किसी साइट संग्रह के लिए कोई सूचना प्रबंधन नीति बनाना

सूचना प्रबंधन नीतियाँ आपको यह नियंत्रित करने में सक्षम करती हैं क‍ि कौन आपके संगठन की जानकारी तक पहुँच सके, जब पहुँच जाए, तो कितने समय तक इसे रखे. कोई नीति क़ानूनी और सरकारी नियमों या आंतरिक व्यापारिक प्रक्रिया के साथ अनुपालन बाध्य करने में मदद कर सकती है. किसी व्यवस्थापक के रूप में, आप कोई नीति सेट करके दस्तावेज़ों को ट्रैक करना, किसी का दस्तावेज़ों तक पहुँचना, और दस्तावेज़ों के धारण करने की अवधि नियंत्रित कर सकते हैं.

किसी सामग्री प्रकार के लिए प्रत्येक नी‍ति नियमों का कोई सेट स्थापित करती है. किसी नीति में प्रत्येक नियम कोई नीति सुविधा है. उदाहरण के लिए, कोई जानकारी प्रबंधन नीति सुविधा निर्दिष्ट करती है कि कोई सामग्री प्रकार कितनी अवधि तक रखा जाना चाहिए. नीतियाँ कई प्रकार से लागू की जा सकती हैं:

  • कोई नीति टेम्पलेट बनाकर और तब किसी साइट संग्रह, किसी सामग्री प्रकार, दस्तावेज़ प्रकार, या सूची से टेम्पलेट संबद्ध करना

  • किसी सामग्री प्रकार, लायब्रेरी, या सूची के साथ पृथक नीति सुविधा संबद्ध करके

  • साइट संग्रह मुख पृष्ठ पर, साइट क्रियाएँ क्लिक करें, साइट सेटिंग्स इंगित करें, और तब सभी साइट सेटिंग्स संशोधित करें क्लिक करें.

  • साइट सेटिंग्स पेज पर, साइट संग्रह व्यवस्थापक सूची में, साइट संग्रह नीतियाँ क्लिक करें.

  • साइट संग्रह नीतियाँ पेज पर, बनाएँ क्लिक करें.

  • नीति के लिए कोई नाम और विवरण लिखें, और तब कोई संक्षिप्त नीति वाक्य लिखें जो उपयोगकर्ताओं को समझाए कि नीति किसके लिए है. कोई नीति वाक्य 512 वर्णों तक हो सकता है.

  • नीति के साथ संबद्ध की जानी वाली सुविधाओं को सेट करने के लिए किसी सूचना प्रबंधन नीति की सुविधाएँ कॉन्फ़िगर करना विषय की जानकारी का उपयोग करें.

  • साइट संग्रह नीतियाँ पेज पर वापस आने के लिए ठीक क्लिक करें.

कोई नीति बनाने के बाद, वैकल्पिक रूप से आप इसे किसी साइट संग्रह के साथ संबद्ध कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं ‍कि केवल वही न‍ीति पूरी साइट में उपयोग की जाती है.

  1. साइट संग्रह नीतियाँ पेज पर, सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. साइट संग्रह नीति सेटिंग्स पेज पर, किसी साइट संग्रह नीति‍ का उपयोग करें, और तब साइट संग्रह पर लागू की जाने वाली नीति का चयन करें.

  3. उपयोगकर्ताओं द्वारा साइट संग्रह पर अतिरिक्त नीतियाँ जोड़ने का निर्धारण करने के लिए कस्टम नीतियों को अनुमति दें विकल्प का उपयोग करें.

    • यह सुनिश्चित करने के लिए कि केवल निर्दिष्ट नीति ही पूरी साइट में सभी सूचियों और लायब्रेरीज़ में उपयोग की जाती हैं, नहीं का चयन करें.

    • उपयोगकर्ताओं को कस्टम नीतियाँ रखने की अनुमति देने के लिए, डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स हाँ बनाए रखें. साइट संग्रह में सभी सामग्री के लिए चयनित नीति डिफ़ॉल्ट ही रहती है.

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