचे बताया गया है, प्रबंधकों का ऐसी रूम श्रेणी के संभावित सदस्यों के पूल में प्रकट होना आवश्यक है जिससे आपका रूम संबंधित है.)

कोई रूम प्रबंधक जोड़ने के लिए, चैट रूम विंडो खोलें और, प्रबंधक फ़ील्ड में उस व्यक्ति का नाम लिखें जिसे आप सह-प्रबंधक के रूप में असाइन करना चाहते हैं. आपके समान, ये प्रबंधक रूम सदस्यों को जोड़ सकते हैं और कुछ रूम सेटिंग्स को संपादित कर सकते हैं. प्रबंधक नाम जोड़ने के बाद (अर्ध-विरामों द्वारा विभाजित), Lync द्वारा इन लोगों को पहचान लिया जाए इसकी पुष्टि करने के लिए नाम जाँचें बटन पर क्लिक करना सुनिश्चित करें. आपके नए सह-प्रबंधक स्वचालित रूप से रूम सदस्य नहीं बनेंगे─आपको उन्हें सदस्यों के रूप में जोड़ना होगा.

चैट रूम सदस्य जोड़ना या निकालना

रूम प्रबंधक के रूप में, आप अपने द्वारा बनाए जाने वाले बंद या गुप्त रूम्स में शामिल हो सकने वाले लोगों को नियंत्रित कर सकते हैं. (“खुला” गोपनीयता सेटिंग वाले रूम्स में सदस्यता की आवश्यकता नहीं होती है.) इसका अर्थ है कि, आप अपने अनुसार कितने भी सदस्य जोड़ सकते हैं (पुन:, जब तक कि वे ऐसी रूम श्रेणी के संभावित सदस्यों के पूल में प्रकट होते हैं जिससे आपका रूम संबंधित है). आप रूम से सदस्यों को निकाल भी सकते हैं. सदस्य में, रूम सदस्यों के रूप में आमंत्रित करने हेतु लोगों के नाम दर्ज करें. आप अपने द्वारा बनाए जाने वाले किसी भी बंद या गुप्त रूम के स्वचालित रूप से सदस्य होते हैं.)

यदि आप अपने संपर्कों को यह सूचित नहीं करना चाहते हैं कि वे आपके नए रूम के सदस्य बनाए गए हैं, तो सदस्यों को कोई आमंत्रण नहीं भेजा गया बटन का चयन करें. अन्यथा, आपका रूम जिस पैरेंट श्रेणी के साथ पहचाना जाता है उसकी संगत सेटिंग के आधार पर, Lync मुख्य विंडो के चैट रूम्स दृश्य पर प्रत्येक सदस्य की नई सूची में सूचनाएँ या तो दिखाई देंगी या नहीं देंगी (बिल्कुल किसी संपर्क सूचना के समान).

अपनी चैट रूम सेटिंग्स की पुष्टि करना

ऊपर वर्णित अनुसार एक बार उपयुक्त विकल्पों का चयन करने के बाद, बनाएँ बटन पर क्लिक करें.

कोई चैट रूम प्रबंधित करना

कोई चैट रूम कौन प्रबंधित कर सकता है

आप निम्न शर्तों के तहत किसी Lync चैट रूम को प्रबंधित कर सकते हैं:

  • आपने कोई चैट रूम बनाया है, जिससे कि आप डिफ़ॉल्ट रूप से चैट रूम के प्रबंधक होते हैं.

  • आपको Lync व्यवस्थापक द्वारा रूम प्रबंधक अनुमतियाँ प्रदान की गई हैं.

  • आपको रूम बनाने वाले व्यक्ति द्वारा चैट रूम प्रबंधक के रूप में नामित किया गया है.

  • आपके पास चैट रूम अनुमतियाँ हैं. इसके द्वारा आप अपने नियंत्रण वाले Lync वातावरणों में किसी भी चैट रूम को प्रबंधित कर सकते हैं.

यदि आप किसी चैट रूम के प्रबंधक हैं, तो आपको चैट रूम के रूम कार्ड पर प्रबंधक बॉक्स में अपना नाम दिखाई देगा.

किसी रूम प्रबंधक के रूप में, आप अपने प्रबंधन वाले चैट रूम्स की अधिकांश सेटिंग्स को नियंत्रित करते हैं. अपने स्वयं के निरंतर चैट रूम्स बनाने के अतिरिक्त, आप उनके गोपनीयता स्तर बदल सकते हैं, अतिरिक्त रूम प्रबंधक दायित्व असाइन कर सकते हैं, और सदस्यों को जोड़ या निकाल सकते हैं. आप अपने प्रबंधन वाले रूम्स के नाम और वर्णन बदल सकते हैं, और यदि आपके व्यवस्थापक ने अधिक वेब अनुप्रयोग उपलब्ध कराए हैं, तो आप उन्हें भी रूम में जोड़ सकते हैं. अंतत:, आप किसी रूम को अक्षम कर सकते हैं, जिससे सदस्य रूम से बाहर अवरोधित हो जाते हैं.

यह तालिका एक रूम प्रबंधक के रूप में कार्यवाहियों और आपके द्वारा किए और न किए जा सकने वाले कार्यों को सूचीबद्ध करती है.

क्रिया

क्या रूम प्रबंधक यह क्रिया कर सकता है?

चैट रूम बनाना

हाँ

किसी चैट रूम को नाम देना या नाम बदलना

हाँ

किसी चैट रूम का वर्णन बनाना या संशोधित करना

हाँ

किसी चैट रूम की गोपनीयता सेटिंग चुनना या बदलना

हाँ

किसी चैट रूम में सदस्य जोड़ना या निकालना

हाँ

नए सदस्यों को सूचनाएँ (“निमंत्रण”) नहीं भेजने का विकल्प चुनना

हाँ

किसी चैट रूम में सदस्य जोड़ना या निकालना

हाँ

कोई एड-इन (वेब अनुप्रयोग) जोड़ना या निकालना

हाँ

किसी चैट रूम में कोई रूम श्रेणी असाइन करना (यदि व्यवस्थापक ने एकाधिक श्रेणियाँ उपलब्ध कराई हैं)

हाँ

चैट रूम अक्षम करना

हाँ

किसी अक्षम किए गए चैट रूम को पुन: सक्षम करना

नहीं

चैट रूम हटाना

नहीं

किसी हटाए गए चैट रूम को पुनर्स्थापित करना

नहीं

चैट रूम हटाना

नहीं

किसी चैट रूम का इतिहास हटाना

नहीं

आप अपने रूम प्रबंधन कार्यों को कोई रूम संपादित करें पृष्ठ पर निष्पादित करेंगे. वहाँ पहुँचने का तरीका यहाँ बताया गया है:

  1. Lync मुख्य विंडो में, चैट रूम्स दृश्य प्रदर्शित करने के लिए चैट रूम्स चिह्न पर क्लिक करें.

चैट रूम चयनित होने के साथ Lync मु्‍ख्‍य विंडो दृश्य चिह्न अनुभाग का स्क्रीनशॉट

  1. आपकी पहुँच वाले रूम्स की सूची देखने के लिए पिवट तालिका के सदस्य पर क्लिक करें.

  2. जिस रूम की सेटिंग आप बदलना चाहते हैं उसकी सूची पर चैट रूम चिह्न चैट रूम चिह्न पर रूकें.

  3. रूम खोलें चिह्न '' पर क्लिक करें.

  4. अधिक बटन अधिक बटन (चैट रूम विंडो के निचले दाएँ कोने में) पर क्लिक करें.

  5. यह रूम प्रबंधित करें पर क्लिक करें.

यह रूम प्रबंधित करें चयनित होने के साथ ड्रॉप-डाउन सूची का स्क्रीनशॉट

  1. अब आप कोई रूम संपादित करें पृष्ठ पर हैं, जहाँ आप पहले बताए गए अनुसार रूम की सेटिंग्स परिवर्तित कर सकते हैं. पूर्ण कर लेने पर परिवर्तन करें पर क्लिक करें.

चैट रूम श्रेणियों के बारे में

कोई Lync चैट रूम “श्रेणी” ऐसी रूम विशेषताओं का एक संग्रह होता है जिन्हें सविधानुसार कई रूम्स पर लागू किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, विक्रय टीम के उपयोग हेतु विशेष रूप से रूम्स की श्रेणी, विधि विभाग के लिए अन्य श्रेणी, कार्यकारी टीम के लिए एक अन्य श्रेणी इत्यादि प्रकार से रूम श्रेणी सेट करना किसी अचल संपत्ति वाली संस्था के लिए उपयोगी साबित हो सकता है. प्रत्येक रूम श्रेणी में रिकॉर्ड्स के अवधारण, किसी आवश्यक गोपनीयता सेटिंग इत्यादि के लिए विभिन्न नीतियाँ हो सकती हैं. उस रूम श्रेणी में भाग लेने वाले सभी रूम्स उन विशेषताओं को अपनाएँगे (इनहेरिट करेंगे).

रूम-श्रेणी की अवधारणा रूम सदस्यताओं साथ ही साथ सेटिंग्स को प्रभावित करती है. Microsoft Lync 2013 Persistent Chat के प्रथम बार स्थापित होने पर, आपका Lync व्यवस्थापक संभावित चैट रूम प्रतिभागियों के लिए एक सूची बनाता है. यह सूची सेटअप होने के बाद, व्यवस्थापक संगठन की आवश्यकतानुसार उपश्रेणियाँ बना सकता है. किसी विशेष उपश्रेणी का क्षेत्र उन सभी उपयोगकर्ताओं और समूहों को निर्धारित करता है जो उस श्रेणी में किसी चैट रूम के सदस्य हो सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि व्यवस्थापक किसी रूम श्रेणी के क्षेत्र को contoso.com पर सेट करता है, तो Contoso का कोई भी समूह या उपयोगकर्ता उस उप-श्रेणी में रूम्स के सदस्य के रूप में जोड़ा जा सकता है. क्षेत्र को यदि विक्रय पर सेट किया जाता है, तो केवल इस वितरण सूची के समूह और उपयोगकर्ताओं को ही सदस्यों के रूप में जोड़ा जा सकता है.

यदि रूम प्रबंधक के रूप में आपको कई रूम श्रेणियाँ उपलब्ध हैं, तो वे श्रेणियाँ कोई रूम बनाएँ विंडो पर सूचीबद्ध होती हैं. उस श्रेणी का चयन करें जिनकी सेटिंग्स और सदस्यता पूल का आप उपयोग करना चाहिए हैं.

महत्वपूर्ण:  Lync व्यवस्थापक किसी प्रदत्त रूम श्रेणी की अधिकांश सेटिंग्स को अवरोधित कर सकता है, जिससे आप और अन्य चैट रूम प्रबंधक सेटिंग्स में कोई परिवर्तन नहीं कर सकते हैं. आपका व्यवस्थापक उपयोगकर्ताओं के उस पूल को भी सीमित कर सकता है जिससे आप और अन्य चैट रूम प्रबंधक सदस्यों का चयन कर सकते हैं. यदि आपके सामने इनमें से कोई भी स्थिति आती है (यानि कि, आप यदि कोई रूम सेटिंग नहीं बदल पाते हैं या आप किसी विशिष्ट उपयोगकर्ता को अपने रूम के सदस्य के रूप में नहीं जोड़ पाते हैं), तो प्रतिबंधों के बारे में पता करने के लिए Lync व्यवस्थापक से संपर्क करें.

चैट रूम अक्षम करना

कभी-कभी आपको अपने प्रबंधन वाले किसी चैट रूम को अक्षम करने की आवश्यकता हो सकती है. एक बार कोई रूम अक्षम करने के बाद, उपयोगकर्ता उसे ढूँढ नहीं पाएँगे या उसमें शामिल नहीं हो पाएँगे, और वर्तमान में शामिल कोई भी व्यक्ति (रूम प्रबंधक के रूप में आपके सहित) निकाल दिए जाएँगे.

किसी रूम को अक्षम करना कई कारणों से आवश्यक हो सकता है. हो सकता है कि रूम का उद्देश्य पूर्ण हो गया हो या आपके रूम के उद्देश्य को अधिलेखित करने वाले किसी अधिक सक्रिय रूम द्वारा रूम को निलंबित कर दिया गया हो. रूम को अक्षम करने का तरीका यहाँ बताया गया है.

  1. रूम प्रबंधक विंडो खोलें (ऊपर देखें), और अक्षम करें पर क्लिक करें. आप रूम को अक्षम करना चाहते हैं इसकी पुष्टि करने के लिए एक संवाद बॉक्स आपसे पूछता है.

चैट रूम अक्षम करने के पुष्टिकरण का पूछने वाले संवाद बॉक्स का स्क्रीनशॉट

  1. आगे बढ़ने के लिए, ठीक पर क्लिक करें. इस क्रिया को रद्द करने के लिए, रद्द करें पर क्लिक करें.

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