किसी मेल मर्ज के लिए नियम सेट करना

किसी मेल मर्ज के लिए नियम सेट करना

Microsoft Office Word जानकारी कैसे मर्ज करता है इस पर नियंत्रण के लिए आप नियम सेट कर सकते हैं.

  • जब Word मुख्य दस्तावेज़ के साथ प्रत्येक डेटा रिकॉर्डको मर्ज करता है तो ASK और FILLIN फ़ील्ड्‍स संकेत प्रदर्शित करते हैं. डेटा रिकॉर्ड के परिणामस्वरूप निर्दिष्ट प्रपत्र पत्र, संविदा या अन्य मर्ज किए गए दस्तावेज़ में संकेत के प्रति आपकी प्रतिक्रिया दिखाई देती है.

    ASK फ़ील्ड    जब आप किसी दस्तावेज़ में एक से अधिक स्थान पर समान जानकारी दोहराना चाहते हैं तो ASK फ़ील्ड का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, यदि माह मेमो में एक से अधिक स्थान पर माह का नाम आता है, तो आप उपयोगकर्ता को माह के नाम के लिए संकेत कर सकते हैं.

    FILLIN फ़ील्ड     जब आप एक ही बार में जानकारी सम्मिलित करना चाहते है, जैसे मेल-मर्ज पत्र में व्यक्तिगत पोस्ट स्क्रिप्ट.

  • If...Then...Else.. नियम आपके द्वारा निर्दिष्ट शर्त के आधार पर मर्ज किए गए दस्तावेज़ में फ़ील्ड जानकारी प्रदर्शित करने के लिए IF फ़ील्ड का उपयोग करते हैं. उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आपकी उपभोक्ता डेटा फ़ाइल में घरेलू और अंतरराष्ट्रीय दोनों पते शामिल हैं. घरेलू प‍तों में देश/क्षेत्र फ़ील्ड रिक्त हैं. आप सभी प्राप्तकर्ताओं के लिए किसी संदेश को व्यक्तिगत बनाने के लिए If...Then...Else... नियम का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, हो सकता है ऐसे प्राप्तकर्ता जिनके देश/क्षेत्र फ़ील्ड रिक्त हों, उन्हें "आगमन पर आपका दरवाज़े पर स्वागत है" संदेश दिखाई देगा, जबकि अन्य प्राप्तकर्ताओं को ''आपका कस्टम के नज़दीक डेस्क पर स्वागत है'' दिखाई देगा.

  • SET (सेट बुकमार्क) फ़ील्ड आपको पाठ, संख्या या अन्य जानकारी किसीबुकमार्क को असाइन करने देता है. आप प्राप्त मर्ज दस्तावेज़ में एका‍धिक बार जानकारी का उपयोग कर सकते हैं. यदि जानकारी में कोई परिवर्तन होता है, तो आप मुख्य दस्तावेज़ में खोजने और प्रत्येक आवृत्ति को बदलने के स्थान पर एक बार SET फ़ील्ड संपादित कर सकते हैं. जहाँ आप SET फ़ील्ड की सामग्री दिखाना चाहते हैं वहाँ प्रत्येक स्थान पर आपको REF फ़ील्ड रखना चाहिए.

    उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कोई प्रपत्र पत्र है जो किसी ईवेंट की घोषणा करता है, तो आप किसी बुकमार्क पर ईवेंट का नाम असाइन करने के लिए SET फ़ील्ड का उपयोग कर सकते है. जब भी दस्तावेज़ में ईवेंट का नाम आता है, बुकमार्क पर कोई REF फ़ील्ड सम्मिलित करें जिसे आपने SET फ़ील्ड में सेट किया है. आप SET फ़ील्ड में ईवेंट का नाम बदलकर उसी प्रपत्र पत्र का अन्य ईवेंट्‍स में उपयोग कर सकते हैं.

आप किसी मेल मर्ज में MERGEREC, MERGESEQ, NEXT, NEXTIF और SKIPIF फ़ील्ड का भी उपयोग कर सकते हैं. इन फ़ील्ड्स की जानकारी के लिए, Word मदद में उनके नाम खोजें.

नियम सेट करना

मर्ज सेट करते समय आप मेल मर्ज के लिए नियम सेट कर सकते है.

  • मेलिंग टैब पर, फ़ील्ड्‍स लिखें और सम्मिलित करें समूह में, नियम क्लिक करें, और तब फ़ील्ड नामों में से किसी एक को क्लिक करें.

    Word रिबन छवि

इनमें से किसी भी फ़ील्ड को कैसे सेट करें, इसके बारे में अधिक जानकारी के लिए Word मदद में फ़ील्ड का नाम खोजें.

नोट: किसी मुख्य दस्तावेज़ में फ़ील्ड्‍स के कोड देखने के लिए ALT+F9 दबाएँ. पुन: फ़ील्डस के परिणाम देखने के लिए, दूसरी बार ALT+F9 दबाएँ.

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