किसी SharePoint साइट से फ़ाइल्स खोलना, संपादित करना और अद्यतन करना

Microsoft Office Outlook 2007 का उपयोग कर आप किसी SharePoint साइट पर किसी लाइब्रेरी से कनेक्ट हो सकते हैं और फ़ाइलों को ब्राउज़, संपादित और खोज भी सकते हैं. आप अपनी SharePoint लाइब्रेरी Outlook से कनेक्ट कर लें उसके बाद आप ऑफिस में ना हो तब भी अपनी हार्ड डिस्क पर उन फ़ाइलों में कार्य कर सकते हैं.

नोट: इस आलेख में वर्णित सुविधाएँ Windows SharePoint Services 3.0 या Microsoft Office SharePoint Server 2007 चला रहीं SharePoint साइट्‍स के साथ कार्य करती हैं. यदि आप इसके बारे में सुनिश्चित नहीं हैं कि सर्वर पर Microsoft SharePoint उत्पाद और तकनीक के कौन से संस्करण चलाए जा रहे हैं, तो अपने सर्वर व्यवस्थापक से पूछें.

इस आलेख में

ओवरव्यू

Outlook से SharePoint लाइब्रेरी को कनेक्ट करना

फ़ाइल को SharePoint लाइब्रेरी से Outlook में डाउनलोड करना

Outlook का उपयोग कर SharePoint लाइब्रेरी से फाइल खोलना

Outlook का उपयोग कर SharePoint लाइब्रेरी से फ़ाइल संपादित करना

Outlook से किसी SharePoint फ़ाइल को निकालना

Outlook से किसी SharePoint लाइब्रेरी को निकालना

ई-मेल भेजकर SharePoint लाइब्रेरी में फ़ाइल जोडना

ओवरव्यू

यदि आप अपनी जानकारी का प्रबंधन करने के लिये Outlook का अक्सर उपयोग करते हैं तो आप वेब ब्राउज़र के स्थान पर सीधे Office Outlook 2007 में अपनी SharePoint लाइब्रेरी की फ़ाइल्स पर कार्य करना पसंद कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप ई-मेल को प्रतिसाद कर रहे हैं और अपनी SharePoint साइट पर टीम मार्गदर्शिका संदर्भित करने की आवशकता पडती है. यदि आपने अपनी SharePoint लाइब्रेरी को Outlook से कनेक्ट किया है, तो आप उसके लिए ब्राउज़ कर सकते हैं और Outlook से निकले बिना जैसे ई-मेल संदेश देखते हैं वैसे फ़ाइल देख सकते हैं.

Outlook में SharePoint लाइब्रेरी से दस्तावेज़

1. Outlook 2007में आप किसी SharePoint लाइब्रेरी के दृश्य को विभिन्न तरीकों से व्यवस्थित और सॉर्ट कर सकते हैं.

2. जब आप किसी फ़ाइल पर ऑफ़लाइन कार्य करते हैं, तो लाल तीर प्रकट होता है. फ़ाइल की स्थिति की अधिक जानकारी देखने के लिए आप उसे क्लिक कर सकते हैं, जैसे वह कब संशोधित हुई.

Outlook से अपनी फ़ाइलों को संशोधित करने का एक लाभ ये भी है कि जब आप फ़ाइलों पर कार्य करते हैं तो वे आपकी हार्ड डिस्क पर संग्रहित हो जाती है, जिस पर कार्य करने की तीव्रता सर्वर पर कार्य करने की अपेक्षा विशिष्ट रूप से अधिक होती है.

Outlook में फ़ाइलों पर कब कार्य करना

ब्राउज़िंग करने के लिए और दस्तावेज़ लाइब्रेरी में संग्रहित नियमित फ़ाइलों जैसे दस्तावेज़ों, स्प्रेडशीट और प्रस्तुतियों को संपादित करने के लिए Outlook में अपनी SharePoint साइट की फ़ाइलों पर कार्य करना सबसे अच्छा है . आप अन्य प्रकार की लाइब्रेरियों में भी फ़ाइलों को ब्राउज़ कर सकते हैं जैसे चित्र लाइब्रेरी. अधिक जटिल डेटा कार्य जैसे कस्टम सूची में कार्य करना या डेटाबेस अनुप्रयोगों का अद्यतन करना सीधे SharePoint साइट पर बेहतर तरीके से हेंडल किया जाता है. यदि आप किसी लाइब्रेरी की सेटिंग या संरचना बदलना चाहते है या नई लाइब्रेरी बनाना चाहते हैं, तो आपको सीधे SharePoint साइट की लाइब्रेरी पर कार्य करना चाहिए.

Office Outlook 2007 में आप कई प्रकार के अनुप्रयोगों से फ़ाइलें खोल सकते हैं. यदि फ़ाइल Windows SharePoint Services 3.0 या Office SharePoint Server 2007 से संगत है, तो कार्य समाप्त होने पर आप फ़ाइल को सर्वर पर भी संपादित कर सकते हैं और परिवर्तन अद्यतन कर सकते हैं. Microsoft Office Excel 2007 कार्यपत्रक, Microsoft Office PowerPoint 2007 प्रस्तुतियाँ और Microsoft Office Word 2007 दस्तावेज़ संगत फ़ाइलों के उदाहरण हैं.

आप फ़ाइलों पर ऑफ़लाइन भी कार्य कर सकते हैं जैसे कि जब आप हवाई यात्रा पर हो. जब आप ऑफिस वापस आते हैं, तो अपनी SharePoint साइट पर् संस्करणों को अद्यतन कर सकते हैं.

जब आप फ़ाइल को संपादित करते हैं और सहेजते हैं तो उसमें आपके परिवर्तन सर्वर पर स्वचालित रूप से अद्यतन नहीं होते. यह आपको ऑफलाइन फ़ाइलों पर शीघ्रता से कार्य करने देता है क्योंकि जब आप कार्य करते हैं तो आपके कम्प्यूटर को सर्वर से कनेक्ट होना आवश्यक नहीं. जब आप कोई फ़ाइल बंद करते हैं, तो आपको परिवर्तन सर्वर पर अद्यतन करने का संकेत दिया जाता है. केवल वही परिवर्तन अद्यतन होते हैं जो आप किसी विशिष्ट फ़ाइल पर करते हैं, जिसका अर्थ है कि Outlook को पूरी लाइब्रेरी को फिर से सर्वर से सिंक्रनाइज़ करने की आवश्यकता नहीं.

आपके द्वारा फ़ाइल को सर्वर पर अद्यतन करने से पहले यदि कोई और उसमें परिवर्तन करता है, तो जब आप फ़ाइल को सर्वर पर अद्यतन करते हैं तो प्रोग्राम आपको या तो परिवर्तन के दोनों सेट को मर्ज करने या फ़ाइल के किस संस्करण को रखना चाहते है यह सूचित करने का संकेत देता है. दूसरों को किसी फ़ाइल पर परिवर्तन करने से रोकने के लिए उस पर कार्य करने से पहले आप उसे जांच सकते हैं.

Outlook में फ़ाइलें कहां प्रकट होती हैं

जब आप SharePoint लाइब्रेरी को Office Outlook 2007 से कनेक्ट करते हैं, तो लाइब्रेरी एक फ़ोल्डर में प्रकट होती हैं जिसे SharePoint सूचि‍याँ कहते हैं. वहां से आप Outlook में साधारण रूप से उपयोग में आने वाली ट्रैकिंग और संवाद विशेषताओं का उपयोग कर सकते हैं, जैसे कार्यवाही हेतु फ़ाइल को ध्वजांकित करना, फ़ाइल को श्रेणीबद्ध करना और फ़ाइलों को सहकर्मियों तक अग्रेषित करना. जब आप वेब ब्राउज़र में अपनी साइट पर कार्य करते हैं, तो Outlook के साथ लागू किए ध्वज और श्रेणियाँ उपलब्ध नहीं होती परंतु वे आपको Outlook में अपना कार्य संगठित करने में मदद कर सकते हैं.

जब आप Outlook में कार्य करते हैं, तो SharePoint सूचियाँ फ़ोल्डर में Outlook द्वारा प्रदान खोज फ़ोल्डर का उपयोग कर आप जिन फ़ाइलों में कार्य कर रहे हैं उन्हें आसानी से खोज सकते हैं. वास्तव में खोज फ़ोल्डर आइटम्स को संग्रहित नहीं करता परंतु दृश्य अन्य फ़ोल्डर्स में संग्रहित आइटम्स को शीघ्रता से खोजने में मदद करता है.

जिस तरह से आप अपने इनबॉक्स में संदेशों को देख सकते हैं, आप अपनी लाइब्रेरी में फ़ाइलों के शीर्षक् देख सकते हैं, उन्हें खोज सकते हैं और खोल सकते हैं. लाइब्रेरी की कोई फ़ोल्डर संरचना Outlook में भी प्रकट होती है. फ़ाइलें आपके इनबॉक्स के आकार में नहीं जुडती परंतु आपकी हार्ड डिस्क पर व्‍यक्‍ति‍गत फ़ोल्‍डर फ़ाइल (.pst) में संग्रहित होती हैं.

यदि Outlook में सिर्फ एक ही फ़ाइल या फ़ोल्डर डाउनलोड करने की आवश्यकता हो, तो आप वो भी कर सकते हैं. यदि वह फ़ाइल या फ़ाइलें जिस पर आप कार्य करना चाहते हैं फ़ोल्डर्स में हो तो Outlook फ़ोल्डर संरचना भी डाउनलोड करता है. हालांकि, आप लाइब्रेरी का फ़िल्टर किया गया दृश्य डाउनलोड नहीं कर सकते, जैसे किसी विशिष्ट विभाग द्वारा बनाई गई फ़ाइलें.

Outlook में फ़ाइलों का पूर्वावलोकन करना

Office Outlook 2007 में पूर्वावलोकन फलक में आप किसी SharePoint लाइब्रेरी में संग्रहित कई प्रकार की फ़ाइलों का पूर्वावलोकन कर सकते हैं. फ़ाइल की स्थिति की अतिरिक्त जानकारी जैसे कि अंतिम बार वह कब संशोधित की गई, फ़ाइल के सबसे उपर प्रकट होती है.

पूर्वावलोकन फलक में प्रकट SharePoint लाइब्रेरी की फ़ाइल की जानकारी

नोट: यदि आपके पास कोई बडी लाइब्रेरी है, तो कोई व्यवस्थापक यह नियंत्रित कर सकता है कि फ़ाइल का शीर्ष लेख (जैसे शीर्षक और कुछ गुण) या संपूर्ण फ़ाइल डाउनलोड हुई है. यदि डिफ़ॉल्ट रूप से सिर्फ शीर्ष लेख डाउनलोड होते हैं, तो आप अपनी आवश्यकता अनुसार प्रत्येक फ़ाइल को डाउनलोड कर सकते हैं.

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Outlook से SharePoint लाइब्रेरी को कनेक्ट करना

  1. वेब ब्राउज़र में, SharePoint साइट पर लाइब्रेरी खोलें.

    यदि आप अपनी लाइब्रेरी तक नहीं पहुँच पाते हैं, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लिक करें और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  2. क्रियाएँ मेनू मेन्‍यू छवि‍ पर, Outlook से कनेक्ट करें क्लिक करें.

    साझा दस्तावेज़ों में क्रिया मेनू

  3. आप Outlook से लाइब्रेरी कनेक्ट करना चाहते हैं यह सुनिश्चित करने के लिए जब आपको संकेत दिया जाता है, तो हाँ क्लिक करें.

    Outlook में, लाइब्रेरी फ़ोल्डर सूची में एक नए फ़ोल्डर जिसे SharePoint सूचियाँ कहते हैं, में जोड दी जाती है.

    जब आप जोडी गई लाइब्रेरी को क्लिक करते हैं, तो ई-मेल संदेशों की तरह फ़ाइलें उसमें प्रकट होती हैं. फ़ाइल को खोलने के लिये उसे डबल-क्लिक करें या अधिक विकल्प देखने के लिए उसे राइट-क्लिक करें

    नोट्स: 

    • यदि आपकी लाइब्रेरी में फ़ोल्डर्स हैं और आप सभी फ़ोल्डर्स और फ़ाइलों को Outlook से कनेक्ट करना चाहते हैं, तो आप Outlook से कनेक्ट करने से पहले लाइब्रेरी को उसके सबसे उपरी स्तर पर देखें. कनेक्ट होने पर यदि आप लाइब्रेरी में किसी फ़ोल्डर की सामग्री को ब्राउज़ कर रहे हैं, तो केवल फ़ोल्डर की सामग्री कनेक्ट होती हैं.

    • Outlook से किसी फ़ोल्डर की केवल सामग्री कनेक्ट करने के लिए आपके पास दो विकल्प हैं. जिस फ़ोल्डर में आपकी फ़ाइल है यदि वो खुला नहीं है, तो फ़ोल्डर इंगित करें, प्रकट हुए तीर को क्लिक करें और तब Outlook से कनेक्ट करें क्लिक करें. आप जिस फ़ोल्डर को कनेक्ट करना चाहते हैं वो यदि पहले से ही खुली हैं, तो लाइब्रेरी कनेक्ट करने के लिए क्रियाएं मेनू पर Outlook से कनेक्ट करें क्लिक करके आगे बढें.

युक्ति: लाइब्रेरी को Outlook से जोडने के बाद, आप साझा संदेश टीम के दूसरे सदस्यों को भेज सकते है जो उन्हें लाइब्रेरी से कनेक्ट होने के लिए निमंत्रण देते हैं. Outlook में लाइब्रेरी के नाम को राइट-क्लिक करें और तब लाइब्रेरी नाम साझा करें क्लिक करें. यह एक ई-मेल संदेश बनाता है जिसमें लाइब्रेरी से कनेक्ट होने के लिए एक लिंक और एक आदेश होता है.

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फ़ाइल को SharePoint लाइब्रेरी से Outlook में डाउनलोड करना

बहुत बडी लाइब्रेरियों के लिए, Outlook केवल उपल्ब्ध फ़ाइलों की सूची डाउनलोड कर सकता है, जिससे आप जो चाहिये केवल वही फ़ाइलें डाउनलोड कर सकें. या, यह सबसे पहले फ़ाइलों की एक सूची डाउनलोड कर सकता है और तब कुछ समय में सभी फ़ाइलें डाउनलोड करता है. यह आपको अपनी फ़ाइलों की सूची अधिक शीघ्रता से देखने में सक्षम करता है. आपका व्यवस्थापक भी यह सूचित कर सकता कि सभी फ़ाइलें स्वचालित रूप से डाउनलोड नहीं की गई है.

यदि आपने फ़ाइल डाउनलोड नहीं की है तो वह संदेश सूची में डाउनलोड के लिए उपलब्ध समूह में प्रकट होती है. आप डाउनलोड की जाने वाली फ़ाइलों को अगले भेजें/प्राप्त करें आदेश के समय मार्क कर सकते हैं या यदि आपके पास SharePoint साइट का कनेक्शन है तो आप उसे तुरंत डाउनलोड कर सकते हैं.

  1. संदेश सूची में, डाउनलोड के लिए उपलब्ध समूह में, आप जिस फ़ाइल को डाउनलोड करना चाहते हैं उसे राइट-क्लिक करें.

    युक्ति: जब आप फ़ाइल शीर्ष लेख को क्लिक करते हैं, तो आप CTRL को दबाए रखते हुए एक ही समय में एकाधिक फ़ाइलों का चयन कर सकते हैं.

  2. शॉर्टकट मेनू पर दस्तावेज़ (दस्तावेज़ों) को डाउनलोड करने के लिए चिह्नित करें क्लिक करें.

नोट: जिस फ़ाइल को अभी तक डाउनलोड नहीं किया है उसके पूर्वावलोकन में आप एक इस दस्तावेज़ को डाउनलोड करें बटन देख सकते हैं जिसे आप सर्वर से कनेक्शन हो तो क्लिक करके फ़ाइल डाउनलोड कर सकते हैं.

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Outlook का उपयोग कर SharePoint लाइब्रेरी से फाइल खोलना

Office Outlook 2007 में फ़ाइल खोलने के लिए, आपको सबसे पहले लाइब्रेरी को Outlook से कनेक्ट करना होगा. अधिक जानकारी के लिए इस आलेख में SharePoint लाइब्रेरी को Outlook से कनेक्ट करें देखें.

Outlook में अपनी फ़ाइलें डाउनलोड करने के बाद, आप ऑफ़लाइन कार्य करने पर फ़ाइलें खोल सकते हैं. क्या फ़ाइलें उपलब्ध हैं, यह सत्यापित करने के लिए अपनी फ़ाइलों को उनकी उपलब्धता के आधार पर व्यवस्थित करने वाले दृश्य पर जाएँ. डाउनलोड न की जाने वाली फ़ाइलें डाउनलोड के लिए उपलब्ध समूह में दिखाई देती हैं. Outlook में दृश्यों को व्यवस्थित करने के बारे में सामान्य जानकारी के लिए यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स ढूँढें.

  1. नेविगेशन फलक में मेल में SharePoint सूचीयाँ फ़ोल्डर विस्तृत करें और तब अपनी SharePoint लाइब्रेरी के नाम का चयन करें.

    यदि आपको SharePoint सूचियाँ फ़ोल्डर दिखाई नहीं देती, तो सभी मेल आइटम्स के पास तीर को क्लिक करें और SharePoint सूचियाँ चयनित है इसका सत्यापन करें.

  2. अपनी फ़ाइल को खोलने के लिए उसके नाम को डबल-क्लिक करें. यदि आपको फ़ाइल का स्रोत सत्यापित करने का संकेत दिया जाता है और यदि फ़ाइल खोलना आपको सुरक्षित लगता है, तो खोलें क्लिक करें.

  3. Outlook में डाउनलोड करने के बाद यदि फ़ाइल सर्वर पर अद्यतन की जाती है, तो आप सबसे नया संस्करण खोलना चाहते है ये पसंद करने के लिए आपको संकेत दिया जा सकता है. आप अपनी हार्डडिस्क पर एक प्रतिलिपि खोलना चाहते हैं या सर्वर से प्रतिलिपि बनाना चाह्ते हैं उस पर आधारित हाँ या नहीं क्लिक करें.

  4. जिस प्रोग्राम में फ़ाइल बनी है यदि वह प्रोग्राम आपके कम्प्यूटर पर स्थापित हो तो फ़ाइल उसमें खुलती है.

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Outlook का उपयोग कर SharePoint लाइब्रेरी से फ़ाइल संपादित करना

Office Outlook 2007 में कोई फ़ाइल संपादित करने के लिए, सबसे पहले आपको लाइब्रेरी को Outlook से कनेक्ट करना होगी. अधिक जानकारी के लिए इस आलेख में SharePoint लाइब्रेरी को Outlook से कनेक्ट करें देखें.

युक्ति: जब आप किसी फ़ाइल पर कार्य कर रहे हो उस समय किसी और को उसमें परिवर्तन करने से रोकने के लिए, आप SharePoint साइट पर लाइब्रेरी से फ़ाइल को जाँच सकते हैं. यदि आप फ़ाइल को खोलने से पहले जाँचते हैं, तो फ़ाइल संपादन मोड में खुलती है और आप उसी समय परिवर्तन कर सकते हैं.

Outlook में अपनी फ़ाइलें डाउनलोड करने के बाद, आप ऑफ़लाइन कार्य करने पर फ़ाइलें खोल सकते हैं. क्या फ़ाइलें उपलब्ध हैं, यह सत्यापित करने के लिए अपनी फ़ाइलों को उनकी उपलब्धता के आधार पर व्यवस्थित करने वाले दृश्य पर जाएँ. डाउनलोड न की जाने वाली फ़ाइलें डाउनलोड के लिए उपलब्ध समूह में दिखाई देती हैं. Outlook में दृश्यों को व्यवस्थित करने के बारे में सामान्य जानकारी के लिए यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स ढूँढें.

  1. नेविगेशन फलक में, मेल में, SharePoint सूचियाँ फ़ोल्डर विस्तृत करें और तब अपनी SharePoint लाइब्रेरी का नाम चयनित करें.

    यदि आपको SharePoint सूचियाँ फ़ोल्डर दिखाई नहीं देता, तो सभी मेल आइटम्स के पास तीर क्लिक करें और सत्यापित करें कि SharePoint सूचियाँ चयनित है.

  2. अपनी फ़ाइल को खोलने के लिए उसके नाम को डबल-क्लिक करें. यदि आपको फ़ाइल का स्रोत सत्यापित करने का संकेत दिया जाता है और यदि आपको लगता है कि फ़ाइल खोलना सुरक्षित है, तो खोलें क्लिक करें.

  3. Outlook में डाउनलोड करने के बाद यदि फ़ाइल सर्वर पर अद्यतन की जाती है, तो आप सबसे नया संस्करण खोलना चाहते है ये पसंद करने के लिए आपको संकेत दिया जा सकता है. आप अपनी हार्डडिस्क पर एक प्रतिलिपि खोलना चाहते हैं या सर्वर से प्रतिलिपि बनाना चाह्ते हैं उस पर आधारित हाँ या नहीं क्लिक करें.

  4. जिस प्रोग्राम में फ़ाइल बनी है यदि वह प्रोग्राम आपके कम्प्यूटर पर स्थापित हो तो फ़ाइल उसमें खुलती है.

    यदि फ़ाइल उस प्रोग्राम में बनाई गई है जो Windows SharePoint Services 3.0 से संगत हो, जैसेWord 2007, Excel 2007 या PowerPoint 2007, तो संदेश पट्टी फ़ाइल के सबसे उपर प्रकट हो सकती है. संदेश पट्टी फ़ाइल की शीर्षक पट्टी और फ़ाइल के सबसे उपर प्रकट होने वाली उपकरणपट्टियों के नीचे प्रकट होती है. संदेश पट्टी में ऑफ़लाइन सर्वर दस्तावेज़ पाठ और एक ऑफ़लाइन संपादित करें बटन होता है.

  5. ऑफ़लाइन संपादित करें बटन क्लिक करें.

    एक संदेश प्रकट हो सकता है जो ऑफ़लाइन कार्य करने की जानकारी उपलब्ध कराता है, जैसे आपकी हार्ड डिस्क पर SharePoint प्रारूप फ़ोल्डर और आपके प्रोग्राम के लिए ऑफ़लाइन संपादन विकल्प की लिंक्स.

  6. फ़ाइल में जो परिवर्तन चाहते हैं वह करें और तब फ़ाइल को साधारणतया सहेजते है वैसे सहेज लें.

  7. फ़ाइल बंद करें.

    जब आप फ़ाइल बंद करते हैं तब यदि आप सर्वर से कनेक्ट हैं, तो सर्वर पर अपने परिवर्तन अद्यतन करने सक्षम होने के लिए ऑफ़लाइन संपादित करें संवाद बॉक्स प्रकट हो सकता है. यदि आप अपनी SharePoint साइट के लिए सर्वर से कनेक्ट नहीं है, तो जब आप फ़ाइल बंद करते हैं संवाद बॉक्स प्रकट नहीं होता परंतु यदि आप उसे फिर से कनेक्ट करते हैं और तब फ़ाइल फिर से खोलते हैं तब वह प्रकट हो सकता है.

  8. यदि आप सर्वर पर फ़ाइल अद्यतन करने के लिए तैयार है, तो अद्यतन क्लिक करें.

  9. यदि फ़ाइल चेक आउट कर ली गई है, जब तक आप उसे फिर से चेक इन नहीं कर लेते, अन्य लोग सर्वर पर परिवर्तन नहीं देख सकते हैं. यदि फ़ाइल चेक आउट कर ली गई है, आपको फ़ाइल चेक इन करने के लिए संकेत दिया जा सकता है. यदि आप फ़ाइल चेक इन करने के लिए तैयार है हाँ क्लिक करें.

    आपको अतिरिक्त जानकारी दर्ज करने का संकेत मिल सकता है जैसे आपने जो परिवर्तन किए उस बार में टिप्पणी या फ़ाइल के बारे में अन्य विवरण.

  10. जब आप सर्वर से कनेक्ट नहीं है यदि तब आप फ़ाइल पर कार्य करते हैं, तो फ़ाइल बंद करते समय उसे अद्यतन करने का संकेत नहीं दिया जाएगा. जब आप फ़ाइल सर्वर पर अद्यतन करने के लिए तैयार है, फ़ाइल को फिर से खोलें, आप जो अतिरिक्त परिवर्तन करना चाहते हैं वह करें और तब उसे बंद करें. जब ऑफ़लाइन संपादित करें संवाद बॉक्स प्रकट होता है, तब अद्यतन करें क्लिक करें.

नोट: यदि फ़ाइल पर कार्य करने से पहले आपने उसे चेक आउट नहीं किया था और जब आप उस पर कार्य कर रहे थे तब किसी ने फ़ाइल को सर्वर पर अद्यतन की हो, तो सर्वर विरोध संदेश प्रकट होता है. परिवर्तनों का निपटारा करने के लिए निर्देशों का पालन करें.

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Outlook से किसी SharePoint फ़ाइल को निकालना

यदि आपके पास कोई बडी लाइब्रेरी है, तो आप उसकी सभी फ़ाइलों को Outlook 2007 में देखना नहीं चाहेंगे. यदि Outlook में SharePoint सूचियाँ फ़ोल्डर की प्रत्येक फ़ाइल या फ़ोल्डर में कार्य करने की आवश्यकता नहीं है तो आप उसे निकाल सकते हैं. यह कार्यविधि SharePoint लाइब्रेरी से फ़ाइलों को नहीं हटाती है.

  1. नेविगेशन फलक में, मेल में, SharePoint सूचियाँ फ़ोल्डर में, उस लाइब्रेरी का चयन करें जिसमें से आप एक या अधिक फ़ाइलें हटाना चाहते हैं.

  2. संदेश सूची से आप जिस फ़ाइल को निकालना चाहते है उसका चयन करें.

    एकाधिक फ़ाइलों का चयन करने के लिए, जब आप शीर्ष लेखों को क्लिक करें तो CTRL दबाएं रखें. सभी फ़ाइलों का चयन करने के लिए CTRL+A दबाएं.

  3. चयन को राइट-क्लिक करें और तब ऑफ़लाइन प्रतिलिपि निकालें क्लिक करें.

निकाला हुआ फ़ाइल शीर्ष लेख फिर डाउनलोड किए गए दस्तावेज़ समूह से डाउनलोड के लिए उपलब्ध समूह में जाता है. जब आप निकाली गई फ़ाइल के शीर्ष को क्लिक करते हैं, तो पठन फलक पूर्वावलोकन नहीं दिखाता क्योंकि फ़ाइल की स्थानीय प्रतिलिपि निकाल दी गई है.

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Outlook से किसी SharePoint लाइब्रेरी को निकालना

  1. नेविगेशन फलक में, मेल में, SharePoint सूचियाँ फ़ोल्डर में आप जो लाइब्रेरी निकालना चाहते हैं उसका चयन करें.

  2. फ़ोल्डर को राइट-क्लिक करें और तब शॉर्टकट मेनू पर लाइब्रेरी नाम हटाएँ क्लिक करें.

  3. जब आपको हटाने की पुष्टि करने का संकेत दिया जाता है, तो हाँ क्लिक करें.

    नोट: यह कार्यविधि लाइब्रेरी को केवल Outlook से निकालती है, SharePoint साइट से नहीं.

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ई-मेल भेजकर SharePoint लाइब्रेरी में फ़ाइल जोडना

यदि आपकी SharePoint साइट और लाइब्रेरी ई-मेल प्राप्त करने के लिए सेट है, तो जिस तरह से आप सहकर्मी को एक ई-मेल संदेश में कोई संलग्नक भेजते हैं उस तरह से फ़ाइल को ई-मेल संदेश में एक संलग्नक के रूप में भेजकर उसे लाइब्रेरी से जोड सकते हैं. आपको अपनी लाइब्रेरी Outlook से कनेक्ट करने की आवश्यकता नहीं है.

Before you can sendआप ई-मेल को किसी लाइब्रेरी से जोडे इसके पहले, आपको ये जान लेना आवश्यक है कि लाइब्रेरी ई-मेल प्राप्त करने के लिए सेट है और यदि ऐसा है तो पता प्राप्त करें.

  1. लाइब्रेरी के लिए ई-मेल पता प्राप्त करने के लिए निम्नानुसार में से कोई एक या अधिक करें:

    • पता पुस्तिका में देखें. यदि वहां ई-मेल पता नहीं है, तो आप उसे उस व्यक्ति से प्राप्त कर सकते हैं जिसने लाइब्रेरी सेट की है. फिर आप उसे अपनी संपर्क सूची में जोड सकते हैं, जिससे कि आप उसे बाद में सरलता से खोज सकें.

    • SharePoint साइट पर लाइब्रेरी का विवरण देखें, जो लाइब्रेरी के शीर्षक के ठीक नीचे प्रकट होता है. आपके साइट के स्वामी ने लाइब्रेरी के ई-मेल पते को उसके विवरण में जोड लिया होगा.

    • यदि आपके पास लाइब्रेरी सेटिंग्स देखने की अनुमति है तो लाइब्रेरी के लिए ई-मेल सेटिंग्स देखें:

      1. ब्राउज़र में अपनी साइट पर, लाइब्रेरी खोलने के लिए उसके नाम पर क्लिक करें.

        यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम प्रकट नहीं होता है, तो पूरी साइट की सामग्री देखें और तब अपनी लाइब्रेरी के नाम को क्लिक करें.

      2. सेटिंग्स मेनू पर Settings menu आप जिस प्रकार की लाइब्रेरी खोल रहे हैं उसकी सेटिंग्स क्लिक करें.

        उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में दस्तावेज़ लाइब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

      3. यदि लाइब्रेरी ई-मेल प्राप्त करने में सक्षम हो, तो उसका पता सूची जानकारी के तहत, ई-मेल पता के बाद प्रकट होता है.

    • फ़ाइल को एक संलग्नक की तरह भेजने के लिए अपने SharePoint समूह के ई-मेल पते का उपयोग करें. आपकी संस्था की अपनी ई-मेल सूची हो सकती है जिसे SharePoint समूह कहते हैं, जो उसके सदस्यों को एक दूसरे को मेल भेजने में सक्षम करती है. SharePoint समूह पते में लाइब्रेरियों के पते हो सकते हैं, जिससे जब आप समूह के सदस्यों को मेल भेजें, तो संदेशो के साथ के संलग्नक स्वचालित रूप से आपके Windows SharePoint Services 3.0 साइट में जुड जाएँ.

  2. Outlook में, फ़ाइल संलग्न करें, जैसे ई-मेल संदेश में दस्तावेज़ या कार्यपत्रक.

  3. प्रति या प्रतिलिपि बॉक्स में लाइब्रेरी का पता जोडें. यदि आपके SharePoint समूह में लाइब्रेरी पहले से है, तो उसकी जगह SharePoint समूह का पता जोडें.

  4. भेजें क्लिक करें.

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