कोई प्रपत्र टेम्पलेट साझा करने के तरीके

InfoPath Forms Services एक सर्वर तकनीक है, यह Microsoft Office Forms Server 2007 और Microsoft Office SharePoint Server 2007 में उपलब्ध है, जो उपयोगकर्ता को Office InfoPath 2007 क्लाइंट प्रोग्राम के बजाय या उसके अतिरिक्त वेब ब्राउज़र का उपयोग करके Microsoft Office InfoPath 2007 प्रपत्र भरने में सक्षम बनाती है. यह तकनीक Microsoft Office InfoPath के पिछले संस्करणों की अपेक्षा प्रपत्रों में व्यापक पहुँच सुविधा देती है.

यह आलेख आपको ऐसे विभिन्न तरीकों के बारे में बताता है जिनसे आप InfoPath Forms Services चलाने वाले सर्वर पर Office InfoPath 2007 प्रपत्र टेम्पलेट्स साझा कर सकते हैं.

इस आलेख में

InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्स का परिचय

कोई प्रपत्र टेम्पलेट वितरित या सक्रिय करना

उपयोगकर्ताओं के लिए आपके द्वारा वितरित प्रपत्र टेम्पलेट्स पर कार्य करने के तरीके

InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्स का परिचय

InfoPath एक ऐसा प्रोग्राम है जो उपयोगकर्ताओं को डेटा एकत्र करने का एक सुविधाजनक किंतु सुव्यवस्थित तरीका प्रदान करने के लिए खुले XML मानकों का उपयोग करता है. चूँकि InfoPath XML मानकों पर बना होता है, इसलिए InfoPath प्रपत्रों के उपयोग से एकत्र किया गया डेटा किसी भी संगठन में पुरी तरह से पुन: उपयोग किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, किसी व्यय रिपोर्ट प्रपत्र में सहेजा गया डेटा किसी विभाग के बजट रुझानों को हाइलाइट करने वाले किसी वेब पेज पर उपयोग किया जा सकता है और प्रदर्शित किया जा सकता है.

जब प्रपत्र डिज़ाइनर कोई नया InfoPath प्रपत्र बनाता है, तो डिज़ाइनर वास्तव में एक प्रपत्र टेम्पलेट बनाता है. प्रपत्र टेम्पलेट उपयोगकर्ताओं द्वारा भरे जाने वाले प्रपत्रों की डेटा संरचना, प्रकटन, और व्यवहार निर्धारित करता है. आप प्रपत्र टेम्पलेट को एक ब्लूप्रिंट मान सकते हैं — वह प्रारंभ बिंदु जो उपयोगकर्ताओं को डेटा को उसी प्रकार से उपयोग और संग्रही‍त करने वाले नए प्रपत्र बनाने में सक्षम करता है. चूँकि कोई प्रपत्र भरने के पहले प्रपत्र टेम्पलेट उपलब्ध होना आवश्यक है, इसलिए प्रपत्र टेम्पलेट्स ऐसे स्थान पर वितरित किए जाने चाहिए जहाँ उपयोगकर्ता उन तक पहुँच सकें. प्रपत्र टेम्पलेट्स सामान्यत: कंपनी नेटवर्क के स्थानों पर वितरित किए जाते हैं जैसे साझा फ़ोल्डर्स, वेब सर्वर्स, या SharePoint लायब्रेरीज़.

यदि उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र टेम्पलेट संग्रहीत किए जाने के स्थान पर पहुँच है, तो वे उस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित कोई प्रपत्र InfoPath, वेब ब्राउज़र, मोबाइल डिवाइस, या Microsoft Office Outlook 2007 के उपयोग से भर सकते हैं. किसी प्रपत्र को InfoPath या अन्य किसी पद्धति के उपयोग से भरना कई बातों पर निर्भर करता है. उदाहरण के लिए, किसी ब्राउज़र में भरे जाने के लिए, प्रपत्र ब्राउज़र में चलने के लिए डिज़ाइन होना चाहिए, और उस प्रपत्र का प्रपत्र टेम्पलेट InfoPath Forms Services चलाने वाले किसी सर्वर पर वितरित होना चाहिए.

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कोई प्रपत्र टेम्पलेट वितरित या सक्रिय करना

InfoPath Forms Services उपयोगकर्ताओं को Office InfoPath 2007 प्रपत्र Office InfoPath 2007 क्लायंट प्रोग्राम के बजाय, या इसके अतिरिक्त, किसी वेब ब्राउज़र के उपयोग से भरने में सक्षम करता है. इससे प्रपत्रों पर Microsoft Office InfoPath के पुराने संस्करणों से संभव पहुँच से अधिक पहुँच की सुविधा मिलती है.

इसके अतिरिक्त, InfoPath Forms Services उपयोगकर्ताओं को किसी मोबाइल डिवाइस के उपयोग से प्रपत्र भरने में सक्षम करता है. मोबाइल-सक्षम प्रपत्रों में उपयोग के लिए उपलब्‍ध नियंत्रणों का समूह ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्रों में उपलब्ध नियंत्रणों से अधिक सीमित है.

कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइनर प्रपत्र टेम्पलेट के लिए गुण उन्नति भी सक्षम कर सकता है. इस विकल्प से उस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित किसी प्रपत्र के डेटा को किसी SharePoint लायब्रेरी में स्तंभ मानों के रूप में प्रदर्शित करने की सुविधा मिलती है, जिससे कि उपयोगकर्ता वास्तव में बिना प्रपत्र खोले ही प्रपत्र डेटा पर कार्य कर सकें.

अपनी साइट पर कोई प्रपत्र टेम्पलेट साझा करने के लिए, प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइनर या व्यवस्थापक को प्रपत्र टेम्पलेट वितरित करना चाहिए. कोई प्रपत्र टेम्पलेट ‍वितरित करने के लिए, प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइनर को प्रपत्र टेम्पलेट किसी उपयोगकर्ता प्रपत्र टेम्पलेट के रूप में प्रकाशित करना चाहिए, या व्यवस्थापक को प्रपत्र टेम्पलेट किसी व्यवस्थापक-अनुमोदित प्रपत्र टेम्पलेट के रूप में अपलोड करना चाहिए. इनमें से कोई एक प्रकार का प्रपत्र टेम्पलेट उपयोग करने का निर्णय डिज़ाइनर द्वारा प्रपत्र टेम्पलेट में जोड़ी जाने वाली सुविधाओं पर निर्भर करता है.

कोई प्रपत्र टेम्पलेट वितरित करना

आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रपत्र टेम्पलेट के प्रकार से उसे वितरित करने वाले व्यक्ति का निर्धारण होता है.

उपयोगकर्ता प्रपत्र टेम्पलेट    कोई उपयोगकर्ता प्रपत्र टेम्पलेट साइट पर डिज़ाइन की अनुमति प्राप्त प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइनर द्वारा वितरित किया जा सकता है. यदि उपयोगकर्ता कोई दस्तावेज़ लायब्रेरी बना सकता है, तो वह वहाँ पर प्रपत्र प्रक‍ाशित कर सकता है. इस प्रकार वितरण उन प्रपत्र टेम्पलेट्स के लिए है जिनमें प्रबंधित कोड नहीं होते हैं.

व्यवस्थापक-अनुमोदित प्रपत्र टेम्पलेट    किसी व्यवस्थापक-अनुमोदित प्रपत्र टेम्पलेट के वितरण के लिए अतिरिक्त अनुमति स्तरों की आवश्यकता होती है और इसे निम्न भूमिकाओं के साथ समन्वित किया जा सकता है:

  • प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइनर्स, वे लोग प्रपत्र टेम्पलेट बनाते हैं

  • फ़ार्म व्यवस्थापक, वे लोग जो प्रपत्र टेम्पलेट्स में त्रुटियाँ न होने का सत्यापन करने के बाद उनको अपलोड करते हैं

  • साइट संग्रह व्यवस्थापक, वे लोग जो प्रपत्र टेम्पलेट्स सक्रिय करते हैं, जिससे वे किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में सामग्री प्रकारों के रूप में उपयोग के लिए उपलब्ध होते हैं

कोई प्रपत्र टेम्पलेट सक्रिय करना

कोई व्यवस्थापक-अनुमोदित प्रपत्र टेम्पलेट वितरित होने के बाद, उसे सक्रिया किया जाना चाहिए. सक्रियण वह क्रिया है जिसे किसी साइट या साइट संग्रह की सुविधाएँ चालू या बंद करने के लिए उपयोग किया जाता है. चूँकि व्यवस्थापक-अनुमोदित प्रपत्र टेम्पलेट्स InfoPath Forms Services की महत्वपूर्ण साइट संग्रह सुविधाएँ होती हैं, इसलिए उपयोग किए जाने के पहले उनको सक्रिय किया जाना चाहिए. जब आप कोई व्यवस्थाक-अनुमोदित प्रपत्र टेम्पलेट सक्रिय करते हैं, तो आप उसे किसी साइट संग्रह में दस्तावेज़ लायब्रेरी के सामग्री प्रकार के रूप में उपयोग किए जाने या साइट संग्रह की प्रपत्र टेम्पलेट लायब्रेरी से सीधे खोलने के लिए उपलब्ध करा सकते हैं.

नोट्स: 

  • यदि आप प्रबंधित कोड वाला कोई प्रपत्र टेम्पलेट वितरित करना चाहते हैं, किंतु आपके पास ऐसा करने की अनुमति नहीं है, तो सहायता के लिए किसी फ़ार्म व्यवस्थापक से संपर्क करें. किसी फ़ार्म व्यवस्थापक से प्रपत्र टेम्पलेट वितरित करने के लिए कहने के पहले, आपको उसे ऐसे स्थान पर प्रकाशित करना चाहिए जहाँ व्यवस्थापक उस तक पहुँच सके.

  • जब कोई फ़ार्म व्यवस्थापक प्रपत्र टेम्पलेट वितरित करता है, तो वह सर्वर पर एक केंद्रीय स्थान में जोड़ा जाता है. साइट संग्रह व्यवस्थापक की अनुमतियाँ प्राप्त व्यक्ति प्रपत्र टेम्पलेट को उनके साइट संग्रह सक्रिय कर सकते हैं. वितरण की यह पद्धति केवल ऐसे प्रपत्र टेम्पलेट्स के लिए अनुशंसित की जाती है जिनको आप एक या अधिक साइट संग्रहों पर उपलब्ध कराना चाहते हैं.

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उपयोगकर्ताओं के लिए आपके द्वारा वितरित प्रपत्र टेम्पलेट्स पर कार्य करने के तरीके

InfoPath Forms Services चलाने वाले किसी सर्वर पर कोई प्रपत्र टेम्पलेट वितरित और सक्रिय करने के बाद, उपयोगकर्ता उस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्रों पर कई प्रकार से कार्य कर सकते हैं.

किसी ब्राउज़र में प्रपत्र उपयोग करना

Office InfoPath 2007 के साथ, कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइनर ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट बना सकता है और उसे InfoPath Forms Services चलाने वाले किसी सर्वर पर वितरित कर सकता है. ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट के ब्राउज़र-सक्षम होने के बाद, वे उपयोगकर्ता जिनके कंप्यूटर्स पर InfoPath स्थापित नहीं है, प्रपत्र को किसी वेब ब्राउज़र में भर सकते हैं.

पहले, प्रपत्र भरने के लिए उपयोगकर्ताओं के कंप्यूटर्स पर InfoPath स्थापित होना आवश्यक था. InfoPath Forms Services के साथ, उपयोगकर्ता कोई Office InfoPath 2007 प्रपत्र, जैसे कि कोई व्यय रिपोर्ट प्रपत्र, किसी ब्राउज़र में भर सकते हैं. इस क्षमता से ऐसे कंप्यूटर्स पर प्रपत्र भरने में सुविधा होती है जिन पर InfoPath स्थापित नहीं है. उदाहरण के लिए, जब उपयोगकर्ता यात्रा कर रहे हों और उनको स्वयं के कंप्यूटर्स तक पहुँच न हो, तब वे इंटरनेट पहुँच वाले किसी भी कंप्यूटर से किसी ब्राउज़र में उनकी व्यय रिपोर्ट्स भर सकते हैं.

मोबाइल डिवाइसेज़ पर प्रपत्र उपयोग करना

Office InfoPath 2007 को InfoPath Forms Services के साथ उपयोग कर, कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइनर किसी मोबाइल डिवाइस पर चलने वाला कोई ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट बना सकता है. प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइनर ऐसा ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट बना सकता है जो विशेष रूप से छोटी स्क्रीन पर प्रदर्शन ‍के लिए हों. वैकल्पिक रूप से, डिज़ाइनर किसी ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट में मोबाइल उपयोगकर्ताओं के लिए एक समर्पित दृश्य, और InfoPath या किसी वेब ब्राउज़र में प्रपत्र भरने वाले लोगों के लिए अन्य दृश्य बना सकता है.

प्रपत्र डेटा निर्यात करना

जब कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइनर प्रपत्र टेम्पलेट के लिए गुण उन्नति सक्षम करता है, तो उस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित किसी प्रपत्र का डेटा किसी SharePoint लायब्रेरी में स्तंभ मानों के रूप में प्रदर्शित किया जा सकता है. इससे उपयोगकर्ताओं को वास्तव में बिना प्रपत्र खोले ही प्रपत्र डेटा पर कार्य करने में आसानी होती है.

इससे उपयोगकर्ता को उस लायब्रेरी से डेटा निर्यात करने में भी आसानी होती है जहाँ प्रपत्र संग्रहीत हैं. उपयोगकर्ता लायब्रेरी दृश्य में प्रदर्शित प्रपत्र डेटा को किसी Microsoft Office Excel कार्यपुस्तिका में निर्यात कर सकते हैं. इसके बाद उपयोगकर्ता कार्यपुस्तिका साझा कर सकते हैं या अन्य कार्य कर सकते हैं, जैसे कि कार्यपुस्तिका का डेटा सॉर्ट करना या पंक्तियाँ और स्तंभ समूहीकृत करना.

नोट: आपके द्वारा स्प्रेडशीट पर निर्यात किया जा रहा डेटा सूची के डेटा का स्नैपशॉट है. लायब्रेरी का डेटा स्प्रेडशीट के डेटा से लिंक्ड नहीं है. यदि लायब्रेरी में प्रपत्र बाद में अद्यतन किए जाते हैं, तो स्प्रेडशीट का डेटा अद्यतन नहीं होता है.

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