किसी साइट पर एक सूची के लिए वर्ज़निंग को सक्षम और कॉन्फ़िगर करना

जब आप वर्ज़निंग से संबंधित सूची सेट करते हैं, तो आपको कई निर्णयों में से एक निर्णय लेने की आवश्यकता होती है. क्या आप प्रत्येक बार, प्रत्येक आइटम को संपादित किए जाने पर उसके संस्करण बनाए रखना चाहते हैं? यदि ऐसा है, तो कितने संस्करण? क्या आप चाहते हैं कि सभी साइट उपयोगकर्ता, सभी ड्राफ़्ट संस्करण देखें, या वे केवल डिज़ाइन या पूर्ण नियंत्रण अनुमतियों वाले प्रवर्तक या लोगों के लिए दृश्यमान होने चाहिए? इन मामलों में आपके द्वारा लिया गया निर्णय, सूचियों में आइटम्स के प्रकार और महत्व, प्रत्येक आइटम के उद्देश्य, आपके उपयोगकर्ता समूह की आवश्यकताओं और सुरक्षा का स्तर, जो आपको बनाए रखना आवश्यक है, पर निर्भर करता है.

इस आलेख में

वर्ज़निंग सक्षम क्यों करें?

वर्ज़निंग सेटिंग्स – वे कैसे कार्य करती हैं

किसी साइट सूची में वर्ज़निंग को सक्षम और कॉन्फ़िगर करना

किसी सूची से वर्ज़निंग निकालना

वर्ज़निंग सक्षम क्यों करें?

साइट सूचियों में वर्ज़निंग के सक्षम होने पर, आप जानकारी के विकसित होते ही, उसे ट्रैक और प्रबंधित कर सकते हैं. यदि आवश्यक हो, तो आप पिछले संस्करणों को देख सकते हैं और उन्हें पुनर्प्राप्त कर सकते हैं. वह बहुत आसान है, उदाहरण के लिए, जब लोग यह मान लेते हैं कि आइटम के पिछले संस्करण, बाद के संस्करणों से अधिक सटीक हो सकते हैं. कुछ संगठन कानूनी कारणों या ऑडिट उद्देश्यों से आइटम्स के एकाधिक संस्करण रखते हैं.

डिफ़ॉल्ट रूप से वर्ज़निंग, बंद होती है. इसे चालू करने और अपने वर्ज़निंग निर्णयों को लागू करने के लिए, आपके पास या तो पूर्ण नियंत्रण या डिज़ाइन अनुमतियाँ होना आवश्यक है.

वर्ज़निंग सेटिंग्स – वे कैसे कार्य करती हैं

वर्ज़निंग सेटिंग्स संवाद बॉक्स में सूचियों के लिए तीन अनुभाग शामिल होते हैं. आपके द्वारा सूची सेट करते समय, प्रत्येक अनुभाग को निर्णय की आवश्यकता होती है. स्वाभाविक रूप से, यदि आपके पास आवश्यक अनुमतियाँ हैं, तो आप सेटिंग्स को बाद के दिनांक पर परिवर्तित कर सकते हैं.

  • सामग्री स्वीकृति अनुभाग   . इस अनुभाग का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए करें कि उन आइट्म्स के लिए, जिन्हें सूची में सबमिट किया गया है, सामग्री स्वीकृति की आवश्यकता है या नहीं.

  • आइटम संस्करण का इतिहास   . आपके पास उपलब्ध विभिन्न वर्ज़निंग विकल्पों का चयन करने के लिए, इस अनुभाग का उपयोग करें. निम्न तालिका प्रत्येक विकल्प और इसे चुनने के प्रभाव को सूचीबद्ध करती है.

चयन

प्रभाव

इस सूची में प्रत्येक बार आइटम संपादित करने पर उसका संस्करण बनाएँ?

नहीं डिफ़ॉल्ट सेटिंग है. यदि आप हाँ का चयन करते हैं, तो आइटम संपादित किए जाने के प्रत्येक बार उसका नया संस्करण बनाया जाता है. इस अनुभाग में एक हाँ से वह चयन प्रभावित नहीं होता है, जिसे आप वर्ज़निंग सेटिंग्स संवाद बॉक्स के अनुमोदित संस्करणों की निम्न संख्या के प्रारूप रखें अनुभाग में बना सकते हैं.

संस्करणों की निम्न संख्या रखें

यदि इस वैकल्पिक सेटिंग के लिए चेक बॉक्स चयनित है, तो इसके नीचे की संख्या यह इंगित करती है कि सूची में आइटम के कितने संस्करण हैं. यदि, उदाहरण के लिए, वह संख्या 25 है, तो 26वें संस्करण के बनने पर पुराने संस्करण को हटा दिया जाएगा. फिर, केवल 2-26 संस्करण उपलब्ध होते हैं.

अनुमोदित संस्करणों की निम्न संख्या के प्रारूप रखें

यह विकल्प केवल तभी लागू होता है, जब वर्जनिंग सेटिंग्स संवाद बॉक्स के सामग्री स्वीकृति अनुभाग में हाँ का चयन किया जाता है. यदि यह स्थिति हो, तो आप उन प्रारूपों की संख्या निर्धारित कर सकते हैं, जिन्हें आप प्रत्येक अनुमोदित संस्करण के लिए रखना चाहते हैं. जब तक आपके पास कोई कानूनी या अन्य विशेष आवश्यकता न हो, आपको संभवत: सारे अनुमोदित संस्करणों के लिए सभी प्रारूप बनाए रखने की आवश्यकता नहीं होती है. उदाहरण के लिए, हो सकता है आप केवल नवीनतम पाँच अनुमोदित संस्करणों के लिए प्रारूप बनाए रखना चुनें.

  • प्रारूप आइटम सुरक्षा अनुभाग   . यह निर्धारित करने के लिए, कि किसे उन आइटम्स के प्रारूप देखने चाहिए, जो अभी भी अनुमोदित नहीं हैं इस अनुभाग का उपयोग करें.

    महत्वपूर्ण:  यह विकल्प केवल तभी उपलब्ध होता है, जब सामग्री स्वीकृति अनुभाग को हाँ पर सेट किया जाता है.

    आप ऐसे किसी भी उपयोगकर्ता को अनुमति दे सकते हैं, जिसके पास प्रारूप देखने के लिए सूची पर पठन अनुमतियाँ हों या आप दृश्य को केवल उन उपयोगकर्ताओं, जो आइटम्स को संपादित कर सकते हैं या केवल आइटम के लेखक और आइटम्स को अनुमोदित कर सकने वाले लोगों के लिए प्रतिबंधित कर सकते हैं.

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किसी साइट सूची में वर्ज़निंग को सक्षम और कॉन्फ़िगर करना

किसी सूची में वर्ज़निंग को सक्षम और कॉन्फ़िगर करने के लिए, निम्न चरणों से जाएँ.

  1. उस सूची पर नेविगेट करें, जिसमें आप कार्य करने की योजना बनाते हैं. यदि त्वरित लॉन्च फलक पर सूची का नाम प्रकट नहीं होता है, तो सभी साइट सामग्री क्लिक करें, और फिर अपनी सूची के नाम का चयन करें.

  2. रिबन पर सूची उपकरण समूह में सूची टैब क्लिक करें.

  3. सूची सेटिंग्स पर क्लिक करें. SharePoint रिबन पर सूची सेटिंग्स बटन सूची सेटिंग्स पृष्ठ खुलता है.

  4. सामान्य सेटिंग्स के तहत वर्ज़निंग सेटिंग्स पर क्लिक करें. वर्ज़निंग सेटिंग्स संवाद बॉक्स खुलता है.

  5. आइटम संस्करण इतिहास अनुभाग में, सबमिट किए गए आइटम्स के लिए सामग्री स्वीकृति आवश्यक बनाएँ?, के अंतर्गत हाँ का चयन करें.

  6. वैकल्पिक: उन संस्करणों की संख्या का चयन करें, जिन्हें आप सूची में बनाए रखना चाहते हैं.

  7. वैकल्पिक: उन स्वीकृत संस्करणों की संख्या का चयन करें, जिनके लिए आप प्रारूप बनाए रखना चाहते हैं. यह विकल्प तब उपलब्ध होता है, जब आप सामग्री स्वीकृति अनुभाग में हाँ का चयन करते हैं.

  8. वैकल्पिक: निर्धारित करें कि किन उपयोगकर्ताओं को उन आइटम्स के प्रारूप देखने की अनुमति होनी चाहिए, जिनका स्वीकृत नहीं किया गया है. यह विकल्प केवल तभी उपलब्ध होता है, जब सामग्री स्वीकृति अनुभाग में सबमिट किए गए आइटम्स के लिए सामग्री स्वीकृति आवश्यक बनाएँ को हाँ पर सेट किया होता है, ड्राफ़्ट आइटम सुरक्षा अनुभाग में निम्न में से एक का चयन करें.

    • कोई भी उपयोगकर्ता, जो आइटम्स पढ़ सकता हो. यह अनुभाग उस किसी को भी पहुँच की अनुमति देता है, जिसे साइट पर पठन की अनुमतियाँ होती हैं.

    • केवल वे उपयोगकर्ता, जो आइटम्स संपादित कर सकते हैं. यह अनुभाग प्रारूपों के दृश्य को उनके लिए प्रतिबंधित करता है, जिन्हें संपादन करने की अनुमतियाँ होती हैं.

    • केवल वे उपयोगकर्ता, जो आइटम्स अनुमोदित कर सकते हैं (और आइटम का लेखक). यह अनुभाग दृश्य को केवल आइटम के मूल लेखक और उन लोगों के लिए प्रतिबंधित करता है, जिन्हें सूची में आइटम्स को अनुमोदित करने की अनुमति होती है.

  9. संवाद बॉक्स बंद करने और सूची सेटिंग्स पृष्ठ पर लौटने के लिए ठीक क्लिक करें.

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किसी सूची से वर्ज़निंग निकालना

कुछ देर बाद, आप निर्धारित कर सकते हैं कि आपकी सूची के लिए वर्ज़निंग वास्तव में आवश्यक नहीं है. यदि आपके पास पूर्ण नियंत्रण या डिज़ाइन अनुमतियाँ हैं, तो आप सूची से वर्ज़निंग निकाल सकते हैं.

  1. उस सूची पर नेविगेट करें, जिसमें आप कार्य करने की योजना बनाते हैं. यदि त्वरित लॉन्च फलक पर सूची का नाम प्रकट नहीं होता है, तो सभी साइट सामग्री क्लिक करें, और फिर अपनी सूची के नाम का चयन करें.

  2. रिबन पर सूची उपकरण समूह में सूची टैब क्लिक करें.

  3. सूची सेटिंग्स SharePoint रिबन पर सूची सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें. सूची सेटिंग्स पृष्ठ खुलता है.

  4. सामान्य सेटिंग्स के तहत वर्ज़निंग सेटिंग्स पर क्लिक करें. वर्ज़निंग सेटिंग्स संवाद बॉक्स खुलता है.

  5. सूची सेटिंग्स पृष्ठ पर सामान्य सेटिंग्स के तहत वर्ज़निंग सेटिंग्स क्लिक करें.

  6. आइटम संस्करण इतिहास अनुभाग में सबमिट किए गए आइटम्स के लिए सामग्री स्वीकृति आवश्यक बनाएँ?, के अंतर्गत नहीं का चयन करें.

    यह इस अनुभाग से आपके द्वारा पहले बनाई गई प्रविष्टियों को निकालता है.

  7. संवाद बॉक्स बंद करने और सूची सेटिंग्स पृष्ठ पर लौटने के लिए ठीक क्लिक करें.

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