किसी लाइब्रेरी में कोई फ़ाइल खोलना या संपादित करना

पद्धति जिसे आपने लाइब्रेरी में कोई फ़ाइल खोलने या संपादित करने के लिए चुना है आप फ़ाइल के साथ क्या करना चाहते है पर निर्भर करता है.

जब आप किसी प्रोग्राम से जो कि Windows SharePoint Services 3.0 के साथ संगत है, जैसे Microsoft Office Word 2007 कोई फ़ाइल क्लिक करते है, तो आपके पास फ़ाइल की केवल पढ़ने के लिए प्रतिलिपि देखने या संपादन हेतु फ़ाइल खोलने के लिए आपके पास विकल्प होता है. विकल्प फ़ाइल को खोलने के लिए कोई तरीका जो आपके आशयों से मेल खाता है में मदद करता है.

नोट: फ़ाइलों के कई समान प्रकार, जैसे दस्तावेज़ और स्प्रैडशीट, Windows SharePoint Services 3.0 में लाइब्रेरी से देखें या संपादित किए जा सकते है. यदि आपका सिस्टम किसी फ़ाइल के प्रकार का पता नहीं लगा सकता है — उदाहरण के लिए, क्योंकि आपके सिस्टम पर कोई भी प्रोग्राम फ़ाइल प्रकार के साथ संबंधित नहीं है — आप फ़ाइल स्थानीय रूप से डाउनलोड या सहेज सकते है. बाद में, आप इसे किसी प्रोग्राम जो फ़ाइल का पता लगा सकता में खोल सकते है.

आप क्या करना चाहते हैं?

किसी फ़ाइल की केवल पढने के लिए प्रतिलिपि खोलें

कि‍सी फ़ाइल को चेक आउट करना

कोई फ़ाइल संपादि‍त करना

दस्तावेज़ लायब्रेरी की किसी फ़ाइल पर ऑफ़लाइन कार्य करना

किसी फ़ाइल की केवल पढने के लिए प्रतिलिपि खोलें

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  2. फ़ाइल का नाम जिसे आप खोलना चाहते है क्लिक करें, और तब निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • यदि आप कोई फ़ाइल खोल रहे है जो कि कुछ प्रोग्राम्स में बनाए गए थे जो कि Windows SharePoint Services 3.0 के साथ संगत है, जैसे Office Word 2007, तो हो सकता है आप कोई संवाद बॉक्स देखें जो आपसे पूछें कि आप यह फ़ाइल कैसे खोलना चाहते है. यदि कोई संवाद बॉक्स प्रकट होता है, तो फ़ाइल केवल पढ़ने के रूप में खोलने के लिए विकल्प का चयन करें.

    • अन्य प्रोग्राम में, जैसे किसी प्रोग्राम का कोई पूर्व संस्करण या कोई प्रोग्राम जो कि Windows SharePoint Services 3.0 के साथ संगत नहीं है, तो जब आप इसे क्लिक करते है तो फ़ाइल स्वत: केवल पढ़ने के रूप में खुलती है.

      यदि आप फ़ाइल संपादन की ओर जाते है, तो इसे खोलने के द्वारा नहीं खोलें; इसके बजाय, नीचे तीर क्लिक करने के लिए फ़ाइल नाम चिह्नित करें. नीचे तीर क्लिक करें, और तब मेनू में जो प्रकट होता है, अनुप्रयोग में संपादित करें क्लिक करें.

    • किसी चित्र लाइब्रेरी में, जब आप फ़ाइल क्लिक करते है तो छवि के गुण प्रकट होते है. आप पूर्वावलोकन अनुभाग में छवि का पूर्वावलोकन कर सकते है, या किसी ब्राउज़र विंडो में कोई केवल पढ़ने के लिए फ़ाइल देखने के लिए, छवि पूर्वावलोकन या छवि नाम क्लिक करें.

नोट: यदि‍ आप केवल पढ़ने के लि‍ए फ़ाइल देखते समय रखे जाने वाले परि‍वर्तन करते हैं, तो हो सकता है कि‍ आप फ़ाइल को उसी नाम से सीधे लायब्रेरी में न सहेज पाएँ. हालाँकि, आप अपना कार्य सहेज सकते हैं. आप फ़ाइल का नाम बदल सकते हैं और उसे दस्‍तावेज़ लायब्रेरी में सहेज सकते हैं, या आप फ़ाइल को अपनी हार्ड डि‍स्‍क पर सहेजकर उसे बाद में अपलोड कर सकते हैं. यदि‍ आप फ़ाइल को बाद में अपलोड करते हैं, तो आप उसे यदि‍ संस्‍करण ट्रैक कि‍या गया है तो मौजूदा फ़ाइल के संस्‍करण के रूप में अपलोड कर सकते हैं, ताकि‍ यह फ़ाइल संस्‍करण इति‍हास भाग हो.

युक्ति: Windows SharePoint Services 3.0 के संगत कुछ प्रोग्राम्‍स केवल पढ़ने के लि‍ए फ़ाइल को संपादि‍त करने का वि‍कल्‍प देते हैं. कुछ परि‍स्‍थि‍ति‍यों में, यह वि‍कल्‍प फ़ाइल के शीर्ष पर कि‍सी उपकरण पट्टी पर प्रकट होता है. इस वि‍कल्‍प का उपयोग करना तब उपयोगी हो सकता है जब आप कि‍सी फ़ाइल को पढ़ने के लि‍ए पहली बार खोलते हैं, और फि‍र उसे संपादि‍त करता चाहते हैं.

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कि‍सी फ़ाइल को चेक आउट करना

जब आप कि‍सी फ़ाइल को चेक आउट करें करते हैं, तो सुनि‍श्चि‍त करें कि‍ जब आपके द्वारा फ़ाइल संपादि‍त करते समय अन्‍य कोई उसमें परि‍वर्तन न कर सकें. अन्‍य उपयोगकर्ता आपके परि‍वर्तनों को तब तक नहीं देखते हैं जब तक कि‍ आप फ़ाइल को चेक इन करें नहीं करते हैं.

आपके संगठन के लि‍ए फ़ाइल संपादि‍त करने हेतु फ़ाइल को चेक आउट करना आवश्‍यक है. इससे कई लोगों को एक ही समय पर फ़ाइल में परि‍वर्तन करने से रोका जाता है, जो फ़ाइल में वि‍रोधाभासों और भ्रामक चीज़ों को संपादन से बचाने में मदद करता है. जि‍न लायब्रेरीज़ के लि‍ए चेक आउट करना आवश्‍यक है, उनमें जब आप फ़ाइल को संपादि‍त करते हैं, तो यदि‍ आपने उसे पहले से चेक आउट नहीं कि‍या हो तो वह आपके लि‍ए स्‍वत: चेक आउट की गई होती है.

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  2. नीचे तीर प्रदर्शि‍त करने के लि‍ए फ़ाइल नाम इंगि‍त करें.

    चि‍त्र लायब्रेरी में, फ़ाइल क्‍लि‍क करें, और तब प्रकट हुए गुणों में, चेक आउट करें क्‍लि‍क करें.

  3. नीचे तीर क्‍लि‍क करें, और तब प्रकट हुए मेनू में, चेक आउट करें क्‍लि‍क करें.

    चि‍त्र को छोड़कर जब कोई फ़ाइल चेक आउट की जाती है, तो लायब्रेरी की फ़ाइल का चि‍ह्न यह बताने के लि‍ए कि‍ वह चेक आउट हो गई है, TBD बदल जाता है. जब कोई चि‍त्र चेक आउट कि‍या जाता है, तो गुण पृष्ठ पर दि‍या गया बटन चेक इन में बदल जाता है.

  4. यदि‍ वह प्रोग्राम जि‍सका उपयोग आप फ़ाइल को संपादि‍त करने के लि‍ए करना चाहते हैं, Windows SharePoint Services 3.0 के संगत है, तो आपको फ़ाइल का कि‍सी स्‍थानीय ड्राफ़्ट के रूप में उपयोग करने के लि‍ए पूछा जा सकता है. यदि‍ आप अपनी हार्ड डि‍स्‍क पर स्‍थि‍त फ़ाइल की प्रति‍लि‍पि‍ पर कार्य करना चाहते हैं, तो मेरे स्थानीय ड्राफ़्ट फ़ोल्डर का उपयोग करें चेक बॉक्स को चयनि‍त रखें. यदि‍ आप ड्राफ़्ट प्रति‍लि‍पि‍ को चेक आउट करते समय सर्वर पर संग्रहीत करना चाहते हैं, तो इस चेक बॉक्‍स को रि‍क्त करें.

    नोट्स: 

    • बाद में, यदि‍ आप फ़ाइल को परि‍वर्तन सहेजे बि‍ना चेक इन करने का नि‍र्णय लेते हैं, तो आप अपने परि‍वर्तनों को खारि‍ज कर सकते हैं. आप फ़ाइल के चेक आउट के समय कि‍ए गए परि‍वर्तनों को खो देते हैं. फ़ाइल अंति‍म बार चेक इन संस्‍करण में वापस आ जाती है, और न सहेजे गए परि‍वर्तनों के लि‍ए कोई संस्‍करण इति‍हास नहीं रखा जाता है.

    • आप फ़ाइल को चेक इन कर सकते हैं, ताकि‍ अन्‍य लोग परि‍वर्तनों को देख सकें, और फ़ाइल पर कार्य करना जारी रखते समय उसे चेक आउट रख सकते हैं. ऐसा करने के लि‍ए, आप जब फ़ाइल को वापस चेक इन करते हैं तब इस संस्करण को चेक इन करने के बाद दस्तावेज़ को चेक आउट रखें चेक बॉक्‍स का चयन कर सकते हैं.

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कोई फ़ाइल संपादि‍त करना

आपकी लायब्रेरी के सेटअप के अनुसार, आपको फ़ाइल संपादि‍त करने से पहले उसे चेक आउट करने की आवश्‍यकता हो सकती है, इससे अन्‍य लोगों को एक ही समय पर फ़ाइल में परि‍वर्तन करने से रोका जाता है. यदि‍ कि‍सी ने फ़ाइल को चेक आउट कि‍या है, तो आप उसे संपादि‍त नहीं कर सकते.

यदि‍ आप संपादि‍त करने से पहले फ़ाइल को चेक आउट करते हैं, तो जब आप फ़ाइल पर कार्य कर रहे हैं, कोई अन्‍य व्‍यक्ति‍ उसे संपादि‍त कर सकता है. जब दो या इससे अधि‍क लोग कि‍सी फ़ाइल पर एक ही समय में कार्य करते हैं, तो यह संभव हैं कि‍ वे एक दूसरे के परि‍वर्तनों को अधि‍लि‍खि‍त कर दें.

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  2. नि‍म्‍न में से कोई एक कार्य करें:

    • यदि‍ आप कि‍सी फ़ाइल को खोल रहे हैं जो Windows SharePoint Services 3.0 के संगत कि‍सी प्रोग्राम जैसे Office Word 2007 में बनाई गई है, तो फ़ाइल क्‍लि‍क करें. यदि‍ आपको ये पूछते हुए कोई संवाद बॉक्‍स दि‍खाई देता कि‍ आप फ़ाइल कैसे खोलना चाहते हैं, तो फ़ाइल संपादि‍त करने के लि‍ए वि‍कल्‍प का चयन करें.

    • यदि‍ आप प्रोग्राम के पि‍छले संस्‍करण या कि‍सी ऐसे प्रोग्राम में जो Windows SharePoint Services 3.0 के संगत नहीं है में फ़ाइल संपादि‍त करते हैं, तो नीचे तीर प्रदर्शि‍त करने के लि‍ए फ़ाइल नाम इंगि‍त करें. नीचे तीर क्‍लि‍क करें, और प्रकट हुए मेनू पर, प्रोग्राममें संपादि‍त करें क्‍लि‍क करें.

    • कि‍सी चि‍त्र लायब्रेरी में, संपादि‍त करने के लि‍ए इच्‍छि‍त चि‍त्र या चि‍त्रों के लि‍ए चेक बॉक्सेस चयन करें. क्रियाएँ मेन्‍यू छवि‍ मेनू पर, संपादन क्‍लि‍क करें.

  3. आपकी लायब्रेरी की सेटिंग और फ़ाइल संपादि‍त करने के लि‍ए उपयोग कि‍ए जा रहे प्रोग्राम के अनुसार, आप फ़ाइल को खोलने पर कोई संदेश देख सकते हैं. उदाहरण के लि‍ए, संदेश आपसे पूछता है कि‍ क्‍या आपके वि‍चार में, फ़ाइल खोलने के लि‍ए सुरक्षि‍त है, अथवा यदि‍ आपकी लायब्रेरी के लि‍ए फ़ाइल का चेक आउट होना आवश्‍यक है तो संदेश आपको सूचि‍त करता है कि‍ आपकी फ़ाइल चेक आउट की जा रही है. यदि‍ आप आगे जारी रखना चाहते हैं, तो संदेश ठीक क्‍लि‍क कर प्रति‍क्रि‍या दे सकते हैं या इसके समकक्ष कोई और कार्य कर सकते हैं.

  4. फ़ाइल संपादि‍त करें, उसे सहेजें, और तब प्रोग्राम बंद करें.

  5. यदि‍ फ़ाइल चेक आउट चेक आउट है, और जो प्रोग्राम आप उपयोग कर रहे हैं Windows SharePoint Services 3.0 के संगत है, तो आपको फ़ाइल बंद करते समय उसे चेक इन करने के लि‍ए संकेत दि‍या जाता है. यदि‍ आप फ़ाइल को चेक इन नहीं करना चाहते हैं, तो आप बाद में लायब्रेरी में फ़ाइल के ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग कर फ़ाइल को वेक इन कर सकते हैं.

    नोट्स: 

    • यदि‍ आप फ़ाइल संपादि‍त कर रहे हैं, लेकि‍न वह चेक आउट नहीं है, तो आपके परि‍वर्तन तब प्रकट होते हैं जब आप फ़ाइल को वापस लायब्रेरी में सहेजते हैं. यदि‍ फ़ाइल चेक आउट है, तो आपके परि‍वर्तन तब प्रकट होते हैं जब आप फ़ाइल को चेक इन करते हैं.

    • आपकी लायब्रेरी के सेटअप के अनुसार, आपको फ़ाइल सहेजते समय उसके बारे में अति‍रि‍क्त जानकारी के लि‍ए संकेत दि‍या जा सकता है. उदाहरण के लि‍ए, आपको फ़ाइल के सामग्री प्रकार को चुनने या फ़ाइल के बारे में और अधि‍क वि‍वरण दर्ज करने के लि‍ए पूछा जा सकता है.

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दस्तावेज़ लायब्रेरी की किसी फ़ाइल पर ऑफ़लाइन कार्य करना

Windows SharePoint Services 3.0 के संगत कि‍सी प्रोग्राम जैसे Office Word 2007 का उपयोग कर यदि‍ आप कि‍सी दस्तावेज़ लायब्रेरी से अपनी फ़ाइल को संपादि‍त कर रहे हैं, तो आप अपनी हार्ड डि‍स्‍क पर फ़ाइल को चेक आउट कर सकते हैं और उसके साथ कार्य कर सकते हैं. आपके सर्वर के अनुसार, फ़ाइलों के साथ अपनी हार्ड डि‍स्‍क पर कार्य करना, सर्वर पर कार्य करने की अपेक्षा तेज़ हो सकता है.

फ़ाइल को चेक आउट करने के लि‍ए आपका सर्वर से कनेक्‍ट होना आवश्‍यक है, लेकि‍न आप अपने कंप्‍यूटर पर कि‍सी सर्वर ड्राफ़्ट फ़ोल्‍डर में फ़ाइल पर कार्य कर सकते हैं, चाहे आप सर्वर से कनेक्‍ट हों या न हों. उदाहरण के लि‍ए, आप अपनी Windows SharePoint Services साइट से कोई फ़ाइल चेक आउट कर सकते हैं और तब बाद में उसके साथ अपने पोर्टेबल कंप्‍यूटर पर कार्य कर सकते हैं. भले ही आप फ़ाइल के साथ कहीं पर भी कार्य करें, जब आप फ़ाइल को वापस चेक इन करते हैं तो सर्वर पर स्‍थि‍त प्रति‍ अद्यतन हो जाती है.

यह विकल्प केवल दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ के लि‍ए उपलब्‍ध है.

  1. यदि लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो सभी साइट सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  2. कोई नीचे तीर प्रदर्शि‍त करने के लि‍ए लायब्रेरी में कि‍सी फ़ाइल नाम को इंगि‍त करें.

  3. नीचे तीर क्‍लि‍क करें, और तब चेक आउट करें क्‍लि‍क करें.

  4. संवाद बॉक्स में, मेरे स्थानीय ड्राफ़्ट फ़ोल्डर का उपयोग करें चेक बॉक्स चयन करें.

    नोट: यदि‍ आप कि‍सी फ़ाइल को चेक आउट कर रहे हैं जो कि‍सी ऐसे प्रोग्राम द्वारा बनाई गई है, जो Windows SharePoint Services 3.0 के संगत नहीं है, तो मेरे स्थानीय ड्राफ़्ट फ़ोल्डर का उपयोग करें चेक बॉक्स प्रकट नहीं होता है, और आप फ़ाइल पर ऑफ़लाइन कार्य नहीं कर सकते हैं.

  5. फ़ाइल संपादि‍त करें, और फि‍र समाप्त करते समय फ़ाइल को वापस चैक इन करें.

नोट: Windows SharePoint Services 3.0 के संगत कुछ प्रोग्राम्‍स में, आप अपने स्थानीय ड्राफ़्ट फ़ोल्डर का स्‍थान बदल सकते हैं जहाँ आपकी फ़ाइलें आप तक चेक आउट के समय रखी गई हैं. अधि‍क जानकारी के लि‍ए, अपने प्रोग्राम में मदद देखें.

युक्ति: आप अपनी लायब्रेरी को कुछ ई-मेल प्रोग्राम्‍स से कनेक्‍ट भी कर सकते हैं जो Windows SharePoint Services 3.0 के संगत हैं, जैसे Microsoft Office Outlook 2007, ताकि‍ आप अपनी फ़ाइलों को पढ़ सकें, संपादि‍त कर सकें, और ऑफ़लाइन खोज सकें. अधि‍क जानकारी के लि‍ए, अपने ई-मेल प्रोग्राम में मदद देखें.

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