कैलेंडर बनाना

आप टीम गतिविधियों के साथ-साथ मीटिंग्स, सामाजिक गतिविधियाँ, और दिनभर के ईवेंट संग्रहीत करने के लिए किसी कैलेंडर का उपयोग कर सकते हैं. आप टीम के लक्ष्य, जैसे समय सीमा या उत्पाद जारी होने के दिनांक, ट्रेक कर सकते हैं, जिनका कोई विशिष्ट समयांतराल नहीं होता है.

इस आलेख में

ओवरव्यू

डिफ़ॉल्ट कैलेंडर स्वरूपित करना

नया कैलेंडर बनाना

किसी साइट से कोई इवेंट जोड़ना

ई-मेल भेज कर कोई ईवेंट जोड़ना

Windows SharePoint Services 3.0 डिफ़ॉल्ट कैलेंडर के साथ आता है जिसे आप स्वरूपित और अद्यतन कर सकते हैं. यदि आपको अतिरिक्त कैलेंडर की आवश्यकता है तो आप उन्हें बना सकते हैं.

कैलेंडर में सप्ताह का दृश्य चयनित

1. कैलेंडर्स के विभिन्न दृश्य होते हैं.

2. दिनभर के ईवेंट्स दिनांक के अनुसार कैलेंडर के ऊपरी भाग में प्रकट होती हैं; अन्य ईवेंट्स दिनांक और समय के अनुसार प्रकट होती हैं.

आप किसी Windows SharePoint Services 3.0 साइट पर कैलेंडर पर ईवेंट्स जोड़ सकते हैं, या ई-मेल भेज कर मीटिंग अनुरोध या अनुलग्नक भी जोड़ सकते हैं. यदि आप कोई Windows SharePoint Services 3.0 संगत कैलेंडर प्रोग्राम, जैसे Microsoft Office Outlook 2007 का उपयोग करते हैं, तो आप आपके कैलेंडर प्रोग्राम से आपकी साइट पर कैलेंडर देख सकते हैं और अद्यतन कर सकते हैं.

कैलेंडर्स आपको आपके शेड्यूल को दिन, सप्ताह और माह के अनुसार देखने और प्रबंधित करने में सहायक होते हैं. आप इनमें से किसी को भी साइट के लिए आपका डिफ़ॉल्ट दृश्य बना सकते हैं, या आप कस्टम दृश्य बना सकते हैं. आप दृश्य में आगे या पीछे नेविगेट कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, अगले माह को देखना.

कैलेंडर में विभिन्न माह चुनना

आप आपके कैलेंडर को आसानी से ब्राउज़ करने के लिए ग्रिड का उपयोग भी कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप मई 2008 में कोई कॉन्फ़ेरेंस ईवेंट देख रहे हैं और तब आप आने वाले सालों में कॉन्फ़ेरेंस का संभावित दिनांक देखना चाहते हैं, तो आप शीघ्रता से मई 2009 पर ब्राउज़ कर सकते हैं.

आप आपका कैलेंडर अद्यतन करने की प्रक्रिया को ठीक वैसे ही प्रबंधित कर सकते हैं जैसे कि आप किसी सूची का अद्य‍तन प्रबंधित करते हैं. आप कैलेंडर पर सबमिट किए जाने वाले आइटम्स के लिए स्वीकृति आवश्यक कर सकते हैं और प्रबंधित कर सकते हैं कि लोगों के कौन से समूह स्वीकृति के पहले ईवेंट्स देख सकते हैं. आप कैलेंडर आइटम्स के संस्करणों को भी ट्रेक कर सकते हैं, ताकि आप बदलावों को देख सकतें और पिछले संस्करणों को संग्रहीत कर सकें.

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डिफ़ॉल्ट कैलेंडर स्वरूपित करना

कोई कैलेंडर आपके लिए तब बनेगा जब Windows SharePoint Services 3.0 कोई नई साइट बनाता है. यदि आप कैलेंडर स्वरूपित नहीं करना चाहते हैं, तो आप और आपकी टीम इस आलेख में आगे दिए गए चरणों का पालन कर कैलेंडर पर ईवेंट्स जोड़ना प्रारंभ कर सकते हैं. आप कैलेंडर को उसका नाम या अन्य सेटिंग्स बदल कर भी स्वरूपित कर सकते हैं. ऐसा करने के लिए, आपको आपकी साइट पर डिज़ाइन सूची बदलने की अनुमति होना आवश्यक है.

  1. क्विक लॉन्च पर, कैलेंडर क्लिक करें.

    यदि कैलेंडर प्रकट होता है, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लिक करें, और तब कैलेंडर क्लिक करें.

  2. इस कैलेंडर की सेटिंग्स बदलने के लिए, सेटिंग मेनू पर Settings menu पर, सूची सेटिंग्स क्लिक करें.

  3. शीर्षक और वर्णन बदलने के लिए, सामान्य सेटिंग्स के तहत, शीर्षक, वर्णन, और नेवीगेशन क्लिक करें, और तब कोई अलग शीर्षक और वर्णन लिखें.

  4. सेटिंग्स इच्छानुसार बदलें, और तब सहेजें क्लिक करें.

  5. शीर्ष नेविगेशन पट्टी पर आपके कैलेंडर के नाम पर क्लिक कर उस पर लौटें.

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नया कैलेंडर बनाना

सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब सभी साइट सामग्री पृष्ठ पर बनाएँ क्लिक करें.

युक्ति: अधिकांश मामलों में, आप इस चरण को पूर्ण करने के बजाय साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ मेनू का उपयोग कर सकते हैं.

  1. ट्रेकिंग के तहत, कैलेंडर क्लिक करें.

  2. नाम बॉक्स में, कैलेंडर के लिए कोई नाम लिखें. कैलेंडर का नाम आवश्यक है.

    कैलेंडर के ऊपरी भाग में नाम प्रकट होता है, वह कैलेंडर पेज के वेब पते का भाग बनता है, और नेविगेशनल तत्वों में प्रकट होता है ताकि उपयोगकर्ता को कैलेंडर को ढूँढने और खोलने में आसानी हो.

  3. वर्णन बॉक्स में, कैलेंडर के प्रयोजन का वर्णन लिखें. वर्णन वै‍कल्पिक है.

    वर्णन अधिकांश दृश्यों में कैलेंडर पेज के ऊपरी भाग में, कैलेंडर के नाम के नीचे प्रकट होता है. यदि आप सूची को ई-मेल द्वारा सामग्री प्राप्त करने के लिए सक्षम बनाने के बारे में सोचते हैं, तो आप कैलेंडर के ई-मेल पते को उसके वर्णन में जोड़ सकते हैं, ताकि लोग आसानी से ई-मेल पता ढूँढ सकें.

  4. क्विक लॉन्च पर कैलेंडर पर लिंक जोड़ने के लिए, नेविगेशन अनुभाग में हाँ क्लिक करें.

  5. यदि नया पेज पर कोई ई-मेल अनुभाग उपलब्ध है, तो आपके व्यवस्थापक ने ई-मेल द्वारा सामग्री प्राप्त करने के लिए आपकी साइट को सक्षम कर दिया है. यदि आप चाहते हैं कि लोग ई-मेल भेज कर कैलेंडर पर ईवेंट्स जोड़ें, तो हाँ क्लिक करें. तब, ई-मेल पता बॉक्स में, पते का पहला भाग लिखें जिसे आप चाहते हैं ‍कि लोग कैलेंडर के लिए उपयोग करें.

  6. बनाएँ क्लिक करें.

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किसी साइट से कोई इवेंट जोड़ना

आप जिस कैलेंडर को किसी SharePoint साइट पर देख रहे हैं उस पर कोई ईवेंट जोड़ने के लिए इस कार्यविधि का अनुसरण करें.

  1. यदि कैलेंडर पहले से खुला नहीं है, तो क्विक लॉन्च पर उसका नाम क्लिक करें.

    यदि आपके कैलेंडर का नाम प्रकट नहीं होता है, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लिक करें, और तब कैलेंडर का नाम क्लिक करें.

  2. नया मेनू नया मेनू पर, नया आइटम क्लिक करें.

  3. आइटम को दिनभर का ईवेंट बनाने के लिए, ताकि यह कैलेंडर पर किसी विशेष समयावधि में ही नहीं प्रकट हो, दिन भर के ईवेंट अनुभाग में इसे किसी पूरे-दिन की गतिविधि बनाएँ जो कि किसी विशिष्ट घंटे पर प्रारंभ और समाप्त न होती हो चेक बॉक्स का चयन करें.

  4. ईवेंट को दोहराए जाने के लिए, उदाहरण के लिए प्रति बुधवार 11:00 बजे, पुनरावर्तन अनुभाग में इसे दोहराए जाने वाला ईवेंट बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.

  5. आपकी इच्छित कोई अन्य जानकारी दर्ज करें, और तब ठीक क्लिक करें.

युक्ति: जब आप कोई ईवेंट बनाते हैं तो आप कोई मीटिंग कार्यस्थान साइट बना सकते हैं. मीटिंग कार्यस्थान साइट्स के बारे में अधिक जानकारी के लिए यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स देखें.

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ई-मेल भेज कर कोई ईवेंट जोड़ना

यदि आपकी साइट ई-मेल द्वारा सामग्री प्राप्त करने के लिए सक्षम है, तो कैलेंडर को ऐसे सेट किया जा सकता है कि लोग ई-मेल भेज कर आइटम्स जोड़ सकें. आप कैलेंडर आइटम्स को कैलेंडर से या कैलेंडर स्वरूप को समर्थन देने वाले ई-मेल प्रोग्राम्स से भेज सकते हैं.

आप कैलेंडर को ई-मेल भेजें उसके पहले, यह पता करें कि कैलेंडर ई-मेल प्राप्त करने के लिए सेट है और तब पता प्राप्त करें.

  1. कैलेंडर के लिए ई-मेल पता प्राप्त करने के लिए निम्न में से एक या अधिक कार्य करें:

    • आपके ई-मेल प्रोग्राम क‍ी पता पुस्तिका देखें. यदि ई-मेल पता वहाँ नहीं है, तो आपको इसे उस व्यक्ति से प्राप्त‍ करना होगा जिसने कैलेंडर को सेट किया है. तब आप इसे आपको ई-मेल प्रोग्राम की संपर्क सूची में जोड़ सकते हैं, ताकि आप इसे बाद में आसानी से प्राप्त कर सकें.

    • आपके कैलेंडर के शीर्षक के ठीक नीचे प्रकट होने वाला, कैलेंडर विवरण देखें. हो सकता है आपके साइट स्वामी ने कैलेंडर के ई-मेल पते को उसके विवरण के साथ जोड़ दिया हो.

    • यदि कैलेंडर का ई-मेल पता विवरण में नहीं दिखाई देता है और यदि आपको कैलेंडर सेटिंग्स देखने की अनुमति हो तो, सूची की ई-मेल सेटिंग देखें:

      1. यदि सूची पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

        यदि आपकी सूची का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी सूची का नाम क्लिक करें.

      2. सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, सूची सेटिंग क्लिक करें.

      3. यदि कैलेंडर ई-मेल प्राप्त करने के लिए सक्षम हो, तो इसका पता सूची जानकारी के तहत, ई-मेल पता के आगे प्रकट होता है.

    • कैलेंडर आइटम, जैसे मीटिंग अनुरोध या अपॉइंटमेंट, को ई-मेल में भेजने के लिए आपके SharePoint समूह के ई-मेल पते का उपयोग करें. आपके संगठन की स्वयं की ई-मेल सूची हो सकती है, जो एक SharePoint समूह कहलाती है, जो इसके सदस्यों को एक-दूसरे को मेल भेजने में सक्षम बनाती है. SharePoint समूह में आपके कैलेंडर का पता हो सकता है, ताकि जब आप समूह के सदस्यों को कोई मीटिंग अनुरोध भेजते हैं, तो आपके SharePoint कैलेंडर पर आइटम्स स्वत: जुड़ जाएँ.

  2. कोई कैलेंडर आइटम भेजने के लिए, आपके ई-मेल या कैलेंडर प्रोग्राम से कोई मीटिंग अनुरोध या कोई अपॉइंटमेंट भेजें.

    कैलेंडर्स को ई-मेल द्वारा आइटम्स के अनुलग्नक प्राप्त करने के लिए सेट किया जा सकता है. आपके सूची आइटम से कोई अनुलग्नक सम्मिलित करने के लिए, फ़ाइल को आपके मीटिंग अनुरोध से वैसे ही अनुलग्न करें जैसा कि आप आमतौर पर करते हैं.

  3. मीटिंग अनुरोध के प्रति या प्रतिलिपि बॉक्स में, कैलेंडर का पता दर्ज करें. यदि आपके SharePoint समूह में पहले से कैलेंडर है, तो SharePoint समूह के पते के बजाय कैलेंडर का पता दर्ज करें.

  4. संदेश भेजें. अधिकांश ई-मेल अनुप्रयोगों में, आप संदेश भेजने के लिए भेजें क्लिक करते हैं.

नोट: यदि आप ई-मेल के द्वारा कोई कैलेंडर आइटम किसी SharePoint साइट को भेजते हैं, तो आपको मीटिंग के सहभागियों को मीटिंग में परिवर्तन के बारे में बताना होगा. यदि आप SharePoint साइट पर मीटिंग विवरण बदलते हैं, तो मीटिंग अद्यतन और रद्द होने की जानकारी SharePoint साइट से स्वत: नहीं भेजी जाएगी.

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