कॉन्‍फ्रेंस कक्ष खोजें

जब आप कोई मीटिंग अनुरोध करते हैं, तो मीटिंग या ईवेंट के लिए मीटिंग स्‍थान सम्मिलित करना सामान्‍य और सुविधापूर्ण होता है. कॉन्‍फ्रेंस कक्ष खोजने के लिए आप पता पुस्तिका का उपयोग कर सकते हैं.

नोट: इस सुविधा के लिए आपको Microsoft Exchange Server 2007 खाते का उपयोग करना आवश्यक है. अधिकांश घरेलू और व्यक्तिगत खाते Microsoft Exchange का उपयोग नहीं करते. Microsoft Exchange खाते और आपका खाता Exchange के किस संस्करण से कनेक्ट होता है, इसे निर्धारित करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स देखें.

  1. फ़ाइल मेनू पर, नया की ओर इंगित करें, और फिर मीटिंग अनुरोध क्लिक करें.

    कुंजीपटल शॉर्टकट  नया मीटिंग अनुरोध बनाने के लिए, CTRL+SHIFT+Q दबाएँ.

  2. विषय बॉक्‍स में, मीटिंग या ईवेंट का विवरण लिखें.

  3. कौन-से कक्ष उपलब्‍ध हैं, यह देखने के लिए पता पुस्तिका खोलने के लिए, स्‍थान बॉक्‍स के समीप, कक्ष क्लिक करें. किसी मीटिंग अनुरोध में कक्ष बटन

    यदि आप कक्ष बटन नहीं देखते हैं, तो आपके पास ये हो सकते हैं:

    • किसी मीटिंग अनुरोध के स्‍थान पर एक अपॉइंटमेंट खुली.

    • फ़ाइल मेनू पर कोई मीटिंग अनुरोध खोलने के स्‍थान पर उपकरण पट्टी पर नया क्लिक किया. डिफ़ॉल्‍ट रूप से, जब कैलेंडर में फ़ाइल मेनू पर नया क्लिक किया जाता है, तो एक अपॉइंटमेंट खुलती है.

      दोनों ही स्थितियों में, कक्ष बटन तब तक प्रदर्शित नहीं होता, जब तक आप कम से कम एक अन्‍य व्‍यक्ति नहीं जोड़ते. यह अपॉइंटमेंट को एक मीटिंग अनुरोध बना देता है. किसी अपॉइंटमेंट को मीटिंग अनुरोध में परिवर्तित करने के लिए अपॉइंटमेंट टैब पर, दिखाएँ समूह में, शेड्यूलिंग सहायक क्लिक करें.

  4. मीटिंग अनुरोध पूरा करें और उसे भेजें.

    कैसे?

    1. प्रारंभ समय और अंत समय सूचियों में, मीटिंग के लिए प्रारंभ समय और अंत समय क्लिक करें. यदि यह एक दिन-भर का ईवेंट है, तो दिनभर का ईवेंट चेक बॉक्‍स चुनें.

      दिन-भर का ईवेंट 24-घंटों का एक ईवेंट होता है, जो मध्‍यरात्रि से मध्‍यरात्रि तक चलता है.

      नोट: डिफ़ॉल्‍ट रूप से, आपके कंप्‍यूटर सिस्‍टम पर वर्तमान समय-क्षेत्र सेटिंग मीटिंग्‍स को शेड्यूल करने के लिए उपयोग की जाती है. यदि आप किसी वैकल्पिक समय क्षेत्र पर आधारित मीटिंग्‍स को शेड्यूल करना चाहते हैं, तो मीटिंग टैब पर, विकल्‍प समूह में, समय क्षेत्र क्लिक करें.

    2. कोई भी ऐसी जानकारी लिखें, जिसे आप प्राप्‍तकर्ताओं के साथ साझा करना चाहते हैं, कोई भी फ़ाइलें अनुलग्‍न करें, या कोई मीटिंग कार्यस्‍थान साइट बनाएँ.

      मीटिंग कार्यस्‍थानों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, मीटिंग कार्यस्‍थानों का परिचय देखें.

    3. मीटिंग टैब पर, दिखाएँ समूह में, शेड्यूलिंग सहायक क्‍लि‍क करें.

      शेड्यूलिंग सहायक मीटिंग के लिए सर्वश्रेष्‍ठ समय खोजने में आपकी मदद करते हैं.

    4. उपस्थितगण जोड़ें क्लिक करें.

    5. उपस्थितगणों और संसाधनों को चुनें संवाद बॉक्‍स में, खोजें बॉक्‍स में, उस व्‍यक्ति या संसाधन का नाम लिखें, जिसे आप मीटिंग के लिए आमंत्रित करना चाहते हैं, और फिर जाएँ क्लिक करें.

    6. परिणाम सूची से नाम चुनें. आवश्‍यक, वैकल्पिक, या संसाधन क्लिक करें; और फिर ठीक क्लिक करें.

      आवश्‍यक और वैकल्पिक उपस्थितगण मीटिंग टैब पर प्रति बॉक्‍स में दिखाई देते हैं, और संसाधनस्‍थान बॉक्‍स में दिखाई देते हैं.

      शेड्यूलिंग सहायक एक ख़ाली/व्‍यस्‍त ग्रिड प्रदर्शित करता है, जो उपस्थितगणों की उपलब्‍धता दिखाता है. हरी अनुलंब पंक्ति मीटिंग के प्रारंभ का प्रतिनिधित्‍व करती है. लाल अनुलंब पंक्ति मीटिंग के अंत का प्रतिनिधित्‍व करती है.

      खाली/व्‍यस्‍त ग्रिड

      सुझाए गए समय फलक आपकी मीटिंग के लि‍ए सर्वोत्तम समय बताता है, जो ऐसे समय की तरह निर्धारित किया गया है, जब अधि‍कांश उपस्थितगण उपलब्‍ध हों. सर्वोत्तम मीटिंग समय फलक के शीर्ष में प्रदर्शि‍त होता है. कि‍सी सुझाए गए समय का चयन करने के लि‍ए, सुझाए गए समय फलक में समय सुझाव क्‍लि‍क करें. आप मैन्‍युअली भी ख़ाली/व्‍यस्‍त ग्रि‍ड से कोई समय चुन सकते हैं.

      सुझाए गए समय फलक

    7. यदि‍ आप मीटिंग की पुनरावृत्ति चाहते हैं, तो अपॉइंटमेंट टैब पर, विकल्प समूह में, पुनरावर्तन क्‍लि‍क करें, पुनरावर्तन प्रति‍मान का चयन करें और फिर ठीक क्लिक करें.

      जब आप किसी मीटिंग अनुरोध से कोई पुनरावर्तन प्रतिमान जोड़ते हैं, तो मीटिंग टैब पुनरावर्तन मीटिंग में परिवर्तित हो जाता है.

    8. मीटिंग टैब पर, दिखाएँ समूह में, अपॉइंटमेंट क्लिक करें.

    9. भेजें क्लिक करें.

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