किसी लायब्रेरी के सामग्री अनुमोदन के प्रबंधन के लिए वर्कफ़्लो का उपयोग करना

आप लायब्रेरीज़ में सामग्री अनुमोदन के प्रबंधन (सुधार भी कहा जाता है) के लिए वर्कफ़्लो का उपयोग कर सकते हैं जिसके लिए सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता होती है और मुख्य व लघु संस्करण सक्षम होते हैं. जब आप सामग्री अनुमोदन प्रक्रिया के प्रबंधन के लिए वर्कफ़्लो का उपयोग करते हैं, तो किसी दस्तावेज़ के लघु संस्करण तब तक लंबित स्‍िथति में रहते हैं जब तक कि वे वर्कफ़्लो प्रक्रिया के द्वारा अनुमोदित या निरस्त नहीं हो जाते. यदि वर्कफ़्लो के द्वारा कोई लघु संस्करण अनुमोदित होता है, तो इसकी स्थिति अद्यतन होकर लंबित से अनुमोदित हो जाती है, और यह मुख्य संस्करण के रूप में प्रकाशित होता है और लायब्रेरी देखने की अनुमति के साथ प्रत्येक के लिए प्रदर्शित होता है. यदि कोई लघु संस्करण वर्कफ़्लो के द्वारा निरस्त हो जाता है, तो इसकी स्थिति अद्यतन होकर लंबि से निरस्त हो जाती है और यह लघु संस्करण ही बना रहता है जिसे केवल वे लोग देख सकते हैं जिन्हें लायब्रेरी में लघु संस्करण देखने की अनुमति है. सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लो स्वचालित रूप से तब प्रारंभ होता है जब लेखक किसी लघु संस्करण में मुख्य संस्करण के रूप में चेक इन करते हैं, या जब वे किसी दस्तावेज़ के लिए मुख्य संस्करण प्रकाशित करें आदेश का चयन करते हैं. आप उपयोगकर्ताओं को सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लो मैन्युअल रूप से प्रारंभ करने की विशेष अनुमति दे सकते हैं.

सामग्री अनुमोदन और संस्करण के बारे में और अधिक जानकारी के लिए यह भी देखें अनुभाग में लिंक्स देखें.

निम्न अनुभाग उन चरणों की व्याख्या करता है जो किसी लायब्रेरी के सामग्री अनुमोदन के प्रबंधन के लिए वर्कफ़्लो सेट करने के लिए होते हैं.

इस आलेख में

चरण 1: लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन सक्षम करना और प्रारूप आइटम सुरक्षा निर्दिष्ट करना

चरण 2: लायब्रेरी के लिए मुख्य और लघु संस्करण सक्षम करना

चरण 3: किसी लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन के प्रबंधन के लिए वर्कफ़्लो सेट करना

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चरण 1: लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन सक्षम करना और प्रारूप आइटम सुरक्षा निर्दिष्ट करना

जब आप कोई लायब्रेरी सेट करते हैं, तो आपको उस लायब्रेरी में सहेजे गए दस्तावेज़ों में बदलावों के अनुमोदन की आवश्यकता हो सकती है.

जब किसी लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता नहीं होती, को बदला गया दस्तावेज़ लंबित स्थिति में तब तक रहता है जब तक कि यह इसे अनुमोदित करने की अनुमति रखने वाले किसी व्यक्ति के द्वारा अनुमोदित या निरस्त नहीं हो जाता है. यदि फ़ाइल अनुमोदित है, तो लायब्रेरी में इसे अनुमोदित स्थिति असाइन कर दी जाती है. यदि फ़ाइल निरस्त हो जाती है, तो इसकी स्थिति अद्यतन होकर निरस्त हो जाती है और यह केवल दस्तावेज़ लेखक और सूचियाँ प्रबंधित करने की अनुमति वाले लोगों को दिखाई देती है.

डिफ़ॉल्ट रूप से, कोई लंबित दस्तावेज़ केवल इसके लेखक और सूचियाँ प्रबंधित करने की अनुमति वाले लोग देख सकते हैं, परंतु आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि अन्य समूहों के लोग दस्तावेज़ देख सकते हैं या नहीं.

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

    सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. सामान्य सेटिंग्स के तहत, संस्करण सेटिंग्स क्लिक करें.

  3. सामग्री अनुमोदन अनुभाग में, सबमिट किए गए आइटम्स के सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता? के तहत, हाँक्लिक करें.

  4. प्रारूप आइटम सुरक्षा अनुभाग में, इस दस्तावेज़ लायब्रेरी में प्रारूप आइटम कौन देख सकता है? के तहत, केवल वे उपयोगकर्ता, जो आइटम्स अनुमोदित कर सकते हैं (और आइटम का लेखक) का चयन करें.

    नोट: यदि आपने पहले लायब्रेरी के लिए संस्करण सेटिंग अद्यतन नहीं की हैं, तो यह विकल्प आपके द्वारा आवश्यक सामग्री अनुमोदन के चयन पर स्वालित रूप से चयनित हो जाता है.

  5. ठीक क्लिक करें.

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चरण 2: लायब्रेरी के लिए मुख्य और लघु संस्करण सक्षम करना

आप सामग्री अनुमोदन के प्रबंधन के लिए वर्कफ़्लो का उपयोग कर सकें उसके पहले आपको मुख्य और लघु संस्करण सक्षम करना होगा.

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

    सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. सामान्य सेटिंग्स के तहत, संस्करण सेटिंग्स क्लिक करें.

  3. दस्तावेज़ संस्करण इतिहास अनुभाग में, प्रमुख और गौण (प्रारूप) संस्करण बनाएँ क्लिक करें.

  4. ठीक क्लिक करें.

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चरण 3: किसी लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन के प्रबंधन के लिए वर्कफ़्लो सेट करना

पूर्वनिर्धारित अनुमोदन वर्कफ़्लो जो कि Microsoft Office SharePoint Server 2007 में उपलब्ध है, का उपयोग किसी लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन के प्रबंधन के लिए उपयोग किया जा सकता है. आपका संगठन सामग्री अनुमोदन के प्रबंधन के लिए किसी कस्टम वर्कफ़्लो के लिए कस्टम डेवलप कर सकता है और वितरित कर सकता है.

जब आप किसी लायब्रेरी में सामग्री अनुमोदन के प्रबंधन के लिए किसी वर्कफ़्लो का उपयोग करते हैं, तो जब भी उपयोगकर्ता दस्तावेज़ में मुख्य संस्करण के रूप में चेक इन करते हैं, या जब वे किसी दस्तावेज़ का मुख्य संस्करण प्रकाशित करें आदेश का चयन करते हैं तो सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रारंभ होता है. जब वर्कफ़्लो में कार्य चल रहा हो, तो दस्तावेज़ लंबित स्थिति के साथ एक लघु संस्करण रहता है. यदि दस्तावेज़ को सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लो के द्वारा अनुमोदित है, तो इसकी स्थिति अद्यतन होकर अनुमोदित हो जाती है, और दस्तावेज़ मुख्य संस्करण के रूप में प्रकाशित होता है, इससे यह लायब्रेरी में दस्तावेज़ देखने की अनुमति वाले किसी भी व्यक्ति द्वा देखा जा सकता है. यदि दस्तावेज़ सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लो के द्वारा निरस्त हो जाता है, तो इसकी स्थिति अद्य‍तन होकर निरस्त हो जाती है, और इसका लघु संस्करण बना रहता है, जो कि केवल दस्तावेज़ के लेखक और सूचियाँ प्रबंधित करने की अनुमति वाले उपयोगकर्ताओं द्वार ही देखा जा सकता है.

नोट: जब लेखक दस्तावेज़ों को मुख्य संस्करणों के रूप में चेक इन करते हैं, या वे किसी दस्तावेज़ के लिए बड़ा संस्करण प्रकाशित करें आदेश का चयन करते हैं तब स्वचालित रूप से प्रारंभ होने वाली किसी लायब्रेरी के लिए केवल एक ही सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लो निर्दिष्ट किया जा सकता है.

  1. वह लायब्रेरी खोलें जिसमें आप कोई वर्कफ़्लो जोड़ना चाहते हैं.

    सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. अनुमतियाँ और प्रबंधन के तहत, वर्कफ़्लो सेटिंग्स क्लिक करें.

    नोट्स: 

    • वर्कफ़्लो सेटिंग्स आदेश केवल तब प्रकट होता है जब वर्कफ़्लो साइट संग्रह के लिए सक्रिय किए जाते हैं.

    • यदि वर्कफ़्लो पहले ही इस लायब्रेरी से जोड़ दिया गया है, तो यह चरण आपको सीधे ही वर्कफ़्लो सेटिंग्स बदलें पेज पर ले जाता है, और कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पेज पर जाने के लिए कोई वर्कफ़्लो जोड़ें क्लिक करना होगा. यदि इस सूची, लायब्रेरी, या सामग्री प्रकार में कोई वर्कफ़्लो नहीं जोड़ा गया है, तो यह चरण आपको सीधे कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पेज पर ले जाता है.

  3. कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पेज पर, वर्कफ़्लो अनुभाग में, उस वर्कफ़्लो टेम्पलेट का नाम क्लिक करें जिसका उपयोग आप सामग्री अनुमोदन प्रबंधन के लिए करना चाहते हैं.

    यदि आप Office SharePoint Server 2007 में उपलब्ध पूर्वनिर्धारित अनुमोदन वर्कफ़्लो के उपयोग की योजना बनाते हैं, तो अनुमोदन वर्कफ़्लो टेम्पलेट क्लिक करें.

  4. नाम अनुभाग में वर्कफ़्लो का कोई अनन्य नाम लिखें.

    कार्य सूची अनुभाग में, इस वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कार्य सूची निर्दिष्ट करें.

    नोट्स: 

    • आप डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग कर सकते हैं या स्वयं की सूची बना सकते हैं. यदि आप डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग करते हैं, तो वर्कफ़्लो के प्रतिभागी कार्य सूची के मेरे कार्य दृश्य का उपयोग करके आसानी से अपने वर्कफ़्लो कार्य ढूँढने और देखने में सक्षम होंगे.

    • यदि इस वर्कफ़्लो के लिए कार्य संवेदनशील या गोपनीय डेटा प्रकट करते होंगे, जिन्हें आप सामान्य कार्य सूची से अलग रखना चाहते होंगे, तो आपको नई कार्य सूची बनानी चाहिए.

    • यदि आपके संगठन को बहुत सारे वर्कफ़्लो रखने होंगे या यदि वर्कफ़्लोज़ से बहुत सारे कार्य जुड़े होंगे, तो आपको नई कार्य सूची बनानी चाहिए. इस आवृत्ति में, संभवतः आप हर वर्कफ़्लो के लिए कार्य सूचियाँ बनाना चाहें.

  5. इतिहास सूची अनुभाग में, इस वर्कफ़्लो के उपयोग हेतु कोई इतिहास सूची चुनें. इतिहास सूची वर्कफ़्लो की प्रत्येक स्थिति के दौरान होने वाले सभी ईवेंट्स प्रदर्शित करती है.

    नोट: आप डिफ़ॉल्ट इतिहास सूची का उपयोग कर सकते हैं या आप कोई नई बना सकते हैं. यदि आपके संगठन में अनेक वर्कफ़्लो हों, तो आप प्रत्येक वर्कफ़्लो के लिए अलग इतिहास सूची बना सकते हैं.

  6. प्रारंभ विकल्प अनुभाग में, किसी आइटम के मुख्य संस्करण का प्रकाशन के अनुमोदन के लिए यह वर्कफ़्लो प्रारंभ करें चेक बॉक्स का चयन करें.

    नोट: यह विकल्प केवल तब उपलब्ध होता है जब लायब्रेरी के लिए मुख्य और लघु संस्करण सक्षम हो और यदि आपके द्वारा चयनित वर्कफ़्लो टेम्पलेट सामग्री अनुमोदन के लिए उपयोग की जा सकती है.

  7. यदि आप वर्कफ़्लो को मैन्युअली प्रारंभ करने की सुविधा देना चाहते हैं, तो आइटम्स संपादित करने की अनुमतियों के साथ किसी प्राधिकृत उपयोगकर्ता द्वारा यह वर्कफ़्लो मैन्युअल रूप से प्रारंभ करने की अनुमति दें चेक बॉक्स का चयन करें. यदि आप वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए अतिरिक्त अनुमतियाँ आवश्यक करना चाहते हैं तो वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए सूचियाँ प्रबंधित करें की आवश्यकता है चेक बॉक्स का चयन करें.

  8. यदि आपके वर्कफ़्लो के लिए अतिरिक्त अनुकूलन विकल्प उपलब्ध हैं, तो अगला क्लिक करें, और तब उस विकल्प को निर्दिष्ट करें जो आप आपके वर्कफ़्लो के अनुकूलित करें पेज पर चाहते हैं.

    यदि आप Office SharePoint Server 2007 में उपलब्ध पूर्वनिर्धारित वर्कफ़्लो का उपयोग कर रहे हैं, तो आपके वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने के बारे में विवरण के लिए ‍अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग करें देखें.

  9. यदि आपके वर्कफ़्लो के लिए कोई अतिरिक्त अनुकूलन विकल्प उपलब्ध नहीं हैं, तो ठीक क्लिक करें.

    नोट्स: 

    • जब कोई लेखक किसी प्रारूप में मुख्य संस्करण के रूप में चेक इन करता है, या जब लेखक किसी दस्तावेज के लिए मुख्य संस्करण प्रकाशित करें आदेश का चयन करता है तो सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लो स्वचालित रूप से प्रारंभ होता है.

    • जिन लोगों को सीधे ही कोई दस्तावेज़ के अनुमोदन की अनुमति होती है वे लायब्रेरी में उस दस्तावेज़ के गुण संपादित कर अनुमोदन कर सकते हैं. यदि कोई दस्तावेज़ इस प्रकार अनुमोदित या निरस्त होता है, तो वर्कफ़्लो स्वचालित रूप से बंद हो जाता है.

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