किसी अन्य को आपके मेल और कैलेंडर के प्रबंधन की अनुमति देना

किसी अन्य को आपके मेल और कैलेंडर के प्रबंधन की अनुमति देना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

जिस तरह एक ऐसे सहायक का होना, जो आपके आवक पेपर मेल प्रबंधित करने में आपकी मदद करता है, एक अन्य व्यक्ति, जो प्रतिनिधि के रूप में जाना जाता है, आपकी ओर से ईमेल संदेश और मीटिंग अनुरोध एवं प्रतिक्रियाएँ प्राप्त कर सकता है और उन पर प्रतिसाद दे सकता है. आप प्रतिनिधि को अपने Microsoft Exchange Serverमेलबॉक्स में आइटम्स पढ़ने, बनाने या परिवर्तित करने की अतिरिक्त अनुमतियाँ भी दे सकते हैं.

नोट: एक Microsoft Exchange Server खाता आवश्यक है.

इस आलेख में

प्रतिनिधि पहुँच क्या करती है?

किसी व्यक्ति को अपना प्रतिनिधि बनाएँ

किसी प्रतिनिधि के लिए अनुमतियाँ परिवर्तित करें

निजी आइटम्स तक प्रतिनिधि की पहुँच परिवर्तित करें

प्रतिनिधि पहुँच क्या करती है?

प्रतिनिधि पहुँच केवल आपके फ़ोल्डर्स पर साझाकरण पहुँच से कहीं अधिक होता है. प्रतिनिधियों को अतिरिक्त अनुमतियाँ प्रदान की जाती हैं, जैसे आपकी ओर से ईमेल संदेश बनाना या मीटिंग अनुरोधों का प्रतिसाद देना. यह जानने के लिए कि प्रतिनिधि इन कार्यों को कैसे निष्पादित करते हैं अन्य व्यक्ति का मेल और कैलेंडर आइटम प्रबंधित करना देखें.

नोट: आपको और प्रतिनिधि को Outlook का समान संस्करण उपयोग करना आवश्यक है.

अनुमति देने वाले व्यक्ति के रूप में आप यह निर्धारित करते हैं, कि आपके प्रतिनिधि के पास आपके फ़ोल्डर्स के लिए किस स्तर की पहुँच होगी. आप अपने फ़ोल्डर्स में आइटम्स पढ़ने या आइटम्स पढ़ने, बनाने, परिवर्तित करने और हटाने की अनुमति प्रतिनिधि को दे सकते हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, जब आप किसी प्रतिनिधि को जोड़ते हैं, तो प्रतिनिधि के पास आपके कैलेंडर और कार्य फ़ोल्डर्स तक पूर्ण पहुँच होती है. प्रतिनिधि आपकी ओर से मीटिंग अनुरोधों का प्रतिसाद भी दे सकता है.

प्रतिनिधि अनुमति स्तर क्या हैं?

  • समीक्षक     इस अनुमति के साथ, प्रतिनिधि आपके फ़ोल्डर्स में आइटम्स पढ़ सकता है.

  • लेखक     इस अनुमति के साथ, प्रतिनिधि आइटम्स पढ़ और बना सकता है और अपने द्वारा बनाए गए आइटम्स को परिवर्तित कर सकता है और हटा सकता है. उदाहरण के लिए, प्रतिनिधि आपके कार्य या कैलेंडर फ़ोल्डर में प्रत्यक्ष रूप से कार्य अनुरोध और मीटिंग अनुरोध बना सकता है और फिर आपकी ओर से आइटम भेज सकता है.

  • संपादक     इस अनुमति के साथ, प्रतिनिधि वह सभी कार्य कर सकता है, जिसकी अनुमित लेखक को होती है, और इसके अतिरिक्त आपके द्वारा बनाए गए आइटम्स परिवर्तित कर सकता है और हटा सकता है.

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किसी व्यक्ति को अपना प्रतिनिधि बनाएँ

प्रतिनिधि स्वचालित रूप से इनकी ओर से भेजें, अनुमतियाँ प्राप्त करता है. डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रतिनिधि केवल आपके मीटिंग अनुरोधों और प्रतिक्रियाओं को पढ़ सकता है. प्रतिनिधि को आपके इनबॉक्स में अन्य संदेश पढ़ने की अनुमति प्रदान नहीं की जाती.

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें, और फिर प्रतिनिधि पहुँच पर क्लिक करें.

  3. जोड़ें क्लिक करें.

    यदि जोड़ें प्रकट नहीं होता है, तो हो सकता है कि Outlook और Exchange के बीच सक्रिय कनेक्शन न हो. Outlook स्थिति पट्टी, कनेक्शन स्थिति प्रदर्शित करती है.

  4. पाठ बॉक्स में, जिस व्यक्ति को आप आपके प्रतिनिधि के रूप में नियुक्त करना चाहते हैं उसका नाम लिखें या उसे खोजें और फिर खोज परिणाम सूची में नाम पर क्लिक करें.

    नोट: प्रतिनिधि आपके संगठन की Exchange वैश्विक पता सूची (GAL) में शामिल व्यक्ति होना चाहिए.

  5. जोड़ें पर क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

  6. प्रतिनिधि अनुमतियाँ संवाद बॉक्स में, डिफ़ॉल्ट अनुमतियाँ सेटिंग्स स्वीकारें या Exchange फ़ोल्डर्स के लिए कस्टम पहुँच स्तरों का चयन करें.

    यदि किसी प्रतिनिधि को केवल मीटिंग अनुरोधों और प्रतिसादों के साथ कार्य करने के लिए अनुमति की आवश्यकता है, तो डिफ़ॉल्ट अनुमति सेटिंग्स, जैसे मुझे भेजे गए मीटिंग संबंधी संदेशों की प्रतिलिपियाँ प्रतिनिधि को जाती हैं उपयुक्त हैं. आप इनबॉक्स अनुमति सेटिंग को कोई नहीं पर छोड़ सकते हैं. मीटिंग अनुरोध और प्रतिसाद सीधे प्रतिनिधि के इनबॉक्स में जाएँगे.

    नोट: डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रतिनिधि को आपके कैलेंडर फ़ोल्डर के लिए संपादक (आइटम पढ़, बना, और संशोधित कर सकता है) अनुमति प्रदान की जाती है. जब कोई प्रतिनिधि आपकी ओर से प्रतिसाद देता है, तो यह स्वचालित रूप से आपके कैलेंडर फ़ोल्डर में जोड़ दिया जाता है.

  7. परिवर्तित अनुमतियों की सूचना प्रतिनिधि को देने हेतु संदेश भेजने के लिए, प्रतिनिधि को इन अनुमतियों को सारांशित करने वाला एक संदेश स्वचालित रूप से भेजें चेक बॉक्स का चयन करें.

  8. यदि आप चाहें, तो प्रतिनिधि मेरे निजी आइटम देख सकता है चेक बॉक्स का चयन करें.

    महत्वपूर्ण: यह सेटिंग सभी Exchange फ़ोल्डर को प्रभावित करती है. इसमें सभी मेल, संपर्क, कैलेंडर, कार्य, नोट्स और जर्नल फ़ोल्डर होते हैं. इसमें केवल निर्दिष्ट फ़ोल्डर्स में निजी आइटम्स पर पहुँच करने का कोई तरीका नहीं है.

  9. ठीक पर क्लिक करें.

    नोट्स: 

    • इनकी ओर से भेजें अनुमतियों के साथ भेजे गए संदेशों में इसके द्वारा के आगे प्रतिनिधि और आपका नाम, दोनों शामिल होते हैं. इस रूप में भेजें अनुमतियों के साथे जब कोई संदेश भेजा जाता है, तो केवल आपका नाम प्रकट होता है.

    • आप किसी प्रतिनिधि के रूप में जोड़ने के बाद, वे आपके Exchange मेलबॉक्स उनकी Outlook प्रोफ़ाइल में जोड़ सकते हैं। निर्देशों के लिए, किसी अन्य व्यक्ति के मेल और कैलेंडर आइटम्स प्रबंधित करनादेखें।

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किसी प्रतिनिधि के लिए अनुमतियाँ परिवर्तित करें

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें, और फिर प्रतिनिधि पहुँच पर क्लिक करें.

  3. जिस प्रतिनिधि के लिए आप अनुमतियाँ परिवर्तित करना चाहते हैं उसके नाम पर क्लिक करें और फिर, अनुमतियाँ पर क्लिक करें.

    नोट: यदि आप सभी प्रतिनिधि पहुँच अनुमतियाँ निकालना चाहते हैं, तो अनुमतियाँ क्लिक न करें, लेकिन इसके बजाय निकालें क्लिक करें और इन शेष चरणों को छोड़ दें.

  4. किसी भी उस Outlook फ़ोल्डर के लिए अनुमतियाँ परिवर्तित करें, जिस पर प्रतिनिधि के पास पहुँच है.

  5. परिवर्तित अनुमतियों की सूचना प्रतिनिधि को देने हेतु संदेश भेजने के लिए, प्रतिनिधि को इन अनुमतियों को सारांशित करने वाला एक संदेश स्वचालित रूप से भेजें चेक बॉक्स का चयन करें.

नोट: यदि आप उन मीटिंग अनुरोधों और प्रतिसादों की प्रतिलिपियाँ, जिन्हें आप प्राप्त करते हैं, किसी प्रतिनिधि को भेजना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि प्रति‍निधि को आपके कैलेंडर फ़ोल्डर के लिए संपादक (आइटम पढ़, बना, और संशोधित कर सकता है) अनुमति असाइन की गई है, और फिर मुझे भेजे मीटिंग संबंधी संदेशों की प्रतिलिपियाँ प्रतिनिधि को जाती हैं चेक बॉक्स का चयन करें.

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निजी आइटम्स तक प्रतिनिधि की पहुँच परिवर्तित करें

यदि आपने किसी प्रतिनिधि को अनुमतियाँ असाइन की हैं, ताकि वह आपके Outlook फ़ोल्डर्स तक पहुँच कर सके, तो आप अपॉइंटमेंट्स, मीटिंग्स, कार्यों और संपर्कों में व्यक्तिगत जानकारी को छुपा सकते हैं. प्रत्येक व्यक्तिगत आइटम खोलें और टैग्स समूह में निजी पर क्लिक करें.

अपने निजी आइटम्स पर पहुँच प्रदान करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें, और फिर प्रतिनिधि पहुँच पर क्लिक करें.

  3. उस प्रतिनिधि के नाम पर क्लिक करें, जिसके लिए आप अपनी निजी अपॉइंटमेंट्स पर पहुँच को परिवर्तित करना चाहते हैं, और फिर अनुमतियाँ पर क्लिक करें.

  4. प्रतिनिधि मेरे निजी आइटम देख सकता है चेक बॉक्स का चयन करें.

महत्वपूर्ण: आपको अपने अपॉइंटमेंट्स, संपर्कों या कार्यों के विवरण तक अन्य लोगों की पहुंच को रोकने के लिए निजी सुविधाओं पर भरोसा नहीं करना चाहिए. यह सुनिश्चित करने के लिए कि अन्य व्यक्ति उन आइटम्स को पढ़ नहीं सकते हैं, जिन्हें आपने निजी के रूप में चिह्नित किया है, उन्हें अपने कैलेंडर, संपर्क या कार्य फ़ोल्डर पर समीक्षक (आइटम्स पढ़ सकता है) की अनुमति न दें.

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नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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