किसी भी सूची या लाइब्रेरी आइटम को एक अभिलेख के रूप में घोषित करना

अगर आपके पास अभिलेख केंद्र साइट नहीं है, तो भी आप अपने संगठन में अभिलेख प्रबंधित कर सकते हैं. अगर आपकी कंपनी में अलग से दस्तावेज़ संग्रहण क्षेत्र हैं - उदाहरण के लिए खंड के अनुसार - जहाँ सभी महत्वपूर्ण डेटा रखे जाते हैं, तो किसी केंद्रीकृत संग्रह में अभिलेख रखना हमेशा लाभदायक नहीं होता है. इसके बजाय, आप दस्तावेज़ों का अद्यतन कर सकते हैं और सभी अभिलेख एक ही सहयोगपूर्ण वातावरण में रख सकते हैं. आइटम्स को "सही स्थान पर" अभिलेखों के रूप में घोषित करने से आप SharePoint साइट पर किसी भी सूची या लाइब्रेरी में अपने अभिलेखों या दस्तावेज़ों के साथ काम कर सकते हैं.

नोट:  इस आलेख की जानकारी यह मानकर चलती है कि आप सही स्थान वाले अभिलेख पहले ही साइट संग्रह स्तर पर कॉन्फ़िगर कर चुके हैं.

इस आलेख में

किसी भी सूची या लाइब्रेरी आइटम को एक अभिलेख के रूप में घोषित करना

एक सूची या लाइब्रेरी आइटम को एक अभिलेख के रूप में अघोषित करना

किसी भी सूची या लाइब्रेरी आइटम को एक अभिलेख के रूप में घोषित करना

उचित अनुमतियों के साथ, आप अधिकांश सूची या लाइब्रेरी आइटम्स को अभिलेखों के रूप में घोषित कर सकते हैं. इससे आप अधिकांश सूचियों या लाइब्रेरियों में किसी आइटम में सभी अभिलेख प्रबंधन सुविधाओं का उपयोग किसी भी साइट पर कर सकते हैं.

नोट:  आइटम्स को अभिलेखों के रूप में घोषित करने के लिए आपके पास कम-से-कम योगदान अनुमतियाँ होनी चाहिए.

एक आइटम को एक अभिलेख के रूप में घोषित करने के लिए

  1. उस साइट और सूची या लाइब्रेरी तक नेविगेट करें, जिसमें वह आइटम(आइटम्स) हों, जिन्हें आप एक अभिलेख के रूप में घोषित करना चाहते हैं.

  2. इस पर निर्भर करते हुए कि आप सूची या लाइब्रेरी के साथ कार्य कर रहे हैं, रिबन पर आइटम्स टैब या दस्तावेज़ टैब पर क्लिक करें.

    सूची और लाइब्रेरी टूल टैब्स

  3. अपना कर्सर उस आइटम के बाईं ओर ले जाएँ, जिसे आप एक अभिलेख के रूप में घोषित करना चाहते हैं, और प्रकट होने वाले चेकबॉक्स का चयन करें.

    युक्ति:  एक साथ कई आइटम्स को अभिलेखों के रूप में घोषित करने के लिए, एकाधिक आइटमों के आगे स्थित चेकबॉक्स का चयन करें.

  4. रिबन पर अभिलेख घोषित करें का चयन करें.

    कई आइटम्स को अभिलेखों के रूप में घोषित करना

  5. अभिलेखों के रूप में घोषित किए गए आइटम्स एक ताले के चिह्न द्वारा पहचाने जाते हैं रिकॉर्ड्स के रूप में घोषित .

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एक सूची या लाइब्रेरी आइटम को एक अभिलेख के रूप में अघोषित करना

एक आइटम को एक अभिलेख के रूप में अघोषित करने के लिए

  1. उस साइट और सूची या लाइब्रेरी तक नेविगेट करें, जिसमें वह आइटम(आइटम्स) हों, जिन्हें आप एक अभिलेख के रूप में अघोषित करना चाहते हैं.

  2. इस पर निर्भर करते हुए कि आप एक सूची या लाइब्रेरी के साथ कार्य कर रहे हैं, रिबन पर आइटम्स टैब या दस्तावेज़ टैब पर क्लिक करें.

  3. अपना कर्सर उस आइटम के बाईं ओर ले जाएँ, जिसे आप एक रिकॉर्ड के रूप में अघोषित करना चाहते हैं, नीचे की तरफ प्रकट होने वाले तीर पर क्लिक करें और फिर अनुपालन विवरण का चयन करें.

  1. रिकॉर्ड स्थिति के पास, अभिलेख अघोषित करें पर क्लिक करें. आपको यह पुष्टि करने के लिए संकेत दिया जाता है कि आप रिकॉर्ड को आइटम के रूप में अघोषित करना चाहते हैं.

    नोट:  अघोषित विकल्प केवल आइटम्स के लिए प्रकट होते हैं, जिसे पहले रिकॉर्ड के रूप में घोषित किया गया था.

  2. ठीक पर क्लिक करें.

नोट:  अघोषित रिकॉर्ड्‍स से पैड्लाक चिह्न निकल जाता है.

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