किसी ई-मेल संदेश में प्रपत्र डेटा सबमिट करना

आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट में कोई ऐसा द्वितीयक सबमिट डेटा कनेक्शन जोड़ सकते हैं जो उपयोगकर्ताओं को उनका प्रपत्र डेटा किसी ई-मेल संदेश में भेजने की सुविधा दे. आप स्थिर मान, प्रपत्र के डेटा पर आधारित मान, या प्रपत्र जिस ई-मेल पते पर भेजा गया है उसे निर्दिष्ट करने के लिए कोई सूत्र, ई-मेल संदेश की विषय पंक्ति, और प्रपत्र के नाम का उपयोग कर सकते हैं. आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप प्रपत्र को ई-मेल संदेश के मुख्य भाग के रूप में या संदेश के किसी अनुलग्नक के रूप में दिखाना चाहते हैं.

यदि आप प्रपत्र को ई-मेल संदेश के अनुलग्नक के रूप में शामिल करने के लिए अपना प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर करते हैं, तो आप प्रपत्र टेम्पलेट को ई-मेल संदेश में अनुलग्न भी कर सकते हैं. प्रपत्र और प्रपत्र टेम्पलेट को ई-मेल संदेश के अनुलग्नकों के रूप में जोड़कर, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि ई-मेल प्राप्तकर्ता प्रपत्र को Microsoft Office InfoPath में खोल सकते हैं, भले ही यदि उनके कंप्यूटर पर प्रपत्र टेम्पलेट कैश्ड न हो. प्राप्तकर्ताओं को अनुलग्नक खोलने के लिए, उनके कंप्यूटर्स पर InfoPath स्थापित होना आवश्यक है.

जब उपयोगकर्ता उनका प्रपत्र डेटा किसी ई-मेल संदेश में सबमिट करते हैं, तो InfoPath प्रपत्र डेटा के साथ एक ई-मेल संदेश बनाता है और संदेश को उन ई-मेल प्राप्तकर्ताओं को भेजता है जिनको आपने डेटा केनक्शन बनाते समय निर्दिष्ट किया था. यदि पूर्ण प्रपत्र प्राप्त करने वाले लोग Microsoft Office Outlook 2007 का उपयोग करते हैं, तो प्राप्त किए गए सभी InfoPath प्रपत्रों को संग्रहीत करने के लिए वे उनके इनबॉक्स में कोई फ़ोल्डर जोड़ सकते हैं और प्रपत्र का डेटा Outlook के स्तंभों में प्रदर्शित करने के लिए वह फ़ोल्डर कॉन्फ़िगर कर सकते हैं.

सबमिट डेटा कनेक्शन जोड़ने के बाद, आप उपयोगकर्ताओं को उनका प्रपत्र डेटा सबमिट करने देने के लिए अपना प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर करते हैं, परिणामस्वरूप, जब उपयोगकर्ता प्रपत्र खोलते हैं, तो InfoPath मानक उपकरण पट्टी पर सबमिट करें बटन और फ़ाइल मेनू पर सबमिट करें आदेश जोड़ता है. आप निम्न प्रकार से अपने प्रपत्र टेम्पलेट के लिए सबमिट विकल्प अनुकूलित भी कर सकते हैं:

  • मानक उपकरण पट्टी के सबमिट करें बटन और फ़ाइल मेनू के सबमिट करें आदेश पर दिखाई देने वाला पाठ बदलें.

  • मानक उपकरण पट्टी के सबमिट करें बटन और फ़ाइल मेनू के सबमिट करें आदेश का कुंजीपटल शॉर्टकट बदलें.

  • आपके उपयोगकर्ताओं द्वारा उनका प्रपत्र सबमिट करने पर प्रदर्शित होने वाला कस्टम संदेश बनाएँ.

  • यह निर्दिष्ट करें कि प्रपत्र सबमिट किए जाने के बाद क्या प्रपत्र खुला रखना है, प्रपत्र बंद करना है, या कोई अन्य नया रिक्त प्रपत्र खोलना है.

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कोई सबमिट डेटा कनेक्शन जोड़ना

  1. उपकरण मेनू पर, सबमिट विकल्प क्लिक करें.

  2. सबमिट विकल्प संवाद बॉक्स में, उपयोगकर्ताओं को यह प्रपत्र सबमिट करने दें चेक बॉक्स का चयन करें.

  3. प्रपत्र डेटा को किसी एकल गंतव्य पर भेजें क्लिक करें, और तब, सूची में, ई-मेल क्लिक करें.

  4. जोड़ें क्लिक करें.

  5. डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में, उपयुक्त बक्सों में, प्राप्तकर्ताओं के ई-मेल पते, वह विषय जो आप ई-मेल संदेश में दिखाना चाहते हैं, और कोई भी इच्छित परिचयात्मक पाठ लिखें, और तब अगला क्लिक करें.

    युक्ति: आप कोई फ़ील्ड निर्दिष्ट कर सकते हैं या परिचय बॉक्स के अलावा प्रत्येक बॉक्स का कोई मान बनाने के लिए किसी सूत्र भी उपयोग कर सकते हैं.

    कैसे?

    1. सूत्र सम्मिलित करें बटन छवि क्लिक करें.

    2. सूत्र सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

      • सूत्र में किसी फ़ील्ड का उपयोग करने के लिए, फ़ील्ड या समूह सम्मिलित करें क्लिक करें, किसी फ़ील्ड या समूह का चयन करें संवाद बॉक्स में उस फ़ील्ड को क्लिक करें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं, और तब ठीक क्लिक करें.

      • सूत्र में किसी फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए, फ़ंक्शन सम्मिलित करें क्लिक करें, फ़ंक्शन सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में उस फ़ंक्शन का चयन करें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं, और तब ठीक क्लिक करें.

        युक्ति: यदि फ़ंक्शन में पैरामीटर्स आवश्यक हैं, तो फ़ंक्शन सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में फ़ंक्शन का चयन करें, ठीक क्लिक करें, और तब सूत्र सम्मिलित करें संवाद बॉक्स के सूत्र बॉक्स में, जोड़े गए फ़ंक्शन को डबल-क्लिक करें, और कोई फ़ील्ड या समूह क्लिक करें. यह भी देखें अनुभाग में फ़ंक्शंस के बारे में और जानाकरी की लिंक्स ढूँढें.

      • सूत्र में कोई मान या गणितीय ऑपरेटर सम्मिलित करने के लिए, सूत्र बॉक्स में मान या गणितीय संक्रिया का प्रतीक लिखें.

    कार्रवाई

    प्रतीक

    जोड़ें

    +

    घटाएँ

    -

    गुणा करें

    *

    भाग दें

    /

    • नोट: यदि आपका सूत्र भाग (/) ऑपरेटर का उपयोग करता है, तो सुनिश्चित करें कि भाग ऑपरेटर के पहले और बाद में एक रिक्ति है. यदि भाग ऑपरेटर के पहले और बाद में एक रिक्ति नहीं है, तो संभव है कि InfoPath "/" को किसी भाग ऑपरेटर के बजाय XPath स्थान चरणों के विभाजक के रूप में विश्लेषित करे.

    • सूत्र को सही सिंटेक्स हेतु जाँचने के लिए, सूत्र सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में, सूत्र को मान्य करें क्लिक करें.

      यह भी देखें अनुभाग में सूत्रों के बारे में और जानकारी की लिंक्स ढूँढें.

  6. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    1. प्रपत्र को ई-मेल संदेश के मुख्य भाग में प्रदर्शित करने के लिए, प्रपत्र के केवल सक्रिय दृश्य भेजें और कोई अनुलग्नक नहीं क्लिक करें.

    2. प्रपत्र डेटा को ई-मेल संदेश के अनुलग्नक के रूप में भेजने के लिए, प्रपत्र डेटा को किसी अनुलग्नक के रूप में भेजें क्लिक करें, प्रपत्र टेम्पलेट को यह स‍ुनिश्चित करने के लिए अनुलग्न करें कि उपयोगकर्ता प्रपत्र खोल सकते हैं चेक बॉक्स का चयन करें, और तब अनुलग्नक का नाम बॉक्स में प्रपत्र के लिए कोई नाम लिखें. प्रत्येक प्रपत्र नाम अद्वितीय है यह सुनिश्चित करने के लिए आप कोई फ़ील्ड निर्दिष्ट कर सकते हैं या कोई सूत्र भी उपयोग कर सकते हैं.

      कैसे?

      1. सूत्र सम्मिलित करें बटन छवि क्लिक करें.

      2. सूत्र सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

        • सूत्र में किसी फ़ील्ड का उपयोग करने के लिए, फ़ील्ड या समूह सम्मिलित करें क्लिक करें, किसी फ़ील्ड या समूह का चयन करें संवाद बॉक्स में वह फ़ील्ड क्लिक करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, और तब ठीक क्लिक करें.

        • सूत्र में किसी फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए, फ़ंक्शन सम्मिलित करें क्लिक करें, फ़ंक्शन सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में उस फ़ंक्शन का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, और तब ठीक क्लिक करें.

          युक्ति: यदि फ़ंक्शन में पैरामीटर्स आवश्यक हैं, तो फ़ंक्शन सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में फ़ंक्शन का चयन करें, ठीक क्लिक करें, और तब सूत्र सम्मिलित करें संवाद बॉक्स के सूत्र बॉक्स में, जोड़े गए फ़ंक्शन को डबल-क्लिक करें, और कोई फ़ील्ड या समूह क्लिक करें. यह भी देखें अनुभाग में फ़ंक्शंस के बारे में और जानाकरी की लिंक्स ढूँढें.

        • सूत्र में कोई मान या गणितीय ऑपरेटर सम्मिलित करने के लिए, सूत्र बॉक्स में मान या गणितीय संक्रिया का प्रतीक लिखें.

      कार्रवाई

      प्रतीक

      जोड़ें

      +

      घटाएँ

      -

      गुणा करें

      *

      भाग दें

      /

      • नोट: यदि आपका सूत्र भाग (/) ऑपरेटर का उपयोग करता है, तो सुनिश्चित करें कि भाग ऑपरेटर के पहले और बाद में एक रिक्ति है. यदि भाग ऑपरेटर के पहले और बाद में एक रिक्ति नहीं है, तो संभव है कि InfoPath "/" को किसी भाग ऑपरेटर के बजाय XPath स्थान चरणों के विभाजक के रूप में विश्लेषित करे.

      • सूत्र को सही सिंटेक्स हेतु जाँचने के लिए, सूत्र सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में, सूत्र को मान्य करें क्लिक करें.

        यह भी देखें अनुभाग में सूत्रों के बारे में और जानकारी की लिंक्स ढूँढें.

      नोट: किसी ई-मेल संदेश के अनुलग्नक के रूप में प्रपत्र डेटा प्राप्त करने वाले लोगों के कंप्यूटर पर अनुलग्नक खोलने के लिए InfoPath स्थापित होना आवश्यक है.

  7. अगला क्लिक करें.

  8. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, इस डेटा कनेक्शन के लिए कोई नाम दर्ज करें बॉक्स में, इस सबमिट डेटा कनेक्शन के लिए कोई विवरणात्मक नाम लिखें.

  9. यह जाँचें कि सारांश अनुभाग में जानकारी सही है, और तब समाप्त क्लिक करें.

    उपयोगकर्ताओं द्वारा प्रपत्र भरने पर, मानक उपकरण पट्‍टी पर दिखाई देने वाले सबमिट करें बटन और फ़ाइल मेनू पर दिखाई देने वाले सबमिट करें आदेश का नाम बदलने के लिए, सबमिट विकल्प संवाद बॉक्स में कैप्शन बॉक्स में नया नाम लिखें.

    युक्ति: यदि आप इस बटन और आदेश पर कुंजीपटल शॉर्टकट असाइन करना चाहते हैं, तो कुंजीपटल शॉर्टकट के रूप में जिस वर्ण का आप उपयोग करना चाहते हैं, उसके पहले एक एम्परसेंड (&) लिखें. उदाहरण के लिए, सबमिट करें बटन और आदेश के लिए ALT+B को कुंजीपटल शॉर्टकट के रूप में असाइन करने के लिए, स&बमिट करें लिखें.

  10. जब लोग आपका प्रपत्र भरते हैं, तब यदि आप उनको मानक उपकरण पट्‍टी पर सबमिट आदेश या सबमिट बटन का उपयोग नहीं करने देना चाहते, तो सबमिट करें मेनू आइटम दिखाएँ और उपकरण पट्‍टी बटन सबमिट करें चेक बॉक्स रिक्त करें.

    डिफ़ॉल्ट रूप से, उपयोगकर्ता द्वारा प्रपत्र सबमिट करने के ‍बाद, InfoPath प्रपत्र खुला रखता है और प्रपत्र सफलतापूर्वक सबमिट हुआ, इसे इंगित करने के लिए संदेश प्रदर्शित करता है. डिफ़ॉल्ट व्यवहार बदलने के लिए, उन्नत क्लिक करें, और तब निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • उपयोगकर्ता द्वारा पूर्ण प्रपत्र सबमिट करने पर प्रपत्र बंद करने या कोई नया प्रपत्र बनाने के लिए, उस विकल्प को क्लिक करें जो आप सबमिट करने के बाद सूची में चाहते हैं.

    • यदि प्रपत्र सफलतापूर्वक सबमिट किया गया है, तो यह इंगित करने हेतु कोई कस्टम संदेश बनाने के लिए, कस्टम संदेशों का उपयोग करें चेक बॉक्स का चयन करें, और तब सफलता पर और विफलता पर बक्सों में अपने संदेश लिखें.

      युक्ति: यदि उपयोगकर्ता अपना प्रपत्र सबमिट न कर पाए, तो उन्हें क्या करना है यह बताने के लिए विफलता पर बॉक्स में संदेश का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, आप यह सुझाव दे सकते हैं कि उपयोगकर्ता अपना प्रपत्र सहेजें और आगे के निर्देशों के लिए किसी से संपर्क करें.

    • यदि आप उपयोगकर्ता द्वारा कोई प्रपत्र सबमिट करने के बाद कोई संदेश प्रदर्शित नहीं करना चाहते हैं, तो सफलता और विफलता का संदेश दिखाएँ चेक बॉक्स रिक्त करें.

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