कि‍सी Outlook डेटा फ़ाइल को एक कंप्‍यूटर से दूसरे पर ले जाएँ

कि‍सी Outlook डेटा फ़ाइल को एक कंप्‍यूटर से दूसरे पर ले जाएँ

यदि‍ आपने हाल ही में नया कंप्‍यूटर लि‍या है, या अगर आप कि‍सी नई या पुन: स्‍वरूपि‍त हार्ड डि‍स्‍क पर अपने सॉफ़्टवेयर की सफ़ाई और पुर्नस्‍थापना करने का नि‍र्णय लि‍या है, तो आपको Microsoft Office Outlook 2007 को पुर्नस्‍थापि‍त करने की आवश्‍यकता होगी. Outlook की नई स्‍थापना करने यह अर्थ नहीं है कि‍ आपके सभी ई-मेल संदेश खो जाएँगे. इस आलेख में यह बताया गया है कि‍ आप अपनी नई स्‍थापना में अपने पुराने ई-मेल संदेश कैसे देख सकते हैं.

इस आलेख में

आपके ई-मेल संदेश कहाँ सहेजे गए हैं?

चरण 1: अपनी पुरानी डेटा फ़ाइलें ले जाना

चरण 2: पहली बार Outlook प्रारंभ करने पर अपना खाता सेट करना

चरण 3: पुरानी Outlook डेटा फ़ाइल तक पहुँच प्राप्‍त करना

चरण 4: डेटा फ़ाइल प्रदर्शन नाम अनुकूलि‍त करना

चरण 5: पि‍छली बार उपयोग की गई .pst फ़ाइल को संदेश वि‍तरि‍त करना

चरण 6: अनचाही डेटा फ़ाइल नि‍कालना

चेतावनी: यह आलेख मानता है कि‍ आप अपनी Outlook डेटा फ़ाइलों का बैकअप लेना जानते हैं और ऐसा आप पहले कर चुके है. डेटा का कि‍सी अन्‍य हार्ड डि‍स्‍क, नेटवर्क ड्राइव, या नि‍काले जाने योग्‍य मीडि‍या पर बैकअप लेने से पहले Outlook डेटा फ़ाइलों वाली हार्ड डि‍स्‍क को स्‍वरूपि‍त न करें. हार्ड डि‍स्‍क को स्‍वरूपि‍त करने से डि‍स्‍क का डेटा स्‍थाई रूप से नष्ट हो जाता है. आपकी डेटा फ़ाइलों के अलावा कुछ अन्‍य कॉन्‍फ़ि‍गरेशन फ़ाइलों का भी आप चाहे तो बैकअप ले सकते हैं. Outlook फ़ाइल स्‍थानों के बारे में जानकारी के लि‍ए, यह भी देखें अनुभाग देखें.

नोट: यह आलेख आपको अपने मौजूदा Outlook डेटा को ले जाना और को आपकी पुरानी डेटा फ़ाइल में नए आइटम सहेजने के लि‍ए Outlook को कॉन्‍फ़ि‍गर करना बताता है. अन्‍य कॉन्‍फ़ि‍गरेशन जानकारी जैसे भेजें/प्राप्त करें समूह, खाता सेटिंग्स, और स्वत: पूर्ण सुझाव की प्रति‍लि‍पि‍ बनाना इस आलेख में समाहि‍त नहीं है.

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आपके ई-मेल संदेश कहाँ सहेजे गए हैं?

आपके ई-मेल संदेश कहाँ सहेजे गए हैं? क्‍या संदेश ई-मेल सर्वर पर या स्‍थानीय रूप से आपके कंप्‍यूटर पर कि‍सी Outlook डेटा फ़ाइल में सहेजे गए हैं? उत्तर आपके ई-मेल खाते के प्रकार और आपने उसे Outlook में कैसे कॉन्‍फ़ि‍गर कि‍या है इस पर नि‍र्भर करता है. जहाँ आपके ई-मेल संदेश सहेजे गए हैं उस स्थान को डि‍फ़ॉल्‍ट वि‍तरण स्‍थान कहा जाता है.

  • Microsoft Exchange खाता    

    यदि‍ आप किसी Exchange खाता का उपयोग करते हैं, तो आमतौर पर आपके ई-मेल संदेश, कैलेंडर, संपर्क, और अन्‍य आइटम्‍स आपके सर्वर running Exchange पर मेलबॉक्स में वि‍तरि‍त और संग्रहीत कि‍ए जाते हैं. जब आप कि‍सी नए कंप्‍यूटर पर Outlook स्‍थापि‍त करते हैं और कि‍सी Exchange खाते को कॉन्फ़िगर करते हैं, तो सर्वर running Exchange पर स्‍थि‍त आपके सभी आइटम्‍स आपको पुन: उपलब्‍ध हो जाते हैं. यदि‍ आपने कोई संग्रह या स्‍थानीय डेटा फ़ाइलें नहीं बनाई हैं और न ही यह नि‍र्दि‍ष्ट कि‍या है कि‍ आपके Exchange संदेश कि‍सी स्‍थानीय डेटा फ़ाइल में वि‍तरि‍त कि‍ए जाएँ, तो इस आलेख की शेष जानकारी आप पर लागू नहीं होती है.

    Exchange खाते आपको ऑफ़लाइन कार्य करने या कैश्‍ड Exchange मोड का उपयोग करने की सुवि‍धा देते हैं. यदि‍ आप इनमें से कि‍सी भी सुवि‍धा का उपयोग करते हैं, तो आपके आइटम्स की स्‍थानीय प्रति‍याँ आपके कंप्‍यूटर पर ऑफ़लाइन फ़ोल्डर फ़ाइल में रखी जाती हैं. .ost फ़ाइल सर्वर running Exchange पर स्‍थि‍त आइटम्‍स के साथ समय-समय पर सिंक्रनाइज़्ड होती है. क्‍योंकि‍ आपका डेटा सर्वर running Exchange पर रहता है, अत: आप इस .ost फ़ाइल को बि‍ना उसका बैकअप लि‍ए अपने नए कंप्‍यूटर पर पुन: बना सकते हैं.

    • यह निर्धारित करना कि क्या कैश्ड एक्सचेंज मोड चालू है    

      1. उपकरण मेनू पर, ई-मेल खाते क्लिक करें.

      2. Exchange सर्वर खाता चयन करें, और तब परिवर्तित करें क्‍लि‍क करें.

      3. Microsoft Exchange Server के तहत, यदि कैश्ड एक्सचेंज मोड चेक बॉक्स चयनित हो, तो कैश्ड एक्सचेंज मोड चालू है.

        वैकल्पिक रूप से, आप अपने एक्सचेंज खाते के आइटम्स को किसी व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स फ़ाइल (.pst) में ले जा या संग्रह कर सकते हैं. आप आइटम सर्वर पर रखने के स्थान पर Outlook को नए आइटम एक किसी .pst फ़ाइल में वितरित करने के लिए भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं. आपको इन .pst फ़ाइलों का बैकअप लेना और साथ ही इन्हें Outlook की आपकी नई स्थापना से फिर से कनेक्ट करना होगा.

    • यह निर्धारित करें कि क्या डिफ़ॉल्ट वितरण स्थान कोई .pst फ़ाइल है    

      1. उपकरण मेनू पर, ई-मेल खाते क्लिक करें.

      2. चयनित ई-मेल खाता निम्न स्‍थान पर नए ई-मेल संदशों का वितरण करता है के तहत सूचीबद्ध डिफ़ॉल्ट वितरण स्थान सत्‍यापि‍त करें.

        नोट: Exchange मेलबॉक्स पर नए ई-मेल का वि‍तरण सामान्‍यत: मेलबॉक्‍स - <उपयोगकर्ता> या केवल आपके उपयोगकर्ता नाम के रूप में प्रकट होता है. कि‍सी .pst फ़ाइल में नए ई-मेल का वि‍तरण व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स या .pst फ़ाइल को दि‍ए गए कि‍सी कस्‍टम प्रदर्शन नाम के रूप प्रकट होता है.

  • POP3, IMAP, और HTTP खाते    

    यदि‍ आप कि‍सी POP3 ई-मेल खाता उपयोग करते हैं, जो सबसे अधि‍क उपयोग कि‍या जाने वाला व्‍यक्ति‍गत ई-मेल खाता प्रकार है, तो आपके ई-मेल संदेश आपके इंटरनेट सेवा प्रदाता (ISP) पर POP3 ई-मेल सर्वर से आपके कंप्‍यूटर पर डाउनलोड कि‍ए जाते हैं और स्‍थानीय रूप से Outlook.pst. नामक कि‍सी व्यक्तिगत फ़ोल्डर फ़ाइल (.pst) में सग्रहीत कि‍ए जाते हैं. Outlook.pst डिफ़ॉल्ट डेटा फ़ाइल नाम है. फ़ाइल <ड्राइव>:\Documents and Settings\<user>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook फ़ोल्डर में संग्रहीत की जाती है.

    Exchange खातों की तरह इंटरनेट संदेश पहुंच प्रोटोकॉल (IMAP) और HTTP खाते भी आपके ई-मेल संदेशों को सर्वर पर सहेजते हैं. कि‍सी प्रकार के Outlook ई-मेल खाता के साथ, आप आइटम्‍स को सर्वर से कि‍सी स्‍थानीय .pst फ़ाइल में संग्रहीत या ले जाना चुन सकते है. यदि‍ आप आइटम्‍स को सर्वर से कि‍सी स्‍थानीय .pst फ़ाइल में संग्रहीत करते हैं, तो आपको .pst फ़ाइल का बैकअप लेना होगा और तब उसे अपनी Outlook की नई स्‍थापना से कनेक्‍ट करना होगा. यदि‍ आप सभी कुछ सर्वर पर रखते हैं, तो अपना IMAP या HTTP खाता सेट करने के लि‍ए ई-मेल खाता वि‍ज़ार्ड का उपयोग करने के बाद, ई-मेल सर्वर पर स्‍थि‍त सभी आइटम्‍स Outlook में आपके लि‍ए पुन: उपलब्‍ध हो जाएँगे.

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चरण 1: अपनी पुरानी डेटा फ़ाइलें ले जाना

आपने एक नए कंप्यूटर या नई हार्ड डिस्क पर Outlook स्थापित किया और अब आप अपने पुराने डेटा का उपयोग शुरू करने के लिए तैयार हैं.

  • प्रत्‍येक व्यक्तिगत फ़ोल्डर फ़ाइल की उसके बैकअप स्‍थान (नेटवर्क ड्राइव या नि‍काले जाने योग्‍य मीडि‍या जैसे कोई CD या DVD या पार्टेबल हार्ड डि‍स्‍क) से <ड्राइव>:\Documents and Settings\<उपयोगकर्ता>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook फ़ोल्‍डर पर प्रति‍लि‍पि‍ बनाने के लि‍ए Windows Explorer का उपयोग करें.

यद्यपि‍, आप अपनी डेटा फ़ाइलें कि‍सी भी फ़ोल्‍डर में रख सकते हैं, यह वह डि‍फ़ॉल्‍ट स्‍थान है जि‍सका उपयोग Outlook, .pst फ़ाइलें बनाते समय करता है.

नोट: यह स्थान एक छुपा फ़ोल्डर है. इस फ़ोल्डर तक नेविगेट करने के लिए Windows Explorer का उपयोग करने के लिए, आपको पहले छुपे फोल्डर्स का प्रदर्शन चालू करना होगा. Windows Explorer में, उपकरण मेनू पर, फ़ोल्डर विकल्प क्लिक करें. दृश्य टैब पर, उन्नत सेटिंग, फ़ाइलें और फ़ोल्डर्स, छुपी फ़ाइलें और फ़ोल्डर्स के तहत, छुपी फ़ाइलें और फ़ोल्डर्स दिखाएँ का चयन करें. यदि आप फ़ाइल नाम एक्सटेंशन देखना चाहते हैं, तो ज्ञात प्रकारों के एक्सटेंशन छुपाएँ चेक बॉक्स साफ़ करें. छुपे फ़ोल्डर मंद दिखते हैं जिससे यह पता लगता है कि वे सामान्य फ़ोल्डर नहीं है.

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चरण 2: पहली बार Outlook प्रारंभ करने पर अपना खाता सेट करना

जब आप पहली बार Outlook प्रारंभ करते हैं, तो आपसे ई-मेल खाता जानकारी पूछी जाएगी. आपके द्वारा उपयोग कि‍ए जाने वाले खाता प्रकार के अनुसार Outlook कोई नई डेटा फ़ाइल बना सकता है जो Outlook में व्यक्तिगत फ़ोल्डर फ़ाइल (.pst) के रूप में जानी जाती है. यदि‍ आप नए उपयोगकर्ता हैं तो ठीक है, लेकि‍न यदि‍ आप पहले से Outlook उपयोगकर्ता हैं और आपको अपने ई-मेल संदेश कि‍सी .pst फ़ाइल में प्राप्‍त होते हैं, और आप उस .pst फ़ाइल का उपयोग जारी रखना चाहते हैं, तो संभवत: यह ठीक न हो. आप अभी भी अपने मूल डेटा तक पहुँच सकते हैं, लेकि‍न पहले आपसे पूछे जाने वाले प्रश्नों का उत्तर देकर Outlook सेटअप पूरा करें. एक बार जब आप Outlook में आ जाते हैं, तो अपना पुराना डेटा वापस प्राप्‍त करने और यह सुनि‍श्‍चि‍त करने के लि‍ए कि‍ नए संदेश उसी .pst फ़ाइल में वि‍तरि‍त कि‍ए गए हैं जि‍सका उपयोग पहले कर रहे थे, यहाँ कुछ महत्वपूर्ण चरण हैं.

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चरण 3: पुरानी Outlook डेटा फ़ाइल तक पहुँच प्राप्‍त करना

यदि आप किसी POP3 खाते का उपयोग करते हैं, या आप अपने एक्सचेंज खाते को किसी स्थानीय व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स फ़ाइल (.pst) में वितरण करने के लिए सेट करते हैं, तो आपको Outlook को वह फ़ाइल खोलने के लिए सेट करना होगा.

  1. फ़ाइल मेनू पर, खोलें को इंगित करें, और तब Outlook डेटा फ़ाइल क्लिक करें.

  2. वह .pst फ़ाइल क्लिक करें जिसे आप खोलना चाहते हैं, और तब ठीक क्लिक करें.

डेटा फ़ाइल से संबद्ध फ़ोल्‍डर का नाम नेवि‍गेशन फलक में फ़ोल्‍डर सूची में प्रकट होता है. यदि‍ आप कभी भी प्रदर्शन नाम नहीं बदलते हैं, तो वह अभी भी डि‍फ़ॉल्ट व्‍यक्ति‍गत फ़ोल्‍डर्स ही रहता है.

आपका आधा काम हो चुका है. अब संभवत: आपके नेविगेशन फलक में दो व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स सूचीबद्ध होंगे. पहला Outlook द्वारा तब बनाया गया होगा जब आपने Outlook पहली बार शुरू किया और अपने खाते के बारे में जानकारी प्रदान की. दूसरा फ़ोल्डर आपके पुराने डेटा का है. इनबॉक्स, या किसी एक प्रविष्टि के नीचे के सबफ़ोल्डर देख कर आप यह सत्यापित कर सकते हैं कि आपका मूल डेटा Outlook में वापस आ गया है. आपको अपने सभी पुराने आइटम दिखने चाहिए.

यदि‍ आपको नेवि‍गेशन फलक में व्‍यक्ति‍गत फ़ोल्‍डर्स नामक दो प्रवि‍ष्टि‍याँ दि‍खाई देती हैं, तो हम यह अनुशंसा करते है कि‍ आगे की प्रक्रि‍या को सरल बनाने के लि‍ए आप अगले चरण "डेटा फ़ाइल प्रदर्शन नाम अनुकूलि‍त करना" अनुभाग का पालन करें. यदि‍ आपको केवल एक व्‍यक्ति‍गत फ़ोल्‍डर्स नामक शीर्ष-स्‍तरीय फ़ोल्‍डर ही दि‍खाई देते हैं, तो आप सीधे "पि‍छली बार उपयोग की गई .pst फ़ाइल को संदेश वि‍तरि‍त करना" अनुभाग पर जा सकते हैं.

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चरण 4: डेटा फ़ाइल प्रदर्शन नाम अनुकूलि‍त करना

यदि‍ आप डि‍फ़ॉल्‍ट सेटिंग रखते हैं और व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स के दो चरणों के साथ प्रक्रि‍या समाप्‍त करते हैं, तो असमंजस में डालने वाला हो सकता है. आपके पास दो डेटा फ़ाइलें हैं — एक वह जो Outlook बनाता है जब आप उसे पहली बार प्रारंभ करते हैं और दूसरी आपकी पुरानी डेटा फ़ाइल जो अभी जोड़ी गई है. अभी असमंजस समाप्‍त करने के लि‍ए प्रदर्शन नाम अनुकूलि‍त करने का सही समय है.

  1. नेविगेशन फलक में, व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स को राइट क्लिक करें, और तब व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स के गुण क्लिक करें.

  2. उन्नत क्लिक करें.

  3. नाम पाठ बॉक्स में, वह नाम लि‍खें जो आपके लि‍ए अर्थपूर्ण हो, जैसे मेरे संदेश.

  4. दो बार ठीक क्लिक करें.

अब आपको नेवि‍गेशन फलक में एक मेरे संदेश नामक शीर्ष फ़ोल्‍डर दि‍खाई देगा. आप कभी भी अन्‍य फ़ाइलों से अपनी डेटा फ़ाइल को तुरंत पहचान सकेंगे.

युक्ति: यदि‍ आप एकाधि‍क .pst फ़ाइलों का संग्रह रखते है, तो फ़ाइल नामों को अनुकूलि‍त करना उपयोगी होता है. उदाहरण के लि‍ए, यदि‍ आप कि‍सी माह में अपने भेजे गए आइटम्‍स को संग्रहीत करने के लि‍ए कोई मासि‍क .pst फ़ाइल बनाते हैं, तो आप प्रदर्शन नाम व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स से बदलकर कुछ और रख सकते हैं, जैसे भेजे गए मेल संग्रह – दिसंबर 2007.

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चरण 5: पि‍छली बार उपयोग की गई .pst फ़ाइल को संदेश वि‍तरि‍त करना

आप एक या अधि‍क .pst फ़ाइलों का उपयोग कर सकते हैं, लेकि‍न नए संदेश केवल कि‍सी एक फ़ाइल में ही वि‍तरि‍त कि‍ए जा सकते हैं.

अब आपके पुराने आइटम्‍स Outlook में उपलब्‍ध हैं, आपको Outlook में यह नि‍र्दि‍ष्ट करना होगा कि‍ कौन-सी डेटा फ़ाइल आपकी प्राथमि‍क डेटा फ़ाइल है और यह कि‍ सभी नए आइटम्‍स उस .pst फ़ाइल के इनबॉक्‍स में जाने चाहि‍ए. फ़ाइल या मेलबॉक्‍स जि‍समें आपके नए संदेश वि‍तरि‍त कि‍ए जाते हैं, डिफ़ॉल्ट वितरण स्थान के रूप में जाना जाता है.

  1. उपकरण मेनू पर, खाता सेटिंग्स क्‍लि‍क करें.

  2. ई-मेल टैब पर, नया ई-मेल खाता चयन करें, और तब फ़ोल्डर परिवर्तित करें क्‍लि‍क करें.

  3. नया ई-मेल वि‍तरण स्थान संवाद बॉक्स में, पुरानी .pst फ़ाइल के इनबॉक्‍स का चयन करें.

  4. समाप्त करें क्लिक करें.

  5. Outlook से बाहर आएँ और इसे पुनर्प्रारंभ करें.

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चरण 6: अनचाही डेटा फ़ाइल नि‍कालना

आप चाहें तो उस व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स फ़ाइल को खारि‍ज कर सकते हैं, जो आपके Outlook सेट करने के समय बनाई गई थी. इसके पहले कि‍ आप आगे बढ़ें, यह आवश्‍यक है कि‍ आप पहले उस व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स फ़ाइल के लि‍ए इनबॉक्‍स में क्‍लि‍क करें और यह सुनि‍श्‍चि‍त करें कि‍ इस बिंदु तक कोई नए आइटम्स इनबॉक्‍स में नहीं रखे गए हैं. आप नई .pst फ़ाइल के इनबॉक्‍स में कि‍सी भी आइटम को क्‍लि‍क कर पुरानी .pst फ़ाइल में खींच सकते हैं. वह व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स फ़ाइल राइट-क्‍लि‍क करें जि‍से आप खारि‍ज करना चाहते हैं, और तब व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स बंद करें क्‍लि‍क करें. यदि‍ व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स बंद करें वि‍कल्‍प उपलब्‍ध न हो, तो आप या तो पहली बार Outlook प्रारंभ करते समय Outlook द्वारा बनाई गई .pst फ़ाइल नि‍काल सकते हैं या डिफ़ॉल्ट वितरण स्थान अभी ग़लत फ़ाइल को इंगि‍त करता है. सुनि‍श्‍चि‍त करें कि‍ आप व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स फ़ाइल नि‍कालना का प्रयास कर रहे हैं जि‍समें आपका कोई भी आइटम नहीं है, या डिफ़ॉल्ट वितरण स्थान बदलने के लि‍ए "पि‍छली बार उपयोग की गई .pst फ़ाइल को संदेश वि‍तरि‍त करना" अनुभाग में दि‍या गया चरण दोहराएँ.

.pst फ़ाइल को बंद करने से वह हटाई नहीं जाती है और न ही उसका कोई भी आइटम नि‍काला जाता है. फ़ाइल अब नेविगेशन फलक में प्रदर्शि‍त नहीं होती है. आप कभी भी कि‍सी .pst फ़ाइल को प्रदर्शन में वापस जोड़ सकते हैं:

  1. फ़ाइल मेनू पर, खोलें इंगित करें, और तब Outlook डेटा फ़ाइल क्लिक करें.

  2. वह .pst फ़ाइल क्लिक करें जिसे आप खोलना चाहते हैं, और तब ठीक क्लिक करें.

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