किसी प्रपत्र टेम्पलेट का जीवन चक्र

यह आलेख ऐसे प्रपत्र डिज़ाइनर्स के लिए है जो Microsoft Office InfoPath में प्रपत्र डिज़ाइन प्रक्रिया की एक उच्च-स्तरीय समझ चाहते हैं. यह कोई प्रपत्र टेम्पलेट बनाने और वितरित करने के विभिन्न चरणों को रेखांकित करता है, और मुख्य कार्यों के बारे में अधिक जानकारी की लिंक्स प्रदान करता है. यद्यपि आप अपने अनुसार प्रयोग और कार्य कर सकते हैं, फिर भी यह अनुशंसित डिज़ाइन प्रक्रिया का पालन करने से आपको भविष्य में समय और मेहनत कम करने में मदद मिल सकती है.

इस आलेख में

चरण 1: योजना

चरण 2: डिज़ाइन

चरण 3: वितरित करना

चरण 4: रखरखाव

चरण 5: संग्रह

चरण 1: योजना

योजना बनाने में आप कितना समय देते हैं यह आपके प्रपत्र टेम्पलेट की जटिलता, आपके संगठन में आपकी भूमिका, और आपके संगठन की प्रक्रियाओं और आवश्यकताओं पर निर्भर करता है.

यदि आपका प्रपत्र टेम्पलेट केवल आपकी निकटम टीम के सदस्यों द्वारा उपयोग किया जाएगा, तो योजना बनाने का चरण संभवत: बहुत अनौपचारिक हो सकता है. यदि आपका प्रपत्र टेम्पलेट अधिक जटिल है, तो योजना बनाने का चरण थोड़ी अधिक औपचारिक और गंभीर प्रक्रिया होगी, और आपको कई स्टैकहोल्डर्स से विचार-विमर्श करने की आवश्यकता हो सकती है. उदाहरण के लिए, यदि आपका प्रपत्र टेम्पलेट किसी विशाल, कंपनी-वाइड व्यवसाय सिस्टम का एक भाग होगा, जैसे कि व्यय रिपोर्टिंग या एंटरप्राइज़ संसाधन योजना सिस्टम, तब आपको संभवत: औपचारिक योजना दस्तावेज़ जैसे कि फ़ंक्शनल विशिष्टताएँ, बनाने की आवश्यकता हो सकती है.

दोनों स्थितियों में, आपका प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करना प्रारंभ करने के पहले, आपको निम्न बातों पर विचार करना चाहिए:

  • उपयोगकर्ता उद्देश्य    आपके उपयोगकर्ताओं को आपके प्रपत्र टेम्पलेट के साथ क्या पूर्ण करने की आवश्यकता है? आपको किन परिदृश्यों का समर्थन करने की आवश्यकता है? आपके उपयोगकर्ताओं के उद्देश्यों को पूरा करने में सफलता को आप कैसे मापेंगे?

  • संगतता सावधानियाँ    क्या आपके प्रपत्र टेम्पलेट को अभी या भविष्य में आपके संगठन के बाहर के उपयोगकर्ताओं की पहुँच योग्य होने की आवश्यकता है? उदाहरण के लिए, क्या आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट को आपके संगठन की बाहरी वेब साइट पर उन उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध कराना चाहते हैं जिनके कंप्यूटर्स पर InfoPath स्थापित नहीं है? यदि हाँ, तो आप किसी मानक, केवल-InfoPath प्रपत्र टेम्लपेट के बजाय कोई ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं. क्या आपके संगठन के कुछ उपयोगकर्ताओं को आपका प्रपत्र InfoPath 2003 में भरने की आवश्यकता है? यदि हाँ, तो आप पिछले संस्करणों के संगत कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं. क्या आप उपयगोकर्ताओं को कार्यालय से दूर या ऑफ़लाइन होने पर प्रपत्र भरने में सक्षम करना चाहते हैं? यदि हाँ, तो आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट में ऐसी सुविधाएँ जोड़ सकते हैं जो उसे ऑफ़लाइन मोड में प्रभावी रूप से कार्य करने में सक्षम कर दें.

  • मौजूदा उपयोगकर्ता प्रपत्र    क्या आप उपयोगकर्ताओं से डेटा संग्रहीत करने के लिए वर्तमान में Microsoft Office Word दस्तावेज़ों या Microsoft Office Excel कार्यपुस्तिकाओं का उपयोग करते हैं? यदि हाँ, तो आप उन फ़ाइलों को आसानी से प्रपत्र टेम्पलेट्स में कनवर्ट कर सकते हैं. क्या आपके पास मौजूदा InfoPath 2003 प्रपत्र टेम्लपेट्स हैं? यदि हाँ, तो क्या आप उन प्रपत्र टेम्लपेट्स को पिछले संस्करणों के संगत बनाना चाहते हैं या उनको Office InfoPath 2007 स्वरूप से नवीनीकृत करना चाहते हैं?

  • एकीकरण आवश्यकताएँ    आपका प्रपत्र टेम्पलेट किन अन्य उत्पादों और तकनीकों के साथ कार्य करेगा? उदाहरण के लिए, आपको आपके प्रपत्र टेम्पलेट के डेटा को किसी Microsoft SQL Server डेटाबेस में संग्रहीत करने की आवश्यकता हो सकती है, या आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट की डिज़ाइन को किसी वेब सेवा पर आधारित करने का निर्णय ले सकते हैं ताकि आप डेटा को किसी ऐसे डेटाबेस पर सबमिट कर सकें जो InfoPath द्वारा सीधे समर्थित नहीं है.

  • यूज़र इंटरफ़ेस आवश्यकताएँ    क्या आपको कॉर्पोरेट ब्रांडिंग दिशानिर्देशों का पालन करने की आवश्यकता है? आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट को कैसा दिखाना चाहते हैं? आप किस प्रकार के नियंत्रणों का उपयोग करेंगे और उनको किस प्रकार व्यवस्थित करेंगे?

  • प्रक्रिया आवश्यकताएँ    क्या आपका प्रपत्र टेम्पलेट किसी विस्तृत व्यवसाय प्रक्रिया का एक भाग होगा, जैसे कि कोई व्यय रिपोर्ट अनुमोदन की प्रक्रिया? यदि हाँ, तो आपको किस प्रकार के दृश्य की आवश्यकता है, आप वे नियम कैसे लागू करेंगे जो डेटा के संगठन में इधर-उधर जाने और अलग-अलग लोगों और व्यवसाय सिस्टम्स द्वारा उसे संसाधित किए जाने की प्रक्रिया को नियंत्रित करते हैं? क्या आप अन्य प्रोग्राम्स जैसे कि Microsoft Office SharePoint Server 2007, की वर्कफ़्लों सुविधाओं का लाभ लेंगे? क्या प्रपत्र टेम्पलेट में प्रबंधित कोड या स्क्रिप्ट की आवश्यकता होगी? यदि हाँ, तो क्या आप इन-हाउस डेवलपर्स का उपयोग करेंगे या यह कार्य बाहर से किया जाएगा?

  • डेटा संग्रहण आवश्यकताएँ    आप उपयोगकर्ता प्रपत्रों के डेटा का क्या करना चाहते हैं? उदाहरण के लिए, यदि उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र डेटा को तेज़ी से आगे या पीछे भेजने में सक्षम होने की आवश्यकता है, और आपको डेटा के पुन: उपयोग की आवश्यकता नहीं है, तब डेटा को संग्रहीत करने के लिए आप ई-मेल संदेशों का उपयोग कर सकते हैं. यदि उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र डेटा को उपयोग और साझा करने में सक्षम होने की आवश्यकता है, तब संबंधित InfoPath प्रपत्रों के संग्रहों को Microsoft Windows SharePoint Services चलाने वाले किसी सर्वर पर लायब्रेरीज़ में संग्रहीत कर सकते हैं. यदि उपयोगकर्ताओं को अन्य व्यवसाय अनुप्रयोगों या सिस्टम्स जैसे कि व्यय रिपोर्टिंग या लेखांकन अनुप्रयोग, में प्रपत्र डेटा का उपयोग करने की आवश्यकता है, तब आप डेटा को कॉर्पोरेट डेटाबेसेस में संग्रहीत कर सकते हैं. यह प्राय: प्रपत्र टेम्पलेट को किसी वेब सेवा से कनेक्ट करके भी पूर्ण किया जाता है, जो कि प्रपत्र टेम्पलेट और डेटाबेस या व्यवसाय सिस्टम के बीच एक मध्यस्थ का कार्य करती है.

  • सुरक्षा आवश्यकताएँ    आपको किस प्रकार की सुरक्षा चुनौतियों और असुरक्षा का सामना करना होगा? क्या आपके प्रपत्र टेम्पलेट को उपयोगकर्ताओं के कंप्यूटर्स पर स्थापित किए जाने की आवश्यकता है या क्या आपके उपयोगकर्ता किसी नेटवर्क संसाधन से उस तक पहुँच सकते हैं? क्या आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता उनके प्रपत्र या उनके प्रपत्रों में डेटा के निश्चित समूहों को डिजिटली हस्ताक्षरित करें? आप प्रपत्र टेम्पलेट को सीधे किसी डेटाबेस से कनेक्ट करेंगे, या क्या आप डेटा कनेक्शन लाइब्रेरी की डेटा कनेक्शन फ़ाइल का उपयोग करेंगे, जो कि सामान्यत: किसी व्यवस्थापक द्वारा प्रबंधित की जाती हैं?

  • परीक्षण आवश्यकताएँ    आपके प्रपत्र टेम्पलेट के प्रकटन और व्यवहार का परीक्षण करने के लिए आप क्या प्रक्रिया अपनाएँगे? क्या आपको कोई औपचारिक परीक्षण योजना बनाने की आवश्यकता है?

  • वितरण आवश्यकताएँ    आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट को अन्य लोगों के साथ कैसे साझा करना चाहते हैं? आप प्रपत्र टेम्पलेट कहाँ प्रकाशित करेंगे? यदि आप उसे InfoPath Forms Services चलाने वाले किसी सर्वर पर प्रकाशित करने की योजना बनाते हैं, तो आप उसे किसी लायब्रेरी पर प्रकाशित करना चाहते हैं या किसी साइट सामग्री प्रकार के रूप में प्रकाशित करना चाहते हैं? आप उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र टेम्पलेट की उपलब्धता के बारे में कैसे सूचित करेंगे? प्रपत्र टेम्पलेट्स के नए संस्करण जारी करने की आपकी क्या योजना है?

  • रखरखाव आवश्यकताएँ    क्या आप प्रपत्र टेम्पलेट्स, उपयोगकर्ता प्रपत्र, या दोनों का संग्रह करना चाहते हैं? आप डेटा को कितने समय तक रखने की आवश्यकता है? आपके संगठन को किस प्रकार की संग्रहण और डेटा अवधारण नीतियों की आवश्यकता है?

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चरण 2: डिज़ाइन

योजना बनाने का चरण पूर्ण करने के बाद, आप डिज़ाइन प्रक्रिया आरंभ कर सकते हैं. यह अनुशंसा की जाती है कि आपका प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते समय आप नीचे सूचीबद्ध कार्यों के क्रम का पालन करें. हालाँकि, यदि आवश्यकता हो तो आप क्रम से अलग कार्य कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर नियंत्रण जोड़ते समय ही उन नियंत्रणों के लिए डेटा मान्यता, सशर्त स्वरूपण, और नियम निर्धारित कर सकते हैं, बजाय इसके कि डिज़ाइन प्रक्रिया में बाद में यह कार्य करें.

चरण 1: प्रपत्र टेम्पलेट बनाना

चरण 2: मुख्य डेटा स्रोत बनाना या निर्दिष्ट करना

चरण 3: लेआउट निर्धारित करना

चरण 4: नियंत्रण जोड़ना

चरण 5: डेटा कनेक्शंस जोड़ना

चरण 6: डेटा मान्यता, नियम, और अन्य व्यवसाय तर्क सुविधाएँ जोड़ना

चरण 7: कस्टम दृश्य बनाना

चरण 8: सबमिट व्यवहार सक्षम करना

चरण 9: सुरक्षा सुविधाएँ सक्षम करना

चरण 10 : परीक्षण प्रकटन और व्यवहार

चरण 1: प्रपत्र टेम्पलेट बनाना

जब आप आपका प्रपत्र टेम्पलेट बनाते हैं, तो आपको किसी मौजूदा प्रपत्र, जैसे कि कोई Word दस्तावेज़ या Excel कार्यपुस्तिका, को InfoPath में आयात करने या प्रपत्र टेम्पलेट के लिए संगतता सेटिंग्स निर्दिष्ट करने की आवश्यकता हो सकती है ताकि परिणामी प्रपत्र InfoPath 2003 या किसी वेब ब्राउज़र में भरे जा सकें. इन विकल्पों में से अधिकांश विकल्प कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें संवाद बॉक्स में उपलब्ध हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप कोई ऐसा प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करना चाहते हैं जिसे Microsoft Office InfoPath या किसी ब्राउज़र में खोला और भरा जा सके, तो आप कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें संवाद बॉक्स में केवल ब्राउज़र संगत सुविधाएँ सक्षम करें चेक बॉक्स का चयन कर सकते हैं.

निम्न संसाधन कोई प्रपत्र टेम्पलेट बनाने की प्रक्रिया के बारे में अतिरिक्त विवरण प्रदान करते हैं.

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InfoPath Forms Services का परिचय

ऐसी सर्वर तकनीक के बारे में जानना जो आपको कोई ऐसा प्रपत्र टेम्पलेट बनाने में सक्षम करती है जिसे किसी ब्राउज़र में खोला और भरा जा सके.

ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट्स का परिचय

ऐसे ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट्स के बारे में जानना, जिनको InfoPath में, किसी ब्राउज़र में, या किसी मोबाइल डिवाइस पर खोला और भरा जा सकता है. जब कोई ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट आपके या सर्वर के फ़ार्म व्यवस्थापक द्वारा InfoPath Forms Services चलाने वाले किसी सर्वर पर प्रकाशित किया जाता है, तो उसे ब्राउज़र में उपयोग के लिए सक्षम किया जा सकता है.

किसी प्रपत्र टेम्पलेट के लिए संगतता सेटिंग्स निर्दिष्ट करना

किसी प्रपत्र टेम्पलेट के लिए कोई संगतता सेटिंग चुनें या मौजूदा संगतता सेटिंग बदलें. यह सेटिंग निर्धारित करती है कि आपका प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते समय आपको कौनसी InfoPath सुविधाएँ और नियंत्रण उपलब्ध होंगे. उदाहरण के लिए, यदि आप कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करें कार्यफलक में केवल ब्राउज़र संगत सुविधाएँ सक्षम करें चेक बॉक्स का चयन करते हैं, तो InfoPath ऐसे नियंत्रणों और सुविधाओं को छुपा देता है या अक्षम कर देता है जो ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्र टेम्पलेट्स में कार्य नहीं करती हैं.

InfoPath 2003 के साथ कार्य करने वाला कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करना

कोई ऐसा प्रपत्र टेम्पलेट बनाना जो InfoPath 2007 और साथ ही InfoPath 2003 में भी कार्य करता हो.

किसी प्रपत्र टेम्पलेट को InfoPath 2003 से InfoPath 2007 में नवीनीकृत करना

किसी मौजूदा InfoPath 2003 प्रपत्र टेम्पलेट को Office InfoPath 2007 स्वरूप में नवीनीकृत करना, ताकि आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट में Office InfoPath 2007 के लिए विशिष्ट सुविधाओं का आसानी से उपयोग कर सकें, जैसे कि इन्फ़ॉर्मेशन राइट्स मैनेजमेंट (IRM).

किसी Excel कार्यपुस्तिका को InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट में कनवर्ट करना

किसी मौजूदा Microsoft Office Excel कार्यपुस्तिका से कोई प्रपत्र टेम्पलेट बनाना.

किसी Word दस्तावेज़ को InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट में कनवर्ट करना

किसी मौजूदा Microsoft Office Word दस्तावेज़ से कोई प्रपत्र टेम्पलेट बनाना.

चरण 2: मुख्य डेटा स्रोत बनाना या निर्दिष्ट करना

सभी प्रपत्र टेम्पलेट्स किसी डेटा स्रोत पर आधारित होते हैं, जो किसी प्रपत्र में एकत्रित डेटा संग्रहीत करता है. यह डेटा स्रोत कोई कॉर्पोरेट डेटाबेस, कोई वेब सेवा, या कोई ऐसी मौजूदा XML फ़ाइल हो सकती है जो डेटा का मानकीकरण करने के लिए आपके पूरे संगठन में उपयोग की जाती है, जैसे कि कोई XML स्कीमा (.xsd) फ़ाइल. यदि आपके पास कोई मौजूदा डेटा स्रोत नहीं है, तो आपके द्वारा प्रपत्र टेम्पलेट पर नियंत्रण जोड़ने पर आप InfoPath को आपके लिए एक डेटा स्रोत बनाने दे सकते हैं.

आप डेटा स्रोत कार्यफलक में आपके प्रपत्र टेम्पलेट के डेटा स्रोत की एक प्रस्तुति देख सकते हैं:

डेटा स्रोत कार्यफलक का भाग

जब आप पहले आपका प्रपत्र टेम्पलेट बनाते हैं, तो आपको यह निर्णय लेना चाहिए कि निम्न में से कौनसे तर‍ीकों का उपयोग करें:

  • InfoPath को डेटा स्रोत बनाने देना    यदि आप कोई रिक्त प्रपत्र टेम्पलेट बनाते हैं, तो आपके द्वारा आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर नियंत्रण जोड़ने पर InfoPath आपके लिए डेटा स्रोत बनाता है. यह तब उपयोगी हो सकता है जब आप कोई ऐसा प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर रहे हों जो किसी छोटी टीम के सद्स्यों द्वारा अनौपचारिक रूप से उपयोग किया जाएगा, जब आपको आपके संगठन में किसी मौजूदा डेटा स्रोत तक पहुँच नहीं होती, या जब आपको एकत्रित डेटा को प्रपत्र के बाहर संग्रहीत करने की आवश्यकता नहीं होती है. यह तब भी उपयोगी हो सकता है जब आप प्रपत्रों को किसी SharePoint लायब्रेरी या किसी Microsoft Office Outlook 2007 ई-मेल संदेश में साझा करते हैं, और आप प्रपत्र की जानकारी को किसी डेटाबेस या बाह्य स्थान पर संग्रहीत करने के बजाय उसे लायब्रेरी में स्तंभों या किसी InfoPath Forms फ़ोल्डर में प्रदर्शित करना चाहते हैं.

  • किसी मौजूदा डेटा स्रोत का उपयोग करना    यदि आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट की डिज़ाइन को किसी मौजूदा डेटा स्रोत पर आधारित करते हैं, जैसे कि कोई डेटाबेस या वेब सेवा, तो InfoPath उस डेटा स्रोत से एक मुख्य डेटा कनेक्शन स्थापित करता है. किसी प्रपत्र टेम्पलेट में केवल एक मुख्य डेटा कनेक्शन हो सकता है. डिज़ाइन प्रक्रिया में बाद में, सूची बक्सों को बाह्य डेटा के साथ पॉप्युलेट करने या प्रपत्र डेटा को एक से अधिक डेटा स्रोत पर सबमिट करने के लिए आप द्वितीयक डेटा स्रोत से डेटा कनेक्शंस बना सकते हैं. द्वितीयक डेटा स्रोतों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, इस आलेख में बाद में "चरण 5: डेटा कनेक्शंस जोड़ना" देखें.

निम्न संसाधन अतिरिक्त विवरण प्रदान करते हैं जिससे आपको यह निर्धारित करने में मदद मिल सकती है कि किस प्रकार के डेटा स्रोत का उपयोग करें, और आपको आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर अतिरिक्त डेटा कनेक्शंस कब जोड़ने चाहिए.

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डेटा स्रोतों का परिचय

ऐसे डेटा स्रोतों के बारे में जानना जिनके साथ InfoPath कार्य कर सकता है, और यह जानना कि वे डेटा स्रोत कार्यफलक में कैसे दर्शाए जाते हैं.

डेटा कनेक्शंस का परिचय

डेटा कनेक्शंस के बारे में जानना, जो कि किसी प्रपत्र और उस प्रपत्र का डेटा संग्रहीत या प्रदान करने वाले किसी डेटा स्रोत के बीच डायनेमिक लिंक्स होते हैं.

किसी डेटा कनेक्शन लायब्रेरी की सेटिंग्स के उपयोग से कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करना

आपके प्रपत्र टेम्पलेट की डिज़ाइन को किसी डेटा कनेक्शन लायब्रेरी या किसी Office SharePoint Server 2007 साइट पर संग्रहीत किसी सामान्य डेटा कनेक्शन फ़ाइल पर आधारित करना. यह फ़ाइल किसी डेटा स्रोत के किसी कनेक्शन जैसे कि कोई Access डेटाबेस, कोई स्प्रेडशीट, या कोई पाठ फ़ाइल, के बारे में जानकारी संग्रहीत करती है.

चरण 3: लेआउट निर्धारित करना

अधिकांश प्रपत्र टेम्पलेट्स में कम से कम एक लेआउट तालिका शामिल होती है, जो कि नियंत्रणों, किसी प्रपत्र के अनुभागों, लोगोज़, और अन्य प्रकार की छवियों सहित, प्रपत्र सामग्री को संगठित और व्यवस्थित करने के लिए एक फ़्रेमवर्क है.

लेआउट कार्यफलक में आप बनी-बनाई लेआउट तालिकाएँ ढूँढ सकते हैं:

लेआउट कार्यफलक का भाग

निम्न संसाधन आपके प्रपत्र टेम्पलेट के विज़ुअल डिज़ाइन विकल्पों के बारे में अतिरिक्त विवरण प्रदान करते है.

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किसी प्रपत्र टेम्पलेट का लेआउट बनाने का परिचय

लेआउट तालिकाओं जो आपको किसी प्रपत्र टेम्पलेट में तत्वों को पंक्तिबद्ध करने में मदद करती हैं, और लेआउट उद्देश्यों के लिए उपयोग किए जाने वाले नियंत्रणों के बारे में जानना.

कोई रंग योजना लागू करना

यह जानना कि आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर निश्चित आइटम्स पर समन्वित रंग स्वचालित रूप से कैसे लागू करें.

कोई चित्र सम्मिलित करना और उसे स्थान देना

यह जानना कि किसी प्रपत्र टेम्पलेट में कोई चित्र, जैसे कि कोई कॉर्पोरेट लोगो या मास्टहेड, कैसे सम्मिलित करें.

चरण 4: नियंत्रण जोड़ना

नियंत्रण उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र टेम्पलेट में डेटा दर्ज करने और उसका चयन करने की सुविधा देते हैं. उनको मौजूदा डेटा स्रोतों जैसे कि डेटाबेसेस या वेब सेवाएँ, से डेटा प्रदर्शित करने के लिए भी उपयोग किया जा सकता है. आपके प्रपत्र टेम्पलेट का लेआउट बनाने के बाद, आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट में कोई भी आवश्यक नियंत्रण जोड़ सकते हैं. Controls कार्यफलक InfoPath में उपलब्ध सभी नियंत्रणों पर पहुँच प्रदान करता है, जिनमें कार्यफलक में जोड़े गए कोई भी कस्टम नियंत्रण शामिल हैं, जैसे कि ActiveX नियंत्रण या टेम्पलेट भाग.

नियंत्रण कार्यफलक का भाग

नियंत्रण सम्मिलित करें सूची में किसी नियंत्रण का नाम क्लिक कर या उसे कार्यफलक से प्रपत्र टेम्पलेट कार्यस्थान पर खींचकर आप आपके प्रपत्र टेम्पलट में कोई नियंत्रण जोड़ सकते हैं. आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर जोड़े जाने वाले नियंत्रणों के प्रकार के आधार पर, प्रपत्र भरने वाले उपयोगकर्ता पाठ फ़ील्ड्स में पाठ लिखने, दोहराए जाने नियंत्रणों में डेटा देखने, विकल्प बटंस और चेक बॉक्सेस से चयन करने, सूचियों से प्रविष्टियाँ चुनने, और आदेश पूर्ण करने के लिए आदेश बटंस क्लिक करने में सक्षम होंगे. उपयोगकर्ताओं द्वारा किसी नियंत्रण में दर्ज किया जाने वाला डेटा प्रपत्र के डेटा स्रोत में संग्रहीत होता है.

निम्न संसाधन InfoPath में नियंत्रणों का उपयोग करने के बारे में अतिरिक्त विवरण प्रदान करते हैं.

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नियंत्रणों का परिचय

InfoPath में उपलब्ध विभिन्न प्रकार के नियंत्रणों के बारे में जानना.

एकाधिक प्रपत्र टेम्पलेट्स में पुन: उपयोग के लिए कोई टेम्पलेट भाग डिज़ाइन करना

यह जानना कि टेम्पलेट भाग कैसे सम्मिलित करें और अद्यतन करें. टेम्पलेट भाग प्रपत्र टेम्पलेट्स के किसी संग्रह के लिए कोई एकरूप डिज़ाइन प्राप्त करने में आपकी मदद कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप हस्ताक्षर अनुभागों के लिए टेम्पलेट भाग बना सकते हैं. नियंत्रणों और लेआउट्स का पुन: उपयोग करने के अतिरिक्त, आप नियमों, सशर्त स्वरूपण, और डेटा मान्यता का पुन: उपयोग कर सकते हैं.

चरण 5: डेटा कनेक्शंस जोड़ना

सभी प्रपत्र टेम्पलेट्स का एक प्राथमिक डेटा स्रोत होता है, जिसे मुख्य डेटा स्रोत के रूप में भी संदर्भित किया जाता है. यदि आप किसी बाह्य डेटा स्रोत जैसे कि कोई डेटाबेस या वेब सेवा, पर आधारित कोई प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते हैं, तो InfoPath उस बाह्य डेटा स्रोत पर आधारित एक मुख्य डेटा स्रोत बनाता है. वैकल्पिक रूप से, यदि आप कोई रिक्त प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते हैं, तो आपके द्वारा आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर नियंत्रण जोड़ने पर InfoPath आपके लिए मुख्य डेटा स्रोत बनाता है.

आपका प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते समय, आप एक या अधिक द्वितीयक डेटा स्रोतों से डेटा कनेक्शंस जोड़ सकते हैं. कोई द्वितीयक डेटा स्रोत एक XML डेटा फ़ाइल, डेटाबेस, या कोई ऐसी वेब सेवा होती है जो किसी प्रपत्र द्वारा किसी सूची बॉक्स में प्रविष्टियों या स्क्रिप्ट क्रियाओं के लिए उपयोग की जाती है. इससे आप सूची बक्सों और अन्य नियंत्रणों को प्रपत्र टेम्पलेट के बाहर के डेटा जैसे किसी SQL Server डेटाबेस या SharePoint सूची के अंदर के डेटा, के साथ पॉप्युलेट करने में सक्षम होते हैं. जब आपको उपयोगकर्ताओं को एक से अधिक बाह्य डेटा स्रोत पर डेटा सबमिट कराने की आवश्यकता हो तब आप द्वितीयक डेटा स्रोतों पर डेटा कनेक्शंस भी जोड़ सकते हैं.

निम्न संसाधक द्वितीयक डेटा कनेक्शंस और वे InfoPath में क्यों उपयोग किए जाते हैं इसके बारे में अतिरिक्त विवरण प्रदान करते हैं.

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डेटा कनेक्शन का परिचय

यह जानना कि कोई डेटा कनेक्शन क्या है और किसी डेटाबेस, वेब सेवा, या अन्य डेटा स्रोत से डेटा प्राप्त और सबमिट करने के लिए आप किसी डेटा कनेक्शन का उपयोग कैसे करते हैं. उदाहरण के लिए, यदि टीम प्रोजेक्ट्स किसी SharePoint साइट पर सूचीबद्ध हैं, तो आप उस सूची पर कोई डेटा कनेक्शन बना सकते हैं ताकि प्रोजेक्ट नाम प्रपत्र पर किसी सूची बॉक्स नियंत्रण में‍ दिखाई दें.

किसी SharePoint दस्तावेज़ लायब्रेरी या सूची पर कोई डेटा कनेक्शन जोड़ना

आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर कोई ऐसा द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ना जो या तो किसी लायब्रेरी या सूची का डेटा क्वेरी कर सके या Windows SharePoint Services चलाने वाले किसी सर्वर पर किसी लायब्रेरी में डेटा सबमिट कर सके.

किसी Microsoft SQL Server डेटाबेस पर कोई डेटा कनेक्शन जोड़ना

आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर कोई ऐसा द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ना जो SQL Server डेटाबेस क्वेरी करता हो.

किसी वेब सेवा पर कोई डेटा कनेक्शन जोड़ना

आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर कोई ऐसा द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ना जो किसी वेब सेवा पर डेटा क्वेरी या सबमिट कर सकता हो.

किसी कनेक्शन लायब्रेरी की सेटिंग्स के उपयोग से कोई डेटा कनेक्शन जोड़ना

किसी Office SharePoint Server 2007 साइट पर किसी डेटा कनेक्शन लायब्रेरी में संग्रहीत डेटा कनेक्शन फ़ाइल के उपयोग से आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर कोई द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ना. यह फ़ाइल किसी डेटा स्रोत, जैसे कि कोई Access डेटाबेस, कोई स्प्रेडशीट, या किसी पाठ फ़ाइल, के किसी कनेक्शन के बारे में जानकारी संग्रहीत करती है.

कोई सूची बॉक्स, ड्रॉप-डाउन सूची बॉक्स, या कॉम्बो बॉक्स पॉप्युलेट करने के लिए किसी वेब सेवा के मानों का उपयोग करना

किसी सूची बॉक्स, ड्रॉप-डाउन सूची बॉक्स, या कॉम्बो बॉक्स को ‍‍किसी वेब सेवा के द्वितीयक डेटा कनेक्शन के डेटा के साथ पॉप्युलेट करना.

कोई सूची बॉक्स, ड्रॉप-डाउन सूची बॉक्स, या कॉम्बो बॉक्स पॉप्युलेट करने के लिए किसी SQL Server डेटाबेस के मानों का उपयोग करना

किसी सूची बॉक्स, ड्रॉप-डाउन सूची बॉक्स, या कॉम्बो बॉक्स को ‍‍किसी Microsoft SQL Server डेटाबेस के क्वेरी डेटा कनेक्शन के डेटा के साथ पॉप्युलेट करना.

किसी द्वितीयक डेटा कनेक्शन को ऑफ़लाइन उपयोग के लिए कॉन्फ़िगर करना

आपका प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर करें ताकि उपयोगकर्ताओं द्वारा प्रपत्र भरते समय प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र किसी द्वितीयक डेटा कनेक्शन से डेटा कैश कर सकें. यह तब उपयोगी होता है जब उपयोगकर्ताओं के पास नेटवर्क कनेक्टिविटी नहीं होती, या प्रपत्र का बाह्य डेटा स्रोत अन्यथा अनुपलब्ध होता है. इन परिदृश्यों में, InfoPath प्रपत्र में कैश्ड डेटा प्रदर्शित करता है, और प्रपत्र उपयोगकर्ता की अपेक्षानुसार कार्य करना जारी रखता है.

चरण 6: डेटा मान्यता, नियम, और अन्य व्यवसाय तर्क सुविधाएँ जोड़ना

आपके व्यवसाय में जहाँ भी संभव हो लागत घटाना और कार्यक्षमता बढ़ाना महत्वपूर्ण है. ख़र्चीली डेटा-प्रविष्टि त्रुटियाँ रोकने और उपयोगकर्ता के प्रपत्र में क्रियाओं को स्वचालित करने में मदद के लिए आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट में व्यवसाय-तर्क सुविधाएँ जोड़ सकते हैं. जब आप डेटा सत्यापन, सशर्त स्वरूपण, और नियम जैसी InfoPath सुविधाओं का उपयोग करते हैं, तो आप वे शर्तें और क्रियाएँ निर्धारित कर सकते हैं जो स्वचालित रूप से ऐसे कार्य निष्पादित करती हों जो ईवेंट्स, जैसे कि कोई प्रपत्र खुलना या बंद होना, या आपके प्रपत्र टेम्पलेट में दर्ज किए जाने वाले मानों पर ‍आधारित होते हैं.

निम्न संसाधन अतिरिक्त विवरण प्रदान करते हैं जो InfoPath में व्यवसाय-तर्क सुविधाओं की श्रेणी को समझाते हैं.

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डेटा मान्यता जोड़ना, बदलना, या निकालना

उपयोगकर्ता द्वार कोई प्रपत्र भरते समय स्वचालित रूप से त्रुटियों का पता लगाना. आपके प्रपत्र टेम्पलेट में नियंत्रणों पर डेटा मान्यता जोड़कर, आप यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि आपके द्वारा एकत्रित डेटा सही और एकरूप है, और वह आपकी कंपनी में पहले से उपयोग किए जाने वाले मानकों के अनुरूप है.

किसी प्रपत्र टेम्पलेट पर सशर्त स्वरूपण लागू करना

प्रपत्र पर आने वाली शर्तों के आधार पर, किसी नियंत्रण का स्वरूपण छुपाना या लागू करना. नियंत्रणों पर स्व‍चालित रूप से बोल्ड, रेखांकन, इटैलिक, स्ट्राइकथ्रू, फ़ॉन्ट रंग, और पृष्ठभूमि रंग लागू करने के लिए आप सशर्त स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं. आप यह निर्धारित करने के लिए भी सशर्त स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं कि क्या उपयोगकर्ताओं द्वारा कोई प्रपत्र भरने पर कोई‍ नियंत्रण उस पर दिखाई देता है, क्या नियंत्रण अक्षम है, या क्या उपयोगकर्ताओं को निश्चित नियंत्रण जैसे वैकल्पिक अनुभाग, जोड़ने या निकालने में सक्षम करना है.

कोई नियम जोड़ना

ऐसे नियम जोड़ना जो कोई संवाद बॉक्स प्रदर्शित करते हों, किसी फ़ील्ड का मान सेट करते हों, किसी डेटा कनेक्शन पर क्वेरी या सबमिट करते हों, दृश्य स्विच करते हों, या प्रपत्र में आने वाले निश्चित ईवेंट्स और शर्तों की प्रतिक्रिया में कोई प्रपत्र खोलते या बंद करते हों.

कि‍सी नि‍यंत्रण में कोई सूत्र जोड़ना

ऐसे सूत्र जोड़ना जो डेटा परिकलित करते हों, किसी नियंत्रण में विशिष्ट दिनांक और समय प्रदर्शित करते हों, या एक नियंत्रण में उपयोगकर्ताओं द्वारा दर्ज किए जाने वाले मानों को किसी दूसरे नियंत्रण में प्रदर्शित करते हों.

किसी प्रपत्र टेम्पलेट में व्यवसाय तर्क देखना

सभी डेटा मान्यता सेटिंग्स, परिकलित डिफ़ॉल्ट मान, नियमों, और आपके प्रपत्र टेम्पलेट से संबद्ध प्रोग्रामिंग सुविधाओं की समीक्षा करने के लिए तर्क निरीक्षक संवाद बॉक्स का उपयोग करना. इससे आपको इन सेटिंग्स की समीक्षा करने के लिए प्रत्येक नियंत्रण को अलग से खोलने की समय लेने वाली प्रक्रिया से बचने में मदद मिलती है.

InfoPath की व्यवसाय-तर्क सुविधाएँ वे हैं जिनकी आवश्यकता आपको अधिकांश प्रपत्र टेम्पलेट्स लिए होती है. हालाँकि,यदि आपके प्रपत्र टेम्पलेट में ऐसी अतिरिक्त सुविधाओं की आवश्यकता है जो InfoPath में उपलब्ध नहीं हैं, तो आप कस्टम सुविधाएँ बनाने के लिए कोड का उपयोग कर सकते हैं. यदि आप स्क्रिप्ट लिखना चाहते हैं, तो Microsoft JScript या Visual Basic स्क्रिप्टिंग संस्करण (VBScript) कोड बनाने, संपादित करने, और डीबग करने के लिए आप Microsoft Script Editor (MSE) का उपयोग कर सकते हैं. यदि आप प्रबंधित कोड लिखना चाहते हैं, तो Visual Basic या Visual C# कोड बनाने, संपादित करने, और डीबग करने के लिए आप एप्लिकेशन के लिए Microsoft Visual Studio 2005 Tools (VSTA) का उपयोग कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, यदि आपके पास Microsoft Visual Studio 2005 है, तो आप आपके कंप्यूटर पर 2007 Microsoft Office सिस्टम के लिए Microsoft Visual Studio 2005 Tools डाउनलोड और स्थापित कर InfoPath डिज़ाइन-मोड सुविधाओं को Microsoft Visual Studio 2005 डेवलपमेंट वातावरण में एकीकृत कर सकते हैं. आप इसके बाद Visual Studio 2005 खोल सकते हैं, कोई InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट प्रोजेक्ट बना सकते हैं, और आपका प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करने के लिए डिज़ाइन-मोड सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं. 2007 Microsoft Office सिस्टम के लिए Microsoft Visual Studio 2005 Tools डाउनलोड करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Microsoft Developer Network (MSDN) वेब साइट पर InfoPath Developer Portal देखें.

चरण 7: कस्टम दृश्य बनाना

प्रत्येक InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट में एक डिफ़ॉल्ट दृश्य होता है, जो किसी उपयोगकर्ताओं द्वारा आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित कोई प्रपत्र पहली बार खोलने पर प्रदर्शित होता है.

आपके प्रपत्र टेम्पलेट के अतिरिक्त दृश्य डिज़ाइन करने के लिए आप दृश्य कार्यफलक का उपयोग कर सकते हैं:

दृश्य कार्यफलक का भाग

जब आप कोई नया दृश्‍य डिज़ाइन करते हैं, तब आप सामान्यत: प्रपत्र का लेआउट बनाने, उस पर नियंत्रण जोड़ने, और डेटा मान्यता और अन्य सुविधाएँ जोड़ने की प्रक्रिया दोहराते हैं.

प्रपत्र टेम्पलेट के विभिन्न दृश्य बनाकर, आप उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र का डेटा अलग-अलग प्रकार से देखने की सुविधा देते हैं. इससे आपको एक ही व्यवसाय प्रक्रिया के लिए एकाधिक प्रपत्र टेम्पलेट्स नहीं डिज़ाइन करने होते हैं. उदाहरण के लिए, बीमा दावों को संसाधित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले किसी प्रपत्र टेम्पलेट में, आप एक दृश्य पॉलिसी धारकों के लिए, एक दूसरा दृश्य बीमा एजेंट्स के लिए, और तीसरा दृश्य बीमा समायोजकों के लिए बना सकते हैं. इनमें से प्रत्येक दृश्य उसमें जानकारी दर्ज करने वाले उपयोगकर्ताओं के प्रकार की सुविधा शामिल करने के लिए अनुकूलित किया जाता है. आप कस्टम मुद्रण दृश्य भी डिज़ाइन कर सकते हैं जो केवल प्रपत्र मुद्रण के उद्देश्य के लिए उपयोग किए जाते हैं.

दृश्य सरल और स्वयं की व्याख्या करने वाले होने चाहिए. हालाँकि, यदि आप आपके उपयोगकर्ताओं को विशेष निर्देश देना चाहते हैं, तो आपको आपके दृश्‍य में सहायता बनाने की आवश्यकता हो सकती है. उदाहरण के लिए, आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट के लिए कोई समर्पित मदद दृश्य बना सकते हैं, और तब डिफ़ॉल्ट दृश्‍य पर कोई बटन जोड़ सकते हैं जिसे उपयोगकर्ता मदद दृश्य पर पहुँचने के लिए क्लिक कर सकते हैं.

निम्न संसाधन दृश्यों के बारे में अतिरिक्त विवरण प्रदान करते हैं.

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कोई दृश्य जोड़ना या हटाना

दृश्यों को कैसे जोड़ें, प्रबंधित करें, और हटाएँ यह जानना.

किसी ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट का कोई केवल-InfoPath दृश्य बनाना

यह जानना कि दो प्रकार के उपयोगकर्ताओं के लिए किसी ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट के दो दृश्‍य कैसे बनाएँ. एक दृश्य उन उपयोगकर्ताओं के लिए होगा जो प्रपत्र टेम्पलेट को किसी वेब ब्राउज़र में खोलते हैं. दूसरा दृश्‍य केवल उन उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग किया जाएगा जिनके कंप्यूटर्स पर InfoPath स्थापित है. यह केवल-InfoPath दृश्य किसी वेब ब्राउज़र में कभी प्रदर्शित नहीं किया जाएगा. परिणामस्वरूप, आप इस दृश्य में ऐसी InfoPath सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं जो ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट्स में समर्थित नहीं हैं, जैसे कि उपयोगकर्ता रोल्स या मास्टर/विवरण नियंत्रण.

मुद्रण के लिए ऑप्टिमाइज़ किया गया दृश्य डिज़ाइन करना

यह जानना कि आपके प्रपत्र टेम्पलेट के लिए कोई मुद्रण दृश्य और मुद्रण में आसान प्रपत्र टेम्लपेट्स बनाने हेतु अन्य तकनीकें कैसे डिज़ाइन करें.

किसी प्रपत्र टेम्पलेट में कस्टम मदद पाठ जोड़ना

यह जानना कि आपके प्रपत्र टेम्पलेट के लिए कोई मदद दृश्य और उपयोगकर्ताओं को कस्टम निर्देशात्मक पाठ प्रदर्शित करने के लिए अन्य तकनीकें कैसे डिज़ाइन करें.

चरण 8: सबमिट व्यवहार सक्षम करना

जब आप किसी विस्तृत व्यवसाय प्रक्रिया के भाग के रूप में डेटा एकत्रित करने के लिए प्रपत्र टेम्लपेट्स डिज़ाइन करते हैं, तो वह डेटा सामान्यत: उपयोगकर्ताओं द्वारा भरे जाने वाले प्रपत्रों में नहीं रहता. इसके बजाय, प्रपत्र डेटा प्रपत्र से व्यवसाय प्रक्रिया के अगले चरण में चला जाता है — सामान्यत: किसी बाह्य डेटा स्रोत पर जैसे कि कोई डेटाबेस या वेब सेवा. उदाहरण के लिए, कोई कर्मचारी कोई व्यय रिपोर्ट प्रपत्र भरने के लिए InfoPath का उपयोग कर सकता है, और तब उस प्रपत्र को किसी वेब सेवा पर सबमिट कर सकता है जहाँ प्रपत्र संसाधित किया जा सकता है.

आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट का डेटा कहाँ सबमिट करना चाहते हैं यह निर्दिष्ट करने से आपकी व्यवसाय प्रक्रिया की सटीकता और कार्यक्षमता बढ़ सकती है, क्योंकि इससे आपको उन प्रक्रियाओं पर अधिक नियंत्रण रखने की सुविधा मिलती है. उपयोकर्ताओं द्वारा उनका प्रपत्र डेटा सबमिट करने के पहले, InfoPath यह सुनिश्चित करता है कि प्रपत्रों का डेटा मान्य है और उपयोगकर्ताओं को किसी भी अमान्य डेटा को सही करने की सुविधा देता है. यह सुविधा सुनिश्चित करने में मदद कर सकती है कि बाह्य डेटा स्रोत पर केवल मान्य डेटा भेजा जाए.

निम्न संसाधन यह बताते हैं कि आपका प्रपत्र टेम्पलेट इस प्रकार से कैसे डिज़ाइन करें जिससे प्रपत्र डेटा आपकी पसंद के किसी स्थान पर सबमिट किया जाए.

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प्रपत्र डेटा सबमिट करने का परिचय

प्रपत्र डेटा को किसी विशिष्ट स्थान जैसे कि कोई डेटाबेस या वेब सेवा, पर भेजने के बारे में पढ़ना.

प्रपत्र डेटा को कई स्थानों पर प्रक‍ाशित करना

ऐसे द्वितीयक डेटा कनेक्शंस और नियम डिज़ाइन करना जो उपयोगकर्ताओं द्वारा उनके प्रपत्र में Submit बटन क्लिक किए जाने पर प्रपत्र डेटा को कई स्थानों पर सबमिट करें.

चरण 9: सुरक्षा सुविधाएँ सक्षम करना

आपको आपके संगठन की मौजूदा सुरक्षा नीति को आपके प्रपत्र टेम्पलेट्स और उनके संबंधित प्रपत्रों की सुरक्षा के बारे में लिए जाने वाले विकल्पों के आधार के रूप में करना चाहिए.

यदि आप ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलट्स बना रहे हैं, तो ध्यान रखें कि InfoPath Forms Services चलाने वाले सर्वर्स पर संग्रहीत जानकारी की सुरक्षा को कई घटक प्रभावित करते हैं. कुछ आपके द्वारा नियंत्रित किए जाते हैं और अन्य आपके व्यवस्थापक द्वारा नियंत्रित किए जाते हैं, जो वह व्यक्ति है जो उपयोगकर्ता खाते सेट करता है और प्रबंधित करता है, अनुमतियाँ असाइन करता है, और नेटवर्क या सर्वर पहुँच समस्याओं में उपयोगकर्ताओं की मदद करता है. आपके प्रपत्र टेम्पलेट के लिए उपयुक्त विकल्प सेट करने के लिए व्यवस्थापक के साथ सहयोग करने की आवश्यकता हो सकती है.

निम्न संसाधन यह बताते हैं कि सुरक्षा को ध्यान में रखकर आपका प्रपत्र टेम्पलेट कैसे डिज़ाइन करें.

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प्रपत्र टेम्पलेट्स और प्रपत्रों के लिए सुरक्षा विचार

प्रपत्र टेम्पलेट्स और प्रपत्रों को सुरक्षित करने में मदद के कुछ श्रेष्ठ अभ्यासों, और सर्वर सुरक्षा की सावधानियों के बारे में पढ़ना.

InfoPath प्रपत्र के सुरक्षा स्तर

प्रपत्र के तीन विभिन्न स्तरों के बारे में जानें: प्रतिबंधित, डोमेन, और पूर्ण विश्वास. सुरक्षा स्तर यह निर्दिष्ट करते हैं कि कोई प्रपत्र अन्य डोमेन में डेटा पर, या किसी उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर फ़ाइलों और सेटिंग्स पर पहुँच सकता है या नहीं.

किसी प्रपत्र टेम्पलेट के लिए आवश्यक सुरक्षा स्तर सेट करना

डिफ़ॉल्ट सुरक्षा सेटिंग्स ओवरराइड करें, जिनका चयन InfoPath आपके प्रपत्र टेम्पलेट में सुविधाओं के आधार पर स्वचालित रूप से करता है.

डिजिटल हस्ताक्षर का परिचय

InfoPath के डिजिटल हस्ताक्षर और ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्र टेम्पलेट में उनके उपयोग की सावधानियों के बारे में सीखें. कोई प्रपत्र हस्ताक्षरित करना किसी उपयोगकर्ता को प्रपत्र भरने वाले उपयोगकर्ता के रूप में प्रमाणित करने और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि प्रपत्र की सामग्री में कोई परिवर्तन नहीं हुआ.

चरण 10 : परीक्षण प्रकटन और व्यवहार

आपकी परीक्षण योजना आपके प्रपत्र टेम्पलेट की जटिलता और मौजूदा नीतियों पर आपके संगठन में प्रपत्र टेम्पलेट वितरित करने के लिए निर्भर करती है. आपकी परीक्षण योजना इतनी आसान हो सकती है जैसे कि आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्रों के व्यवहार और प्रकटन का परीक्षण करने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट का पूर्वावलकन करना. बड़े पैमाने पर प्रपत्र टेम्पलेट लागू करते समय, औपचारिक परीक्षण आवश्यक हो सकता है. उदाहरण के लिए, हो सकता है आप उपयोगिता परीक्षण का प्रबंधन करना या उपयोगकर्ताओं के नमूने के साथ कुछ समय के लिए वितरित करना शेड्‍यूल करें.

अधिकांश मुख्य परीक्षण InfoPath की पूर्वावलोकन विंडो में विशेष रूप से प्रपत्र टेम्पलेट का पूर्वावलोकन करने में शामिल होता है. पूर्वावलोकन विंडो आपको आपका प्रपत्र जैसा उपयोगकर्ताओं को दिखाई देगा उसी तरह से देखने देती है, और नियंत्रण में डेटा दर्ज करना उनकी कार्यक्षमता का परीक्षण करता है. यह आपको नियंत्रणों के संरेखण और स्वरूपण की जाँच करने देता है. आप अपने प्रपत्र की कार्यक्षमता का भी परीक्षण कर सकते है. उदाहरण के लिए, आप यह सुनिश्चित करने के लिए कि डेटा मान्यता, नियम और डेटा कनेक्शन आपके अनुसार कार्य करते हैं आप नियंत्रणों में डेटा दर्ज कर सकते हैं. पूर्वावलोकन विंडो में, आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके प्रपत्र टेम्पलेट में वर्तनी त्रुटियाँ और संपादकीय असंगतियाँ नहीं हैं, और यह सुनिश्चित करें कि विज़ुअल की दृष्‍टि से अच्छा दिकता है.

युक्ति: प्रपत्र टेम्पलेट की डिज़ाइन बनाते समय, आप नियंत्रण और व्यवहार का साधारण, पुनरावृत्ति परीक्षण करने के लिए पूर्वावलोकन विंडो का भी उपयोग कर सकते हैं.

आपके परीक्षण करने के बाद, अपना प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित और वितरित करने से पहले, आपको इसका परीक्षण उपयोगकर्ताओं के साथ करना चाहिए कि यह उनकी आवश्यकताओं के अनुरूप है या नहीं. आदर्श रूप से, आपको नमूने के तौर पर कुछ उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित और वितरित करना होगा. इस तरह से, आप वास्तविक उपयोगकर्ताओं से आपके प्रपत्र टेम्पलेट की उपयोगिता के बारे में प्रतिक्रिया के लिए अनुरोध कर सकते हैं. प्रपत्र को बड़े स्तर पर दर्शकों के लिए प्रकाशित करने से पहले आप आवशयक परिवर्तन कर सकते हैं.

निम्न संसाधन बताते हैं कि आपके प्रपत्र टेम्लपेट का परीक्षण करने के लिए डिज़ाइन परीक्षक कार्यफलक का उपयोग कैसे करें.

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यह करने के लिए

डिज़ाइन परीक्षक कार्यफलक का परिचय

डिज़ाइन परीक्षक कार्यफलक, और अपने प्रपत्र टेम्पलेट की कार्यक्षमता का परीक्षण करने के लिए आप इसका कैसे उपयोग कर सकते हैं इसके बारे में जानना.

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चरण 3: वितरित करना

कोई प्रपत्र टेम्पलेट वितरित करने की प्रक्रिया में प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना, वेब पर उपयोग के लिए इसे सक्षम करना (केवल ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेमप्लेट के लिए), और प्रपत्र टेम्पलेट की उपलब्धता के लिए उपयोगकर्ताओं को सजग करना शामिल होता है. यदि आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट को उपयोगकर्ताओं के कंप्यूटर्स पर स्थापित करने की योजना बनाते हैं, तो प्रकाशन प्रक्रिया में कोई विशेष स्थापना फ़ाइल बनाना शामिल हो सकता है. आप प्रपत्र टेम्पलेट को, ई-मेल वितरण सूचियों और InfoPath Forms Services या Windows SharePoint Services चला रहे सर्वर्स सहित, कई स्थानों पर प्रकाशित कर सकते हैं.

यदि आप ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट को InfoPath Forms Services चला रहे सर्वर पर प्रकाशित करने की योजना बना रहे हैं, तो आपको प्रपत्र टेम्पलेट को प्रकाशित करने के अतिरिक्त इसे ब्राउज़र-संगत बनाना चाहिए. कई स्थितियों में, आप प्रकाशन विज़ार्ड में किसी चेक बॉक्स का चयन कर प्रकाशन प्रक्रिया के दौरान यह निष्‍पादित कर सकते हैं. हालाँकि, यदि आपके प्रपत्र टेम्पलेट में कुछ निश्चित सुविधाएँ हैं, जैसे प्रबंधित कोड, तो आप प्रपत्र टेम्पलेट को ब्राउज़र-सक्षम नहीं कर सकेंगे. इसके बजाय, आपको प्रपत्र टेम्पलेट को किसी साझा स्थान पर सहेजना चाहिए, और तब प्रपत्र व्यवस्थापक को बताएँ कि यह समीक्षा के लिए उपलब्ध है. इसके बाद प्रपत्र व्यवस्थापक यह सुनिश्चित कर सकता है कि प्रपत्र टेम्पलेट में कोई त्रुटियाँ और चेतावनियाँ नहीं हैं, वेब प्रपत्र के किसी स्थान पर अपलोड कर सकता है, और तब सर्वर पर किसी साइट संग्रह में सक्रिय कर सकता है.

निम्नलिखित संसाधन प्रकाशन प्रक्रिया और उसमें क्या है इसके बारे में बताते हैं.

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किसी प्रपत्र टेम्पलेट के प्रकाशन का परिचय

यह निर्धारित करना कि आपका प्रपत्र टेम्पलेट कैसे और कहाँ प्रकाशित करना है.

कोई प्रपत्र टेम्पलेट InfoPath Forms Services चलाने वाले किसी सर्वर पर प्रकाशित करना

कोई ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना जिसे InfoPath या वेब पर भरा जा सकता है. यह आलेख पढ़कर, आप यह भी निर्धारित कर सकते हैं कि क्या आप प्रपत्र टेम्पलेट को ब्राउज़र-सक्षम कर सकते हैं या नहीं, या आप चाहते हैं कि आपके लिए इस चरण का निष्‍पादन प्रपत्र व्यवस्थापक करे.

Microsoft Windows SharePoint Services चलाने वाले किसी सर्वर पर कोई प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना

किसी प्रपत्र टेम्पलेट को किसी लायब्रेरी पर प्रकाशित करना, जो कि SharePoint साइट पर वह स्थान है जहाँ फाइलों का एक संग्रह प्रबंधित किया जाता है. आप किसी प्रपत्र टेम्पलेट को किसी साइट सामग्री प्रकार के रूप में भी प्रकाशित कर सकते हैं, जो आपको एकाधिक प्रपत्र टेम्पलेट्स को किसी एकल लायब्रेरी में या प्रपत्र टेम्पलेट को किसी पूरे साइट संग्रह में एकाधिक लायब्रेरीज़ में असाइन करने में सक्षम करता है.

ई-मेल संदेश प्राप्तकर्ताओं की किसी सूची को कोई प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना

आपके उपयोगकर्ताओं को ई-मेल में प्रपत्र टेम्पलेट वितरित करना. प्रकाशन विज़ार्ड कोई ई-मेल संदेश बनाता है जिसमें प्रपत्र टेम्पलेट की प्रतिलिपि और प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र होता है. जब उपयोगकर्ता ई-मेल संदेश खोलते हैं, तो वे ई-मेल संदेश के मुख्य भाग में सीधे प्रपत्र भर सकते हैं.

कोई पूर्णत: विश्वसनीय प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना

स्थापना फ़ाइल बनाने के लिए प्रकाशन विज़ार्ड का उपयोग करना, ताकि आप उपयोगकर्ताओं के कंप्यूटर पर पूर्णत: विश्वसनीय प्रपत्र टेम्पलेट स्थापित कर सकें. कोई प्रपत्र पूर्ण विश्‍वास के साथ तभी चलाया जा सकता है यदि इससे संबंधित प्रपत्र टेम्पलेट किसी विश्वसनीय रूट प्रमाणपत्र के साथ डिजिटली हस्ताक्षरित है या प्रपत्र टेम्पलेट उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर किसी स्थापना प्रोग्राम जैसे Microsoft Windows इंस्टॉलर (.msi file) का उपयोग करके स्थापित किया गया है.

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चरण 4: रखरखाव

किसी टेम्पलेट का रखरखाव करने में आवश्यकता होने पर अद्यतन करना और नया संस्करण रिलीज़ करना शामिल हैं. आपकी डिज़ाइन की उपयोगिता के बारे में उपयोगकर्ताओं से समय-समय पर प्रतिक्रिया जानना भी अच्छा विचार है. क्या प्रपत्र टेम्पलेट उनकी आवश्यकताओं के अनुरूप है, या वे आवश्यकताएँ बदल गई हैं?

जब आप परिवर्तित टेम्पलेट का प्रकाशन करते हैं, तो InfoPath उस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र टेम्पलेट (.xml फ़ाइलें) और मौजूदा प्रपत्र (.xml फ़ाइलें) दोनों को अद्यतन कर सकता है. जब उपयोगकर्ता कोई मौजूदा प्रपत्र खोलते हैं, तो वे स्वचालित रूप से प्रपत्र टेम्पलेट की नवीन प्रति डाउनलोड करेंगे, और उनका प्रपत्र डेटा उस संस्करण से मिलान करता हुआ अद्यतन हो जाएगा. डिफ़ॉल्ट रूप से, InfoPath स्वचालित रूप से प्रपत्र टेम्पलेट के पुराने संस्करण को नए संस्करण से बदल देता है. आप मौजूदा उपयोगकर्ता प्रपत्रों को अद्यतन करने के लिए इच्छित अद्यतन पद्धति का चयन कर सकते हैं.

यदि आप InfoPath Forms Services चलाने वाले किसी सर्वर के फ़ार्म व्यवस्थापक हैं, और आपको किसी व्यवस्थापक-अनुमोदित प्रपत्र टेम्पलेट का कोई नया संस्करण अपलोड करने की आवश्यकता है, तो आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि मौजूदा संस्करण और नवीनीकृत संस्करण के बीच संक्रमण कैसे होगा. उदाहरण के लिए, आप ऐसे उपयोगकर्ताओं के डेटा को हानि पहुँचाए बिना जो अभी ब्राउज़र में आपका प्रपत्र भर रहे हैं, प्रपत्र टेम्पलेट को किसी नवीन संस्करण से बदलना भी चुन सकते हैं. वैकल्पिक रूप से, यदि आपके पास कोई ठोस कारण है, जैसे सुरक्षा समाधान, तो आप तुरंत प्रपत्र टेम्पलेट को अधिलेखित करना चुन सकते हैं.

यदि आप किसी मौजूदा टेम्पलेट के भाग को अद्यतन करना चाहते हैं, तो आप इसे खोलें, आवश्यक परिवर्तन करें, टेम्पलेट का भाग सहेजें और तब इसे प्रपत्र डिज़ाइनर को पुन: वितरित करें. प्रपत्र डिज़ाइनर्स द्वारा नियंत्रण कार्यफलक में प्रपत्र का नवीनतम भाग जोड़ने के बाद, वे इसे अपने प्रपत्र टेम्पलेट्स में जोड़ सकते हैं. यदि वे ऐसा प्रपत्र टेम्पलेट खोलते हैं जिसमें टेम्पलेट के भाग का पुराना संस्करण है, तो InfoPath उन्हें टेम्पलेट के भाग को नवीन संस्करण से अद्यतन करने का संकेत देगा.

निम्न संसाधन अधिक विस्तार के साथ यह बताते हैं कि कैसे प्रपत्र टेम्पलेट और टेम्पलेट के भागों को संशोधित और अद्यतन करें.

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मौजूदा प्रपत्र टेम्पलेट्स अद्यतन करने का परिचय

यह पता लगाना कि कैसे InfoPath कोई प्रपत्र टेम्पलेट और संगत उपयोगकर्ता प्रपत्रों को अद्यतन करता है. ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्र टेम्पलेट्‍स अद्यतन करने से संबंधित सावधानियों, और मौजूदा उपयोगकर्ता प्रपत्रों के डेटा की हानि रोकने से संबंधित तकनीकों के बारे में पढ़ें.

कोई प्रकाशित प्रपत्र टेम्पलेट संशोधित करना

प्रकाशित प्रपत्र टेम्पलेट में परिवर्तन कैसे करें, प्रपत्र टेम्पलेट की कार्यशील प्रति कैसे संशोधित करने, और तब कार्यशील प्रति को मूल प्रकाशन स्थान पर पुन: प्रकाशित करने के बारे में जानना.

कोई प्रकाशित प्रपत्र टेम्पलेट किसी नई दस्तावेज़ लायब्रेरी में ले जाना

किसी प्रपत्र टेम्पलेट और मौजूदा टेम्पलेट को एक लायब्रेरी से दूसरी लायब्रेरी में प्रभावी रूप से ले जाना. उदाहरण के लिए, अपना प्रपत्र टेम्पलेट वितरित करने के बाद आपको अपने प्रपत्र टेम्पलेट को किसी सर्वर पर अधिक क्षमता के साथ से ले जाना हो सकता है ताकि और अधिक उपयोगकर्ता एक ही समय में प्रपत्र भर सकें.

कोई डेटा कनेक्शन बदलना या निकालना

आपके प्रपत्र टेम्पलेट से डेटा कनेक्शंस संशोधित करना या निकालना. ऐसा करने की आवश्यकता आपको तब होती है जब आपके प्रपत्र टेम्पलेट के बाह्य डेटा संसाधनों में परिवर्तन होता है.

किसी प्रपत्र टेम्पलेट में संसाधन फ़ाइलें जोड़ना, हटाना, या अद्यतन करना

किसी प्रपत्र टेम्पलेट से संबद्ध प्रपत्रों की कार्यक्षमता का समर्थन करने के लिए उसमें जुड़ी हुई फ़ाइलें प्रबंधित करें. उदाहरण के लिए, आपको वह HTML फ़ाइल जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है जिसका उपयोग किसी कस्टम कार्य फलक में जानकारी प्रदर्शित करने या वह XML फ़ाइल संशोधित करने जिसका उपयोग किसी सूची में आइटम प्रदर्शित करने के लिए होता है.

कोई मौजूदा टेम्पलेट भाग बदलना

किसी मौजूदा टेम्पलेट भाग की डिज़ाइन संशोधित करना.

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चरण 5: संग्रह

संगठन प्राय: प्रपत्र टेम्पलेट्‍स और प्रपत्रों को प्रपत्र-डिज़ाइन जीवन चक्र में अंतिम चरण के रूप संग्रहीत करते हैं. यदि अब आपको किसी विशेष प्रपत्र टेम्पलेट की आवश्यकता नहीं है, तो आप इसका उपयोग बंद कर सकते हैं और अपने अभिलेख के लिए प्रपत्र टेम्पलेट की डिजिटल प्रति रखें. इसके अतिरिक्त, आप उस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र में संग्रहीत डेटा को सुरक्षित कर सकते हैं.

कई संगठन संगह में डेटा को लंबे समय तक संग्रहीत और सुरक्षित रखने के लिए कड़े दिशा-निर्देशों का पालन करते हैं. उदाहरण के लिए, किसी संगठन को ग्राहक लेन-देन अभिलेख को फ़ाइल में कुछ निश्चित वर्षों तक रखने की आवश्‍यकता हो सकती है. आपके संगठन के संग्रहण दिशा-निर्देश आंतरिक नीतियों, नियामक अनुपालन या दोनों से आ सकते हैं. योजना प्रक्रिया के भाग के रूप में, आपको यह पता लगाना चाहिए कि आपकी नीति क्या है.

प्रपत्र टेम्पलेट संग्रहीत करना

यदि आप InfoPath Forms Services चला रहे किसी सर्वर के फ़ार्म व्यवस्थापक हैं, तो आप ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्र टेम्पलेट्स का उपयोग नहीं होने पर उनको हटा सकते हैं. उदाहरण के लिए, सर्वेक्षण पूरा हो जाने पर आप सर्वेक्षण प्रपत्र टेम्पलेट हटा सकते हैं. लायब्रेरीज़ को व्यवस्थित रखने के लिए, यह सुनिश्चित करें कि अनुपयोगी प्रपत्र टेम्पलेट्‍स हटा दिए गए हैं, और मौजूदा प्रपत्र टेम्पलेट्‍स का अंकेक्षण करने और अद्यतन करने के बजाय आपकी एक नीति है.

यदि आप उपयोग किए जा रहे ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्र टेम्पलेट को हटाना चाहते हैं, तो आपको वर्तमान सत्रों को हटने से बचाने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट को एक-एक करके या क्विस्क करें अद्यतन करना चाहिए, जिसके परिणामस्वरूप डेटा की हानि हो सकती है और उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र भरने में बाधा आ सकती है.

प्रपत्र टेम्पलेट (.xsn फ़ाइल) की स्रोत फाइल का संग्रहण किसी संस्करण नियंत्रण प्रोग्राम या आपके संगठन द्वारा उपयोग किए जा रहे किसी अन्य फ़ाइल प्रबंधन समाधान के प्रकार में स्रोत फ़ाइल करना अच्छा विचार है. ऐसा करके आप यह सुनिश्चित करने मे मदद मिलती है कि आपके और आपके संगठन के पास प्रपत्र टेम्पलेट का कोई अभिलेख है जिसका उपयोग आप प्रपत्रों का संग्रहण और प्रपत्र डेटा का और उस ईवेंट का संदर्भ देते समय कर सकते हैं जिसमें प्रपत्र टेम्पलेट संग्रहीत या अद्यतन करना चाहते हैं.

प्रपत्र और प्रपत्र डेटा संग्रहीत करना

यदि आपका संगठन Office SharePoint Server 2007 का उपयोग करता है, तो पूर्ण, सर्वर-आधारित प्रपत्रों (.xml फ़ाइलों) को वेब पेजेज़ में कनवर्ट कर आप उनको संग्रहीत कर सकते हैं. संग्रहीत प्रपत्र उसी लायब्रेरी में संग्रहीत किया जा सकता है जहाँ मूल प्रपत्र स्थित है या आपके संगठन की निर्देशिका के अनुसार उसे किसी दूसरे स्थान पर ले जाया जा सकता है.

नोट: जब आप किसी प्रपत्र को वेब पेज में कनवर्ट करते हैं, तो परिणामस्वरूप बनने वाली फ़ाइल मूल फ़ाइल से थोड़ी भिन्न हो सकती है. कनवर्ज़न के परिणाम आपकी आवश्यकताओं को पूरा करते हैं यह सुनिश्चित करने के लिए आपको उन्हें सत्यापित करना चाहिए. उदाहरण के लिए, यदि किसी द्वितीयक डेटा स्रोत का कोई डेटा कनेक्शन प्रपत्र पर कोई सूची बॉक्स पॉप्युलेट करने के लिए उपयोग किया गया था, तो संग्रहीत प्रपत्र में आपको सभी सूची बॉक्स मान नहीं दिखाई देंगे. इसके बजाय, आपको केवल उपयोगकर्ताओं द्वारा प्रपत्र भरे जाने पर निर्दिष्ट किया गया मान दिखाई देगा.

InfoPath में, कोई प्रपत्र खोलकर और उसे निम्न में से किसी एक स्वरूप में निर्यात कर आप उसे संग्रहीत कर सकते हैं:

  • पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फ़ॉर्मेट (PDF)    PDF एक निश्चित-लेआउट इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल स्वरूप है जो दस्तावेज़ स्वरूपण को संरक्षित रखता है और फ़ाइल साझा सक्षम करता है. PDF स्वरूप यह सुनिश्चित करता है कि जब फ़ाइल ऑनलाइन देखी जाए या मुद्रित की जाए, तो उसमें आपके द्वारा लक्षित स्वरूप बिलकुल वैसा बना रहे और फ़ाइल के डेटा की आसानी से प्रतिलिपि न बनाई जा सके या उसे बदला न जा सके.

  • XML पेपर स्पेसिफ़िकेशंस (XPS)    XPS एक इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल स्वरूप है जो दस्तावेज़ स्वरूपण को संरक्षित रखता है और फ़ाइल साझा सक्षम करता है. XPS स्वरूप यह सुनिश्चित करता है कि जब फ़ाइल ऑनलाइन देखी जाए या मुद्रित की जाए, तो उसमें आपके द्वारा लक्षित स्वरूप ठ‍ीक बना रहे, और फ़ाइल के डेटा की आसानी से प्रतिलिपि न बनाई जा सके या उसे बदला न जा सके

आप ऐड-इन स्थापित करने के बाद ही किसी 2007 Microsoft Office सिस्टम प्रोग्राम से PDF या XPS फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए, अन्य फ़ाइल स्वरूपों, जैसे PDF और XPS के लिए समर्थन सक्षम करें देखें.

किसी पूर्ण प्रपत्र को आप किसी वेब पेज, एकल फ़ाइल वेब पेज (MHTML) स्वरूप में, के रूप में भी निर्यात कर सकते हैं. यह फाइल प्रकार लोगों को प्रपत्र की सामग्री किसी ब्राउज़र में देखने (परंतु संपादित नहीं करने) की सुविधा देता है.

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