किसी SharePoint साइट पर अद्यतन ट्रैक करना

किसी SharePoint साइट से अद्यतन ट्रैक करने और सूचनाओं का प्रबंधन करने के लिए आप Microsoft Office Outlook 2007 का उपयोग कर सकते हैं.

नोट: इस आलेख में वर्णित सुविधाएँ Windows SharePoint Services 3.0 या Microsoft Office SharePoint Server 2007 चला रहीं SharePoint साइट्‍स के साथ कार्य करती हैं. यदि आप इसके बारे में सुनिश्चित नहीं हैं कि सर्वर पर Microsoft SharePoint उत्पाद और तकनीक के कौन से संस्करण चलाए जा रहे हैं, तो अपने सर्वर व्यवस्थापक से पूछें.

इस आलेख में

ओवरव्यू

SharePoint सूची या लायब्रेरी से RSS फ़ीड प्राप्त करना

SharePoint सूची या लायब्रेरी के लिए चेतावनी बनाना

SharePoint सूची या लायब्रेरी से RSS फ़ीड रद्द करना

SharePoint सूची या लायब्रेरी के लिए चेतावनी रद्द करना

ओवरव्यू

जब किसी SharePoint साइट पर सूचियाँ और लाइब्रेरियाँ बदलती है, तो बदलाव का ट्रैक रखना मुश्किल हो सकता है. आपकी सूची में जब नई चीज़ें जुडती हैं तो शायद आप उन्हें जानना चाहेंगे ताकि आप उन्हें ट्रैक कर सकें. या SharePoint लायब्रेरी में जब नई फ़ाइलें जुडती हैं, तो शायद आप उसे जानना चाहेंगे.

Office Outlook 2007 में SharePoint लायब्रेरी में अद्यतनों के बारे में सूचनाएं प्राप्त करने के दो तरीके होते हैं :

  • rss     रीयली सिम्पल सिंडिकेशन (RSS) का उपयोग कर आप SharePoint सूची या लायब्रेरी पर अद्यतनों की सदस्यता ले सकते हैं. RSS वह तकनीकी है जिसको सामग्री के प्रकाशक RSS पाठक को मानक स्वरूप में नियमित रूप से जानकारी वितरित करने के लिए उपयोग करते हैं. विभिन्न स्रोतों से आपके मेलबॉक्स में सामग्री के नियमित फ़ीड प्राप्त करने के लिए आप Outlook का उपयोग एक RSS पाठक के रूप में कर सकते हैं. यदि आप RSS फ़ीड को Outlook में पहले से ही प्राप्त करते हैं, तो SharePoint साइट से आपका RSS फ़ीड उसी स्थान पर प्रकट होगा.

  • चेतावनियाँ     जब आइटम्स बदलते हैं तो आपको चेतावनियाँ प्राप्त हो सकती हैं. जब SharePoint साइट पर सामग्री बदलती है, तो आपके इनबॉक्स में चेतावनियाँ संदेशों के रूप में भेजी जाती है. आप चेतावनियाँ प्राप्ति के लिए शर्तें निर्दिष्ट कर सकते हैं — उदाहरण के लिए, जब कोई बदलाव होते हैं या कोई नया आइटम बनता है. आप यह भी पसंद कर सकते हैं कि आप चेतावनियाँ तुरंत प्राप्त करना चाहते हैं या प्रतिदिन या सप्ताहिक सारांश प्रप्त करना चाहते है.

यदि आप पहले से ही सूचना प्राप्त कर रहे हैं और आपकी आवश्यकताएं बदलती हैं, तो आप RSS फ़ीड और चेतावनियाँ रद्द कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप ऐसे SharePoint समूह से संबंधित हैं जो उसकी ई-मेल चर्चा को चर्चा पटल पर संग्रहीत करता है और आपको मालूम पडता है कि आप ई-मेल में पहले से ही सामग्री संग्रहीत करते हैं, तो आप आपकी चेतावनियाँ रद्द कर सकते हैं.

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SharePoint सूची या लायब्रेरी से RSS फ़ीड प्राप्त करना

  1. वेब ब्राउज़र में SharePoint साइट पर सूची या लायब्रेरी खोलें.

    यदि आप अपनी सूची या लायब्रेरी तक नहीं पहुँच पाते हैं, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लिक करें और तब आपकी सूची या लायब्रेरी के नाम को क्लिक करें.

  2. क्रियाएँ मेनू पर मेन्‍यू छवि‍ RSS फ़ीड देखें क्लिक करें.

    सूची या लायब्रेरी में आइटम्स के सारांश के साथ वेब पेज प्रकट होता है.

  3. वेब पेज में इस RSS फ़ीड की सदस्यता लें लिंक क्लिक करें.

  4. जब ऐसा कोई संदेश प्रकट हो जो आपसे पूछें कि आप RSS फ़ीड की सदस्यता लेना चाहते हैं, तो हाँ क्लिक करें.

    सूची या लायब्रेरी का RSS फ़ीड RSS फ़ीड्स फ़ोल्डर में प्रकट होता है.

    Outlook में RSS फ़ीड्स

  5. RSS फ़ीड्स के तहत, आपके SharePoint सूची या लायब्रेरी के लिए फ़ोल्डर का चयन करें.

    यदि आपका पठन फलक चालू है, तो सामग्री वहाँ प्रदर्शित होगी जहाँ से आप उसे पढ सकें और उस पर कार्य कर सकें.

  6. किसी सूची आइटम या फ़ाइल के लिए RSS फ़ीड खोलने के लिए उसे डबल-क्लिक करें.

  7. कुछ RSS फ़ीड आइटम्स संपूर्ण SharePoint सूची आइटम या फ़ाइल का सारांश होते हैं. संपूर्ण सूची आइटम या फ़ाइल देखने के लिए, आलेख दिखाएँ लिंक क्लिक करें.

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SharePoint सूची या लायब्रेरी के लिए चेतावनी बनाना

आप चेतावनियाँ बना सकते हैं जिससे जब सूची या लायब्रेरी में आइटम्स बदलें तो आपका SharePoint साइट उसे सूचित कर दें. आप Outlook 2007 या आपके SharePoint साइट से चेतावनी बना सकते हैं. कोई चेतावनी बनाने के लिए आपका उस सर्वर से कनेक्ट होना जरूरी है जो SharePoint साइट चलाती है और उस सूची या लायब्रेरी के लिए आपके पास अनुमति होना आवश्यक है. निम्न कार्यविधि Office Outlook 2007 का उपयोग कर चेतावनी कैसे बनाई जाए इसका विवरण देती है.

नोट: आपका SharePoint व्यवस्थापक संपूर्ण साइट के लिए सूचनाओं को संशोधित, प्रतिबंधित और अक्षम कर सकता है. अधिक जानकारी के लिए, अपनी SharePoint साइट के व्यवस्थापक से संपर्क करें.

  1. Outlook में, नेविगेशन फलक में, मेल चयनित होने की पुष्टि करें.

  2. उपकरण मेनू पर, नियम ओर चेतावनियॉँ क्लिक करें.

  3. सूचनाएँ प्रबंधित करें टेब क्लिक करें .

  4. नई चेतावनी क्लिक करें.

  5. नई चेतावनी संवाद बॉक्स में, आप जो चेतावनी बनाना चाहते हैं उसके स्रोत का चयन करें. यदि आपको वह SharePoint साइट दिखाई नहीं देता जिसके लिए आप चेतावनी बनाना चाहते हैं, तो वेबसाइट का पता बॉक्स में साइट के लिए पता लिखें.

  6. खोलें क्लिक करें.

    नई चेतावनी पेज में SharePoint साइट खुलता है.

  7. जिस सूची या लायब्रेरी के लिए आप चेतावनी बनाना चाह्ते हैं उसे क्लिक करें.

  8. अगला क्लिक करें.

  9. चेतावनी शीर्षक अनुभाग में चेतावनी के लिए कोई शीर्षक लिखें. यह ई-मेल चेतावनी के विषय बॉक्स में उपयोग में आता है.

  10. सूचनाएँ इन्हें भेजें अनुभाग में, आप जिन लोगों को चेतावनियाँ भेजना चाहते हैं उनके नाम दर्ज करें या नामों का चयन करने के लिए पता पुस्तिका बटन बटन छवि क्लिक करें. खुदको चेतावनी भेजने के लिए अपना ई-मेल नाम लिखें.

    सेटिंग्स और साइट पर आपकी अनुमति के आधार पर, आपका ई-मेल पता पहले से ही प्रकट हो सकता है और आप अन्य लोगों के लिए चेतावनियां जोडने में समर्थ ना भी हो पाएँ.

  11. आपको जो सेटिंग्स चाहिये उसे पसंद करें जैसे कि आपको उस समय चेतावनी मिलें जब कोई बदलाव हो या फिर सिर्फ वह आइटम बदलें जो आपने बनाया है और कितनी बार चेतावनी मिलें.

  12. ठीक क्लिक करें.

  13. अतिरिक्त चेतावनियाँ बनाने के लिए, इस साइट पर मेरी चेतावनियाँ के तहत चेतावनी जोडें क्लिक करें.

युक्ति: SharePoint साइट से किसी सूची या लायब्रेरी में किसी विशिष्ट आइटम या फ़ाइल के लिए भी आप चेतावनियाँ सेट अप कर सकते हैं. SharePoint साइट पर किसी सूची या लायब्रेरी में, आइटम या फ़ाइल इंगित करें, प्रकट तीर को क्लिक करें और तब मुझे सूचना दें क्लिक करें.

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SharePoint सूची या लायब्रेरी से RSS फ़ीड रद्द करना

SharePoint साइट सूची या लायब्रेरी से प्राप्त RSS फ़ीड को रद्द करना किसी RSS फ़ीड को रद्द करने के समान ही है.

  1. नेविगेशन फलक में, मेल में RSS फ़ीड्स फ़ोल्डर को विस्तृत करने के लिए क्लिक करें.

  2. जिस RSS फ़ीड को आप रद्द करना चाहते हैं उसका चयन करें.

  3. DELETE दबाएँ.

  4. जब आपको हटाने की पुष्टि करने का संकेत दिया जाता है, तो हाँ क्लिक करें.

    नोट्स: 

    • यदि आप RSS फ़ीड को रखना चाहते हैं परंतु डाउनलोड किए आइटम्स को हटाना चाहते हैं, तो RSS फ़ीड के लिए फ़ोल्डर खोलें, हटाने वाले आइटम्स का चयन करें और तब DELETE दबाएँ.

    • डाउनलोड किए गए आइटम्स को हटाए बिना भी आप RSS फ़ीड्स रद्द कर सकते हैं. उपकरण मेनू पर खाता सेटिंग्स क्लिक करें और तब RSS फ़ीड्स टेब क्लिक करें. जिस सूची या लायब्रेरी की सदस्यता आप रद्द करना चाहते हैं उसका चयन करें और तब निकालें क्लिक करें.

    • जब आप अपने RSS फ़ीड को हटाने का प्रयत्न करते हैं तब यदि वह सिंक्रनाइज होने लगता है, तो आपको एक संदेश दिखाए देगा कि उसे हटाने से पहले सिंक्रनाइज़ेशन के पूरा होने की प्रतिक्षा करें.

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SharePoint सूची या लायब्रेरी के लिए चेतावनी रद्द करना

Outlook 2007 से या आपके SharePoint साइट से आप अपनी चेतावनियों को प्रबंधित कर सकते हैं. किसी सूची या लायब्रेरी के लिए चेतावनी को रद्द करने के लिए आपके पास उस सूची या लायब्रेरी में चेतावनियों को संशोधित करने की अनुमति होना चाहिये. निम्न कार्यवाही इसका विवरण देती हैं कि Outlook 2007 का उपयोग कर किसी चेतावनी को कैसे रद्द किया जाए.

नोट: आपका SharePoint व्यवस्थापक संपूर्ण साइट के लिए सूचनाओं को संशोधित, प्रतिबंधित और अक्षम कर सकता है. अधिक जानकारी के लिए, अपनी SharePoint साइट के व्यवस्थापक से संपर्क करें.

  1. Outlook में, नेविगेशन फलक में मेल के चयनित होने की पुष्टि करें.

  2. उपकरण मेनू पर, नियम ओर चेतावनियॉँ क्लिक करें.

  3. सूचनाएँ प्रबंधित करें टेब क्लिक करें.

  4. उस चेतावनी का चयन करें जिसे आप रद्द करना चाहते हैं.

  5. हटाएँ क्लिक करें.

  6. यदि हटाने की क्रिया की पुष्टि के लिए संकेत मिले, तो हाँ क्लिक करें.

नोट: आप जिस चेतावनी को रद्द करना चाहते हैं यदि वह नियम और चेतावनियाँ संवाद बॉक्स में प्रकट नहीं होती, तो आप चेतावनी को SharePoint साइट से रद्द करने में समर्थ हो सकते हैं. साइट पर आपकी चेतावनियों को देखने और प्रबंधित करने के लिए, स्वागत आपका नाम मेनू क्लिक करें मेरी सेटिंग्स क्लिक करें और तब मेरी चेतावनियाँ क्लिक करें.

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