किसी Excel स्प्रेडशीट का उपयोग करके मेल मर्ज करना

किसी Excel स्प्रेडशीट का उपयोग करके मेल मर्ज करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

जब आप किसी मेल मर्ज चलाते हैं, Word नाम, पते और आपके द्वारा बनाए जा रहे अन्य जानकारी आपके Excel स्प्रेडशीट से सीधे में उन ईमेल संदेशों, लेबल्स, लिफ़ाफ़े, या दस्तावेज़ों में ले आता है। शामिल करने के लिए अपनी इच्छित सभी जानकारी तैयार है, तो मर्ज अधिक सरलता से तब चलता है — इसलिए, स्प्रेडशीट तैयार करने के लिए प्रथम चरण है:

  1. सुनिश्चित करें कि आपकी स्प्रेडशीट में स्तंभों में मर्ज का उपयोग करने के लिए इच्छित फ़ील्ड्स से मेल खाती है।

    उदाहरण के लिए, पाठकों को उनके प्रथम नाम द्वारा संबोधित करने के लिए, यह सुनिश्चित करें कि आपके पास प्रथम और अंतिम नामों के लिए अलग स्तंभ हों. यदि आप शहर द्वारा सॉर्ट करना चाहते हैं, तो यह सुनिश्चित करें कि आपके पास अलग शहर स्तंभ हो.

  2. सभी मर्ज करने के लिए इच्छित डेटा वाली स्प्रेडशीट में है सुनिश्चित करें।

    यदि आप अधिक नाम या अन्य जानकारी जोड़ना चाहते हैं, तो -आपके द्वारा मर्ज प्रारंभ करने से पहले उन परिवर्तनों को अभी करना श्रेष्ठ होगा.

  3. सुनिश्चित करें कि आप स्प्रेडशीट में संख्याओं को स्वरूपित करना।

    यदि आपकी स्प्रेडशीट में ऐसे दिनांक, समय, मुद्रा मान या पोस्टल कोड शामिल हैं, जो 0 में प्रारंभ या समाप्त होते हैं, तो मेल मर्ज संख्याएँ, दिनांक और अन्य मान स्वरूपित करें देखें.

  4. सुनिश्चित करें कि आप इसे Word में अपने मेल मर्ज दस्तावेज़ से कनेक्ट करने से पहले आप किसी भी परिवर्तन करें या जोड़ें करने के लिए अपनी स्प्रेडशीट बनाएँ।

युक्ति: यदि आप किसी .csv या .txt फ़ाइल से जानकारी आयात करके अपनी Excel स्प्रेडशीट को सेट अप कर रहे हैं, तो पाठ आयात विज़ार्ड का उपयोग करें. अधिक जानकारी के लिए, मेल मर्ज संख्याएँ, दिनांक और अन्य मान स्वरूपित करें देखें.

डेटा तैयार होने पर, मेल मर्ज प्रारंभ करना

  1. Word में, नया दस्तावेज़ खोलें.

  2. मेलिंग > मेल मर्ज प्रारंभ करें पर क्लिक करें और फिर मर्ज का इच्छित प्रकार चलाने के लिए क्लिक करें.

    Word मेल मर्ज प्रारंभ करें आदेश और मर्ज चलाने के लिए इच्छित प्रकार के लिए उपलब्ध विकल्पों की सूची दिखा रहा है, तो मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

  3. प्राप्तकर्ताओं का चयन करें पर क्लिक करें > किसी मौजूदा सूची का उपयोग करें

    प्राप्तकर्ताओं का चयन करें आदेश का उपयोग किसी मौजूदा सूची विकल्प चयनित के साथ दिखाता हुआ Word में, मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

  4. अपनी Excel स्प्रेडशीट के लिए ब्राउज़ करें, और फिर खोलें क्लिक करें.

  5. यदि Word आपको संकेत देता है, तो Sheet1$ का चयन करें और ठीक पर क्लिक करे.

    अब Excel स्प्रेडशीट Word में आपके द्वारा बनाए जा रहे मेल मर्ज दस्तावेज़ से कनेक्टेड होती है.

  6. अपनी स्प्रैडशीट से केवल कुछ लोगों या आइटम्स को शामिल करने के लिए, मेलिंग्स > प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें पर क्लिक करें.

    Word में प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें आदेश हाइलाइट किए गए के रूप में दिखा रहा है, तो मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

    मेल मर्ज प्राप्तकर्ता बॉक्स खुलता है।

  7. मेल मर्ज प्राप्तकर्तामें, आप केवल शामिल करने के लिए इच्छित पंक्तियों का चयन कर सकते हैं। उन्हें ढूँढने के लिए आसान बनाने के लिए, आप सॉर्ट करना और जानकारी को फ़िल्टर कर सकते हैं। सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग आइटम्स के बारे में अधिक जानकारी के लिए, सॉर्ट और फ़िल्टर करें किसी मेल मर्ज के लिए डेटादेखें।

  8. आगे, आप उन मेल मर्ज फ़ील्ड्स को सम्मिलित कर सकते हैं, जो आपके दस्तावेज़ में आपकी स्प्रेडशीट से जानकारी लेते हैं. उदाहरण के लिए, किसी ईमेल संदेश या पत्र में कोई अभिवादन पंक्ति जोड़ने के लिए, मेलिंग्स > अभिवादन पंक्ति पर क्लिक करें.

    Word में अभिवादन पंक्ति आदेश हाइलाइट किए गए के रूप में दिखा रहा है, तो मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

    या, मेलिंग पर क्लिक करके अपनी सूची से पते जोड़ें > पता खंड। अपनी स्प्रेडशीट से फ़ील्ड्स जोड़ने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, मेल मर्ज फ़ील्ड्स सम्मिलित करनादेखें।

  9. जब आपका दस्तावेज़ तैयार हो, तो परिणामों का पूर्वावलोकन करें पर क्लिक करें और दस्तावेज़ की प्रत्येक विशिष्ट प्रतिलिपि देखने के लिए तीरों पर क्लिक करें.

    पूर्वावलोकन परिणाम समूह दिखाता हुआ Word में, मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

  10. मर्ज समाप्त करने के लिए, समाप्त करें और मर्ज करें क्लिक करें और फिर दस्तावेज़ मुद्रित करें या ई-मेल संदेश भेजें क्लिक करें.

    समाप्त और मर्ज आदेश और इसकी विकल्प दिखाता हुआ Word में, मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

ईमेल संदेश विकल्पों को सेट करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Word में ईमेल मर्ज देखें.

अपनी मेल मर्ज फ़ाइल को अगली बार के लिए सहेजें.

जब आप मेल मर्ज दस्तावेज़ सहेजते हैं, तो यह आपकी मेलिंग सूची से कनेक्ट रहता है. मेल मर्ज दस्तावेज़ को पुनः उपयोग करने के लिए, इसे खोलें और Word द्वारा उस कनेक्शन को रखने का संकेत देने पर हाँ क्लिक करें. फिर, यदि आप परिवर्तित करना चाहते हैं कि मर्ज में किन आइटम्स या लोगों को शामिल करना है, तो उन्हें सॉर्ट करने, फ़िल्टर करने या उनका चयन करने के लिए प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें क्लिक करें. किसी मेलिंग सूची को सॉर्ट करने या फ़िल्टर करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, मेल मर्ज के लिए डेटा सॉर्ट या फ़िल्टर करें देखें.

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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