किसी सूची या लाइब्रेरी में कोई बाहरी डेटा स्तंभ बनाना और अद्यतन करना

किसी सूची या लाइब्रेरी में कोई बाहरी डेटा स्तंभ बनाना और अद्यतन करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

आप बाहरी डेटा स्तंभ नामक किसी मूल सूची या लाइब्रेरी में कोई विशेष प्रकार का स्तंभ जोड़ सकते हैं. यह स्तंभ आपको किसी मूल सूची या लाइब्रेरी में स्थित अन्य स्तंभों के साथ किसी बाहरी डेटा स्रोत से डेटा का एक स्तंभ संयोजित करने की सुविधा देता है. क्योंकि एक बाह्य डेटा स्तंभ को एक मूल सूची या लाइब्रेरी के साथ जोड़ा गया है, सभी संबंधित सूची या लाइब्रेरी सुविधाएँ कार्य करती हैं, जिनमें संस्करण बनाना, अनुमोदन करना, चेक-इन और चेक-आउट करना और फ़ाइल अनुलग्नक शामिल हैं.

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आप प्रारंभ करने से पहले

बाहरी डेटा स्तंभों का उपयोग करने के उदाहरण समझना

किसी सूची या लाइब्रेरी में कोई बाहरी डेटा स्तंभ बनाना

कोई बाहरी डेटा स्तंभ अद्यतन करना

कोई बाहरी डेटा स्तंभ ताज़ा करना

प्रारंभ करने से पहले

बाहरी डेटा के साथ कार्य करने के लिए डेटा तक सुरक्षित पहुँच को सक्षम करने हेतु कई पूर्वावश्यक कार्यों की आवश्यकता होती है. निम्न जानकारी आपको आपके अगले चरण की योजना बनाने में मदद कर सकती है. साथ ही, यदि आप बाहरी डेटा के साथ कार्य करते समय समस्या का अनुभव कर रहे हैं, तो यह जानकारी आपको समस्या को पहचानने में मदद कर सकती है. बाहरी डेटा तक पहुँच प्राप्त करने के लिए, आपको या किसी व्यवस्थापक को निम्न करने की आवश्यकता होगी:

बाह्य डेटा स्रोत तैयार करें    एक व्यवस्थापक एक खाता बनाएँ और सुनिश्चित करें कि सही लोगों के डेटा पर पहुँच प्राप्त है और डेटा में गलत हाथ समाप्त नहीं होता है कि करने के लिए डेटा स्रोत के लिए अनुमतियाँ प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है। किसी बाह्य डेटाबेस में, व्यवस्थापक भी बनाएँ विशिष्ट तालिकाओं, दृश्यों, क्वेरीज़, इत्यादि के लिए केवल क्या आवश्यकता है, परिणामों को सीमित करने के लिए और प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए कर सकते हैं।

कॉन्फ़िगर करें SharePoint सेवाएँ और खाते    एक व्यवस्थापक व्यवसाय डेटा कनेक्टिविटी सेवाएँ और सुरक्षित संग्रह सेवा सक्रिय करना आवश्यक है।

सुरक्षित संग्रह सेवाएँ कॉन्फ़िगर करना    किसी व्यवस्थापक को निम्न कार्य करना होगा: बाह्य डेटा स्रोत, एक लक्षित अनुप्रयोग बनाना और लक्षित अनुप्रयोग के लिए क्रेडेंशियल्स सेट के लिए श्रेष्ठ पहुँच मोड को निर्धारित करना।

व्यावसायिक डेटा कनेक्टिविटी सेवाएँ कॉन्फ़िगर करना    एक व्यवस्थापक उपयोगकर्ता बाह्य सामग्री प्रकार को व्यावसायिक डेटा कनेक्टिविटी मेटाडेटा संग्रह करने के लिए अनुमति और कि उपयुक्त उपयोगकर्ताओं तक पहुँच प्राप्त करने के लिए बाह्य सूची पर आधारित है जो बाह्य सामग्री प्रकार हैं बनाता है जो सुनिश्चित करें कि करना होगा।

कोई बाह्य सामग्री प्रकार बनाएँ    किसी उपयोगकर्ता कनेक्शंस, access, कार्रवाई, स्तंभ, फ़िल्टर्स और बाह्य डेटा स्रोत से डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए उपयोग किए गए अन्य मेटाडेटा की पद्धतियों के बारे में जानकारी जिसमें बाह्य सामग्री प्रकार निर्धारित करना आवश्यक है।

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बाहरी डेटा स्तंभों का उपयोग करने के उदाहरण समझना

निम्नांकित अनुभाग किसी सूची या लाइब्रेरी में कोई बाहरी डेटा स्तंभ जोड़ने के व्यावहारिक उपयोगों के बारे में बताते हैं.

ग्राहक अनुबंध और संपर्क जानकारी    आपके पास एक दस्तावेज़ लाइब्रेरी होती है जिसमें ग्राहक अनुबंध होते हैं. हालाँकि, आपकी सभी ग्राहक जानकारी किसी लाइन-ऑफ़-बिज़ेनस अनुप्रयोग (जैसे SAP या Microsoft CRM) में बनाई रखी जाती है, जिसका डेटा स्रोत SharePoint उत्पादों के लिए बाहरी है. हो सकता है आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी में ग्राहक के अनुबंधों का पता लगाना चाहें, लेकिन सुनिश्चित करें कि संबंधित ग्राहक जानकारी अप-टू-डेट है और अनावश्‍यक रूप से डुप्लिकेट नहीं बनाई गई है. आप लाइब्रेरी में एक या अधिक बाहरी डेटा स्तंभों को जोड़कर ऐसा कर सकते हैं, ताकि लाइब्रेरी में संग्रहीत प्रत्येक संपर्क के साथ उपयुक्त ग्राहक नाम और फ़ोन नंबर जोड़ सकें. बाहरी डेटा सही जानकारी दर्ज या अद्यतन करना आसान बना देता है और बाहरी डेटा स्रोत से स्वत: ग्राहक जानकारी पुनर्प्राप्त करता है. इस परिदृश्‍य में, आप एक संरचित Word दस्तावेज़ भी बना सकते हैं, जो बाहरी डेटा स्तंभों के मानों को किसी Word दस्तावेज़ में उन्नत करता है, ताकि आप दस्तावेज़ जानकारी फलक में या Word सामग्री नियंत्रणों का उपयोग करते हुए मानों को संपादित कर सकें.

चित्रों के साथ मूलभूत उत्पाद डेटा    आपने एक चित्र लाइब्रेरी बनाई है जिसमें आपके संगठन द्वारा बेचे जाने वाले उत्पादों के फ़ोटो होते हैं. आप लाइब्रेरी में एक बाहरी डेटा स्तंभ जोड़ते हैं, जो किसी बाहरी डेटाबेस से उत्पाद नाम, उत्पाद कोड और वर्तमान मूल्य पर पहुँच प्राप्त करता है. हालाँकि, आप सुनिश्चित करते हैं कि बाहरी सामग्री प्रकार निर्मित होने पर बाहरी डेटा केवल-पढ़ने के लिए हों. आपके कंपनी नियमों और प्रक्रियाओं के लिए आवश्‍यक उत्पाद जानकारी में कोई भी परिवर्तन डेटाबेस प्रणाली के माध्‍यम से किए जाएँ. लेकिन अब आपके संगठन में अधिक लोगों द्वारा सभी सामान्य उत्पाद जानकारी को एकसाथ एक ही लाइब्रेरी दृश्य में आसानी से देखा जा सकता है.

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किसी सूची या लाइब्रेरी में कोई बाहरी डेटा स्तंभ बनाना

नोट:  कोई बाहरी डेटा स्तंभ बनाने के लिए सूची या लाइब्रेरी पर योगदान अनुमति या उससे अधिक की आवश्‍यकता होती है.

  1. SharePoint साइट पर नेविगेट करें, और तब सूची या लाइब्रेरी पर नेविगेट करें.

    नोट:  आप किसी बाहरी सूची में कोई बाहरी डेटा स्तंभ नहीं जोड़ सकते हैं.

  2. सूची या लाइब्रेरी > सूची सेटिंग्स या लाइब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  3. स्तंभ अनुभाग में, स्तंभ बनाएँ क्लिक करें.

  4. स्तंभ का नाम दर्ज करें, जैसे ग्राहक, और तब स्तंभ प्रकार के अंतर्गत, बाहरी डेटा क्लिक करें.

  5. बाहरी सामग्री प्रकार के अंतर्गत, बाहरी सामग्री प्रकार पिकर क्लिक करें और फिर बाहरी सामग्री प्रकारों की सूची से उपयुक्त आइटम का चयन करें, उदाहरण के लिए, CustomerCRM.

  6. निर्धारित करें कि आप निम्न में से कोई एक या अधिक कार्य करते हुए बाहरी सामग्री प्रकार के लिए निर्धारित किन्हीं भी कार्रवाइयों को कैसे प्रबंधित करना चाहते हैं:

    • एक या अधिक कार्रवाइयों का मेनू प्रदर्शित करने के लिए, कार्रवाइयाँ मेनू प्रदर्शित करें क्लिक करें.

    • चयनित किए जाने पर बाहरी डेटा स्तंभ को डिफ़ॉल्ट कार्रवाई करने में सक्षम बनाने के लिए, इस स्तंभ को बाहरी सामग्री प्रकार की डिफ़ॉल्ट कार्रवाई के लिए लिंक करें क्लिक करें.

  7. इनमें से प्रत्येक अतिरिक्त फ़ील्ड्स को दिखाने के लिए कोई स्तंभ जोड़ें के अंतर्गत, सभी फ़ील्ड्स का चयन करें क्लिक करें या एक या अधिक विशिष्‍ट फ़ील्ड नामों का चयन करें, जैसे CustomerName और PhoneNumber.

युक्ति:  डिफ़ॉल्ट रूप से, बाहरी डेटा स्तंभ नाम के आधार पर प्रत्येक स्तंभ में एक उपसर्ग जोड़ा जाता है. किसी संक्षिप्त स्तंभ नाम को निर्धारित करना अच्छा विचार है, जैसे CustID, खासतौर पर यदि आप अनेक अतिरिक्त स्तंभों को जोड़ते हैं. यदि त्वरित संपादन को सूची या लाइब्रेरी के लिए सक्षम किया जाता है, तो आप स्तंभ नामों को बदलने के लिए त्वरित संपादन का उपयोग कर सकते हैं.

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कोई बाहरी डेटा स्तंभ अद्यतन करना

नोट:  किसी बाहरी डेटा स्तंभ का अद्यतन करने के लिए सूची या लाइब्रेरी पर योगदान अनुमति या उससे अधिक की आवश्‍यकता होती है.

  1. SharePoint साइट पर नेविगेट करें और फ़िर सूची या लाइब्रेरी पर नेविगेट करें.

  2. सूची में कोई आइटम या दस्तावेज़ लाइब्रेरी के गुणों को जोड़ें या संपादित करें.

  3. बाहरी डेटा स्तंभ पाठ बॉक्स, उदाहरण के लिए ग्राहक नाम, में बाहरी डेटा आइटम पिकर क्लिक करें.

    बाहरी सामग्री प्रकार के लेखक को यह निर्धारित करने की आवश्‍यकता है कि बाहरी डेटा आइटम पिकर कैसे किसी उपयुक्त पहचान फ़ील्ड का चयन और एक या अधिक फिल्टर्स निर्मित करते हुए कार्य करता है, ताकि आप शीघ्रता से सही मान का पता लगा सकें. यदि ऐसा नहीं है, तो सहायता के लिए बाहरी सामग्री प्रकार के लेखक या अपने व्यवस्थापक से संपर्क करें.

  4. किसी संवाद बॉक्स में, उपयुक्त प्रविष्टि का चयन करें, उदाहरण के लिए नैन्‍सी डैवोलियो और फ़िर ठीक क्लिक करें.

डेटा को बाहरी सूची और बाहरी डेटा स्रोत में अद्यतन किया जाता है.

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कोई बाहरी डेटा स्तंभ ताज़ा करना

प्रदर्शन कारणों से, किसी बाहरी डेटा स्तंभ में डेटा को किसी सर्वर या सेवा पर कैश किया जाता है और संभव है कि वह बाहरी डेटा प्रणाली से सर्वाधिक हाल के मानों को प्रदर्शित न करें. यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रदर्शित बाहरी डेटा वर्तमान में मौजूद है, आप बाहरी डेटा स्तंभ को ताज़ा कर सकते हैं. हालाँकि, ताज़ा करते समय सतर्क रहें, क्योंकि बाहरी डेटा किस तरह सेट किया गया है, इस आधार पर इसमें बहुत समय लग सकता है.

नोट:  किसी बाहरी डेटा स्तंभ को ताज़ा करने के लिए सूची या लाइब्रेरी पर योगदान अनुमति या उससे अधिक की आवश्‍यकता होती है.

  1. SharePoint साइट पर नेविगेट करें और फ़िर सूची या लाइब्रेरी पर नेविगेट करें.

  2. बाहरी डेटा स्तंभ के स्तंभ शीर्ष लेख पर, ताज़ा करें क्लिक करें.

  3. ताज़ा करें पृष्‍ठ पर, यह तय करें कि क्या आप केवल वर्तमान फ़ोल्डर को ताज़ा करना चाहते हैं या वर्तमान फ़ोल्डर सहित उसके सभी सबफ़ोल्डर्स को भी ताज़ा करना चाहते हैं.

  4. ठीक पर क्लिक करें.

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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