किसी साइट सामग्री प्रकार के लिए वर्कफ़्लो सेटिंग्स बदलना

Microsoft Office SharePoint Server 2007 के साथ शामिल डिफ़ॉल्ट वर्कफ़्लो सभी वर्कफ़्लो में समान सेटिंग्स और उन व्यक्गित वर्कफ़्लो के लिए समान सेटिंग से बने होते हैं. यह आलेख इसका वर्णन करता है कि सभी वर्कफ़्लो में समान सेटिंग्स कैसे कॉन्फ़िगर करें.

आप क्या करना चाहते हैं?

कोई वर्कफ़्लो पेज बदलें खोलना

कार्य सूची पहचानना

इतिहास सूची पहचानना

वर्कफ़्लो प्रारंभ विकल्प सेट करना

सूची और साइट सामग्री प्रकार अद्यतन करना

कोई वर्कफ़्लो पेज बदलें खोलना

वह पेज खोलने के लिए जिस पर आप वर्कफ़्लो सेटिंग्स में परिवर्तन कर सकते हैं निम्नलिखित चरणों का पालन करें. बाद में आने वाली प्रत्येक प्रक्रिया कोई वर्कफ़्लो पेज बदलने पर प्रारंभ होती है.

  1. साइट संग्रह मुख पृष्‍ठ पर, साइट क्रियाएँ मेनू पर, साइट सेटिंग्स इंगित करें, और तब सभी साइट सेटिंग्स संशोधित करें क्लिक करें.

  2. साइट सेटिंग्स पेज पर, गैलरीज़ अनुभाग में, साइट सामग्री प्रकार क्लिक करें.

  3. उस सामग्री प्रकार का चयन करें जिससे वर्कफ़्लो संबद्ध है, और तब वर्कफ़्लो सेटिंग्स क्लिक करें.

  4. उस वर्कफ़्लो का चयन करें जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं, और तब इच्छित परिवर्तन करने के लिए निम्नलिखित अनुभागों की जानकारी का उपयोग करें.

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कार्य सूची पहचानना

प्रत्येक वर्कफ़्लो में, कार्य अलग-अलग या समूहों या दोनों तरीके से असाइन होते हैं जो कि वर्कफ़्लो पूर्ण होना सक्षम बनाते हैं. उदाहरण के लिए, किसी अनुमोदन वर्कफ़्लो में, आप किसी निश्चित दिनांक से अनुमोदन आइटम्स के कार्य अलग-अलग या समूहों में असाइन करते हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी कार्य कार्य सूची में संग्रहीत होते हैं, जहाँ आप कार्य स्थिति और अन्य गुण देख सकते हैं. डिफ़ॉल्ट कार्य सूची में वर्कफ़्लो कार्य सहेजने से कई कार्यों को एक स्थान पर प्रबंधित करना आसान हो जाता है. Microsoft Office Outlook के साथ कार्य सिंक्रनाइज़ करना भी यह आसान बनाता है.

कुछ स्थितियों में, आप किसी वर्कफ़्लो के लिए अनन्य कार्य सूची बनाने पर विचार कर सकते हैं:

  • सुरक्षा और गोपनीयता के लिए, आप मुख्य कार्य सूची से अलग एक विशिष्ट कार्य सूची रखना चाहते हैं. ऐसे कार्य जिनमें संवेदनशील डेटा या गोपनीय डेटा होता है जिसे व्यक्तिगत होना चाहिए, आप कार्य सूची को अनन्य नाम दे सकते हैं.

  • यदि आपके पास कई वर्कफ़्लो हैं, या आपके वर्कफ़्लो में कई कार्य हैं, तो आप प्रत्येक वर्कफ़्लो के श्रेष्‍ठ प्रदर्शन के लिए अलग कार्य सूची रख सकते हैं. कार्य सूची और इतिहास सूची में 2,000 से कम आइटम रखना यह सुनिश्चित करता है कि सूचियाँ साइट प्रदर्शन के साथ हस्तक्षेप नहीं करें.

  • कोई वर्कफ़्लो पेज बदलें खोलना.

  • कार्य सूची अनुभाग में, डिफ़ॉल्ट कार्य सूची प्रदर्शित होने दें, या उस अनन्य कार्य सूची का नाम लिखें जो मुख्य कार्य सूची से अलग है.

    यदि आपने पहले से ही एकाधिक कार्य सूचियाँ बना रखी हैं, तो वे किसी कार्य सूची का नाम दर्ज करें बॉक्स में उपलब्ध होंगी.

    नोट: यदि वर्कफ़्लो की आवृत्तियाँ चल रही हैं, और आप उससे संबद्ध कार्य सूची बदलना चुनते हैं, तो आपको कोई चेतावनी दिखाई देगी.

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इतिहास सूची पहचानना

कार्य सूची के रूप में, यदि संवेदनशील डेटा टिप्पणि‍याँ/वर्णन फ़ील्ड में लॉग किया जा रहा है, तो आप कोई अनन्य इतिहास सूची बना सकते हैं. जब वर्कफ़्लो हज़ारों आइटम जनरेट कर रहा हो, तो अनन्य इतिहास सूची भी उपयोगी होती है. ऐसी स्थितियों में, वर्कफ़्लो इतिहास को अलग रखना लाभदायक होता है.

  1. कोई वर्कफ़्लो पेज बदलें खोलना.

  2. इतिहास सूची अनुभाग में, डिफ़ॉल्ट इतिहास सूची को प्रदर्शित रहने दें, या इस वर्कफ़्लो के किसी अनन्य इतिहास सूची के लिए कोई नाम लिखें.

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वर्कफ़्लो प्रारंभ विकल्प सेट करना

प्रारंभ विकल्प अनुभाग की सुविधाएँ आपको यह निर्धारित करने देती हैं कि वर्कफ़्लो कैसे सक्रिय करें. किसी प्राधिकृत उपयोगकर्ता द्वारा यह वर्कफ़्लो मैन्युअली प्रारंभ करने की अनुमति दें डिफ़ॉल्ट चयन है. यह विकल्प उस मेनू से वर्कफ़्लो का चयन करके उपयोगकर्ताओं को वर्कफ़्लो प्रारंभ करने की अनुमति देता है जो उपयोगकर्ता द्वारा सामग्री प्रकार की कोई आवृत्ति क्लिक करने पर प्रकट होता है. जब उपयोगकर्ता वर्कफ़्लो का चयन करता है, तो वर्कफ़्लो पेज खुलता है, और उपयोगकर्ता कोई नया वर्कफ़्लो प्रारंभ करें पेज के अनुभाग से वर्कफ़्लो का चयन कर सकता है.

वर्कफ़्लो के लिए दो स्वचालित प्रारंभ विकल्प उपलब्ध हैं जिन्हें कोई नीति लागू करने या अन्य ऐसे कारणों के लिए जो वर्कफ़्लो को आवश्‍यक बनाते हैं आवश्यक रूप से चलाना चाहिए:

  1. कोई वर्कफ़्लो पेज बदलें खोलना.

  2. वर्कफ़्लो को विशिष्‍ट अनुमति समूहों तक प्रतिबंधित करने के लिए अनुमति स्तर का चयन करें:

    • आइटम संपादित करें अनुमति स्तर डिफ़ॉल्ट होता है. यह बदलने के लिए वर्कफ़्लो टेम्पलेट्‍स पर उपलब्ध नहीं है जो Office SharePoint Server 2007 के साथ प्रदान किया जाता है, क्योंकि इन टेम्पलेट्‍स को आइटम्स संपादित करें स्तर या उससे ज़्यादा की आवश्‍यकता होती है. इन टेम्पलेट्‍स को कम अनुमति स्तर पर नहीं सेट किया जा सकता.

    • कौन वर्कफ़्लो प्रारंभ कर सकता है इसके लिए और प्रतिबंध सेट करने के लिए, सूचियाँ प्रबंधित करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  3. यदि आवश्यक हो, तो स्वचालित प्रारंभ विकल्प का चयन करें.

    • यदि आप चाहते हैं कि जब कोई नया आइटम सूची या लायब्रेरी में बनाया जाए, तो जब कोई नया आइटम बनाया जाए तब वर्कफ़्लो प्रारंभ करें चेक बॉक्स का चयन करें, भले ही उपयोगकर्ता मैन्युअली वर्कफ़्लो प्रारंभ करे या नहीं. उदाहरण के लिए, जब इस सामग्री प्रकार का कोई आइटम किसी लायब्रेरी या सूची में बनाया जाए, तो आप कोई वर्कफ़्लो प्रारंभ कर सकते हैं.

    • ऐसे वर्कफ़्लो के लिए जिन्हें आप कोई आइटम संशोधित करने पर स्वचालित रूप से चलाना चाहते हैं कोई आइटम परिवर्तित करने पर वर्कफ़्लो प्रारंभ करें चेक बॉक्स का चयन करें. उदाहरण के लिए, किसी अवधारण-नीति वर्कफ़्लो में, कोई आइटम बदलने पर समय सीमा समाप्ति दिनांक बदलने की आवश्यकता हो सकती है.

      नोट: किसी उपयोगकर्ता द्वारा कोई वर्कफ़्लो मैन्युअली प्रारंभ किए जाने के लिए दो स्वचालित प्रारंभ विकल्प डिफ़ॉल्ट सेटिंग के साथ एक साथ मौजूद रह सकते हैं.

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सूची और साइट सामग्री प्रकार अद्यतन करना

किसी वर्कफ़्लो बदलें पेज पर, सूचियाँ अद्यतन करें अनुभाग में, आप यह निर्दिष्‍ट कर सकते हैं कि क्या आप इस सामग्री प्रकार से आने वाले सभी सामग्री प्रकार को वर्कफ़्लो का उपयोग करने देना चाहते हैं.

  1. कोई वर्कफ़्लो पेज बदलें खोलना.

  2. सूचियाँ और साइट सामग्री प्रकार अद्यतन करें अनुभाग में, इस सामग्री प्रकार से बनाए गए सभी सामग्री प्रकार से लाई गई ये वर्कफ़्लो सेटिंग्स रखने के लिए हाँ क्लिक करें.

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