किसी सूची या लायब्रेरी में इन्फ़ॅर्मेशन राइट्स मैनेजमेंट लागू करना

आप सूचियों और लायब्रेरीज़ से डाउनलोड की गईं फ़ाइलों को नियंत्रित और सुरक्षित करने में मदद के लिए Microsoft Office SharePoint Server 2007 साइट के साथ इन्फ़र्मेशन राइट्स मैनेजमेंट (IRM) का उपयोग कर सकते हैं.

इस आलेख में

इन्फ़र्मेशन राइट्स मैनेजमेंट क्या है?

SharePoint सूचियों और लायब्रेरीज़ में IRM कैसे कार्य करता है

किसी सूची या लायब्रेरी में IRM लागू करना

इन्फ़र्मेशन राइट्स मैनेजमेंट क्या है?

इन्फ़र्मेशन राइट्स मैनेजमेंट (IRM) आपको SharePoint सूचियों या लायब्रेरीज़ से डाउनलोड की गईं फ़ाइलों में उपयोगकर्ताओं द्वारा की जानी कियाओं को सीमित करने देता है. IRM डाउनलोड की गईं फ़ाइलें एन्क्रिप्ट करता है और उपयोगकर्ताओं और प्रोग्राम के सेट को सीमित करता है जिन्हें इन फ़ाइलों को डिक्रिप्ट करने की अनुमति होती है. IRM ऐसे उपयोगकर्ताओं के अधिकारों को भी सीमित कर सकता हैं जिन्हें फ़ाइलें पढ़ने की अनुमति है ताकि वे इन फ़ाइलों को मुद्रित न कर सकें या उन फ़ाइलों के पाठ की प्रतिलिपि न बना सकें.

आप IRM का उपयोग सूचियों या लायब्रेरीज़ पर संवेदनशील डेटा का विस्तार रोकने के लिए उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप कुछ निश्चित विपणन प्रतिनिधियों के साथ आने वाले उत्पादों की जानकारी साझा करना चाहते हैं, तो आप इन लोगों को कंपनी के अन्य कर्मचारियों के साथ यह सामग्री साझा करने से रोकने के लिए IRM का उपयोग कर सकते हैं.

किसी Office SharePoint Server 2007 साइट पर, आप अलग-अलग फ़ाइलों के बजाय आप IRM संपूर्ण सूची या लायब्रेरी में लागू करते हैं. इससे दस्तावेज़ों या फ़ाइलों के संपूर्ण सेट में सुरक्षा का एकरूप स्तर सुनिश्चित करना आसान हो जाता है. इस प्रकार IRM आपके संगठन में कॉर्पोरेट नीतियाँ लागू करने में मदद करता है जो गोपनीय या स्वामि‍त्व जानकारी के विस्तार को नियंत्रित करती हैं.

सामग्री सुरक्षित करने में IRM कैसे मदद कर सकता है

IRM प्रतिबंधित सामग्री को निम्नलिखित तरीके से सुरक्षित करने में मदद करता है:

  • किसी अनधिकृत दर्शक को अनधिकृत उपयोग के लिए समाग्री की प्रतिलिपि बनाने, संशोधित करने, मुद्रित करने, फ़ैक्स करने या प्रतिलिपि बनाने या चिपकाने से रोकने में मदद करता है

  • Microsoft Windows में प्रिंट स्‍क्रीन सुविधा का उपयोग करके किसी अधिकृत दर्शक को सामग्री की प्रतिलिपि बनाने से रोकता है

  • अनधिकृत उपयोगकर्ता को सर्वर से डाउनलोड करने के बाद मेल से भेजने पर समाग्री देखने से रोकता है

  • उपयोगकर्ताओं द्वारा आवश्यक रूप से अपने क्रेडेंशियल्स सुनिश्चित करने और सामग्री पुन: डाउनलोड करने के बाद, किसी निर्दिष्ट समय अवधि के लिए सामग्री तक पहुँच प्रतिबंधित करता है

  • कॉर्पोरेट नीतियाँ लागू करने में मदद करता है जिससे आपके संगठन में सामग्री के उपयोग और विस्तार का संचालन होता है

सामग्री सुरक्षित करने में IRM मदद कैसे नहीं करता

IRM प्रतिबंधित सामग्री को निम्नलिखित से सुरक्षित नहीं करता:

  • दुर्भावनापूर्ण प्रोग्राम जैसे ट्रोजन हॉर्स, कीस्ट्रोक लॉगर्स और कुछ निश्चित प्रकार के स्पायवेयर्स द्वारा मिटाना, चुराना, ग्रहण करना, या संचार करना

  • कंप्यूटर वायरस के कारण खोना या संदूषित होना

  • किसी स्क्रीन पर प्रदर्शित होने वाली सामग्री से प्रतिलिपि बनाना या पुन: लिखना

  • स्क्रीन पर प्रदर्शित सामग्री की डिजिटल या फ़िल्म फ़ोटोग्राफ़ी करना

  • थर्ड-पार्टी स्क्रीन-कैप्चर प्रोग्राम के उपयोग से प्रतिलिपि बनाना

  • सामग्री मेटाडेटा (स्तंभ मान) की थर्ड-पार्टी स्क्रीन-कैप्चर प्रोग्राम से प्रतिलिपि बनाना या प्रतिलिपि बनाना और चिपकाना

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SharePoint सूचियों और लायब्रेरीज़ में IRM कैसे कार्य करता है

IRM सुरक्षा सूची या लायब्रेरी स्तर पर फ़ाइलों में लागू होता है. जब आप किसी सूची या लायब्रेरी के लिए IRM सक्षम करते हैं, तो आप उस सूची या लायब्रेरी में कोई भी फ़ाइल प्रकार सुरक्षित कर सकते हैं जिसके लिए सभी फ़्रंट-एंड वेब सर्वर पर कोई रक्षक स्थापित है. कोई रक्षक एक प्रोग्राम है जो किसी विशेष फ़ाइल स्वरूप के राइट्स-मैनेज्ड फ़ाइलों का एन्क्रिप्शन और डिक्रिप्शन नियंत्रित करता है.

Office SharePoint Server 2007 में निम्नलिखित फ़ाइल प्रकारों के लिए रक्षक होता है:

  • Microsoft Office InfoPath प्रपत्र

  • निम्नलिखित Microsoft Office प्रोग्राम: Word, Excel, और PowerPoint के 97-2003 फ़ाइल स्वरूप

  • Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, और Microsoft Office PowerPoint 2007 के लिए Office Open XML स्वरूप

  • XML पेपर स्पेसिफ़िकेशन (XPS) स्वरूप

यदि आपका संगठन ऊपर सूचीबद्ध किए गए के अतिरिक्त अन्य फ़ाइल प्रकारों को सुरक्षित करने के लिए IRM का करना चाहता है, तो आपके सर्वर व्यवस्थापक को इन अतिरिक्त फ़ाइल स्वरूपों के लिए रक्षक स्थापित करना आवश्‍यक है.

जब IRM किसी लायब्रेरी के लिए सक्षम होता है, तो उस लायब्रेरी की सभी फ़ाइलों में राइट्‍स मैनेजमेंट लागू लागू होता है. जब किसी सूची के लिए IRM सक्षम होता है, तो राइट्‍स मैनेजमेंट केवल सूची आइटम्स में संलग्न फ़ाइलों में ही लागू होता है, वास्तविक सूची आइटम्स में नहीं.

जब लोग फ़ाइलें किसी IRM-सक्षम सूची या लायब्रेरी में डाउनलोड करते हैं, तो फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट किया जाता है ताकि उन्हें केवल अधिकृत लोग ही देख सकें. प्रत्येक राइट्‍स-मैनेज्ड फ़ाइल में कोई जारी लायसेंस भी होता है जो इस पर प्रतिबंध लगाता है कि कौन लोग फ़ाइल देख सकते हैं. सामान्यत: प्रतिबंध किसी फ़ाइल को केवल-पढ़ने योग्य बनाता है, पाठ की प्रतिलिपि बनाना अक्षम करता है, लोगों को स्थानीय रूप से कोई प्रतिलिपि बनाने से रोकता है और लोगों को फ़ाइल मुद्रित करने से रोकता है. वे क्लाइंट प्रोग्राम जो IRM-समर्थित फ़ाइल प्रकार को पढ़ सकते हैं इन प्रतिबंधों को लागू करने के लिए राइट्‍स-मैनेज फ़ाइल में जारी लायसेंस का उपयोग करते हैं. यह बताता है किसी सर्वर से डाउनलोड किए जाने के बाद भी कोई राइट्‍स-मैनेज्ड फ़ाइल कैसे अपनी सुरक्षा बनाए रखती है.

किसी सूची या लायब्रेरी से डाउनलोड करने पर फ़ाइल पर लागू होने वाले प्रतिबंधों के प्रकार उस Office SharePoint Server साइट पर अलग-अलग उपयोगकर्ताओं की अनुमतियों पर आधारित होते हैं जिसमें फ़ाइल है. निम्न तालिका बताती है कि Office SharePoint Server 2007 साइट की अनुमतियाँ कैसे IRM अनुमतियों के संगत होती हैं.

Office SharePoint Server 2007 अनुमतियाँ

IRM अनुमतियाँ

अनुमतियाँ प्रबंधित करें, वेब साइट प्रबंधित करें

पूर्ण नियंत्रण (जैसा कि क्लाइंट प्रोग्राम द्वारा निर्धारित है): सामान्यत: यह अनुमति किसी उपयोगकर्ता को राइट्‍स-मैनेज्ड सामग्री पढ़ने, संपादित करने, प्रतिलिपि बनाने, सहेजने और संशोधित करने देती है.

आइटम्स संपादित करें, सूचियाँ प्रबंधित करें, पेज जोड़ें और अनुकूलित करें

संपादित करना, प्रतिलिपि बनाना, और सहेजना: कोई उपयोगकर्ता केवल तभी कोई फ़ाइल मुद्रित कर सकता है जब सूची या लायब्रेरी के लिए इन्फ़ॅर्मेशन मैनेजमेंट सेटिंग पेज पर उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ मुद्रित करने की अनुमति दें चेक बॉक्स चयनित है.

आइटम्स देखना

पढ़ें: कोई उपयोगकर्ता दस्तावेज़ पढ़ सकता है, लेकिन उसकी सामग्री की प्रतिलिपि नहीं बना सकता या उसे संशोधित नहीं कर सकता. कोई उपयोगकर्ता केवल तभी कोई फ़ाइल मुद्रित कर सकता है जब सूची या लायब्रेरी के लिए इन्फ़ॅर्मेशन मैनेजमेंट सेटिंग पेज पर उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ मुद्रित करने की अनुमति दें चेक बॉक्स चयनित है.

अन्य

कोई अन्य अनुमतियाँ सीधे IRM के संगत नहीं होती हैं.

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किसी सूची या लायब्रेरी में IRM लागू करना

सूचियों और लायब्रेरीज़ के लिए IRM सक्षम करने से पहले, आपके SharePoint साइट के लिए प्रत्येक फ़्रंट-एंड वेब सर्वर पर Service Pack 2 के साथ Microsoft Windows राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेस (RMS) क्लाइंट होना चाहिए. इसके अतिरिक्त, आपकी साइट के लिए केंद्रीय व्यवस्थापन में इन्फ़ॅर्मेशन राइट्‍स मैनेजमेंट स्थापित करने की आवश्यकता है. इसके अलावा किसी सर्वर व्यवस्थापक को प्रत्येक फ़ाइल प्रकार के लिए सभी फ़्रंट-एंड वेब सर्वर पर रक्षक स्थापित करना चाहिए जिसे आपके संगठन के लोग IRM का उपयोग करके सुरक्षित करना चाहते हैं.

किसी सूची या लायब्ररी में IRM लागू करने के लिए, कम से कम आपके पास उस सूची या लायब्रेरी के लिए डिज़ाइन अनुमति होनी चाहिए.

  1. यदि सूची या लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी सूची या लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी सूची या लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

    सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, सूची सेटिंग्स क्लिक करें, या खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. अनुमतियाँ और प्रबंधन के तहत, इन्फ़ॅर्मेशन राइट्‍स मैनेजमेंट क्लिक करें.

    नोट: यदि इन्फ़ॅर्मेशन राइट्‍स मैनेजमेंट लिंक दिखाई नहीं दे रही है, तो हो सकता है आपकी साइट के लिए IRM सक्षम न हो. क्या आपकी साइट के लिए IRM सक्षम किया जा सकता है इसके लिए अपने सर्वर व्यवस्थापक से संपर्क करें. चित्र लायब्रेरीज़ के लिए इन्फ़ॅर्मेशन राइट्‍स मैनेजमेंट लिंक नहीं दिखाई देती है.

  3. इन्फ़ॅर्मेशन राइट्‍स मैनेजमेंट सेटिंग पेज पर, इस सूची या लायब्रेरी से डाउनलोड किए गए दस्तावेज़ों पर प्रतिबंधित अनुमतियाँ लागू करने के लिए डाउनलोड करने पर इस लायब्रेरी में दस्तावेज़ों को अनुमतियाँ प्रतिबंधित करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  4. अनुमति नीति शीर्षक के तहत, उस नीति का वर्णनात्मक नाम लिखें जिसका उपयोग आप भविष्‍य में इस नीति से अन्य नीतियों का में अंतर करने के लिए करेंगे.

    उदाहरण के लिए, यदि आप किसी सूची या लायब्रेरी में कोई प्रतिबंधित अनुमति लागू करते हैं जिसमें कंपनी के गोपनीय दस्तावेज़ हैं, तो आप कंपनी गोपनीय लिख सकते हैं.

  5. अनुमति नीति वर्णन के तहत, कोई ऐसा वर्णन लिखें जो इस सूची या लायब्रेरी का उपयोग करने वाले लोगों को दिखाई देगा जो यह बताता है कि उन्हें इस सूची या लायब्रेरी के दस्तावेज़ों का कैसे उपयोग करना चाहिए.

    उदाहरण के लिए, यदि आप इन दस्तावेज़ों की जानकारी आंतरिक कर्मचारियों तक पहुँचने से प्रतिबंधित करना चाहते हैं, तो आप केवल इस दस्तावेज़ की सामग्री की अन्य कर्मचारियों से चर्चा करें लिख सकते हैं.

  6. इस सूची या लायब्रेरी के दस्तावेज़ों में अतिरिक्त प्रतिबंध लागू करने के लिए, निम्न में से कोई एक कार्य करें.

यह

करने के लिए

इस सूची या लायब्रेरी से लोगों को दस्तावेज़ मुद्रित करने की अनुमति देना.

उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ मुद्रित करने की अनुमति दें चेक बॉक्स का चयन करें.

किसी दस्तावेज़ पर एक्बेडेड कोड या मैक्रोज़ चलाने के लिए कम से कम आइटम देखें अनुमति प्राप्त लोगों को अनुमति दें.

उपयोगकर्ताओं को प्रोग्राम के रूप में सामग्री में पहुँच की अनुमति दें चेक बॉक्स का चयन करें.

नोट: यदि आप इस विकल्प का चयन करते हैं तो किसी दस्तावेज़ की सामग्री निकालने के लिए उपयोगकर्ता कोड चला सकते हैं.

किसी निर्दिष्‍ट समयांतराल में लोगों को उनके क्रेडेंशिंयल सत्यापित करने देना आवश्यक बनाना.

यदि आप किसी निर्दिष्‍ट समयांतराल के लिए सामग्री तक पहुँच प्रतिबंधित करना चाहते हैं, तो इस विकल्प का चयन करें. यदि आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो सामग्री तक पहुँच प्राप्त करने के लिए लोगों को जारी किए गए लायसेंस की समय सीमा निर्दिष्‍ट दिनों के बाद समाप्त हो जाएगी, और लोगों को उनका क्रेडेंशियल सत्यापित करने और कोई नई प्रति डाउनलोड करने के लिए सर्वर पर जाना होगा.

Select the उपयोगकर्ताओं को अपने क्रेडे‍शियल की जाँच करना आवश्यक है प्रति चेक बॉक्स का चयन करें, और तब उतने दिन निर्दिष्‍ट करें जब तक आप चाहते हैं कि दस्तावेज़ दिखाई दे.

इस सूची या लायब्रेरी का समर्थन न करने वाले दस्तावेज़ डाउनलोड करने से लोगों को रोकना.

यदि आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो लोग निम्नलिखित फ़ाइल प्रकार नहीं डाउनलोड कर सकेंगे:

  • ऐसे फ़ाइल प्रकार जिनमें सभी फ़्रन्ट-एंड वेब सर्वर्स पर संगत IRM रक्षक स्थापित नहीं होता.

  • ऐसे फ़ाइल प्रकार जिन्हें Office SharePoint Server 2007 डिक्रिप्ट नहीं कर सकता.

  • ऐसे फ़ाइल प्रकार जो अन्य प्रोग्राम में IRM सुरक्षित हैं.

उपयोगकर्ताओं को ऐसे दस्तावेज़ अपलोड करने की अनुमति नहीं दें जो IRM का समर्थन नहीं करते हों चेक बॉक्स का चयन करें.

किसी निर्दिष्‍ट दिनांक पर इस सूची या लायब्रेरी से प्रतिबंधित अनुमतियाँ निकालना.

Select the इस दिनांक पर इस लायब्रेरी में दस्तावेज़ों पर अनुमतियों को प्रतिबंध करना रोकें चेक बॅक्स का चयन करें, और तब इच्छित दिनांक दर्ज करें.

  1. इच्छित विकल्पों का चयन करने के बाद, ठीक क्लिक करें.

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