किसी सूची या लाइब्रेरी में संस्करण बनाना कैसे कार्य करता है?

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

जब संस्करण बनाना आपकी सूची या लाइब्रेरी में सक्षम हो, तो आप उनके परिवर्तित होने पर सूची में आइटम्स को और लाइब्रेरी में फ़ाइलों को संग्रहीत, ट्रैक और पुनर्स्थापित कर सकते हैं. चेक आउट जैसी अन्य सेटिंग्स के साथ संयोजित संस्करण बनाना आपको आपकी साइट पर पोस्ट की गई सामग्री पर अत्यधिक नियंत्रण देता है और यदि आपको कभी आइटम या फ़ाइल का पुराना संस्करण देखने या पुनर्स्थापित करने की आवश्यकता हो, तो सही मान प्रदान कर सकता है.

संस्करण बनाना का ओवरव्यू

सूचियाँ प्रबंधित करने के लिए अनुमति के साथ कोई भी वर्ज़निंग चालू या बंद किसी लाइब्रेरी के लिए चालू कर सकते हैं। वर्ज़निंग सभी डिफ़ॉल्ट सूची प्रकार में सूची आइटम्स के लिए उपलब्ध है — कैलेंडर्स, समस्या ट्रैकिंग सूचियाँ और कस्टम सूचियों सहित। यह भी वेब पार्ट पृष्ठों सहित लाइब्रेरीज़ में संग्रहीत कर सकते हैं जो सभी फ़ाइल प्रकार के लिए उपलब्ध है। किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए संस्करण कॉन्फ़िगर और सक्षम सेट अप करने और संस्करण बनाना का उपयोग करके पर अधिक जानकारी के लिए देखें।

नोट: यदि आप एक Office 365 ग्राहक हैं, तो संस्करण बनाना अब डिफ़ॉल्ट रूप से उस समय चालू रहता है, जब आप नई व्यवसाय के लिए OneDrive लाइब्रेरीज़ बनाते हैं और यह स्वचालित रूप से किसी दस्तावेज़ के अंतिम दस संस्करणों को सहेजेगा. यह आपको महत्वपूर्ण दस्तावेज़ या डेटा खोने से रोकने में मदद करेगा. यदि आपकी अपनी व्यवसाय के लिए OneDrive साइट पर या अपनी टीम साइट पर वे मौजूदा लाइब्रेरीज़ हैं, जिनमें संस्करण बनाना सक्षम नहीं किया है, तो आप किसी भी समय उनके लिए संस्करण बनाना चालू कर सकते हैं.

आप निम्न कार्यों के लिए संस्करण बनाने का उपयोग कर सकते हैं:

  • संस्करण के इतिहास को ट्रैक करना    जब संस्करण बनाना सक्षम हो, तो आप देख सकते हैं कि किसी आइटम या फ़ाइल को कब परिवर्तित किया गया है और उसे किसने परिवर्तित किया है. आप यह भी देख सकते हैं, कि गुण (फ़ाइल के बारे में जानकारी) कब परिवर्तित किया गया है. उदाहरण के लिए, यदि कोई सूची आइटम की नियत दिनांक को परिवर्तित करता है, तो वह जानकारी संस्करण इतिहास में प्रकट होती है. आप उन टिप्पणियों को भी देख सकते हैं जिन्हें लोग लाइब्रेरीज़ में फ़ाइल जाँचते समय करते हैं.

  • पिछला संस्करण पुनर्स्थापित करना    यदि आपने वर्तमान संस्करण में कोई ग़लती की हो, यदि वर्तमान संस्करण दूषित है या यदि बस आपको पिछला संस्करण बेहतर लगता है, तो आप वर्तमान संस्करण को पिछले संस्करण से बदल सकते हैं. पुनर्स्थापित संस्करण, नया वर्तमान संस्करण बन जाता है.

  • पिछला संस्करण देखना    आप अपने वर्तमान संस्करण को अधिलेखित किए बिना, किसी पिछले संस्करण को देख सकते हैं. यदि आप Microsoft Office दस्तावेज़ के अंतर्गत संस्करण इतिहास देख रहे हैं, जैसे Word या Excel फ़ाइल, तो आप भिन्नताओं को निर्धारित करने के लिए दोनों संस्करणों की तुलना कर सकते हैं.

जब संस्करण बनाना सक्षम हो, तो संस्करण निम्न स्थितियों में बनाए जाते हैं:

  • जब कोई सूची आइटम या फ़ाइल पहले बनाई जाती है या फ़ाइल अपलोड की जाती है.

    नोट:  यदि फ़ाइल चेक आउट आवश्यक हो, तो आपको उस फ़ाइल का पहला संस्करण बनाने के लिए उसे चेक इन करना होगा.

  • जब मौजूदा फ़ाइल के समान नाम वाली कोई फ़ाइल अपलोड की गई हो और मौजूदा फ़ाइल के नए संस्करण के रूप में जोड़ें चेक बॉक्स चयनित हो.

  • जब सूची आइटम या फ़ाइल के गुण परिवर्तित किए जाएँ.

  • जब कोई फ़ाइल खोली, संपादित और सहेजी जाए. जब आप पहले सहेजें पर क्लिक करते हैं, तो कोई संस्करण बनता है. यह वर्तमान संपादन सत्र की अवधि के लिए नई संस्करण संख्या को बनाए रखता है, तब भी यदि जब आपने इसे कई बार सहेजा हो. जब आप इसे बंद करते हैं और फिर इसे दूसरे संपादन सत्र के लिए पुनः खोलते हैं, तो दूसरा संस्करण बन जाता है.

  • किसी दस् तावेज़ के, जब उपयोगकर्ता क्लिक या किसी अन्य उपयोगकर्ता दस्तावेज़ पर कार्य कर रहे शुरू होता है, तो सह-लेखन के दौरान परिवर्तन लाइब्रेरी पर अपलोड करने के लिए सहेजें। डिफ़ॉल्ट समय अवधि के दौरान सह-लेखन नए संस्करण बनाने के लिए 30 मिनट का समय है। यह वेब अनुप्रयोग में ऑन-प्रिमाइसेस SharePoint प्रति कॉन्फ़िगर करने योग्य है। यह सेटिंग SharePoint Online में कॉन्फ़िगर करने योग्य नहीं है।

एक दिए गए समय पर किसी फ़ाइल के कम से कम तीन संस्करण हो सकते हैं: चेक आउट किया गया संस्करण, नवीनतम लघु या प्रारूप संस्करण और नवीनतम प्रकाशित या मुख्य संस्करण. अन्य सभी संस्करणों को ऐतिहासिक संस्करण माना जाता है. कुछ वर्तमान संस्करण केवल उन उपयोगकर्ताओं के लिए दृश्यमान होगें, जिनके पास उन्हें देखने की अनुमति है.

कुछ संगठन अपनी लाइब्रेरीज़ में फ़ाइलों के दोनों मुख्य और लघु संस्करणों को ट्रैक करते हैं. अन्य केवल मुख्य संस्करणों को ट्रैक करते हैं. मुख्य संस्करण पूर्णांक संख्याओं द्वारा पहचाने जाते हैं, जैसे 5.0; लघु संस्करण दशमलव संख्याओं द्वारा पहचाने जाते है, जैसे 5.1.

फ़ाइलों के विकास के समय कई संगठन लघु संस्करणों और जब कुछ विशेष उपलब्धियाँ प्राप्त कर ली जाएँ या जब फ़ाइलें विस्तृत दर्शकों द्वारा समीक्षा के लिए तैयार हों, तो मुख्य संस्करणों का उपयोग करते हैं. कई संगठनों में, प्रारूप सुरक्षा को केवल फ़ाइल के स्वामी और उन लोगों के लिए अनुमति देने के लिए सेट किया जाता है, जिनके पास फ़ाइलों के अनुमोदन की अनुमति हो. इसका अर्थ है कि लघु संस्करण तब तक किसी और के द्वारा देखे नहीं जा सकते, जब तक कोई मुख्य संस्करण प्रकाशित न हो.

मुख्य संस्करण सूचियों के लिए उपलब्ध होते हैं किंतु लघु संस्करण उपलब्ध नहीं होते हैं. सूची आइटम के प्रत्येक संस्करण को पूर्णांक संख्या के साथ क्रमांकित किया जाता है. यदि आपके संगठन को सूची में आइटम्स के अनुमोदन की आवश्यकता है, तो आइटम्स तब तक लंबित स्थिति में रहेंगे, जब तक वह किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा अनुमोदित न कर दिए जाएँ, जिसके पास उन्हें अनुमोदित करने की अनुमति हो. लंबित स्थिति में रहते हुए, उन्हें दशमलव संख्या के साथ क्रमांकित किया जाता है और प्रारूप के रूप में संदर्भित किया जाता है.

आपके द्वारा प्रत्येक बार नया संस्करण बनाते समय संस्करण संख्या स्वचालित रूप से जोड़ी जाती है. उस सूची या लाइब्रेरी में जिसमें मुख्य संस्करण बनाना सक्षम है, संस्करण पूर्णांक संख्या में होते हैं, जैसे कि 1.0, 2.0, 3.0 इत्यादि. लाइब्रेरीज़ में, हो सकता है कि आपका व्यवस्थापक दोनों मुख्य और लघु संस्करणों के लिए संस्करण बनाना सक्षम कर दे. जब लघु संस्करण ट्रैक किए जाते हैं, तो वे दशमलव संख्या में होते हैं, जैसे कि 1.1, 1.2, 1.3 इत्यादि. जब उनमें में किसी एक संस्करण को मुख्य संस्करण के रूप में प्रकाशित किया जाता है, तो इसकी संख्या 2.0 बन जाती है. अनुवर्ती लघु संस्करणों को 2.1, 2.2, 2.3, आदि में क्रमांकित किया जाता है.

जब आप चेकआउट को छोड़ते हैं, तो संस्करण संख्या परिवर्तित नहीं होती. यदि 3.0 सबसे नवीनतम संस्करण था, तो आपके चेकआउट छोड़ने के बाद, यह 3.0 पर ही बना रहता है.

जब आप किसी संस्करण को हटाते हैं, रीसायकल बिन और इसके संख्या आता है के साथ इसे करने के लिए संस्करण जाता है। संस्करण इतिहास शेष संस्करण संख्याएँ दिखाई देगी। अन्य संस्करण संख्याएँ परिवर्तित न करें। उदाहरण के लिए, आपके पास कोई दस्तावेज़ वाले 4.1 और 4.2 लघु संस्करण है, और आप संस्करण 4.1 हटाने के लिए का निर्णय लेते हैं, तो परिणामी संस्करण इतिहास केवल संस्करण 4.0 और 4.2 दिखाता है। यह निम्न चित्र दिखाता है।

हटाए गए एक लघु संस्करण के साथ संस्करण इतिहास

कुछ संगठन फ़ाइलों के असीमित संस्करणों को अनुमति देते हैं और अन्य संगठन सीमाएँ लागू करते हैं. किसी फ़ाइल का नवीनतम संस्करण चेक इन करने के बाद, हो सकता है कि आपको कोई पुराना संस्करण गायब मिले. यदि आपका सर्वाधिक नवीनतम संस्करण 26.0 है और आपने नोटिस किया है कि अब संस्करण 1.0 नहीं है, तो इसका अर्थ है कि व्यवस्थापक ने लाइब्रेरी को फ़ाइल के केवल 25 मुख्य संस्करणों को अनुमति देने के लिए कॉन्फ़िगर किया है. 26वें संस्करण के जुड़ जाने से पहला संस्करण हट गया है. 26.0 के माध्यम से केवल संस्करण 2.0 बाकी है. इसी प्रकार यदि 27वां संस्करण जोड़ा जाता है, तो सिर्फ़ संस्करण 3.0 से 27.0 तक ही रहेंगे.

व्यवस्थापक केवल उनके लिए जिनके पास सर्वाधिक नवीनतम संस्करण की सेट संख्या है, लघु संस्करण की संख्या को सीमित करने का निर्णय भी ले सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि 25 मुख्य संस्करणों की अनुमति है, तो व्यवस्थापक केवल पाँच मुख्य सर्वाधिक नवीनतम संस्करण के लिए लघु प्रारूपों को रखने का निर्णय ले सकते हैं. मुख्य संस्करणों के बीच लघु संस्करणों की डिफ़ॉल्ट संख्या 512 है. यदि आप अन्य लघु संस्करण को सहेजने का प्रयास करते हैं, तो आप एक त्रुटि संदेश देखेंगे, जो आपको बताता है कि आपको पहले दस्तावेज़ प्रकाशित करने की आवश्यकता है. आपका साइट व्यवस्थापक कुछ लघु संस्करणों को अनुमति देने के लिए डिफ़ॉल्ट को परिवर्तित कर सकता है.

संस्करणों की संख्या को सीमित करना, सामान्य रूप से एक अच्छा अभ्यास है. इसका अर्थ है कि आप सर्वर पर स्थान बनाए रख सकते हैं और उपयोगकर्ताओं के लिए क्लटर कम कर सकते हैं. लेकिन, यदि आपके संगठन को क़ानूनी या अन्य कारणों के लिए सभी संस्करणों को सहेजना आवश्यक है, तो कोई सीमा लागू न करें.

जब कोई सूची या लाइब्रेरी बनाई जाती है़ तब संस्करण बनाना स्वत: चालू नहीं होता है, लेकिन जिसके पास सूचियाँ को प्रबंधित करने की अनुमति हो, वो संस्करण चालू कर सकता है. कई साइटों पर यह वही व्यक्ति होता है, जो साइट को प्रबंधित करता है, क्योंकि सूचियाँ और लाइब्रेरी साइट से अनुमतियाँ इनहेरिट करती हैं. संस्करण बनाना सक्षम करने के अलावा, साइट का स्वामी (या सूची अथवा लाइब्रेरी को प्रबंधित करने वाला कोई और व्यक्ति) यह निश्चित करता है कि सामग्री अनुमोदन आवश्यक है या नहीं, ड्राफ़्ट आइटम्स कौन देख सकता है और चेकआउट आवश्यक है या नहीं. इनमें से प्रत्येक निर्णय का संस्करण बनाने के कार्य करने के तरीके पर प्रभाव पड़ता है. उदाहरण के लिए, यदि लाइब्रेरी प्रबंधित करने वाला व्यक्ति चेक-आउट के आवश्यक होने का निर्णय लेता है, तो संस्करण संख्या केवल तब बनाई जाएगी, जब फ़ाइल चेक इन हो. यदि सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता है, तो मुख्य संस्करण संख्या तब तक लागू नहीं की जाएगी, जब तक फ़ाइलें किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा अनुमोदित न की जाएँ, जिसे ऐसा करने की अनुमति हो.

महत्वपूर्ण:  यदि आपकी लाइब्रेरी में कार्य करने वाले लोग दस्तावेज़ों का सह-लेखन करने की योजना बना रहे हैं, तो लाइब्रेरी को चेक-आउट की आवश्यकता के लिए कॉन्फ़िगर न करें. लोग तब सह-लेखन के रूप में कार्य नहीं कर सकते, जब वह दस्तावेज़ जिनकी उन्हें आवश्यकता है, चेक आउट हों.

किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए वर्ज़निंग चालू करने का तरीका जानने के लिए, किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए संस्करण कॉन्फ़िगर और सक्षमदेखें।

यदि आपकी लाइब्रेरी में संस्करण बनाना सक्षम है, तो वह व्यक्ति जिसने इसे ऊपर सेट किया है, दोनों मुख्य और लघु संस्करणों को ट्रैक करना या न करना निर्धारित करता है और यह भी निर्धारित करता है कि कौन लघु संस्करण को देख सकता है. अधिकांश स्थितियों में, जब सामग्री अनुमोदन आवश्यक होता है, तो केवल फ़ाइल का स्वामी और वह व्यक्ति जिसके पास आइटम्स को अस्वीकार करने की अनुमति है, वे लघु संस्करणों को देख सकते हैं. अन्य मामलों में, कोई भी व्यक्ति जो लाइब्रेरी में फ़ाइलों को संपादित कर सकता है या कोई भी व्यक्ति जिसके पास लाइब्रेरी पर पढ़ने के लिए अनुमति है, वे सभी संस्करण देख सकते हैं. संस्करण के अनुमोदित होने के बाद,वे सभी व्यक्ति जिनके पास सूची या लाइब्रेरी के लिए पढ़ने की अनुमति है, संस्करण को देख सकते हैं.

हालाँकि, यदि सूचियों के पास मुख्य और लघु संस्करण नहीं हैं, तो कोई भी आइटम जो लंबित स्थिति में है, उसे प्रारूप माना गया है. अधिकांश स्थितियों में, केवल आइटम के निर्माता और वे व्यक्ति जिनके पास पूर्ण नियंत्रण या डिज़ाइन अनुमतियाँ हैं, प्रारूपों को देख सकते हैं. प्रारूप उन व्यक्तियों के लिए लंबित स्थिति में ऊपर दिखता है, लेकिन अन्य केवल संस्करण इतिहास में सर्वाधिक अनुमोदित संस्करण देख सकते हैं. यदि फ़ाइल अस्वीकृत की गई है, तो जब तक कोई आवश्यक अनुमतियों वाला व्यक्ति इसे हटा न दे, जब तक यह लंबित स्थिति में रहती है.

नोट: में कुछ सूचियों और लाइब्रेरीज़, प्रारूप सुरक्षा, दोनों लंबित और अनुमोदित संस्करण देखने के लिए सभी साइट उपयोगकर्ताओं की अनुमति देने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है।

किसी ऐसी लाइब्रेरी से फ़ाइल चेक आउट करते समय, जिसमें संस्करण बनाना चालू हो, हर बार इसे फिर से चेक इन करते समय एक नया संस्करण बन जाता है. और यदि मुख्य और लघु संस्करण चालू हैं, तो आप चेक-इन पर यह निर्णय ले सकते हैं कि आप संस्करण का कौन सा प्रकार चेक-इन कर रहे हैं. उन लाइब्रेरी में जहाँ चेक-आउट की आवश्यकता है, संस्करण केवल चेक-इन करने पर ही बनते हैं.

उन लाइब्रेरी में जहाँ चेक-आउट की आवश्यकता नहीं होती, उनमें फ़ाइल खोलने के बाद आपके द्वारा पहली बार सहेजने पर नया संस्करण बनता है. प्रत्येक बार सहेजना, आपके द्वारा पहली बार सहेजने पर बने संस्करण को अधिलेखित करता है. यदि आपने अनुप्रयोग बंद कर दिया है और फिर दस्तावेज़ को पुनः खोला है, तो पहली बार सहेजना, फिर से एक संस्करण बनाएगा. यह संस्करणों की संख्या में बहुत तेज़ी से बढ़ोतरी का कारण हो सकता है.

महत्वपूर्ण:  यदि आप दस्तावेज़ का सह-लेखन कर रहे हैं, तो जब तक आपके पास दस्तावेज़ पर अन्य व्यक्ति को कार्य करने से रोकने का उचित कारण न हो, तब तक इसे चेक आउट न करें.

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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