किसी SharePoint लायब्रेरी की इन या आउट फ़ाइल को चेक करना

आप जब किसी Microsoft Windows SharePoint Services साइट पर लायब्रेरी से किसी फ़ाइल को चेक आउट करते हैं, आप सुनिश्चित करें कि जब आप इसे संपादित करते हैं तब कोई अन्य व्यक्ति फ़ाइल में बदलाव नहीं कर सकता. फ़ाइल जब चेक्ड आउट हो चुकी है, आप जब हार्ड डिस्क पर फ़ाइल के साथ कार्य कर रहे हैं तब आप फ़ाइल को संपादित कर सकते हैं, इसे बंद कर सकते हैं, इसे पुन: खोल सकते हैं. आप जब तक फ़ाइल चेक कर रहे हैं तब तक अन्य उपयोगकर्ता फ़ाइल में बदलाव नहीं कर सकते हैं या आपके बदलाव देख नहीं सकते हैं.

इस आलेख में

ओवरव्यू

किसी SharePoint लायब्रेरी से फ़ाइल चेक्ड आउट करें

SharePoint लायब्रेरी पर फ़ाइल चेक इन करें

आप जहाँ चेक्ड-आउट फ़ाइल पर कार्य कर रहे हैं वहाँ स्थान बदलें

ओवरव्यू

उस पर कार्य करने से पहले फ़ाइल को चेकिंग आउट करें विरोध और असमंजस पर ध्यान न देने के लिए मदद करता है जब एकाधिक व्यक्ति फ़ाइल के समान सेट पर कार्य कर रहे हों. जब कोई फ़ाइल आपके लिए चेक्ड आउट की गई है, केवल आप उस पर बदलाव कर सकते हैं. आप किसी SharePoint साइट जिसके लिए आपके पास अनुमति है उस पर किसी भी सा्इट को चेक्ड आउट कर सकते हैं, और आप निम्नलिखित से सीधे फ़ाइल चेक्ड आउट कर सकते हैं 2007 Microsoft Office सिस्टम प्रोग्राम: Word, Excel, PowerPoint, और Visio.

आप जब किसी फ़ाइल में चेक इन करते हैं, आप उस बदलाव के बारे में टिप्पणी लिख सकते हैं जिसे आपने फ़ाइल में बनाया है. इस मदद से लोग समझते हैं कि संस्करण-दर- संस्करण फ़ाइल में क्या बदलाव हुए हैं. यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि कई व्यक्ति फ़ाइल पर कार्य कर रहे हैं या फ़ाइल अनेक पुनरावलोकनों से आती है. यदि आपकी लायब्रेरी फ़ाइल के संस्करण ट्रैक करती है, आपकी टिप्पणी फ़ाइल के संस्करण इतिहास के भाग के रूप में आता है, जो कि उपयोगी हो सकता है यदि लोगों को पिछले संस्करण को देखने या पुन: संग्रहित करने की आवश्यकता है.

आपके संगठन को आपकी आवश्यकता किसी फ़ाइल को संपादित करने से पहले चेक्ड आउट करने के लिए हो सकती है. जब चेक्ड-आउट आवश्यक हो, आपको किसी नई फ़ाइल को चेक इन करना चाहिए जब आप इसे किसी लायब्रेरी में बनाते हैं या इसे लायब्रेरी में अपलोड करते हैं.

फ़ाइल जब आपके लिए चेक्ड आउट की जाती है, बदलाव जो आपने किए हैं वे अन्य लोगों के लिए तब तक दृश्यमान नहीं हैं जब तक फ़ाइल को वापस चेक नहीं करते हैं. वहाँ परिस्थितियाँ हो सकती हैं आप जिसे फ़ाइल में चेक इन करना चाहते हैं जिससे अन्य लोग आपके बदलाव देख सकें, लेकिन आप फ़ाइल को चेक आउट रखना चाहते हैं ताकि आप इस पर निरंतर कार्य कर सकें. आप जब किसी फ़ाइल में चेक इन करते हैं, आप फ़ाइल पर निरंतर कार्य करना चुन सकते हैं, यदि आपकी लायब्रेरी मुख्य और इसके बाद के दोनों संस्करणों को ट्रैक नहीं करती है और आप किसी मुख्य संस्करण में चेकिंग कर रहे हैं. कोई मुख्य संस्करण सामान्यत: पिछले संस्करण से आसानी से बदल जाता है जबकि लघु संस्करण पिछले संस्करण से धीर-धीरे बदलता है. उदाहरण के लिए, नए मुख्य संस्करण में नई सामग्री का भाग अधिक मात्रा में सम्मिलित हो सकता है, जहाँ पर लघु संस्करण केवल वर्तनी त्रुटियों में सुधार सम्मिलित कर सकता हैं.

आप जब किसी फ़ाइल को चेक्ड आउट करने के लिए किसी Office प्रोग्राम का उपयोग Windows SharePoint Services 3.0 साइट पर करते हैं, ड्रॉफ्ट फ़ोल्डर में आपकी हार्ड डिस्क पर फ़ाइल डिफ़ॉल्ट से संग्रहीत की जाती है जो कि आपके मेरे दस्तावेज़ फ़ोल्डर में है. आप अपनी हार्ड‍ डिस्क या नेटवर्क पर इस स्थान को अन्य स्थान में बदल सकते हैं, या आप इसे निर्दिष्ट कर सकते हैं कि चेक्ड आउट फ़ाइल किसी वेब सर्वर पर संग्रहीरत की गई हैं जब आप उन पर कार्य करते हैं. आपका व्यवस्थापक किसी कस्टम स्थान को निर्दिष्ट कर सकता हैं या स्थान को बदलने से रोक सकता है, यह आपके संगठक की आवश्यकता पर निर्भर करता है.

आप जब किसी Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 साइट से फ़ाइल चेक आउट करते हैं, फ़ाइल सर्वर पर संग्रहीत की गई है जबकि आप इस पर कार्य कर रहे हों, लेकिन कोई अन्य आपके बदलाव देखें इससे पहले आपको फ़ाइल चेक करना चाहिए. अधिकांश स्थितियों में, आप जब किसी फ़ाइल को Windows SharePoint Services 3.0 साइट से चेक आउट कर रहे हों, आप कोई संदेश प्राप्त करते हैं जो आपको बताता है कि फ़ाइल कहाँ संग्रहीत की गई है जब आप इसे चेक्ड आउट करते हैं. आप इस तरह के संदेश प्राप्त नहीं करते हैं जब आप किसी Windows SharePoint Services 2.0 साइट से फ़ाइल को चेकिंग आउट करते हैं.

जब कोई दस्तावेज़ चेक्ड आउट किया गया है, आपके Office प्रोग्राम में दस्तावेज़ प्रबंधन कार्य फ़लक फ़ाइल को वापस चेक करने के लिए आदेश प्रदान करता है.

फ़ाइल के मुख्य और इसके बाद के दोनों संस्करणों ट्रैक किए जा रहे हैं, आपको चुनने के लिए वहाँ संकेत किया जा सकता है जहाँ आप किसी मुख्य संस्करण या लघु संस्करण की जाँच कर रहे हैं.

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किसी SharePoint लायब्रेरी से फ़ाइल चेक्ड आउट करें

किसी फ़ाइल को चेक्ड आउट करने के लिए इस प्रक्रिया का उपयोग करें जो कि पहले से किसी Office प्रोग्राम में खुली हुई है. आप SharePoint साइट पर लायब्रेरी से किसी फ़ाइल को चेक आउट कर सकते हैं.

इस 2007 Office रिलीज़ प्रोग्राम में निम्नलिखित करें:

Word, Excel, या PowerPoint

  1. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, सर्वर क्लिक करें, और तब चेक आउट करें क्लिक करें.

    Word दस्तावेज़ डिफ़ॉल्ट रूप से पूर्ण स्क्रीन पढ़न दृश्य में खोले जा सकते हैं. यदि इस परिस्‍थिति में, आप जब इस चरण को पूर्ण करते हैं इससे पहले मुद्रण लेआउट दृश्य में स्विच करने के लिए आप मुद्रण लेआउट को क्लिक कर सकते हैं.

  2. यदि कोई संदेश प्रकट होता है जो कि वहाँ वर्णन करता है जहाँ फ़ाइल चेक्ड आउट करते समय संग्रहीत की गई है, ठीक क्लिक करें.

    अधिकांश स्थितियों में, यह संदेश प्रकट होता है यदि आप फ़ाइल को Windows SharePoint Services 3.0 साइट से चेकिंग आउट करते हैं.

    युक्ति: संदेश में जो कि वहाँ वर्णन करता है जहाँ आपकी फ़ाइल चेक्ड-आउट के दौरान संग्रहीत की गई है, आप चेक्ड-आउट फ़ाइल के साथ कार्य करने के लिए विकल्प बदल सकते हैं.

Visio

  1. फ़ाइल मेनू पर, चेक आउट करें क्लिक करें.

  2. यदि संदेश प्रकट होता है जो कि वहाँ वर्णन करता है जहाँ फ़ाइल चेक्ड-आउट के दौरान संग्रहीत की गई है, ठीक क्लिक करें.

    अधिकांश परिस्थितियों में, यह संदेश प्रकट होता है यदि आप किसी फ़ाइल को Windows SharePoint Services 3.0 साइट से चेकिंग आउट कर रहे हैं.

    युक्ति: संदेश में जो वहाँ वर्णन करता है जहाँ आपकी फ़ाइल चेक्ड-आउट के दौरान संग्रहीत की गई है, आप चेक्ड-आउट फ़ाइल के साथ कार्य करने के लिए विकल्पों को बदल सकते हैं.

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SharePoint लायब्रेरी पर फ़ाइल चेक इन करें

किसी फ़ाइल को चेक इन करने के लिए इस प्रक्रिया का उपयोग करें जहाँ यह Office प्रोग्राम में खुली है. आप SharePoint साइट पर लायब्रेरी से किसी फ़ाइल को चेक इन कर सकते हैं.

इस 2007 Office रिलीज़ प्रोग्राम में निम्नलिखित करें:

Word, Excel, या PowerPoint

  1. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, सर्वर क्लिक करें, और तब चेक इन करें क्लिक करें.

    Word दस्तावेज़ डिफ़ॉल्ट रूप से पूर्ण पढ़न दृश्य में खोले जा सकते हैं. यदि यह स्थिति है, तो आप मुद्रण लेआउट दृश्य को स्विच करने से पहले इस चरण को पूर्ण कर सकते हैं इसके लिए आप मुद्रण लेआउट क्लिक करें.

  2. यदि आपको संकेत किया गया है जहाँ मुख्य या लघु संस्करण चेक इन किए जाते हैं, यदि आप लघु बदलाव करना चाहते हैं तो गौण संस्करण क्लिक करें या यदि आप मुख्य बदलाव करना चाहते हैं तो मुख्य संस्करण क्लिक करें.

  3. संस्करण टिप्पणियाँ बॉक्स में, कोई भी टिप्पणी लिखें जिसे आप अपने बदलाव के बारे में बनाना चाहते हैं.

    ये टिप्पणियाँ SharePoint लायब्रेरी में फ़ाइल के लिए संस्करण इतिहास के भाग के रूप में प्रकट होता है, यह सहायक हो सकती है यदि आप और कोई अन्य व्यक्ति को पिछले संस्करण के बारे में जानकारी देखने की आवश्यकता है.

  4. यदि यह संस्करण चेक इन करने के बाद दस्तावेज़ चेक आउट रखें चेक बॉक्स उपलब्ध है, आप इसे चयनित कर सकते हैं यदि आप फ़ाइल पर कार्य करने की योजना बनाते हैं.

    यह विकल्प उपलब्ध है यदि आपकी लायब्रेरी संस्करण ट्रैक नहीं करती है, यदि यह सभी संस्करणों को एक समान तरीके से ट्रैक करती है, या यदि आप लघु संस्करण में चेक इन कर रहे हैं. यह विकल्प उपलब्‍ध नहीं है यदि आप मुख्य संस्करण में चेक इन कर रहे हैं या किसी फ़ाइल को प्रकाशित कर रहे हैं.

Visio

  1. फ़ाइल मेनू पर, चेक इन करें क्लिक करें.

  2. यदि आपको संकेत किया गया है जहाँ आप मुख्य या लघु संस्करण चेक इन कर रहे हैं, यदि आप कोई लघु बदलाव करना चाहते हैं तो गौण संस्करण क्लिक करें या यदि आप कोई मुख्य बदलाव करना चाहते हैं तो मुख्य संस्करण क्लिक करें.

  3. संस्करण टिप्पणियाँ बॉक्स में, कोई भी टिप्पणी लिखें जो आप अपने बदलावों के बारे में बनाना चाहते हैं.

    ये टिप्पणियाँ SharePoint लायब्रेरी में फ़ाइल के लिए संस्करण इतिहास के भाग के रूप में प्रकट होते हैं, जो सहायक हो सकते हैं यदि आप या कोई अन्य व्यक्ति को पिछले संस्करण के बारे में जानकारी देखने की आवश्यकता है.

  4. यह संस्करण चेक इन करने के बाद दस्तावेज़ चेक आउट रखें चेक बॉक्स उपलब्ध है, आप इसे चयनित कर सकते हैं यदि आप फ़ाइल पर कार्य करने की योजना बनाते हैं.

    यह विकल्प उपलब्ध है यदि आपकी लायब्रेरी संस्करण ट्रैक नहीं करती है, यदि यह सभी संस्करणों को समान तरीके से ट्रैक करती है, या आप लघु संस्करण में चेक इन कर रहे हैं. यह विकल्प उपलब्‍ध नहीं है यदि आप किसी मुख्य संस्करण को चेक इन कर रहे हैं या किसी फ़ाइल का प्रकाशन कर रहे हैं.

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आप जहाँ चेक्ड-आउट फ़ाइल पर कार्य कर रहे हैं वहाँ स्थान बदलें

यह सेटिंग वहाँ स्थान बदलती है जहाँ आप अगली फ़ाइल पर कार्य कर रहे हैं जिसे आप चेक आउट करते हैं. यदि आप वर्तमान में चेक्ड-आउट फ़ाइल पर कार्य कर रहे हैं, यह प्रक्रिया इसका स्थान नहीं बदलता हैं.

इस 2007 Office रिलीज़ प्रोग्राम में निम्नलिखित करें:

Word, Excel, या PowerPoint

  1. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, और तब अपने प्रोग्राम के लिए विकल्प: Word विकल्प, Excel विकल्प, या PowerPoint विकल्प क्लिक करें.

  2. संवाद बॉक्स में जो प्रकट होता है, सहेजें क्लिक करें.

  3. दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर फ़ाइलों के लिए ऑफ़लाइन संपादन विकल्प अनुभाग में, निम्नलिखित में से कोई एक करें:

    • अपनी हार्ड डिस्क पर या नेटवर्क स्थान पर चेक्ड-आउय फ़ाइल के साथ कार्य करने के लिए निम्नलिखित प्रक्रिया का उपयोग करें:

      1. इस पर चेक आउट की गई फ़ाइलें सहेजें के तहत, इस कंप्यूटर पर सर्वर प्रारूप का स्थान क्लिक करें.

      2. सर्वर प्रारूप का स्थान बॉक्स में, अपनी हार्ड डिस्क पर स्थान लिखें जहाँ आप चेक्ड-आउट फ़ाइल के साथ कार्य करना चाहते हैं, या स्थान ढूँढ़ने के लिए ब्राउज़ करें क्लिक करें.

    • किसी वेब सर्वर पर चेक्-आउट फ़ाइल के साथ कार्य करने के लिए, इस पर चेक आउट की गई फ़ाइलें सहेजें के तहत, वेब सर्वर क्लिक करें.

      आप जब इस विकल्प को चुनते हैं, आप वेब सर्वर पर या सा्इट पर जहाँ आपकी फ़ाइल संग्रहीत की गई हैं वहाँ आप अपनी चेक्ड-आउट फ़ाइल के साथ कार्य करते हैं. आप निर्दिष्ट स्थान को अनुकूलित नहीं कर सकते.

  4. ठीक क्लिक करें.

Visio

  1. उपकरण मेनू पर, विकल्प क्लिक करें.

  2. विकल्प संवाद बॉक्स में, सामान्य टैब क्लिक करें, और तब सेवा विकल्प क्लिक करें.

  3. प्रकट होने वाले संवाद बॉक्स में, ऑफ़लाइन संपादन विकल्प क्लिक करें.

  4. दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर फ़ाइलों के लिए ऑफ़लाइन संपादन विकल्प अनुभाग में, निम्नलिखित करें:

    • अपनी हार्ड डिस्क या नेटवर्क स्थान पर चेक्ड-आउट फ़ाइल के साथ कार्य करने के लिए निम्नलिखित प्रक्रिया का उपयोग करें:

      1. अपनी हार्ड डिस्क पर चेक्ड-आउट फ़ाइल पर कार्य करने के लिए, इस पर चेक आउट की गई फ़ाइलें सहेजें के तहत, इस कंप्यूटर पर सर्वर प्रारूप का स्थान क्लिक करें.

      2. सर्वर प्रारूप स्थान के तहत, अपनी हार्ड डिस्क पर स्थान लिखें जहाँ आप चेक्ड-आउट फ़ाइल के साथ कार्य करना चाहते हैं, या स्थान ढूँढ़ने के लिए ब्राउज़ करें क्लिक करें.

    • किसी सर्वर पर चेक्ड-आउट फ़ाइल पर कार्य करने के लिए, इस पर चेक आउट की गई फ़ाइलें सहेजें के तहत, वेब सर्वर क्लिक करें.

      आप जब इस विकल्प को चुनते हैं, आप वेब सर्वर पर या साइट पर जहाँ आपकी फ़ाइल संग्रहीत की गई हैं चेक्ड-आउट फ़ाइल के साथ कार्य करते हैं. आप निर्दिष्ट स्थान को अनुकूलित नहीं कर सकते हैं.

  5. ठीक क्लिक करें.

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